Na kratko

Čezmejni začasni mandat se ureja s pisnim navodilom o mandatu, dogovorjenim pred napotitvijo, in ne z opisom delovnih nalog, izdanim po prihodu. Navodilo določa cilj in tisto, kar je zunaj njega, merljive cilje, omejitve pooblastil za podpisovanje in pravice do odločanja ter uradne preglede po 30, 60 in 90 dneh. Za to je odgovoren en imenovani sponzor na ravni izvršnega odbora skupine ali upravnega odbora. Izvršni direktor ima na kraju samem polno operativno pooblastilo, vsaka zahteva iz sedeža poteka prek njega, poročanje pa poteka tedensko, dvotedensko in mesečno. Upravni odbori redko odobrijo čezmejno začasno napotitev v mirnem četrtletju. To storijo, ko se je že nekaj pokvarilo. Morda je obrat tri četrtletja zapored zamujal s proizvodnim načrtom, pridobljena hčerinska družba ni dosegla predvidenega EBITDA ali pa je stranka OEM eskalirala napako v kakovosti, ki ogroža posel.

Preden kdor koli ukrepa, upravni odbor okleva. Imenovanje zunanjega vodstvenega kadra ogroža moralo zaposlenih in kaže na nezaupanje v obstoječo ekipo. Neukrepanje pa zagotovo pomeni nadaljnje zmanjševanje dobička. Večina upravnih odborov se s tem nelagodjem spopada dlje, kot to upravičujejo številke, saj se slabosti ukrepanja zdijo bolj očitne kot slabosti čakanja.

Ko pride do sprejetja odločitve, je ta pogosto slaba. Vodstvo skupine opredeli napotitev kot raziskovalni obisk ali potovanje z namenom “pridobivanja dejstev” in ne kot jasno opredeljen mandat. Brez opredeljenega sponzorja, jasnih omejitev in pravice do odločanja se vodstveni delavec znajde v navzkrižnem ognju med pričakovanji sedeža in lokalnimi obrambnimi rutinskimi postopki, medtem ko ura krize ne glede na to še naprej teče.

Visoki stroški upravljanja na daljavo: zakaj čezmejne hčerinske družbe propadajo

Razdalja, časovni pasovi, jezik in različni regulativni okviri spremenijo običajne težave pri izvajanju v pravo informacijski vakuum. Glavni sedež in lokalna enota to vrzel zapolnjujeta vsaka s svojo zgodbo, ki se redko ujemata.

Sedež sklepa, da je lokalna ekipa počasna ali ne upošteva navodil, zato v odziv uvede dodatne zahteve glede poročanja, dodatne telefonske klice in neposredna navodila posameznim vodjem oddelkov. Lokalna ekipa pa sklepa, da je sedež odmaknjen od dejanskega stanja na terenu in nalaga cilje, ne da bi zagotovil sredstva za njihovo uresničitev, zato v odziv zadržuje slabe novice in predloži poročila, ki so bolj optimistična, kot si to operacija zasluži.

Prava škoda nastane šele v nadaljevanju. Namesto da bi na kraju samem vzpostavili eno jasno izvršilno oblast, se sedež podjetja poskuša s to vrzel spoprijeti na daljavo. Finančna služba skupine, kadrovska služba in oddelek za dobavno verigo začnejo vsak zase izdajati navodila neposredno svojim lokalnim kolegom. Ta vzporedna struktura vodenja zaobide lokalnega izvršnega direktorja, ohromi sprejemanje odločitev in tiho razblini odgovornost, saj ni mogoče nobene posamezne osebe obtožiti za odločitev, za katero so ukaz dale tri različne osebe. Neusklajeno vodenje med sedežem in tujimi podružnicami je zelo razširjeno ugotovljeno kot glavni vzrok za mednarodne operativne neuspehe, kar je vzorec, ki ga želi preprečiti okvir tega članka.

Ali je upravljanje vaše hčerinske družbe že v krizi? Bodite pozorni na te zaskrbljujoče znake

Upravni odbor lahko običajno ugotovi, ali je hčerinska družba že v stanju motenega upravljanja, tako da preveri, ali veljata dve ali več od naslednjih okoliščin:

• Problem z dvojno armaturno ploščo. V sedežu podjetja pripravljajo poročila o trajnostnem razvoju, medtem ko se število pritožb strank in zamud pri dostavi nenehno povečuje.
• Vzporedne hierarhične povezave. Lokalni funkcionalni vodje prejemajo dnevna navodila od funkcionalnih vodij skupine, pri čemer se lokalnemu izvršnemu direktorju popolnoma izognejo.
• Obremenjenost pri sprejemanju odločitev na terenu. Lokalno vodstvo se ne bo zavezalo k naložbam v osnovna sredstva, spremembam dobaviteljev ali spremembam števila zaposlenih brez pisnega soglasja skupine, niti pri rutinskih odločitvah.
• Odstopanje od obsega mandata. Prednostne naloge začasnega izvršnega direktorja se v nekaj tednih preusmerijo z izboljšanja marže na povečanje obsega prodaje, in sicer brez uradne spremembe obsega projekta.
• Pasivno upoštevanje predpisov. Lokalne ekipe se med telefonskim pogovorom strinjajo s pobudami, a jih takoj po koncu pogovora tiho odložijo na stranski tir.

Če v to okolje imenujemo vodstvenega delavca, ne da bi najprej preoblikovali okvir upravljanja, to ne bo rešilo problema. To bo le povzročilo, da se bodo trenja prenesla na novo osebo.

4 stebri uspešnega preobrata

Kratka predstavitev mandata. To je zavezujoč sporazum o upravljanju med vodstvom skupine, začasnim izvršnim direktorjem in podjetjem CE Interim, ne pa opis delovnih nalog. Preden kdorkoli vstopi na letalo, mora sporazum opredeliti štiri stvari: glavni cilj in tisto, kar vanj ne sodi; merljive cilje za ustvarjanje denarnih sredstev, odpadke, pravočasne in popolne dostave ter stroške; pooblastila za podpisovanje in pravice do odločanja; ter uradne točke pregleda po 30, 60 in 90 dneh.

En imenovani sponzor. Vsak mandat mora imeti natanko enega pokrovitelja na ravni izvršnega odbora skupine ali upravnega odbora, na primer generalnega direktorja skupine, operativnega direktorja skupine ali operativnega partnerja v skladu zasebnega kapitala. Funkcionalni direktor srednjega vodstvenega nivoja ne more biti pokrovitelj čezmejnega mandata; nima namreč zadostnega ugleda, da bi po potrebi prekinil zastoj med sedežem in poslovno enoto.

Popolna pooblastila na kraju samem. Začasni izvršni direktor, operativni direktor ali finančni direktor ima v času trajanja mandata operativno vodstvo lokalne enote. Lokalni funkcionalni vodje poročajo izvršnemu direktorju, ne pa drug drugemu. Funkcionalni vodje skupine lahko svetujejo glede tehnične usklajenosti, vendar ne morejo razveljaviti odločitve znotraj dogovorjenega obsega mandata, pri čemer mora prenos te pristojnosti še vedno upoštevati lokalne zakonske obveznosti, kot so tiste, določene v nemškem civilnem zakoniku (BGB § 611a) ali v britanskem Zakonu o družbah iz leta 2006.

Jasna shema pristojnosti za odločanje, dogovorjeno pred napotitvijo:

• Operativni stroški: Začasni izvršni direktor ima pooblastila do dogovorjene meje (npr. 250.000 evrov), medtem ko se vsi izdatki, ki presegajo to mejo, posredujejo naročniku.
• Organizacijske spremembe: Vodstvo lahko prerazporedi vloge in zamenja zaposlene, ki ne dosegajo zadostnih rezultatov, vendar je za spremembe v zakonodajnem odboru ali pri neposrednih podrejenih potrebno posvetovanje z višjimi instancami.
• Pogodbe z dobavitelji: Začasni izvršni direktor je pooblaščen za ponovna pogajanja o operativnih in logističnih pogojih, medtem ko se dolgoročni globalni sporazumi prenesejo na sponzorja.
• Načrtovanje proizvodnje: Pooblastilo zajema prerazporeditev linij, izmen in zmogljivosti; vendar je treba o neplaniranih zaprtjih, ki vplivajo na ključne proizvajalce originalne opreme (OEM), obvestiti nadrejene.

Jasne pravice do odločanja so prikazano da bi se hitrost izvedbe čezmejnih prestrukturiranj podjetij približno podvojila, kar je edini razlog za pripravo načrta še pred začetkom projekta, namesto da bi se o njem pogajali pod pritiskom.

Ukrepi proti zaobidenju glavnega štaba. Funkcionalne skupine na ravni skupine ne izdajajo neuradnih navodil neposredno lokalnemu osebju. Zahteve se posredujejo prek začasnega izvršnega direktorja. Prav to pravilo preprečuje, da bi se zgoraj opisana vzporedna poveljniška struktura ponovno vzpostavila tri tedne po začetku mandata.

Vloga podjetja CE Interim je, da to strukturo vodi, ne le zaposluje osebje. Partner pred začetkom izvajanja opravi diagnostično analizo področja, pomaga pri pripravi navodil za mandat, nato pa med celotnim trajanjem naloge izvaja dvotedenske preglede vodenja skupaj s sponzorjem in izvršnim direktorjem, pri čemer varuje meje mandata, neodvisno preverja napredek ter pomaga odpravljati ozka grla pri eskalaciji. Ko je opis mandata dokončan, se CE Interim zaveže, da bo zagotovil preverjenega vodstvenega delavca, ki ustreza mandatu in je pripravljen začeti delati v 72 urah po dokončanju opisa mandata.

Poročanje poteka na treh ravneh: enostransko tedensko kratko poročilo, ki ga izvršni direktor posreduje sponzorju in zajema tri kazalnike, tri tveganja ter vse odločitve, ki jih je treba sprejeti v 48 urah; 45-minutni pregled upravljanja, ki poteka dvakrat mesečno z začasnim partnerjem izvršnega odbora; ter mesečno poročilo upravnemu odboru o preverjenih rezultatih in načrtu za naslednjih 30 dni.

Preobrat v 60 dneh: Kako je en dobavitelj rešil krizo v višini 18 milijonov evrov

Vodilni dobavitelj s sedežem v Nemčiji se je v svojem obratu na zahodu Madžarske soočal s kroničnimi zamudami pri dobavah: odpadki so presegli 8%, stroški prevoza so se povečevali, proizvajalci originalne opreme (OEM) pa so grozili s kaznimi zaradi zaustavitve proizvodne linije. Sedež je krizo upravljal na daljavo, pri čemer so direktorji skupine za inženiring in dobavno verigo vsak dan pošiljali navodila – pogosto med seboj nasprotujoča – neposredno nadzornikom v proizvodnji. Lokalno vodstvo se je odzvalo z optimističnimi poročili, medtem ko so se dejanski podatki še naprej poslabševali.

Uradno določen mandat je ponovno vzpostavil strukturo: diagnostični pregled v sodelovanju z operativnim direktorjem skupine, pisni opis mandata ter prenos polnih operativnih pooblastil na začasni operativni direktor, pri čemer je bil izvršni direktor skupine edini sponzor. V 72 urah po dokončanju navodil je bil ta vodstveni delavec že na kraju samem, kjer je vzpostavil en preverjen nadzorni panel in tristopenjski ritem poročanja, pri čemer so se vsa navodila iz sedeža usmerjala prek njegove pisarne.

V 60 dneh se je pravočasnost dobave izboljšala s 68% na 99,2%, količina zavrženega blaga se je zmanjšala z 8,2% na 1,9%, stroški prevoza po višji tarifi pa so bili odpravljeni, s čimer je bila zaščitena pogodbena vrednost z izvirnimi proizvajalci (OEM) v višini približno 18 milijonov evrov. Kar je še pomembneje, je tovarna ob zaključku mandata ohranila enotno hierarhično strukturo in bila pripravljena na nemoten prenos vodenja na stalno vodstvo.

Onkraj krize: uspešna predaja vodstvenih nalog stalnemu vodstvu

Mandat je namerno časovno omejen. Njegov namen je stabilizacija in vodenje, ne pa dolgoročna nadomestitev stalnega vodstva. Načrtovanje nasledstva se začne že na samem začetku, ne šele na koncu: ko se dosežejo mejniki, vodstvo v sodelovanju s sponzorjem, kadrovsko službo skupine in začasnim izvršnim direktorjem opredeli profil stalnega vodje na podlagi stabilnega in preglednega delovanja, ne pa na podlagi kriznih navodil. Ko je novi vodja imenovan, prejme strukturiran dvotedenski do štiritedenski program predaje nalog, pri čemer začasni izvršni direktor prevzame svetovalno vlogo, da pred umikom prenese odnose z deležniki in sisteme poročanja.

Odgovori strokovnjakov na vaša pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)

Kdo naj podpiše pooblastilo? 

Višji izvršni direktor skupine s pooblastili na ravni podjetja, na primer izvršni direktor skupine (CEO), operativni direktor skupine (COO) ali član upravnega odbora. Program »CE Interim« zahteva odobritev na tej ravni, da se zagotovi, da ima začasni izvršni direktor nesporen čezmejni status in pooblastila, potrebna za odločno ukrepanje.

Kaj se zgodi, če se sedež ne strinja z ugotovitvami vodstvenega delavca na terenu? 

CE Interim rešuje te konflikte z objektivnim pregledom upravljanja, ki ga omogočajo naši partnerji, pri čemer uporablja enotno, preverjeno bazo dejstev, ki jo je vzpostavilo vodstvo, da se vodstveni kader uskladi glede na to, kar se dejansko dogaja na terenu.

Kako podjetje CE Interim preprečuje razširjanje obsega projekta med trajanjem mandata? 

CE Interim upravlja z mandatom prek aktivnega vodenja: naši partnerji vsake dva tedna pregledujejo napredek v primerjavi z izhodiščnim navodilom in tako zagotavljajo, da je vsaka predlagana razširitev obsega natančno usklajena s prilagojenimi časovnimi okviri, viri in pooblastili, še preden se sploh začne izvajati.

V čem se čezmejni začasni vodstveni delavec razlikuje od poslovnega svetovalca? 

Svetovalec opravlja analize in daje priporočila, ne da bi prevzel operativno odgovornost. CE Interim napoti vodje, ki prevzamejo neposredno operativno pristojnost, sprejemajo zavezujoče odločitve in osebno izvajajo preoblikovanje na kraju samem, pri čemer nosijo polno odgovornost.

Kako so razdeljene pristojnosti za odločanje med upravnim odborom in začasnim izvršnim direktorjem? 

Upravni odbor si vedno pridržuje pravico do odobritve v skladu z zakonom, odločitev o večjih naložbah v osnovna sredstva, ki presegajo dogovorjene omejitve, ter sprejemanja dolgoročnih strateških odločitev. CE Interim organizira sodelovanje tako, da ima izvršni direktor v dogovorjenem okviru polno operativno pristojnost nad vsakodnevnim izvajanjem, lokalno organizacijo, pogoji za dobavitelje in izvedbo preoblikovanja.

Dodatni vpogledi

Preberite naslednje:

• Izvršni začasni upravitelj
• Kriza in prestrukturiranje
• Operativni preobrat

Odpravite težave v poslovanju: pogovorite se z začasnim partnerjem podjetja CE

Če v tuji hčerinski družbi, tujem obratu ali pri mednarodnem prevzemu prihaja do odstopanj v poslovanju ali nesoglasij na ravni upravljanja, lahko začasni partner CE z vami podrobno pregleda situacijo in pomaga oblikovati mandat, preden postane težje popraviti stanje. Pišite nam Naši predstavniki so vam z veseljem na voljo, da vam pomagajo doseči želeni rezultat.