Proč přeshraniční transformace začíná na jedné ověřené faktické základně

Vysoký manažer, který si prohlíží dva protichůdné přehledy

Stručně řečeno

Transformaci nelze řídit, pokud ústředí a místní provoz vycházejí z odlišných definic, předpokladů a čísel. Než budou stanoveny cíle nebo zahájeny iniciativy, je prvním úkolem vedení vytvořit jednotný a ověřený pohled na podnik: jaké finanční prostředky jsou skutečně k dispozici, k čemu se skutečně zavazuje portfolia objednávek, co skutečně umožňují kvalita a kapacita. Na této shodě závisí vše, co z toho vyplývá, včetně důvěryhodnosti samotného plánu. Tam, kde jsou sporné základní fakta, se rozhodování zastaví nebo se rozhodnutí přijímají dvakrát.

Proč se údaje dceřiných společností a centrály liší: provozní versus finanční výkaznictví

Nikdo se záměrně nesnaží provozovat dvě verze stejného podniku. Stává se to proto, že skupina potřebuje srovnatelné údaje a závod musí fungovat.

Finanční oddělení skupiny vykazuje tržby na konsolidované bázi, zaúčtovává je v souladu s politikou skupiny a každý měsíc podává zprávy o celém portfoliu akcií podle kalendářního roku. Místní provoz měří to, co může sledovat a na co může reagovat: co bylo odesláno, co zákazník převzal, co leží na skladovém dvoře a čeká na součástku. Oba přístupy jsou ve svém vlastním rámci přesné. Ani jeden z nich však není úplný.

Za osmnáct měsíců se tyto dva pohledy od sebe natolik vzdálí, že ani jedno slovo již není spolehlivým měřítkem. Pojem “nevyřízené objednávky” znamená v jednom kontextu potvrzené objednávky, zatímco v jiném zahrnuje vše, co je v přípravě. “Včasné dodání” se měří jednak podle původního slibu na úrovni skupiny, jednak podle posledního revidovaného slibu na místní úrovni. Tento rozpor není záměrným zamlčováním. Je to dáno samotnou definicí.

Řešení nesrovnalostí ve výkazech: Proč představenstva váhají zpochybňovat čísla

Právě v tomto bodě představenstva váhají, a toto váhání stojí za zmínku.

Zpochybňování čísel působí jako zpochybňování lidí. Generální ředitel skupiny, který znovu otevírá otázku faktického základu, tím implicitně vyjadřuje pochybnosti o generálním řediteli, kterého jmenoval, o finančním řediteli, který podepisuje finanční zprávu, a o svém vlastním úsudku, když oba přijal za posledních šest čtvrtletí. Existuje zde také skrytější problém: pokud byly definice nesprávné, pak rozhodnutí na nich založená byla přijata na nesprávném základě a některá z těchto rozhodnutí byla přijata představenstvem.

Faktický stav tak zůstává neprozkoumán déle, než by měl, zatímco se místo toho opakovaně probírá provozní vysvětlení. Šlo o časový posun. Byl to jen jeden špatný měsíc. Zákazník posunul termín.

Místní tým přitom obvykle pracuje v podmínkách, na které nebyl přímo dotázán. Očekávání skupiny stanovená na úrovni portfolia nemusí odrážet to, co je daná pobočka schopna vyprodukovat s dostupným vybavením, počtem zaměstnanců a podmínkami dodavatelů. Eskalovat tento problém má určitou politickou cenu. Tichá absorpce těchto nákladů je levnější – dokud to ještě jde.

Dva lidé, kteří si vedou domácí účetnictví v samostatných zápisnících, budou sice oba poctiví, ale nikdy se neshodnou, a až dojde k hádce, bude se týkat spíše peněz než samotných zápisníků.

Složitost řízení přeshraničních průmyslových operací

Vzdálenost mění nejen atmosféru, ale i samotný průběh událostí.

Informace se do ústředí dostávají v souhrnné podobě a se zpožděním, protože procházejí místní účetní knihou, zákonným rámcem a konsolidační vrstvou, z nichž každá je legitimní, ale každá z nich odstraňuje podrobnosti. Finanční ředitel skupiny v Mnichově, který čte podklady maďarské dceřiné společnosti, čte vlastně interpretaci interpretace, a provozní fakta, která by vysvětlila odchylku, jsou skryta za dvěma překlady.

Tento podíl není zanedbatelný. V celé EU tvoří podniky pod zahraniční kontrolou přibližně 1% výrobních podniků na trhu, ale vytvářejí zhruba čtvrtinu celkové přidané hodnoty, přičemž v několika středoevropských ekonomikách je tato koncentrace mnohem vyšší. Podniky pod zahraniční kontrolou se na Slovensku podílely 50% na přidané hodnotě a na Slovensku i v České republice 28% na počtu pracovních míst v 2023. Velká část evropské průmyslové produkce je řízena ze země jiné než té, ve které se vyrábí.

Přidejte k tomu zákonné výkaznictví, které se liší od skupinové politiky, instance ERP, které byly při implementaci lokalizovány a nikdy nebyly sladěny, a manažerskou vrstvu, která každý měsíc překládá mezi dvěma účetními logikami, a tato nesrovnalost se stává strukturální. Nejedná se o jazykový ani kulturní problém. Jde o to, která čísla mají autoritu, kdo smí změnit definici a jak dlouho trvá, než se provozní skutečnost dostane k osobě, která za ni nese odpovědnost.

Rozpoznávání příznaků narušení faktické základny v oblasti správy a řízení

Této situaci se nevyhýbám. Už jsem v ní.

Měsíční zásilka dorazí včas, ale stav hotovosti s tím nesouhlasí.
Dvě funkce vykazují pro stejný měsíc odlišné údaje a obě strany mohou obhájit svůj postup.
Na otázky položené na zasedání představenstva se odpovídá o tři týdny později, až po provedení odsouhlasení, s nímž nikdo nepočítal.
Přesnost předpovědí se mezi jednotlivými čtvrtletími zhoršovala, aniž by to bylo možné vysvětlit nějakou konkrétní událostí.
Skupina začala požadovat spíše surová data než zprávy.
Rozhodnutí bylo odloženo nejméně dvakrát, protože údaje, na nichž bylo založeno, byly sporné.

Právě to je ten spolehlivý signál. Jakmile se při rozhodování začne čekat na shodu ohledně faktů, stává se tato faktická základna překážkou pro podnikání.

Šest klíčových ukazatelů pro ověření jednotného zdroje pravdy v podniku

Téměř veškeré riziko se soustřeďuje do šesti oblastí. Každá z nich vyžaduje jednotnou a sjednanou definici, odpovědnou osobu a zdokumentovaný zdrojový systém.

Hotovost. Skutečně dostupná hotovost, nikoli účetní stav. Závazky, které již byly potvrzeny, ale dosud nebyly uhrazeny, fakturované, ale sporné částky a vnitropodnikové zůstatky jsou na obou stranách účtovány jednotně.
Dodání. V porovnání s jakým slibem a potvrzeno kým? Jediným obhajitelným kritériem je spokojenost zákazníka.
Kvalita. Vnitřní zmetky a opravy, stížnosti zákazníků a záruční rizika se započítávají jako jeden celek, a to včetně položek, které byly opraveny a odeslány, nikoli zaznamenány jako závada.
Nezpracované zakázky. Potvrzené a smluvně závazné, jasně odlišené od očekávaných a prognózovaných hodnot.
Náklady. Plánované versus skutečné hodnoty, přičemž odchylky se přiřazují, nikoli absorbují, a rozdělení režijních nákladů se dohodne ještě předtím, než se z toho stane předmět sporu.
Kapacita. Prokázaný výkon za současných podmínek, nikoli jmenovitý výkon ani hodnota z doby před odchodem posledních tří zaměstnanců.

Tento proces sice není nijak atraktivní, ale právě v něm se rozhoduje o hodnotě. Výzkum společnosti McKinsey, který se zabýval transformacemi v průběhu 15 let, zjistil, že provedení komplexního, na faktech založeného posouzení podniku je jedním ze tří opatření, která nejlépe předpovídají, zda transformace přinese plnou hodnotu, a že téměř čtvrtina všech ztrát hodnoty dochází k při stanovování cílů, ještě před zahájením jejich realizace. Cíle stanovené na základě sporných skutečností jsou zpochybněny již v den, kdy jsou odsouhlaseny.

Rozsah běžných chyb se snadno podceňuje. Ve studii časopisu Harvard Business Review, v níž 75 vedoucích pracovníků posuzovalo 100 záznamů ze svých vlastních oddělení, obsahovalo 47% nově vytvořených záznamů alespoň jednu závažnou chybu a pouze 3% výsledných hodnocení kvality dat bylo přijatelných i při nejmírnějších kritériích standardní. Vzorek je malý a založený na vlastním hodnocení a studie je již několik let stará, ale její závěry jsou v souladu s tím, co se objevuje pokaždé, když se nějaká skupina touto problematikou řádně zabývá.

Zavedení rámce pro rozhodování založeného na faktech

Ověření není audit. Audit zjišťuje, co se stalo. Toto ověření zjišťuje, jaká je současná situace, aby bylo možné přijmout rozhodnutí ještě tento týden.

Postup, který funguje, je krátký. Dohodněte se na definicích písemně. Určete jednoho odpovědného za každý údaj. Stanovte zdrojový systém pro každý údaj tak, aby stejné číslo nemohlo být vypočítáno dvěma různými způsoby. Přepočítejte výsledky za poslední dvě čtvrtletí podle nových zásad, což je sice nepříjemné, ale nezbytné, protože nová výchozí úroveň bez historických údajů nedává představenstvu žádný základ, podle kterého by mohlo posoudit vývoj. Poté stanovte cíle.

Opravou účetní závěrky vzniká jeden předvídatelný moment: zdá se, že se výkonnost zhoršuje. V provozní činnosti se nic nezměnilo. Představenstvo to poprvé vnímá tak, jak to skutečně je. Připravte si rozhovor s akcionáři nebo věřiteli ještě předtím, než bude oprava zveřejněna, a ne až poté.

Vymezení výkonných pravomocí a rozhodovacích pravomocí při transformacích

Vytvoření nové faktické základny znamená prosadit se proti lidem, kteří lpí na té stávající. K tomu je zapotřebí autorita, nikoli přesvědčování.

Dočasný finanční ředitel se zaměřuje na oblasti, kde dochází k rozporům v účetnictví: vykazování, vnitropodnikové transakce, provozní kapitál, konsolidace. Jeden Interim COO nebo dočasný vedoucí závodu zasahuje tam, kde se rozdíly týkají provozních aspektů: dodávek, kvality, kapacity, nákladů. Dočasný generální ředitel nebo výkonný ředitel zasahuje tam, kde jsou sporné obě tyto oblasti a místní vedoucí tým již nemá důvěru skupiny.

Rozhodující je rozlišení v oblasti rozhodovacích pravomocí. Poradce, který doporučí určitou definici, může být zdvořile ignorován. To však neplatí pro vedoucího pracovníka, který byl jmenován s pravomocí tuto definici stanovit a který je následně zodpovědný za výsledné čísla. V okamžiku, kdy dojde k opravdovému sporu ohledně faktické základny, přechází pravomoc na toho, kdo dokáže předložit číslo, které nikdo v místnosti nezpochybní.

Zároveň by měla být dohodnuta následující struktura podávání zpráv: jaké informace ústředí dostává, v jakých intervalech, v jaké podobě a o čem může místní pobočka rozhodovat bez nutnosti žádat o souhlas. Datová základna bez jasně stanovených pravidel se během dvou čtvrtletí rozpadne na dvě verze.

Obnovení důvěry v místní finanční a provozní výkaznictví

Někdy se představenstvo dostane do této situace již poté, co ztratilo důvěru. Instinktivně se pak snaží zvýšit frekvenci podávání zpráv a požadovat podrobnější informace.

To situaci obvykle ještě zhorší. Častější podávání zpráv na základě nedomluvených definic vede k většímu počtu sporů, které se objevují rychleji, a vyčerpává místní kapacity, které by měly být věnovány nápravě provozu.

Alternativou je dočasně omezit podávání zpráv na malý počet ověřených údajů, jmenovat někoho s pravomocí tyto údaje stanovit a od toho se odrazit při další práci. Je to sice proti intuici – žádat méně informací právě v době, kdy jim nejméně důvěřujete –, ale je to také jediný způsob, jak získat informace, na jejichž základě můžete jednat. Obnovení důvěry v místní organizaci je součástí práce, nikoli jejím důsledkem: tým, který dosud fungoval bez pravomocí nebo bez podložených faktů, obvykle s úlevou přijme obojí.

Případová studie

Soukromý kapitálový investor vlastnil polský výrobní podnik, který získal před dvěma lety. Měsíční zpráva dorazila včas a ukazovala, že plán se v zásadě plní. Účetní oddělení s tím však již dvě čtvrtletí nesouhlasilo. Finanční oddělení skupiny se domnívalo, že závod vykazuje tržby předčasně. Závod se naopak domníval, že skupina ignoruje podmínky převzetí zboží zákazníkem, které byly po akvizici znovu sjednány. Obě strany měly částečně pravdu.

Společnost CE Interim byla oslovena partnerem zapojeným do transakce. Nejprve přišel zadávací dokument. Nešlo o žádost o finančního ředitele, ale o rozhodnutí ohledně toho, co musí majitel zavést, v jakém časovém horizontu a s jakými pravomocemi, aby bylo možné vyřešit spor v případě neshody mezi dvěma funkcemi. Společnost CE Interim jmenovala Interim CFO se zkušenostmi v oblasti předepsaného výkaznictví ve střední Evropě a v oblasti odpovědnosti na straně vlastníků.

Úvodní práce měla spíše definitorní než forenzní charakter. Pro každý z následujících prvků – uznávání výnosů, mezipodnikové zůstatky, závazné objednávky a disponibilní hotovost – byla stanovena jedna písemná definice, určen jeden odpovědný pracovník a uveden jeden zdokumentovaný zdrojový systém. V případech, kdy se skupinová politika a místní zákonná úprava skutečně lišily, byl tento rozdíl zdokumentován, nikoli vyřešen na základě preferencí.

Výsledky za předchozí dvě čtvrtletí byly následně přepracovány podle dohodnutých zásad. Výkonnost pak vypadala hůře. V provozní činnosti se nic nezměnilo. Majitel si situaci poprvé uvědomil v celé její závažnosti a jednání s věřitelem bylo připraveno ještě před přepracováním výsledků, nikoli až po něm, což zajistilo, že se jednalo o událost v rámci správy a řízení společnosti.

Spolu s finančními údaji byla dohodnuta i pravidla pro podávání zpráv: co majitel obdrží, jak často, za jakých podmínek a o čem může místní tým rozhodovat bez předchozího souhlasu. Právě tato část měla zůstat v platnosti i po skončení mandátu.

Partner společnosti CE Interim po celou dobu udržoval kontakt s majitelem i vedením a sledoval průběh prací ve srovnání s původním zadáním. Když se ještě před dokončením přepracování rozpočtu objevil tlak na stanovení cílů, právě tato spolupráce zajistila dodržení správného pořadí kroků.

Místní finanční tým zůstal ve funkci. Nechyběly mu schopnosti, ale chyběl mu společný základ pro podávání zpráv a pravomoc na jeho dodržování trvat.

Často kladené otázky v oblasti přeshraničního řízení

Není to náhodou jen audit?

Ne. Audit se zabývá historickými údaji, zatímco tento nástroj mapuje aktuální provozní situaci pro okamžité rozhodování. CE Interim poskytuje tuto prakticky využitelnou přehlednost tím, že v reálném čase definuje jednotnou a ověřenou faktickou základnu, namísto pouhé kontroly dodržování předpisů v minulosti.

Jak dlouho trvá vytvoření ověřené faktické základny?

Záleží na konkrétních systémech, o které se jedná, ale správný postup je důležitější než pouhá rychlost. CE Interim zajišťuje trvalé řešení tím, že klade striktní důraz na definice a vlastnická práva, čímž zabraňuje vzniku druhého sporného výchozího stavu.

Proč by to nemohlo zajistit oddělení skupinových financí na dálku?

Vzdálené týmy mohou odhalit nesrovnalosti, ale zavedení proč Jejich existence vyžaduje přítomnost na místě. Společnost CE Interim tyto konflikty řeší tím, že vysílá vedoucí pracovníky s přímou pravomocí prozkoumat místní systémy a sjednotit definice v případě neshod mezi jednotlivými útvary.

Měl by být stávající místní manažerský tým nahrazen?

Obvykle to není první krok. Společnost CE Interim objektivně hodnotí stávající týmy a bere v úvahu, že místním manažerům často chybí spíše výslovné oprávnění k eskalaci problémů než schopnost tyto problémy skutečně vyřešit.

Jaké místo zaujímá CE Interim ve vztahu k vrcholovému vedení?

Společnost CE Interim zajišťuje hladký průběh celé transformace tím, že stanoví zadání, do 72 hodin nasadí prověřeného manažera a zajišťuje průběžný dohled, aby bylo zaručeno, že provozní změny budou fungovat i dlouho po odchodu tohoto manažera.

Co když se ukáže, že čísla jsou podstatně horší, než bylo uvedeno?

Před zveřejněním jakýchkoli oprav účetních výkazů je nutné naplánovat jednání se zainteresovanými stranami. Řešení CE Interim chrání pověst vaší správní rady tím, že proaktivně řídí tento proces zveřejňování informací a proměňuje potenciální krizi v řízenou událost v rámci správy a řízení společnosti.

Možná by vás také mohlo zajímat následující:

Promluvte si s partnerem

Pokud se údaje, které dostáváte do představenstva, již neshodují s tím, co vidíte v praxi, je lepší tuto záležitost projednat ještě před dalším vykazovacím cyklem, než až po něm. Ozvěte se Obraťte se ještě dnes na CE Interim a náš tým odborníků situaci důvěrně a bez jakýchkoli závazků projedná.