Stručně řečeno

Situace rumunské dceřiné společnosti švýcarské skupiny, která se ocitla pod tlakem, se vyvíjí podle známého scénáře. Marže vypadají na papíře slibně. Neustále však přicházejí žádosti o hotovost, které tyto marže nedokážou vysvětlit. Švýcarský občanský zákoník ukládá představenstvu povinnost, kterou nelze delegovat. Musí dohlížet na firemní finance, ať už se tyto finance nacházejí kdekoli. Obnovení kontroly začíná tím, že prozatímní finanční ředitel převezme přímou autoritu přímo na místě nad bankovními záležitostmi, nákupy a výkaznictvím. Dalším krokem je vytvoření jednotné faktické základny, které důvěřuje jak představenstvo, tak místní vedení.

Jak se rumunská dceřiná společnost švýcarské skupiny dostala až sem

U švýcarského průmyslového koncernu či rodinného výrobce přesných zařízení se finanční přehlednost málokdy ztratí najednou. Postupně se zhoršuje podle schématu, které se v jednotlivých měsících jeví jako zvládnutelné.

Měsíční přehled o hospodaření dceřiné společnosti vykazuje stabilní hrubé marže. Výroba probíhá podle plánu. Ve stejném období však místní vedení požádá o neplánovanou finanční zálohu z centrály v Curychu nebo Zugu. Tato záloha slouží k pokrytí mzdových nákladů nebo daně z přidané hodnoty. Každá z těchto skutečností sama o sobě vypadá normálně. Společně však v průběhu několika účetních období naznačují, že představenstvo již nemá jasný přehled o chodu podniku.

Švýcarské představenstvo obvykle v takových případech dává stranou pochybnosti, a tento přístup je rozumný. Prodloužené platební lhůty dodavatelů, opožděná platba od zákazníka, problém s načasováním daní: každé z těchto vysvětlení zní samo o sobě věrohodně. Švýcarská kultura řízení také upřednostňuje delegování pravomocí před zásahy na dálku. Představenstvo čeká na jasnější obraz situace, než začne jednat.

Článek 716a ponechává konečné vedení a dohled nad řízením na představenstvu. Představenstvo nemůže tuto povinnost delegovat. V praxi ji představenstva obvykle plní tím, že důvěřují místnímu vedení, nikoli každodenním zapojením do finančních záležitostí dceřiné společnosti. Prodloužení této důvěry o další čtvrtletí je přiměřenou reakcí na vývoj, o jehož závažnosti zatím nikdo neprokázal.

Skutečné riziko spočívá v tom, co se děje, zatímco představenstvo vyčkává. Bez funkčních finančních kontrolních mechanismů na místě se může závod dostat na scestí. Objevují se neformální dohody s dodavateli a výdaje na údržbu se odkládají. Hodnoty zásob mohou nenápadně absorbovat výrobní odpad, místo aby se o něm podávaly zprávy. Za ničím z toho nemusí stát zlý úmysl. K tomu dochází, když dceřiná společnost příliš dlouho řídí svou vlastní finanční disciplínu. Její systémy a pravomoci nestačí držet krok.

Orientace ve dvou systémech správy a řízení: Švýcarský občanský zákoník versus rumunské zákonné požadavky na výkaznictví

Švýcarská mateřská společnost a její rumunská dceřiná společnost spadají pod dva odlišné rámce řízení. Právě tam obvykle vzniká mezera v přehledu o situaci. To je z velké části důvodem, proč je rumunskou dceřinou společností švýcarské skupiny obtížné řídit na dálku.

Článek 716a Švýcarský občanský zákoník o závazcích neumožňuje představenstvu delegovat své povinnosti. Konečné vedení společnosti a dohled nad vedením zůstávají v kompetenci představenstva. To platí bez ohledu na to, jaká je pod ním organizační struktura. Rumunská dceřiná společnost působí v rámci samostatného, náročného zákonného režimu. Právo Nařízení č. 31/1990 a účetní pravidla obsažená v OMFP 1802/2014 stanovují povinný účtový rozvrh. Stanovují rovněž přísné požadavky na archivaci faktur.

Místní finanční týmy věnují značnou část svého času zajištění toho, aby daný subjekt dodržoval předpisy Národní agentura pro správu daní. Dodržování zákonných předpisů a manažerský controlling jsou související dovednosti. Nejedná se však o stejnou dovednost. Tým, který se zabývá první z nich, nemusí automaticky zvládat i tu druhou.

Hlavní příčiny mezer ve výkaznictví: ERP systémy, kolísání měnových kurzů a neformální pravomoci

Technologie přináší další úroveň složitosti. Švýcarská centrála obvykle provádí konsolidaci prostřednictvím platformy, jako je SAP S/4HANA. Rumunský závod často vede své účetnictví podle zákonů v místním softwaru. Propojení obou systémů zajišťuje pomocí ručně aktualizovaných tabulek.

Další zkreslení způsobuje měna. Transakce probíhají v rumunských leu, eurech a švýcarských francích. Pokud finanční tým důsledně nezajišťuje kurzová rizika a neprovádí vnitropodnikové vyúčtování, může se marže v místní účetní knize jevit jako přesná. Přesto může uvádět představenstvo v omyl, pokud jde o měnu, kterou ve skutečnosti spravuje.

Mezery v pravomocích se obvykle neformálně vyplňují samy, což je pochopitelné. Někdo musí zajistit každodenní chod závodu. Bez jasně stanovené schvalovací struktury si místní vedení vytvoří vlastní. Často se stává, že vedoucí závodu přebírá osobní kontrolu nad rozhodnutími o nákupu. Výsledkem je málokdy utajování. Místní tým obvykle řeší své vlastní problémy pomocí nástrojů a pravomocí, které skutečně má. Centrála mezitím pokračuje v řízení prostřednictvím systému podávání zpráv, který byl vytvořen pro úroveň přehledu v reálném čase, kterou již nemá.

Varovné signály, že zahraniční výrobní závod ztratil přehled o svých financích

Několik opakujících se vzorců naznačuje švýcarskému majiteli, že problém se již nepřetrvává v oblasti tření, ale přesunul se do oblasti řízení. Nyní je zapotřebí přímý zásah.

Nejjasnějším signálem je dceřiná společnost, která vykazuje přijatelnou hodnotu EBITDA. Provozní peněžní tok přitom zůstává trvale záporný. Společnost opakovaně potřebuje neplánované finanční prostředky od mateřské společnosti. Druhým signálem je mezipodnikové vyúčtování, které se v průběhu několika období nedá řádně uzavřít. Zůstatky se hromadí na přechodných účtech, místo aby se vypořádaly. Třetím signálem je, že místní finanční oddělení odpovídá na konkrétní dotazy slovními vysvětleními namísto odsouhlasených údajů z hlavní účetní knihy. To obvykle znamená, že samotná data zatím neexistují v důvěryhodné podobě.

Zásoby hotových výrobků nebo surovin, které se jeví jako nepřiměřené ve srovnání se skutečným objemem výroby, mohou skrývat zastaralé zásoby nebo nezaúčtovaný odpad. Nejjasnější test finanční kontroly je jednoduchý: dokáže dceřiná společnost vypracovat spolehlivou třináctitýdenní klouzavou prognózu hotovosti? Ta by měla odrážet skutečné smluvní závazky. Pokud toho není schopna, řídí centrála podnik na základě důvěry, nikoli na základě faktů, bez ohledu na to, co uvádí měsíční zpráva.

Obnova finanční kontroly: Nasazení dočasného finančního ředitele za účelem obnovení dohledu nad provozem

Třídenní kontrola provedená interním auditem společnosti poskytuje pouze momentální snímek minulosti. Nezjišťuje, kdo dnes řídí bankovní převody. Navíc na místě nezůstává dostatečně dlouho na to, aby mohla změnit způsob fungování dceřiné společnosti.

Obnovení kontroly vyžaduje vedoucího pracovníka s pravomocí jednat, nikoli tým s pravomocí podávat zprávy. Prozatímní finanční ředitel s zkušenostmi z přeshraniční evropské výroby převezme přímé vedení místního finančního oddělení, pokladny a nákupu. Představenstvo definuje tento mandát ještě před zahájením úkolu. Níže uvedená posloupnost je důležitější než jakékoli jednotlivé opatření. Právě tato posloupnost opakovaně obnovuje kontrolu v rumunské dceřiné společnosti švýcarské skupiny a každá fáze závisí na tom, zda byla úspěšně dokončena fáze předchozí.

1. až 10. den: Vyčlenění hotovosti, bankovních účtů a kontrol pokladny

Dočasný vedoucí pracovník přebírá pravomoc k podepisování bankovních transakcí, a to buď společně s další osobou, nebo samostatně. Schvalování dvojitým podpisem se nyní vztahuje na všechny platby přesahující stanovenou hranici. Nepodstatné platby, volitelné kapitálové výdaje a neschválené závazky vůči dodavatelům se okamžitě zastaví. Tento krok je prvořadý. Pokud by se peněžní prostředky i nadále pohybovaly bez dohledu, jakákoli faktická analýza by ztratila aktuálnost ještě dříve, než by ji někdo stačil dokončit.

11. až 30. den: Obnova správnosti rozvahy a ocenění zásob

Kompletní fyzická inventura odhalí zastaralý materiál a nezaznamenaný šrot. Tým porovnává závazky z obchodního styku s otevřenými objednávkami a fyzickými příjmy zboží. Díky tomu se závazky, které vidí představenstvo, shodují se závazky, které skutečně existují.

31. až 60. den: Zavedení standardního kalkulačního systému a matic pro schvalování nákupů

Standardní kalkulace nákladů nyní zohledňuje skutečnou spotřebu ve výrobě, mzdové sazby a cykly strojů. Dočasný finanční ředitel ruší „stínové“ tabulky, které si místní týmy vytvořily, aby se s tím vypořádaly. Nahradí je formální matice schvalovacích pravomocí v oblasti nákupu. Zaměstnanci závodu již nemohou vynakládat finanční prostředky bez předchozího finančního schválení.

61. až 90. den: Zavedení standardizovaných procesů finančního výkaznictví a předání vedení

Standardní postupy pro měsíční uzávěrku se nyní provádějí v každém cyklu. Lokální transakční data se přímo přenášejí do švýcarské konsolidační platformy. Dočasný finanční ředitel spolupracuje s představenstvem a personálním oddělením skupiny na výběru stálého lokálního finančního ředitele. Společnost bude tuto pozici potřebovat po skončení mandátu.

Řízení přeshraničních dceřiných společností: Sladění dohledu švýcarské správní rady s vedením místních závodů

Obnovení přehlednosti znamená víc než jen zasílání kvalitnějších informací do Švýcarska. Znamená to vědomě rozhodnout, která rozhodnutí patří na úroveň představenstva. Ostatní rozhodnutí vyžadují rychlou reakci na místní úrovni, má-li se dceřiná společnost dostat z krize.

Kapitálové závazky přesahující stanovenou hranici zůstávají v kompetenci představenstva po celou dobu jeho funkčního období. Totéž platí pro vše, co se týká rizika platební neschopnosti, a pro jmenování stálého místního vedení. Každodenní zadávání zakázek, plánování výroby a řízení dodavatelů spadá do kompetence prozatímního finančního ředitele a místního provozního vedení. Schválená matice pravomocí definuje příslušné limity. Rutinní rozhodnutí již nemusí čekat na schválení v Curychu. Představenstvo již má o tomto podniku opět jasný přehled.

Řízení rovnováhy mezi centralizovaným švýcarským dohledem a místní provozní flexibilitou

Větší centralizace řízení snižuje riziko dalších neoprávněných závazků. Může však také zpomalit oživení, které by měla chránit. K tomu dochází vždy, když se každé provozní rozhodnutí musí předložit zpět ústředí. Tuto situaci vyřeší dočasný finanční ředitel s jasnými pravomocemi schválenými představenstvem. Tento manažer po stanovenou dobu působí jako odpovědný místní rozhodovatel. Podává zprávy v pevně stanovených intervalech a eskaluje pouze ta rozhodnutí, která skutečně spadají do kompetence představenstva.

Jedná se o praktickou podobu přeshraničního mostu mezi švýcarským vlastníkem a rumunskou provozovnou. Tento mandát spočívá na třech pilířích: na ověřené faktické základně, na odpovědném vedoucím pracovníkovi na místě a na struktuře řízení, které obě strany důvěřují. Společně zajistí hladký chod podniku. Poté může vedení převzít stálý manažerský tým.

Případová studie: Oživení švýcarského závodu na výrobu průmyslových komponentů v Transylvánii v Rumunsku

Středně velká švýcarská skupina zabývající se průmyslovým vybavením se sídlem ve Winterthuru provozovala výrobní dceřinou společnost v Transylvánii v Rumunsku. Závod vyráběl přesné obráběné součástky určené pro export do Evropy. Po dobu více než osmnácti měsíců předkládalo místní vedení finanční výkazy, které vykazovaly stabilní provozní marže ve výši 11%.

V rámci každoročních revizí rozpočtu požádal místní generální ředitel o kapitálovou injekci ve výši 2,2 milionu CHF. Když švýcarský finanční ředitel skupiny požádal o přehledy o stáří zásob a pohledávek vůči dodavatelům na úrovni jednotlivých transakcí, místní finanční kontrolor náhle podal výpověď. Zbývající vedení závodu tvrdilo, že data jsou uzamčena v místních účetních databázích.

Vzhledem k akutní krizi v oblasti řízení se švýcarské představenstvo obrátilo na společnost CE Interim. Do Rumunska dorazil osvědčený manažer, jehož profil přesně odpovídal požadavkům zakázky a který byl připraven nastoupit do 72 hodin od doručení zadání. Tento dočasný manažer okamžitě zajistil zakázky od místních bank a zavedl povinné kontroly s dvojím schvalováním pro všechny výplaty.

Během dvaceti dnů vyšetřování prokázalo, že skutečné hrubé marže závodu byly záporné ve výši 4%. Tato skutečnost byla zamaskována kapitalizací výrobního odpadu a nepřidělených výrobních režijních nákladů přímo do zásob nedokončené výroby. Navíc byly zásoby komponentů v hodnotě přibližně 1,8 milionu EUR zastaralé, přičemž v účetnictví byly vedeny v plné historické pořizovací ceně.

Na stránkách dočasný finanční ředitel přistoupili k rozhodným krokům, když ukončili neautorizované dohody s dodavateli a znovu vyjednali obchodní podmínky. Po konzultaci s auditory skupiny provedli transparentní úpravu rozvahy ve výši 2,4 milionu EUR. Tím byla stanovena ověřená výchozí úroveň firemních aktiv a byly přepracovány interní procesy finančního výkaznictví.

Do 80. dne mandátu se rumunské pobočce podařilo dosáhnout prvního transparentního a plně zúčtovaného měsíčního uzávěrky. Dočasný výkonný ředitel zorganizoval proces trvalého náboru nového dvojjazyčného finančního ředitele. Provedl technické zaškolení nových zaměstnanců a předal švýcarskému představenstvu stabilní a plně přehlednou dceřinou společnost.

Často kladené otázky týkající se řízení rumunské dceřiné společnosti švýcarské skupiny

Proč dochází ke ztrátě finančního přehledu v případě mandátů rumunských dceřiných společností švýcarských skupin?

Švýcarská centrála se zaměřuje na konsolidované hospodářské výsledky, zatímco rumunské týmy kladou důraz na striktní dodržování zákonných předpisů podle zákona č. 31/1990. Bez záměrného propojení tak vznikají paralelní systémy výkaznictví, které zkreslují skutečnou provozní situaci. Společnost CE Interim sladí tyto dvě priority tím, že do firem nasazuje vedoucí pracovníky, kteří budují spolehlivé propojení mezi systémy výkaznictví a zajišťují, aby vaše konsolidované výsledky odrážely skutečný stav místního závodu.

Vyřeší vyslání interních auditorů do jednotlivých skupin problém s přehledností?

Ne. Interní audit pouze prověřuje minulé transakce z hlediska dodržování zásad a nemá provozní ani bankovní pravomoci k tomu, aby skutečně napravil nefunkční systémy. Společnost CE Interim řeší příčinu problému tím, že na místo vysílá manažera s jasně vymezenými rozhodovacími pravomocemi, čímž jde nad rámec pouhé kontroly a aktivně obnovuje vaši každodenní disciplínu a struktury rozhodovací pravomocí.

Jaké pravomoci potřebuje dočasný finanční ředitel přímo v Rumunsku?

Vyžadují podpisová práva v bankovnictví a přímé operativní vedení finančního oddělení, což se někdy rozšiřuje až na formální jmenování do funkce registrovaného správce podle rumunského zákona č. 31/1990. Společnost CE Interim koordinuje tento zásadní převod pravomocí ve spolupráci s vaším právním poradcem a zajišťuje, aby výkonný ředitel disponoval přesně takovým zákonným postavením, jaké je nezbytné k převzetí kontroly.

Jak dlouho trvá obnovení finanční transparentnosti?

K kontrole hotovosti a oddělení platebních toků dochází do deseti dnů, načež následuje důkladná revize rozvahy trvající tři až čtyři týdny. Společnost CE Interim řídí tento zrychlený 90denní plán ozdravení a zajišťuje plnou institucionalizaci robustních finančních systémů před provedením bezpečného předání funkce stálému místnímu finančnímu řediteli.

Co by měla společnost ponechat u sebe a co by se mělo přesunout do Rumunska?

Představenstvo si ponechává kontrolu nad zásadními kapitálovými rozhodnutími, záležitostmi souvisejícími s platební neschopností a jmenováním stálých zaměstnanců, zatímco rozhodnutí týkající se každodenního provozu a zadávání veřejných zakázek musí být přijímána na místní úrovni. Společnost CE Interim prosazuje tuto jasnou matici pravomocí a zajišťuje, aby schvalovací procesy v centrále nikdy nezpomalovaly naléhavá opatření k ozdravení, která jsou na místě nezbytná.

Znamená tato situace, že místní vedení jednalo v rozporu s dobrými mravy?

Obvykle ne. Místní týmy, které jsou zahlceny povinnostmi vyplývajícími z právních předpisů, často vytvářejí neformální řešení jednoduše proto, že neexistuje žádná formální struktura. CE Interim zavádí jednotnou, ověřenou faktickou základnu a jasné rámce pravomocí, přičemž upřednostňuje úplnou provozní transparentnost a nápravu před hledáním viníků za minulost.

Obnovení finančního dohledu: Související zdroje a další kroky pro švýcarské představenstva

Finanční přehlednost je základem vlastnictví. Pokud se představenstvo již nemůže spolehnout na údaje pocházející ze zahraniční dceřiné společnosti, nejde pouze o provozní riziko. Jedná se o riziko v oblasti správy a řízení a potenciálně i o právní riziko.

Další články na toto téma:

• Krize a restrukturalizace
• Provozní turnaround
• Integrace po fúzi

Pokud vaše představenstvo nebo skupina vlastníků potřebuje znovu nastolit finanční kontrolu nad rumunskou nebo jakoukoli jinou mezinárodní výrobní dceřinou společností, a Prozatímní partner CE může pomoci vymezit výkonný mandát, který si současná situace vyžaduje.