Na kratko

Romunska podružnica švicarske skupine, ki se sooča s težavami, sledi znanemu vzorcu. Marže na papirju izgledajo zdrave. Vendar pa nenehno prihajajo zahteve po gotovini, ki jih te marže ne morejo pojasniti. Švicarski obvezniški zakonik nalaga upravnemu odboru dolžnost, ki je ni mogoče prenesti na druge. Nadzorovati mora finančno poslovanje podjetja, ne glede na to, kje se ta sredstva dejansko nahajajo. Ponovna vzpostavitev nadzora se začne z imenovanjem začasnega finančnega direktorja, ki prevzame neposredno pristojnost na kraju samem nad bančnimi posli, nabavo in poročanjem. Naslednji korak je vzpostavitev enotne baze dejstev, ki ji zaupata tako upravni odbor kot lokalno vodstvo.

Kako je romunska podružnica švicarske skupine prišla do te točke

Pri švicarski industrijski skupini ali družinskem podjetju, ki se ukvarja s proizvodnjo preciznih izdelkov, se finančna preglednost redko izgubi naenkrat. Izgublja se postopoma, po vzorcu, ki se zdi obvladljiv, če ga obravnavamo mesec za mesecem.

Mesečni poročevalni paket hčerinske družbe kaže stabilne bruto marže. Proizvodnja poteka po načrtu. V istem obdobju lokalno vodstvo zaprosi Zürich ali Zug za neproračunski denarni predujem. Predujem pokriva stroške plač ali davek na dodano vrednost. Vsaka od teh okoliščin posebej izgleda normalno. Skupaj pa, skozi več obračunskih obdobij, kažejo na poslovanje, ki ga upravni odbor ne more več jasno razumeti.

Švicarski upravni odbori običajno v takih primerih izhajajo iz domneve, da je vse v redu, in ta instinkt je razumen. Podaljšani plačilni roki dobaviteljev, zamude pri plačilih s strani strank, vprašanja v zvezi s časovnim razporedom davkov: vsaka od teh razlag se sama po sebi zdi verjetna. Švicarska kultura upravljanja prav tako daje prednost prenosu pooblastil pred posredovanjem na daljavo. Upravni odbor počaka na jasnejšo sliko, preden ukrepa.

Člen 716a določa, da končno vodenje in nadzor nad poslovodstvom ostajata v pristojnosti upravnega odbora. Upravni odbor te dolžnosti ne more prenesti na druge. V praksi upravni odbori to običajno uresničujejo z zaupanjem v lokalno vodstvo, ne pa z vsakodnevnim vmešavanjem v finance hčerinske družbe. Podaljšanje tega zaupanja za še eno četrtletje je primeren odziv na vzorec, za katerega še nihče ni dokazal, da je resen.

Pravo tveganje se skriva v tem, kaj se dogaja, medtem ko upravni odbor čaka. Brez delujočih finančnih varoval na kraju samem lahko obrat zaide s poti. Pojavijo se neuradni dogovori z dobavitelji, odhodki za vzdrževanje pa se odložijo. Vrednosti zalog lahko tiho vključijo proizvodni odpad, namesto da bi ga prijavile. Za tem ni nujno slabih namenov. To se zgodi, ko hčerinska družba predolgo sama upravlja svojo finančno disciplino. Njeni sistemi in pooblastila ne morejo slediti razvoju.

Usklajevanje dveh sistemov upravljanja: Švicarski obvezniški zakonik v primerjavi z romunskimi zakonskimi zahtevami glede poročanja

Švicarska matična družba in njena romunska hčerinska družba delujeta v okviru dveh različnih sistemov upravljanja. Prav tam se običajno pojavi vrzel v preglednosti. To je eden od glavnih razlogov, zakaj je romunsko hčerinsko podjetje švicarske skupine težko upravljati na daljavo.

Članek 716a Švicarski obvezniški zakonik upravnemu odboru ne dovoljuje, da svoje naloge prenese na druge. Končno vodenje družbe in nadzor nad poslovodstvom ostajata v pristojnosti upravnega odbora. To velja ne glede na to, kakšna je poročevalna struktura pod njim. Romunska hčerinska družba deluje v okviru ločenega, zahtevnega zakonskega režima. Pravo Uredba št. 31/1990 in računovodska pravila iz OMFP 1802/2014 določajo obvezni kontni načrt. Določajo tudi stroge zahteve glede arhiviranja računov.

Lokalne finančne ekipe veliko časa posvečajo zagotavljanju, da podjetje deluje v skladu z Nacionalna agencija za davčno upravo. Skladnost z zakonskimi predpisi in poslovni nadzor sta povezani veščini. Vendar pa nista ista veščina. Ekipa, ki se ukvarja s prvo, ne bo samodejno zagotovila tudi druge.

Glavni dejavniki, ki povzročajo vrzeli v poročanju: sistemi ERP, nihanja valutnih tečajev in neformalna avtoriteta

Tehnologija prinaša še eno raven zapletenosti. Švicarski sedež običajno izvaja konsolidacijo prek platforme, kot je SAP S/4HANA. Romunski obrat pa pogosto vodi svoje zakonsko predpisane poslovne knjige v lokalni programski opremi. Ti dve sistemi povezuje z ročno vzdrževanimi preglednicami.

Valuta povzroča še eno izkrivljanje. Transakcije potekajo v romunskih leu, evrih in švicarskih frankih. Če finančna ekipa ne zagotavlja doslednega izvajanja hedžiranja in medpodjetniških obračunov, lahko marža v lokalni knjigovodski evidenci izgleda točna. Kljub temu lahko zavaja upravni odbor glede valute, ki jo dejansko upravlja.

Vrzeli v pooblastilih se ponavadi neformalno zapolnijo same od sebe, kar je razumljivo. Neka oseba mora namreč zagotavljati vsakodnevno delovanje obrata. Brez izrecno določene strukture odobravanja si lokalno vodstvo ustvari lastno. Pogosto vodja obrata osebno prevzame nadzor nad odločitvami glede nabave. Rezultat tega je redko prikrivanje. Lokalna ekipa običajno rešuje svoje težave z orodji in pooblastili, ki jih dejansko ima. Glavna uprava pa medtem še naprej upravlja prek sistema poročanja, ki je bil zasnovan za raven preglednosti v realnem času, ki je zdaj ni več.

Opozorilni znaki, da je tuja proizvodna tovarna izgubila finančni pregled

Več ponavljajočih se vzorcev švicarskemu lastniku nakazuje, da se je problem premaknil s področja trenj na področje upravljanja. Zdaj je potrebno neposredno posredovanje.

Najbolj jasen znak je hčerinska družba, ki izkazuje sprejemljiv EBITDA. Hkrati pa ostaja denarni tok iz poslovanja vztrajno negativen. Ponavadi potrebuje nenačrtovano finančno podporo od matične družbe. Drugi znak je medpodjetniško usklajevanje, ki se v več obdobjih ne zaključi pravilno. Salda se kopičijo na začasnih računih, namesto da bi se poravnala. Tretji znak je, da lokalna finančna služba na konkretna vprašanja odgovarja z opisnimi pojasnili namesto z usklajenimi podatki iz glavne knjige. To običajno pomeni, da podatki sami še ne obstajajo v zanesljivi obliki.

Zaloge končnih izdelkov ali surovin, ki se zdijo nesorazmerne z dejansko proizvodnjo, lahko skrivajo zastarele zaloge ali neevidentirane odpadke. Najbolj jasen preizkus finančnega nadzora je preprost: ali lahko hčerinska družba pripravi zanesljivo trinajsttedensko tekočo napoved denarnih tokov? Ta mora odražati dejanske pogodbene obveznosti. Če tega ne more, sedež podjetja vodi poslovanje na podlagi zaupanja, ne na podlagi dejstev, ne glede na to, kaj navaja mesečni poročevalni paket.

Obnova finančnega nadzora: imenovanje začasnega finančnega direktorja za ponovno vzpostavitev operativnega nadzora

Tridnevni pregled, ki ga opravi notranja revizija podjetja, prinaša le trenutni vpogled v preteklo stanje. Ne ugotovi, kdo danes nadzira bančne prenose. Prav tako ni dovolj dolg, da bi spremenil način delovanja hčerinske družbe.

Za ponovno vzpostavitev nadzora je potreben izvršni direktor s pooblastilom za ukrepanje, ne pa ekipa s pooblastilom za poročanje. Začasni finančni direktor z izkušnjami v čezmejni evropski proizvodnji prevzame neposredno vodenje lokalnih financ, zakladnice in nabave. Upravni odbor opredeli ta mandat pred začetkom naloge. Spodnji potek dogodkov je pomembnejši od katere koli posamezne ukrepe. Prav ta potek vedno znova vzpostavlja nadzor v romunski hčerinski družbi švicarske skupine, pri čemer je vsaka faza odvisna od uspešnega zaključka predhodne.

Dnevi 1 do 10: Ločevanje denarnih sredstev, bančnih računov in nadzor nad likvidnostjo

Začasni izvršni direktor prevzame pooblastilo za skupno ali samostojno podpisovanje bančnih dokumentov. Odobritev z dvojnim podpisom zdaj velja za vsa plačila, ki presegajo določen prag. Nepotrebna plačila, diskrecijska kapitalska poraba in neodobrene obveznosti do dobaviteljev se takoj ustavijo. To je prvi korak. Če bi se denarna sredstva še naprej gibala brez nadzora, bi se vsa dejanska podlaga zastarala, še preden bi jo kdorkoli dokončal.

Dnevi od 11 do 30: Ponovna vzpostavitev verodostojnosti bilance stanja in vrednotenja zalog

S celovitim fizičnim popisom zalog se ugotovi zastarelo blago in neevidentirani odpad. Ekipa uskladi obveznosti do dobaviteljev z odprtimi naročili in fizičnimi prevzemi blaga. Na ta način so obveznosti, ki jih vidi upravni odbor, tudi tiste, ki dejansko obstajajo.

Dnevi 31 do 60: Vzpostavitev matrik standardnega stroškovnega računovodstva in pooblastil za nabavo

Standardno stroškovno računovodstvo zdaj upošteva dejansko porabo v proizvodnji, stroške dela in čase delovnih ciklov strojev. Začasni finančni direktor je ukinil neuradne preglednice, ki so jih lokalne ekipe pripravile za reševanje težav. Nadomestila jih je uradna matrika pooblastil za nabavo. Osebje v tovarni ne more več odobriti sredstev brez predhodne finančne odobritve.

Dnevi 61 do 90: Uvedba sistemov za finančno poročanje in predaja vodstvenih funkcij

Standardni postopki zaključevanja meseca se zdaj izvajajo v vsakem ciklu. Lokalni podatki o transakcijah se neposredno vnašajo v švicarsko konsolidacijsko platformo. Začasni finančni direktor sodeluje z upravnim odborom in kadrovsko službo skupine pri izbiri stalnega lokalnega finančnega direktorja. Podjetje bo to delovno mesto potrebovalo po izteku mandata.

Čezmejno upravljanje hčerinskih družb: usklajevanje nadzora švicarskega upravnega odbora z lokalnim vodstvom obrata

Obnova preglednosti pomeni več kot le pošiljanje boljših informacij v Švico. Pomeni namreč, da se premišljeno določi, katere odločitve sodijo na raven upravnega odbora. Druge odločitve pa zahtevajo hiter, lokalni odziv, če naj se hčerinska družba opomore.

Kapitalske zaveze, ki presegajo določen prag, ostanejo v pristojnosti upravnega odbora skozi celoten mandat. Enako velja za vse zadeve, povezane s tveganjem nesolventnosti, ter za imenovanje stalnega lokalnega vodstva. Za vsakodnevno nabavo, načrtovanje proizvodnje in upravljanje dobaviteljev so pristojni začasni finančni direktor in lokalno operativno vodstvo. Meje določa odobrena matrika pooblastil. Rutinske odločitve se ne čakajo več v vrsti na odobritev v Zürichu. Upravni odbor ima že spet jasen pregled nad tem poslom.

Uravnoteženje med centraliziranim švicarskim nadzorom in lokalno operativno prožnostjo

Večji obseg centralnega nadzora zmanjšuje tveganje za nadaljnje nepooblaščene obveznosti. Hkrati pa lahko upočasni okrevanje, ki naj bi ga pravzaprav ščitil. Do tega pride vsakič, ko se mora vsaka operativna odločitev najprej posredovati nazaj na sedež. To težavo reši začasni finančni direktor z jasnimi pooblastili, ki jih je odobril upravni odbor. Ta vodstveni delavec za določeno obdobje deluje kot odgovorni lokalni odločevalec. Poroča v določenih časovnih intervalih in na višjo raven posreduje le tiste odločitve, ki resnično sodijo na raven upravnega odbora.

To je praktična oblika čezmejnega mostu med švicarskim lastnikom in romunskim podjetjem. Ta mandat temelji na treh stvareh: eni preverjeni podlagi dejstev, enem odgovornem vodstvenem delavcu na kraju samem in eni strukturi upravljanja, ki ji obe strani zaupata. Skupaj poskrbijo za nemoten potek poslovanja. Nato lahko vodenje prevzame stalno vodstvo.

Primer iz prakse: Sanacija švicarskega obrata za proizvodnjo industrijskih komponent v Transilvaniji, Romunija

Srednje velika švicarska skupina za industrijsko opremo s sedežem v Winterthurju je imela proizvodno podružnico v Transilvaniji v Romuniji. Tovarna je proizvajala natančno obdelane komponente za izvoz v Evropo. Več kot osemnajst mesecev je lokalna vodstvena ekipa predlagala finančne izkaze, ki so kazali stabilne 11% poslovne marže.

Med letnimi pregledi proračuna je lokalni izvršni direktor zahteval kapitalsko injekcijo v višini 2,2 milijona švicarskih frankov. Ko je finančni direktor švicarske skupine zahteval poročila o zastarelosti zalog in obveznosti do dobaviteljev na ravni posameznih transakcij, je lokalni finančni nadzornik nenadoma podal odpoved. Preostalo vodstvo tovarne je trdilo, da so podatki zaklenjeni v lokalnih računovodskih bazah podatkov.

Švicarski upravni odbor je ob zavedanju, da gre za akutno krizo vodenja, najel podjetje CE Interim. V Romunijo je prispel izkušen vodstveni kadrovski strokovnjak, ki je bil primeren za to nalogo in pripravljen začeti delati v 72 urah po prejemu podrobnega opisa naloge. Začasni vodstveni kadrovski strokovnjak je takoj pridobil mandate lokalnih bank in uvedel obvezne kontrole z dvojnim odobravanjem za vsa izplačila.

V dvajsetih dneh je preiskava ugotovila, da so bile dejanske bruto marže obrata negativne 4%. To je bilo prikrito s kapitalizacijo proizvodnih odpadkov in nerazporejenih splošnih stroškov obrata neposredno v zaloge nedokončane proizvodnje. Poleg tega je bilo približno 1,8 milijona evrov zalog komponent zastarelih, v poslovnih knjigah pa so bile izkazane po polni zgodovinski nabavni vrednosti.

Spletna stran začasni finančni direktor so sprejeli odločne ukrepe, s katerimi so prekinili nepooblaščene pogodbe z dobavitelji in ponovno pogajali o pogojih poslovanja z njimi. V posvetovanju z revizorji skupine so izvedli pregledno prilagoditev bilance v višini 2,4 milijona evrov. S tem so vzpostavili preverjeno izhodišče za premoženje družbe in prenovili notranje postopke finančnega poročanja.

Do 80. dneva mandata je romunska poslovalnica uspešno zaključila svoj prvi pregleden in v celoti usklajen mesečni zaključek. Začasni izvršni direktor je oblikoval postopek za stalno zaposlitev novega dvojezičnega finančnega direktorja. Izvedli so tehnično uvajanje novih zaposlenih in švicarskemu upravnemu odboru ponovno zagotovili stabilno in v celoti pregledno hčerinsko družbo.

Pogosta vprašanja o upravljanju romunske hčerinske družbe švicarske skupine

Zakaj se pri pooblastilih romunskih hčerinskih družb švicarskih koncernov zmanjša finančna preglednost?

Švicarski sedež se osredotoča na konsolidirane poslovne rezultate, medtem ko romunske ekipe dajejo prednost strogi skladnosti z zakonom št. 31/1990. Brez namernega povezovanja to ustvarja vzporedne sisteme poročanja, ki zamegljujejo dejansko stanje poslovanja. CE Interim usklajuje ti dve prednostni nalogi z vključitvijo vodstvenih kadrov, ki vzpostavljajo zanesljive povezave med sistemi poročanja, s čimer zagotavljajo, da vaši konsolidirani podatki odražajo dejansko stanje lokalnega obrata.

Ali pošiljanje notranjih revizorjev v skupino rešuje problem preglednosti?

Ne. Notranja revizija zgolj preverja pretekle transakcije glede na veljavna pravila, vendar nima operativnih ali bančnih pooblastil, da bi dejansko popravila okvarjene sisteme. CE Interim odpravlja temeljni vzrok tako, da na lokacijo napoti vodstvenega delavca z izrecnimi pooblastili za odločanje, s čimer presega zgolj pregledovanje in aktivno ponovno vzpostavlja vaše vsakodnevne discipline ter strukture avtoritete.

Kakšna pooblastila potrebuje začasni finančni direktor na terenu v Romuniji?

Za to potrebujejo pooblastila za podpisovanje bančnih poslov in neposredno operativno vodenje finančne službe, kar včasih vključuje tudi uradno imenovanje za registriranega upravitelja v skladu z romunskim zakonom št. 31/1990. CE Interim v sodelovanju z vašim pravnim svetovalcem usklajuje ta ključni prenos pooblastil ter tako zagotovi, da izvršni direktor ima natančno tisti zakonski status, ki je potreben za prevzem nadzora.

Koliko časa traja, da se ponovno vzpostavi finančna preglednost?

Nadzor nad denarnimi sredstvi in ločevanje plačil se izvede v desetih dneh, čemur sledi temeljit pregled bilance stanja, ki traja tri do štiri tedne. CE Interim vodi ta pospešeni 90-dnevni časovni okvir za sanacijo, pri čemer v celoti institucionalizira trdne finančne sisteme, preden izvede varen prenos nalog na stalnega lokalnega finančnega direktorja.

Kaj naj ostane v upravnem odboru in kaj naj se preseli v Romunijo?

Upravni odbor ohranja nadzor nad pomembnimi kapitalskimi odločitvami, zadevami v zvezi z nesolventnostjo in imenovanji na stalna delovna mesta, medtem ko morajo odločitve o vsakodnevnem poslovanju in javnih naročilih potekati na lokalni ravni. Začasni izvršni direktor uveljavlja to jasno matriko pristojnosti in s tem zagotavlja, da postopki odobritve s sedeža na daljavo nikoli ne upočasnijo nujnih ukrepov za sanacijo, ki so potrebni na terenu.

Ali ta situacija pomeni, da je lokalno vodstvo ravnalo v slabi veri?

Ponavadi ne. Lokalne ekipe, ki jih obremenjujejo zakonske obveznosti, pogosto uvedejo neformalne rešitve preprosto zato, ker formalna struktura ne obstaja. CE Interim vzpostavi enotno, preverjeno bazo dejstev in jasne okvire pooblastil, pri čemer daje prednost popolni operativni preglednosti in obnovi pred iskanjem krivcev za pretekle dogodke.

Obnova finančnega nadzora: Povezani viri in naslednji koraki za švicarske upravne odbore

Finančna preglednost je temelj lastništva. Ko se upravni odbor ne more več zanašati na podatke, ki jih posreduje tuja hčerinska družba, to ne predstavlja le operativnega tveganja. Gre za tveganje na področju upravljanja in potencialno tudi za pravno tveganje.

Povezana literatura:

• Kriza in prestrukturiranje
• Operativni preobrat
• Integracija po združitvi

Če mora vaš upravni odbor ali skupina lastnikov ponovno vzpostaviti finančni nadzor nad romunsko ali katero koli mednarodno proizvodno hčerinsko družbo, je Začasni partner CE lahko pomaga opredeliti izvršilni mandat, ki ga trenutna situacija zahteva.