Röviden

Az ERP-rendszer élesítésre való felkészültsége az üzem által nyújtott dokumentált bizonyítékoktól függ. Az ERP (vállalati erőforrás-tervezés) összekapcsolja a megrendeléseket, a beszerzést, a gyártást, a készleteket és a pénzügyeket. Az élesítés az a nap, amikor az üzem már a rendszerrel működik. A projektfelelős akkor hagyhatja jóvá az élesítést, ha minden kritikus tevékenységnek megvan a kijelölt felelőse, és vagy bizonyíték áll rendelkezésre, vagy van egy tesztelt tartalék megoldás, amelynek lejárati dátuma is meg van határozva. Emellett el kell végezni az új rendszerre való átállás időzített próbáját is. Ha hiányoznak a bizonyítékok, a szponzor elhalaszthatja az üzembe helyezést, szűkítheti a bevezetés hatókörét, vagy elfogadhatja a dokumentált kockázatot, és mindegyiknek megvan a maga költsége.

A tervezett ERP-bevezetési időpontok és az üzemkészségre utaló jelek megkülönböztetése

Egy hipotetikus üzemben a vezetőség már hónapokkal ezelőtt rögzítette a hétvégét az új rendszerre való átállás (a cutover) időpontjaként. A programjelentés jelenleg azt mutatja, hogy a konfigurálás befejeződött, és a tesztelés a tervek szerint halad. A szponzor egy gyakorlati kérdéssel szembesül: a jóváhagyás egy dátumra vonatkozik, vagy egy olyan üzemre, amely képes a működésre? A dátum azt mutatja, hogy a terv szerint mikor várható a készenlét. A bizonyítékok pedig azt mutatják, hogy az üzem elérte-e ezt az állapotot. Egy zöld mérföldkő megerősíti egy munkacsomag átadását. Nem erősíti meg azonban, hogy a megrendelések, az anyagok és a számlák áramlanak-e az üzemben.

A késések a megvalósító partnerek díjait, a továbbfoglalkoztatott alvállalkozókat és egy kényes beszélgetést jelentenek a csoport igazgatóságával. A korai bevezetés olyan költségekkel jár, amelyek nem szerepelnek a programjelentésben. A kiszállításra nem kerülő megrendelések nem eredményeznek számlát, így a pénz visszatartásra kerül. A lengyelországi késedelmes vagy megbízhatatlan első időszakzárás miatt a központ a bevezetés előtti időszakhoz képest gyengébb adatok alapján kénytelen irányítani az üzemet. Azok az ügyfelek, akik a késedelmes szállításokat észlelik, az üzem vezetése mellett a csoportvezetést is bevonják a panaszukba. Ez gyengíti a helyi vezetés tekintélyét éppen akkor, amikor az üzemnek a legnagyobb szüksége lenne rá.

A vállalati központ és a helyi gyár felkészültségi értékelési szempontjainak összehangolása

Egy müncheni, zürichi vagy párizsi irányítócsoport a mérföldkövek, a partnerek jelentései és egy csoportszintű sablon alapján ésszerűen értékeli a program állapotát. Ő felel a tőkéért, és a tulajdonosnak tartozik elszámolással. A szponzor a csoportszintű egységességet mérlegeli azzal szemben, hogy az üzem képes-e befogadni a bevezetést. A lengyel üzemnek olyan vevői szállítási határidőkhöz és műszakbeosztásokhoz kell igazodnia, amelyek nem változnak a szoftver bevezetési dátuma miatt. Az a közvetlen vezető, aki azt mondja, hogy egy raktári folyamat még nem működik, működési információt ad, nem pedig ellenállást tanúsít.

A tervezett felülvizsgálat előtt három határokon átnyúló kérdésre kell választ találni. Ki hagyja jóvá csoportszinten a sablonhoz képest a helyi eltéréseket, és milyen határidőn belül? Melyik vezető viseli a lengyel leányvállalatnál a jogi felelősséget, ha a bevezetés után problémák adódnak a számlázással vagy a jelentéstétellel? A runbook (az átállási szkript) és a munkavégzési utasítások alkalmasak-e a lengyelül beszélő műszakos csapatok számára?

Az üzem folyamatfelelősei egy indítási döntési jegyzőkönyvet (az alábbiakban ismertetett) töltenek ki a szponzor számára. Amennyiben nincs olyan belső felelős, aki mindkét oldalon rendelkezik felhatalmazással, a központ és az üzem közötti vezetői szintű személy is betöltheti ezt a szerepet. Ez a készenléti felelős a szponzor által ráruházott felhatalmazást mindkét szervezetben érvényesíti, és ugyanazokat a tényeket jelenti mindkét irányba.

Működési kulcsfontosságú teljesítménymutatók és a kockázati sáv értékelésére szolgáló jelzések

A kockázati időszak akkor kezdődik, amikor esedékessé válik az első olyan kötelezettségvállalás, amelynek elhalasztása jelentős költségekkel jár. Ilyen például az átállás előtti készletfelhalmozás, a bevezetési partner visszavonulása, az ügyfelek értesítése és az adatfagyasztás. Ezen időszakon belül az ERP-készségi értékelés a gyárból származó három megfigyeléssel veszi kezdetét.

• A programjelentés zöld, mégis a közvetlen felettesek segítség nélkül nem tudnak egyetlen ügyfélmegrendelést sem végigvinni az új rendszeren.
• A kulcsfelhasználók az első hetekben párhuzamos papír alapú nyilvántartást kívánnak vezetni.
• Az átállási szkript az adatátvitelt fedi le, de nem tartalmazza az áruátvételhez és -kiszállításhoz szükséges kézi lépéseket.

Minden észrevétel bizonyíték iránti kérést vált ki, és semmit sem mond az üzem dolgozóiról. A hiányzó kézi műveleteket a próba előtt le kell írni. A párhuzamos bejegyzések az első hetekben megmaradhatnak, amennyiben a bejegyzés megnevezi a tulajdonosát.

A gyártási ERP-rendszerre való felkészültség ellenőrzése a megrendelések teljes folyamatának tesztelésével

Az ERP-rendszer élesítésre való felkészültségének felméréséhez kövessünk nyomon egy ügyfélmegrendelést az új rendszeren keresztül. Hagyjuk, hogy az üzem válassza ki azt olyan kivételes esetek miatt, mint például egy részszállítás, egy exportdokumentum vagy egy selejt-nyilvántartás.

• A megrendelés bekerül a rendszerbe.
• A rendszer ellenőrzi és lefoglalja a megrendeléshez szükséges nyersanyagot.
• A tervező beosztja a gépek kapacitását, a raktár pedig kiadja az anyagokat a gyártósornak.
• A sor rögzíti a késztermelést és a felhasznált anyagokat, beleértve a selejtet is.
• A szállítási csapat elkészíti a szállítási és vámokmányokat, majd elküldi az árut.
• A pénzügyi osztály kiállítja a szabályoknak megfelelő számlát, és könyveli a bevételt.

Egy tapasztalt üzemvezető a lépéseket logikai sorrendben követi nyomon. Az anyagkibocsátás (3. lépés) vagy a kiszállítás (5. lépés) során felmerülő hiba először a műszakot, majd az ügyfelet érinti. Mindkét esetben szükség van egy tartalék megoldásra, amelyet a műszak már begyakorolt. A raktárnyilvántartásban fellépő hiba utoljára derül ki, és a kijavítása a legköltségesebb, ezért a tulajdonosok ezt vizsgálják meg elsőként. A rendszert használó műszak által végzett próbafutás fontosabb, mint a programcsapat által végzett zöld próbafutás.

Egy tevékenység akkor minősül kritikusnak, ha annak meghiúsulása az áruk mozgásának leállását, a készletnyilvántartás megsérülését, egy számla felfüggesztését vagy a törvényes jelentéstételi kötelezettségek be nem tartását eredményezné. A készenléti felelős javaslatot tesz a besorolásra, amelyet a szponzor jóváhagy, mielőtt az üzem összegyűjtené az alátámasztó bizonyítékokat. Az egyéb tevékenységek egy meghatározott időtartamra kijelölt, kézi eljárás alapján is végrehajthatók.

A Microsoft Üzembe helyezési ellenőrzőlista valamint az ahhoz kapcsolódó iránymutatásai az élesítés előkészítése ezek a Dynamics 365-re vonatkoznak. Hasznos útmutatásként szolgálnak ahhoz, hogy egy program mit kell tesztelnie.

Az ERP-átállás irányításának kialakításához szükséges első lépések

Először is a szponzor kijelöli a készenléti felelőst, a sabloneltérések csoportszintű jóváhagyóját, valamint a felülvizsgálat időpontját. Ha a kockázati időszak már megkezdődött, a felülvizsgálat azzal kezdődik, hogy felsorolják, mely kötelezettségvállalások léteznek, és melyeket tud a szponzor még visszavonni. A szponzor emellett összehasonlítja az átállás időpontját a pénzügyi zárással és a tervezett leállásokkal. Másodszor, a felelősök igazolják saját tevékenységeiket, kezdve a készlet- és főkönyvi nyilvántartásokkal, amelyek adatai később a legnehezebben egyeztethetők. Harmadszor, egy időzített átállási próba során minden tartalék megoldást végigpróbálnak.

A szponzor tehát kétszer hoz döntést. A meghatározott időpontban tartott felülvizsgálat során az a kérdés, hogy az eddigi bizonyítékok indokolják-e az olyan kötelezettségvállalások meghozatalát, amelyek kizárnak bizonyos lehetőségeket. A próba után pedig az a kérdés, hogy folytassák-e a projektet, szűkítsék-e a kereteket, vagy halasszák-e el.

Döntéshozatali útvonalak: folytatás, elhalasztás vagy a hatókör szűkítése

A második döntésnél minden lehetőség a bizonyítékoktól függ.

• Tovább amikor minden kritikus tevékenységnek megvan a felelőse, és vagy bizonyíték áll rendelkezésre, vagy egy tesztelt tartalék megoldás, és az időzített próbafutás is lezajlott.
• Elhalasztás ha egy kritikus tevékenységhez nincs sem bizonyíték, sem tesztelt tartalék megoldás, kivéve, ha a csoport igazgatótanácsa elfogadja a kockázatot. Halasszák el azt is, ha az üzem nem bízik a készletnyilvántartásában, vagy ha egy jogszabályi követelmény nem felel meg a szakértői vizsgálatnak. A halasztás meghatározza, hogy mely bizonyítékok alapján kerülhet sor a következő időpontra, valamint hogy a kockázati időszakból mely kötelezettségeket tartanak fenn, illetve melyeket nyitnak meg újra.
• A kiadás körének szűkítése amikor a nem kritikus modulok várhatnak. A szűkített hatókörnek biztosítania kell a megrendeléstől a számlázásig tartó folyamat folytonosságát, minden szükséges jóváhagyással együtt. Egy üzem kezdetben a készletkezeléssel, a gyártás nyilvántartásával és a kiszállítással indulhat, és elhalaszthatja a részletes ütemezést. Ezzel a sebességet cserélik fel egy későbbi, második átállásra.

Az események eszkalációs protokolljának kezelése, a visszavonási kritériumok és a bevezetés utáni műveletek

Az a tevékenység, amelynek nincs kijelölt felelőse vagy nincs tesztelt tartalékmegoldása, a szponzorhoz kerül. A szponzor megállapodik a legutóbbi reális visszavonási pontban, abban, hogy ki kezdeményezheti a visszavonást, és mi váltja ki azt. Amíg az éles tranzakciók nem kerülnek könyvelésre az új rendszerben, a jelenlegi rendszerhez való visszatérés csupán tervezési kérdés. Ezt követően ez két adatkészlet összehangolását jelenti.

Az első hetekben a készenléti felelős megállapodás szerinti gyakorisággal átad egy rövid listát a szponzornak. A lista tartalmazza a visszatartott szállítmányokat, a ki nem állított számlákat, a készleteltéréseket és a lejárati dátumukat már túllépő tartalékokat, amelyeket mind a korábban meghatározott határértékekhez viszonyítva vizsgálnak.

Irányítás és szerepek az ERP-projekt végleges „megvalósítás vagy elvetés” döntésében

Véleményünk szerint nem csupán annak kell felelősséget vállalnia a bevezetés időpontjáért, aki azt javasolja. A készenléti felelős – általában az ERP-program igazgatója – az üzem munkacsoport-vezetőivel közösen állítja össze a dokumentációt, és tesz javaslatot. Mivel ez a szerepkör felel a bevezetés időpontjáért, a javaslat a folyamatfelelősök jóváhagyásai mellett felsorolja az összes fennálló kockázatot is. A megvalósító partner beszámol a teljesítési állapotról és a késedelem költségeiről, de nem igazolja a készenlétet. A végrehajtó szponzor (például a csoport operatív igazgatója) mindkét felet meghallgatja az üzem vezetésével együtt. A szponzor hozza meg az ERP-bevezetésről szóló döntést, és viseli az üzemeltetési kockázatot. A szponzornak előre rögzítenie kell, hogy ki utasíthatja el a bevezetést, és ki hatálytalaníthatja az elutasítást.

A folyamatfelelősök kifogásainak kezelése és a megoldatlan kockázatok kezelése

Minden folyamatfelelős maga dönti el, hogy aláírja-e a saját tevékenységét. A készenléti felelős javaslatot tesz arra, hogy mi minősül bizonyítéknak, a szponzor pedig ezt a kritikus besorolással erősíti meg. Ha egy folyamatfelelős nem írja alá, a nyilvántartás feltünteti a hiányzó bizonyítékot, azt, hogy ki tudja azt benyújtani, és mikor. Addig a tevékenység nem minősül késznek.

A szponzor elfogadhatja a nem kritikus tevékenységek során felmerülő, dokumentált kockázatot az igazgatóság által átruházott határok keretein belül. Ha egy kritikus tevékenység során teszteletlen tartalék megoldással történik a bevezetés, az ügyet a csoport igazgatósága elé kell terjeszteni. Ugyanez vonatkozik minden olyan halasztásra is, amely meghaladja a szponzor költségvetési jogosultságát, vagy módosítja az ügyféllel szemben vállalt kötelezettségvállalást.

A belső vezetés és az ideiglenes programvezetés szerepe az átállás során

A belső programvezető betöltheti a készenléti szerepet, ha képes összegyűjteni a szükséges bizonyítékokat és megoldani a függőségeket. Az ideiglenes programigazgató akkor kerül előtérbe, ha nincs olyan belső felelős, aki egyszerre rendelkezne a központi irodával és az üzemmel kapcsolatos hatáskörrel, a feladat végrehajtásához szükséges idővel, valamint a bevezetési dátumtól való függetlenséggel. Egy külsősnek időre van szüksége a program megismeréséhez, ezért a korai kinevezés több lehetőséget biztosít, mint a késői. A készenléti felülvizsgálat a szponzornak benyújtott jelentéssel zárul. Az ideiglenes igazgató felelős azért, hogy minden nyitott kockázatnak kijelöljön egy felelőst és egy határidőt.

A szponzor írásbeli megbízása alapján az ideiglenes igazgató koordinálja a folyamatfelelősöket és a központi IT-részleget, és addig nyitva tartja az átállási próbát, amíg minden tartalék megoldás le nem futott. Ezután az ideiglenes igazgató egy ajánlást terjeszt a szponzor elé, amelyhez csatolja a fennmaradó kockázati tényezőket.

A CE ideiglenes partner egyezteti a megbízás feltételeit a megbízóval, és irányítja a megbízás végrehajtását. Amennyiben a központi iroda vagy az üzem vitatja a bizonyítási követelményeket, a partner mindkét álláspontot ismertet a megbízóval, hogy az döntsön. A megbízás a dokumentáció átadásával az állandó tulajdonosnak ér véget.

Egységesített ERP-bevezetési döntési jegyzőkönyv és ellenőrzőlista

Az alábbi bejegyzés szerkesztési segédeszköz, nem pedig elismert tanúsítvány. A készenléti felelős javaslatot tesz a kritikus állapotra, az üzem kitölti az „expozíció” és a „visszaesés” mezőket, a szponzor pedig a „döntés” mezőt. Minden bejegyzésnél ezek a mezők üresen maradnak.

• Ügyfelektől beérkezett megrendelések: Kérendő bizonyíték: az üzem által a kivételek kezelésére kiválasztott megrendelések feldolgozása. Felelős személy: Ügyfélszolgálati és tervezési vezető.
• Kezdő készlet- és főkönyvi egyenlegek: Kérendő bizonyíték: a fizikai leltár és az átvitt nyilvántartások összehangolása. Felelős személy: az üzem logisztikai vezetője.
• Áruátvétel és raktározás: Kérendő bizonyítékok: a bevételi és tételnyilvántartások helyszíni ellenőrzése. Felelős személy: az üzem logisztikai vezetője.
• A gyártás dokumentálása és az anyagok felhasználása: Kérendő bizonyíték: próbaüzem egy aktív gyártósoron a műszak által alkalmazandó munkavégzési utasítások szerint, beleértve a selejtet is. Felelős vezető: az üzem üzemeltetési igazgatója.
• Szállítási és fuvarozási okmányok: Kérendő bizonyítékok: a fuvarozókkal egyeztetett, tényleges szállításokra vonatkozó dokumentumok. Felelős vezető: az ellátási lánc és logisztika vezetője.
• Számlázás és törvényes jelentéstétel: Kérendő bizonylatok: számlák és időszakzárási eljárás, amelyet egy helyi szakértő ellenőriz. Felelős vezető: pénzügyi igazgató, Lengyelország.
• Átállási próba: Elvárható bizonyíték: időzített próba tartalék útvonal beépítésével. Felelős személy: az ERP-program igazgatója.

A döntés utáni végrehajtás és a dokumentáció átadása

Rögzítse a jóváhagyott hatályt, a vállalt kockázatot és annak jóváhagyóját, az egyes nyitott tételek felelősét, valamint a következő felülvizsgálat időpontját. Vegye figyelembe az egyes szakértők jóváhagyását és a tényleges szerződéses rendelkezéseket. A feljegyzés egyiküket sem helyettesíti.

Gyakran feltett kérdések az ERP-rendszer élesítésre való felkészültségének értékeléséről

A tervezett bevezetési dátum igazolja-e, hogy a rendszer készen áll az üzembe helyezésre?

Önmagában nem. A dátum a tervezési feltételezéseket és a szerződéses mérföldköveket tükrözi. A készenléti állapothoz bizonyítékra van szükség arra vonatkozóan, hogy az üzem képes-e anyagot fogadni, gyártást folytatni, árukat kiszállítani és a szabályoknak megfelelő számlákat kiállítani. Amíg ez a bizonyíték nem áll rendelkezésre, a dátum csupán célkitűzés marad.

Minden nyílt forráskódú szoftver hibáját tekintik-e a kiadás akadályának?

Nem feltétlenül. A hiba súlyossága fontosabb, mint a száma. Egy esztétikai hiba megoldása várhat a termék bevezetését követő támogatás keretében. Azonban egy olyan hiba, amely leállítja az áruforgalmat, megrongálja a készletet vagy megsérti a törvényes jelentési kötelezettségeket, már a kiadás előtt megoldást vagy tesztelt tartalék megoldást igényel.

Ki javasolja és hagyja jóvá az ERP-rendszer élesítését?

A készenléti felelős a rögzített bizonyítékok alapján javaslatot tesz. A végrehajtó szponzor az üzemvezetés meghallgatása után engedélyezi a kiadást. Azok a döntések, amelyek túllépik a szponzorra átruházott hatáskör határait, a csoport igazgatótanács elé kerülnek.

Megvalósítható-e biztonságosan egy szűkített hatókörű ERP-bevezetés?

Lehetséges, amennyiben a szűkített hatókör továbbra is lehetővé teszi a megrendeléstől a számlázásig tartó folyamat zavartalan lebonyolítását. Ehhez továbbá szükség van a szükséges jóváhagyásokra, minden egyes ideiglenes megoldáshoz egy felelős személyre, valamint a második átállásra vonatkozó tervre.

Kapcsolódó ismeretek és a következő lépés

Ha senki sem vállalja a felelősséget az ERP élesítésre való felkészültség igazolásáért, előfordulhat, hogy a projektfelelős hiányos információk alapján hagyja jóvá az élesítést. Amennyiben a projektfelelős nem tudja megnevezni ezt a felelős személyt, egy Ideiglenes átalakítási és programigazgató az indítási döntésről szóló jegyzőkönyvet az átadásig tárolhatja.

További olvasnivaló:

• Egy amerikai gyár bezárása Németországból: az ideiglenes telephelyvezető, aki hat hónap alatt véghezvitte a feladatot
• Egy beszállító több közép-kelet-európai üzemet is ellát. Hogyan kell elosztani a korlátozott mennyiségű anyagot?
• Miért nem jelenti a gyártási költségcél a működési modell átalakítását?

Ha egy projekt elindítását a tények nem támasztják alá, az visszatartott szállítmányokhoz, ki nem állított számlákhoz és megbízhatatlan időszakzáráshoz vezethet. A CE Interim határokon átnyúló vezetői támogatást nyújt: egy már átvilágított, a megbízás követelményeinek megfelelő, titoktartási megállapodást aláíró vezetőt biztosít, aki a megbízási leírás elkészülte után azonnal munkába állhat.

Ha az ideiglenes programfeladatokról és azok átadásáról szeretne beszélni, vegye fel a kapcsolatot egy CE ideiglenes partner.