Smlouvy, které nejsou součástí podniku

Ilustrace výjimky z novace smlouvy, která ukazuje, že smlouvy mateřské společnosti týkající se zákazníků, dodavatelů, služeb, softwaru a logistiky se převádějí na novou společnost pouze se souhlasem nebo na základě novace.

Smlouvy, které nejsou součástí podniku

Stručně řečeno

Při prodeji se málokdy předávají všechny smlouvy najednou. Jedná se o problém výjimky týkající se novace smlouvy. Omezení postoupení nebo doložka o změně kontroly mohou protistranu donutit, aby nejprve dala svůj souhlas. O tom, zda je tento souhlas nutný, rozhoduje struktura transakce, nikoli to, kdo je nyní vlastníkem akcií. Pokud smlouva vyžaduje souhlas nebo novaci, musí za tento program nést odpovědnost jeden vedoucí pracovník. Pokud se to ponechá pouze na právním oddělení, stane se to několik měsíců po dokončení transakce problémem prodávajícího.

Prodej akcií a převod majetku představují dva odlišné smluvní problémy. Při rozhodování o výjimce v rámci novace smlouvy je třeba nejprve určit, který z těchto případů se vztahuje na danou situaci.

Při prodeji akcií zůstává smluvní strana stejná. Její smlouvy obvykle zůstávají v platnosti. Ustanovení o změně kontroly však může protistraně i nadále přiznávat právo jednat.

Při převodu majetku pokračuje v podnikání jiný subjekt. Práva lze někdy převést postoupením. Probíhající závazky, jako je například úhrada faktur, nelze obvykle převést bez souhlasu protistrany. Pokud je třeba převést jak práva, tak závazky, je místo toho nutná novace. Novace je třístranná dohoda mezi prodávajícím, kupujícím a protistranou.

Představenstva, která tyto dvě struktury považují za jeden problém, ztrácejí týdny tím, že se snaží zjistit, které smlouvy vůbec vyžadují pozornost. Pokud se nejprve jasně definuje struktura, promění se právní otázka v přehledný program vyčlenění smluv v rámci novace. Právě v této disciplíně spočívá podstata každého vyčlenění smluv v rámci novace, a to bez ohledu na odvětví či zemi.

Spouštěcí faktory a rizika: Identifikace problémů souvisejících s novací smlouvy po dokončení transakce

K dokončení transakce dojde a nový subjekt zahájí obchodní činnost. Během několika týdnů zašle dodavatel nebo prodejce softwaru oznámení. V něm se jasně uvádí, že s touto společností v její současné podobě neexistuje žádná smlouva.

Právní poradci to obvykle předvídali již v rámci due diligence. Představenstvo to však často nepředvídalo, protože vycházelo z předpokladu, že provozní kontinuita znamená i smluvní kontinuitu. Právě v tomto okamžiku přestává být výjimka týkající se novace smlouvy pouhou teorií a začíná stát peníze.

Protistrana, která si tuto mezeru všimne, si zároveň uvědomí i svou vyjednávací pozici. Nespěchá s podpisem žádné smlouvy, dokud se nerozhodne, co za to chce na oplátku.

Výjimky při novaci přeshraničních smluv a složitost související s více jurisdikcemi

Výjimka týkající se novace smlouvy, která se omezuje na území jedné země, je již sama o sobě náročná. Přidáme-li k tomu operace napříč několika zeměmi, úkol se ještě zkomplikuje. Smlouvy podléhají různým rozhodným právům a různým místním pravidlům ohledně platného souhlasu. Nic z toho se netýká pouze jedné hranice; stejná disciplína týkající se výjimky pro novaci smlouvy platí všude tam, kde hranice překračuje čáru na mapě.

Mateřská společnost v Německu, Francii, Švýcarsku nebo Rakousku často sjednávala jednu rámcovou smlouvu na centrální úrovni. Závod v Polsku, České republice, Maďarsku nebo Rumunsku pak v jejím rámci fungoval jako dodavatelské pracoviště. Když se závod osamostatní, často zjistí, že nikdy neměl smlouvu uzavřenou na své jméno. Vztah s protistranou i stanovení cen náležely mateřské společnosti, nikoli závodu.

Místní úvěrová bonita tuto situaci ještě více ztěžuje. Závod, který se spoléhal na záruku mateřské společnosti, nemá po skončení této záruky k dispozici žádnou samostatnou úvěrovou historii. Požádat protistranu o novaci smlouvy často znamená požádat ji, aby v rámci téhož jednání přijala jiné úvěrové riziko. Jedná se o obchodní rozhodnutí, které vyžaduje osobu s oprávněním přijímat obchodní závazky. Právě proto je výjimka týkající se novace smlouvy předmětem vyjednávání, nikoli pouhým formálním úkonem.

Včasné varovné signály týkající se nevyřešených omezení při postoupení smlouvy

Jakmile se společně objeví několik vzorců, šachovnice se obvykle již nachází uvnitř tohoto problému, nikoli před ním.

Dodavatelé pozastaví dodávky, dokud společnost nesplní nové platební podmínky.
Obchodní partner přestane jednat s obvyklým týmem zodpovědným za daný účet a požádá o někoho, kdo může změnit obchodní podmínky.
Právní korespondence se hromadí rychleji, než ji tým stíhá vyřizovat, protože najednou dorazila vlna téměř identických žádostí o novaci a zatím nikdo nemá na starosti jejich vyřízení.
Softwarové licence začínají zobrazovat upozornění na blížící se vypršení platnosti, protože smlouva byla uzavřena na úrovni skupiny, nikoli jménem místní pobočky.

Nic z toho nesvědčí o nečestném úmyslu na žádné ze stran. Smluvní strana pouze chrání obchodní pozici, kterou jí smlouva již zaručuje. Vlastní tým prodávajícího má obvykle zdroje na řízení podniku, nikoli na vyjednávání stovek novací pod časovým tlakem. Včasné odhalení výjimky z novace smlouvy zajistí, že se jedná o plánovanou záležitost, nikoli o krizi. Každý z těchto signálů ukazuje na totéž: výjimku z novace smlouvy, za kterou zatím nikdo nenese odpovědnost.

Klíčové prvky úspěšného programu vyčlenění v rámci novace smlouvy

Důvěryhodný program pro vyřazení smluv v rámci novace začíná tříděním, nikoli právními dopisy. Každý obchodní vztah je třeba rozdělit do úrovní: na prvním místě jsou smlouvy s jediným dodavatelem a smlouvy kritické z hlediska bezpečnosti, na druhém místě strategické, ale nahraditelné smlouvy a na posledním místě smlouvy týkající se komodit a nepřímých dodávek. Právě toto rozdělení do úrovní určuje, čemu se vedení bude věnovat v prvních týdnech.

Samostatný subjekt musí svou úvěruschopnost prokázat již v rané fázi. Pokud se závod dosud spoléhal na záruku mateřské společnosti, musí si nejprve zajistit vlastní úvěr, bankovní záruku nebo akreditiv. Když do takového jednání vstoupíte s hotovou odpovědí, zcela to změní jeho ráz.

Samotné vyjednávání má obchodní charakter, nikoli administrativní. Právní posouzení pouze potvrzuje, co smlouva umožňuje. Málokdy dokáže samo o sobě přesvědčit protistranu, aby zachovala stávající ceny nebo prodloužila podmínky. K tomu je zapotřebí konkrétní vedoucí pracovník s reálnou pravomocí, který se osobně zúčastní jednání, pokud to vztah vyžaduje.

Na načasování záleží stejně jako na pořadí kroků. Uzavření dohod o novaci ještě před vypršením platnosti přechodné dohody zajišťuje, že se jedná o systematický program novace smluv, a ne o chaotické jednání na poslední chvíli. Právě takové pořadí kroků odlišuje skutečný program od hromady nevyřízených právních dopisů.

Prozatímní vedení při provádění vyčlenění v rámci novace smlouvy

Toto vyjednávání mohou vést právní a nákupní týmy, což se často i děje. Postoj společnosti CE Interim je jasný. Dočasný výkonný ředitel spolupracuje s právním oddělením, nákupním oddělením a oddělením skupinového prodeje na programu vyčlenění smluv v rámci novace, nikoli mimo ně.

Objem představuje důvod pro zvýšení kapacity. Stovky smluv, které přicházejí v rámci jednoho pevně stanoveného časového okna, se liší od hrstky smluv, které obchodní tým vyřizuje v běžném roce. Pro toto období je zapotřebí jedna osoba: řídit program a udržovat vztahy, na kterých záleží nejvíce. Pokud protistrana přejde od právního znění k obchodním podmínkám, musí mít tato osoba pravomoc vyjednávat na místě společně s týmem skupinového prodeje.

Dočasný partner společnosti CE tento mandát stanoví předem. Určí, které smlouvy jsou nejdůležitější, jaké pravomoci má manažer při jednotlivých jednáních a kdy úkol končí. Manažer má na starosti samotná jednání. Partner má na starosti související řízení a předání úkolu, jakmile bude samostatný subjekt schopen samostatně spravovat své vztahy s dodavateli.

Tyto rozhovory často znamenají, že sedíme u stolu naproti obchodnímu řediteli dodavatele v jiné zemi. Kapacita a geografická poloha obvykle jdou ruku v ruce. Partneři společnosti CE Interim využívají mezinárodní síť Valtus Alliance k tomu, aby tyto kapacity nasadili tam, kde se protistrany skutečně nacházejí, a nikoli pouze tam, kde byla smlouva podepsána. Takto vypadá dobře řízený mandát na vyčlenění v rámci novace smlouvy.

Pokud se tento slib vztahuje na daný případ, platí přesně tak, jak je uvedeno. Osvědčený manažer, který odpovídá požadavkům zakázky, je připraven nastoupit do 72 hodin od dokončení zadání zakázky.

Důkazy a precedenty: Poučení z případů vyčlenění komplexních aktiv

Rozdíl mezi prodejem akcií a převodem aktiv není pouhou teorií. Společnost PwC poskytovala poradenství při akvizici provozů společnosti IAC Sweden firmou Tata Autocomp, která byla strukturována jako převod aktiv. Podle vlastních slov této firmy se jednalo o "převod aktiv, při kterém bylo nutné znovu vyjednat všechny smlouvy"."

Poradenská činnost zahrnovala finanční due diligence, technické posouzení a vyjednávání nájemních smluv ve třech závodech. Cílem bylo po celou dobu zajistit plynulost výroby a dodávek pro klíčové zákazníky, jako jsou Volvo a Scania. Jedná se o vyčlenění smlouvy formou novace v reálném měřítku, nikoli o teoretickou úvahu. Podstatné zde není rozsah úkolu. I u dobře připravené transakce, při které obě strany disponovaly zkušenými poradci, bylo nutné každou smlouvu přepracovat, nikoli pouze převést na nové strany. O výsledku rozhodla struktura transakce, nikoli dobré vztahy mezi stranami. Případ společnosti IAC Sweden ukazuje, jak vypadá vyčlenění v rámci novace smlouvy, když se mu nikdo nemůže vyhnout.

Právní rámce a výzkum v oblasti veřejných zakázek týkající se novace smluv

Případ společnosti IAC Sweden není ojedinělý. Potvrzují to nezávisle na sobě právní předpisy, výzkum v oblasti správy a řízení i údaje o nákladech.

Podle Německý občanský zákoník, § 414 a 415, přechází závazek na novou stranu pouze se souhlasem věřitele. Bez tohoto souhlasu je místo toho zapotřebí výslovný souhlas protistrany.

Fórum Harvardské právnické fakulty věnované správě a řízení společností dospívá ke stejnému závěru závěr z jiného úhlu pohledu. Její výzkumníci označují práva protistrany na souhlas za hlavní příčinu neshod po uzavření obchodu.

Společnost McKinsey & Company výzkum v tomto ohledu poukazuje na totéž. Zařazuje oddělení nákupu mezi nejdůležitější faktory pro tvorbu hodnoty při vyčlenění podniku.

Boston Consulting Group vkládá číslo, které ukazuje, kolik stojí nečinnost. Ztráta objemu nákupů od mateřské společnosti obvykle vede ke zvýšení přímých materiálových nákladů o tři až osm procent. Právě k omezení tohoto nákladového rizika slouží program vyčlenění smluv v rámci novace.

Případová studie: Uzavření 140 smluv s dodavateli v rámci vyčlenění polského výrobního podniku

Povinnost vyčlenění a souvislosti

Německý výrobce průmyslového zařízení prodal svou divizi hydraulických válců středně velkému soukromému investorovi za 52 milionů eur. Jednalo se od samého počátku o vyčlenění v rámci novace smlouvy, nikoli o pouhou poznámku k transakci. Hlavní závod se nachází v Slezsku v Polsku. S osmdesáti procenty svých hlavních dodavatelů neměl uzavřenu žádnou přímou smlouvu. Tyto vztahy byly upraveny rámcovými smlouvami německé mateřské společnosti, nikoli jménem samotného polského subjektu.

Do dvaceti dnů od dokončení stavby zastavili němečtí a italští dodavatelé oceli a komponentů dodávky. Požadovali čtrnáctiprocentní zvýšení ceny a 100 % platby v hotovosti předem, než by dodávky obnovili. Regionální polské energetické společnosti zašly ještě dál. Hrozily odpojením, pokud společnost nezaplatí hotovostní záruku ve výši 450 000 EUR. Tato záruka měla nahradit záruku mateřské společnosti, jejíž platnost právě skončila.

Prozatímní zásah CPO a postupná realizace

Funkci dočasného vedoucího oddělení nákupu převzal nový vedoucí do 72 hodin. Práce probíhaly ve čtyřech fázích.

Za prvé, posouzení smluv: jedna polská banka během sedmi dnů sjednala záruku pro dodavatele ve výši 2,5 milionu EUR. Díky tomu získal subjekt spolehlivou odpověď ještě dříve, než protistrany vůbec položily dotaz.

Za druhé, přímá jednání: člen vedení se vydal do ústředí dodavatelů v Mnichově, Miláně a Katovicích, aby tam osobně sjednal samostatné podmínky.

Za třetí, logistika: tým zajistil regionální přepravní smlouvy v souladu s polským občanským zákoníkem za konkurenceschopné ceny.

Za čtvrté, řízení: výkonná složka vybudovala samostatnou funkci pro zadávání veřejných zakázek a proces správy kmenových údajů o dodavatelích. Díky tomu mohla organizace po ukončení programu fungovat samostatně.

Měřitelné výsledky a úspora nákladů

Během devadesáti dnů společnost novovala všech 140 klíčových smluv s dodavateli. Závod nezaznamenal během této transformace žádné neplánované prostoje. Díky tomuto zásahu se podařilo zabránit nárůstu nákladů na nákup o odhadovaných 1,8 milionu eur, které nebyly zahrnuty v rozpočtu. Zachovala se tak 8,4% provozní marže EBITDA podniku v období, kdy byly obě tyto veličiny skutečně ohroženy. Program byl uzavřen jako úspěšný příklad novace smluv, nikoli pouze jako záchrana v oblasti nákupu.

Často kladené otázky týkací se výjimek při novaci smluv

Přenášejí se smlouvy automaticky při prodeji podniku?

Záleží to zcela na struktuře transakce. Při prodeji akcií zůstává smluvní strana stejná. Smlouvy obvykle zůstávají v platnosti, pokud ustanovení o změně kontroly nedává protistraně právo zasáhnout. Při převodu aktiv pokračuje v podnikání jiný subjekt. K převodu práv a povinností je pak obvykle zapotřebí souhlas protistrany, a to formou postoupení nebo novace. Předpokládat automatický převod v rámci transakce s aktivy je jednou z nejnákladnějších chyb, jakou může představenstvo udělat. To je podstata každého rozhodnutí o vyňetí z novace smlouvy.

Jaký je rozdíl mezi postoupením smlouvy a novací?

Postoupením se převádí výhody vyplývající ze smlouvy, jako je například právo na převzetí zboží. Samotné postoupení však nemůže převést trvající povinnosti, jako je například úhrada faktur. S tím musí protistrana souhlasit samostatně. Novace je něco jiného a tvoří jádro většiny případů, kdy se ve smlouvách uplatňuje výjimka týkající se novace. Jedná se o trojstrannou dohodu mezi prodávajícím, kupujícím a protistranou. Převádí současně jak práva, tak povinnosti a zbavuje prodávajícího další odpovědnosti. Pokud protistrana stále potřebuje někoho, kdo je solventní a zároveň schopný plnit objednávky, je pro danou transakci obvykle zapotřebí novace, nikoli postoupení.

Smluvní strana nemusí převzít staré podmínky. Někteří využijí této příležitosti k novému vyjednávání o ceně, platebních podmínkách nebo objemu. Realistický přístup začíná ještě před tímto rozhovorem. Mějte předem jasno, které dohody jsou nejdůležitější. Mějte připravený záložní plán, jako je krátkodobé zajištění dodávek nebo dohoda o přechodných službách, která pomůže překlenout tuto mezeru. Poté vyslat k protistraně konkrétního vedoucího pracovníka, který je schopen skutečně vyjednávat, a ne jen předávat stanoviska tam a zpět.

Kdo by měl vést program vyčlenění v rámci novace smlouvy?

Právní a nákupní týmy to dokážou dobře zvládnout a často tak i činí. Důvod pro zajištění dodatečných kapacit spočívá v objemu a rozsahu mandátu. Stovky smluv uzavřených v rámci jednoho pevně stanoveného časového období vyžadují jmenovaného vedoucího pracovníka. Tato osoba vyjednává obchodní podmínky společně s oddělením skupinového prodeje, nikoli právní tým, který se zabývá pouze získáváním souhlasů. Právě to, kdo má na starosti mandát k vyřazení novace smlouvy, ve skutečnosti mění výsledek.

Může k novaci smlouvy dojít až po dokončení, nebo musí být dokončena hned první den?

Je to možné a v praxi to obvykle pokračuje i dlouho po dokončení projektu. Dohoda o přechodných službách často překlenuje toto období, během něhož tým postupně vyřizuje jednotlivé smluvní strany podle priority. Důležité je dokončit vše dříve, než tato přechodná fáze skončí. Považujte novaci za pracovní proces po dokončení transakce s vlastním termínem. Díky tomu zůstane tento proces řízeným programem a nedojde k chaotickému spěchu v posledních týdnech platnosti dohody o přechodu.

Skutečným rozhodnutím představenstva není to, zda mají smlouvy po vyčlenění nějakou váhu. Jde o to, zda program vyčlenění smluv prostřednictvím novace řídí jeden odpovědný vedoucí pracovník. Pokud se tomu nikdo nevěnuje, hromadí se to jako nezodpovězená korespondence, dokud dodavatel tuto otázku nevynutí.

Jakmile jsou smlouvy uzavřeny, vyvstává další otázka: kdo může nový subjekt zastupovat? Důkladná analýza rozsahu zajistí, že tyto závislosti budou odhaleny ještě předtím, než někdo začne vymezovat rozsah dohody o převodu. Při renegociaci smluv se často objevují otázky týkající se nákladů.

Další články:

Rozhovor s Prozatímní partner CE může pomoci určit, kterým dohodám je třeba věnovat pozornost jako prvním. Může také pomoci rozhodnout, jaký mandát je pro danou reakci skutečně zapotřebí.