Na kratko

Preobrazbe ni mogoče usmerjati, če sedež in lokalne enote delujejo na podlagi različnih opredelitev, predpostavk in številk. Preden se določijo cilji ali sprožijo pobude, je prva naloga vodstva vzpostaviti enoten in preverjen pregled nad poslom: koliko denarnih sredstev je dejansko na voljo, kaj dejansko obvezuje knjiga naročil, kaj resnično omogočata kakovost in zmogljivosti. Vse, kar sledi, vključno z verodostojnostjo samega načrta, temelji na tem soglasju. Kadar so dejstva sporna, se odločitve zavlečejo ali se sprejemajo dvakrat.

Zakaj se poročila hčerinskih družb in matične družbe razlikujejo: operativno poročanje v primerjavi s finančnim poročanjem

Nihče si ne zastavi cilja, da bi vodil dve različici istega podjetja. To se zgodi, ker skupina potrebuje primerljivost, obrat pa mora delovati.

Finančna služba skupine opredeljuje prihodke na konsolidirani osnovi, jih pripisuje v skladu s politiko skupine in mesečno poroča o celotnem portfelju delnic po koledarskem letu. Lokalna enota meri tisto, kar lahko vidi in na kar lahko vpliva: kaj je bilo odpremljeno, kaj je stranka prevzela, kaj pa čaka na dvorišču na nadomestni del. Obe strani sta natančni v svojem okviru. Nobena od njiju pa ni popolna.

V osemnajstih mesecih se ti dve perspektivi toliko oddaljita, da ena sama beseda ni več zanesljiva. “Naročila v zaostanku” na enem mestu pomenijo potrjena naročila, na drugem pa vse, kar je v pripravi. “Pravočasna dostava” se meri glede na prvotno obljubo na ravni skupine in glede na zadnjo popravljeno obljubo na lokalni ravni. Ta razlika ni prikrivanje. To je sama definicija.

Obravnavanje neskladij v poročilih: Zakaj upravni odbori oklevajo pri preverjanju številk

Prav tu se upravni odbori obotavljajo, in to obotavljanje je vredno posebej poudariti.

Izpodbijanje številk daje vtis, kot da bi izpodbijali ljudi. Izvršni direktor skupine, ki ponovno odpira vprašanje dejanske podlage, s tem implicitno izraža mnenje o generalnem direktorju, ki ga je imenoval, o finančnem direktorju, ki podpiše poročilo, ter o lastni presoji, s katero je v zadnjih šestih četrtletjih sprejel oba. Obstaja pa še en, manj očitni problem: če so bile opredelitve napačne, so bile odločitve, ki so temeljile na njih, sprejete na napačni podlagi, pri čemer so bile nekatere od teh odločitev sprejete prav na ravni upravnega odbora.

Tako dejanska podlaga ostaja nepreučena dlje, kot bi bilo treba, medtem ko se namesto tega ponavlja operativna razlaga. Šlo je za časovno neskladje. Bil je en slab mesec. Stranka je spremenila časovni načrt.

Medtem pa lokalna ekipa običajno dela v okviru omejitev, o katerih ni bila neposredno vprašana. Pričakovanja skupine, določena na ravni portfelja, morda ne odražajo tega, kar lahko lokacija dejansko doseže z orodji, številom zaposlenih in pogoji dobaviteljev, ki jih ima na voljo. Poročanje o tem ima politično ceno. Tiho prevzemanje teh stroškov je cenejše, dokler jih ni več mogoče prevzeti.

Če bosta dve osebi vodili gospodinjski račun v ločenih zvezkih, bosta obe pošteni, a se nikoli ne bosta strinjali, in ko pride do prepira, bo ta zadeval denar in ne zvezke.

Zapletenost upravljanja čezmejnih industrijskih dejavnosti

Razdalja spreminja ne le vzdušje, temveč tudi dinamiko.

Informacije prispejo na sedež združene in z zamudo, saj so prešle skozi lokalno knjigovodstvo, zakonski okvir in konsolidacijsko stopnjo, od katerih je vsaka legitimna, vsaka pa izpušča podrobnosti. Finančni direktor skupine v Münchnu, ki preučuje poročilo madžarske hčerinske družbe, bere interpretacijo interpretacije, operativna dejstva, ki bi pojasnila odstopanje, pa so oddaljena dve prevajalski stopnji.

Ta delež ni zanemarljiv. V celotni EU podjetja v tuji lasti predstavljajo okoli 1% podjetij, ki delujejo na trgu, vendar ustvarjajo približno četrtino celotne dodane vrednosti, v nekaterih srednjeevropskih gospodarstvih pa je ta koncentracija precej višja. Podjetja v tuji lasti so na Slovaškem prispevala 50% dodane vrednosti, na Slovaškem in v Češki pa 28% delovnih mest v 2023. Velika večina evropske industrijske proizvodnje se upravlja iz države, ki ni tista, v kateri se proizvaja.

Če k temu dodamo zakonsko obvezno poročanje, ki se razlikuje od skupinske politike, ERP-sisteme, ki so bili ob uvedbi lokalizirani in nikoli usklajeni, ter vodstveno raven, ki vsak mesec prevaja med dvema računovodskima logikama, postane ta razlika strukturna. Ne gre za jezikovni ali kulturni problem. Gre za vprašanje, katere številke imajo avtoriteto, komu je dovoljeno spremeniti definicijo in koliko časa traja, da operativno dejstvo doseže osebo, ki je zanj odgovorna.

Prepoznavanje znakov pomanjkljive dejanske podlage v upravljanju

Ne približujem se tej situaciji. Že sem v njej.

• Mesečni paket prispe pravočasno, vendar se stanje denarnih sredstev s tem ne ujema.
• Dve službi navajata različne podatke za isti mesec, pri čemer lahko obe utemeljita svojo metodo.
• Na vprašanja, zastavljena na seji upravnega odbora, se odgovori tri tedne kasneje, po usklajevanju, ki ga nihče ni načrtoval.
• Natančnost napovedi se je v primerjavi s prejšnjim četrtletjem poslabšala, ne da bi to lahko pojasnil kakršen koli posamezen dogodek.
• Skupina je začela zahtevati surove podatke namesto poročil.
• Odločitev je bila vsaj dvakrat odložena, ker so bili podatki, na katerih je temeljila, sporni.

Zadnje je zanesljiv signal. Ko se pri sprejemanju odločitev začne čakati na soglasje glede dejstev, postane baza dejstev ovira za poslovanje.

Šest ključnih kazalnikov za preverjanje enotne poslovne resnice

Skoraj celotno tveganje nosi šest področij. Za vsako od njih je potrebna enotna dogovorjena opredelitev, odgovorna oseba in dokumentiran izvorni sistem.

• Gotovina. Dejanska razpoložljiva gotovina, ne pa stanje v poslovnih knjigah. Obveznosti, ki so bile prevzete, a še niso bile poravnane, izstavljene račune, ki so predmet spora, ter medpodjetniška salda se na obeh straneh obravnavajo enotno.
• Dostava. Glede na katero obljubo in kdo jo je potrdil? Edini utemeljen končni cilj je sprejemljivost s strani strank.
• Kakovost. Notranji izmet in popravila, pritožbe strank ter garancijske obveznosti se upoštevajo na enotni osnovi, vključno s tistim, kar je bilo popravljeno in odpremljeno, namesto da bi bilo evidentirano kot okvara.
• Nerešene zadeve. Potrjeno in pogodbeno zavezujoče, jasno ločeno od pričakovanega in napovedanega.
• Stroški. Standardne vrednosti v primerjavi z dejanskimi, pri čemer se odstopanja pripisujejo namesto da se pokrivajo, razporeditev splošnih stroškov pa se dogovori, preden postane predmet spora.
• Zmogljivost. Dokazana zmogljivost v trenutnih razmerah, ne nazivna zmogljivost in ne vrednost iz obdobja pred odhodom zadnjih treh zaposlenih.

Ta postopek ni ravno privlačen, vendar se prav v njem odloča o vrednosti. Raziskava podjetja McKinsey, ki je zajela 15 let preoblikovanj, je pokazala, da je izvedba celovite, na dejstvih temelječe ocene poslovanja eden od treh ukrepov, ki najbolj napovedujejo, ali bo preoblikovanje doseglo svojo polno vrednost, ter da skoraj četrtina vseh izgub vrednosti se pojavi med določanjem ciljev, še preden se začne izvajanje. Cilji, ki temeljijo na spornih dejstvih, so že v dan dogovora o njih ogroženi.

Obseg običajnih napak se zlahka podcenjuje. V študiji revije Harvard Business Review, v kateri je 75 vodstvenih delavcev ocenilo 100 zapisov iz svojih oddelkov, je 47% na novo ustvarjenih zapisov vsebovalo vsaj eno kritično napako, le 3% pa je bilo ocenjenih glede kakovosti podatkov sprejemljivih celo po najmanj strogih merilih. standardni. Vzorec je majhen in temelji na samooceni, študija pa je že nekaj let stara, vendar je ugotovljeni trend skladen s tistim, kar se pokaže vsakič, ko neka skupina zadevo ustrezno preuči.

Uvedba okvira za sprejemanje odločitev na podlagi dejstev

Preverjanje ni revizija. Revizija ugotavlja, kaj se je zgodilo. To pa ugotavlja, kaj je trenutno res, da se lahko ta teden sprejme odločitev.

Postopek, ki deluje, je kratek. Pisno se dogovorite o opredelitvah. Za vsako številko imenujte enega lastnika. Za vsako številko določite izvorni sistem, tako da iste številke ni mogoče izračunati na dva načina. Ponovno izračunajte zadnji dve četrtletji na novi podlagi, kar je sicer neprijetno, a nujno, saj nova izhodiščna točka brez zgodovinskih podatkov upravnemu odboru ne daje ničesar, na podlagi česar bi lahko ocenil gibanje. Nato določite cilje.

Popravljanje računovodskih izkazov prinaša en predvidljiv trenutek: zdi se, da se poslovni rezultati poslabšajo. V poslovanju se ni nič spremenilo. Upravni odbor to prvič vidi v pravi luči. Pogovor z delničarji ali posojilodajalci pripravite še pred objavo popravljenih izkazov, ne šele po njej.

Opredelitev izvršilnih pooblastil in pravic do odločanja v okviru preoblikovanj

Vzpostavitev nove baze dejstev pomeni, da je treba prevladati nad tistimi, ki so navezani na obstoječo. Za to je potreben položaj, ne pa prepričevanje.

Začasni finančni direktor se ukvarja s področji, kjer prihaja do razlik v finančnem poročanju: pripoznavanje, medpodjetniške transakcije, obratni kapital, konsolidacija. En Začasni operativni direktor ali pa začasni direktor obrata prevzame vodenje, kadar gre za operativne neskladnosti: dobava, kakovost, zmogljivost, stroški. Začasni izvršni direktor ali generalni direktor prevzame vodenje, kadar so sporne obe področji in lokalna vodstvena ekipa ne uživa več zaupanja skupine.

Ključna razlika je v pravici do odločanja. Svetovalca, ki predlaga določeno opredelitev, je mogoče vljudno prezreti. Izvršnega direktorja, ki je imenovan s pooblastilom za določitev te opredelitve in je kasneje odgovoren za številke, pa ne. V trenutku, ko se dejanska podlaga resnično izpodbija, se pooblastilo prenese na tistega, ki lahko predloži številko, ki je nihče v dvorani ne izpodbija.

Hkrati je treba dogovoriti tudi naslednjo strukturo poročanja: kaj prejme sedež, kako pogosto, v kakšni obliki ter o čem lahko lokalna enota odloča sama, brez posvetovanja. Baza podatkov brez ustreznega upravljanja se v dveh četrtletjih razdeli na dve različici.

Obnova zaupanja v lokalno finančno in operativno poročanje

Včasih se upravni odbor znajde v tej situaciji, ko je zaupanje že izgubljeno. Prvi odziv je, da se poveča pogostost poročanja in zahteva več podrobnosti.

To ponavadi stanje še poslabša. Pogostejše poročanje o nedogovorjenih opredelitvah povzroča več sporov, ki se pojavljajo hitreje, ter izčrpava lokalne zmogljivosti, ki bi morale biti namenjene izboljšanju delovanja.

Alternativa je, da poročanje začasno omejimo na majhno število preverjenih podatkov, imenujemo osebo s pooblastilom za njihovo določitev in od tam naprej gradimo naprej. Zdi se protislovno, da bi zahtevali manj informacij ravno takrat, ko jim najmanj zaupamo. Hkrati pa je to edini način, da pridobimo informacije, na podlagi katerih lahko ukrepamo. Obnova zaupanja v lokalno organizacijo je del dela, ne pa njegova posledica: ekipa, ki je delovala brez pooblastil ali utemeljene dejanske podlage, je običajno olajšana, ko dobi oboje.

Študija primera

Lastnik zasebnega kapitalskega sklada je imel v lasti poljsko proizvodno podjetje, ki ga je pridobil dve leti prej. Mesečno poročilo je prispelo pravočasno in je pokazalo, da se načrt v grobem izpolnjuje. Oddelek za finance skupine se s tem že dve četrtletji ni strinjal. Oddelek za finance skupine je menil, da tovarna prihodke pripisuje prezgodaj. Tovarna pa je menila, da skupina ne upošteva pogojev sprejema s strani strank, o katerih so se ponovno pogodili po prevzemu. Obe strani sta imeli delno prav.

Partner v poslu se je obrnil na podjetje CE Interim. Najprej je prišel opis naloge. Ne gre za zahtevo po finančnem direktorju, temveč za odločitev o tem, kaj mora lastnik vzpostaviti, v kakšnem časovnem obdobju in s kakšnimi pooblastili, da se določi rešitev v primeru nesoglasja med dvema oddelkoma. Podjetje CE Interim je imenovalo Začasni finančni direktor z izkušnjami na področju zakonsko predpisanega poročanja v Srednji Evropi ter odgovornosti na strani lastnikov.

Uvodno delo je bilo bolj opredelitvene narave kot forenzične. Za pripoznavanje prihodkov, medpodjetniške salde, zavezane naročene posle in razpoložljiva denarna sredstva je bila za vsako podano eno pisno opredelitev, imenovan odgovorni in dokumentiran izvorni sistem. Kadar so se skupinska politika in lokalna zakonska obravnava resnično razlikovali, je bila razlika dokumentirana, namesto da bi se reševala na podlagi prednostne izbire.

Prejšnja dva četrtletja so bila nato popravljena v skladu z dogovorjenimi merili. Poslovni rezultati so se po tem zdeli slabši. V poslovanju se ni nič spremenilo. Lastnik je prvič dobil natančen vpogled v stanje, pogovor s posojilodajalcem pa je bil pripravljen pred popravkom in ne po njem, zaradi česar je to ostalo dogodek v okviru upravljanja.

Hkrati s številčnimi podatki so se dogovorili tudi o načinu poročanja: kaj prejme lastnik, kako pogosto, v kakšnih okvirih ter o čem lahko lokalna ekipa odloča brez posvetovanja. To je bil del, ki naj bi ostal v veljavi tudi po izteku mandata.

Partner podjetja CE Interim je ves čas ohranjal stik z lastnikom in vodstvom ter spremljal napredek v primerjavi s prvotnim navodilom. Ko se je pojavil pritisk za prehod k določanju ciljev, še preden je bila ponovna priprava računovodskih izkazov zaključena, je prav to sodelovanje zagotovilo, da se je postopek nadaljeval po načrtu.

Lokalna finančna ekipa je ostala na svojem mestu. Kar ji je manjkalo, niso bile sposobnosti, temveč dogovorjena podlaga za poročanje ter pooblastilo, da bi to tudi uveljavila.

Pogosta vprašanja na področju čezmejnega upravljanja

Ali to ni zgolj revizija?

Ne. Revizija preverja pretekle podatke, medtem ko ta rešitev ugotavlja trenutno stanje poslovanja za takojšnje sprejemanje odločitev. CE Interim zagotavlja to jasno sliko, na podlagi katere je mogoče ukrepati, tako da v realnem času opredeli enotno, preverjeno bazo dejstev, namesto da bi zgolj preverjal skladnost v preteklosti.

Koliko časa traja vzpostavitev baze preverjenih dejstev?

To je odvisno od spornih sistemov, vendar je pravilni potek postopka pomembnejši od same hitrosti. CE Interim zagotavlja trajno rešitev, saj najprej strogo določi opredelitve in lastništvo, s čimer prepreči nastanek druge sporne izhodiščne točke.

Zakaj tega ne bi opravila finančna služba skupine na daljavo?

Ekipe, ki delajo na daljavo, lahko opazijo neskladja, vendar vzpostavitev zakaj njihovo delovanje zahteva prisotnost na kraju samem. CE Interim rešuje te konflikte tako, da napoti vodstvene kadre, ki imajo neposredna pooblastila za vpogled v lokalne sisteme in usklajevanje opredelitev, kadar se funkcije med seboj ne ujemajo.

Ali bi bilo treba zamenjati obstoječo lokalno vodstveno ekipo?

Ponavadi to ni prvi korak. CE Interim objektivno oceni obstoječe ekipe, pri čemer upošteva, da lokalnim vodjem pogosto preprosto manjka izrecno pooblastilo za eskalacijo težav, ne pa kompetence za njihovo dejansko reševanje.

Kakšno vlogo ima CE Interim v odnosu do izvršnega vodstva?

CE Interim zagotavlja stabilno podlago za celotno preobrazbo s tem, da določi mandat, v roku 72 ur napoti preverjenega vodstvenega kadra ter zagotavlja stalni nadzor, s čimer se zagotovi, da operativne spremembe ostanejo v veljavi še dolgo po tem, ko vodstveni kader zapusti podjetje.

Kaj pa, če se izkaže, da so številke bistveno slabše od navedenih?

Pogovore z zainteresiranimi stranmi je treba načrtovati še pred objavo kakršnih koli popravkov. CE Interim ščiti ugled vašega upravnega odbora s proaktivnim upravljanjem tega razkritja, s čimer potencialno krizo spremeni v nadzorovan dogodek na področju upravljanja.

Povezano znanje

Morda vas bo zanimalo tudi naslednje:

• Operativni preobrat
• Začasni vodja obrata
• Operativna odličnost

Pogovorite se s partnerjem

Če se podatki, ki jih prejmete v upravnem odboru, ne ujemajo več s tem, kar opažate v praksi, je bolje o tem razpravljati pred naslednjim poročevalnim ciklom kot pa šele po njem. Obrnite se na nas Obrnite se še danes na CE Interim, kjer bo naša strokovna komisija zaupno in brez obveznosti obravnavala vašo situacijo.