1) Ügyfélhelyzet (névtelenül):

Egy családi tulajdonban lévő európai automatizálási termékekkel foglalkozó vállalatcsoport egy nagy gyártóüzemet működtetett Romániában.

A gyár egy összetett nemzetközi vállalatcsoport része volt, amely több tucat jogi személyiséget, több ERP-rendszert és egy franciaországi központot foglalt magában.

Az SAP S/4HANA bevezetését, az elektronikus számlázást és egy új, lengyelországi közös szolgáltatási központ létrehozását magában foglaló átfogó pénzügyi átalakítás során a könyvelési csapat több tagja is felmondott.

A legfontosabb feladat a vezetői átmenet zökkenőmentes lebonyolítása volt az év végi zárás, a törvényben előírt határidők és a rendszerátállás előtt.

2) A kihívás:

• A könyvelési osztály vezetője és több könyvelő is indulásra készült, illetve már el is ment.
• A gyárfinanszírozási csapat létszáma három-négy főre csökkent.
• Az évzárást, a könyvvizsgálati támogatást, az adóbevallások benyújtását és a törvényben előírt jelentéstételt zavartalanul kellett folytatni.
• Az SAP S/4HANA és az elektronikus számlázás bevezetése a kritikus szakaszokba lépett.
• A közelmúltban szétválasztották a számviteli és az FP&A részlegeket, ami új felelősségi köröket és jelentési vonalakat eredményezett.
• A helyi pénzügyi csapatok alkalmazkodtak a csoportszintű pénzügyi osztály által gyakorolt központosított irányításhoz.
• A közös szolgáltatási modell iránti ellenállás negatívan hatott a munkavállalók lelkesedésére, és növelte a fluktuáció kockázatát.
• A központi vezetés, az üzemvezetés, a külső tanácsadók és a végrehajtó csapatok összehangolt döntéseket kellett hozzanak.

3) Ideiglenes szerep (gyorsaság és illeszkedés):

A CE Interim támogatta egy ideiglenes átalakítási vezető gyors kinevezését a gyár pénzügyi területére, aki ideiglenes pénzügyi igazgatóként látta el feladatait.

A dokumentált megbízást négy–hat hónapos átmeneti megbízatásként tervezték, ami tükrözi azt a kifejezett követelményt, hogy áthidalják a vezetői űrt.

A kiválasztott jelölt ötvözte a helyi számviteli jogszabályok ismeretét, az IFRS-szabvány szerinti beszámolókészítés terén szerzett tapasztalatot, a gyártási pénzügyek terén elismert szakértelmét, valamint a gyakorlati csapatvezetési tapasztalatot.

Korábbi tapasztalatai között szerepelnek az SAP-környezetek, a Hyperion-alapú jelentéskészítés, az audit-előkészítés, a csapat újjáépítése, valamint a központi irodák és a helyi egységek közötti koordináció.

A helyi jelenlét és a román üzleti környezet ismerete csökkentette a szabályozási és kulturális kockázatokat.

A hibrid modell keretében hetente legalább három napot az üzemben kellett tölteni, és a zárási időszakokban, valamint az átállási munkálatok idején fokozottabb volt a helyszíni jelenlét.

4) Mi történt a mandátum alatt:

Az első 30 nap

A forrásanyag inkább a kiválasztást és a mozgósítást tárgyalja, mintsem a végrehajtott szállítást. Az első 30 nap a következőket tartalmazta:

• Végezzen el egy szabályos átadást a távozó számviteli vezetővel.
• Erősítse meg, hogy felelős a havi zárásért, a negyedéves mérleg-bejelentésért, az adóbevallások benyújtásáért és a törvényben előírt bejelentésekért.
• Mérje fel a megmaradt számviteli csapat kapacitását, felelősségi körét és a munkaerő-megtartási kockázatot.
• Közvetlen együttműködési folyamatokat alakítson ki az üzemvezetővel, az FP&A-vezetővel, a regionális pénzügyi részleggel és a globális számviteli részleggel.
• Tekintse át a könyvelést és a helyi jogszabályi előírások betartását érintő, az SAP S/4HANA rendszerrel és az elektronikus számlázással kapcsolatos kérdéseket.
• Állítson be napi ellenőrzési ütemtervet az évzárási előkészületek, az egyeztetések és az audit-megkeresések tekintetében.

Az első 6 hónap

A tervezett négy–hat hónapos átmeneti időszak alatt a megbízatás célja a következő volt:

• Tartsák fenn a csoport által már kialakított, gyorsabb havi és negyedéves zárási ütemet.
• Vezesse a helyi könyvelési munkacsoportot az SAP S/4HANA rendszer és az elektronikus számlázás előkészítése terén.
• A külső tanácsadók, a központi IT-részleg, az SAP-tanácsadók és a helyi megfelelési szakértők munkájának összehangolása.
• Újjáépítettük a könyvelési csapatot, miközben párhuzamosan folyt a állandó munkatársak toborzása.
• Az IFRS szerinti konszolidációs beszámolók elkészítése, valamint a helyi jogszabályi kötelezettségek teljesítése.
• Határozzák meg egyértelműen a folyamatokért való felelősségi köröket az üzem, a csoportszintű pénzügyi részleg és az új közös szolgáltatóközpont között.

6+ hónap

• A hat hónapnál hosszabb szállítási határidő nem szerepelt a dokumentált megbízásban.
• A határidő meghosszabbítása a végleges munkaerő-felvétel ütemezésétől és a rendszer stabilizálódásától függne.
• A tervezett állandó működési állapot egy állandó helyi könyvelői csapat volt, amely hatékonyan együttműködött a regionális pénzügyi részleggel és a közös szolgáltatóközponttal.

Átadás és kilépés

• Adja át az átutalási határidőket tartalmazó naptárakat, az egyeztetési fájlokat, a jelentéstételi utasításokat és a szabályozási kötelezettségeket az állandó alkalmazottaknak.
• A fennmaradó SAP-feladatok, az elektronikus számlázás, az audit és a közös szolgáltatásokkal kapcsolatos teendők dokumentálása.
• Gondoskodjon arról, hogy a helyi könyvelés, a pénzügyi tervezés és elemzés (FP&A), a regionális pénzügyi részleg és a közös szolgáltatóközpont között egyértelműen meg legyen határozva a felelősségi kör.
• A kilépés akkor történt, amikor az állandó vezetés átvette az irányítást, és a kritikus feladatoknak már megbízható felelőse volt.

5) Meghozott intézkedések (végrehajtási fókusz):

• A jelenlegi számviteli vezető távozása előtt kidolgozták az átadás-átvétel strukturált menetrendjét.
• Egyértelműbbé vált a havi eredménykimutatás-zárás és a negyedéves mérleg-beszámolás tekintetében fennálló elszámoltathatóság.
• Bevezette a helyi adókra, az elektronikus számlázásra és a törvényben előírt bejelentési kötelezettségekre vonatkozó felügyeletet.
• A csoportszintű beszámolási rendszeren keresztül összekapcsolta a helyi könyvelési tevékenységet az IFRS-szerinti konszolidált beszámolással.
• A zárási és könyvvizsgálati határidők előtt elsőbbséget biztosítottunk a vállalatközi és mérleg-összehangolásoknak.
• Határozzanak meg egy helyszíni vezetési ütemtervet a zárási időszakokra, az évvégére és a rendszerátállásokra vonatkozóan.
• Összehangolta a gyárvezetés, az FP&A, a regionális pénzügyi részleg, a központi iroda és a külső tanácsadók munkáját.
• Közvetlenül foglalkozott a csapatnak a centralizációval és a közös szolgáltatásokra való áttéréssel kapcsolatos aggályaival.
• Támogatta az állandó munkaerő-felvételt anélkül, hogy siettetett, hosszú távú kinevezésre kényszerített volna.
• Előkészítette a számviteli folyamatokat és a felelősségi köröket az esetleges átálláshoz a közös szolgáltatási modellre.

6) Elért eredmények (mérhető bizonyíték):

A jegyzőkönyv a mozgósítási és kiválasztási szakaszt rögzíti, nem pedig a megbízatás utáni, ellenőrizetlen eredményeket. Az adott szakaszban megerősített eredmények a következők voltak:

• Egy helyi székhelyű, ideiglenes számviteli vezetőt, aki megfelelő gyártási és jogszabályi tapasztalattal rendelkezik, továbbjuttattak a végső helyi jóváhagyásra.
• A jelölt rendelkezésre állása egybeesett a jelenlegi munkatárs távozása előtt szükséges átadási időszakkal.
• A javasolt ideiglenes megoldás elfogadta a szükséges hibrid és helyszínen kívüli munkavégzési modellt.
• Az ügyfél inkább időt szánt egy átgondolt, alapos toborzási folyamatra, ahelyett, hogy sürgősen hosszú távú munkatársat vett volna fel.
• A jelenlegi szoros teljesítmény megőrzése a meghatározott feladatprioritásként került biztosításra.
• A csoport már a vezetői hiány kialakulása előtt is nagyjából felére csökkentette a havi és negyedéves zárási ciklusok időtartamát.
• A csoportszintű pontossági arány az alacsony kiindulási pontról a négyötöd feletti szintre emelkedett, ami egy egyértelmű, fenntartandó teljesítmény-alapszintet teremtett.
• Az állandó munkaerő-toborzást és a külső tanácsadói támogatást párhuzamos munkamenetekként hangolták össze.
• A bevezetés előtt egyértelműen meghatározták a helyi előírásoknak való megfelelést, az auditra való felkészültséget és az SAP-átállással járó kockázatokat.

7) Miért CE Interim:

A CE Interim gyorsan lépett, és olyan vezetői profilt talált, aki alkalmas az üzemfinanszírozási területre, az SAP-bevezetésre, a csapat újjáépítésére és a rendszerátállásra.

A kiválasztás nem pusztán a beosztás alapján történt, hanem a helyi szabályozási ismeretekre, a gyártási tapasztalatokra, az IFRS-szabvány szerinti beszámolókészítésre, valamint a határokon átnyúló érdekelt felek kezelésére támaszkodott.

A bevezetési folyamat egyensúlyt teremtett a gyorsaság és a gyárvezetés, a HR-osztály, valamint a helyi pénzügyi döntéshozók által végzett alapvető ellenőrzés között.

Ezzel a parancsnokság hiteles lehetőséget kapott arra, hogy visszaállítsa az irányítást anélkül, hogy megkerülné a helyszínen a végrehajtásért felelős személyeket.

8) Felhívás a cselekvésre:

Ha határokon átnyúló pénzügyi vezetői átmenet során ideiglenes pénzügyi igazgatóra (CFO) vagy ideiglenes pénzügyi vezetőre van szüksége a zárás, a szabályozási előírások betartása és az SAP-bevezetés biztosítása érdekében, a CE Interim gyorsan és biztonságosan tud egy pontosan az Ön igényeinek megfelelő vezetőt biztosítani.

A CE Interim 72 órán belül juttatja el a bizonyítottan vezető beosztású ideiglenes vezetőket határokon, kultúrákon és iparágakon átívelően. Nagy hatású interim menedzsmentre specializálódtunk magántőke-befektetési társaságok, családi irodák és globális vállalatok számára, amelyek az átmenet pillanataiban: digitális átalakulás, piacra lépés, működési fordulat, fúzió utáni integráció vagy válsághelyzet előtt állnak.

Nem csak a hálózatunk sebessége vagy mélysége különböztet meg minket, hanem az is, ahogyan vezetünk. Minden megbízást személyesen egy CE Interim ügyvezető partner irányít: korábbi vezérigazgatók, pénzügyi igazgatók vagy operatív igazgatók, akik már ültek az Ön oldalán, és irányították a szervezeteket a nagy tétekkel járó döntések során.

Globális tehetségbázisunkkal és Európára, az Egyesült Államokra és a Közel-Keletre kiterjedő működési hatókörünkkel nem szerepeket töltünk be, hanem bizalmat építünk, átmeneteket vezetünk és eredményeket érünk el.

A Valtus Alliance, a világ legnagyobb Executive Interim Management cégek szövetségének részeként több mint 25 irodánk és több mint 80 vezető partnerünk révén több mint 50 országban biztosítjuk a zökkenőmentes nemzetközi végrehajtást.

Határokat áttörő vezetői tevékenység. Kompromisszumok nélküli eredmények.