Češka tovarna potrebuje novega dobavitelja. Odločitev sprejema nemški sedež.

Na kratko

Ko preneha prihajati ključni vhodni material, lahko obrat pogosto v nekaj dneh najde izvedljivo alternativo. Pri naslednji nujni odločitvi o nabavi v proizvodnji ne gre za to, ali se bo ta alternativa uporabila. Gre za to, kdo se lahko zaveže k njej, v kakšnih finančnih okvirih in za koliko časa. Glavni sedež še vedno ohranja nadzor nad poslovnimi vidiki in skladnostjo, za katerega je odgovoren. Omejena in časovno omejena pooblastitev to reši hitreje kot eskalacija celotne nabavne politike. Določite imenovanega odobritelja in fiksni datum pregleda. Tehnična sprejemljivost in odobritev stranke ostajata ločeni, nepogajljivi koraki.

Sprožilec: Iskanje alternativnih dobaviteljev v primerjavi s pooblastilom za zamenjavo dobavitelja

Motnje se redko začnejo s pomanjkanjem alternativ. Edini dobavitelj preneha delovati, izgubi zmogljivosti ali se kakovost njegovih izdelkov močno poslabša. V nekaj dneh inženirji in nabavniki v tovarni pogosto najdejo ustreznega regionalnega nadomestnega dobavitelja z razpoložljivimi zmogljivostmi.

Težave se začnejo, ko nekdo poskuša oddati naročilo. Standardni postopek matične družbe za vključevanje dobaviteljev je namenjen obvladovanju tveganj v stabilnih razmerah. Vključuje preverjanje bonitete, revizije skladnosti, pogoje okvirnih pogodb in več stopenj odobritve. Ta postopek je primeren za načrtovane odločitve o nabavi, sprejete več mesecev vnaprej. Ne predvideva pa, da bo tovarna odštevala preostale dni zaloge za varnost.

To ni zgodba o tem, da bi bila ena stran neprevidna. Glavna uprava iz utemeljenih razlogov ščiti pogoje nabave na ravni skupine, obveznosti glede skladnosti in poslovno odgovornost. Tovarna pa ščiti rok dostave stranki, ki ga ne more prestaviti. Obe stališči sta upravičeni. Manjka pa pot, po kateri bi se lahko izvedla omejena nujna proizvodna zaveza. Prvi sklop zaščitnih ukrepov ostaja ves čas nespremenjen.

Ključne točke odobritve v proizvodnji z nujnim nabavljanjem

Čezmejni spori v zvezi z javnimi naročili se pogosto pojavijo, ker ekipe v en pogovor vključijo dve različni stopnji. Komercialno naročilo in tehnična odobritev proizvodnje odgovarjata na različna vprašanja. Zmešavanje obeh vodi v zastoj. Dobavitelj ne bo zagotovil surovin brez naročila. Kupec pa ga ne bo izdal, dokler ne bo zaključena tehnična dokumentacija in dokumentacija o skladnosti, kar lahko traja več tednov.

Učinkovit odziv razlikuje med štirimi odločitvami, za katere ni potrebno, da jih sprejme ista oseba ali da se izvedejo v istem časovnem okviru:

• Poslovna zaveza: pooblastilo za oddajo naročila in dogovor o poslovnih pogojih z novim dobaviteljem.
• Finančna izpostavljenost: zgornja meja skupnih izdatkov, ki jih je podjetje pripravljeno prevzeti, preden ponovno pregleda stanje.
• Tehnični prevzem: potrditev, s pomočjo ustreznih postopkov pregleda in kvalifikacije, da izdelek ustreza specifikacijam.
• Soglasje stranke: odobritev, ki jo mora dati strankin lastni oddelek za kakovost, preden del vstopi v njeno dobavno verigo.

Odobritev prvega še ne pomeni odobritve zadnjega. Naročilo dobavitelju omogoča, da začne proizvajati vzorce. Ne pomeni pa, da se v izdelek stranke vključi niti ena enota.

Vzpostavitev izjeme pri skupinskem nakupovanju za hitro vključevanje dobaviteljev

Podelitev neomejene svobode pri nakupih ni rešitev in ni tisto, kar bi morala sprejeti dobro vodena služba za skupinske nakupe. Boljši odziv je uradna, časovno omejena izjema za nujno nabavo pri proizvajalcih, ki velja izključno za konkretno krizo. Dobro vodena izjema v okviru skupinskih nakupov ostaja ves čas konkretna, omejena in časovno omejena.

Preden se podjetje v okviru te izjeme zaveže k čemerkoli, mora pooblaščeni odobritelj v pisni obliki navesti naslednje:

• Natančne številke delov ali kategorije materialov, na katere se izjema nanaša, in ničesar drugega.
• Fiksna finančna zgornja meja za skupno vrednost nakupov.
• Omejitev obsega, določena izključno glede na potrebe strank. Velja, dokler se glavni dobavitelj ne opomore ali dokler podjetje ne najde stalnega vira.
• Rok veljavnosti, običajno od trideset do šestdeset dni, po izteku katerega se pooblastilo samodejno vrne na običajne nakupne poti.

Za vsako zavezo v okviru izjeme je treba pripraviti tudi kratek zapis o odločitvi. V njem je treba navesti, zakaj glavni dobavitelj ni mogel izpolniti naročila in zakaj se je podjetje odločilo za alternativo. Prav tako je treba v njem zabeležiti dogovorjeno ceno in pogoje za prekinitev pogodbe. To ni le papirologija zaradi same papirologije.

Ta evidenca omogoča notranji reviziji, oddelku za kakovost naročnika in, če je to ustrezno, davčnim organom, da si ogledajo, kaj se je zgodilo. Ko je kriza minila, lahko vidijo, kaj je podjetje odobrilo, kdo je to odobril in zakaj.

Usklajevanje časovnih okvirov javnih naročil med sedežem in lokalnimi enotami

Sedež in zadevni obrat običajno delujeta po različnih časovnih okvirih, pri čemer sta oba razumna v svojem kontekstu. Za oddelek za skupinsko nabavo je nujna izbira dobavitelja le ena od točk na dolgem tedenskem dnevnem redu. Za obrat pa vsaka izmena porabi omejene zaloge sestavnega dela, ki ga ni mogoče nadomestiti.

Čakanje en teden, da se izpogaja boljša cena, je v običajnih razmerah razumen instinkt. Ta instinkt pa preneha biti racionalen, ko je pomanjkanje zaloge že tako veliko, da ogroža strankino lastno proizvodno linijo. V tem trenutku stroški čakanja redko odtehtajo pričakovani prihranek.

Rešitev ni v tem, da se sedež izključi iz odločanja. Rešitev je v tem, da se tovarni zagotovi kratek, na dejstvih temelječ postopek eskalacije. Navedite, kaj ni uspelo in kaj alternativa lahko potrdi, česa pa še ne more. Dodajte, kakšna pooblastila tovarna zahteva in do kdaj potrebuje odločitev. Delujoča pot za nujno nabavo surovin za proizvodnjo je odvisna od tega, da ta eskalacija hitro doseže pravo osebo, ne pa od popolne odprave nadzora.

Shema pristojnosti za odločanje pri nujnih javnih naročilih in nabavi

Zemljevid pristojnosti za odločanje jasno opredeli prenos pooblastil, namesto da bi se o tem ob vsaki krizi ponovno pogajali od začetka. Gre za model za organizacijo pogovora, ne pa za trditev o tem, kako že deluje katero koli konkretno podjetje.

Za vsako odločitev o izbiri dobavitelja, ki je v teku, zabeležite vsaj naslednje:

• Predhodna kvalifikacija alternativnega dobavitelja: Ta korak sproži oddelek za projektiranje obrata ali oddelek za kakovost, priporoči pa ga vodja nabave za obrat. V tej fazi ni nobene finančne obveznosti. Spor glede ustreznosti se prenese na oddelek za kakovost na ravni podjetja.
• Zaveza glede orodja ali prototipa: To priporoča oddelek za obratno inženirstvo, odobri pa ga pooblaščeni začasni direktor ali direktor obrata. Odločitev ne presega finančne zgornje meje za izjemo. Stroški, ki presegajo to zgornjo mejo, se prenesejo na skupinsko nabavo.
• Začetno naročilo za prehodno proizvodnjo: To priporoča oddelek za načrtovanje materialov. Pooblaščeni lastnik in vodja skupine za blago to skupaj odobrita, v okviru omejitve obsega izjeme. Najprej je treba opraviti pregled začetnega vzorca.
• Začetek serijske proizvodnje: To priporoča oddelek za kakovost v tovarni. Odobriti ga sme izključno strankin lastni predstavnik za kakovost, v skladu s strankinimi lastnimi zahtevami za odobritev. Noben notranji podpis ne more nadomestiti tega podpisa.

V vsaki vrstici morata biti navedena oseba, ki odobri, in določena meja. Shema, v kateri nista navedena oba podatka, je le diagram, ne pa pooblastilo.

Primer iz prakse: češki dobavitelj avtomobilskih delov – prehod na drugega dobavitelja in nujno zagotavljanje oskrbe

Velik nemški dobavitelj pogonskih sklopov in sistemov za upravljanje toplote za avtomobilsko industrijo (Tier 1) upravlja tovarno za precizno obdelavo in sestavljanje z 850 zaposlenimi v regiji Plzeň na Češkem, od koder dobavlja ključne module motorjev glavnim nemškim tovarnam za sestavljanje vozil v Baden-Württembergu in na Bavarskem.

Pri njegovem edinem nemškem dobavitelju visokoprecisnih ohišij iz litega aluminija je prišlo do eksplozije peči. Dobavitelj je napovedal prekinitev proizvodnje zaradi višje sile za najmanj dvanajst tednov.

Češki obrat ima zaloge za pet dni. Njihovi češki inženirji so hitro našli ustreznega proizvajalca aluminijastih odlitkov, ki se nahaja šestdeset kilometrov stran v severni Bohemiji. Ta ima prosto zmogljivost in lahko v desetih dneh prilagodi orodje.

Oddelek za nabavo podjetja s sedežem v Stuttgartu običajno zahteva, da vsako imenovanje novega dobavitelja odobri Centralni odbor za nabavo, ki se sestaja dvakrat tedensko. Standardna preveritev dobavitelja traja osem tednov. Vodstvo tovarne opozarja, da se bo proizvodna linija ustavila v roku enega tedna. Pogodbeni stroški zaradi kazni strank znašajo 50.000 evrov na izmeno.

Omejitve v standardnih postopkih vključevanja dobaviteljev

Tovarna se je hkrati ustavila zaradi treh dejavnikov, kar je odražalo širše in razumljivo napetost med oddelkom za nabavo na sedežu družbe in operativno ekipo tovarne, ne pa neuspeh katere koli od strani. Oddelek za nabavo družbe ni hotel izdati številke dobavitelja, dokler ni bila zaključena dvanajsttedenska revizija trajnosti in finančnega stanja.

Inženirji v tovarni so že preverili tehnične zmogljivosti novega dobavitelja. Novi dobavitelj pa ne bi kupil specializiranih aluminijevih ingotov niti ne bi začel z nastavitvijo strojev brez podpisanega naročila. Oddelek za skupinske nakupe ne bi v sistemu SAP dodelil številke za nujne dobavitelje brez podpisane večletne okvirne pogodbe o storitvah.

Ko je ekipa izključila material v karanteni in že dodeljeni material, je neto zaloga za izpolnjevanje zahtev pokrivala le 3,5 proizvodnega dneva. Ekipa je preučila alternativo 2. stopnje v Španiji in jo zavrnila. Dvajsetdnevni prevozni čas in zamik pri prilagajanju orodja sta bila nezdružljiva z razpoložljivim časom.

Izvajanje odobritev za nujna javna naročila z omejenim časom veljavnosti

Ker je grozila neizogibna zaustavitev proizvodne linije, je podjetje za vodenje ukrepov v tej situaciji zaposlilo začasnega direktorja za nabavo, ki je prispel na lokacijo v oseminštiridesetih urah. Ta direktor je poročal neposredno glavnemu operativnemu direktorju skupine. Izvršni odbor skupine je tej funkciji podelil pooblastilo za neposredno odobritev nujnih obveznosti v višini do 350.000 evrov.

Prav ta sprememba je prekinila zastoj v Stuttgartu. V šestih urah je bilo oddano naročilo za nujno orodje in pilotno serijo.

Deset tedensko sodelovanje je nato potekalo v dveh fazah. V prvi fazi je bila odobrena komercialna proizvodnja prototipnih in predserijskih delov v okviru omejene šestdesetdnevne nakupne pogodbe. To je novemu češkemu dobavitelju omogočilo, da je nabavil surovine in začel z izdelavo orodij.

Druga faza je bila omejena izključno na izdajo za proizvodno linijo. V njej so se ločeno spremljali dimenzijski pregledi na koordinatnem merilnem stroju (CMM) ter pospešena predložitev PPAP stopnje 3 v sodelovanju z inženirji za kakovost pri proizvajalcu originalne opreme (OEM). To sta bili dve potrditvi, ki sta bili potrebni, preden je kateri koli del lahko vstopil v proizvodnjo vozila.

Vsakodnevni petnajstminutni sestanek je povezal vodjo oddelka za kakovost v tovarni in tehničnega direktorja novega dobavitelja. Povezal je tudi vodjo skupine za surovine v skupini in kontaktno osebo za kakovost pri naročniku. S pomočjo tega sestanka je skupina še isti dan rešila vprašanja v zvezi s spremembami orodja in poslovna vprašanja. Nič ni bilo treba čakati na tedenski pregled.

Rezultati: neprekinjena proizvodnja in dolgoročni prihranki pri stroških

V desetih tednih od prve motnje do potrjene stabilizacije je češka tovarna ves čas nemoteno nadaljevala serijsko proizvodnjo, s čimer je preprečila odškodninske zahtevke strank zaradi zaustavitve proizvodnje, ki bi lahko presegli 2,5 milijona evrov. Nadomestni češki dobavitelj je v enajstih koledarskih dneh zaključil prilagoditev orodja, preverjanje vzorcev in prvo dobavo.

Premija za nujno naročilo je bila za manj kot štiri odstotke višja od prejšnje pogodbe. Slednje prilagajanje obsega je nato prineslo neto letni prihranek v višini 320.000 evrov.

Nemška matična družba je kasneje sprejela listino o pravicah do sprejemanja nujnih odločitev, ki se uporablja v tem scenariju. Ta je postala standardni postopek za nujna naročila v vseh njenih evropskih hčerinskih družbah.

Odprava izjeme glede skupinskega nakupovanja za zagotovitev skladnosti

Izjema za omejeno nujno nabavo v proizvodnji ostane omejena le, če je nekdo odgovoren za njeno prekinitev. Pregled vključite v sam statut. Na dan izteka veljavnosti ali prej, če se primarni dobavitelj ponovno vzpostavi, vodstvo oddelka za nabavo in tovarne skupaj ocenita uspešnost nadomestnega dobavitelja. Nato pisno odločita, ali ga bodo trajno potrdili, podaljšali izjemo za določeno obdobje ali jo zaključili.

Brez tega koraka se začasna prenos pooblastil neopazno spremeni v običajni način, na katerega podjetje vedno nabavlja izdelke te kategorije. To poteka zunaj okvira upravljanja, ki ga lahko kdorkoli vidi ali pregleda. Prav ta navada, ne pa prvotna odločitev, je ponavadi tista, ki povzroča tveganje glede skladnosti, ki ga odkrijejo pri poznejšem pregledu.

Prav tu skupina ohranja svojo avtoriteto. Mandat omogoča usklajevanje odziva na izredne razmere in zagotavlja nemoten potek procesa. Ne nadomešča pa odobritve upravnega odbora, naročnika ali strokovnega svetovalca, ki si jo ti dejansko pridržujejo zase.

Vodstvene vloge: začasni direktor za nabavo v primerjavi z direktorjem za dobavno verigo

Ni vsaka odločitev o nujnem pridobivanju proizvodnih zmogljivosti nujno povezana z zunanjo pomočjo. Kadar vodstvo oddelka za nabavo in vodstvo proizvodnega obrata že tesno sodelujeta, naj ta ekipa prevzame odgovornost za odziv. To velja, če ima notranji vodja za surovine ustrezno delovno dobo, čas in jasno pooblastilo za ukrepanje. Ti že poznajo ERP-sisteme, proračunske kode in zadevne odnose z dobavitelji. Vključitev zunanjega vodstva bi le povečala stroške predaje, ne da bi to prineslo kakršne koli koristi, ki bi te stroške izravnale.

Težava je v tem, da do akutnega pomanjkanja pogosto pride ravno takrat, ko so notranje zmogljivosti že na meji. Isti vodje nabave morajo hkrati izpolnjevati letne cilje prihrankov in skrbeti za podaljšanje pogodb. Isti vodje obratov pa se spopadajo z operativnimi posledicami same motnje. Nobena od teh funkcij nima dovolj avtoritete, da bi sama preglasi drugo. Odločitev, ki bi morala trajati le nekaj ur, se lahko zavleče za tedne.

Začasni direktor za javna naročila lahko prevzame odgovornost za takšno omejeno odločitev o nakupu. A Direktor oskrbovalne verige je boljši nosilec odgovornosti za širši odziv, ki zajema več odločitev. V vsakem primeru podjetje dobi enega odgovornega nosilca, ki ima jasna pooblastila za zamenjavo dobavitelja in ni obremenjen z zgodovino oddelkov na nobeni strani. Ko obrat najde izvedljivo alternativo, se splača o tem pogovoriti z začasnim partnerjem CE. Morda še ne obstaja pot za hitro odobritev te alternative.

Pogosta vprašanja o nujnem nabavljanju in proizvodnji

Kdo naj odobri odločitve o nujnem nabavljanju?

Odobritev mora potekati po namenski poti z natanko dvema podpisoma. Eden od njiju je operativni vodja na kraju samem, na primer začasni direktor za nabavo ali direktor obrata. Drugi je direktor skupine za nabavo ali enakovreden pooblaščen vodstveni delavec na ravni skupine. Za ta postopek določite rok obdelave, merjen v urah, ne v tednih. S tem se odpravijo zamude zaradi večstopenjskih odborov, ki običajno zavirajo odobritev nujnih nabav. Nadzor s strani podjetja in s tem povezana revizijska sled ostajata v celoti ohranjena.

Ali lahko lokalno naročanje prevlada nad dobavitelji, ki jih je predlagala skupina?

V primeru resnične krize pri dobavi, da, vendar v omejenih mejah. Skupina lahko lokalnemu oddelku za nabavo podeli začasno pooblastilo, da sklene pogodbo z alternativnim dobaviteljem, kadar dobavitelj, ki ga je imenovala skupina, ne more izpolniti svojih obveznosti. Ta pooblastilo mora imeti določeno zgornjo mejo porabe, omejitev obsega, vezano na dejanske potrebe strank, ter fiksni rok veljavnosti. Ta izjema od standardne politike je ozko opredeljena in v celoti dokumentirana. Nikoli ne postane pooblastilo z odprtim rokom veljavnosti, ki bi omogočalo zaobidenje skupinskega javnega naročanja, kadar koli lokalne ekipe menijo, da je to hitreje.

Ali odobritev naročila omogoča takojšnjo uporabo v proizvodnji?

Ne. Komercialno naročilo pooblašča za nabavo materiala, orodja in zmogljivosti pri alternativnem dobavitelju. Ne navaja pa, ali ta izdelek sodi v izdelek stranke. Za njegovo uporabo v aktivni proizvodnji je še vedno potrebno ločeno tehnično sprejemanje in odobritev stranke. Del mora še vedno prestati vse veljavne postopke kvalifikacije in pregleda. Poslovna nujnost nikoli ni razlog za skrajšanje tega postopka.

Kako naj se pregleda začasno pooblastilo za zamenjavo dobavitelja?

Že na začetku v izjemo vključite datum pregleda, običajno v roku od tridesetih do šestdesetih dni. Takrat morajo vodstvo oddelka za nabavo in vodstvo obrata skupaj oceniti, ali se je glavni dobavitelj že opomogel. Prav tako morajo presoditi, ali dosedanje delovanje alternativnega dobavitelja upravičuje sklenitev stalne pogodbe. Začasno pooblastilo se nato lahko zaključi, podaljša za nadaljnje obdobje ali pretvori v standardno dobaviteljsko razmerje.

Povezano znanje in naslednji korak

Odločitev, ki jo obravnava ta članek, se nanaša le na komercialno odobritev. Ne zajema pa ločenega vprašanja, kdaj lahko ustrezen nadomestni izdelek dejansko vstopi v proizvodnjo. To je odvisno od tehničnega sprejema in potrditve s strani stranke, ne pa od odobritve nakupa.

Priporočena literatura:

• Konec z vodenjem tovarne iz Francije: kako »senčno vodenje« uničuje lokalno odgovornost v poljskih tovarnah
• Kako naj se ureja čezmejni začasni izvršilni mandat?
• Slabi poslovni rezultati ali strukturna kriza? Analiza na ravni upravnega odbora za madžarsko predelovalno industrijo

CE Interim zagotavlja čezmejno začasno vodstvo ravno za tovrstne situacije. Tovarna ima morda izvedljivo možnost nujnega nadomestnega nabavljanja proizvodnih zmogljivosti, vendar še vedno nima hitre in odgovorne poti za njeno odobritev. Ko podjetje potrebuje pooblastilo, mu lahko pomaga CE Interim. Zagotovi že preverjenega vodstvenega kadra, ki ustreza pooblastilu in je zavezan k spoštovanju pogodbe o nerazkrivanju podatkov (NDA), ter je pripravljen začeti delati v 72 urah po zaključku priprave navodil za pooblastilo.

Če želite zaupno razpravljati o trenutni odločitvi glede nabave, stopite v stik z začasnim partnerjem CE.