Ena od različic resnice: ponovna vzpostavitev povezave med romunskim obratom in švicarskim sedežem

Finančno poročilo v romunskem proizvodnem obratu

Na kratko

Ko švicarski matični podjetje in njegov romunski obrat delujeta na podlagi različnih podatkov, redko gre za nepoštenost. Sedež prejema združene mesečne podatke iz sistema ERP (načrtovanje poslovnih virov). Obrat pa deluje po lokalnih urnikih, neformalnih odločitvah o popravkih in nezabeleženih nedokončanih delih. Dokler oba ne delujeta na podlagi ene preverjene baze dejstev, upravni odbor ne more oceniti svojega tveganja. Ponovna vzpostavitev nadzora pomeni ugotovitev dejanskega stanja na kraju samem in opredelitev, kdo lahko o čem odloča. To pomeni imenovanje vodstvenega delavca, ki ima tako finančna kot operativna pooblastila.

Razlog: operativna poročila in stanje denarnega toka se ne ujemata več

Uprava je o situaciji obveščena v jasni obliki. Romunska hčerinska družba poroča o stabilni proizvodnji, sprejemljivih dobavah in nadzorovanih stroških. Konsolidirano stanje denarnih sredstev pa kaže nekaj drugega. Obratni kapital narašča in tovarna ponovno prosi za finančna sredstva. Na ravni skupine nihče ne more pojasniti razlike v primerjavi z ostalimi.

Prvi odziv je, da se zahteva več poročanja, kar je razumljivo. Več podrobnosti je vzvod, ki ga lahko uporabi sedež. Vendar poročila, pripravljena na podlagi istih podatkov, teh podatkov ne naredijo zanesljivejših. Upravni odbori delujejo počasi še zaradi drugega razloga. Ugotavljanje dejanskega stanja ima posledice, od odpisovanja zalog do popravljanja že potrjene marže. Izvršni direktor skupine ali družinski lastnik, ki pretehta ta korak, nosi resnične stroške, ne pa le izogiba neprijetnemu pogovoru.

Koledar določa časovni razpored, ne pa neprijetnosti: končno obračunavanje in revizija ob koncu leta, naslednji preizkus izpolnjevanja pogodbenih obveznosti, naslednji obrok financiranja. Če stanje najprej odkrijejo strokovnjaki pri skrbnem pregledu ali revizorji ob koncu leta, ga oceni nekdo drug. Tako obračun kot odpis sta lažja, če datum določi lastnik.

Zakaj se v razmerju med obrati in sedežem podjetja povečujejo vrzeli v čezmejnem poročanju

Štirje pogoji ga razširjajo, vsak od njih pa ima upravičen izvor.

Kadar poteki v skupinskem ERP-sistemu ne odražajo dejanskih časov priprave, lokalni načrtovalci pripravijo preglednice za vodenje dnevnega dela. Obstajata dva zapisa, vendar se pri odločanju zanašajo le na enega.

Ko je odobritev odpisa v pristojnosti skupine, tovarna zavrnjene dele odloži za popravilo, ki se nikoli ne izvede. V poslovnih knjigah ostanejo evidentirani kot nedokončana proizvodnja: gre za pomanjkljivost v zasnovi procesa, ne pa za lokalno izogibanje predpisom.

Ko podjetje primerja pravočasnost dobave s svojim lastnim popravljenim rokom, obe strani izvajata merjenje pošteno, vendar merita različne stvari. The International Journal of Quality & Service Sciences opredeli to je ponavljajoči se vzorec v nepreverjenih poročilih s terena.

Razdalja onemogoča neformalno popravljanje, ki ga nadzornik v podjetju izvaja z obhodom delovnega prostora. Prek meje se odstopanja pojasnjujejo prek videoklica, pogosto pravilno, vendar jih nihče ne preveri na podlagi dejanskega stanja v zabojniku.

Tu ne gre za hčerinsko družbo, ki pred lastnikom skriva svoje stališče. Gre za dve organizaciji, ki se obe ravnata razumno in imata vsaka svojo polovico iste slike. Nič ne povezuje rezultata na ravni strojev s finančnim uspehom. Številna raziskovalna poročila to povezavo obravnavajo kot predpogoj za upravljanje operativnega in finančnega uspeha.

Posebni izzivi pri finančnem poročanju v švicarsko-romunski predelovalni industriji

Tri značilnosti otežujejo zaprtje te družbe. Romunska družba vodi zakonsko predpisano računovodstvo v skladu z lokalnimi davčnimi predpisi pravila, skupaj s poročilom skupine. Obstajata dva veljavna sklopa računovodskih izkazov. Lokalna pozornost se osredotoča na tistega, ki ga podpira davčna uprava. Švicarska skupina uporablja prag pomembnosti, vendar lokalna finančna ekipa o tem morda sploh ni slišala. Salda, ki jih obrat obravnava kot administrativne, so prav tista, ki so pomembna pri konsolidaciji. Pretvorba švicarskega franka (CHF) in romunskega leva (RON) absorbira del odstopanja v pretvorbenih stroških, preden ta doseže konsolidirano maržo. To je eden od razlogov, zakaj se lahko tako stroški na enoto kot denarni tokovi zdijo utemeljeni. Skupina lahko iz Švice preveri dve od teh. Ena je usklajevanje zakonske vrednotenja zalog s podatki skupine po kategorijah. Druga je ponovno izkazovanje stroškov pretvorbe na enoto v RON po konstantnih tečajih. Pomembnost zahteva pogovor z lokalnim finančnim nadzornikom, ne pa le datoteko.

Kako upravni odbor ugotavlja neskladja v poročanju o uspešnosti obrata

Sedež lahko te razmere preveri brez preiskave.

Za zaključek meseca so potrebne ročne popravke, da se uskladijo evidence zalog s fizičnimi popisi, in obseg teh popravkov se ne zmanjšuje.
Obratni kapital se povečuje, medtem ko proizvodnja in obseg naročil ostajata nespremenjeni.
Poraba materiala dosledno presega količine iz seznama materialov.
Premije za prevoz in nadure se knjižijo v sklade posrednih stroškov in ne na račun strank, ki so jih povzročile.
Vodja obrata, direktor za kakovost in lokalni nadzornik v isti oceni na različne načine opisujejo isto napako pri dobavi.

Če se kateri koli trije od teh petih kazalnikov ohranijo v dveh zaporednih mesečnih zaključkih, se sedež odziva na obdobje, ki je že zaključeno.

Koraki za vzpostavitev ene preverjene baze dejstev za vse proizvodne obrate

Začetek pri sistemu poročanja je napačen prvi korak. Sistem, ki temelji na nepreverjenih stanjih, le še hitreje ponavlja isto napako. Postopek se začne s fizičnim štetjem surovin, nedokončane proizvodnje, končnih izdelkov in nepreštetih polic z izdelki za popravke. Ekipa uskladišči rezultate štetja z glavno knjigo in v roku treh do štirih tednov predloži upravnemu odboru predlog za odpis. Ponovno izračunajte dobave v zadnjih šestih mesecih glede na prvotne roke, ki so jih zahtevali kupci. Bilanca stanja predstavlja le polovico tega, kar upravni odbor upošteva pri določanju cen.

Domnevajmo, da je odstopanje napaka v zasnovi, dokler dokazi ne kažejo drugače. Odstopanje, ki ga je mogoče pripisati nezabeleženemu procesu, je strukturno. Odstopanje, ki se spreminja, ko ga ekipa preučuje, ali ki ga nekdo popravi po datumu štetja, pa namesto tega kaže na nepravilnost. Odziv se nato spremeni: ohranite dokaze in dostop do njih, vključite svetovalce in se nato posvetujte z obratom. Odločitev o tej spremembi sprejme naročnik mandata, običajno izvršni direktor skupine ali odgovorni član upravnega odbora, na podlagi dokazov, ne pa izključno izvršni direktor.

Medtem ko poteka štetje, obrat nadaljuje z odpremo. Ekipa izvaja nadzorovano štetje po območjih, ne pa popolne zaustavitve. Sredstva se prenesejo v tekočo napoved, namesto da bi se sproščala na podlagi zahtevkov. Ko ekipa ugotovi stanje, sta dve opredelitvi pomembnejši od katerega koli ERP-projekta. Delovne postaje beležijo odpadke takoj, ko nastanejo, ne pa šele ob koncu meseca v sistemu. Pravočasna dostava se upošteva glede na prvotni rok stranke.

Enaka logika velja tudi za pravice do odločanja. Obrat še isti dan lokalno evidentira odstranitev odpadnega materiala, katerega vrednost je nižja od dogovorjene vrednosti. Vse, kar presega to vrednost, v določenem odzivnem času posreduje skupini. Sedež se zavezuje, da bo lokalno osebje seznanil z bistvenostjo in se v določenem času odzval na eskalacije. Usklajevanje sistema ERP in imenovanje stalnega finančnega vodje lahko počakata, dokler se to ne uveljavi.

Dva sklepa upravnega odbora v zvezi z operativnim nadzorom, ki jih ni mogoče prenesti na druge

Kompromis je manjši, kot se zdi. Ne gre za izbiro med natančnostjo in hitrostjo. Prava izbira je, ali sprejeti vidno odpisovanje vrednosti zdaj in s tem vzpostaviti bazo dejstev, na katero se bodo lahko opirale vse poznejše odločitve. Alternativa je financiranje pozicije, katere vrednosti skupina ne more oceniti. Za to izbiro stojita dve odločitvi.

Prva odločitev se nanaša na vrstni red razkritja. Sponzor se o tem odloči še pred začetkom štetja, namesto da bi improviziral, ko je znesek že znan. To vključuje, kdaj o tem izve revizor in morebitne posojilne banke. Prav tako zajema, kako se odpis prikazuje v romunskih zakonsko predpisanih računovodskih izkazih ter v konsolidiranih računovodskih izkazih skupine.

Drugi dejavnik je lokalno vodenje. Privzeto ostajata direktor obrata in lokalni nadzornik na svojih položajih. Prav oni razpolagajo s procesnim znanjem, od katerega je odvisno štetje. Prag odobritve, ki presega njihova pooblastila, je povzročil, da so se izgube prenesle v nedokončano proizvodnjo, ne pa njihove lastne odločitve. Le prikrivanje, potem ko skupina podeli pooblastila za pošteno evidentiranje izgub, spremeni to privzeto stanje.

Upravljanje čezmejnih poslov z začasnim finančnim direktorjem

Vodstveni delavec na kraju samem, ki ima pooblastila tako za finančne podatke kot za procese, zapolni to vrzel. Gre za imenovanje začasnega finančnega direktorja (CFO) z izrecnim operativnim mandatom, v nekaterih primerih pa za kombinirano vlogo začasnega finančnega direktorja in operativnega direktorja (COO). Pri mandatu, katerega predmet je nezanesljivo poročanje, se naročnik ne more zanašati zgolj na poročila samega vodstvenega delavca. Ta poročila je treba neodvisno preveriti. Za to nalogo med celotnim trajanjem mandata skrbi začasni partner podjetja CE.

Začasni finančni direktor pregleda poročila, preden pridejo do upravnega odbora, in v dogovorjenih časovnih presledkih preveri dejansko stanje v primerjavi s poročanim. Partner zagotavlja, da je pot za eskalacijo vedno odprta. Ker je mobilizacija na kritični poti, je preizkušen vodstveni kadrovski kandidat, ki ustreza zahtevam mandata, pripravljen začeti delati v 72 urah po dokončanem opisu mandata. Mandat se zaključi s predajo. Ekipa potrdi predajo, ko je nadzorno okolje delovalo skozi celoten poročevalski cikel brez posredovanja vodstvenega delavca. Do tega trenutka so se opredelitve, pragovi in pot za eskalacijo že izkazali za uspešne.

Primer iz prakse: Švicarska industrijska skupina zaposli začasnega finančnega direktorja za sanacijo tovarne v Romuniji

Tukaj je zgodba o švicarski skupini za proizvodnjo preciznih industrijskih komponent, ki ima proizvodno podružnico v Transilvaniji v Romuniji in zaposluje 380 ljudi. Mesečna poročila so pokazala, da OEE (skupna učinkovitost opreme) v višini 78% in pravočasne dobave v višini 96%. Kljub temu je tovarna vsako četrtletje potrebovala nujna finančna vlaganja v višini 450.000 CHF.

Začasni finančni direktor je prevzel mandat v prvem tednu, pri čemer je njegovo delovno področje zajemalo tako vlogo finančnega direktorja kot tudi operativnega direktorja. To je vključevalo tako finančno stanje kot tudi proizvodni proces. Pri pregledu so odkrili tri vzporedne evidence, vključno s sistemom ERP, ki so ga ročno posodabljali še tedne po odpremi. Ugotovili so, da je v neupravljanih sekundarnih regalih za 1,2 milijona CHF zastarelih nedokončanih izdelkov.

Sponzor je pred koncem leta obvestil skupinskega revizorja in potrdil, da bosta direktor obrata in lokalni kontrolor ostala na svojih položajih. Preštevanje je potekalo v sodelovanju z ekipo obrata. Vodstveni delavec je sprva pustil sistem ERP, nadzorni panel in organizacijsko strukturo nespremenjene. Stojala so upočasnila preštevanje, dokler sponzor ni prenesel pooblastila za odprodajo na obrat, saj ga na lokalni ravni ni imel nihče. Odpis je bil enkrat predložen upravnemu odboru, skupaj z dokazili. Začasni partner CE je to pregledal in preveril usklajenost izračuna s poročanimi stanji.

V šestdesetih dneh je sedež preveril preglednost podatkov o urni proizvodnji, odpadkih in stroških predelave. Do devetdesetega dneva se je obratni kapital zmanjšal za 1,8 milijona CHF. Pri tem je šlo v glavnem za enkratno popravek in ne za temeljno ustvarjanje denarnih tokov, kar se je potrdilo ob naslednjem zaključku. Devetdeseti dan je zaznamoval preverjeno preglednost in popravek, ne pa zaključek mandata. Nekaj mesecev kasneje je novi stalni finančni direktor prevzel nadzorno okolje, ki je bilo preizkušeno skozi celoten poročevalski cikel.

Pogosta vprašanja o začasnem mandatu finančnega direktorja

V čem se začasni izvršni direktor razlikuje od forenzičnega revizorja?

Revizor poroča o tem, kar se je zgodilo, in odide, medtem ko začasni izvršni direktor prevzame polno pooblastilo za preoblikovanje poročanja, ponovno določitev pooblastil za odločanje in vodenje dejanskega okrevanja. CE Interim ponovno vzpostavi popoln operativni nadzor z imenovanjem vodij, ki ostanejo v celoti odgovorni od začetnega ugotavljanja dejstev vse do končne predaje.

Katera vodstvena vloga ustreza tej situaciji?

Za nadzorno vlogo je potreben začasni finančni direktor (CFO), za izvajanje dejavnosti na proizvodni ravni pa začasni operativni direktor (COO). Kadar sta potrebna oba, je pogosto najbolje, da se ju združi v eno pooblastilo, da se preprečijo vrzeli v vodstvu. CE Interim prilagodi svoje storitve vašim natančnim potrebam tako, da specifično operativno vrzel uskladi s primernim profilom vodstvenega kadra, s čimer zagotovi jasno pooblastilo in nemoteno izvajanje.

Že iščemo stalnega finančnega direktorja za hčerinsko družbo. Ali naj počakamo?

Ne. Zaposlovanje na nepreverjeno delovno mesto prisili novega zaposlenega, da prevzame skrite in neizmerjene težave. CE Interim pospeši vaše iskanje stalnega kadra tako, da napoti začasnega vodjo, ki najprej ugotovi dejanska stanja in uredi bilanco stanja, kar vam omogoča, da stalnega finančnega direktorja zaposlite v stabilnem in preverjenem nadzornem okolju.

Kako dolgo naj traja takšen mandat?

Trajala naj bi dovolj dolgo, da se ugotovijo dejstva, vzpostavijo nadzorni mehanizmi in da se preživi vsaj en celoten poročevalski cikel brez neposrednega posredovanja začasnega vodje – običajno gre za obdobje, ki je bližje šestim mesecev. CE Interim zagotavlja trajne rezultate tako, da poskrbi, da novi poročevalski postopki delujejo samostojno, še preden naš izvršni direktor sploh prenese nadzor.

Ali bo imenovanje začasnega izvršnega direktorja destabiliziralo lokalno vodstveno ekipo?

Ne, če se to pravilno obravnava. Lokalne ekipe običajno z odobravanjem sprejmejo pooblastilo za iskreno poročanje, potem ko so se dolgo borile z nerealnimi pričakovanji in omejenimi pooblastili za odločanje. Začasni izvršni direktor stabilizira organizacijo s konstruktivnim sodelovanjem z obstoječimi vodstvenimi delavci in jim zagotavlja izrecno podporo, ki jo potrebujejo, da lahko brez strahu razkrijejo resnico.

Če poročila vaše romunske hčerinske družbe in njeni finančni rezultati prikazujejo različne poslovne dejavnosti, jih verjetno ne bo mogoče uskladiti z dodatnim poročanjem. A Začasni partner CE lahko pomaga opredeliti izvršilni mandat, ki ga trenutna situacija zahteva.