Pogodbe, ki niso del podjetja

Primer izjeme pri novaciji pogodbe, ki prikazuje, da se pogodbe matične družbe s strankami, dobavitelji, ponudniki storitev, proizvajalci programske opreme in logističnimi podjetji prenesejo na novo družbo le s soglasjem ali z novacijo.

Pogodbe, ki niso del podjetja

Na kratko

Pri prodaji se redko prenesejo vse pogodbe skupaj z njo. To je problem izjeme v zvezi z novacijo pogodbe. Omejitev prenosa ali klavzula o spremembi nadzora lahko prisili nasprotno stranko, da najprej da soglasje. O tem, ali je to soglasje potrebno, odloča struktura posla, ne pa to, kdo je trenutni lastnik delnic. Kadar pogodba zahteva soglasje ali novacijo, mora za ta program odgovarjati en izvršni direktor. Če se to prepusti izključno pravni korespondenci, postane to mesece po zaključku posla problem prodajalca.

Prodaja delnic in prenos premoženja povzročata dve različni pogodbeni težavi. Pri odločitvi o izvzetju v okviru pogodbene novacije je treba najprej opredeliti, katera od teh težav velja.

Pri prodaji delnic ostane pogodbena stranka ista. Njene pogodbe običajno ostanejo v veljavi. Klavzula o spremembi nadzora lahko nasprotni stranki še vedno daje pravico do ukrepanja.

Pri prenosu premoženja poslovanje prevzame drug subjekt. Pravice se včasih lahko prenesejo s cesijo. Tekoče obveznosti, kot je plačevanje računov, se običajno ne morejo prenesti brez soglasja nasprotne stranke. Kadar je treba prenesti tako pravice kot obveznosti, je za sklenitev posla potrebna novacija. Novacija je tristranski sporazum med prodajalcem, kupcem in nasprotno stranko.

Upravni odbori, ki ti dve strukturi obravnavajo kot eno samo vprašanje, porabijo tedne za ugotavljanje, katere pogodbe sploh zahtevajo pozornost. Če najprej opredelimo strukturo, se pravno vprašanje spremeni v obvladljiv program izvzema v okviru novacije pogodb. To je disciplina, ki stoji za vsakim izvzemom v okviru novacije pogodb, ne glede na sektor ali državo.

Sprožilci in tveganja: prepoznavanje težav pri novaciji pogodbe po zaključku posla

Posel je sklenjen in novo podjetje začne poslovati. V nekaj tednih dobavi dobavitelj ali ponudnik programske opreme obvestilo. V njem je jasno navedeno, da z podjetjem v njegovi trenutni obliki ne obstaja nobena pogodba.

Pravni svetovalci so to običajno predvideli že med izvajanjem skrbnega pregleda. Upravni odbor pa tega pogosto ni predvidel, saj je domneval, da operativna kontinuiteta pomeni tudi pogodbeno kontinuiteto. To je trenutek, ko izjema glede novacije pogodbe preneha biti zgolj teoretična in začne povzročati stroške.

Nasprotna stranka, ki opazi to vrzel, se zaveda tudi svojega vpliva. Ne mudi se ji podpisati ničesar, preden se ne odloči, kaj želi v zameno.

Izjeme pri čezmejni novaciji pogodb in zapletenost zaradi več pravnih redov

Izjema v zvezi z novacijo pogodbe, ki ostaja znotraj ene države, je že sama po sebi zahtevna. Če k temu dodamo poslovanje v več državah, se naloga še dodatno zaplete. Pogodbe so podvržene različnim veljavnim pravnim redom in različnim lokalnim pravilom o veljavnem soglasju. Nobena od teh okoliščin ni značilna le za eno mejo; enaka disciplina glede izjeme v zvezi z novacijo pogodbe velja povsod, kjer meja prečka črto na zemljevidu.

Matična družba v Nemčiji, Franciji, Švici ali Avstriji je pogosto sklenila eno okvirno pogodbo na centralni ravni. Tovarna na Poljskem, Češkem, Madžarskem ali v Romuniji je nato delovala v okviru te pogodbe kot dobavna točka. Ko se tovarna osamosvoji, pogosto ugotovi, da pogodbe nikoli ni imela sklenjene v lastnem imenu. Odnos s pogodbeno stranko in določanje cen sta pripadala matični družbi, ne pa tovarni.

Lokalna boniteta to še dodatno otežuje. Obrat, ki se je zanašal na garancijo matične družbe, po prenehanju veljavnosti te garancije nima več samostojne kreditne zgodovine, ki bi jo lahko ponudil. Prošnja nasprotni stranki za novacijo pogodbe pogosto pomeni, da jo v istem pogovoru prosimo, naj sprejme drugačno kreditno tveganje. To je poslovna odločitev, za katero je potrebna oseba s pooblastilom za sklepanje poslovnih obveznosti. Prav zato je izključitev novacije pogodbe predmet pogajanj in ne zgolj formalnost pri vložitvi dokumentov.

Zgodnji opozorilni znaki nerešenih omejitev glede prenosa pogodb

Ko se pojavi nekaj vzorcev hkrati, se ta problem ponavadi že pojavi v igri, namesto da bi se mu šele približevali.

Dobavitelji zadržujejo dobave, dokler podjetje ne izpolni novih plačilnih pogojev.
Poslovni partner preneha sodelovati z običajno ekipo, ki skrbi za njegov račun, in prosi za nekoga, ki lahko spremeni poslovne pogoje.
Pravna korespondenca se kopičijo hitreje, kot jih ekipa uspe obravnavati, saj je naenkrat prispel val skoraj identičnih zahtevkov za novacijo in za njihovo reševanje še nihče ni odgovoren.
Programske licence začnejo prikazovati opozorila o poteku veljavnosti, ker je bila pogodba sklenjena na ravni skupine, nikoli pa v imenu lokalnega subjekta.

Nič od tega ne kaže na slabo vero nobene od strani. Pogodbena stranka preprosto ščiti poslovni položaj, ki ji ga pogodba že zagotavlja. Prodajalčeva lastna ekipa ima običajno na voljo vire za vodenje poslovanja, ne pa za pogajanja o stotine novacij pod časovnim pritiskom. Zgodnje prepoznavanje izjeme glede novacije pogodbe omogoča, da ostane to le del programa, ne pa kriza. Vsak od teh znakov kaže na isto stvar: izjemo glede novacije pogodbe, za katero še nihče ni prevzel odgovornosti.

Ključni elementi uspešnega programa izločitve v okviru novacije pogodbe

Verodostojen program za izločanje pogodb v okviru novacije se začne s predhodnim razvrščanjem, ne pa s pravnimi dopisi. Vsak poslovni odnos je treba razvrstiti po stopnjah: najprej pogodbe z enim samim dobaviteljem in pogodbe, ki so ključne za varnost, nato strateške, a zamenljive pogodbe, na koncu pa pogodbe za osnovne proizvode in posredne pogodbe. Ta razvrstitev po stopnjah določa, kam bo vodstvo usmerilo svojo pozornost v prvih tednih.

Samostojna pravna oseba mora svojo kreditno sposobnost dokazati že v zgodnji fazi. Če se je obrat doslej zanašal na garancijo matične družbe, mora najprej pridobiti lastni kreditni okvir, bančno garancijo ali akreditiv. Če se na pogovor o tem pripravi z že pripravljenim odgovorom, se ton pogovora popolnoma spremeni.

Sama pogajanja so poslovne narave, ne administrativne. Pravni pregled potrdi, kaj pogodba dopušča. Redko kdaj uspe prepričati pogodbeno stranko, da sama ohrani cene ali podaljša roke. Za to je potreben imenovan vodstveni delavec z dejansko pristojnostjo, ki se, če to zahteva odnos, udeleži pogajanj osebno.

Časovni okvir je prav tako pomemben kot zaporedje. Sklenitev sporazumov o novaciji še pred iztekom veljavnosti prehodnega sporazuma zagotavlja, da gre za sistematičen program novacije pogodb, ne pa za paniko v zadnjem trenutku. Prav takšno zaporedje je tisto, kar loči pravi program od vrste neodgovorjenih pravnih pisem.

Začasno vodenje pri izvedbi izločitve v okviru novacije pogodbe

Pogajanja lahko vodijo pravne službe in oddelki za javna naročila, kar pogosto tudi počnejo. Stališče začasnega izvršnega direktorja je jasno. Začasni izvršni direktor pri programu izločitve pogodb v okviru novacije sodeluje s pravno službo, oddelkom za javna naročila in oddelkom za prodajo skupine, ne pa deluje neodvisno od njih.

Obseg poslov zahteva dodatne zmogljivosti. Več sto pogodb, ki prispejo v enem določenem časovnem okviru, se razlikuje od peščice pogodb, ki jih poslovna ekipa obravnava v običajnem letu. Za to obdobje je potrebna ena oseba: za vodenje programa in ohranjanje najpomembnejših odnosov. Kadar pogodbena stranka preide s pravnih formulacij na poslovne pogoje, mora ta oseba imeti pooblastila za takojšnje pogajanje skupaj s prodajno skupino.

Začasni partner CE to pooblastilo opredeli že na začetku. Določi, kateri sporazumi so najpomembnejši, kakšna pooblastila ima vodstveni delavec v posameznih pogovorih in kdaj se naloga zaključi. Vodstveni delavec je odgovoren za pogajanja. Partner pa je odgovoren za upravljanje celotnega procesa ter za predajo naloge, ko samostojna pravna oseba lahko sama upravlja odnose z dobavitelji.

Ti pogovori pogosto pomenijo, da sedimo za mizo nasproti komercialnega direktorja dobavitelja v drugi državi. Kapaciteta in geografska lega sta ponavadi tesno povezani. Partnerji podjetja CE Interim izkoriščajo mednarodno mrežo Valtus Alliance, da te zmogljivosti zagotovijo tam, kjer se dejansko nahajajo pogodbene stranke, ne le tam, kjer je bil podpisan mandat. Tako izgleda dobro izveden mandat za izločitev v okviru novacije pogodbe.

Kadar velja ta obljuba, velja natančno. Preverjen vodstveni kadrovski kandidat, ki ustreza zahtevam naloge, je pripravljen začeti delati v 72 urah po dokončanju opisa naloge.

Dokazi in precedensi: izkušnje iz ločevanja kompleksnih sredstev

Razlika med prodajo delnic in prenosom sredstev ni zgolj teoretična. Družba PwC je svetovala podjetju Tata Autocomp pri prevzemu poslovanja družbe IAC Sweden, ki je bil izveden v obliki prenosa sredstev. Po besedah same družbe je šlo za "prenos sredstev, pri katerem je bilo treba ponovno pogajati o vseh pogodbah"."

Svetovalno delo je zajemalo finančno skrbno preverjanje, tehnično oceno in pogajanja o najemnih pogodbah v treh tovarnah. Cilj je bil ves čas: ohraniti nemoteno proizvodnjo in dobavo za glavne stranke, kot sta Volvo in Scania. Gre za izločitev novacije pogodbe v resničnem obsegu, ne za teoretično skrb. Podrobnost, ki jo je vredno upoštevati, ni velikost naloge. Tudi pri poslu, ki je bil dobro posvetovan in pri katerem so na obeh straneh sodelovali izkušeni svetovalci, je bilo treba vsak sporazum na novo oblikovati, ne pa ga le prenesti na druge stranke. O izidu je odločala struktura transakcije, ne pa dobra volja med strankami. Primer IAC Sweden kaže, kako izgleda izločitev iz pogodbene novacije, ko se ji nihče ne more izogniti.

Pravni okviri in raziskave na področju javnih naročil v zvezi z novacijo pogodb

Primer IAC Švedska ni osamljen. To neodvisno potrjujejo tako zakonodaja kot raziskave na področju upravljanja ter podatki o stroških.

V skladu z Nemški civilni zakonik, člena 414 in 415, se obveznost prenese na novo stranko le s soglasjem upnika. Če tega soglasja ni, je namesto tega potrebno izrecno soglasje nasprotne stranke.

Forum o korporativnem upravljanju na Pravni fakulteti Univerze Harvard prihaja do enakega zaključka zaključek z drugega vidika. Njeni raziskovalci kot glavni vzrok za trenja po sklenitvi posla navajajo pravice do soglasja nasprotne stranke.

Podjetja McKinsey & Company raziskave v zvezi z vrednostjo kaže v isto smer. Razpletanje nabavnih odnosov uvršča med najpomembnejše dejavnike za ustvarjanje vrednosti pri izčlenitvi.

Boston Consulting Group postavi ocena stroškov neukrepanja. Izguba nakupnega obsega starševske družbe redno povzroča povečanje neposrednih stroškov materiala za tri do osem odstotkov. Za obvladovanje prav te izpostavljenosti stroškom obstaja program izločitve v okviru novacije pogodbe.

Primer iz prakse: Sklep 140 pogodb z dobavitelji v okviru izčlenitve poljskega proizvodnega podjetja

Naloga izločitve in ozadje

Nemški proizvajalec industrijske opreme je svoj oddelek za hidravlične cilindre prodal zasebnemu vlagatelju iz srednjega segmenta trga za 52 milijonov evrov. Pri tem je šlo že od samega začetka za izločitev pogodbe v obliki novacije, ne pa za stranski vidik posla. Glavni obrat se nahaja v Šleziji na Poljskem. Z osemdesetimi odstotki svojih glavnih dobaviteljev ni imel sklenjenih neposrednih pogodb. Ti odnosi so bili urejeni v okviru okvirnih pogodb nemške matične družbe, ne pa v imenu poljskega subjekta.

V dvajsetih dneh po zaključku gradnje so nemški in italijanski dobavitelji jekla ter sestavnih delov ustavili dobave. Zahtevali so 14-odstotno zvišanje cen in 100-odstotno predplačilo v gotovini, preden bi ponovno začeli z dobavami. Poljski regionalni javni ponudniki so šli še dlje. Grozili so z odklopom, če podjetje ne bi plačalo 450.000 EUR gotovinskega zavarovanja. To zavarovanje je moralo nadomestiti garancijo matične družbe, ki se je pravkar iztekla.

Začasni ukrepi glavnega nabavnega direktorja in postopno izvajanje

Začasni vodja oddelka za nabavo je prevzel dolžnosti v roku 72 ur. Delo je potekalo v štirih fazah.

Najprej pregled pogodb: poljska banka je v sedmih dneh odobrila garancijo za dobavitelja v višini 2,5 milijona evrov. S tem je podjetju zagotovila verodostojen odgovor, še preden so poslovni partnerji sploh postavili vprašanje.

Drugič, neposredna pogajanja: vodstveni delavec se je odpravil na sedeže dobaviteljev v Münchnu, Milanu in Katovicah, da bi se osebno dogovoril o samostojnih pogojih.

Tretjič, logistika: ekipa je v skladu s poljskim civilnim zakonikom sklenila pogodbe za regionalni prevoz po konkurenčnih cenah.

Četrtič, upravljanje: izvršilni organ je vzpostavil samostojno službo za javna naročila ter proces za upravljanje osnovnih podatkov o dobaviteljih. To je organizaciji omogočilo samostojno delovanje po zaključku programa.

Merljivi rezultati in prihranek pri stroških

V devetdesetih dneh je podjetje prenovilo vseh 140 ključnih pogodb z dobavitelji. Tovarna med prehodom ni zabeležila nobenega nenačrtovanega izpada. S tem posegom se je izognilo ocenjenim 1,8 milijona evrov nepričakovanega povečanja nabavnih stroškov. Ohranila se je 8,4-odstotna marža EBITDA podjetja v obdobju, ko sta bili obe resno ogroženi. Program se je zaključil kot uspešen primer prenove pogodb, ne le kot reševanje nabavnega procesa.

Pogosta vprašanja o izvzetjih pri novaciji pogodb

Ali se pogodbe samodejno prenesejo ob prodaji podjetja?

To je v celoti odvisno od strukture posla. Pri prodaji delnic ostane pogodbena stranka ista. Pogodbe običajno veljajo naprej, razen če klavzula o spremembi nadzora nasprotni stranki daje pravico do ukrepanja. Pri prenosu sredstev poslovanje nadaljuje drug subjekt. Za prenos pravic in obveznosti je nato običajno potrebno soglasje nasprotne stranke, in sicer prek odstopa ali novacije. Predpostavka o samodejnem prenosu pri poslu s sredstvi je ena izmed najdražjih napak, ki jih lahko stori upravni odbor. To je bistvo vsake odločitve o izvzetju iz novacije pogodbe.

Kakšna je razlika med prenosom pogodbe in novacijo?

S prenosom pogodbenih pravic se prenesejo ugodnosti iz pogodbe, na primer pravica do prejema blaga. Sam po sebi pa ne more prenesti tekočih obveznosti, kot je plačevanje računov. Nasprotna stranka mora s tem posebej soglašati. Novacija je drugačna in predstavlja jedro večine postopkov izločitve novacije iz pogodb. Gre za tristranski sporazum med prodajalcem, kupcem in nasprotno stranko. S tem se hkrati prenesejo tako pravice kot obveznosti, prodajalec pa je s tem oproščen nadaljnje odgovornosti. Kadar nasprotna stranka še vedno potrebuje nekoga, ki bo zagotovil plačilo in naročila, je za sklenitev posla običajno potrebna novacija, ne pa odstop.

Pogodbena stranka ni dolžna prevzeti starih pogojev. Nekateri bodo izkoristili priložnost za ponovno pogajanje o ceni, plačilnih pogojih ali obsegu. Realističen odziv se začne že pred tem pogovorom. Vnaprej se zavedajte, kateri sporazumi so najpomembnejši. Pripravite si rezervni načrt, na primer kratkoročno nabavo ali prehodno pogodbo o storitvah, s katero boste premostili vrzel. Nato pred pogodbeno stranko postavite imenovanega vodstvenega delavca, ki se bo dejansko pogajal, ne pa le posredoval stališča sem in tja.

Kdo naj vodi program izvzetja v okviru novacije pogodbe?

Pravne službe in oddelki za nabavo to lahko dobro izvajajo in to pogosto tudi počnejo. Utemeljitev za dodatne zmogljivosti se nanaša na obseg in pooblastilo. Za sklenitev več sto pogodb v določenem časovnem okviru je potreben imenovan odgovorni vodstveni delavec. Ta oseba se o poslovnih pogojih pogaja skupaj s prodajno ekipo skupine, ne pa pravna ekipa, ki se ukvarja izključno s pridobivanjem soglasij. Prav pooblastilo za izločitev pogodb iz novacije je tisto, kar dejansko spremeni izid.

Ali se lahko prenovitev pogodbe izvede po zaključku, ali mora biti zaključena že prvi dan?

To je mogoče, v praksi pa se običajno nadaljuje še dolgo po zaključku. Sporazum o prehodnih storitvah pogosto zapolni vrzel, medtem ko ekipa obdeluje pogodbene stranke po prednostnem vrstnem redu. Pomembno je, da se delo zaključi, preden ta premostitev poteče. Novacijo obravnavajte kot delovni tok po zaključku s svojim lastnim rokom. Tako bo to ostalo nadzorovan program, ne pa panika v zadnjih tednih veljavnosti prehodne pogodbe.

Pravi sklep upravnega odbora ni v tem, ali so pogodbe po izločitvi pomembne. Gre za to, ali program izločitve s prenosom pogodb vodi en odgovoren vodstveni delavec. Če se to prepusti samemu sebi, se neprebrana korespondenca kopiča, dokler dobavitelj ne prisili k obravnavi tega vprašanja.

Ko so pogodbe sklenjene, se pojavi naslednje vprašanje: kdo lahko zastopa novo pravno osebo? Dobra analiza obsega posla te odvisnosti odkrije, še preden kdorkoli opredeli obseg sporazuma o prehodu. Vprašanja v zvezi s stroški se pogosto pojavijo skupaj s ponovnim pogajanjem o pogodbah.

Priporočena literatura:

Pogovor z Začasni partner CE lahko pomaga ugotoviti, katerim sporazumom je treba najprej posvetiti pozornost. Prav tako lahko pomaga pri odločitvi, kakšen mandat je za odziv dejansko potreben.