Ce se întâmplă atunci când singurul administrator înregistrat al unei filiale își dă demisia

Pe scurt

Atunci când singurul administrator al unei filiale își dă demisia, societatea își pierde administratorul înregistrat. Odată cu aceasta, își pierde capacitatea juridică de a acționa. Fabrica poate continua să funcționeze pe baza rutinei și a comenzilor existente. Însă entitatea în sine nu poate semna un contract nou. Nu poate efectua transferuri de bani între conturi. Nu poate depune o declarație fiscală. În prezent, niciun administrator înregistrat nu deține autoritatea de a o reprezenta. În Germania, rămâne valabilă doar reprezentarea pasivă, prin intermediul acționarilor. Restabilirea capacității de a acționa a societății implică două lucruri. În primul rând, stabilirea activităților pe care le mai poate desfășura. Apoi, numirea și înregistrarea unui nou administrator care să se ocupe de restul.

Cauza declanșatoare: plecarea bruscă a unui reprezentant înregistrat

Scrisoarea de demisie ajunge într-o marți. Directorul înregistrat al site-ului își anunță demisia imediat și pleacă. Acest director poate avea sediul la Varșovia, Praga sau Budapesta. La sediile centrale ale grupului din München, Zurich, Viena sau Paris, reacția este adesea calmă. Fabrica funcționează. Camioanele continuă să plece din zona de încărcare.

Această atitudine calmă este de înțeles. O companie care încă își desfășoară activitatea pare, privită de la distanță, că nu are nevoie de o intervenție urgentă. Această presupunere este cea mai costisitoare. Pierderea unui administrator înregistrat nu reprezintă doar o lipsă de personal. Este un eveniment cu implicații juridice.

Legislația locală privind societățile comerciale reglementează reprezentarea. Aceasta se realizează prin intermediul unui administrator numit și înregistrat. Până când consiliul de administrație nu numește acea persoană și nu o înscrie în registru, entitatea nu poate acționa. Nu poate semna un nou contract cu un furnizor. Nu poate modifica o împuternicire bancară. Nu poate depune o declarație fiscală. Acest lucru este valabil indiferent de programul de lucru stabilit.

Guvernanța transfrontalieră: De ce reprezentarea locală a întreprinderilor are caracter teritorial

Un director general al grupului nu poate pur și simplu să dea instrucțiuni unei filiale străine să numească din nou un administrator înregistrat. Reprezentarea juridică a unei societăți este teritorială. Ea este consemnată într-un registru public. Acest registru se află în țara de înființare a entității, nu la sediul central al grupului. Băncile, furnizorii, autoritățile fiscale și instanțele din Polonia, Cehia, Ungaria și Germania acționează pe baza informațiilor din acel registru. Ele nu acționează pe baza unui e-mail primit de la sediul central.

Trimiterea unui director de la sediul central pentru a ocupa postul pare o soluție simplă privită de la distanță. La nivel local, însă, această măsură se lovește de obstacole concrete. Un cetățean străin nu poate prelua întotdeauna funcția imediat. În plus, directorii din Europa Centrală și de Est pot fi trași la răspundere personală odată numiți. Aceasta este o decizie gravă pentru un director care nu se aștepta să o ia chiar în această săptămână.

Analiza impactului: riscurile operaționale în cazul în care o companie rămâne fără director

Consiliile de administrație descoperă rareori această lacună chiar în ziua în care primesc scrisoarea de demisie. O descoperă abia atunci când o operațiune comercială obișnuită nu poate fi dusă la bun sfârșit. Există cinci situații în care această problemă tinde să iasă la iveală pentru prima dată. Fiecare dintre ele se reduce, în fond, la aceeași lipsă a unui administrator înregistrat.

• Un furnizor nu va elibera un transport fără o prelungire semnată a contractului. Persoana care ar fi trebuit să semneze în mod normal nu mai este aici.

• Banca respinge o instrucțiune de plată sau o modificare a mandatului. În registrul comerțului figurează încă directorul care și-a încetat mandatul, nu cel actual.

• Un client depune o reclamație privind garanția sau calitatea, care necesită un răspuns oficial. Nimeni de la nivel local nu poate oferi un astfel de răspuns.

• A sosit termenul de depunere a unui document prevăzut de lege. Portalul solicită semnătura unui administrator înregistrat pentru a-l depune.

• Negocierile dintre comitetul de întreprindere și sindicat ajung la punctul în care se încheie un acord cu caracter obligatoriu. Niciun semnatar înregistrat nu se află în sală pentru a-l încheia.

Fiecare dintre aceste evenimente este, în sine, ceva obișnuit. Împreună, în aceeași săptămână, ele indică ceva mai amplu. Compania a pierdut mai mult decât un manager. A pierdut directorul înregistrat cu care lumea exterioară poate avea relații legale.

Impactul financiar: costul cuantificabil al întârzierilor la nivel de conducere

Amânarea nu reprezintă aici o poziție neutră, de așteptare și observare. Bennedsen, Perez-Gonzalez și Wolfenzon au studiat aproape 13.000 de întreprinderi mici și mijlocii din Danemarca. Lucrarea lor a fost publicată în Revista de Finanțe. Studiul a acoperit perioada cuprinsă între 1996 și 2012. Acesta a constatat că decesul subit al unui director general a avut un cost real. Randamentul operațional al activelor a scăzut cu 1,7 puncte procentuale. Rentabilitatea operațională a scăzut cu 11%.

Acestea sunt date din Danemarca, provenite de la întreprinderi conduse de proprietari. Nu este vorba de o cifră la nivel european sau global. De asemenea, se referă la performanța operațională în general, mai degrabă decât la capacitatea juridică în mod specific. Chiar și așa, rămâne un indicator util. Plecarea neplanificată a unui membru al conducerii are un cost măsurabil. Consiliul de administrație poate trata plecarea directorului său înregistrat ca pe o chestiune administrativă, mai degrabă decât ca pe una urgentă. Această alegere face ca costul să se prelungească mai mult decât ar fi necesar.

Statutul juridic: Ce se modifică și ce rămâne neschimbat în ceea ce privește autoritatea de semnare a filialelor

Pierderea unui administrator înregistrat nu înseamnă că entitatea încetează să mai existe. Nici nu își pierde toate competențele. Este vorba, în esență, de o chestiune legată de autoritatea subsidiară de semnătură: cine o deține în prezent și cine nu.

În majoritatea situațiilor abordate în acest articol, compania poate totuși să ia trei măsuri.

• Să primească mărfurile, facturile și notificările legale care îi sunt adresate.

• Să își continue activitatea în baza contractelor și mandatelor care erau deja în vigoare în mod valabil.

• Îndepliniți obligațiile conform instrucțiunilor date înainte de plecarea directorului înregistrat, în cazul în care banca nu a blocat încă mandatul.

Până la revenirea unui administrator înregistrat, entitatea nu poate asuma noi obligații juridice în numele propriu.

• Semnați un contract nou, modificați unul existent sau conveniți asupra unor noi condiții comerciale.

• Solicitați băncii să deschidă, să închidă sau să modifice în mod substanțial un mandat de plată.

• Să depună declarațiile legale, să semneze conturile anuale sau să se reprezinte în fața unei instanțe sau a unui registru.

În Germania, mai exact, o companie care rămâne fără conducere sau fără direcție, își păstrează aceeași formă. Nu încetează să existe. Reprezentarea pasivă prin intermediul acționarilor continuă. Societatea poate primi în continuare notificări legale. Ceea ce pierde este capacitatea de a acționa în nume propriu. Această situație durează până când un nou administrator înregistrat își preia funcția.

Protocolul de intervenție: restabilirea capacității juridice de a acționa în patru etape

Restabilirea capacității de acțiune a unei filiale se realizează printr-o succesiune riguroasă de etape, nu printr-o singură decizie. Cele patru etape, în această ordine, tind să determine rezultatul final. Ele sunt decisive pentru a stabili dacă problema se rezolvă în câteva zile sau se prelungește pe parcursul a câteva săptămâni.

• Stabiliți ce mai poate face entitatea. Verificați care dintre contractele, mandatele și instrucțiunile existente rămân valabile. Acest lucru determină cât timp are efectiv la dispoziție compania.

• Verificați cine deține deja dreptul de înregistrare la nivel local. O persoană care deține dreptul de a munci și identificatorul local necesar poate deveni director înregistrat în câteva zile. În lipsa acestor documente, pot trece săptămâni întregi până când cineva va deține vreo autoritate.

• Adoptați o rezoluție oficială și depuneți-o fără întârziere. Societatea-mamă adoptă o hotărâre a acționarilor sau a consiliului de administrație prin care se numește noul administrator înregistrat. Apoi, un avocat local depune această hotărâre la registrul comerțului.

• Se va stabili în scris sfera de competență a noului administrator înregistrat. Un reprezentant care a plecat într-un rol interimar nedefinit nu se poate mișca mai repede decât persoana care a plecat.

Această procedură nu anulează decizia inițială. Consiliul trebuie în continuare să decidă cine va ocupa acest post și pentru cât timp. Ea împiedică pur și simplu ca acea decizie să rămână blocată într-un proces pe care nimeni nu l-a mai parcurs până acum.

Cadrele juridice naționale: Cerințele privind administratorii înregistrați în țările din Europa Centrală și de Est și în Germania

Situația exactă diferă de la o țară la alta. Fiecare răspunde la aceeași întrebare: ce se întâmplă atunci când administratorul înregistrat își dă demisia și cine poate îndeplini funcția până când un nou administrator preia postul? Ceea ce urmează prezintă doar principiul, nimic mai mult.

Germania: Administrarea entităților fără conducere și obligațiile directorilor generali

O societate germană de tip GmbH trebuie să aibă cel puțin un administrator înregistrat, un Director general, în orice moment. Odată ce ultimul pleacă, compania rămâne fără conducere, sau fără direcție. Nu poate încheia contracte noi. De asemenea, nu poate introduce o acțiune în instanță. Mai întâi trebuie să intervină un executor judecătoresc numit de instanță sau un administrator de urgență. Se menține doar reprezentarea pasivă prin intermediul acționarilor. Un mandatar comercial, un Prokura, rămâne valabilă numai dacă consiliul de administrație a aprobat-o și a înregistrat-o înainte ca administratorul să-și părăsească funcția. Chiar și în acest caz, ea nu se aplică deciziilor pe care legea le rezervă unui administrator înregistrat.

Polonia: Înregistrarea în KRS, cerințele privind codul PESEL și neîndeplinirea obligațiilor de către membrii consiliului de administrație

O societate cu răspundere limitată din Polonia este o societate cu răspundere limitată. Acest consiliu de administrație trebuie să aibă cel puțin un administrator înregistrat, înscris în KRS (Registrul Național al Instanțelor). În cazul în care statutul societății nu prevede nimic cu privire la componența consiliului, numărul implicit prevăzut de lege este de doi membri ai consiliului. Un singur membru, împreună cu un împuternicit comercial, îndeplinește, de asemenea, această cerință. Articolul 42 din Codul civil permite instanței să numească un curator. Această prevedere se aplică în cazul în care o persoană juridică nu dispune de organele necesare pentru a-și desfășura activitatea. Un cetățean străin nu poate deveni administrator înregistrat fără un identificator polonez, un număr PESEL. Cetățenii din afara UE pot avea nevoie, de asemenea, de o autorizație de muncă înainte ca numirea să intre în vigoare.

Cehia: Înregistrări în Registrul Comerțului și termenele legale privind „Jednatelé”

O societate cu răspundere limitată din Cehia este o societate cu răspundere limitată. Societatea este condusă de unul sau mai mulți administratori înregistrați, cunoscuți la nivel local sub denumirea de „jednatelé”. Aceștia sunt înscriși în Registrul Comerțului. În cazul în care singurul „jednatel” își dă demisia, adunarea generală trebuie să aleagă un înlocuitor în termen de trei luni. Dacă, la expirarea acestui termen, postul rămâne vacant, o instanță poate dispune dizolvarea societății.

Ungaria: Reprezentarea societăților comerciale și mandatele de director executiv (Ügyvezető)

O societate cu răspundere limitată din Ungaria este o societate cu răspundere limitată. Pentru a-și putea desfășura activitatea, societatea trebuie să aibă un director înregistrat, cunoscut la nivel local sub denumirea de „ügyvezető”. Acest director trebuie să fie numit înainte ca societatea să semneze contracte importante, să depună declarații fiscale sau să autorizeze plăți bancare.

Mecanismul diferă de la o țară la alta. Însă problema executivă rămâne aceeași. Este vorba despre cât de repede poate consiliul de administrație să numească pe cineva în acea funcție care să îndeplinească efectiv condițiile necesare pentru a o ocupa.

Desemnarea unui director executiv interimar: gestionarea competențelor transfrontaliere și a eligibilității

De obicei, societatea-mamă dispune de capital, de capacitatea de supraveghere și de un candidat preferat. Rareori dispune, din proprie inițiativă, de o persoană care să îndeplinească condițiile necesare pentru a deveni administrator înregistrat la nivel local. Aceasta este adevărata problemă transfrontalieră: autoritatea și eligibilitatea se află în locuri diferite.

CE Interim face parte din Alianța Valtus. Acest lucru le oferă acces la cadrele de conducere deja prezente pe aceste piețe. Nu este necesar să se recurgă la căutarea și verificarea candidaților de la zero odată ce apare un post vacant. Această diferență este deosebit de importantă în acest context. Eligibilitatea, și nu vechimea generală în funcție, determină cât de repede poate prelua efectiv funcția un nou administrator înregistrat.

Odată ce consiliul identifică o persoană eligibilă, rolurile rămân separate. Directorul executiv interimar își preia funcția legală de director înregistrat, având autoritate asupra activității curente la fața locului. Consiliul societății-mamă își păstrează competența de decizie în ceea ce privește cine ocupă funcția, pentru cât timp și când va veni un succesor permanent.

Rolul propriu al CE Interim continuă în paralel cu numirea. Un partener supraveghează mandatul, cu o frecvență stabilită de raportare către consiliul de administrație al societății-mamă. Odată ce un director înregistrat permanent își preia funcția, are loc o predare structurată a atribuțiilor.

Răspuns la critică: Conducerea interimară prevăzută de lege vs. numirile provizorii

Cercetările privind directorii executivi interimari ridică o provocare semnificativă. Marcel, Cowen și Ballinger au publicat această lucrare în Revista de management strategic. Școala de Management de la Yale a continuat ulterior rezumat asta.

Concluzia lor: directorii executivi interimari pot genera paralizie strategică, tensiuni între părțile interesate și o scădere a investițiilor.

Această constatare ar trebui să rămână valabilă. Este vorba de un model real, iar întreprinderile incluse în acel studiu nu sunt imaginare. Însă, în mod obișnuit, studiul respectiv a selectat directorii executivi interimari din rândul membrilor consiliului de administrație existent. Consiliul i-a numit în timpul unei crize de guvernanță, fără un succesor desemnat și fără o autoritate clar definită. Paralizia pe care o descriu rezultă dintr-o numire fără mandat. Ea nu rezultă din însăși conducerea interimară.

Situația de aici diferă într-un aspect specific. Numirea nu este una provizorie, pe durata în care consiliul de administrație decide ce măsuri să ia. Este o numire prevăzută de lege, cu atribuții bine definite, înregistrată în conformitate cu legislația locală. Aceasta există pentru ca entitatea să aibă din nou un director înregistrat, în timp ce procesul de luare a unei decizii definitive se desfășoară în mod corespunzător. În cazul în care drepturile de decizie, înregistrarea și atribuțiile sunt clare încă de la început, acea paralizie are o cauză specifică care trebuie abordată. Nu este o caracteristică inerentă conducerii interimare.

Studiu de caz: Gestionarea plecării unui director înregistrat la o fabrică din Polonia

O fabrică de asamblare a componentelor, deținută de o companie austriacă, situată în apropierea orașului Katowice, avea 240 de angajați. Aceasta furniza subansambluri presate și sudate către trei clienți germani din industria auto de nivel 1. Valoarea totală a comenzilor se ridica la aproximativ 34 de milioane de euro pe an. Directorul său, înregistrat în Polonia, și-a dat demisia cu efect imediat, în urma unui conflict nerezolvat cu consiliul de administrație austriac.

Producția a continuat în primele câteva zile, pe baza stocurilor existente și a comenzilor de achiziție deschise. În a patra zi, banca fabricii a blocat mandatul de plată al contului. Extrasul KRS deținut de bancă îl menționa în continuare pe directorul care plecase ca fiind singura persoană abilitată să autorizeze instrucțiunile. În a șasea zi, un furnizor de oțel a reținut următoarea livrare. Acest furnizor era responsabil pentru aproximativ 60% din materia primă a fabricii. Livrarea reținută avea o valoare de aproape 280.000 de euro, în așteptarea unei prelungiri a contractului pe care nimeni de la fața locului nu o putea semna. De asemenea, două reclamații de calitate din partea clienților rămăseseră nerezolvate, fiecare având un termen contractual de răspuns. Nimeni nu avea autoritatea de a răspunde la niciuna dintre ele în numele companiei.

Protocolul de intervenție în caz de criză în patru etape

Consiliul de administrație austriac a luat inițial în considerare trimiterea directorului de operațiuni al grupului din Viena. Consilierul juridic a confirmat în decurs de o zi că acest director nu deținea un cod de identificare polonez. El nu ar fi putut deveni administrator înregistrat decât după câteva săptămâni. Această întârziere ar fi dus la înghețarea contului și la neplata furnizorului pe cea mai mare parte a acestei perioade.

CE Interim a numit un director general interimar care locuia deja în Polonia și îndeplinea condițiile necesare pentru înregistrare în această țară. Acest director avusese anterior trei mandate în fruntea unor unități de producție din țară. Acționarii au adoptat o hotărâre extraordinară în a șaptea zi. Consilierul juridic local a depus numirea la registrul din Katowice în aceeași zi. Noul director înregistrat s-a întâlnit direct cu conducerea sucursalei băncii în a noua zi. Acesta a prezentat hotărârea depusă și un extras actualizat din KRS, iar mandatul de plată a fost restabilit în termen de 48 de ore. Furnizorul de oțel a primit o prelungire semnată în a unsprezecea zi. Livrarea întârziată a sosit patru zile mai târziu.

Rezultate operaționale și realizări-cheie ale mandatului

Pe parcursul unui mandat de patru luni, site-ul a înregistrat o rată de livrare la timp de 99,2% către cei trei clienți de nivel 1. Nu s-a înregistrat nicio întârziere în plata salariilor și niciun alt blocaj al conturilor. Raportarea financiară către Viena a fost reluată săptămânal, în termen de trei săptămâni de la numire. Directorul executiv interimar a soluționat ambele reclamații privind calitatea aflate în curs de soluționare în termenele prevăzute în contract. La sfârșitul mandatului, acesta a predat funcția unui director permanent înregistrat, selectat în urma unui proces separat de recrutare a personalului de conducere.

Întrebări frecvente: Conducerea unei societăți fără administrator

Ce se întâmplă atunci când singurul administrator înregistrat al unei filiale își dă demisia?

Entitatea își pierde capacitatea de a-și asuma noi obligații legale în nume propriu. În general, aceasta poate în continuare să primească bunuri, notificări și plăți datorate în temeiul contractelor deja în vigoare. Totuși, nu poate semna un nou acord, modifica un mandat bancar sau depune declarații legale. Această situație rămâne valabilă până când un administrator înregistrat își reia funcția. Băncile, furnizorii și registrele se bazează pe informațiile din registrul comerțului. Aceștia nu acționează pe baza unei asigurări informale din partea sediului central. Discrepanța este de natură juridică, nu administrativă.

Poate un director al sediului central să dobândească automat dreptul de semnătură pentru filială?

Numai după ce îndeplinesc condițiile de înregistrare prevăzute de legislația locală. În Polonia, aceasta înseamnă deținerea unui identificator național, un număr PESEL. Cetățenii din afara UE ar putea avea nevoie, de asemenea, mai întâi de o autorizație de muncă. Un membru al conducerii care nu dispune de aceste documente poate prelua totuși funcția prin hotărâre. Însă numirea nu va avea autoritate deplină, înregistrată oficial, până când entitatea nu va îndeplini cerințele locale.

Cât de repede poate fi restabilită capacitatea juridică de a acționa a unei filiale?

Odată ce o hotărâre numește o persoană care îndeplinește deja condițiile de eligibilitate pentru înregistrarea locală, procedura de depunere a documentelor durează, de obicei, câteva zile, nu săptămâni. Obstacolul îl reprezintă aproape întotdeauna eligibilitatea, nu formalitățile administrative. O persoană numită care deține deja un document de identitate valabil și o autorizație de muncă poate deveni rapid administrator înregistrat. De aceea, identificarea acestei persoane este, de obicei, primul și cel mai important pas.

Ce sarcini operaționale poate îndeplini o societate care nu are director?

În general, societatea își poate continua activitatea în baza contractelor, mandatelor și instrucțiunilor deja încheiate în mod valabil înainte de plecarea administratorului înregistrat. Aceasta poate primi în continuare mărfuri, facturi și notificări legale care îi sunt adresate. Ceea ce pierde este capacitatea de a acționa din proprie inițiativă. Semnarea unui document nou, modificarea unui mandat de plată sau depunerea unei declarații necesită prezența unui administrator înregistrat în vigoare care să o reprezinte.

O împuternicire locală rezolvă problema pierderii unui administrator înregistrat?

Nu în mod automat. O împuternicire comercială, precum o „Prokura” germană, rămâne valabilă doar într-o singură condiție. Consiliul de administrație trebuie să o fi acordat și înregistrat în mod corespunzător înainte ca administratorul să părăsească funcția. Chiar și în acest caz, ea nu se extinde la deciziile pe care legea le rezervă în mod specific unui administrator înregistrat. O împuternicire poate acoperi anumite aspecte operaționale. Ea nu înlocuiește însă funcția în sine.

Cunoștințe conexe și pasul următor

Atunci când singurul administrator al unei filiale își dă demisia, societatea nu intră în faliment. Ea își pierde, pentru o perioadă, capacitatea de a acționa în nume propriu. Această situație durează până când un nou administrator înregistrat preia funcția.

Lecturi conexe:

• O versiune a adevărului: restabilirea comunicării între o fabrică din România și sediul central din Elveția

• Nu mai conduceți fabrica din Franța: Cum managementul din umbră distruge responsabilitatea locală în fabricile poloneze

• Când sediul central DACH trebuie să gestioneze procesele de redresare din Polonia, Republica Cehă și România în același timp

O filială care și-a pierdut singurul administrator înregistrat are nevoie urgent de un singur lucru. Are nevoie de o decizie clară cu privire la cine va prelua funcția și cât de repede poate fi înregistrată această persoană în registru. A Partener interimar CE putem discuta această decizie. În cazurile în care este oportun, respectivul partener poate pune la dispoziție și un director executiv deja evaluat, potrivit pentru mandat și care a semnat un acord de confidențialitate, gata să își înceapă activitatea după finalizarea prezentării mandatului.