Röviden

Amikor egy svájci anyavállalat és romániai gyára eltérő adatok alapján működik, a probléma ritkán a tisztességtelenségben rejlik. A központ az összesített havi ERP-adatokat (vállalati erőforrás-tervezés) veszi figyelembe. A gyár viszont a napi működését helyi ütemtervek, informális utómunkálati döntések és nyilvántartásba nem vett folyamatban lévő munkák alapján szervezi. Amíg mindkét fél nem egy ellenőrzött tényalapra támaszkodik, az igazgatóság nem tudja felmérni a saját kockázatát. Az irányítás visszaállítása azt jelenti, hogy helyszíni tényállást kell megállapítani, és meg kell határozni, ki milyen döntéseket hozhat. Ez azt jelenti, hogy olyan vezetőt kell kinevezni, aki mind pénzügyi, mind operatív hatáskörrel rendelkezik.

A kiváltó ok: az operatív jelentések és a pénzforgalmi helyzet már nem egyeznek meg egymással

A helyzet felismerhető formában jut el az igazgatósághoz. A román leányvállalat stabil termelésről, elfogadható szállítási teljesítményről és kézben tartott költségekről számol be. A konszolidált pénzforgalmi helyzet azonban más képet mutat. A forgótőke emelkedik, és az üzem ismét finanszírozást kér. Csoportszinten senki sem tudja megmagyarázni, miért tér el ez a helyzet a többitől.

Az ösztönös reakció az, hogy további jelentéseket kérjünk, és ez ésszerű is. A részletesebb jelentések az a eszköz, amelyet a központ bevethet. De az ugyanazon adatokból készített jelentések nem teszik megbízhatóbbá azokat az adatokat. Az igazgatóságok egy második okból is lassan cselekszenek. A valós helyzet megállapításának következményei vannak, a készletek leírásától a már jóváhagyott árrés újraszámításáig. Egy konszernvezérigazgató vagy családi tulajdonos, aki mérlegeli ezt a lépést, valós költségeket vállal magára, nem pedig csak egy kényelmetlen beszélgetést próbál elkerülni.

A naptár határozza meg az ütemtervet, nem pedig a kellemetlenség: az év végi leltár és könyvvizsgálat, a következő szerződéses feltételek ellenőrzése, a következő finanszírozási részlet. Ha az átvilágítás vagy az év végi könyvvizsgáló fedezi fel elsőként a helyzetet, akkor valaki más határozza meg az értékét. Mind a leltár, mind az értékcsökkentés könnyebb, ha a tulajdonos választja ki az időpontot.

Miért növekszik a határokon átnyúló jelentéstételi hiányosság az üzemek és a központi iroda között?

Négy körülmény szélesíti ki ezt a fogalmat, amelyek mindegyike jogos eredetű.

Amennyiben a vállalatcsoporti ERP-útvonaltervek nem tükrözik a tényleges beállítási időket, a helyi tervezők táblázatokat készítenek a napi munka lebonyolításához. Két nyilvántartás létezik, de a döntéshozatalhoz csak az egyiket veszik figyelembe.

Amikor a selejtezés jóváhagyása csoportszinten történik, az üzem félreteszi a selejt alkatrészeket olyan utómunkára, amelyre soha nem kerül sor. Ezek a könyvelésben folyamatban lévő munkaként maradnak nyilvántartva: ez a folyamat kialakításának hiányossága, nem pedig helyi szintű kijátszás.

Amikor a gyár a pontos szállítást a saját, módosított határidőhöz viszonyítva méri, mindkét fél őszintén végez mérést, mégis különböző dolgokat mérnek. The International Journal of Quality & Service Sciences azonosítja ez egy visszatérő minta a nem ellenőrzött, helyszíni tudósításokban.

A távolság miatt kiesik az a nem hivatalos ellenőrzés, amelyet a helyszínen jelen lévő felügyelő a helyszínen járkálva végez. Határon túl egy videohívás során magyarázzák el az eltéréseket – gyakran helyesen –, de senki sem ellenőrzi azokat a konténer tartalmával.

Itt nem arról van szó, hogy egy leányvállalat eltitkolná a helyzetét a tulajdonos elől. Hanem két szervezetről van szó, amelyek mindegyike ésszerűen jár el, és ugyanazon kép két különböző felét látja. Semmi sem köti össze a gépi szintű teljesítményt a pénzügyi teljesítménnyel. Számos kutatási jelentés ezt az összefüggést tekinti az operatív és pénzügyi teljesítmény irányításának előfeltételének.

A svájci–román gyártási szektorra jellemző pénzügyi beszámolási kihívások

Három tényező miatt nehezebb lezárni ezt a verziót. A román társaság a helyi adóügyi előírásoknak megfelelően vezeti a törvényes könyvelését szabályok, a csoporti beszámoló mellett. Két érvényes könyvelés létezik. A helyi figyelem az adóhatóság által támogatott könyvelésre irányul. Egy svájci vállalatcsoport lényegességi küszöbértéket alkalmaz, de lehetséges, hogy a helyi pénzügyi csapat még soha nem hallott erről. Azok az egyenlegek, amelyeket az üzem belső elszámolásnak tekint, pontosan azok, amelyek a konszolidáció során számítanak. A svájci frank (CHF) és a román lej (RON) átváltása elnyeli az átváltási költségek eltérésének egy részét, mielőtt az elérné a konszolidált árrést. Ez az egyik oka annak, hogy mind az egységköltség, mind a pénzmozgás megalapozottnak tűnhet. A csoport Svájcból két ilyen elemet ellenőrizhet. Az egyik a törvényes készletértékelés kategóriánkénti egyeztetése a csoporti adatokkal. A másik az egységnyi átváltási költség állandó árfolyamok alapján történő újrakalkulálása RON-ban. A lényegességi küszöbérték meghatározásához beszélgetésre van szükség a helyi kontrolling vezetővel, nem pedig egy fájlra.

Hogyan azonosítja az igazgatóság az üzemteljesítmény-jelentésekben fellelhető eltéréseket?

A központi iroda vizsgálat nélkül is ellenőrizheti ezeket a feltételeket.

• A hónapzáráshoz kézi kiigazításokra van szükség a készletnyilvántartások és a fizikai leltár összehangolása érdekében, és ezek a kiigazítások nem csökkennek.
• A forgótőke növekszik, míg a termelés és a megrendelésállomány változatlan marad.
• Az anyagfelhasználás folyamatosan meghaladja az alkatrészlistát.
• A prémium fuvardíjak és a túlórák nem az azokat okozó ügyfelekhez, hanem a közvetett költségcsoportokba kerülnek.
• Az üzemvezető, a minőségügyi igazgató és a helyi kontrolling vezető ugyanazon értékelés keretében ugyanazt a szállítási hibát eltérő módon írják le.

Amennyiben ezen öt tényező közül bármely három két egymást követő havi zárás során is fennáll, a központ egy már lezárt időszakra reagál.

A gyártási telephelyeken egységes, hitelesített tényalap kialakításának lépései

A jelentési rendszerrel kezdeni helytelen első lépés. A nem ellenőrzött egyenlegekre épülő rendszer ugyanazt a hibát reprodukálja, csak gyorsabban. A folyamat a nyersanyagok, a folyamatban lévő munkák, a késztermékek és a még nem számlálott utómunkálati polcok fizikai leltározásával kezdődik. A csapat összehangolja a leltáradatokat a főkönyvvel, és három-négy héten belül leírási javaslatot terjeszt az igazgatóság elé. Az elmúlt hat hónap szállításait az ügyfelek eredeti kérésének megfelelő határidők alapján kell újrakalkulálni. A mérleg csupán a fele annak, amit az igazgatóság figyelembe vesz az árazás során.

Feltételezzük, hogy az eltérés tervezési hiba, amíg a bizonyítékok az ellenkezőjét nem támasztják alá. A nyilvántartásba nem vett folyamatra visszavezethető eltérés szerkezeti jellegű. Az a eltérés viszont, amely a csapat vizsgálata során változik, vagy amelyet valaki a számlálási dátum után módosít, szabálytalanságra utal. Ilyenkor a válaszlépés is megváltozik: meg kell őrizni a bizonyítékokat és a hozzáférést, be kell vonni a tanácsadókat, majd egyeztetni kell az üzemmel. A megbízás szponzora – általában a csoport vezérigazgatója vagy a felelős igazgatósági tag – hozza meg ezt a döntést a bizonyítékok alapján, nem pedig kizárólag a vezető.

A leltározás ideje alatt a gyár továbbra is szállít. A csapat területenkénti ellenőrzött leltározást végez, nem pedig teljes leállítást. A finanszírozást nem a kérelmek alapján folyósítja, hanem egy gördülő előrejelzés alapján kezeli. Miután a csapat megállapította a helyzetet, két meghatározás fontosabb, mint bármely ERP-projekt. A munkaállomások a selejtet azonnal rögzítik, amint az keletkezik, nem pedig a rendszer a hónap végén. A pontos szállítás az ügyfél eredeti határidejéhez viszonyítva számít.

A döntéshozatali jogok is ugyanazon logika szerint működnek. Az üzem a megállapodás szerinti érték alatti selejt-ártalmatlanítást még aznap helyben rögzíti. Az ezt meghaladó eseteket meghatározott válaszidőn belül a csoportnak jelenti. A központ vállalja, hogy a helyi munkatársakat tájékoztatja a lényegességről, és a felterjesztett ügyekre a meghatározott időn belül reagál. Az ERP-rendszer harmonizálása és az állandó pénzügyi kinevezés addig várhat, amíg ez a rendszer működőképes nem lesz.

A működési irányításra vonatkozó két, átruházhatatlan igazgatósági határozat

A kompromisszum szűkebb, mint amilyennek látszik. Nem a pontosság és a gyorsaság áll szemben egymással. Az igazi döntés az, hogy elfogadjuk-e most egy látható értékvesztést, és kiépítjük-e azt a tényalapot, amelyre minden későbbi döntés támaszkodhat. Az alternatíva az, hogy olyan pozíciót finanszírozzunk, amelynek értékét a csoport nem tudja megbecsülni. E döntés mögött két másik döntés húzódik meg.

Az első döntés a közzétételi sorrenddel kapcsolatos. Ezt a szponzor a számítás megkezdése előtt határozza meg, nem pedig akkor, amikor már rendelkezésre áll egy adat. Ez magában foglalja azt is, hogy mikor értesül róla az auditor és az esetleges hitelező bank. Ezenkívül kiterjed arra is, hogy az értékvesztés hogyan jelenik meg a román törvényes beszámolóban, valamint a konszolidált beszámolóban.

A második tényező a helyi vezetés. Alapértelmezés szerint az üzemvezető és a helyi kontrolling vezető megtartja pozícióját. Ők rendelkeznek azzal a folyamatismerettel, amelytől a számítás függ. A hatáskörüket meghaladó jóváhagyási küszöbérték miatt a veszteségek a folyamatban lévő munkákba kerültek, nem pedig saját döntéseik eredményeként. Csak az eltitkolás – miután a csoport felhatalmazást ad a veszteségek őszinte nyilvántartására – változtatja meg ezt az alapértelmezett helyzetet.

Határokon átnyúló tevékenységek irányítása ideiglenes pénzügyi igazgatóval

A helyszínen jelen lévő, mind az adatok, mind a folyamatok felett felügyeleti jogkörrel rendelkező vezető pótolja ezt a hiányosságot. Ez egy kifejezett operatív megbízatással járó ideiglenes pénzügyi igazgatói (CFO) kinevezés, amely egyes megbízások esetében ideiglenes pénzügyi igazgatói és operatív igazgatói (COO) feladatköröket is magában foglal. Olyan megbízás esetén, amelynek tárgya a megbízhatatlan jelentéstétel, a megbízó nem támaszkodhat kizárólag a vezető saját jelentéseire. Ezeket a jelentéseket független ellenőrzésnek kell alávetni. A CE ideiglenes partnere végzi el ezt a konkrét feladatot a megbízás teljes időtartama alatt. 

Az ideiglenes pénzügyi igazgató áttekinti a jelentéseket, mielőtt azok az igazgatóság elé kerülnének, és megállapodott időközönként összehasonlítja a tényleges helyzetet a jelentett adatokkal. A partner biztosítja az eskalációs csatorna elérhetőségét. Mivel a mobilizáció a kritikus útvonalon szerepel, egy bevált, a megbízáshoz illeszkedő vezető készen áll arra, hogy a megbízási feladatleírás elkészülte után 72 órán belül megkezdje a munkát. A megbízás átadással zárul. A csapat akkor erősíti meg az átadást, ha az ellenőrzési környezet egy teljes jelentési cikluson át fennmaradt anélkül, hogy a vezetőnek be kellett volna avatkoznia. Ekkor a definíciók, a küszöbértékek és az eskalációs útvonal már bizonyították értéküket.

Esettanulmány: Svájci ipari konszern ideiglenes pénzügyi igazgatót nevez ki a romániai gyár helyzetének rendezésére

Íme egy svájci precíziós ipari alkatrészeket gyártó vállalatcsoport története, amelynek Romániában, Erdélyben van egy gyártó leányvállalata, ahol 380 embert foglalkoztatnak. A havi jelentésekből kiderült, hogy OEE a 78%-es „berendezés-hatékonysági mutató” (OEE) és a 96%-es pontosságú szállítás mellett. Ennek ellenére az üzemnek negyedévente 450 000 CHF-os sürgősségi tőkeinjekcióra volt szüksége.

Az első héten egy ideiglenes pénzügyi igazgató vette át a megbízatást, amely kiterjedt mind a pénzügyi igazgatói, mind az operatív igazgatói feladatkörre. Ez magában foglalta mind a pénzügyi helyzetet, mind a gyártási folyamatot. A felmérés során három párhuzamosan használt nyilvántartási rendszert tártak fel, köztük egy olyan ERP-rendszert, amelyet a szállítás után hetekkel később frissítettek manuálisan. A felmérés során 1,2 millió CHF értékű elavult, folyamatban lévő munkát azonosítottak a nem kezelt másodlagos polcokon.

A projektfelelős az év vége előtt tájékoztatta a csoport könyvvizsgálóját, és megerősítette, hogy az üzemvezető és a helyi pénzügyi vezető továbbra is pozíciójukban maradnak. A leltárfelvétel az üzem csapatával közösen zajlott. A vezető eleinte nem nyúlt az ERP-rendszerhez, a vezérlőpulthoz és a szervezeti felépítéshez. A polcok miatt a leltárfelvétel megakadt, amíg a projektfelelős át nem ruházta a selejtezési jogosultságot az üzemre, mivel helyben senki sem rendelkezett azzal. A leírást egyszer terjesztették az igazgatóság elé, a bizonyítékokat csatolva. A CE ideiglenes partnere áttekintette az ügyet, és összehasonlította a leltározás eredményét a jelentett állománnyal.

Hatvan napon belül a központi iroda ellenőrizte az óránkénti termelés, a selejt és az átalakítási költségek átláthatóságát. A kilencvenedik napra a forgótőke 1,8 millió CHF-val csökkent. Ez elsősorban egyszeri korrekció volt, nem pedig alapvető készpénztermelés, amit a következő záráskor is megerősítettek. A kilencvenedik nap az átláthatóság ellenőrzését és a korrekciót jelentette, nem pedig a megbízás lezárását. Hónapokkal később az állandó pénzügyi vezető egy olyan ellenőrzési környezetet vett át, amelyet egy teljes beszámolási ciklus során teszteltek.

Gyakran feltett kérdések az ideiglenes pénzügyi igazgatói megbízással kapcsolatban

Miben különbözik az ideiglenes vezető a forenzikus könyvvizsgálótól?

Egy könyvvizsgáló beszámol a történtekről, majd távozik, míg egy ideiglenes vezető teljes felhatalmazást kap a jelentési rendszer átalakítására, a döntéshozatali jogkörök újrarendezésére és a tényleges helyreállítás előmozdítására. A CE Interim visszaállítja a teljes operatív irányítást olyan vezetők bevetésével, akik a kezdeti tényfeltárástól egészen a végső átadásig teljes mértékben felelősséget vállalnak.

Melyik vezetői pozíció illik ehhez a helyzethez?

A pénzügyi irányításhoz ideiglenes pénzügyi igazgatóra (CFO) van szükség, míg a gyártási folyamatok végrehajtásához ideiglenes operatív igazgatóra (COO). Ha mindkettőre szükség van, a vezetői hiányosságok elkerülése érdekében gyakran a legjobb megoldás, ha a két pozíciót egy megbízás keretében egyesítik. A CE Interim pontosan az Ön igényeihez igazodik azáltal, hogy a konkrét működési hiányosságot a megfelelő vezetői profillal párosítja, biztosítva ezzel a világos hatáskört és a zökkenőmentes végrehajtást.

Máris keresünk egy állandó pénzügyi igazgatót a leányvállalat számára. Várjunk még? 

Nem. Ha egy nem átvilágított pozícióra vesznek fel új munkatársat, az új alkalmazott kénytelen átvenni a rejtett, még fel nem mért problémákat. A CE Interim felgyorsítja az állandó vezető keresését azzal, hogy ideiglenes vezetőt küld ki, aki először tisztázza a tényeket és rendbe hozza a mérleget, így Ön stabil, átvilágított pénzügyi környezetben veheti fel állandó pénzügyi igazgatóját.

Mennyi ideig tartson egy ilyen megbízatás?

A programnak elég hosszú ideig kell tartania ahhoz, hogy a tényeket feltárja, az ellenőrzési mechanizmusokat bevezesse, és legalább egy teljes beszámolási ciklust átvészeljen az ideiglenes vezető közvetlen beavatkozása nélkül – ez általában inkább hat hónapra tehető. A CE Interim tartós eredményeket garantál azzal, hogy biztosítja az új beszámolási folyamatok önálló működését, mielőtt ügyvezetőnk átadná az irányítást.

Egy ideiglenes vezető kinevezése destabilizálja-e a helyi vezetői csapatot?

Ha megfelelő keretek közé helyezik, akkor nem. A helyi csapatok általában örömmel fogadják azt a lehetőséget, hogy őszintén beszámolhassanak, miután korábban irreális elvárások és korlátozott döntéshozatali jogok miatt nehézségekkel küzdöttek. A CE Interim konstruktív együttműködés révén stabilizálja a szervezetet a jelenlegi vezetőkkel, és biztosítja számukra azt a kifejezett támogatást, amire szükségük van ahhoz, hogy félelem nélkül feltárhassák az igazságot.

Az ideiglenes vezetői megoldásokkal kapcsolatos ismeretek és a következő lépések

• Operatív turnaround
• Interim CFO
• GYIK vállalatok számára

Ha a román leányvállalatod jelentései és pénzügyi teljesítménye eltérő üzleti tevékenységeket tükröznek, akkor valószínűtlen, hogy a jelentések kiegészítésével össze lehetne hangolni őket. A CE ideiglenes partner segíthet meghatározni azt a végrehajtói megbízatást, amelyet a jelenlegi helyzet megkövetel.