Ločitev ERP-sistema določa časovni okvir za vse ostalo

Na kratko

Časovni okvir ločitve ERP-sistema je tisti, ki dejansko določa tempo ločitve podjetja. Finančna služba ne more zaključiti samostojne knjigovodske evidence. Oddelek za nabavo ne more izdajati lastnih naročil. Logistika ne more pošiljati blaga strankam, dokler ni zaključen časovni okvir ločitve ERP-sistema. Ekipe, ki vodijo posel, pogosto določajo obseg pogodbe o prehodnih storitvah na podlagi predpostavk oddelkov za finance in kadrovske zadeve. Časovni razpored ločitve ERP-sistema nato obravnavajo kot tehnično podrobnost, ki jo lahko integrator izvede na zahtevo. Če se potek sistemov določi prepozno, je običajno prav časovni razpored ločitve ERP-sistema tisti, ki določa dejanski datum izstopa, ne pa pogodba.

Zakaj se časovni okvir ločitve ERP-sistema ne ujema s pogodbami o prehodnih storitvah (TSA)

Prevzem je zaključen. Družba je podpisala pogodbo o prehodnih storitvah, ki predvideva dvanajstmesečni rok za izstop iz skupnih storitev. Na papirju se časovni načrt ločitve zdi urejen. Delovni tokovi na področjih kadrov, komercialnih zadev, pravnih subjektov in dobavne verige imajo vsak svoje mejnike.

V prvih šestdesetih dneh se slika spremeni. Finančna služba ne more dokončati samostojnega kontnega načrta. Nihče ni nastavil glavne knjige. Operativni oddelek ne more izdajati samostojnih naročil, dokler se baza podatkov za upravljanje z materialom ne loči od baze matične družbe. Logistika ne more odpremiti končnih komponent. Ekipa še ni ponovno vzpostavila povezave za elektronsko izmenjavo podatkov s tovarno stranke.

Časovni načrt za izčlenitev ERP-sistema ni le eden od številnih delovnih tokov. Določa tempo za vse ostale delovne tokove v okviru izčlenitve. Le malo pogajalskih ekip to upošteva pri podpisu pogodbe.

Čezmejni izzivi pri izvedbi ločitve poslovnih enot v sistemu SAP

Časovni okvir za ločitev ERP-sistema postane resnično zahteven, ko se proizvodne lokacije nahajajo v drugi državi kot matična družba. Pogost scenarij: prodajalec upravlja eno instanco sistema SAP ali Oracle iz nemškega, francoskega ali švicarskega sedeža. Tovarne, ki opravljajo proizvodnjo, pa se nahajajo na Poljskem, Češkem, Madžarskem ali v Romuniji.

Upravljanje skupnih glavnih podatkov in tveganja, povezana z ločitvijo v okviru izločitve iz sistema SAP

V integriranem sistemu so podatki o materialih, dobaviteljih in strankah shranjeni v skupnih tabelah, ki jih uporabljajo več oddelkov. Izločitev ene poslovne enote ni preprosta zadeva. Prodajalec in odprodana enota pogosto uporabljata iste številke ulitkov, specifikacije zlitin ali strankine račune. Nekdo mora ločiti zaupne poslovne podatke, ne da bi pri tem poškodoval zgodovinske sezname materialov. Za to so potrebni ljudje, ki razumejo fizični obrat, ne le bazo podatkov. Prav zato se časovni razpored ločevanja v okviru ERP-sistema najprej upočasni prav tukaj, še preden kakršen koli drug delovni tok začuti zamudo.

Upoštevanje lokalnih zakonskih in davčnih predpisov že od prvega dneva prenehanja delovnega razmerja

Samostojna pravna oseba v Srednji Evropi ne more preprosto prevzeti ene same globalne predloge in predpostavljati, da bo s tem zagotovljena skladnost. Poljske poslovalnice potrebujejo modul za poročanje v formatu SAF-T, ki je skladen z zakonodajo. Češke pravne osebe imajo svoja lastna zakonska pravila o amortizaciji in izkaze za nadzor DDV. Romunske hčerinske družbe potrebujejo certificirano elektronsko izdajanje računov. Če novi sistem ERP na dan prehoda ne bo mogel zagotoviti teh funkcij, hčerinska družba ne bo mogla zakonito izdajati računov ali odpremljati blaga.

Preprečevanje napak pri elektronski izmenjavi podatkov (EDI) in vmesnikih za stranke

Stranke iz avtomobilske in letalske industrije zahtevajo upoštevanje strogih protokolov dostave, kot sta nemški standard VDA in evropski standard Odette. Novi sistem morda ne bo poslal pravilnega predhodnega obvestila o pošiljki. Morda bo ustvaril napačno serijsko označeno embalažno etiketo. Obe napaki lahko povzročita, da stranka prvega reda zavrne dobavo že na vhodu. Stranka lahko nato stroške zaustavitve proizvodne linije zaračuna dobavitelju.

Prepoznavanje zgodnjih opozorilnih znakov odstopanj od časovnega načrta izločitve ERP-ja

Upravni odbori redko opazijo težave s časovnim načrtom izčlenitve ERP-sistema šele ob zamujenem mejniku. Odstopanje se pokaže že prej, in sicer v obliki specifičnih znakov v prvih štirih mesecih.

Zamude partnerjev pri uvajanju sistema in odstopanja od datuma začetka delovanja

Zunanji partner za izvedbo prosi za ponovna podaljšanja roka za ločitev ERP-sistema. Datum začetka delovanja se podaljšuje z devetih mesecev na petnajst ali osemnajst.

Omejitve na področju IT v matični družbi in zamude pri dostopu do baze podatkov

Nekdanja matična družba zavira neposreden dostop do baze podatkov. Kot razlog navaja varstvo podatkov in zaupnost skupnih računov strank, ki jih želi ohraniti.

Neuspelo testiranje EDI in eskalacija težav v dobavni verigi stranke

Testi elektronske izmenjave podatkov pred zagonom povzročajo poškodovane etikete ali zavrnjene prenose. Logistična ekipa stranke zadevo eskaluje.

Ročne rešitve in naraščajoči stroški v okviru sporazuma o prehodnih storitvah (TSA)

Vodje obratov in vodje odpreme pripravljajo ročne preglednice. Nihče jih ni usposobil za uporabo novega sistema in nihče ne zaupa podatkom. Medtem pa čas v okviru pogodbe o prehodnih storitvah neprestano teče. Premije za podaljšanje pogodbe se povečujejo po fiksnem urniku, ne glede na to, kako dejansko poteka časovni načrt za ločitev ERP-sistema.

Ko se več teh simptomov pojavi hkrati, je vzorec nedvoumen. Tehnična zamuda pri migraciji ene baze podatkov se v nekaj tednih spremeni v fizični problem na nakladalni rampi.

Strateški okvir za pospešitev ločevanja IT-sistemov in prehoda na nov sistem

Za ponovno vzpostavitev zamujene časovne razporeditve izločitve v okviru ERP-projekta je potreben imenovan vodstveni delavec z operativno pristojnostjo. Usmerjevalni odbor, ki se sestaja mesečno, ni dovolj.

Izbira prave strategije ločitve ERP-sistema: migracija ali vzpostavitev novega sistema od začetka

Pri ocenjevanju, kako vključiti izločitev v omejen časovni okvir, vodstvo običajno pretehta tri različne arhitekturne možnosti:

• Kloniranje in razdelitev
• Selektivni prenos podatkov
• Gradnja na zelenem polju

V časovnem okviru od devetih do dvanajstih mesecev se popolna izgradnja na zelenem polju redko prilega časovnemu načrtu. Usmerjena, selektivna migracija ali vnaprej konfigurirana oblačna predloga zmanjšata potrebo po prilagajanju in odražata obstoječe procese v tovarni, s čimer ohranjata rutine, s katerimi je proizvodnja že seznanjena.

Ločevanje izvedbe obrata od upravljanja prehoda na IT-sistem

Vodja obrata ne more hkrati voditi treh izmen in preverjati tisoče transakcij v sistemu ERP. Če se od njega zahteva oboje, je obsojen na neuspeh na obeh področjih. Namesto tega bi moral prehod na nov sistem voditi neodvisni lastnik programa, ki bi neposredno usklajeval delo korporativne IT-službe, izvajalca integracije in operativnega delovanja obrata.

Vzpostavitev varnostnih rezerv pred prehodom na nov sistem

Da bi se zaščitili pred motnjami v dobavni verigi, bi moral upravni odbor vnaprej odobriti konkretne ukrepe za izredne razmere. Za časovni razpored izločitve ERP so najpomembnejše tri zadeve:

• Varnostna zaloga končnih izdelkov: Ustanovite zaloge v skladiščih ključnih strank.
• Postopek na papirju: Kot rezervni ukrep ohranite revidiran postopek ročne odpreme.
• Zamrznitev sprememb: Pred začetkom obdobja prehoda je treba zamrzniti vse nebistvene spremembe sistema.

Poročanje lahko ostane nepopolno še nekaj dni. Zamujena dostava stranki pa ne.

Upravljanje vodenja in poslovanja v okviru razpletanja IT-sistemov v več pravnih okvirih

Izvedbeni urad kupca ima običajno sedež v eni državi. Urad prodajalca za ločitev pa v drugi. Oba se pogosto poročata različnim osebam z različnimi spodbudami. Vzpostavitev ene skupne baze dejstev med njima omogoča, da časovni načrt za ločitev ERP-sistema ostane realističen. Dva konkurenčna projektna načrta tega ne omogočata. Nekateri odprodani obrati se nahajajo na območju, kjer niti tehnološka ekipa kupca niti IT-oddelek prodajalca ne delujeta na dnevni osnovi. V tej vrzeli je pogosto en odgovorni vodstveni delavec edina oseba, ki dejansko skrbi za upoštevanje časovnega načrta za ločitev ERP-sistema.

Podatki iz industrije o tveganjih, povezanih z ločevanjem ERP-sistemov in sporazumi o prehodnih storitvah

Gartnerjev raziskave kaže, da 55 do 75 odstotkov projektov ERP ne doseže načrtovanih operativnih ciljev. V diskretni proizvodnji in dobavnih verigah z več lokacijami so glavni vzroki za težave napake pri odpremi iz skladišča in načrtovanju proizvodnje, ki se pojavijo po zagonu sistema. Prav te napake ogrožajo časovni načrt ločitve ERP-sistema.

Čezmejna transakcija podjetja Roland Berger študije pridejo do podobnega zaključka. Kot dve glavni pasti, zaradi katerih več kot tretjina izčlenitev ne izpolni meril glede stroškov, časovnega načrta ali kakovosti, navajata ločitev IT in kadrovskih oddelkov. Tudi ločena raziskava podjetja Roland Berger, v kateri je sodelovalo skoraj štiristo strokovnjakov, izpostavlja prav ti dve področji. Prav pri ločitvi IT in kadrovskih oddelkov se najbolj koncentrirajo prekoračitve stroškov in zamude. Dva ponavljajoča se glavna vzroka sta: pomanjkanje predhodnih izkušenj s ločevanjem v projektni skupini in nerealistično načrtovanje ob podpisu pogodbe.

BCG-jevi raziskave kaže, da je ločevanje ERP-sistema in IT-arhitekture najdaljši delovni tok pri odprodajah podjetij. Kupci iz sektorja zasebnega kapitala in prodajalci podjetij včasih ne uspejo vnaprej pripraviti in izolirati IT-odvisnosti pred sklenitvijo posla. Ko se to zgodi, podaljševanje pogodb o prehodnih storitvah in operativne nesinergije hitro zmanjšajo vrednost posla.

McKinseyjev analiza poudarja, da je ločevanje IT-sistemov pogosto bolj zapleteno kot integracija na strani kupca. Tehnični vmesnik med uradom kupca, odgovornim za implementacijo, in uradom prodajalca, odgovornim za ločevanje, zahteva strogo operativno upravljanje – isto upravljanje, ki ga naj bi zagotovila pogodba o prehodnih storitvah za ločevanje IT-sistemov. Brez tega prehodi med sistemi začnejo povzročati poslovne spore in motnje pri izpolnjevanju obveznosti do strank.

Smernice podjetja EY za programe ločevanja določajo enak časovni okvir za izločitev ERP-sistema. Pravilo se glasi: 80 odstotkov prizadevanj za ločevanje je treba nameniti ERP-sistemu, sistemu za obračun plač in sistemu za upravljanje poslovne uspešnosti. Ti sistemi so običajno med zadnjimi storitvami, ki se v okviru prehodnega sporazuma ukinijo.

Vsi ti pet viri skupaj kažejo v isto smer. Časovni načrt ločitve ERP-sistema si zasluži pozornost vodstva, ki jo pogajalska ekipa običajno namenja finančnemu pregledu. Redko mu je posvečena večja pozornost kot tehničnim odvisnostim.

Primer iz prakse: Upravljanje 10-mesečnega procesa ločitve poslovnih enot v okviru sistema SAP v avtomobilski industriji

Naslednji primer prikazuje discipliniran poseg izvršilnega organa, ki je omogočil ločitev SAP-a v okviru določenega časovnega okvira prehodnega sporazuma.

Naloga: Strategija izločitve čezmejne avtomobilske proizvodnje

Ta mandat v višini 85 milijonov evrov predstavlja praktično izvedbo časovnega načrta za ločitev ERP-ja. Evropski zasebni kapitalski vlagatelj je od nemškega industrijskega konglomerata prvega reda (Tier 1) pridobil oddelek za natančne avtomobilske komponente pogonskega sistema. Izčlenjena družba je upravljala dva obrata. Obrat za natančno obdelavo v Saški v Nemčiji je zaposloval 320 ljudi. Sestavljavni obrat v Plznu na Češkem je zaposloval 200 tehničnih operaterjev.

V skladu s pogodbo o nakupu je nekdanja matična družba gostila IT-infrastrukturo, elektronsko pošto in osrednji sistem SAP ECC 6.0. To je potekalo v okviru stroge dvanajstmesečne pogodbe o prehodnih storitvah. Pogodba je vsebovala visoke premije za podaljšanje: 25 odstotkov za mesece od trinajstega do petnajstega ter 50 odstotkov za obdobje po tem. Zaradi zamude pri izpolnitvi roka je kupcu grozilo kar 600.000 EUR dodatnih stroškov.

Kje je prišlo do zastoja pri časovnem načrtu za izločitev ERP-sistema

V četrtem mesecu je program znatno zaostajal. Integrator, ki ga je izbral sponzor, je predlagal neposredno prehod na po meri prilagojeno oblačno različico SAP S/4HANA. Gre za vrsto ambiciozne ločitve SAP-a, ki na predstavitveni sliki izgleda preprosto. Njen osemnajstmesečni časovni okvir bi za šest mesecev prekoračil rok iz sporazuma o prehodu.

Hkrati se je ustavilo tudi pridobivanje osnovnih podatkov. Oddelek za informacijsko tehnologijo nemške matične družbe je zadržal izčrpne izvlečke iz baze podatkov. Njihove zgodovinske tabele s podatki o strankah so vsebovale zaupne podatke o cenah za proizvodne linije, ki jih je matična družba obdržala.

V Plznu je ekipa ugotovila, da predlagani ciljni sistem ni bil skladen s češkimi zakonskimi predpisi o davčnem in carinskem poročanju. V okviru projekta so nato izvedli prve teste elektronske izmenjave podatkov s sestavljavnicami v Wolfsburgu in Leipzigu. Pošiljanje sporočil ni uspelo zaradi neskladja pri serializaciji črtnih kod. Ključne stranke so izdale uradna opozorila glede tveganja za njihove dobavne roke.

Začasno vodenje programa ERP in ukrepi za hitro izboljšanje stanja

Operativni partner je podjetje CE Interim pooblastil, da vodi časovni načrt za izločitev ERP-sistema. V 72 urah po prejemu podrobnega opisa naloge je nalogo prevzel izkušen začasni direktor programa ERP, ki je ustrezal zahtevam naloge. Ta vodstveni delavec je imel več kot dvajset let izkušenj na področju industrijske proizvodnje in sanacije podjetij.

Da bi nadoknadil zamudo v urniku, je vodstvo v kratkem zaporedju sprejelo štiri odločitve:

• Prekinili smo osemnajstmesečno izdelavo po meri in program preusmerili na selektivno izločanje podatkov na standardizirani predlogi v oblaku, ki odraža obstoječe delovne tokove in skrajša načrt za pet mesecev.
• V proizvodnem obratu smo vzpostavili namensko dvojezično ekipo za popravljanje podatkov (češko-nemško), ki je pregledala in očistila 1.800 aktivnih seznamov materialov, proizvodnih načrtov in profilov embalaže za stranke ter v sodelovanju s pravno službo matične družbe rešila vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov.
• V sodelovanju z direktorji logistike strank smo prilagodili transakcije izhodne elektronske izmenjave podatkov standardom VDA 4905 in 4913 ter v 30 dneh pridobili uradno odobritev.
• Načrtovali smo strukturirano 72-urno prehodno obdobje, ki se je odvijalo med podaljšanim prazničnim vikendom, podprto s petdnevno zalogo končnih izdelkov in rezervnim postopkom na papirju.

Rezultat: hitri izhod iz TSA in nič izpadov v delovanju

Obrat je med prazničnim vikendom uspešno zaključil popoln prehod na novo bazo podatkov. Po tem ni prišlo niti do ene ure neplaniranega izpada. Do torka zjutraj je samostojni sistem že deloval. Avtomatizirani seznami za pobiranje, urniki poteka strojev in carinski manifesti so se obdelovali brez težav.

Do desetega meseca se je podjetje v celoti odklopilo od IT-infrastrukture nekdanje matične družbe. To se je zgodilo dva meseca pred rokom. S tem so se v celoti izognili načrtovanim dodatnim stroškom za podaljšanje v višini 600.000 evrov. V tridesetih dneh po zagonu je natančnost zalog dosegla 99,2 odstotka. Dostava v celoti in pravočasno je dosegla 98,7 odstotka. Ekipa je odpravila vse ročne začasne rešitve. Izvršni direktor je nato izvedel strukturirano predajo revidirane, neodvisne operativne platforme stalnemu vodstvu IT-oddelka. Tako izgleda discipliniran časovni načrt za izločitev ERP-sistema: od začetka do konca ga vodi en odgovorni izvršni direktor.

Pogosta vprašanja: Časovni okviri za izčlenitev ERP-sistemov v podjetjih in strategije izstopa iz pogodbe o storitvah (TSA)

Zakaj časovni okvir ločitve ERP določa potek preostalega procesa ločitve?

Sistem ERP predstavlja temelj za vodenje glavne knjige, izdajanje računov, upravljanje zalog, nabavo in pošiljanje blaga strankam. Od njega so odvisne vse ostale funkcije. Noben drug delovni tok se ne more samostojno zaključiti, dokler časovni načrt ločitve ERP ne loči baze podatkov od nekdanje matične družbe.

Katera pot migracije ERP-sistema je najhitrejša pri izčlenitvi poslovne enote?

Selektivna migracija podatkov ali standardizirana, vnaprej konfigurirana predloga v oblaku je ponavadi najhitrejša pot. Pri tem se ohranijo preizkušeni proizvodni postopki. Izgradnja sistema »greenfield« ali popolna ločitev sistema SAP od začetka zahteva več mesecev dodatnega konfiguriranja in ponovnega usposabljanja.

Kaj se zgodi, če se prehod na ERP ne izvede v roku, določenem v sporazumu o prehodu?

Če se rok za izločitev ERP-sistema ne upošteva, se sprožijo pogodbene premije za podaljšanje roka. To obremenjuje poslovni odnos s prodajalcem. Prav tako obstaja tveganje motenj, če prodajalec nadgradi ali umakne iz uporabe infrastrukturo, od katere je kupec še vedno odvisen.

Kako podjetje Plant prepreči prekinitve v delovanju strank med prehodom na nov sistem?

Tovarne, ki preprečujejo zastoje na proizvodnih linijah, v regionalnih skladiščih vzpostavijo začasno zalogo končnih izdelkov. Pred obdobjem prehoda začasno ustavijo vse nebistvene spremembe v sistemu. Kot rezervni načrt pripravijo revidiran, papirni postopek ročnega odpremljanja.

Kdaj naj upravni odbor imenuje začasnega direktorja programa ERP?

Imenovanje je upravičeno v treh primerih. Odprodano podjetje je del ene same, močno prepletene matične strukture. Notranjim ekipam primanjkuje izkušenj z medpodjetniškimi ločitvami. Ali pa se časovni načrt, ki ga predlaga integrator, že zdaj ne ujema s sporazumom o prehodu.

Ali se lahko časovni razpored ločitve ERP izvede po zaključku namesto pred njim?

To je mogoče in se pogosto tudi zgodi. Odločitev o poteku projekta in zemljevid odvisnosti je ceneje pravilno določiti še pred zaključkom projekta. Prepletenost skupnih primerov, ki se odkrije po podpisu, ponavadi podaljša izvedbo načrta za več mesecev, čeprav je bil ta čas že vključen v ceno prehodnega sporazuma.

Povezano znanje in naslednji korak

Nekatere odprodane enote že delujejo na ločeni instanci z lastnimi licencami. V takih primerih lahko notranja IT-ekipa običajno sama izvede časovni načrt za ločitev ERP-sistema. To se spremeni, ko podjetje v več državah deli baze podatkov, sezname materialov in licence z matično družbo. Prav tako se spremeni, ko integratorjev lastni časovni načrt že presega časovno okno, določeno v sporazumu o prehodu.

Začasni direktor za informacijske tehnologije (CIO) ali direktor za ločitev IT-oddelka je resnično redek profil. Razlogi za njegovo zaposlitev so omejeni. To velja za zelo zapleten časovni načrt ločitve enotnega ERP-sistema, s katerim se notranja ekipa še ni srečala. V takšnem primeru je rešitev podjetja CE Interim preizkušeni vodstveni kadrovski kandidat, ki ustreza zahtevam naloge in je pripravljen začeti delati v 72 urah po zaključku priprave naloge.

Povezana literatura

• Kriza in prestrukturiranje
• Operativni preobrat
• Integracija po združitvi

Preden kdor koli začne načrtovati časovni okvir za ločitev ERP-sistema, je treba najprej odgovoriti na vprašanje o obsegu. Če želite zaupno razpravljati o aktualnem časovnem okviru za ločitev ERP-sistema, se obrnite na Začasni partner CE.