Continuità finanziaria: il CFO ad interim garantisce la preparazione al passaggio di consegne in 60 giorni in Romania

1) Situazione del cliente (anonima):

Un gruppo europeo a conduzione familiare specializzato in prodotti per l'automazione gestiva un importante stabilimento produttivo in Romania.

Lo stabilimento faceva parte di un complesso gruppo internazionale con decine di entità giuridiche, diversi sistemi ERP e una sede centrale in Francia.

Diversi membri del team contabile hanno rassegnato le dimissioni nel corso di un più ampio processo di trasformazione finanziaria che ha coinvolto SAP S/4HANA, la fatturazione elettronica e un nuovo centro servizi condiviso in Polonia.

La priorità immediata era garantire la continuità nella transizione della leadership prima della chiusura di fine anno, delle scadenze di legge e del passaggio al nuovo sistema.

2) La sfida:

Il responsabile della contabilità e diversi contabili si stavano preparando ad andarsene / se n’erano già andati.
Il team di finanza aziendale era stato ridotto a tre o quattro persone.
La chiusura di fine anno, l’assistenza in materia di revisione contabile, le dichiarazioni fiscali e la rendicontazione obbligatoria hanno dovuto proseguire senza interruzioni.
SAP S/4HANA e la fatturazione elettronica stavano entrando nelle fasi critiche dell'implementazione.
I reparti Contabilità e FP&A erano stati recentemente separati, dando origine a nuove responsabilità e linee gerarchiche.
I team finanziari locali si stavano adeguando al controllo centralizzato esercitato dalla direzione finanziaria del gruppo.
La resistenza al modello di servizi condivisi stava incidendo sul morale e aumentando il rischio di abbandono.
La sede centrale, la direzione dello stabilimento, i consulenti esterni e i team incaricati dell'attuazione dovevano prendere decisioni coordinate.

3) Consegna del ruolo intermedio (velocità e adattamento):

CE Interim ha fornito supporto per il rapido inserimento di un responsabile ad interim della trasformazione per l’area finanza dello stabilimento, che ha ricoperto il ruolo di CFO ad interim.

L'incarico documentato è stato concepito come un mandato di transizione della durata compresa tra i quattro e i sei mesi, in linea con l'esigenza esplicita di colmare il vuoto di leadership.

Il profilo selezionato univa conoscenze in materia di contabilità prevista dalla normativa locale, esperienza nella rendicontazione secondo gli IFRS, competenza nel settore finanziario manifatturiero e capacità di leadership pratica all’interno di un team.

Le esperienze precedenti includevano ambienti SAP, reportistica Hyperion, preparazione per gli audit, riorganizzazione del team e coordinamento tra la sede centrale e le sedi locali.

La residenza in loco e la conoscenza del contesto imprenditoriale rumeno hanno ridotto i rischi legati alla conformità normativa e quelli culturali.

Il modello ibrido prevedeva almeno tre giorni alla settimana in stabilimento, con una maggiore presenza in loco durante i periodi di chiusura e le attività di transizione.

4) Cosa è successo durante il mandato:

Primi 30 giorni

La trascrizione originale riguarda la selezione e la mobilitazione, piuttosto che la consegna effettiva. I primi 30 giorni erano strutturati in modo da includere:

Effettuare un passaggio di consegne controllato con il responsabile della contabilità uscente.
Verificare la responsabilità in merito alla chiusura mensile, alla rendicontazione trimestrale del bilancio, alla presentazione delle dichiarazioni fiscali e agli adempimenti normativi.
Valutare le competenze, le responsabilità e il rischio di abbandono del personale rimanente del team contabile.
Stabilire procedure operative dirette con il responsabile dello stabilimento, il responsabile FP&A, la direzione finanziaria regionale e la contabilità globale.
Esaminare le questioni relative a SAP S/4HANA e alla fatturazione elettronica che incidono sulla contabilità e sulla conformità alle normative locali.
Stabilire un ritmo di controllo quotidiano per i preparativi di fine anno, le riconciliazioni e le richieste di revisione contabile.

Primi 6 mesi

Nel corso del periodo transitorio previsto, della durata compresa tra quattro e sei mesi, il mandato era finalizzato a:

Mantenere la cadenza più rapida delle chiusure mensili e trimestrali già stabilita dal gruppo.
Coordinare il flusso di lavoro contabile locale attraverso SAP S/4HANA e la preparazione della fatturazione elettronica.
Coordinare i consulenti esterni, il reparto IT centrale, i consulenti SAP e gli specialisti locali in materia di conformità.
Riorganizzare il team contabile, proseguendo parallelamente con le assunzioni a tempo indeterminato.
Gestire la rendicontazione di consolidamento secondo gli IFRS e adempiere agli obblighi normativi locali.
Definire chiaramente le responsabilità relative ai processi tra lo stabilimento, la funzione finanziaria del gruppo e il nuovo centro servizi condivisi.

6+ mesi

La consegna oltre i sei mesi non rientrava nel mandato documentato.
Un’eventuale proroga dipenderebbe dai tempi previsti per l’assunzione a tempo indeterminato e dalla stabilizzazione del sistema.
Lo stato stazionario previsto era costituito da un team contabile locale permanente che collaborasse efficacemente con la funzione finanziaria regionale e con il centro servizi condivisi.

Passaggio di consegne e uscita

Trasferire i calendari di chiusura dei trasferimenti, i file di riconciliazione, le istruzioni per la rendicontazione e le responsabilità in materia di conformità ai dipendenti assunti a tempo indeterminato.
Documentare le attività residue relative a SAP, alla fatturazione elettronica, alla revisione contabile e ai servizi condivisi.
Verificare che vi sia una chiara attribuzione delle responsabilità tra i reparti di contabilità locale, FP&A, finanza regionale e il centro servizi condivisi.
Uscire dopo che la dirigenza permanente aveva assunto il controllo e i risultati chiave avevano un responsabile affidabile.

5) Azioni intraprese (focus di esecuzione):

Ha definito una procedura strutturata di passaggio di consegne prima della partenza del responsabile della contabilità in carica.
Sono state chiarite le responsabilità relative alla chiusura mensile del conto economico e alla rendicontazione trimestrale del bilancio.
Ha istituito un sistema di controllo in materia di imposte locali, fatturazione elettronica e obblighi di dichiarazione previsti dalla legge.
Ha integrato l'attività contabile locale con il rendicontazione di consolidamento secondo gli IFRS attraverso il sistema di rendicontazione di gruppo.
Ha dato priorità alle riconciliazioni interaziendali e di bilancio in vista delle scadenze relative alla chiusura dell'esercizio e alla revisione contabile.
Stabilire una routine gestionale in sede per i periodi di chiusura, di fine anno e di migrazione dei sistemi.
Ha coordinato la dirigenza dello stabilimento, il reparto FP&A, la funzione finanziaria regionale, la sede centrale e i consulenti esterni.
Ha affrontato direttamente le preoccupazioni del team riguardo alla centralizzazione e alla transizione verso i servizi condivisi.
Ha favorito l'assunzione a tempo indeterminato senza imporre una nomina a lungo termine affrettata.
Ha predisposto i processi contabili e definito le responsabilità in vista dell'eventuale passaggio al modello di servizi condivisi.

6) Risultati raggiunti (prove misurabili):

Il verbale documenta la fase di mobilitazione e selezione, non i risultati verificati a seguito dell'adempimento del mandato. I risultati confermati in quella fase erano:

Un dirigente contabile ad interim con sede in loco, in possesso di esperienza rilevante nel settore manifatturiero e in materia di rendicontazione obbligatoria, è stato proposto per la convalida finale a livello locale.
La disponibilità del candidato era compatibile con il periodo di passaggio di consegne richiesto prima della partenza del titolare.
La proposta provvisoria ha accolto il modello di lavoro ibrido e in sede previsto.
Il cliente ha preferito dedicare del tempo a una ricerca mirata e approfondita piuttosto che procedere a un'assunzione urgente a lungo termine.
Il mantenimento dei livelli di rendimento attuali è stato considerato una priorità fondamentale del mandato.
Il gruppo aveva già ridotto di circa la metà i cicli di chiusura mensili e trimestrali prima che emergesse il vuoto di leadership.
A livello di Gruppo, la percentuale di puntualità è passata da un livello iniziale piuttosto basso a oltre i quattro quinti, creando un chiaro punto di riferimento in termini di prestazioni da mantenere.
Il reclutamento a tempo indeterminato e il supporto di consulenza esterna sono stati organizzati come flussi di lavoro paralleli.
Prima dell'implementazione sono stati chiaramente definiti gli aspetti relativi alla conformità alle normative locali, alla preparazione alle verifiche di audit e ai rischi legati al passaggio al sistema SAP.

7) Perché CE Interim:

CE Interim ha agito rapidamente, individuando un profilo di alto livello adatto alle attività di finanza d'impresa, all'implementazione di SAP, alla riorganizzazione del team e alla transizione dei sistemi.

La scelta si è basata sulle competenze in materia di conformità normativa a livello locale, sull’esperienza nel settore manifatturiero, sulla rendicontazione secondo gli IFRS e sulla gestione transfrontaliera delle parti interessate, piuttosto che sul semplice titolo ricoperto.

Il processo di implementazione ha saputo conciliare la rapidità con le verifiche indispensabili da parte della direzione dello stabilimento, delle Risorse Umane e dei responsabili finanziari locali.

Ciò ha offerto al quartier generale una via credibile per riprendere il controllo senza scavalcare i responsabili dell'esecuzione sul campo.

8) Invito all'azione:

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