Na kratko

Mobilizacija začasnega izvršnega direktorja prek meje v 72 urah ni hitra kadrovska akcija. Gre za discipliniran institucionalni postopek, ki se začne šele po dokončnem oblikovanju navodil za mandat: opredelitev problema preoblikovanja, iskanje ustreznega kandidata v vnaprej preverjeni mreži izkušenih vodij ter potrditev pooblastil za odločanje pred odhodom.

Preverjen vodstveni kadrovski kandidat, ki ustreza zahtevam mandata in je pripravljen začeti delati v 72 urah po prejemu podrobnega opisa mandata, ponovno vzpostavi operativni nadzor, preden se vrednost podjetja še dodatno zmanjša. Hitrost je rezultat tega procesa, ne pa skrajšava, s katero bi ga zaobšli.

Finančni in operativni stroški zaradi zamud pri sprejemanju odločitev upravnega odbora med menjavami vodstvenih kadrov

Noben upravni odbor se ne zbudi nekega jutra in se odloči, da bo zaprl tovarno. Dejansko gre za manjši in bolj človeški dogodek. Direktor obrata odstopi. Izvršni direktor upravnemu odboru zagotovi, da je “vse pod nadzorom”. Vsi se strinjajo, da bodo počakali na naslednje poslovne rezultate, preden sprejmejo kakršne koli drastične ukrepe.

Zamenjava vodje sredi krize daje vtis, da se priznava, da je stanje slabše, kot se poroča. To priznati pred delničarji, posojilodajalci ali matično družbo se v tistem trenutku zdi tveganejše kot počakati še en poročevalski cikel, da bi videli, ali se bo lokalno vodstvo samo popravilo. Ta presoja ni neumnost. Gre za izogibanje izgubi, in vsak upravni odbor jo sprejme.

Težava je v tem, da postopek ne počaka, da se upravni odbor počuti pripravljen. Tradicionalno iskanje vodstvenih kadrov traja od treh do šestih mesecev od prejema naročila do začetka dela, in vsak teden v tem obdobju podjetje deluje samostojno, brez nadzora, v smeri, v katero se je že usmerjalo.

Dobavitelj tiho preide s 60-dnevnim plačilnim rokom na plačilo ob dostavi. Oddelek za nabavo stranke začne vzporeden postopek izbire dobavitelja s konkurentom, ne zato, ker bi želeli zamenjati dobavitelja, ampak ker njihova lastna upravna ureditev zahteva, da je v primeru nestabilnosti ključnega dobavitelja na voljo rezervni načrt. Nobena od teh odločitev se tri mesece kasneje, po dobrem četrtletju, ne prekliče. Dobavitelji in stranke razlagajo vedenje, ne namere, in ko to opazi uprava, se je vedenje že spremenilo.

Stroški te vrzeli niso abstraktni. Dokazano je, da neuspešni prehodi na vodstvenih položajih podjetje stanejo več kot dvakrat toliko kot letno nadomestilo odhajajočega vodstvenega delavca, če upoštevamo izgubo produktivnosti, odhod zaposlenih iz ekipe in zamujene poslovne priložnosti. Do trenutka, ko upravni odbor uradno odobri kadrovske zmogljivosti za iskanje stalnega kandidata, je škoda, ki bi jo lahko preprečil hiter začasni mandat, ponavadi že nastala. Le da se še ni pokazala v poslovnih izkazih.

Spopadanje s čezmejnimi pravnimi in operativnimi zapletenostmi v začasnem vodstvu

Uveljavljanje izvršilne oblasti v drugi državi je drugačen problem kot zamenjava domačega vodje, in če se to obravnava enako, mandati propadejo še preden izvršilni organ sploh prispe na mesto.

Pošiljanje življenjepisa ni isto kot iskanje ustreznih delovnih mest. Kadrovska agencija, ki oddelku za človeške vire pošlje kup življenjepisov, porabi več dni, ne da bi odgovorila na edino vprašanje, ki je pomembno: ali ima kateri od teh kandidatov poznavanje panoge, pripravljenost za delo v podjetju pod pritiskom in mednarodno verodostojnost, ki jih ta naloga zahteva – prav zdaj, v tem obratu, pod budnim očesom teh strank.

Pravna mobilnost je predpogoj, ne pa le formalnost. V Nemčiji mora direktor posle družbe voditi s skrbnostjo preudarnega poslovneža in je v skladu s 43. členom Zakona o družbah z omejeno odgovornostjo (Gospodarska zbornica v Hamburgu). Enakovreden standard za delniške družbe je določen v 93. členu Zakona o delniških družbah, ki zahteva skrbnost preudarnega upravitelja ter določa, da so člani upravnega odbora solidarno odgovorni za kršitve (Zvezno ministrstvo za pravosodje).

Ta obveznost nastane z imenovanjem. Nemška sodna praksa gre še dlje in priznava tudi dejanskega direktorja: oseba, ki v praksi opravlja vodstveno vlogo, ne da bi bila uradno vpisana, lahko na enak način prevzame odgovornost v skladu s 43. členom (Kunz Odvetniki). Prav zato vodstveni delavec ne more neuradno pomagati na terenu, medtem ko se za njegovim hrbtom še urejajo pogodbe in registracije. Delovanje brez imenovanja ne prepreči izpostavljenosti. Ustvarja izpostavljenost brez pooblastil, ki izhajajo iz položaja. Mobilizacija potrjuje pravno pripravljenost pred odhodom, nikoli pa po njem.

Zaupnost odloča, ali bo rastlina preživela prehod nepoškodovana. Razmislite o tem tako, kot družina razmišlja o resni diagnozi: ljudje, ki so najbližje situaciji, morajo novico slišati neposredno, mirno in po vrstnem redu, sicer bodo tišino zapolnili s svojimi najhujšimi domnevami. Tuj hčerinski podjetje, ki je pod pritiskom in pred potrditvijo mandata razkrije novico o prihodu začasnega vodje, tvega, da bo izgubilo prav tiste ljudi, ki jih bo novi vodja potreboval že od prvega dne. Lokalno finančno in operativno osebje, ki začuti nestabilnost, posodobi svoje življenjepise, še preden upravni odbor posodobi svoj zapisnik.

Pravice do odločanja je treba urediti še pred prihodom izvršnega direktorja, in to ni zgolj postopkovna formalnost. V okviru raziskave so bili anketirani vodstveni delavci v 350 svetovnih podjetjih, pri čemer je bilo ugotovljeno, da le 15% verjeli njihova organizacija je sprejemala odločitve tako uspešno, da je presegla konkurente. Od ostalih so se razlikovali po kakovosti, hitrosti in izvedbi odločanja, pri čemer se štiri področja, na katerih so ugotovili zastoje pri sprejemanju odločitev, neposredno navezujejo na čezmejno pristojnost: globalno proti lokalnemu, centralna uprava proti poslovni enoti, funkcionalna enota proti funkcionalni enoti ter notranji proti zunanjim partnerjem.

Drugi primer se nanaša na skupino in njen tuji obrat. Študija je ugotovila, da ta problem pogosto prizadene matične družbe in njihove hčerinske družbe, saj je poslovna enota blizu strankam, medtem ko center določa cilje, pri čemer nobena od strani ne določa, kdo sprejema odločitve. Njihov zaključek je nedvoumen: dvoumnost je sovražnik, kjer pa odgovornost ni jasno opredeljena, sta zastoj in zamude verjetna izida.

Rešitev je pisna razdelitev pristojnosti, ki se opravi pred sprejetjem odločitve in ne med njo. Odločitev sprejme ena oseba. Majhno število oseb ima pravico veta. Vsi ostali prispevajo svoje mnenje ali izvajajo odločitev. Pri čezmejnem mandatu se o tej razdelitvi pristojnosti skupina in novi izvršni direktor dogovorita v prvem tednu, dogovor se zapiše in posreduje obema stranema.

Vodstveni delavec, ki prevzame položaj brez pisno določenih omejitev glede enostranske pristojnosti, ne izgublja verodostojnosti postopoma. Prvi teden ga namreč porabi za notranja pogajanja, in to je ponavadi teden, ki si ga podjetje najmanj lahko privošči izgubiti.

Ključni kazalniki, ki kažejo, da vaš upravni odbor potrebuje hitro začasno mobilizacijo vodstvenega kadra

Večina upravnih odborov prepozno prepozna potrebo po hitri mobilizaciji, saj se vsak posamezen znak zdi obvladljiv. Trije znaki skupaj pa tega niso.

• Stranka iz kategorije 1 uradno sproži postopek eskalacije. Pomembna stranka ali proizvajalec originalne opreme (OEM) grozi s prekinitvijo pogodbe ali začne uveljavljati kazenske klavzule zaradi neizpolnitve dobave. To ni le opozorilo. Gre za sprožitev lastnega upravnega postopka stranke, ki poteka po časovnem načrtu, ki ga nadzira stranka, ne pa upravni odbor.
• Lokalni direktor odide ali je odpuščen. Ne glede na to, ali gre za odstop ali odpust, se vodstvena praznina začne povečevati že z prvo neizvedeno odločitvijo, vsak dan brez odgovorne osebe na kraju samem pa jo še dodatno povečuje.
• Kršitev pogodbenih obveznosti se odraža v številkah. Ko napovedi za tekoče četrtletje kažejo, da bo prišlo do kršitve bančne pogodbene obveznosti, se začne teči rok za eskalacijo, ki ga določi posojilodajalec, vzporedno z rokom, ki ga določi upravni odbor, in se ne ustavi zaradi notranjih razprav.

Že kateri koli od teh razlogov sam po sebi upravičuje ta pogovor. Vsi trije skupaj pa pomenijo, da bi se pogovor že moral končati, edino odprto vprašanje pa je, kako hitro se lahko odbor zdaj odzove.

5-stopenjski protokol za hitro odzivanje pri čezmejni napotitvi vodstvenih delavcev

CE Interim izvaja fiksni protokol v petih stopnjah, takoj ko se upravni odbor odloči za hitro mobilizacijo.

• Kratka predstavitev mandata. Vodstvo skupine in začasni partner CE opredelita konkretno poslovno težavo ter pooblastila za odločanje, ki jih ima začasni izvršni direktor bo veljal, ter cilje za prvih 100 dni. To je faza, ki jo večina upravnih odborov podcenjuje. Nejasna navodila vodijo do nejasnega mandata, nejasen mandat pa je prav tisti vzorec neuspeha, ki stoji za zgoraj navedenimi ugotovitvami revije HBR.
• Usklajevanje glede na posamezen izziv. Zahteve se primerjajo z vnaprej preverjeno mrežo vodstvenih kadrov, ki imajo neposredne izkušnje s podobnimi preobrati v podobnih poslovnih okoljih, ne pa s splošnim naborom “razpoložljivih vodstvenih kadrov”.”
• Hitro ocenjevanje in izvedba NDA. Kandidati, ki so se uvrstili v ožji izbor, se udeležijo razgovora pod pogojem ohranjanja zaupnosti, da se preveri, ali razumejo konkretno situacijo, s katero se soočajo, in ne le njene splošne razlage.
• Preverjanje mobilnosti in razpoložljivosti. Fizična razpoložljivost, pogodbena neodvisnost in pripravljenost na čezmejno potovanje se pred načrtovanjem napotitve pisno potrdijo, ne pa zgolj predpostavljajo.
• Pripravljenost na razporeditev. Preverjen vodstveni kadrovski kandidat, ki ustreza zahtevam naloge in je pripravljen začeti delati v 72 urah po prejemu podrobnega opisa naloge.

Odštevanje se vedno začne šele v prvi fazi. Agencije, ki 72 ur merijo od prvega telefonskega klica in ne od zaključenega naročila, so tiste, ki najverjetneje dobijo občutek, da se je proces zavlekel, čeprav se v resnici sploh ni začel na datum, za katerega so domnevale, da se je.

Primer iz prakse: Kako je podjetje CE Interim pomagalo hitro ponovno vzpostaviti operativni nadzor v tovarni v Srednji Evropi

Srednjeevropska tovarna mednarodnega industrijskega proizvajalca je nepričakovano ostala brez direktorja obrata. V nekaj dneh so se ustavile dobave, zaostanki so se močno povečali, dva večja evropska kupca pa sta od vodstva skupine zahtevala neposredno zagotovilo, da se bo proizvodnja ponovno začela v določenem roku.

Vodstvo skupine je najelo podjetje CE Interim in v enem dnevu pripravilo navodila za izvedbo mandata, v katerih je kot najpomembnejšo prednostno nalogo opredelilo stabilizacijo proizvodnje in ohranjanje zaupanja strank, pri čemer je začasnemu vodji že od prvega dne preneslo polna pooblastila za vodenje poslovanja v obratu in pogajanja z dobavitelji.

V 24 urah po prejemu izpolnjene zahteve sta bila izbrana dva vnaprej preverjena vodstvena delavca z neposrednimi izkušnjami na področju sanacije v zadevni panogi in regiji. Po intervjujih, usmerjenih v konkretne izzive in opravljenih v skladu s pogodbo o zaupnosti, je bil začasni operativni direktor je bil izbran in se je na kraju samem pojavil v 72 urah po zaključku priprave navodil.

Prvi ukrep vodstva ni bil strateški dokument. Bil je 10-dnevni stabilizacijski načrt, ki je bil v prvih 48 urah po prihodu na lokacijo neposredno posredovan zaposlenim v tovarni ter dvema vse bolj nezadovoljnima strankama, s čimer se je v treh tednih ponovno vzpostavil delovni ritem proizvodnje in stabilizirali odnosi s ključnimi strankami.

Pogosta vprašanja o čezmejni začasni mobilizaciji vodstvenih kadrov

Kdaj se dejansko začne teči 72-urni rok za mobilizacijo?

Čas se začne šteti šele, ko je uradni mandatni dokument v celoti odobren in je operativni problem jasno opredeljen. Začasni izvršni direktor začne 72-urni rok šteti prav od tega točnega začetnega trenutka, ne pa od prvih raziskovalnih pogovorov upravnega odbora.

Kako podjetje CE Interim v tem časovnem okviru ohranja kakovost vodstvenega kadra? 

Delujemo izključno v okviru vnaprej preverjene mreže izkušenih vodij. CE Interim zagotavlja ta visok standard s temeljitim ocenjevanjem dosedanjih dosežkov in čezmejnih zmogljivosti že dolgo pred nastankom krize.

Ali hitra mobilizacija ogroža čezmejno zaupnost? 

Ne. CE Interim ščiti vašo organizacijo tako, da že od prvega dne vse predhodne ocene, preglede profilov in strateške razprave izvaja v skladu s strogimi sporazumi o nerazkrivanju podatkov.

Kako hitro se lahko vodstveni delavec, ki ustreza zahtevam, dejansko pojavi na kraju samem? 

CE Interim zagotovi temeljito preverjenega vodstvenega kadra, ki ustreza zahtevam naročila in je pripravljen prevzeti vodenje na kraju samem v roku 72 ur od zaključka in odobritve opisnega dokumenta naročila.

Kaj se zgodi, če je sam opis naročila nejasen ali nepopoln?

Nejasna navodila zavlačujejo uvedbo, saj se 72-urni rok ne more začeti, dokler navodila niso dokončno oblikovana. CE Interim prepreči to zamudo tako, da naši partnerji skupaj z vami aktivno oblikujejo navodila kot ključno prvo fazo sodelovanja, ne pa kot zgolj administrativno opravilo.

Preberite več o vpogledih v področje začasnega vodenja

Za upravne odbore, ki pripravljajo svoj prvi čezmejni mandat, je poleg tega dokumenta vredno prebrati še dva sorodna dokumenta: 

• Kako naj kadrovska služba na ravni skupine oblikuje začasno pooblastilo, ki bo dejansko uspešno
• Prvih 100 dni preobrata v proizvodnji na Madžarskem

Pogovorite se s partnerjem

Če se vaša organizacija sooča s čezmejno situacijo, ki ne more več čakati na običajni časovni okvir iskanja, je čas, da se pogovorite s partnerjem podjetja CE Interim. Izpolnite naš Kontaktni obrazec in naši strokovnjaki bodo poskrbeli za vse ostalo.