A cseh gyárnak új beszállítóra van szüksége. A döntést a német központ hozza meg.

Röviden

Amikor egy kritikus alapanyag szállítása megszakad, az üzem gyakran napokon belül találhat megvalósítható alternatívát. Az ezt követő, sürgősségi beszerzési döntés nem arról szól, hogy alkalmazzák-e ezt az alternatívát. Hanem arról, hogy ki vállalhatja ezt, milyen pénzügyi keretek között és mennyi ideig. A központi iroda továbbra is megtartja a kereskedelmi és megfelelési felügyeletet, amelyért felelősséggel tartozik. Egy határolt, időben korlátozott felhatalmazás gyorsabban megoldja ezt a kérdést, mint a teljes beszerzési politika felülvizsgálata. Nevezzen meg egy jóváhagyót és határozzon meg egy rögzített felülvizsgálati dátumot. A műszaki elfogadhatóság és az ügyfél jóváhagyása továbbra is különálló, nem megkerülhető lépések maradnak.

A kiváltó ok: alternatív beszállítók azonosítása kontra a beszállítóváltásra vonatkozó döntési jogkör

A zavar ritkán az alternatívák hiányával kezdődik. Az egyetlen beszállító csődbe megy, kapacitásvesztést szenved el, vagy a minőség jelentősen romlik. Néhány napon belül az üzem saját mérnökei és beszerzői gyakran találnak egy megfelelő, regionális helyettesítőt, amelynek rendelkezésre álló kapacitása van.

A nehézségek akkor kezdődnek, amikor valaki megpróbálja leadni a megrendelést. Az anyavállalat szokásos beszállító-felvételi folyamata a stabil állapotban fennálló kockázatok kezelésére szolgál. Ez magában foglalja a hitelképesség-ellenőrzést, a megfelelőségi auditokat, a keretszerződés feltételeit és több szintű jóváhagyási folyamatot. Ez a folyamat olyan, hónapokkal előre megtervezett beszerzési döntésekhez illeszkedik, amelyeknél nem kell számolni azzal, hogy egy gyárban a biztonsági készlet napjai már a végéhez közelednek.

Ez nem arról szól, hogy az egyik fél gondatlan lenne. A központ – jó okkal – védi a csoportszintű beszerzési feltételeket, a szabályozási kötelezettségeket és a kereskedelmi felelősséget. Az üzem pedig azt a vevői szállítási határidőt védi, amelyet nem tud eltolni. Mindkét álláspont jogos. Ami hiányzik, az egy olyan út, amelyen végre lehet hajtani egy korlátozott, vészhelyzeti beszerzésen alapuló gyártási kötelezettségvállalást. Az első védelmi vonal végig érintetlen marad.

A sürgősségi beszerzéssel járó gyártás legfontosabb jóváhagyási pontjai

A határokon átnyúló beszerzési viták gyakran abból adódnak, hogy a csapatok két különböző lépést kevernek össze egy beszélgetés során. A kereskedelmi megrendelés és a műszaki gyártási engedély különböző kérdésekre ad választ. A kettő összekeverése patthelyzetet eredményez. A beszállító megrendelés nélkül nem vállalja a nyersanyag-ellátást. A vevő pedig addig nem állítja ki a megrendelést, amíg a műszaki és megfelelőségi dokumentáció nem készül el, ami hetekig is eltarthat.

A hatékony reagálás négy olyan döntést különböztet meg, amelyek nem igényelnek ugyanazt a felelőst vagy ugyanazt az ütemtervet:

• Üzleti kötelezettségvállalás: a megrendelés kiadására és az új beszállítóval a kereskedelmi feltételekről való megállapodásra vonatkozó jogosultság.
• Pénzügyi kockázat: az a kumulatív kiadási határ, amelyet a vállalat hajlandó vállalni, mielőtt újra felülvizsgálná a helyzetet.
• Műszaki átvétel: az alkalmazandó ellenőrzési és minősítési lépések révén annak megerősítése, hogy a termék megfelel a műszaki előírásoknak.
• Az ügyfél hozzájárulása: az a jóváhagyás, amelyet az ügyfél saját minőségbiztosítási részlegének meg kell adnia, mielőtt az alkatrész bekerülne az ellátási láncába.

Az első jóváhagyása nem jelenti az utóbbi jóváhagyását. A megrendelés lehetővé teszi a beszállító számára, hogy megkezdje a minták gyártását. Ez azonban még egyetlen darabot sem juttat az ügyfél termékébe.

Csoportos beszerzési kivétel létrehozása a beszállítók gyors bevonása érdekében

A korlátlan beszerzési szabadság biztosítása nem jelent megoldást, és egy jól működő csoportos beszerzési rendszer sem fogadhatja el ezt. A megfelelőbb megoldás egy hivatalos, időben korlátozott, a konkrét válságra vonatkozó rendkívüli gyártói beszerzési kivétel. Egy jól működő csoportos beszerzési kivétel végig konkrét, körülhatárolt és időben korlátozott marad.

Mielőtt a vállalat a kivételi rendelkezés alapján bármilyen kötelezettséget vállalna, a felhatalmazott jóváhagyónak írásban rögzítenie kell a következőket:

• A kivétel pontosan azokra a cikkszámokra vagy anyagkategóriákra vonatkozik, amelyekre kiterjed, és semmi másra.
• A kumulatív vásárlási értékre vonatkozó rögzített pénzügyi felső határ.
• A mennyiségi korlátot kizárólag az ügyfelek igényei alapján állapítják meg. Ez addig marad érvényben, amíg az elsődleges beszállító helyreáll, vagy a vállalat egy állandó beszerzési forrást talál.
• Egy érvényességi idő, amely általában harminc–hatvan nap, amelynek letelte után a jogosultság automatikusan visszakerül a szokásos beszerzési csatornákhoz.

A kivétel alapján vállalt minden kötelezettséghez rövid döntési jegyzőkönyvet is kell készíteni. Ebben fel kell tüntetni, hogy az elsődleges beszállító miért nem tudott szállítani, és miért választotta a vállalkozás az alternatív megoldást. Emellett rögzíteni kell a megállapodás szerinti árat és a kilépési feltételeket is. Ez nem pusztán a papírmunka kedvéért történik.

Ez a nyilvántartás lehetővé teszi a belső ellenőrzés, az ügyfél minőségbiztosítási részlege és – adott esetben – az adóhatóságok számára, hogy megismerjék a történteket. A válság elmúltával láthatják, hogy a vállalat mit hagyott jóvá, ki hagyta jóvá, és miért.

A beszerzési ütemtervek összehangolása a központi irodák és a helyi egységek között

A központi iroda és az érintett gyár általában eltérő ütemterv szerint működik, és mindkét félnek megvan a maga ésszerű indoka. A csoportszintű beszerzési részleg számára a sürgősségi beszállító kijelölése csupán egy tétel a hosszú heti napirenden. A gyár számára viszont minden műszak során elfogy egy olyan alkatrész korlátozott készlete, amelyet nem tud pótolni.

Normál körülmények között ésszerű döntés egy hetet várni, hogy jobb árat alkudjunk ki. Ez a döntés azonban már nem tekinthető ésszerűnek, ha a készlethiány olyan közel van, hogy veszélyezteti a vevő saját gyártósorát. Ekkor a várakozás költsége ritkán áll arányban a várható megtakarítással.

A megoldás nem az, hogy a központot kizárjuk a döntéshozatalból. Hanem az, hogy a gyár számára egy rövid, tényeken alapuló eskalációs útvonalat biztosítsunk. Foglaljuk össze, mi nem működött, és mit tud, illetve mit nem tud még az alternatíva megerősíteni. Adja hozzá, hogy az üzem milyen felhatalmazást kér, és mikor kell döntést hozni. Egy működőképes, vészhelyzeti beszerzési és gyártási útvonal attól függ, hogy az eskaláció gyorsan eljusson a megfelelő személyhez, nem pedig attól, hogy a felügyeletet teljesen megszüntessék.

Döntési jogok áttekintése a sürgősségi beszerzések és ellátás terén

A döntési jogok térképe egyértelművé teszi a felhatalmazást, így nem kell azt minden válság alkalmával újra és újra tárgyalni. Ez a beszélgetés szervezésére szolgáló modell, nem pedig állítás arról, hogy egy adott vállalat jelenleg hogyan működik.

Minden folyamatban lévő beszerzési döntés esetében legalább a következőket rögzítsd:

• Az alternatív beszállító előminősítése: Ezt a lépést az üzemtervezés vagy a minőségbiztosítás kezdeményezi, és az üzem beszerzési vezetője javasolja. Ebben a szakaszban még nem jár pénzügyi kötelezettségvállalás. Az alkalmassággal kapcsolatos vita a vállalati minőségbiztosítási részleghez kerül.
• Szerszámgyártási vagy prototípus-készítési kötelezettségvállalás: az üzemtervezés javasolja, és a kijelölt ideiglenes vagy üzemigazgató jóváhagyja. A döntés az eltérés pénzügyi felső határán belül marad. Az e határt meghaladó költségek esetén a döntés a csoportszintű beszerzési részleghez kerül.
• Kezdeti átmeneti gyártási megrendelés: az anyagtervezés javasolja. A kijelölt felelős és a csoportos árucikk-menedzser közösen hagyják jóvá, az eltérés mennyiségi korlátjának keretein belül. Először át kell esnie egy kezdeti mintavizsgálaton.
• A sorozatgyártás megkezdése: A gyár minőségbiztosítási osztálya ezt javasolja. Ezt kizárólag a megrendelő saját minőségbiztosítási képviselője hagyhatja jóvá, a megrendelő saját jóváhagyási követelményeinek megfelelően. Ezt semmilyen belső aláírás nem helyettesítheti.

Minden sorhoz meg kell adni egy névvel jelölt jóváhagyót és egy meghatározott határértéket. Az a táblázat, amelyben ezek közül bármelyik hiányzik, csak ábra, nem pedig felhatalmazás.

Esettanulmány: Cseh autóipari beszállító – beszállítóváltás és vészhelyzeti beszerzés

Egy jelentős német Tier 1-es autóipari hajtáslánc- és hőkezelő rendszerek beszállítója egy 850 fős precíziós megmunkáló és összeszerelő üzemet működtet Csehország Plzeň régiójában, amely kritikus fontosságú motormodulokat szállít a baden-württembergi és bajorországi főbb német járműgyáraknak.

A nagy pontosságú alumínium öntvényházak egyetlen német beszállítójánál kemence-robbanás történt. A beszállító legalább tizenkét hetes, vis maior miatti leállást jelentett be.

A cseh gyár öt napra elegendő tartalékkészlettel rendelkezik. A cseh mérnökök gyorsan megtalálnak egy alkalmas alumínium-nyomóöntő üzemet, amely 60 kilométerre fekszik Észak-Csehországban. Az üzemnek van szabad kapacitása, és tíz napon belül képes átállítani a szerszámokat.

A stuttgarti székhelyű vállalati beszerzési osztály általában előírja, hogy minden új beszállító kijelölését jóvá kell hagynia a kéthetente ülésező Központi Beszerzési Bizottságnak. A szokásos beszállítói ellenőrzés nyolc hetet vesz igénybe. A gyár vezetése arra figyelmeztet, hogy a gyártósor egy héten belül leáll. A szerződés szerinti költség műszakonként 50 000 euró ügyfélkártérítés formájában merül fel.

A szokásos beszállítói bevonási folyamatok szűk keresztmetszetei

Három tényező egyszerre állította le az üzem működését, ami inkább a központi beszerzési osztály és az üzem üzemeltető csapata közötti szélesebb körű és érthető feszültséget tükrözte, mintsem bármelyik fél hibáját. A vállalati beszerzési osztály addig nem volt hajlandó kiadni a beszállítói azonosítószámot, amíg egy tizenkét hetes fenntarthatósági és pénzügyi audit le nem zárult.

Az üzemmérnökök már ellenőrizték az új beszállító műszaki alkalmasságát. Az új beszállító viszont aláírt megrendelés nélkül nem vásárolna speciális alumíniumtömböt, és nem kezdene bele a gépek beállításába. A csoportos beszerzési részleg pedig aláírt, többéves keretszolgáltatási szerződés nélkül nem hozna létre sürgősségi beszállítói azonosítószámot az SAP-ban.

Miután a csapat kizárta a karanténba helyezett és a már lekötött anyagokat, a nettó, a követelményeknek megfelelő tartalékkészlet csupán 3,5 gyártási napra volt elegendő. A csapat megvizsgálta egy spanyolországi 2. szintű alternatívát, de végül elvetette azt. A húsznapos szállítási idő és a szerszámok átalakításához szükséges késleltetés nem volt összeegyeztethető a rendelkezésre álló idővel.

Az időkorlátos sürgősségi beszerzési engedélyek végrehajtása

A gyártósor közelgő leállása miatt a vállalat ideiglenes beszerzési igazgatót nevezett ki a válságkezelés irányítására, aki negyvennyolc órán belül megérkezett a helyszínre. Az igazgató közvetlenül a csoport operatív igazgatójának tartozott beszámolási kötelezettséggel. A csoport igazgatótanácsa felhatalmazta őt arra, hogy 350 000 euróig terjedő sürgősségi kötelezettségvállalásokat közvetlenül jóváhagyhasson.

Ez az egyetlen változtatás oldotta meg a patthelyzetet Stuttgartban. Hat órán belül kiadták a sürgősségi szerszám- és kísérleti tételre vonatkozó megrendelést.

A tízhetes együttműködés ezután két szakaszban zajlott le. Az első szakaszban egy hatvan napos, korlátozott hatályú beszerzési szerződés keretében engedélyezték a prototípus- és előszériás alkatrészek kereskedelmi gyártását. Ez lehetővé tette az új cseh beszállító számára, hogy beszerezze az alapanyagokat és megkezdje a szerszámok gyártását.

A második szakasz kizárólag a gyártósori bevezetésre korlátozódott. Ezen belül külön nyomon követték a koordináta-mérőgép (CMM) segítségével végzett méretellenőrzéseket, valamint a 3. szintű PPAP-beadvány gyorsított benyújtását az OEM-ügyfelek minőségbiztosítási mérnökeivel együttműködésben. Ez volt a két szükséges jóváhagyás, mielőtt bármely alkatrész bekerülhetett volna a járműgyártásba.

Egy napi tizenöt perces standup-megbeszélés keretében kapcsolatba léptek egymással az üzem minőségügyi vezetője és az új beszállító műszaki igazgatója. Ugyancsak kapcsolatba léptek egymással a német csoport beszerzési vezetője és az ügyfél minőségügyi kapcsolattartója. Ennek köszönhetően a csoport még aznap megoldotta a szerszámváltoztatásokkal és a kereskedelmi kérdésekkel kapcsolatos problémákat. Semmi sem maradt a heti áttekintésig.

Eredmények: Megszakításmentes gyártás és hosszú távú költségmegtakarítás

Az első üzemzavar bekövetkezésétől a stabilizáció megerősítéséig tartó tíz hét alatt a cseh gyár végig megszakítás nélkül folytatta a sorozatgyártást, így elkerülve azokat a vevői kárigényeket, amelyek a gyártósor leállása miatt akár meghaladhatták volna a 2,5 millió eurót. Az új cseh beszállító tizenegy naptári napon belül elvégezte a szerszámok átalakítását, a minták ellenőrzését és az első szállítást.

A vészhelyzeti árfelár az előző szerződéshez képest kevesebb mint négy százalékkal emelkedett. A későbbi mennyiségi kiigazítások eredményeként pedig éves szinten 320 000 euró nettó megtakarítás valósult meg.

A német anyavállalat később átvette a jelen forgatókönyvben alkalmazott vészhelyzeti döntéshozatali szabályzatot. Ez az európai leányvállalatoknál az általános vészhelyzeti beszerzési eljárássá vált.

A csoportos beszerzési kivétel megszüntetése a szabályoknak való megfelelés biztosítása érdekében

Egy korlátozott idejű, vészhelyzeti beszerzésre vonatkozó gyártási kivétel csak akkor marad korlátozott, ha valaki felelős annak lezárásáért. Építsék be az értékelést magába a megbízási okiratba. A lejárati napon – vagy korábban, ha az elsődleges beszállító helyreáll – a beszerzési és az üzemvezetés közösen értékeli a helyettesítő teljesítményét. Ezután írásban döntik el, hogy véglegesen minősítik-e, meghosszabbítják-e a kivételt egy meghatározott időtartamra, vagy lezárják-e azt.

E lépés elmulasztása esetén az ideiglenes megbízás észrevétlenül a vállalat által az adott kategóriában mindig alkalmazott beszerzési módszerré válik. Ez kívül esik az irányítási rendszeren, így senki sem láthatja, és senki sem ellenőrizheti. Általában nem az eredeti döntés, hanem a kialakult szokás az, ami a jövőbeli felülvizsgálat során feltárható megfelelési kockázatot eredményezi.

Ez az a terület is, ahol a csoport megőrzi hatáskörét. A megbízás révén összehangolható a vészhelyzeti reagálás, és biztosítható a folyamat zavartalan haladása. Ez azonban nem helyettesíti az igazgatóság, az ügyfél vagy egy szakértő tanácsadó jóváhagyását, amelyet kizárólag maguknak tartanak fenn.

Vezetői pozíciók: ideiglenes beszerzési igazgató kontra ellátási lánc-igazgató

Nem minden, a gyártáshoz kapcsolódó sürgősségi beszerzési döntéshez van szükség külső segítségre. Ahol a beszerzés és az üzemvezetés már szorosan együttműködik, ott ennek a csapatnak kell irányítania a válságkezelést. Ez akkor érvényes, ha a belső árucikk-felelős rendelkezik a szükséges beosztással, idővel és egyértelmű felhatalmazással a cselekvésre. Ők már ismerik az érintett ERP-rendszereket, a költségvetési kódokat és a beszállítói kapcsolatokat. Külső vezetők bevonása csupán átadási költségeket jelentene, anélkül, hogy ezzel ellensúlyozó előny járna.

A nehézség abban rejlik, hogy az akut hiány gyakran pont akkor jelentkezik, amikor a belső kapacitás már a határán van. Ugyanazok a beszerzési vezetők felelnek az éves megtakarítási célokért és a szerződésmegújításokért. Ugyanazok az üzemvezetők kezelik a zavarokból eredő működési következményeket. Egyik részlegnek sincs olyan befolyása, hogy önállóan felülbírálhassa a másikat. Egy olyan döntés, amelynek meghozatala órákba telne, hetekig elhúzódhat.

Egy ideiglenes beszerzési igazgató felelősséget vállalhat egy ilyen, határozott keretek közé szorított beszerzési döntésért. A Ellátási lánc igazgató ez a megfelelőbb felelős személy egy szélesebb körű, több döntést is magában foglaló intézkedéssorozat esetében. Akár így, akár úgy, a vállalat egy felelős személyt kap, aki egyértelmű felhatalmazással rendelkezik a beszállítóváltásra, és akit nem terhelnek sem a beszállító, sem a vállalat oldalán fennálló korábbi részlegközi hagyományok. Érdemes megbeszélést kezdeményezni a CE Interim Partnerrel, miután az üzem azonosított egy megvalósítható alternatívát. Lehet, hogy egyelőre még nincs olyan eljárás, amely lehetővé tenné a gyors jóváhagyást.

Gyakran feltett kérdések a sürgősségi beszerzéssel kapcsolatos gyártásról

Kinek kell jóváhagynia a sürgősségi beszerzési döntéseket?

A jóváhagyásnak egy kifejezetten erre a célra kialakított útvonalon kell lezajlania, pontosan két aláírással. Az egyik aláíró a helyszíni operatív vezető, például az ideiglenes beszerzési igazgató vagy az üzemigazgató. A másik aláíró a csoport beszerzési igazgatója, vagy egy vele egyenrangú, felhatalmazott vállalati vezető. Ezen csatornára órában, nem pedig hetekben mérhető feldolgozási határidőt kell meghatározni. Ezzel kiküszöbölhető a többszintű bizottsági késedelem, amely általában megakadályozza a sürgősségi beszerzések jóváhagyását. A vállalati felügyelet és az általa létrehozott ellenőrzési nyomvonal továbbra is teljes mértékben érvényben marad.

Felülírhatja-e a helyi beszerzés a csoport által kijelölt beszállítókat?

Valódi szállítási válság esetén igen, meghatározott keretek között. A csoport ideiglenes felhatalmazást adhat a helyi beszerzési részlegnek, hogy alternatív beszállítóval kössön szerződést, amennyiben a csoport által kijelölt beszállító nem tud eleget tenni a kötelezettségvállalásának. Ennek a felhatalmazásnak meghatározott kiadási felső határral, a tényleges ügyféligényekhez igazodó mennyiségi korláttal és rögzített lejárati dátummal kell rendelkeznie. Ez a szokásos irányelvtől való eltérés szűk körű és teljes mértékben dokumentált. Soha nem válhat olyan határozatlan idejű felhatalmazássá, amely lehetővé tenné a csoportszintű beszerzés megkerülését, valahányszor a helyi csapatok úgy ítélik meg, hogy az gyorsabb megoldás.

A beszerzési jóváhagyás lehetővé teszi-e a termelés azonnali megkezdését?

Nem. A kereskedelmi megrendelés felhatalmazást ad az alternatív beszállítótól származó anyagok, szerszámok és kapacitás beszerzésére. Arról azonban nem szól, hogy az így előállított termék az ügyfél termékének részét képezi-e. Az aktív gyártásba való bevezetéshez továbbra is külön műszaki átvételre és az ügyfél jóváhagyására van szükség. Az alkatrésznek továbbra is meg kell felelnie az adott minősítési és ellenőrzési lépéseknek. A kereskedelmi sürgősség soha nem indokolhatja e lépések lerövidítését.

Hogyan kell felülvizsgálni az ideiglenes szolgáltatóváltási engedélyt?

A kivételes rendelkezésbe már a kezdetektől építsenek be egy felülvizsgálati határidőt, amely általában harminc–hatvan nap múlva esedékes. Ekkor a beszerzési és az üzemvezetésnek közösen kell értékelnie, hogy a fő beszállító helyreállt-e. Emellett azt is meg kell vizsgálniuk, hogy az alternatív beszállító eddigi teljesítménye indokolja-e egy állandó szerződés megkötését. Az ideiglenes megbízás ezután lezárható, további időszakra meghosszabbítható, vagy átalakítható szokásos beszállítói kapcsolattá.

Kapcsolódó ismeretek és a következő lépés

A cikkben tárgyalt döntés a kereskedelmi engedélyezésre korlátozódik. Nem terjed ki arra a külön kérdésre, hogy egy megfelelő helyettesítő termék mikor léphet ténylegesen gyártásba. Ez a műszaki elfogadástól és a vevő jóváhagyásától függ, nem pedig a beszerzési jóváhagyástól.

További olvasnivaló:

• Ne irányítsák a gyárat Franciaországból: Hogyan rombolja le az árnyékvezetés a helyi felelősségvállalást a lengyel gyárakban
• Hogyan kell szabályozni a határokon átnyúló ideiglenes vezetői megbízatást?
• Teljesítménybeli elmaradás vagy strukturális válság? A magyar feldolgozóipar igazgatósági szintű elemzése

A CE Interim pontosan ilyen helyzetekre kínál határokon átnyúló ideiglenes vezetői megoldásokat. Előfordulhat, hogy egy gyárnak van ugyan működőképes vészhelyzeti beszerzési megoldása, de mégsem áll rendelkezésre gyors, elszámoltatható eljárás annak jóváhagyására. Amikor a vállalatnak megbízásra van szüksége, a CE Interim segítséget nyújthat. A cég egy már átvilágított, a megbízásnak megfelelő, titoktartási megállapodást aláíró vezetőt biztosít, aki a megbízási feladatleírás elkészülte után 72 órán belül munkába állhat.

Ha bizalmasan szeretne megbeszélni egy aktuális beszerzési döntést, vegye fel a kapcsolatot egy CE ideiglenes partnerrel.