Kontinuita v oblasti financí: Dočasný finanční ředitel zajistil v Rumunsku připravenost na předání funkce za 60 dní

1) Situace klienta (anonymizovaná):

Evropská rodinná skupina zabývající se výrobou automatizačních produktů provozovala v Rumunsku velký výrobní závod.

Závod byl součástí rozsáhlé mezinárodní skupiny s desítkami právnických osob, několika systémy ERP a ústředím ve Francii.

V rámci rozsáhlé transformace finančního oddělení, která zahrnovala zavedení systému SAP S/4HANA, elektronickou fakturaci a nové centrum sdílených služeb v Polsku, podalo výpověď několik členů účetního týmu.

Nejdůležitější prioritou byla zajištění plynulosti při změně vedení před závěrkou na konci roku, dodržení zákonných lhůt a přechod na nový systém.

2) Výzva:

Vedoucí účetního oddělení a několik účetních se chystali odejít / již odešli.
Zbývající tým pro financování závodu se zmenšil na tři nebo čtyři osoby.
Uzávěrka roku, podpora při auditu, podávání daňových přiznání a předkládání zákonných výkazů musely pokračovat bez přerušení.
SAP S/4HANA a elektronická fakturace se blížily ke klíčovým fázím zavádění.
Účetnictví a oddělení FP&A byly nedávno odděleny, čímž vznikly nové odpovědnosti a hierarchické vztahy.
Místní finanční týmy se přizpůsobovaly centralizovanému řízení ze strany finančního oddělení skupiny.
Odpor vůči modelu sdílených služeb měl negativní dopad na morálku a zvyšoval riziko fluktuace zaměstnanců.
Ústředí, vedení závodu, externí poradci a realizační týmy musely přijímat koordinovaná rozhodnutí.

3) Prozatímní role (rychlost a vhodnost):

Společnost CE Interim zajistila rychlé nasazení dočasného manažera pro transformaci v oblasti financí závodu, který působil jako dočasný finanční ředitel.

Tento zdokumentovaný úkol byl koncipován jako čtyř- až šestiměsíční přechodný mandát, což odráželo výslovný požadavek na překlenutí mezery ve vedení.

Vybraný kandidát v sobě spojoval znalosti místních zákonných účetních předpisů, zkušenosti s vykazováním podle IFRS, odbornou důvěryhodnost v oblasti financí ve výrobním odvětví a praktické zkušenosti s vedením týmu.

Mezi dosavadní zkušenosti patřila práce v prostředích SAP, tvorba reportů v systému Hyperion, příprava na audity, reorganizace týmu a koordinace mezi ústředím a místními pobočkami.

Místní přítomnost a znalost rumunského podnikatelského prostředí snížily rizika související s dodržováním předpisů a kulturními odlišnostmi.

Hybridní model zahrnoval alespoň tři dny v týdnu strávené v závodě, přičemž v období uzavření závodu a během přechodových prací byla přítomnost na místě zvýšená.

4) Co se stalo během mandátu:

Prvních 30 dní

Původní zápis se týká spíše výběru a mobilizace než samotného provedení dodávky. Prvních 30 dní bylo rozvrženo tak, aby zahrnovalo:

Proveďte řádné předání funkcí s odcházejícím vedoucím účetního oddělení.
Potvrďte odpovědnost za měsíční uzávěrky, čtvrtletní rozvahy, podávání daňových přiznání a zákonem předepsané výkazy.
Posuďte kapacity, odpovědnosti a riziko fluktuace zbývajících členů účetního týmu.
Navázat přímou spolupráci s vedoucím závodu, vedoucím oddělení FP&A, regionálním finančním oddělením a globálním účetním oddělením.
Projděte si otevřené problémy týkající se systému SAP S/4HANA a elektronické fakturace, které mají dopad na účetnictví a dodržování místních předpisů.
Stanovte denní pracovní rytmus pro přípravy na závěrku, odsouhlasení účtů a požadavky auditorů.

Prvních 6 měsíců

V průběhu plánovaného přechodného období v délce čtyř až šesti měsíců měl tento mandát za cíl:

Zachovat rychlejší rytmus měsíčních a čtvrtletních uzávěrek, který již skupina zavedla.
Vést místní účetní procesy v rámci systému SAP S/4HANA a přípravy elektronické fakturace.
Zajišťovat koordinaci externích poradců, centrálního IT oddělení, konzultantů SAP a místních specialistů na dodržování předpisů.
Přestavět účetní tým, přičemž souběžně pokračoval nábor zaměstnanců na trvalý pracovní poměr.
Zajišťovat konsolidační výkaznictví podle IFRS a plnit místní zákonné povinnosti.
Stanovte jasné rozdělení odpovědnosti za procesy mezi výrobním závodem, finančním oddělením skupiny a novým centrem sdílených služeb.

6 a více měsíců

Dodání po uplynutí šesti měsíců nebylo součástí zdokumentovaného zadání.
Jakékoli prodloužení by záviselo na načasování trvalého přijímání zaměstnanců a stabilizaci systému.
Cílem bylo vytvořit stálý místní účetní tým, který by efektivně spolupracoval s regionálním finančním oddělením a centrem sdílených služeb.

Předání a odchod

Předávejte kalendáře uzávěrek, soubory pro sesouhlasení, pokyny k vykazování a povinnosti v oblasti dodržování předpisů stálým zaměstnancům.
Zaznamenejte zbývající úkony týkající se systému SAP, elektronické fakturace, auditu a sdílených služeb.
Zajistěte jasné rozdělení odpovědnosti mezi odděleními lokálního účetnictví, finančního plánování a analýzy (FP&A), regionálního finančního oddělení a centra sdílených služeb.
Odchod poté, co vedení převzalo trvalou kontrolu a klíčové úkoly měly spolehlivého odpovědného pracovníka.

5) Přijatá opatření (zaměření na realizaci):

Před odchodem dosavadního vedoucího účetního oddělení stanovil postup pro strukturované předání funkce.
Byla vyjasněna odpovědnost za měsíční uzávěrku zisků a ztrát a za čtvrtletní vykazování rozvahy.
Zavedl dohled nad místními daněmi, elektronickou fakturací a zákonnými povinnostmi v oblasti podávání přiznání.
Propojili jsme místní účetnictví s konsolidačním výkaznictvím podle IFRS prostřednictvím systému skupinového výkaznictví.
Upřednostňoval provádění mezipodnikových a rozvahových odsouhlasení před termíny uzavření účetního období a auditu.
Stanovte rytmus vedení na pracovišti pro období uzávěrky, konec roku a přechod na nový systém.
Koordinace vedení závodu, oddělení FP&A, regionálního finančního oddělení, ústředí a externích poradců.
Přímo reagoval na obavy týmu ohledně centralizace a přechodu na sdílené služby.
Podpořili jsme trvalé přijímání zaměstnanců, aniž bychom prosazovali ukvapené dlouhodobé jmenování.
Připravili jsme účetní procesy a vymezili odpovědnosti pro případný přechod na model sdílených služeb.

6) Dosažené výsledky (měřitelný důkaz):

Zápis dokumentuje fázi mobilizace a výběru, nikoli ověřené výsledky po skončení mandátu. Potvrzené výsledky v této fázi byly následující:

Kandidát na pozici dočasného vedoucího účetního s příslušnými zkušenostmi z výrobního odvětví a v oblasti účetnictví byl předložen k finálnímu schválení na místní úrovni.
Dostupnost kandidáta odpovídala požadované lhůtě pro předání funkce před odchodem dosavadního zaměstnance.
Navrhované prozatímní řešení zohlednilo požadovaný hybridní model práce kombinující práci z domova a v kanceláři.
Klient si vyhradil čas na pečlivé a důkladné hledání vhodného kandidáta, místo aby se rozhodl pro naléhavé dlouhodobé přijetí.
Zachování dosavadní výkonnosti bylo stanoveno jako prioritní úkol.
Skupina již zkrátila cykly měsíčního a čtvrtletního uzávěrky zhruba o polovinu ještě předtím, než se objevila mezera ve vedení.
Míra včasného podávání zpráv v rámci celé skupiny vzrostla z nízké výchozí úrovně na více než čtyři pětiny, čímž vznikla jasná referenční hodnota výkonnosti, kterou je třeba udržet.
Trvalý nábor zaměstnanců a externí poradenská podpora byly sladěny jako paralelní pracovní toky.
Před nasazením byly jasně vymezeny otázky dodržování místních předpisů, připravenost na audit a rizika spojená s přechodem na systém SAP.

7) Proč CE Interim:

Společnost CE Interim rychle zareagovala a nabídla profil zkušeného manažera vhodného pro oblast financování závodu, implementaci systému SAP, přestavbu týmu a přechod na nový systém.

Při výběru kandidátů se vycházelo spíše z znalostí místních předpisů, zkušeností z oblasti výroby, vykazování podle IFRS a řízení vztahů se zainteresovanými stranami v mezinárodním kontextu než pouze z pracovního zařazení.

V rámci procesu zavádění se podařilo najít rovnováhu mezi rychlostí a nezbytným ověřením ze strany vedení závodu, personálního oddělení a místních finančních pracovníků.

To poskytlo velitelství věrohodný způsob, jak obnovit kontrolu, aniž by se obešlo osoby odpovědné za provádění operace přímo v terénu.

8) Výzva k akci:

Pokud potřebujete dočasného finančního ředitele (CFO) nebo dočasného finančního manažera, který zajistí hladký průběh uzávěrky, dodržení předpisů a implementaci systému SAP během přechodu ve vedení přeshraničního finančního oddělení, společnost CE Interim vám rychle a bezpečně zajistí přesně vybraného manažera.

CE Interim poskytuje prověřené dočasné vedoucí pracovníky do 72 hodin napříč zeměmi, kulturami a odvětvími. Specializujeme se na interim management s vysokým dopadem pro private equity firmy, rodinné kanceláře a globální korporace, které čelí přechodným obdobím: digitální transformaci, vstupu na trh, provoznímu zvratu, integraci po fúzi nebo krizi.

To, co nás odlišuje, není jen rychlost nebo hloubka naší sítě, ale také způsob, jakým vedeme. Každou zakázku osobně řídí vedoucí partner CE Interim: bývalí generální ředitelé, finanční ředitelé nebo provozní ředitelé, kteří stáli na vaší straně stolu a řídili organizace při rozhodování ve vysokých sázkách.

Díky globálnímu fondu talentů a operačnímu dosahu v Evropě, USA a na Blízkém východě neobsazujeme pozice, ale budujeme důvěru, vedeme transformace a dosahujeme výsledků.

Jako součást Valtus Alliance, největší světové aliance společností v oblasti Executive Interim Managementu, zajišťujeme bezproblémovou mezinárodní realizaci prostřednictvím více než 25 kanceláří a více než 80 seniorních partnerů ve více než 50 zemích.