Na kratko

Nezanesljivo poslovno poročanje v poljski proizvodni podružnici je redko le enkratna napaka. Gre za vzorec, ki se tiho razvija, četrtletje za četrtletjem. Na koncu upravni odbor ne more več zaupati številkam, ki jih poroča tovarna. Naloga v tem trenutku ni ponovno pogajanje o ciljih ali zahteva po novem usklajevanju. Gre za vzpostavitev ene preverjene baze dejstev. To pomeni enoten, usklajen pregled denarnih sredstev, zalog in marže, ki ga tako sedež kot lokalna finančna ekipa sprejmeta kot dejstvo. Začasni finančni direktor, ki ima od prvega dne pooblastila za bančne posle in ERP, lahko hitro zagotovi denarna sredstva. V dveh tednih finančni direktor običajno tudi ustavi neuradno poročanje. Sledi usklajevanje med zakonsko obveznimi in upravnimi poročili, preden upravni odbor sprejme kakršno koli strukturno odločitev.

Ko težave z nezanesljivim poslovnim poročanjem v tuji hčerinski družbi razkrivajo netočne poslovne podatke

Finančne ekipe v skupini redko odkrijejo eno samo katastrofalno napačno številko. Nezanesljivo poslovno poročanje se običajno poslabšuje postopoma, pri čemer se zdi, da je vsak posamezen primer sam po sebi razložljiv. Zaključek meseca se zamuja za nekaj dni. Lokalna finančna služba to pripiše ročnemu popravku menjalnih tečajev ali skokoviti rasti cen surovin. Vrednosti nedokončane proizvodnje se spreminjajo. Marža se zmanjša, nato pa se še dodatno zmanjša.

Sedež to običajno dopušča dve ali tri četrtletja. Ta potrpežljivost je razumljiva in ne pomeni pomanjkljivega nadzora. Neposredno opozarjanje lokalne finančne ekipe sredi proizvodnega cikla je razumen instinkt. Odstopanje bi lahko imelo še vedno nedolžno razlago, motenje delovanja tovarne, ki še vedno pošilja izdelke strankam, pa prinaša svoja tveganja. Težava je v tem, da prav ta potrpežljivost daje nerešenemu odstopanju čas, da se še poveča.

Pod nenehnim pritiskom, da dosežejo načrtovano maržo, lahko lokalna finančna ekipa začne vzpostavljati neuradne »mostove« za usklajevanje. Ti se nahajajo zunaj glavne knjige: gre za preglednice, ki odložijo pripoznanje izločenega blaga, izravnajo odpisov zalog ali kapitalizirajo odstopanja, ki bi jih ekipa morala pripisati v odhodke. Nihče si nujno ne zastavi cilja, da bi napačno prikazal poslovanje. Ti mostovi se običajno začnejo kot način za pojasnitev vrzeli sedežu podjetja, nato pa postanejo mehanizem, ki jo skriva.

Povod za posredovanje je redko računovodska razprava. To je trenutek, ko finančni direktor skupine ugotovi, da se konsolidirana marža in dejansko ustvarjanje denarnih tokov ne ujemata več. Ta razlika postane prevelika, da bi lahko z zaupanjem podprla zunanje napovedi, pogovore o bančnih pogojih ali odločitve o dodelitvi kapitala.

Zakaj se v poljski proizvodni podružnici uveljavlja nezanesljivo poslovno poročanje

Poljsko zakonsko poročanje in poročanje o upravljanju skupine sta pogosto dva ločena sistema, med katerima se podatki prenašajo ročno. Ne gre za en sistem z dvema imenoma. Podjetje mora voditi uradni zakoniki (računovodske knjige) v primerjavi s standardiziranim kontnim načrtom (računovodski načrt). Člen 4(5) poljskega zakona o računovodstvu Zakon neposredno pravno odgovornost za te knjige pripisuje vodji subjekta, vodja enote. Ta odgovornost je osebna, zato jo prenos dela na glavnega računovodjo ne odpravlja. To povzroča naravno usmerjenost k upoštevanju predpisov poljskih zakonodajnih in davčnih organov, ne pa k upoštevanju predloge za konsolidacijo skupine.

V praksi lokalne finančne ekipe vodijo zakonsko predpisane knjige v lokalni programski opremi, običajno v Symfonii, Comarch Optima ali lokalni konfiguraciji SAP. Nato ročna preslikava te podatke prenese v konsolidacijsko platformo skupine, najsi gre za OneStream, Tagetik ali Hyperion. Vsaka ročna povezava je mesto, kjer lahko neopaženo pride do izkrivljanja podatkov, saj nihče ni odgovoren za usklajevanje od začetka do konca.

Kadar izkrivljenosti v proizvodnji povzročajo netočno poslovno poročanje

V proizvodnem procesu se ta odstopanje osredotoča na štiri področja. Ena od njih je nedokončana proizvodnja in odpadki. Pod pritiskom glede donosa lahko tovarna odloži pripoznanje odpadkov, namesto da jih pripiše med stroške prodanega blaga. Druga je standardno stroškovno računovodstvo. Ko se učinkovitost proizvodne linije zmanjša, lahko finančna služba negativne absorpcijske odstopanja kapitalizira v končne izdelke, namesto da jih pripiše med stroške, kar tiho poveča knjigovodsko maržo. Tretje so roki za zaključek obračunskega obdobja in obračunavanje po nastanku. Kontrolorji včasih ob koncu meseca zadržijo račune zunaj sistema, da bi zaščitili proračunsko postavko za operativne stroške. Četrto so medpodjetniške transferne cene. Ko ekipe neenotno knjižijo pribitke med sedežem in poljsko podružnico, se neskladja pri usklajevanju nikoli v celoti ne odpravijo.

Za vse to ni potrebna slaba vera na nobeni strani. Potreben je sistem, v katerem obstajata dve knjigovodski evidenci. Le ena je podvržena predpisani revizijski disciplini, med njima pa obstaja nevidna povezava.

Kako upravni odbori prepoznajo sporna poročila uprave in težave pri poročanju

Revizijsko mnenje s pridržkom je zapoznel kazalnik. Ko je to mnenje izdano, je uprava običajno že več četrtletij v situaciji, ko poročanje ne poteka pravilno. Prvi znaki se pojavljajo v okviru rutinskih delovnih postopkov ob koncu meseca, pri čemer noben od njih sam po sebi ne izgleda zaskrbljujoče.

Najbolj jasen znak so nenehne ročne prilagoditve v orodju za konsolidacijo. To je pomembno zlasti takrat, ko se te prilagoditve ne morejo izslediti nazaj v glavno knjigo ERP-sistema: finančna služba namreč oblikuje številke, da bi dosegla cilj, namesto da bi jih črpala iz sistema za vodenje evidence. Naslednji znak je vse večja vrzel med izkazanim EBITDA in dejanskim stanjem denarnih sredstev. Denarna sredstva ne lažejo tako kot lahko lažejo obračunske obveznosti. Staranje zalog, ki presega obseg proizvodnje, pogosto kaže na zastarele zaloge ali neevidentirane odpadke. Lokalni kontrolor bi moral v nekaj dneh pripraviti usklajeno poročilo, ki bi povezovalo zakonsko predloženo poročilo in poročilo skupine. Če tega ne stori, trenutno nihče nima pregleda nad obema slikama hkrati. Visoka fluktuacija med računovodji v tovarni je manj očitno, a resnično opozorilo, še posebej v kombinaciji s kontrolorjem, ki nenavadno strogo varuje dostop do transakcij. Usklajevanje je postalo zasebna odgovornost ene osebe, ne pa skupna praksa organizacije.

Za kateri koli od teh znakov obstaja lahko nedolžna razlaga. Če se dva ali trije pojavijo skupaj v zaporednih četrtletjih, to pomeni, da je upravni odbor že v središču problema, namesto da bi se mu šele približeval.

Kako začasni finančni direktor ponovno vzpostavi nadzor nad poročanjem in vzpostavi enotno bazo preverjenih podatkov

Zunanja revizija redko odpravi pomanjkljivosti v nezanesljivem poslovnem poročanju. Revizorji ob koncu leta na podlagi vzorca preverjajo skladnost. Ne vzpostavljajo pa vsakodnevnega postopka razporeditve stroškov. Za ponovno vzpostavitev nadzora je potreben vodstveni delavec na kraju samem. Ta vodstveni delavec mora imeti pooblastila, da spremeni način, kako obrat pripravlja svoje podatke, in ne le, da jih naknadno pregleduje.

1.–2. teden: Začasni finančni direktor poroča o okrevanju, zagotavljanju likvidnosti in zamrznitvi premostitvenih posojil

Začasni finančni direktor prevzame neposredni nadzor nad bančnimi pooblastili, odobritvijo plačil z dvojnim podpisom in pravicami za vnos podatkov v sistem ERP. Finančni direktor zamrzne – namesto da bi jih izbrisal – offline preglednice, ki povezujejo zakonsko predpisane podatke z orodjem skupine. 13-tedenska tekoča napoved likvidnosti, sestavljena izključno na podlagi preverjenih bančnih transakcij, upravnemu odboru zagotavlja eno nesporno številko: likvidnost.

3.–4. teden: Usklajevanje bilančnih podatkov za odpravo izkrivljanj v poročanju

Fizični popis in pregled vrednotenja zajemata surovine, nedokončano proizvodnjo in končne izdelke. Ekipa na podlagi fizičnih dokazov – ne pa ciljnih vrednosti – zniža vrednost zastarelih zalog in precenjene nedokončane proizvodnje. Nato vrstico za vrstico uskladi zakonsko knjigo z kontnim načrtom skupine. S tem se odkrijejo neevidentirane obveznosti in razlike pri transfernih cenah.

Dnevi 31–60: Ponovna vzpostavitev modelov stroškovnih izračunov za obrate za zagotovitev natančnih finančnih podatkov

Ekipa popravi stroške v seznamu materialov in čase poteka proizvodnje v sistemu ERP, tako da standardni stroški odražajo dejansko stanje v proizvodnji. Odstopanja pri absorpciji se nato pripišejo v izkaz poslovnega izida v obdobju, v katerem nastanejo, namesto da bi ostala v zalogah. Finančni direktor prav tako prilagodi stroškovna središča razporedu obrata. To omogoča osebju, ki nadzira odpadke, nadure in porabo materiala, da jih neposredno spremlja v proizvodnji.

Dnevi 61–90: Vzpostavitev trajnega sistema upravljanja za zanesljivo poslovno poročanje

Standardizirani kontrolni seznami za zaključek poslovnega obdobja in avtomatizirani izpiski iz sistema ERP nadomeščajo neuradno vmesno povezavo. Enako velja za jasen sporazum o ravni storitev med lokalnim računovodstvom in kontrolingom skupine. Začasni izvršni direktor pred odhodom opravi strukturirano predajo dolžnosti.

Denarna sredstva so na prvem mestu, saj jih nihče ne more prilagoditi. Ekipa najprej uredi bilanco stanja, preden ponovno vzpostavi model stroškovnega računovodstva. Popravek stroškovnega računovodstva, ki temelji na nepreverjenih podatkih, prinese le natančnejšo napačno številko. Upravljanje je na zadnjem mestu, šele ko ga podatki lahko podprejo.

Izvršilna oblast in vključevanje upravnega odbora v obnovo poročanja začasnega finančnega direktorja

Začasni izvršni direktor mora imeti operativni nadzor nad lokalnimi financami že od prvega dne. To vključuje neposreden dostop do bančnih računov in polne pravice za vnos podatkov v sistem ERP. Glede na pooblastila za podpisovanje bo morda upravni odbor potreboval tudi uradno imenovanje člana uprave (član uprave), odločitev, da se v vsakem posameznem primeru posvetuje s svojimi pravnimi svetovalci.

Upravni odbor ne bi smel poskušati sam izvesti te uskladitve iz sedeža prek telefonskih klicev in zahtevkov za dokumente. Prav razdalja je tista, ki je sploh omogočila nastanek neformalnih povezav. Upravni odbor naj sam sprejme tri odločitve: o stalnem vodstvu, o odobritvi kakršnega koli pomembnega odpisovanja vrednosti, ko bo ta količinsko opredeljen, ter o tem, ali je treba spremeniti poslovni model obrata. To zadnjo odločitev lahko sprejme, ko bo lahko zaupala številkam. Najbolj jasen sprožilec za eskalacijo je vsaka neskladnost, povezana z dejansko izpostavljenostjo, bančno pogodbeno obveznostjo, predhodno revizijsko izjavo ali stališčem o transfernih cenah z davčnimi posledicami. Te ugotovitve spreminjajo to, kar lahko sedež sporoči svojim deležnikom, zato jih je treba obravnavati na ravni upravnega odbora takoj, ko jih ekipa ugotovi.

Ves čas trajanja mandata začasni partner CE sodeluje z začasnim izvršnim direktorjem. Partner pregleduje napredek glede na načrtovani potek in izvaja nadzor kakovosti do predaje. Kadar je treba ugotovitve posredovati upravnemu odboru hitreje, kot to dopušča standardni ritem, partner zagotovi tudi neodvisno pot za eskalacijo. S tem se zagotovi odgovornost intervencije do upravnega odbora, ne le do izvršnega direktorja, ki jo izvaja.

Obvladovanje izzivov pri poročanju čezmejnih hčerinskih družb v Srednji Evropi

Sedež podjetja ima prav, ko zahteva zanesljive podatke, nadzor nad kapitalom in možnost hitrega ukrepanja na višji ravni. To so legitimne zahteve v okviru upravljanja, ne pa vmešavanje. Tudi lokalna finančna ekipa ne skriva nujno namerno ničesar. Pogosto deluje pod nasprotujočimi si pritiski. Direktor tovarne želi neprekinjeno proizvodnjo. Predloga skupine ni skladna s poljskimi zakonskimi zahtevami. In nihče na višji ravni nima pooblastil, da bi določil, kateri pritisk naj prevlada.

Vloga podjetja CE Interim je, da se nahaja med tema dvema stališčema, namesto da bi se opredelilo za eno od njiju. Ta Začasni finančni direktor isto preverjeno dejstvo hkrati sporoči finančnemu direktorju skupine in vodstvu lokalnega obrata. Obe strani vidita isto usklajeno podlago. Prav ta enotna podlaga dejstev omogoča sedežu, da ponovno vzpostavi običajno upravljanje. Prav to tudi omogoča lokalni ekipi, da preneha graditi mostove, ki jih nihče zunaj obrata ne more videti. Kadar naročilo zahteva zmogljivosti izvedbe, ki presegajo eno samo lokacijo, članstvo podjetja CE Interim v zavezništvu Valtus Alliance razširi isti model, ki ga vodijo partnerji, tudi na druge trge. Nezanesljivo poslovno poročanje na eni lokaciji tako ne postane vzorec za naslednjo.

Primer iz prakse: Reševanje težav pri poročanju tujih hčerinskih družb v nemški avtomobilski tovarni

Nemški proizvajalec avtomobilskih sestavnih delov prvega reda je v bližini Katovic na Poljskem upravljal montažni obrat s 450 zaposlenimi. Tri zaporedna četrtletja je poljski finančni nadzornik poročal o bruto maržah med 14% in 16%, kar je bilo v skladu s proračunom skupine. Tovarna je še vedno potrebovala stalna finančna vlaganja iz sedeža v Münchnu, da je lahko izpolnila obveznosti do dobaviteljev in plačila plač zaposlenim.

Finančna služba skupine je zahtevala uskladitve. Lokalna finančna ekipa je odgovorila z zapletenimi ročnimi popravki, pri čemer se je sklicevala na lokalne poljske zakonske določbe in težave pri migraciji sistema ERP. Ko so finančni nadzorniki skupine obiskali obrat, so ugotovili, da je lokalni sistem ERP pri knjiženju zalog zaostajal za tri mesece. Obrat je odpadno blago iz proizvodnje knjižil na fiktivni začasni račun v bilanci stanja, namesto da bi ga odpisal kot strošek.

Podjetje CE Interim je na Poljsko napotilo visokega začasnega finančnega direktorja, ki je dvojezičen in ima dvajset let izkušenj s prestrukturiranjem v avtomobilski industriji. Gre za preverjenega vodstvenega kadra, ki ustreza zahtevam naročila in je bil pripravljen začeti delo v 72 urah po zaključku priprave navodil za naročilo. Vodstveni kader je prispel na lokacijo v Katovicah z vsemi zakonskimi in operativnimi pooblastili.

Začasno vodstvo je med načrtovanim vikendnim zaustavitvijo zaradi vzdrževanja izvedlo nujno fizično inventurno revizijo. Revizija je razkrila za 3,4 milijona evrov neevidentiranih odpadkov in zastarelih nedokončanih izdelkov. Tovarna je te zaloge devet mesecev vodila po standardnih stroških. Revizija je prav tako odkrila neevidentirane dobaviteljeve račune v skupni vrednosti 1,1 milijona evrov, ki niso bili vključeni v delovni tok nabave.

Kako je začasni finančni direktor odpravil netočnosti v poročanju in ponovno vzpostavil finančni nadzor

Začasni finančni direktor, ki neposredno sodeluje z finančnim direktorjem v Münchnu in osebjem lokalnega obrata:

• Z enkratnim popravkom zaradi prestrukturiranja so odpisali 4,5 milijona evrov odloženih operativnih stroškov, s čimer so uskladili knjigovodsko vrednost z dejanskim stanjem sredstev.
• Odpravili smo samostojne preglednice za konsolidacijo in poljsko zakonsko glavno knjigo neposredno vključili v poročevalni tok ERP-sistema skupine.
• Uvedli smo tedenska srečanja za pregled odstopanj med vodji proizvodnje v obratih in finančnimi nadzorniki, tako da so bile izgube zaradi izmetov in izkoristka takoj vidne.
• Ponovno smo oblikovali 13-tedensko tekočo napoved denarnih tokov, s čimer smo odpravili potrebo po neproračunskih nujnih denarnih prenosih iz matične družbe v roku 60 dni.

Do 75. dne je hčerinska družba neposredno iz sistema pripravila svoj prvi v celoti usklajen in pravočasen mesečni zaključek. Začasni izvršni direktor je opredelil profil stalnega vodje finančnega oddelka za novega finančnega direktorja. Pred odhodom iz tovarne je izvršni direktor tudi vodil obsežen 14-dnevni proces predaje dolžnosti.

Pogosta vprašanja o nezanesljivem poslovnem poročanju v tujih odvisnih družbah

Zakaj vodje skupin ne morejo na daljavo popraviti poročil hčerinskih družb?

Oddaljeni nadzorniki lahko ugotovijo odstopanja, vendar ne morejo pregledati fizičnih zalog ali preveriti računov, ki niso vneseni v sistem. CE Interim zapolni to vrzel z napotitvijo vodstvenega delavca na lokacijo, ki primerja podatke iz sistema ERP z dejanskim stanjem ter ima pooblastila, da zahteva neposredne in resnične odgovore.

Kako poljsko zakonsko računovodstvo otežuje pripravo konsolidiranih poročil?

Poljski zakon o računovodstvu predpisuje strogo zakonsko določen kontni načrt, zaradi česar so lokalne ekipe prisiljene ročno vzpostavljati povezave med orodji za pripravo poročil po mednarodnih računovodskih standardih (IFRS), v katerih se zlahka skrivajo nepravilnosti. CE Interim razrešuje te zapletene razmere tako, da se takoj osredotoči na te ročne povezave v poročanju in tako ponovno vzpostavi preglednost, ki izpolnjuje zahteve obeh standardov.

Kakšna pooblastila potrebuje začasni finančni direktor za odpravo motenj v poročanju?

Zahtevajo neposreden nadzor nad lokalnimi financami, bančnimi računi, polnimi pravicami za vnos podatkov v sistem ERP ter neposredno povezavo s finančnim direktorjem skupine. CE Interim zagotovi to ključno operativno pooblastilo že od prvega dne, pri čemer pooblastilo postopoma prilagaja glede na nove okoliščine, da se ohrani strogo upravljanje.

Kako hitro je mogoče na kraju samem vzpostaviti bazo preverjenih dejstev?

Denarna sredstva in poslovne knjige se običajno lahko zamrznejo v roku dveh tednov, celotno ureditev bilance pa traja še dodatnih 30 do 45 dni. CE Interim vodi celoten 90-dnevni proces, pri čemer hitro preide od začetne stabilizacije do trajnega upravljanja in varne predaje.

Ali to pomeni, da je lokalna finančna ekipa ravnala v slabi veri?

Ni nujno; neuradne ročne rešitve se pogosto začnejo nedolžno, da bi pojasnile manjše vrzeli, preden se stvari popolnoma izvijejo iz nadzora. CE Interim objektivno ugotovi golo resnico, ne da bi se zapletal v iskanje krivcev, in se osredotoča izključno na popravilo okvarjenih mehanizmov.

Ali naj sedež počaka na zaključno revizijo, preden ukrepa?

Ne. Čakanje prisili upravo, da mesece sprejema ključne odločitve glede kapitala na podlagi nezanesljivih podatkov, saj revizije preverjajo skladnost le retrospektivno. CE Interim pospeši vaše okrevanje s takojšnjo ugotovitvijo dejanskega stanja, kar vam omogoča, da ukrepate, preden revizija zgolj potrdi vrednost, ki ste jo že izgubili.

Naslednji koraki za odpravo netočnosti v poročilih odvisnih družb

Rešitev problema nezanesljivega poslovnega poročanja je predpogoj za skoraj vsako drugo odločitev, ki jo mora sprejeti upravni odbor. Zmanjšanje stroškov, pogajanja o cenah s strankami in odločitve glede zmogljivosti so odvisne od ene stvari: od podatkovne podlage, ki jo tako sedež kot tovarna sprejemata kot resnično.

Priporočena literatura:

• Kako prestrukturirati poljski proizvodni obrat, ne da bi pri tem izgubili njegovo tehnično zmogljivost
• Zakaj se integracija po združitvi v poljskih tovarnah v nemški lasti upočasnjuje
• Ponudniki trgovskih računov za visoko tvegane dejavnosti: kontrolni seznam za finančnega direktorja

Če se vaš upravni odbor ali finančni odbor opira na podatke, ki jim ne more več v celoti zaupati v srednjeevropski hčerinski družbi, je pogovor z Začasni partner CE je smiseln naslednji korak.