Röviden

A átalakulás nem irányítható, ha a központ és a helyi szervezet eltérő definíciók, feltételezések és számadatok alapján működik. A célok kitűzése vagy a kezdeményezések elindítása előtt a vezetés első feladata, hogy egységes, ellenőrzött képet alakítson ki az üzletről: mennyi készpénz áll valójában rendelkezésre, mire kötelezi a vállalatot a megrendelésállomány, mit tesznek lehetővé valójában a minőség és a kapacitás. Minden, ami ezt követi – beleértve maga a terv hitelességét is – ezen az egyetértésen múlik. Ha a tényalap vitatott, a döntések elakadnak, vagy kétszer is meghozzák őket.

Miért térnek el egymástól a leányvállalatok és a központi székhely: operatív és pénzügyi beszámolók

Senki sem szándékozik egy vállalkozás két változatát egyszerre működtetni. Ez azért történik, mert egy csoportnak összehasonlíthatóságra van szüksége, és egy üzemet működtetni kell.

A csoportszintű pénzügyi részleg a bevételeket konszolidált alapon határozza meg, azokat a csoport irányelveinek megfelelően számolja el, és havonta, naptári hónapok szerint jelentést készít a teljes portfólióra vonatkozóan. A helyi üzletág azt méri, amit lát és amire reagálni tud: mit szállítottak ki, mit vett át az ügyfél, mi áll a raktárudvarban alkatrészre várva. Mindkettő pontos a saját keretein belül. Egyik sem teljes.

Tizennyolc hónap elteltével a két keret annyira eltávolodik egymástól, hogy már egyetlen szó sem tekinthető megbízhatónak. A “megrendelésállomány” az egyik helyen a megerősített megrendeléseket jelenti, a másikban pedig az előkészítés alatt álló összes megrendelést. Az “időbeni szállítás” mérése csoportszinten az eredeti ígérethez, helyi szinten pedig a legutóbb módosított ígérethez viszonyítva történik. Ez az eltérés nem titkolózás. Hanem a definíció.

A beszámolók közötti eltérések kezelése: Miért haboznak az igazgatótanácsok a számadatok megkérdőjelezésével?

Éppen ebben a kérdésben haboznak az igazgatóságok, és érdemes megemlíteni ezt a habozást.

A számok megkérdőjelezése olyan, mintha az embereket vonnánk felelősségre. Az a csoportvezérigazgató, aki újra megvizsgálja a tényalapot, ezzel burkoltan véleményt nyilvánít az általa kinevezett ügyvezető igazgatóról, a beszámolót aláíró pénzügyi igazgatóról, valamint saját ítélőképességéről, amiért az elmúlt hat negyedévben mindkettőjüket elfogadta. Van még egy kevésbé nyilvánvaló probléma is: ha a definíciók helytelenek voltak, akkor az azokra épülő döntéseket is téves alapon hozták meg, és ezek közül néhány az igazgatóság döntése volt.

Így a tényállás a szükségesnél hosszabb ideig marad vizsgálat nélkül, miközben helyette az operatív magyarázatot ismételgetik. Időzítési eltérés volt. Csak egy rossz hónap volt. Az ügyfél módosította az ütemtervet.

Eközben a helyi csapat általában olyan korlátok között dolgozik, amelyekről közvetlenül nem kérdezték meg a véleményét. A portfóliószinten meghatározott csoportszintű elvárások nem feltétlenül tükrözik azt, amit a helyszín a rendelkezésre álló eszközökkel, létszámmal és beszállítói feltételekkel képes teljesíteni. Ezt a problémát felvetni politikai szempontból költséges. Csendben elviselni olcsóbb, amíg elviselhetőségének határai el nem érnek.

Ha két ember külön-külön füzetekben vezeti a háztartási könyvelést, mindketten őszinték lesznek, de soha nem fognak egyetérteni, és ha vita alakul ki, az inkább a pénzről fog szólni, mint magukról a füzetekről.

A határokon átnyúló ipari tevékenységek irányításának összetettsége

A távolság nem csupán a hangulatot, hanem a működési mechanizmust is megváltoztatja.

Az információk összesített formában és késve érkeznek a központi irodába, miután áthaladtak egy helyi főkönyvön, egy jogi keretrendszeren és egy konszolidációs rétegen, amelyek mindegyike jogszerű, de mindegyik elvész belőle a részletek egy része. A müncheni csoportszintű pénzügyi igazgató, amikor egy magyar leányvállalat jelentéscsomagját olvassa, valójában egy értelmezés értelmezését olvassa, és azok az operatív tények, amelyek megmagyaráznák az eltérést, két fordítási lépéssel arrébb vannak.

A kitettség nem elhanyagolható. Az EU-szerte a külföldi tulajdonú vállalkozások a piaci termelő vállalkozások mintegy 1%-jét teszik ki, de a teljes hozzáadott érték körülbelül egynegyedét termelik, és számos közép-európai gazdaságban ez az arány jóval magasabb. A külföldi tulajdonú vállalkozások Szlovákiában a hozzáadott érték 50%-ját, Szlovákiában és Csehországban pedig a munkahelyek 28%-ját tették ki 2023. Az európai ipari termelés jelentős részét nem az a ország irányítja, ahol azt előállítják.

Ha ehhez hozzátesszük a csoportszintű irányelvektől eltérő törvényi jelentési kötelezettségeket, a bevezetéskor lokalizált és azóta soha nem egyeztetett ERP-rendszereket, valamint azt a vezetői réteget, amely havonta két számviteli logika között közvetít, akkor az eltérés strukturális jellegűvé válik. Ez nem nyelvi vagy kulturális probléma. Az a kérdés, hogy mely számok bírnak mérvadó erővel, kinek van joga megváltoztatni egy definíciót, és mennyi időbe telik, mire egy operatív tény eljut ahhoz a személyhez, aki érte felelős.

A kormányzás terén a tényalap megkérdőjeleződésének jeleinek felismerése

Nem közeledek ehhez a helyzethez. Már benne vagyok.

• A havi csomag pontosan megérkezik, de a készpénzállomány nem egyezik azzal.
• Két funkció ugyanazon hónapra eltérő adatokat ad ki, és mindkettő meg tudja indokolni a módszerét.
• Az igazgatósági ülésen feltett kérdésekre három héttel később adnak választ, egy senki által nem tervezett egyeztetési folyamatot követően.
• Az előrejelzések pontossága negyedévről negyedévre romlott, anélkül, hogy ezt egyetlen esemény sem magyarázhatná.
• A csoport mostantól jelentések helyett nyersadatokat kér.
• A döntést legalább kétszer elhalasztották, mert a döntés alapjául szolgáló adatok vitatottak voltak.

Az utolsó az a megbízható jel. Amint a döntéshozatal a tényekről való megegyezéstől függ, a tényalap az üzleti tevékenység korlátozó tényezőjévé válik.

Hat kulcsfontosságú mutató az egységes üzleti valóság ellenőrzéséhez

A kockázat szinte teljes egészében hat területre koncentrálódik. Mindegyikhez szükség van egy egységesen elfogadott meghatározásra, egy felelős személyre és egy dokumentált forrásrendszerre.

• Készpénz. A ténylegesen rendelkezésre álló készpénz, nem pedig a főkönyvi egyenleg. A lekötött, de még ki nem fizetett, a kiszámlázott, de vitatott, valamint a csoporton belüli egyenlegek mindkét oldalon következetesen kezelve.
• Szállítás. Melyik ígérethez viszonyítva, és ki által megerősítve? Az ügyfelek elégedettsége az egyetlen megalapozott végcél.
• Minőség. A belső selejt és az utólagos javítások, a vevői panaszok, valamint a jótállási kockázat egyetlen alap szerint kerültek számításba, beleértve azokat az eseteket is, amelyeket utólag javítottak és kiszállítottak, ahelyett, hogy hibaként rögzítették volna őket.
• Elmaradás. Megerősített és szerződésileg kötelező érvényű, egyértelműen elkülönítve a várható és az előrejelzett értékektől.
• Költség. A tervezett és a tényleges adatok összehasonlítása, az eltérések elszámolásával ahelyett, hogy azokat elnyomnák, valamint a rezsiköltségek felosztásának előzetes egyeztetése, mielőtt az vita tárgyává válna.
• Kapacitás. A jelenlegi körülmények között mért teljesítmény, nem pedig a névleges teljesítmény, és nem az a szám, amely az utolsó három távozó előtt volt érvényes.

Ez a feladat nem túl látványos, de éppen itt dől el az érték. A McKinsey 15 évnyi átalakítási folyamatokat átfogó kutatása megállapította, hogy a vállalkozás átfogó, tényeken alapuló értékelésének elvégzése az a három intézkedés egyike, amely a legjobban előre jelzi, hogy az átalakítás teljes értékét ki tudja-e aknázni, és hogy az összes értékvesztés közel egynegyede bekövetkezik a célkitűzések meghatározása során, még a végrehajtás megkezdése előtt. A vitatott tényálláson alapuló célkitűzések már a megállapodás napján is megkérdőjelezhetőek.

A hétköznapi hibák mértékét könnyű alábecsülni. A Harvard Business Review egyik tanulmányában, amelyben 75 vezető értékelte saját részlegük 100 adatbejegyzését, az újonnan létrehozott bejegyzések 47%-je tartalmazott legalább egy kritikus hibát, és az így kapott adatminőségi pontszámok közül csupán 3% volt elfogadható még a legengedékenyebb szabványos. A minta kicsi és önbevalláson alapul, és a tanulmány már néhány éves, de az eredmények összhangban állnak azzal, ami minden alkalommal kiderül, amikor egy csoport alaposan megvizsgálja a kérdést.

Tényeken alapuló döntéshozatali keretrendszer bevezetése

Az ellenőrzés nem azonos a könyvvizsgálattal. A könyvvizsgálat azt állapítja meg, hogy mi történt. Ez pedig azt állapítja meg, hogy mi a jelenlegi helyzet, hogy még ezen a héten döntést lehessen hozni.

A működőképes eljárás rövid. Írásban állapodjanak meg a fogalommeghatározásokban. Minden ábra esetében jelöljenek ki egy felelőst. Határozzák meg az egyes adatok forrásrendszerét, hogy ugyanazt a számot ne lehessen kétféle módon előállítani. Állítsák át az elmúlt két negyedév adatait az új alapelvek szerint – ez ugyan kellemetlen, de elkerülhetetlen, mivel egy múltbeli adatok nélküli új referenciaérték nem ad az igazgatóságnak semmilyen viszonyítási alapot a változások értékeléséhez. Ezután határozzák meg a célokat.

A beszámoló módosítása egy előre látható helyzetet teremt: úgy tűnik, hogy a teljesítmény romlik. A működésben azonban semmi sem változott. Az igazgatóság most először látja a valós helyzetet. A részvényesekkel vagy a hitelezőkkel folytatandó megbeszéléseket inkább még a módosítás nyilvánosságra hozatala előtt, ne pedig utána készítse elő.

A végrehajtói hatáskör és a döntéshozatali jogok meghatározása az átalakítások során

Egy egységes tényalap kialakítása azt jelenti, hogy felül kell bírálni azokat, akik ragaszkodnak a jelenlegihez. Ehhez hatalomra van szükség, nem pedig meggyőzésre.

Az ideiglenes pénzügyi igazgató azokat a területeket kezeli, ahol pénzügyi eltérések merülnek fel: elszámolás, csoporton belüli tranzakciók, forgótőke, konszolidáció. Egy Interim COO Az ideiglenes üzemvezető pedig akkor lép közbe, ha az eltérés operatív jellegű: szállítás, minőség, kapacitás, költség. Az ideiglenes vezérigazgató vagy ügyvezető igazgató pedig akkor lép közbe, ha mindkét területen vitás helyzet áll fenn, és a helyi vezetői csapat már nem élvezi a csoport bizalmát.

A döntő különbség a döntéshozatali jogokban rejlik. Egy tanácsadót, aki egy meghatározást javasol, udvariasan figyelmen kívül lehet hagyni. Egy olyan vezetőt viszont, akit a meghatározás kialakítására felhatalmaztak, és aki utólag is elszámoltatható az adatokért, nem lehet figyelmen kívül hagyni. Abban a pillanatban, amikor a tényalap valóban vitatottá válik, a döntéshozatali jog arra száll át, aki olyan adatot tud felmutatni, amelyet a teremben senki sem von kétségbe.

Az alábbi jelentési rendszert egyidejűleg kell jóváhagyni: hogy a központ milyen információkat kap, milyen gyakorisággal, milyen részletességgel, valamint hogy a helyi szervezet milyen döntéseket hozhat önállóan, engedélykérés nélkül. Az irányítás nélküli tényalap két negyedéven belül ismét két különböző verzióra bomlik szét.

A helyi pénzügyi és működési beszámolókba vetett bizalom helyreállítása

Előfordul, hogy az igazgatóság már elvesztette a bizalmat, mire eljut erre a pontra. Az első ösztönös reakció az, hogy növeljék a jelentések gyakoriságát, és részletesebb információkat kérjenek.

Ez általában csak ront a helyzeten. A nem egyeztetett fogalmakról szóló egyre gyakoribb jelentések gyorsabban vezetnek további vitákhoz, és felemésztik azokat a helyi erőforrásokat, amelyeket a működés rendbetételére kellene fordítani.

Az alternatíva az, hogy a jelentéstételt ideiglenesen néhány ellenőrzött adatra korlátozzuk, kinevezzünk valakit, aki felhatalmazással rendelkezik ezek megállapítására, és onnan kezdjük újra az építkezést. Ellentmond az intuíciónak, hogy kevesebb információt kérjünk éppen akkor, amikor a legkevésbé bízunk benne. Ugyanakkor ez az egyetlen módja annak, hogy olyan információkhoz jussunk, amelyek alapján cselekedni tudunk. A helyi szervezetbe vetett bizalom helyreállítása a munka része, nem pedig annak következménye: egy olyan csapat, amely eddig felhatalmazás vagy megalapozott ténybázis nélkül működött, általában megkönnyebbül, ha mindkettőt megkapja.

Esettanulmány

Egy magántőke-befektető tulajdonában állt egy lengyel gyártóvállalat, amelyet két évvel korábban szerzett meg. A havi jelentés időben megérkezett, és azt mutatta, hogy a terv nagyjából teljesül. A pénzügyi osztály azonban már két negyedév óta nem értett egyet ezzel. A csoport pénzügyi részlege úgy vélte, hogy a gyár túl korán számolja el a bevételeket. A gyár viszont úgy gondolta, hogy a csoport figyelmen kívül hagyja az akvizíció után újratárgyalt vevői átvételi feltételeket. Mindkét félnek részben igaza volt.

Az ügyletben részt vevő partner felvette a kapcsolatot a CE Interim-mel. Először a megbízási leírás érkezett. Nem pénzügyi igazgató felkéréséről volt szó, hanem arról a döntésről, hogy a tulajdonosnak mit kell létrehoznia, milyen időtávon belül és milyen hatáskörrel, hogy megoldást találjon arra az esetre, amikor két részleg álláspontja eltér egymástól. A CE Interim kinevezett egy Interim CFO közép-európai jogszabályi beszámolási gyakorlatban és a tulajdonosi oldali elszámoltathatóság terén szerzett tapasztalattal.

A nyitó munka inkább definícióalkotó jellegű volt, mint vizsgálati. A bevételek elszámolása, a csoporton belüli egyenlegek, a lekötött megrendelésállomány és a rendelkezésre álló készpénz mindegyikéhez egy írásbeli definíciót, egy kijelölt felelőst és egy dokumentált forrásrendszert rendeltek hozzá. Azokban az esetekben, ahol a csoportszintű irányelv és a helyi jogszabályi szabályozás között valódi eltérés volt, a különbséget dokumentálták, ahelyett, hogy azt preferenciák alapján rendezték volna.

Az előző két negyedévet ezután a megállapodás szerinti alapon módosították. Ezután a teljesítmény rosszabbnak tűnt. A működésben semmi sem változott. A tulajdonos először látta pontosan a helyzetet, és a hitelezővel folytatandó megbeszélést a módosítás előtt, nem pedig utána készítették elő, ami miatt ez továbbra is irányítási eseménynek minősült.

A számadatokkal együtt a jelentéstételi szabályokat is rögzítették: hogy a tulajdonos mit kap, milyen gyakorisággal, milyen feltételek mellett, valamint hogy a helyi csapat milyen döntéseket hozhat jóváhagyás nélkül. Ez volt az a rész, amelyet úgy terveztek, hogy a megbízatás lejárta után is érvényben maradjon.

A CE Interim egyik partnere végig szoros kapcsolatban állt a tulajdonossal és a vezetőséggel, és az eredeti megbízás alapján folyamatosan nyomon követte az előrehaladást. Amikor a célkitűzések meghatározására irányuló nyomás már a beszámoló átdolgozásának befejezése előtt jelentkezett, éppen ez a kapcsolattartás biztosította a folyamat zökkenőmentes lefolyását.

A helyi pénzügyi csapat továbbra is a helyén maradt. Nem a szakértelem hiányzott, hanem egy közös megegyezésen alapuló jelentési rendszer, valamint a szükséges hatáskör annak érvényesítéséhez.

Gyakran feltett kérdések a határokon átnyúló kormányzás területén

Ez nem csupán egy könyvvizsgálat?

Nem. Az audit a múltbeli adatokat vizsgálja, míg ez a rendszer a jelenlegi működési helyzetet térképezi fel az azonnali döntéshozatal érdekében. A CE Interim nem csupán a múltbeli szabályoknak való megfelelést ellenőrzi, hanem valós időben egy egységes, ellenőrzött tényalapot határoz meg, így biztosítva a cselekvésre alkalmas áttekinthetőséget.

Mennyi időt vesz igénybe a hiteles tényalap kialakítása?

Ez a vitatott rendszerektől függ, de a helyes sorrend fontosabb, mint a puszta sebesség. A CE Interim biztosítja a tartós megoldást azáltal, hogy szigorúan elsőbbséget biztosít a definícióknak és a tulajdonjogok tisztázásának, így megakadályozva egy második, vitatott kiindulási alap kialakulását.

Miért ne végezhetné ezt a csoportszintű pénzügyi részleg távolról?

A távoli csapatok képesek észrevenni az eltéréseket, de a miért működésükhöz helyszíni jelenlét szükséges. A CE Interim úgy oldja meg ezeket az ütközéseket, hogy olyan vezetőket küld ki, akik közvetlen felhatalmazással rendelkeznek ahhoz, hogy behatoljanak a helyi rendszerekbe, és egyeztessék a definíciókat, amikor a különböző részlegek között nézeteltérés merül fel.

Cserélni kellene a jelenlegi helyi vezetői csapatot?

Általában nem ez az első lépés. A CE Interim objektíven értékeli a meglévő csapatokat, figyelembe véve, hogy a helyi vezetőknek gyakran nem a problémák tényleges megoldásához szükséges kompetenciájuk hiányzik, hanem egyszerűen csak az a kifejezett felhatalmazás, hogy a problémákat magasabb szintre terjesszék.

Hogyan illeszkedik a CE Interim a vezetőséghez?

A CE Interim az átalakítás egészét irányítja azáltal, hogy meghatározza a megbízás kereteit, 72 órán belül kinevez egy alaposan átvilágított vezetőt, és folyamatos felügyeletet biztosít annak érdekében, hogy a működési változások a vezető távozása után is hosszú távon fennmaradjanak.

Mi lenne, ha a számok lényegesen rosszabbnak bizonyulnának, mint amit jelentettek?

Az érdekelt felekkel folytatandó megbeszéléseket minden adatjavítás közzététele előtt meg kell tervezni. A CE Interim proaktív módon kezeli ezt a közzétételt, így védve az igazgatóság hírnevét, és a potenciális válságot ellenőrzött irányítási eseménnyé alakítva.

Kapcsolódó ismeretek

A következő cikkeket is érdemes elolvasnia:

• Operatív turnaround
• Interim gyárigazgató
• Működési kiválóság

Beszéljen egy partnerrel

Ha az igazgatóság elé kerülő adatok már nem egyeznek meg azzal, amit a gyakorlatban tapasztalnak, érdemes ezt még a következő beszámolási ciklus előtt megvitatni, nem pedig utána. Vedd fel velünk a kapcsolatot Vegye fel a kapcsolatot még ma a CE Interim-mel, és szakértői csoportunk bizalmasan és kötelezettségvállalás nélkül megvitatja az ügyet.