1) Stanje stranke (anonimizirano):

Družinsko vodena evropska skupina za avtomatizacijo je v Romuniji upravljala velik proizvodni obrat.

Obrat je bil del obsežne mednarodne skupine z več desetimi pravnimi subjekti, več ERP-sistemi in sedežem v Franciji.

V okviru obsežnejše preobrazbe finančnega področja, ki je vključevala sistem SAP S/4HANA, elektronsko izdajanje računov in nov center skupnih storitev na Poljskem, je več članov računovodske ekipe podalo odpoved.

Najpomembnejša naloga je bila zagotoviti neprekinjenost prehoda na novo vodstvo pred zaključkom poslovnega leta, pred zakonsko določenimi roki in pred prehodom na nov sistem.

2) Izziv:

• Vodja računovodstva in več računovodij se je pripravljalo na odhod / je že odšlo.
• Preostala ekipa za financiranje obrata se je zmanjšala na tri ali štiri osebe.
• Zaključek poslovnega leta, pomoč pri reviziji, oddaja davčnih prijav in zakonsko predpisano poročanje so morali potekati nemoteno.
• SAP S/4HANA in elektronsko izdajanje računov sta se približevala ključnim fazam uvedbe.
• Oddelka za računovodstvo in finančno načrtovanje ter analizo (FP&A) sta bila pred kratkim ločena, kar je prineslo nove odgovornosti in hierarhične odnose.
• Lokalne finančne ekipe so se prilagajale centraliziranemu nadzoru s strani finančnega oddelka skupine.
• Upor proti modelu skupnih storitev je vplival na delovno moralo in povečeval tveganje za odhod zaposlenih.
• Sedež, vodstvo tovarne, zunanji svetovalci in izvedbene ekipe so morali sprejeti usklajene odločitve.

3) Vmesna vloga (hitrost in ustreznost):

Podjetje CE Interim je podprlo hitro imenovanje začasnega vodje preoblikovanja za področje financ v tovarni, ki je deloval kot začasni finančni direktor.

Dokumentirana naloga je bila zasnovana kot prehodni mandat trajanja od štirih do šestih mesecev, kar odraža izrecno zahtevo po zapolnitvi vrzeli v vodstvu.

Izbrani kandidat je združeval znanje o lokalnih zakonskih računovodskih predpisih, izkušnje s poročanjem po mednarodnih računovodskih standardih (IFRS), strokovno kredibilnost na področju financ v proizvodnji ter praktične izkušnje z vodenjem ekipe.

Med pretekle izkušnje sodijo delo v SAP-okoljih, priprava poročil v sistemu Hyperion, priprava na revizije, preoblikovanje delovnih skupin ter usklajevanje med sedežem in lokalnimi enotami.

Dejstvo, da so bili zaposleni domačini in da so dobro poznali romunsko poslovno okolje, je zmanjšalo tveganje v zvezi s skladnostjo in kulturnim tveganjem.

Hibridni model je vključeval vsaj tri dni na teden v tovarni, s povečano prisotnostjo na kraju samem v obdobjih zaprtja in med prehodom na nov sistem.

4) Kaj se je zgodilo med mandatom:

Prvih 30 dni

Izvirni zapis obravnava izbor in mobilizacijo, ne pa že zaključene dostave. Prvih 30 dni je bilo razporejenih tako, da so vključevali:

• Z odhajajočim vodjo računovodstva opravite nadzorovano predajo dela.
• Potrdite odgovornost za mesečno zaključevanje poslovnih obdobij, pripravo četrtletnih bilanc stanja, oddajo davčnih prijav in predložitev zakonsko predpisanih poročil.
• Ocenite zmogljivosti, odgovornosti in tveganje glede ohranjanja kadrov v preostalem računovodskem timu.
• Vzpostavite neposredne delovne postopke z vodjo obrata, vodjo oddelka FP&A, regionalnim finančnim oddelkom in globalnim računovodstvom.
• Preglejte odprta vprašanja v zvezi s sistemom SAP S/4HANA in elektronskim izdajanjem računov, ki vplivajo na računovodstvo in upoštevanje lokalnih predpisov.
• Določite dnevni ritem nadzora za pripravo na konec poslovnega leta, usklajevanja in revizijske zahteve.

Prvih 6 mesecev

V okviru predvidenega prehodnega obdobja, ki naj bi trajalo od štirih do šestih mesecev, je bil mandat zasnovan tako, da:

• Ohranite hitrejši ritem mesečnih in četrtletnih zaključkov, ki ga je skupina že vzpostavila.
• Vodite lokalni delovni tok na področju računovodstva v okviru sistema SAP S/4HANA in priprave elektronskih računov.
• Usklajevanje zunanjih svetovalcev, centralne IT-službe, SAP-svetovalcev in lokalnih strokovnjakov za skladnost.
• Preoblikovali smo računovodsko ekipo, medtem ko se je vzporedno nadaljevalo zaposlovanje za nedoločen čas.
• Zagotavljanje konsolidacijskega poročanja v skladu z MSRP in izpolnjevanje lokalnih zakonskih obveznosti.
• Določite jasno razdelitev odgovornosti za procese med tovarno, finančno službo skupine in novim centrom skupnih storitev.

Več kot 6 mesecev

• Dobava po šestih mesecih ni bila del dokumentiranega naročila.
• Morebitno podaljšanje bi bilo odvisno od časovnega okvira stalnega zaposlovanja in stabilizacije sistema.
• Želeno stanje je bila stalna lokalna računovodska ekipa, ki bi učinkovito sodelovala z regionalnim finančnim oddelkom in centrom za skupne storitve.

Predaja in izstop

• Stalnim zaposlenim prenesite koledarje zaključkov poslovnih obdobij, datoteke za usklajevanje, navodila za poročanje in odgovornosti v zvezi s skladnostjo.
• Dokumentirajte preostale ukrepe v zvezi s sistemom SAP, elektronskim izdajanjem računov, revizijo in skupnimi storitvami.
• Zagotovite jasno razmejitev odgovornosti med lokalnim računovodstvom, oddelkom za finančno načrtovanje in analizo (FP&A), regionalnim finančnim oddelkom ter centrom skupnih storitev.
• Izstopili smo, ko je vodstvo prevzelo nadzor in so bili za ključne naloge določeni zanesljivi odgovorni.

5) Sprejeti ukrepi (osredotočenost na izvajanje):

• Pred odhodom dosedanjega vodje računovodstva je opredelil strukturiran postopek predaje dolžnosti.
• Pojasnjena odgovornost za mesečno zaključevanje izkaza uspeha in četrtletno poročanje o bilanci stanja.
• Vzpostavljen je bil nadzor nad lokalnimi davki, elektronskim izdajanjem računov in zakonskimi zahtevami glede vlaganja dokumentov.
• Prek sistema poročanja na ravni skupine smo povezali lokalno računovodsko dejavnost s konsolidacijskim poročanjem v skladu z MSRP.
• Prednostno usklajevanje medpodjetniških in bilančnih podatkov pred roki za zaključek poslovnega leta in revizijo.
• Določite ritem vodenja na kraju samem za zaključne obdobje, konec leta in prehod na nov sistem.
• Usklajevanje med vodstvom obrata, oddelkom za finančno načrtovanje in analizo (FP&A), regionalnim finančnim oddelkom, sedežem družbe in zunanjimi svetovalci.
• Neposredno se je odzval na pomisleke ekipe glede centralizacije in prehoda na skupne storitve.
• Podprli smo stalno zaposlovanje, ne da bi pri tem silili v prenaglo dolgoročno imenovanje.
• Pripravili smo računovodske postopke in opredelili odgovornosti za morebitni prehod na model skupnih storitev.

6) Doseženi rezultati (merljivi dokazi):

Zapisnik dokumentira fazo mobilizacije in izbora, ne pa preverjenih rezultatov po izteku mandata. Potrjeni rezultati v tej fazi so bili:

• Kandidat za začasnega vodjo računovodstva, ki prihaja iz lokalnega okolja in ima ustrezne izkušnje na področju proizvodnje ter zakonskih predpisov, je bil predlagan za končno lokalno potrditev.
• Razpoložljivost kandidata je ustrezala zahtevanemu obdobju za predajo dolžnosti pred odhodom dosedanjega zaposlenega.
• V predlaganem začasnem dogovoru je bil sprejet zahtevani hibridni in delovni model na podlagi delovnih mest.
• Naročnik si je vzel čas za premišljeno in temeljito iskanje kandidata, namesto da bi se odločil za nujno dolgoročno zaposlitev.
• Ohranjanje dosedanjih rezultatov je bilo zaščiteno kot opredeljena prednostna naloga mandata.
• Skupina je že pred pojavom vodstvene vrzeli skrajšala mesečne in četrtletne zaključne cikle za približno polovico.
• Stopnja pravočasnega poročanja na ravni celotne skupine se je s nizke izhodiščne ravni povečala na več kot štiri petine, s čimer je bila vzpostavljena jasna izhodiščna raven uspešnosti, ki jo je treba ohraniti.
• Stalno zaposlovanje in zunanja svetovalna podpora sta bila usklajena kot vzporedni delovni tokovi.
• Pred uvedbo so bila jasno opredeljena vprašanja glede skladnosti z lokalnimi predpisi, pripravljenosti na revizijo ter tveganja pri prehodu na sistem SAP.

7) Zakaj CE Interim:

Podjetje CE Interim je hitro ukrepalo in našlo kandidata z izkušnjami na vodstvenih položajih, primernim za področje financiranja proizvodnih obratov, uvajanja sistema SAP, preoblikovanja ekipe in prehoda na nov sistem.

Pri izbiri kandidata so se upoštevali predvsem lokalno poznavanje predpisov, izkušnje na področju proizvodnje, poročanje v skladu z mednarodnimi računovodskimi standardi (IFRS) ter upravljanje z zainteresiranimi stranmi v mednarodnem okolju, ne pa zgolj naziv položaja.

V procesu uvajanja je bila zagotovljena ravnovesje med hitrostjo in nujnimi preverjanji s strani vodstva obrata, kadrovske službe ter lokalnih finančnih deležnikov.

To je poveljstvu omogočilo verodostojno pot za ponovno vzpostavitev nadzora, ne da bi se pri tem zaobšlo osebe, odgovorne za izvedbo na terenu.

8) Poziv k ukrepanju:

Če potrebujete začasnega finančnega direktorja ali začasnega finančnega vodjo, ki bo med čezmejnim prehodom na novem vodstvenem položaju na finančnem področju zagotovil nemoten zaključek poslovnega obdobja, skladnost s predpisi in nemoteno delovanje sistema SAP, vam lahko podjetje CE Interim hitro in varno zagotovi natančno izbranega vodstvenega kadra.

CE Interim v 72 urah zagotavlja preverjene začasne vodje v tujini, kulturah in panogah. Specializirani smo za začasno vodenje z velikim učinkom za podjetja zasebnega kapitala, družinske pisarne in globalne korporacije, ki se soočajo s trenutki prehoda: digitalno preobrazbo, vstopom na trg, operativnim preobratom, integracijo po združitvi ali krizo.

Ne razlikujemo se le po hitrosti ali globini našega omrežja, temveč tudi po tem, kako vodimo. Vsako sodelovanje osebno vodi začasni vodilni partner CE: nekdanji izvršni direktorji, finančni ali operativni direktorji, ki so bili na vaši strani mize in so vodili organizacije pri sprejemanju odločitev z visokimi tveganji.

Z globalnim naborom talentov in operativnim dosegom v Evropi, ZDA in na Bližnjem vzhodu ne zapolnjujemo vlog, temveč gradimo zaupanje, vodimo prehode in dosegamo rezultate.

Kot del Valtus Alliance, največje svetovne zveze podjetij za začasno vodenje izvršnih direktorjev, zagotavljamo nemoteno mednarodno izvajanje prek več kot 25 pisarn in več kot 80 vodilnih partnerjev v več kot 50 državah.

Izvršilno vodenje Prestopanje meja. Rezultati brez kompromisov.