Cosa succede quando l'unico amministratore registrato di una controllata si dimette

In breve

Quando l’unico amministratore di una controllata si dimette, l’azienda perde il proprio amministratore registrato. Con ciò, perde la capacità giuridica di agire. Lo stabilimento può continuare a funzionare sulla base delle consuetudini e degli ordini esistenti. Ma l’entità stessa non può stipulare un nuovo contratto. Non può effettuare trasferimenti di denaro tra conti. Non può presentare una dichiarazione dei redditi. Attualmente nessun amministratore registrato detiene l’autorità di rappresentarla. In Germania, sussiste solo la rappresentanza passiva, tramite gli azionisti. Ripristinare la capacità di agire della società comporta due passaggi. Innanzitutto, stabilire cosa può ancora fare. Successivamente, nominare e registrare un nuovo amministratore che possa occuparsi del resto.

Il fattore scatenante: l’improvvisa partenza di un rappresentante registrato

La lettera di dimissioni arriva di martedì. L’amministratore delegato della sede dà preavviso immediato e se ne va. Questo amministratore potrebbe avere sede a Varsavia, Praga o Budapest. Presso le sedi centrali del gruppo a Monaco, Zurigo, Vienna o Parigi, la reazione è spesso serena. Lo stabilimento è aperto. I camion continuano a partire dalla banchina di carico.

Questa calma è comprensibile. Un’azienda che continua a effettuare spedizioni sembra, a prima vista, non necessitare di un intervento urgente. È proprio questo presupposto a costare di più. La perdita di un amministratore registrato non rappresenta solo una lacuna nell’organico, ma costituisce un evento giuridico.

La normativa locale in materia di diritto societario disciplina la rappresentanza. Ciò avviene tramite un amministratore designato e iscritto nel registro. Finché il consiglio di amministrazione non nomina tale persona e non la iscrive nel registro, l’entità non può agire. Non può firmare un nuovo contratto con un fornitore. Non può modificare una delega bancaria. Non può presentare una dichiarazione fiscale. Ciò vale a prescindere dall’organizzazione dei turni di lavoro.

Governance transfrontaliera: perché la rappresentanza societaria locale è di natura territoriale

L’amministratore delegato di un gruppo non può semplicemente ordinare a una controllata estera di nominare nuovamente un amministratore registrato. La rappresentanza societaria è territoriale. È iscritta in un registro pubblico. Tale registro si trova nel paese di costituzione dell’entità, non presso la sede centrale del gruppo. Le banche, i fornitori, le autorità fiscali e i tribunali in Polonia, Repubblica Ceca, Ungheria e Germania agiscono in base a quanto risulta da quel registro. Non agiscono sulla base di un’e-mail inviata dalla sede centrale.

Da lontano, l’idea di inviare un dirigente della sede centrale per ricoprire il posto sembra semplice. A livello locale, però, si incontrano notevoli ostacoli. Un cittadino straniero non sempre può assumere immediatamente l’incarico. Inoltre, una volta nominati, i dirigenti nell’Europa centrale e orientale possono essere chiamati a rispondere personalmente. Si tratta di una decisione grave per un dirigente che non si aspettava di doverla prendere proprio questa settimana.

Analisi d'impatto: rischi operativi nel caso in cui un'azienda rimanga senza amministratore

I consigli di amministrazione raramente si accorgono della lacuna il giorno stesso in cui arriva la lettera di dimissioni. Se ne rendono conto solo quando un’operazione commerciale di routine non va a buon fine. Ci sono cinque situazioni in cui la lacuna tende a emergere per prime. Ognuna di esse riconduce allo stesso amministratore registrato mancante.

• Un fornitore non effettuerà la spedizione senza una proroga del contratto firmata. La persona che normalmente dovrebbe firmare non è più presente.

• La banca rifiuta un ordine di pagamento o una modifica del mandato. Nel registro delle imprese figura ancora l'amministratore dimissionario, anziché quello attuale.

• Un cliente presenta un reclamo relativo alla garanzia o alla qualità che richiede una risposta vincolante. Nessuno a livello locale è in grado di fornirla.

• È in scadenza un obbligo di deposito previsto dalla legge. Il portale richiede la firma di un amministratore registrato per poterlo presentare.

• Una trattativa tra il comitato aziendale e il sindacato giunge al punto di un accordo vincolante. Nessuno dei firmatari registrati è presente nella sala per concluderlo.

Ciascuna di queste cose, presa singolarmente, è una routine. Ma tutte insieme, nella stessa settimana, rivelano qualcosa di più ampio. L’azienda non ha perso solo un dirigente. Ha perso l’amministratore legale con cui il mondo esterno può interagire legalmente.

Impatto finanziario: il costo quantificabile dei ritardi nella leadership

In questo caso, il ritardo non rappresenta una posizione neutrale di attesa. Bennedsen, Perez-Gonzalez e Wolfenzon hanno analizzato quasi 13.000 piccole e medie imprese danesi. Il loro studio è stato pubblicato su Rivista di Finanza. Lo studio ha riguardato il periodo dal 1996 al 2012. È emerso che la morte improvvisa di un amministratore delegato comportava un costo reale. Il rendimento operativo delle attività è sceso di 1,7 punti percentuali. La redditività operativa è diminuita dell’11 per cento.

Si tratta di dati danesi, relativi alle imprese a conduzione familiare. Non è un dato europeo né globale. Inoltre, riguarda le prestazioni operative in generale, piuttosto che la capacità giuridica in particolare. Ciononostante, rimane un segnale utile. L’uscita imprevista di un dirigente comporta un costo misurabile. Un consiglio di amministrazione può considerare la perdita del proprio amministratore registrato come una questione amministrativa piuttosto che urgente. Questa scelta fa sì che il costo si protragga più a lungo del necessario.

Status giuridico: cosa cambia e cosa rimane invariato per quanto riguarda l’autorità di firma delle controllate

La perdita di un amministratore iscritto nel registro non comporta la cessazione dell’esistenza della società. Né essa perde ogni potere sotto ogni aspetto. Si tratta fondamentalmente di una questione relativa al potere di firma sussidiario: chi lo detiene attualmente e chi no.

Nella maggior parte delle situazioni trattate in questo articolo, l'azienda può comunque fare tre cose.

• Ricevere merci, fatture e comunicazioni legali a sé indirizzate.

• Continuare a operare in base ai contratti e ai mandati già validamente in vigore.

• Adempiere agli obblighi secondo le istruzioni impartite prima che l’amministratore registrato lasciasse l’incarico, qualora la banca non abbia ancora sospeso il mandato.

Fino al rientro di un amministratore iscritto nel registro, l’entità non può assumere nuovi obblighi giuridici a proprio nome.

• Firmare un nuovo contratto, modificare uno esistente o concordare nuove condizioni commerciali.

• Dare istruzioni alla banca affinché apra, chiuda o modifichi in modo sostanziale un mandato di pagamento.

• Presentare le dichiarazioni obbligatorie, approvare i bilanci annuali o rappresentare se stessa dinanzi a un tribunale o a un registro.

In Germania, in particolare, un’azienda che rimane senza guida, oppure senza guida, mantiene questa stessa forma. Non cessa di esistere. La rappresentanza passiva tramite gli azionisti prosegue. La società può ancora ricevere notifiche legali. Ciò che perde è la capacità di agire per proprio conto. Tale situazione perdura fino all’entrata in carica di un nuovo amministratore iscritto nel registro.

Protocollo di intervento: ripristino della capacità giuridica di agire in quattro fasi

Il ripristino della capacità operativa di una controllata segue una sequenza ben definita, non una singola decisione. Quattro fasi, in questo ordine, tendono a determinare l’esito. Sono queste a decidere se il divario si colmerà in pochi giorni o se si protrarrà per settimane.

• Stabilire cosa l’entità è ancora in grado di fare. Verificare quali contratti, mandati e istruzioni esistenti rimangono validi. Questo determina di quanto tempo disponga effettivamente l'azienda.

• Verificare chi detiene già il diritto di registrazione a livello locale. Chiunque abbia il diritto di lavorare e disponga dell’identificativo locale necessario può diventare amministratore registrato nel giro di pochi giorni. In assenza di tali requisiti, possono trascorrere settimane prima che qualcuno assuma effettivamente qualsiasi potere.

• Adottare una risoluzione formale e presentarla senza indugio. La società madre adotta una delibera degli azionisti o del consiglio di amministrazione con cui viene nominato il nuovo amministratore iscritto nel registro delle imprese. Un legale locale provvede quindi a depositarla presso il registro delle imprese.

• Definire per iscritto le competenze del nuovo amministratore nominato. Un rappresentante a cui è stato assegnato un ruolo ad interim non meglio definito non può muoversi più velocemente della persona che se n’è andata.

Questa procedura non annulla la decisione di fondo. Il consiglio deve comunque decidere chi debba ricoprire questo incarico e per quanto tempo. Si limita semplicemente a evitare che tale decisione rimanga in sospeso all’interno di un processo che nessuno ha mai affrontato prima.

Quadri normativi nazionali: requisiti per gli amministratori registrati nei paesi dell’Europa centrale e orientale e in Germania

La situazione varia a seconda del Paese. Tutti rispondono alla stessa domanda: cosa succede quando l’amministratore registrato si dimette e chi può ricoprire la carica fino all’insediamento di un nuovo amministratore? Quanto segue illustra solo il principio, nulla più.

Germania: Gestione delle entità senza amministratore delegato e obblighi dei Geschäftsführer

Una GmbH tedesca deve avere almeno un amministratore iscritto nel registro delle imprese, un Amministratore delegato, in ogni momento. Una volta che l’ultimo se ne va, l’azienda rimane senza guida, oppure senza guida. Non può stipulare nuovi contratti. Non può nemmeno intentare un’azione legale. Deve prima intervenire un ufficiale giudiziario nominato dal tribunale o un amministratore straordinario. Continua solo la rappresentanza passiva tramite gli azionisti. Un rappresentante commerciale, un Prokura, rimane valida solo se il consiglio di amministrazione l’ha concessa e registrata prima che l’amministratore lasciasse l’incarico. Anche in tal caso, tuttavia, essa non si estende alle decisioni che la legge riserva a un amministratore iscritto nel registro.

Polonia: registrazione nel KRS, requisiti relativi al PESEL e inadempienze dei membri del consiglio di amministrazione

Una società a responsabilità limitata polacca è una società a responsabilità limitata. Questo consiglio di amministrazione deve avere almeno un amministratore registrato, iscritto nel KRS, il Registro Nazionale dei Tribunali. Qualora lo statuto societario non specifichi il numero dei membri del consiglio, la norma legale prevede che siano due. Anche un unico membro, affiancato da un procuratore commerciale, soddisfa tale requisito. L’articolo 42 del Codice Civile consente al tribunale di nominare un curatore. Ciò si applica qualora una persona giuridica sia priva degli organi necessari per agire. Un cittadino straniero non può diventare amministratore registrato senza un identificativo polacco, ovvero un numero PESEL. I cittadini extracomunitari potrebbero inoltre necessitare di un permesso di lavoro prima che la nomina abbia effetto.

Repubblica Ceca: Iscrizioni nel Registro delle Imprese e scadenze legali relative ai “Jednatelé”

Una società a responsabilità limitata ceca è una società a responsabilità limitata. La società è amministrata da uno o più amministratori registrati, noti localmente come “jednatelé”. Questi sono iscritti nel Registro delle Imprese. Qualora l’unico “jednatel” si dimetta, l’assemblea generale deve eleggere un sostituto entro tre mesi. Se al termine di tale periodo la carica risulta ancora vacante, un tribunale può disporre lo scioglimento della società.

Ungheria: Rappresentanza societaria e incarichi di amministratore delegato (Ügyvezető)

Una società a responsabilità limitata ungherese è una società a responsabilità limitata. Per poter operare, la società deve disporre di un amministratore registrato, noto localmente come “ügyvezető”. Tale amministratore deve essere in carica prima che la società possa stipulare contratti di rilievo, presentare dichiarazioni fiscali o autorizzare pagamenti bancari.

Il meccanismo varia da paese a paese. La questione esecutiva, invece, rimane la stessa. Si tratta di capire in quanto tempo il consiglio di amministrazione riesca a nominare qualcuno che sia effettivamente idoneo a ricoprire quella carica.

Incarico di dirigenti ad interim: gestione delle competenze e dei requisiti di idoneità a livello transfrontaliero

La società madre dispone solitamente di capitale, potere di controllo e di un candidato preferito. Raramente, però, dispone di una figura idonea a ricoprire la carica di amministratore registrato a livello locale. Questo è il vero problema transfrontaliero: l’autorità e l’idoneità risiedono in luoghi diversi.

CE Interim fa parte della Valtus Alliance. Ciò consente di accedere a dirigenti già presenti in questi mercati. Non è necessario procedere alla ricerca e all’autorizzazione da zero non appena si libera un posto. Questa distinzione è particolarmente rilevante in questo contesto. È l’idoneità, e non l’anzianità di servizio in senso generale, a determinare la rapidità con cui un nuovo amministratore registrato possa effettivamente assumere l’incarico.

Una volta che il consiglio di amministrazione individua una persona idonea, i ruoli rimangono distinti. Il dirigente ad interim assume la carica prevista dalla legge di amministratore registrato, con l’autorità operativa in loco. Il consiglio di amministrazione della società madre mantiene le competenze decisionali che gli spettano, tra cui la scelta di chi ricoprirà la carica, per quanto tempo e quando arriverà un successore permanente.

Il ruolo di CE Interim prosegue parallelamente alla nomina. Un partner supervisiona l’incarico, con una cadenza prestabilita di rendicontazione al consiglio di amministrazione della società madre. Una volta nominato un amministratore registrato a titolo definitivo, ha luogo un passaggio di consegne strutturato.

Rispondere alle critiche: leadership provvisoria prevista dalla legge contro nomine “tampone”

La ricerca sui dirigenti ad interim solleva una sfida non da poco. Marcel, Cowen e Ballinger hanno pubblicato questo lavoro nel Rivista di gestione strategica. La Yale School of Management in seguito riassunto esso.

La loro scoperta: gli amministratori delegati ad interim possono causare una paralisi strategica, attriti tra le parti interessate e una riduzione degli investimenti.

Tale conclusione dovrebbe essere confermata. Si tratta di un fenomeno reale e le aziende oggetto di quella ricerca non sono fittizie. Tuttavia, in quello studio gli amministratori delegati ad interim provenivano in genere dal consiglio di amministrazione in carica. Il consiglio li aveva nominati in un momento di crisi di governance, senza un successore designato e senza autorità chiaramente definite. La paralisi che descrivono deriva da una nomina priva di mandato. Non deriva dalla leadership ad interim in sé.

La situazione in questo caso presenta una differenza specifica. La nomina non è una soluzione temporanea in attesa che il consiglio di amministrazione decida come procedere. Si tratta di una nomina prevista dalla legge, con poteri ben definiti, registrata ai sensi della normativa locale. Essa esiste affinché l’ente disponga nuovamente di un amministratore registrato mentre il processo decisionale definitivo procede regolarmente. Laddove i diritti decisionali, la registrazione e i poteri siano chiari fin dall’inizio, tale paralisi ha una causa specifica da affrontare. Non si tratta di una caratteristica intrinseca della leadership ad interim.

Caso di studio: Gestione delle dimissioni di un amministratore registrato in uno stabilimento polacco

Uno stabilimento di assemblaggio di componenti di proprietà austriaca, situato nei pressi di Katowice, impiegava 240 persone. Forniva sottogruppi stampati e saldati a tre clienti tedeschi del settore automobilistico di primo livello. Il valore complessivo degli ordini ammontava a circa 34 milioni di euro all’anno. Il suo amministratore delegato, residente in Polonia, si è dimesso con effetto immediato a seguito di una controversia irrisolta con il consiglio di amministrazione austriaco.

La produzione è proseguita nei primi giorni, attingendo alle scorte disponibili e agli ordini di acquisto in sospeso. Il quarto giorno, la banca dello stabilimento ha bloccato l’autorizzazione di pagamento sul conto. L’estratto KRS in possesso della banca indicava ancora l’amministratore dimissionario come unico soggetto autorizzato a impartire istruzioni. Al sesto giorno, un fornitore di acciaio ha sospeso la consegna successiva. Questo fornitore era responsabile di circa il 60% delle materie prime dello stabilimento. La consegna trattenuta ammontava a quasi 280.000 euro, in attesa di una proroga del contratto firmata che nessuno a livello locale poteva firmare. Rimanevano inoltre irrisolti due reclami di qualità da parte dei clienti, ciascuno con una scadenza contrattuale per la risposta. Nessuno aveva l’autorità di rispondere a nessuno dei due per conto dell’azienda.

Il protocollo di risposta alle crisi in quattro fasi

Il consiglio di amministrazione austriaco aveva inizialmente preso in considerazione l'idea di inviare da Vienna il proprio direttore operativo del gruppo. Entro un giorno, i consulenti legali hanno confermato che tale dirigente non possedeva un codice identificativo polacco. Non avrebbe potuto diventare amministratore registrato prima di diverse settimane. Tale ritardo avrebbe comportato il congelamento del conto e il mancato pagamento del fornitore per la maggior parte di quel periodo.

CE Interim ha nominato un amministratore delegato ad interim già residente in Polonia e in possesso dei requisiti per l’iscrizione nel registro delle imprese polacco. Questo dirigente aveva già ricoperto in precedenza tre incarichi alla guida di stabilimenti produttivi nel Paese. Il settimo giorno gli azionisti hanno approvato una delibera straordinaria. Lo stesso giorno, il consulente legale locale ha depositato la nomina presso il registro di Katowice. Il nuovo amministratore registrato ha incontrato direttamente la direzione della filiale della banca il nono giorno. Ha presentato la delibera depositata e un estratto aggiornato del KRS, ottenendo il ripristino dell’ordine di pagamento entro 48 ore. Il fornitore di acciaio ha ricevuto una proroga firmata l’undicesimo giorno. La consegna in ritardo è arrivata quattro giorni dopo.

Risultati operativi e principali risultati attesi del mandato

Nel corso di un mandato di quattro mesi, la sede ha mantenuto un tasso di consegna puntuale del 99,2% nei confronti dei suoi tre clienti di primo livello. Non si sono verificati ritardi nel pagamento degli stipendi né ulteriori blocchi dei conti. La rendicontazione finanziaria a Vienna è ripresa con cadenza settimanale entro tre settimane dalla nomina. Il dirigente ad interim ha risolto entrambi i reclami relativi alla qualità ancora in sospeso entro i termini contrattuali previsti. Al termine del mandato, ha passato il testimone a un amministratore permanente, selezionato tramite una ricerca separata di personale dirigente.

Domande frequenti: Come gestire un’azienda senza amministratore

Cosa succede quando l'unico amministratore registrato di una controllata si dimette?

L’entità perde la capacità di assumere nuovi obblighi giuridici a proprio nome. In linea di massima, può comunque ricevere beni, comunicazioni e pagamenti dovuti in virtù di contratti già in vigore. Tuttavia, non può stipulare nuovi accordi, modificare un mandato bancario né presentare le dichiarazioni obbligatorie. Tale situazione permane fino a quando un amministratore iscritto al registro non riprenda l’incarico. Le banche, i fornitori e i registri si basano su quanto risulta dal registro delle imprese. Non agiscono sulla base di una semplice assicurazione informale fornita dalla sede centrale. Si tratta di una lacuna di natura giuridica, non amministrativa.

Un dirigente della sede centrale può acquisire automaticamente il potere di firma per conto della controllata?

Solo una volta che siano in possesso dei requisiti necessari per la registrazione ai sensi della normativa locale. In Polonia, ciò significa essere in possesso di un identificativo nazionale, il numero PESEL. I cittadini di paesi extra-UE potrebbero inoltre dover ottenere prima un permesso di lavoro. Un dirigente sprovvisto di tali requisiti può comunque assumere l’incarico mediante delibera. Tuttavia, la nomina non conferirà piena autorità registrata fino a quando l’ente non avrà soddisfatto i requisiti locali.

In quanto tempo è possibile ripristinare la capacità giuridica di agire di una controllata?

Una volta che una delibera nomina una persona già idonea alla registrazione locale, l’espletamento delle pratiche richiede in genere pochi giorni, non settimane. Il vincolo è quasi sempre rappresentato dall’idoneità, non dalle pratiche burocratiche. Una persona nominata che sia già in possesso dell’identificativo corretto e dell’autorizzazione al lavoro può diventare rapidamente amministratore registrato. Ecco perché individuare questa persona è solitamente il primo passo e quello più determinante.

Quali attività operative può ancora svolgere un’azienda priva di amministratore?

In linea di massima, la società può continuare a operare in base a contratti, mandati e istruzioni già validamente in essere prima che l’amministratore registrato abbia lasciato l’incarico. Può comunque ricevere merci, fatture e comunicazioni legali a lei indirizzate. Ciò che perde è la capacità di agire di propria iniziativa. Per firmare un nuovo documento, modificare un mandato di pagamento o presentare una dichiarazione fiscale è necessario che un amministratore attualmente registrato la rappresenti.

Una procura locale risolve il problema della perdita di un amministratore iscritto nel registro?

Non di per sé. Una procura commerciale, come la «Prokura» tedesca, è valida solo a una condizione: il consiglio di amministrazione deve averla concessa e debitamente registrata prima che l’amministratore lasci l’incarico. Anche in tal caso, essa non si estende alle decisioni che la legge riserva specificatamente a un amministratore iscritto nel registro. Una procura può coprire alcune questioni operative, ma non sostituisce la carica stessa.

Conoscenze correlate e passo successivo

Quando l'unico amministratore di una società controllata si dimette, l'azienda non cessa di esistere. Per un certo periodo, però, perde la capacità di agire in proprio. Tale situazione perdura fino a quando un nuovo amministratore registrato non assume l'incarico.

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Una società controllata che ha perso il suo unico amministratore iscritto al registro ha bisogno urgentemente di una cosa: una decisione chiara su chi ricoprirà la carica e in quanto tempo potrà essere iscritto al registro. A Partner ad interim di CE possiamo discutere insieme tale decisione. Laddove opportuno, quel Partner può anche fornire un dirigente già selezionato, in linea con il mandato e vincolato da un accordo di riservatezza, pronto a iniziare una volta completata la presentazione del mandato.