In breve

La gestione dei requisiti locali relativi ai modelli globali ERP inizia con la classificazione. Ogni richiesta è un obbligo di legge, un contratto con il cliente, un limite operativo concreto o una preferenza. Le prime tre giustificano un’eccezione solo sulla base di due prove: un validatore designato conferma la necessità e la progettazione standard, sottoposta a verifica, non riesce a soddisfarla. Una preferenza riceve formazione e supporto per l’implementazione. Le decisioni stabiliscono chi ne assume la responsabilità: l’autorità di progettazione per il modello comune, il responsabile dello stabilimento per la configurazione locale dello stabilimento e lo sponsor per i casi datati e le controversie irrisolte.

Allineamento del modello globale ERP alle esigenze locali dello stabilimento ceco

Il comitato direttivo ha approvato il modello globale, ovvero la procedura condivisa e la struttura del sistema che saranno adottate da diverse entità del gruppo. Esso definisce il modello di dati comune, il piano dei conti e i flussi procedurali standard.

A quel punto, il primo stabilimento ceco di un gruppo con sede in Germania presenta un lungo elenco di modifiche richieste. L’autorità di progettazione ha sede presso la sede centrale, mentre lo stabilimento è un’entità giuridica separata con i propri contratti con i clienti.

Lo sponsor nutre due timori fondati. Rifiutare ogni richiesta potrebbe impedire allo stabilimento di evadere un ordine o di presentare una dichiarazione obbligatoria. Accettare ogni richiesta trasforma ogni variazione in un costo permanente in termini di dati, assistenza e aggiornamenti. In un’implementazione ERP multinazionale, il primo stabilimento definisce il modello per ogni sede successiva, e le scadenze normative e quelle dei clienti non subiscono variazioni. Le richieste non confermate durante i test di accettazione comportano un ritardo nell’entrata in produzione o un lancio non documentato. Il registro consolidato smette quindi di riflettere il funzionamento dello stabilimento.

Conciliare la standardizzazione dei gruppi con le esigenze operative degli impianti

La sede centrale ha progettato il modello per la rendicontazione consolidata e una visione unica della liquidità, quindi il gruppo fa bene a tutelarlo. Lo stabilimento opera in base alla disponibilità delle linee di produzione. Una fase di conferma che aggiunge 20 secondi a ogni ciclo macchina incide sulla produzione, e il direttore dello stabilimento ne è responsabile.

I problemi iniziano quando ciascuna delle parti interpreta le preoccupazioni dell'altra come una forma di resistenza e nessuno si assume la responsabilità della riconciliazione. Si tratta di una lacuna nella governance della localizzazione dell'ERP, non di uno scontro culturale.

Indicatori chiave di un indebolimento della governance dei modelli ERP

Un comitato direttivo può ricavare quattro indicazioni dai dati presenti negli archivi del programma stesso:

• Richieste non classificate. Gli obblighi di legge e le preferenze figurano in un unico elenco.
• Incontri binari. Le recensioni assumono il ruolo di autorità collettiva rispetto alle circostanze locali.
• Soluzioni alternative per le ombre. Gli utenti principali utilizzano fogli di calcolo offline per evitare le registrazioni contabili standard.
• Revisione del progetto non effettuata. I team locali approvano le modifiche senza una revisione architettonica.

Qualsiasi di questi elementi suggerisce che il gruppo non disponga di dati attendibili sulla pianta.

Classificazione dei requisiti locali dei modelli globali ERP in quattro gruppi

Classificare ogni richiesta in uno dei quattro gruppi prima che venga discussa. La prima classificazione è provvisoria e viene confermata o modificata in base alle prove fornite dal validatore.

• Obbligo di legge. Un obbligo di legge, come ad esempio la dichiarazione dei redditi. La convalida viene effettuata da esperti locali in materia legale, fiscale o di gestione delle buste paga.
• Obbligo contrattuale o nei confronti del cliente. Un formato di messaggio, un'etichetta o una norma di confezionamento. La sua validità è garantita dal contratto o dal manuale del cliente.
• Limite operativo fisico. Un vincolo legato all'edificio, alle attrezzature o al tempo di ciclo. I tecnici di stabilimento lo verificano sulla base dei dati di linea.
• Preferenza. Familiarità con una schermata o un'abitudine ormai consolidata. La formazione degli utenti chiave e il supporto al cambiamento rappresentano la risposta a questa esigenza.

Un obbligo di legge impone all'impianto di conformarsi, ma non sempre al gruppo di adattarlo alle proprie esigenze. Una localizzazione standard o un livello di reporting potrebbero essere sufficienti a soddisfarlo.

Informazioni essenziali relative alle richieste di deroga al modello globale ERP

Una richiesta diventa verificabile quando enuncia cinque fatti:

• L'operazione o il processo interessato, ad esempio un'entrata merci.
• La prova del diritto e il proprietario indicato che ne è titolare.
• L'opzione standard testata dal team di progetto e il risultato.
• Le conseguenze per l'impianto qualora venisse mantenuto il progetto standard.
• L'impatto previsto su dati, interfacce, assistenza e siti futuri.

Una richiesta che non riporti il terzo fatto non è supportata da alcun risultato di test, indipendentemente dalla categoria di appartenenza.

Assegnazione delle priorità alle richieste di deroga ERP in base alla tempistica e all'impatto

Uno sponsor esperto esamina l'elenco delle richieste per individuare eventuali lacune. Tre aspetti richiedono particolare attenzione: un'etichetta prevista dalla normativa senza l'indicazione di uno specialista, un requisito del cliente riportato a memoria e un limite fisico privo di dati di linea. Ciascuno di essi è non comprovato, ma non errato, pertanto la richiesta rimane aperta.

La sequenza segue le date. Stabilire la scadenza per la classificazione a ritroso rispetto ai test di accettazione, tenendo conto di un ciclo completo di ripetizione dei test e dei tempi di elaborazione da parte degli specialisti. Una richiesta datata ma non ancora confermata viene quindi inoltrata allo sponsor. Una richiesta non datata e priva dei cinque elementi essenziali viene restituita al richiedente. Le preferenze vengono rese operative sul progetto standard con una data di revisione registrata.

Ruoli e responsabilità in materia di convalida per le richieste relative agli impianti locali

Gli specialisti locali dello stabilimento dispongono della documentazione, spesso in ceco: il parere fiscale, la clausola relativa al cliente. Gli architetti del Gruppo si occupano del consolidamento, dei dati anagrafici e del percorso di aggiornamento, e non possono testare ciò che non sono in grado di leggere. Un validatore designato, con sede nella stessa località in cui si trova la documentazione, conferma prima ogni singolo elemento.

Il responsabile del programma coordina la revisione e registra ogni parere senza certificarne alcuno. Linee guida di Microsoft per l'implementazione osserva che un cliente e il suo partner di implementazione possono entrambi presumere che sia l’altro a occuparsi di una determinata attività. Indicare per iscritto un responsabile della verifica per ciascuna richiesta, prima dell’inizio della revisione.

Quadro dei diritti decisionali nella governance ERP multinazionale

L'autorità di progettazione gestisce quattro elementi protetti: il consolidamento e il piano dei conti, gli standard dei dati anagrafici, il percorso di aggiornamento e il carico di supporto. Gli standard dei dati anagrafici e il percorso di aggiornamento possono subire modifiche per un periodo limitato, a condizione che l'eccezione rimanga isolata e sia accompagnata da una data di revisione. Il piano dei conti e le regole di consolidamento, invece, raramente subiscono modifiche.

Il responsabile dello stabilimento ha la responsabilità a livello locale in materia di produzione e conformità. Entro i limiti stabiliti dal regolamento, il responsabile dello stabilimento decide su qualsiasi aspetto che non riguardi gli altri elementi protetti, come ad esempio il layout delle etichette. Il regolamento del programma stabilisce quattro impostazioni da parte dello sponsor:

• Un limite per la configurazione a livello di impianto, verificabile dagli architetti, come ad esempio il carico di sostegno.
• Un limite per le soluzioni alternative registrate, come ad esempio l'impegno necessario per apportare modifiche ed eseguire nuovi test.
• Un unico canale di risposta per concorsi e segnalazioni.
• La percentuale di ordinamenti preferenziali contestati o di eccezioni previste dalla legge confermate che determina una revisione del modello prima del sito successivo.

Il responsabile dello stabilimento appone la propria firma in calce a qualsiasi richiesta respinta appartenente ai primi tre gruppi e può contestare un ordine di preferenza prima della scadenza prevista per la classificazione. Il promotore decide entro il termine previsto per la risposta e accetta anche una richiesta datata che la revisione non è in grado di soddisfare in tempo, nonché un disaccordo che resiste a un esame completo delle prove. In tal caso, l’opzione migliore è solitamente quella più facile da revocare.

Quando ricorrere a un direttore ad interim del programma ERP

Laddove il responsabile del programma, il responsabile del processo e l’autorità di progettazione dispongano del tempo necessario e di un percorso di escalation, possono risolvere la questione, e un semplice disaccordo a livello locale non richiede l’intervento di un dirigente ad interim. Una decisione senza un responsabile, tuttavia, non può attendere un secondo ciclo di coordinamento. Nessuno ne è responsabile quando si verifica una delle tre seguenti condizioni:

• I segnali sopra indicati permangono anche dopo la prossima riunione del comitato direttivo.
• Una data relativa a un aspetto legale o a un cliente non ha un validatore specificato.
• La stessa contestazione viene rinviata al promotore una volta completata l'istruttoria.

In tal caso, un Direttore ad interim del programma ERP assume il ruolo di responsabile del programma. CE Interim definisce il mandato prima di proporre qualsiasi candidato: i poteri decisionali, la linea gerarchica e il percorso di escalation. Il dirigente riferisce allo sponsor, mentre il direttore dello stabilimento e l’autorità di progettazione mantengono le proprie responsabilità. CE Interim valuta quindi ciascun dirigente alla luce di questa situazione, ad esempio il lancio operativo in due paesi.

Ambito di applicazione della decisione delegata per la gestione provvisoria dell'ERP

Lo sponsor delega i diritti di cui è sprovvisto il responsabile del programma. Il dirigente decide in via definitiva:

• Il termine per la classificazione, lo smistamento provvisorio e un validatore designato per ogni richiesta.
• Il gruppo confermato di ciascuna richiesta, una volta che il validatore ne abbia fornito la prova.
• Quali richieste prive di data non contengono i cinque elementi richiesti e vengono restituite al richiedente.
• Sono state registrate soluzioni alternative relative a obbligazioni scadute, fino al limite previsto dallo statuto.

Per quanto riguarda gli articoli protetti e i casi relativi agli sponsor, il dirigente formula una raccomandazione entro un determinato termine, ma non prende alcuna decisione. Il dirigente non deroga ai criteri di accettazione, non certifica la conformità ai requisiti legali né autorizza il lancio.

Il dirigente è responsabile del processo, non del verdetto: ogni richiesta riceve una decisione entro la data prevista. Un partner ad interim di CE esamina il registro delle decisioni insieme allo sponsor, individuando le raccomandazioni ignorate, le risposte tardive dello sponsor e le soluzioni alternative che hanno superato la data di revisione. Al momento del passaggio di consegne, il registro delle eccezioni e la procedura di revisione vengono trasferiti a un’autorità di progettazione permanente.

Esempio di record di eccezione in un sistema ERP per il settore vegetale e caso di studio

Caso di studio: Gestione delle discrepanze nell'ERP a livello di stabilimento

Lo scenario riportato di seguito è ipotetico. Non si basa su alcun incarico ricevuto da un cliente.

Un cliente necessita di un proprio layout dell’etichetta entro una data prestabilita all’interno della finestra di test. Il responsabile globale del processo preferisce l’etichetta standard, per mantenere un unico layout in tutti i siti. Il manuale del cliente, la cui validità è stata confermata dal suo referente, e il rifiuto da parte dello scanner costituiscono le prove decisive. Il carico di assistenza rimane limitato a un’unica configurazione di stampa, pertanto il responsabile dello stabilimento decide entro i limiti previsti dal regolamento. Se il layout avesse interessato i dati anagrafici, la decisione sarebbe spettata all’autorità di progettazione.

Esempio di registro delle eccezioni ERP verificabile

È preferibile interpretare le eccezioni ai modelli globali come decisioni soggette a verifica. Di seguito sono riportate quattro voci esemplificative.

La controversia normativa illustra un percorso di convalida. Qualsiasi requisito ceco effettivo richiede una propria fonte aggiornata e un parere locale qualificato.

Integrazione delle eccezioni ERP approvate nel controllo delle modifiche

Un'eccezione accettata non modifica il modello. Viene sottoposta al controllo delle modifiche, che decide se la linea di base approvata debba essere modificata e ne assume la responsabilità in termini di costi e tempistiche. Le richieste respinte rimangono archiviate con le relative motivazioni, in modo che il sito successivo non debba ripetere la discussione.

Domande frequenti: Implementazioni globali di sistemi ERP e requisiti locali

Tutti gli stabilimenti produttivi devono adottare processi ERP identici?

No. Il modello di dati, il piano dei conti e le regole di consolidamento rimangono comuni. I flussi operativi possono differire laddove vi sia una necessità normativa, contrattuale o fisica che il processo standard non è in grado di soddisfare. Ogni differenza è attribuita a un responsabile designato e, qualora comporti una deroga agli standard dei dati anagrafici o al percorso di aggiornamento, è associata a una data di revisione. Lo stesso flusso può generare un risultato locale diverso, come ad esempio un'etichetta, mentre i dati rimangono comuni.

Quali elementi dimostrano la fondatezza di un’eccezione locale relativa all’ERP?

Prove verificabili da parte di un estraneo, in possesso di un titolare identificato. Ciò significa una fonte normativa confermata da uno specialista qualificato, una clausola contrattuale oppure, nel caso di un limite fisico, dati relativi alla linea misurata e una dimostrazione. Una dichiarazione basata sull’esperienza può dare avvio alla revisione, ma non può concluderla. Il team di progetto deve inoltre aver testato l’opzione standard e averne registrato il risultato.

Chi è responsabile della verifica della conformità ai requisiti normativi relativi ai sistemi ERP?

Uno specialista locale qualificato per l’argomento: un consulente fiscale per la dichiarazione dei redditi, uno specialista in paghe per la gestione delle buste paga. Alcuni compiti subiscono modifiche a seguito di modifiche legislative, pertanto il parere riporta una data. Lo stesso specialista lo riconferma prima della verifica finale. Se il parere arriva dopo la scadenza prevista per la classificazione, lo sponsor si fa carico della richiesta. Un compito con data prestabilita può essere gestito tramite una soluzione alternativa registrata fino all’arrivo del parere in ritardo.

Come vengono gestite le eccezioni ERP accettate nell'ambito del controllo delle modifiche?

L'autorità di progettazione lo registra e presenta una richiesta di modifica che riguarda la progettazione, la configurazione, i costi, i test e il supporto. Ogni effetto ha un responsabile designato. Il comitato di controllo delle modifiche esamina il costo complessivo prima di decidere se modificare la linea di base. Fino a quel momento, il modello e il relativo codice non subiscono modifiche a livello locale. L’unica eccezione è rappresentata da una soluzione alternativa con una data di scadenza, registrata in relazione a un impegno con scadenza prestabilita.

Conoscenze correlate e passo successivo

I requisiti locali non risolti relativi al modello globale ERP si traducono in soluzioni alternative a livello locale e il gruppo perde dati affidabili relativi agli stabilimenti. L’istituzione di un processo di valutazione strutturato garantisce che le legittime esigenze locali vengano soddisfatte, preservando al contempo l’integrità e la coerenza del modello globale di base.

Approfondimenti:

• La sede centrale tedesca ha approvato una ristrutturazione dello stabilimento ceco. Quale sarà il costo di tale risparmio?
• Quando diversi impianti della CEE stanno ridimensionando la propria capacità produttiva contemporaneamente, chi stabilisce l’ordine in cui apportare le modifiche?
• La sede centrale tedesca ritiene che lo stabilimento ceco stia rispettando i piani. Le ore dedicate alle rilavorazioni indicano che la capacità produttiva è già esaurita

CE Interim mette a disposizione un dirigente già selezionato, in linea con il mandato e vincolato da un accordo di riservatezza (NDA), pronto a iniziare non appena completata la presentazione del mandato. Quando nessuno si assume la responsabilità di decidere tra la progettazione del gruppo e l'impianto, rivolgetevi a un Partner ad interim di CE.