Svolta operativa: il responsabile ad interim della catena di approvvigionamento garantisce la continuità delle forniture per 30 giorni in Slovacchia

1) Situazione del cliente (anonima):

Un gruppo francese produttore di componenti automobilistici gestiva uno stabilimento produttivo di medie dimensioni nella Repubblica Ceca e in Slovacchia. Gli stabilimenti impiegavano circa 500 persone e rifornivano clienti in diversi mercati europei.

L'uscita di scena del responsabile della catena di approvvigionamento ha creato un immediato vuoto di leadership nei settori della pianificazione, degli acquisti, della gestione del magazzino e della distribuzione post-vendita. Allo stesso tempo, lo stabilimento doveva riavviare un progetto di automazione del magazzino che aveva subito ritardi, nel rispetto degli standard SAP aziendali.

2) La sfida:

Il responsabile della catena di approvvigionamento in uscita avrebbe dovuto lasciare l'incarico prima che fosse possibile assumere e inserire in ruolo un successore a tempo indeterminato.
Nessun dirigente interno era in grado di assumersi la responsabilità completa della funzione relativa alla catena di approvvigionamento.
La continuità della produzione dipendeva dal monitoraggio quotidiano dei materiali provenienti da fornitori internazionali situati in luoghi lontani.
Le ubicazioni di magazzino venivano gestite tramite un'applicazione di gestione magazzino esterna, il che limitava la visibilità integrata delle scorte in SAP.
L'avanzamento dell'implementazione di SAP Extended Warehouse Management è stato rallentato dalle approvazioni aziendali e dalle restrizioni all'accesso al sistema.
I processi di magazzino rimanevano ad alta intensità di manodopera e richiedevano un'analisi dettagliata del carico di lavoro e dei flussi di materiale.
La dirigenza del magazzino in carica garantiva il rispetto delle regole quotidiane, ma non disponeva dell’esperienza necessaria per guidare una profonda riorganizzazione dei processi.
La direzione dello stabilimento doveva verificare la fattibilità operativa e finanziaria dell'automazione prima di richiedere gli investimenti.

3) Consegna del ruolo intermedio (velocità e adattamento):

CE Interim ha organizzato l’inserimento rapido di un responsabile ad interim della catena di fornitura con piena responsabilità sulle operazioni di magazzino, sulla pianificazione della produzione e dei materiali, sul coordinamento degli approvvigionamenti, sul servizio clienti e sulla distribuzione post-vendita.

L'incarico è stato concepito come un mandato della durata di sei mesi, in linea con la durata concordata con il cliente. Esso combinava la continuità nella transizione della leadership con un programma ben definito di risanamento operativo e di miglioramento del magazzino.

Il profilo richiesto prevedeva esperienza nella filiera automobilistica, conoscenza dei sistemi SAP e dei processi di magazzino, nonché l’autorità necessaria per gestire i rischi legati alla produzione quotidiana. Il responsabile ad interim doveva inoltre allineare i requisiti operativi locali alla governance IT a livello di gruppo.

CE Interim ha proposto un processo di selezione articolato in più fasi: selezione preliminare dei candidati, colloqui con i dirigenti e una valutazione di fattibilità in loco retribuita prima dell’impegno definitivo.

4) Cosa è successo durante il mandato:

Primi 30 giorni

Il progetto di coinvolgimento ha dato priorità a una copertura ininterrotta della leadership nei tre pilastri della catena di approvvigionamento.
Il responsabile ad interim della catena di approvvigionamento selezionato era tenuto a verificare la disponibilità dei materiali, l’esposizione dei fornitori, i rischi legati alle scorte e la copertura produttiva.
L'identificazione quotidiana dei rischi e la loro escalation sono state definite come il principale meccanismo di controllo per la tutela della produzione.
La valutazione iniziale dell'impianto ha verificato se l'obiettivo di produttività del magazzino proposto fosse operativamente realizzabile.
Le responsabilità, i poteri decisionali, le linee gerarchiche e gli obiettivi della trasformazione sono stati chiariti prima dell’inizio effettivo del mandato.
L'ambito dell'automazione del magazzino è stato suddiviso in: implementazione di SAP, riprogettazione dei processi, flusso dei materiali e requisiti delle attrezzature.

Primi 6 mesi

L'ambito del mandato prevedeva la gestione continuativa del magazzino, della pianificazione, degli approvvigionamenti, del servizio clienti e della distribuzione post-vendita.
Il responsabile ad interim avrebbe dovuto completare la mappatura del flusso di valore e un'analisi del carico di lavoro per le operazioni di magazzino.
L'iniziativa esistente relativa alla gestione estesa del magazzino in SAP doveva essere accelerata attraverso un coordinamento strutturato con i responsabili IT a livello aziendale.
Le opzioni di automazione dovevano essere valutate tenendo conto dell'accessibilità dei materiali, dell'accuratezza delle scorte, del fabbisogno di manodopera e delle spese in conto capitale previste.
Al leader ad interim è stato affidato il compito di tradurre l'analisi in una tabella di marcia per l'attuazione e in un piano di investimento.
I rischi legati alla catena di approvvigionamento sarebbero stati monitorati quotidianamente fino all'assunzione di un responsabile della catena di approvvigionamento a tempo indeterminato, pronto ad assumere l'incarico.

6+ mesi

Il documento di riferimento prevedeva un mandato della durata massima di sei mesi e non confermava alcuna proroga oltre tale periodo.
L'eventuale prosecuzione del coinvolgimento dipenderà dai progressi nell'automazione, dalle approvazioni aziendali e dal calendario di inserimento del responsabile a tempo indeterminato.
L'attuazione a più lungo termine è stata quindi considerata come una decisione soggetta a fasi intermedie piuttosto che come una proroga scontata.
Nel materiale di riferimento non erano disponibili risultati operativi relativi al periodo successivo al mandato.

Passaggio di consegne e uscita

La condizione prevista per l'uscita era un trasferimento controllato della responsabilità della catena di approvvigionamento al responsabile permanente della catena di approvvigionamento.
L'ambito del passaggio di consegne comprendeva i rischi legati alle materie prime, le escalation dei fornitori, la responsabilità dei KPI e la cadenza operativa di tutti i team della catena di fornitura.
Le mappe dei processi di magazzino, i risultati relativi al carico di lavoro, i requisiti di automazione e la valutazione degli investimenti dovevano essere trasferiti all’organizzazione permanente.
La tempistica definitiva del ritiro sarebbe dipesa dalla disponibilità della dirigenza e dall’accordo sulla fase successiva dell’implementazione del magazzino.

5) Azioni intraprese (focus di esecuzione):

È stato definito un unico ruolo ad interim con responsabilità trasversali che abbraccia le operazioni di magazzino, la pianificazione, gli approvvigionamenti, il servizio clienti e la distribuzione post-vendita.
Definire la continuità produttiva come KPI operativo primario durante la fase di transizione della leadership.
È stato stabilito l’obbligo di identificare, classificare in base alla priorità e segnalare quotidianamente i rischi legati all’approvvigionamento.
Ha organizzato una valutazione in loco a pagamento per verificare la fattibilità dell'obiettivo di miglioramento del magazzino prima della mobilitazione completa.
È richiesta la mappatura del flusso di valore delle attività di magazzino, dei movimenti dei materiali, dei tempi di attesa e delle operazioni di movimentazione manuale.
Ha distinto la stabilizzazione operativa immediata dalla decisione di investimento nell'automazione a lungo termine.
È stata definita un'analisi del carico di lavoro per collegare le modifiche ai processi a un percorso di produttività sostenibile.
Ha integrato nel piano di esecuzione le approvazioni aziendali SAP e le dipendenze relative all'accesso ai dati.
È stato definito un percorso articolato in fasi, che va dalla selezione dei candidati alla valutazione dello stabilimento, al mandato completo e al passaggio di consegne definitivo della leadership.
Si è chiarito che le modifiche all’organico dovrebbero derivare dalla riprogettazione dei processi e dal turnover naturale, e non precedere l’analisi operativa.

6) Risultati raggiunti (prove misurabili):

Il cliente ha ottenuto un incarico a tempo determinato come responsabile della catena di approvvigionamento, con un ambito di competenza ben definito, che combina la gestione operativa con la riorganizzazione del magazzino.
I tre pilastri della catena di approvvigionamento sono stati inseriti in un’unica linea di responsabilità proposta per il periodo di transizione.
La continuità produttiva, la gestione quotidiana dei rischi legati ai materiali e la disciplina nell’escalation sono state definite come indicatori espliciti di successo.
L'iniziativa relativa al magazzino è stata trasformata da un'ambizione generica di automazione in flussi di lavoro ben definiti che riguardano il flusso dei processi, il sistema SAP, il controllo delle scorte, il carico di lavoro e le spese in conto capitale.
Una valutazione di fattibilità a pagamento ha ridotto il rischio di fissare un obiettivo di produttività irrealistico.
La governance aziendale di SAP è stata riconosciuta come una dipendenza fondamentale del progetto, anziché essere considerata una questione tecnica puramente locale.
Il calendario delle assunzioni a tempo indeterminato è stato separato dall'esigenza immediata dello stabilimento di disporre di figure dirigenziali esperte nel settore operativo.
Il modello di coinvolgimento proposto ha creato un percorso controllato per garantire la continuità nella transizione verso la leadership, senza ridurre tale ruolo a una semplice copertura di un posto vacante.
I risultati relativi alle consegne finali, alla produttività, alle scorte e all'automazione non erano disponibili nel materiale di riferimento e pertanto non vengono riportati.

7) Perché CE Interim:

CE Interim ha compreso che lo stabilimento necessitava di qualcosa di più di una semplice copertura temporanea del posto vacante. Aveva bisogno di un responsabile senior ad interim della catena di approvvigionamento in grado di garantire la continuità della produzione e, al contempo, di guidare un programma concreto di miglioramento del magazzino.

Il processo di implementazione graduale ha combinato l’identificazione rapida dei candidati con colloqui con il management e una verifica di fattibilità in loco. L’esperienza pregressa con l’organizzazione nel suo complesso ha rafforzato la comprensione del contesto, mentre una governance strutturata ha collegato le priorità dello stabilimento con i fornitori transfrontalieri e i requisiti SAP a livello aziendale.

8) Invito all'azione:

Se avete bisogno di un responsabile ad interim della catena di approvvigionamento per garantire la continuità della produzione, ripristinare il controllo quotidiano sulla catena di approvvigionamento e guidare il miglioramento delle operazioni di magazzino durante una fase di transizione della leadership, CE Interim è in grado di definire e attuare il mandato più adeguato in modo rapido e sicuro nella Repubblica Ceca o in Slovacchia.

CE Interim fornisce leader esecutivi ad interim di comprovata efficacia entro 72 ore, al di là di confini, culture e settori. Siamo specializzati nella gestione ad interim ad alto impatto per società di private equity, family office e aziende globali che si trovano ad affrontare momenti di transizione: trasformazione digitale, ingresso nel mercato, turnaround operativo, integrazione post-fusione o crisi.

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