Ali vaše švicarsko podjetje potrebuje direktorja s stalnim prebivališčem v Švici?
Na kratko
Da. Švicarska zakonodaja zahteva, da vsaka družba AG ali GmbH v svojem upravnem odboru ali med direktorji ima vsaj enega člana, ki je rezident Švice. Ta oseba zastopa družbo znotraj države. Potrebna je pooblastilo za samostojno podpisovanje ali pa morata dva pooblaščenca, ki sta rezidenta Švice, podpisati skupaj. To je zahteva glede direktorja, ki je rezident Švice. Ta zahteva velja ne glede na upokojitev, selitev ali tiho predajo funkcije v tujini. Ko odide zadnji vodstveni delavec s stalnim prebivališčem v Švici, družba pade v organizacijsko pomanjkljivost v skladu s členom 731b švicarskega trgovinskega zakonika (CO). Trgovinski register nato določi kratek rok za popravek. Banke pogosto reagirajo prej kot upravni odbor. Za ponovno vzpostavitev položaja je potreben vodstveni delavec s pravim stalnim prebivališčem v Švici in dejansko operativno pooblastilo, ne le pasivno podpisno pooblastilo.
Povod: Pismo iz trgovinskega registra
Direktor švicarske hčerinske družbe, ki ima stalno prebivališče v Švici, se upokoji. Ali pa se direktor, ki je deloval v tujini, vrne na sedež družbe v Münchnu, na Dunaju, v Parizu ali Chicagu. V obeh primerih so vsi preostali člani upravnega odbora zdaj izven Švice. Zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici je že prenehala veljati.
Na sedežu družbe sprva nihče ne obravnava te zadeve kot nujno. Skupina je edina lastnica tega subjekta. Sestanki upravnega odbora potekajo prek videoklica, plačila pa se izvršujejo digitalno. Pravni svetovalec skupine obravnava švicarsko rezidenco kot administrativno podrobnost in ne kot pravno vprašanje.
Nato prispe priporočeno pismo iz kantonskega trgovinskega registra. V njem je naveden člen 731b Švicarskega obvezniškega zakonika. V obvestilu je jasno navedeno, da družba ne izpolnjuje več zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici. V nekaj dneh švicarska banka, ki spremlja isti javni register, zamrzne odobritve plačil.
Čezmejni izzivi pri izpolnjevanju zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici
Zakaj popolno lastništvo ni enako pravnemu nadzoru
Mednarodni lastniki pogosto domnevajo, da popolno lastništvo delnic pomeni tudi pravni nadzor. To pa ni res, in zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici je najbolj jasen primer, zakaj. Švicarsko gospodarsko pravo ne dopušča, da bi upravni odbor deloval izključno na podlagi navodil, poslanih na daljavo.
Ta domneva je razumljiva. Hčerinska družba v 100-odstotni lasti se zdi kot podaljšek sedeža družbe. Večina dejavnosti na področju upravljanja, priprave proračuna, poročanja in strateškega odobravanja se resnično lahko izvaja iz tujine. Vendar pa zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici ne sodi v to logiko. Obstaja zato, da ima švicarski organ, banka ali pogodbena stranka vedno eno odgovorno in dosegljivo osebo znotraj države.
Pravni okvir: člena 718 in 814 CO
Člen 718(4) Švicarskega obvezniškega zakonika določa pravilo za delniško družbo (Aktiengesellschaft). Švicarska zakonodaja zahteva, da ima družba vsaj eno osebo s stalnim prebivališčem v Švici, ki jo lahko zastopa. Ta oseba mora biti član upravnega odbora ali opravljati funkcijo direktorja. Člen 814(3) Švicarskega obvezniškega zakonika določa enako pravilo za družbo z omejeno odgovornostjo (GmbH) ali Sàrl. Zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici velja enako za obe vrsti pravnih oseb.
V praksi upravni odbori to zahtevo izpolnjujejo na enega od dveh načinov. Bodisi ima en član upravnega odbora s stalnim prebivališčem v Švici samostojno podpisno pooblastilo, bodisi imata dva člana upravnega odbora s stalnim prebivališčem v Švici skupno podpisno pooblastilo. Prebivališče pomeni dejansko stalno prebivališče v švicarski občini z dejanskim dostopom do delniškega registra. Oseba, ki se vsak dan vozi na delo iz Lörracha ali Annemasseja, ne izpolnjuje te zahteve. Prav tako ne izpolnjuje zahteve poslovni pooblaščenec (prokurist) s stalnim prebivališčem v Švici, ki ni član upravnega odbora ali uprave.
Ena hierarhična linija, ne dva sistema avtoritete
Pri vsem tem sploh ne gre za to, da bi bila Švica nenavadno stroga. To le kaže, zakaj sploh obstaja zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici.
Lastnik ali sedež v tujini potrebuje zanesljive podatke in izvršilno pooblastilo v državi, kjer poteka poslovanje. Poslovanje pa potrebuje dejanskega, prisotnega nosilca odločanja, ne pa verige odobritev, ki poteka prek drugega časovnega pasu. Začasni izvršni direktor, ki ima stalno prebivališče v Švici in ustrezno pooblastilo, to vrzel neposredno zapolni.
Poročanje poteka nato v eno smer, in sicer k matičnemu upravnemu odboru. Sedež ohranja pregled nad dogajanjem, švicarska družba pa ponovno pridobi dejansko in odgovorno prisotnost na terenu. Zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici ni več le formalnost za izpolnjevanje predpisov. Začne delovati tako, kot je bilo predvideno: ena odgovorna oseba v državi z dejansko pristojnostjo.
Zgodnji opozorilni znaki, da ni več izpolnjena zahteva glede rezidenčnega direktorja v Švici
Prosta delovna mesta redko ostanejo dolgo zgolj administrativna zadeva. Takoj ko register ali pogodbena stranka opazi to vrzel, se posledice hitro pokažejo. To se zgodi, ko preneha veljati zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici.
-
Bančništvo in plačila. Švicarske banke pozorno spremljajo vpise v poslovni register. Če se zdi, da je pooblastilo za podpisovanje nepopolno, običajno začasno prekinejo digitalni dostop in odobritve večjih plačil.
-
Poslovne pogodbe. Švicarske pogodbene stranke redno preverjajo pooblastilo za podpisovanje prek centralnega poslovnega registra, znanega kot Zefix. Če ni aktivnega podpisnika s stalnim prebivališčem, lahko zavrnejo podpis novih pogodb.
-
Davčna vsebina. Če vsi člani upravnega odbora prebivajo v tujini, lahko tuji davčni organi trdijo, da se je dejansko vodenje preselilo izven Švice. Ta trditev lahko ogrozi lokalni davčni status in davčne olajšave na podlagi mednarodnih sporazumov.
Finančni in pravni stroški zaradi zamude roka iz člena 731b CO
Trgovinski registri ne dopuščajo, da bi organizacijska pomanjkljivost ostala odprta za nedoločen čas. Ko preneha veljati zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici, postopek poteka po fiksnem časovnem razporedu in ne po dogovorjenem.
-
Uradno obvestilo. Kantonski trgovinski register objavi obvestilo v skladu s členom 731b Trgovinskega zakonika. V njem določi fiksni rok za popravek, ki običajno znaša okoli 30 dni.
-
Javno razkritje. Registrski urad objavi prosto delovno mesto v Švicarskem uradnem listu za gospodarstvo. To je javni register, ki ga dejansko spremlja večina bank in poslovnih partnerjev.
-
Napotitev na sodišče. Če rok poteče, ne da bi bil sklenjen veljaven dogovor, register zadevo posreduje pristojnemu civilnemu sodišču.
-
Sodno posredovanje. Sodišče lahko na stroške družbe imenuje »Sachwalterja«, tj. sodnega upravitelja. V resnih ali ponavljajočih se primerih pa lahko namesto tega odredi razpustitev in likvidacijo družbe.
Osnovne zahteve za ponovno uvedbo zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici
Zakaj imenovani direktor ni bližnjica
Ko se soočijo z obvestilom 731b, se številne skupine odločijo za najhitrejšo rešitev, ki je na voljo. Uporaba imenovanega direktorja se zdi hitrejša in cenejša od dejanskega imenovanja. Mnoge skupine najamejo imenovanega direktorja lokalnega fiduciarja zgolj zato, da ta zaseda mesto. S tem se sicer uredi administrativna dokumentacija, vendar ne izpolni zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici, prihranek pa je običajno kratkotrajen.
Člen 716a CO določa, da ključnih dolžnosti upravnega odbora ni mogoče prenesti. Splošno vodenje, finančno načrtovanje in nadzor morajo ostati v pristojnosti dejanskega upravnega odbora. Člen 754 CO nato določa, da je vsak član upravnega odbora osebno in solidarno odgovoren za malomarno ali namerno kršitev teh dolžnosti. V vodilni odločba Glede osebne odgovornosti člana upravnega odbora je švicarsko zvezno vrhovno sodišče odločilo, da se oseba ne more izogniti odgovornosti s trditvijo, da je za ta položaj zgolj posodila svoje ime. Pasivni »Strohmann« ni izhod v sili za izogibanje osebni odgovornosti.
Pooblaščenec tudi ne more verodostojno pogajati se z dobavitelji ali obveščati banke. Prav tako ne more zastopati podjetja pred davčnim organom. To operativno delo je ravno tisto, kar podjetje potrebuje, ko ga je register že vpisal.
Kaj je potrebno za verodostojno začasno imenovanje
Ponovna uvedba zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici se na papirju zdi preprosta. V praksi pa je to težje. Imenovani direktor mora opravljati dejansko delo, ne pa le zasedati mesto v registru.
-
Dejanski prebivališče in pravni status. S sedežem v Švici, z dolgoletnimi izkušnjami, ki jih banke, davčni organi in poslovni partnerji jemljejo resno že od prvega srečanja.
-
Določen operativni mandat. Dejanski pragi za sklepanje poslovnih pogodb in pravice do vsakodnevnega odločanja v skladu s členom 718 švicarskega civilnega zakonika (CO). S tem je zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici izpolnjena v vsebinskem smislu, ne le na papirju.
-
Neposredna povezava z glavno ploščo. Enotni kanal poročanja nazaj v sedež zagotavlja, da imajo švicarska podružnica in lastnik na voljo enake podatke.
Bančni mandat in vpis v register ne moreta počakati. Šele nato lahko sledi celovit pregled upravljanja ter iskanje stalnega lokalnega vodstva. Oboje se lahko izvede, ko podjetje ponovno izpolni zahtevo po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici. Začasni partner CE običajno sodeluje skozi celoten postopek. Partner preveri, ali imenovanje zdrži pregled s strani banke, registra in upravnega odbora matične družbe.
Podatki iz industrije o začasnih imenovanjih na vodstvene položaje
Ballinger in Marcelov raziskave V reviji Strategic Management Journal so ugotovili, da je imenovanje začasnih izvršnih direktorjev povezano s slabšimi poslovnimi rezultati podjetja v času njihovega mandata. Ta učinek se zmanjša, če ima začasni izvršni direktor dejansko, koncentrirano pooblastilo in ne le ozko, formalno vlogo. Enako tveganje predstavlja tudi rezidenčni direktor, ki je imenovan zgolj zato, da se izpolni zahteva po švicarskem rezidenčnem direktorju. To tveganje se pojavi, če se mandat omeji zgolj na podpisovanje dokumentov.
Primer iz prakse: Ponovna vzpostavitev zakonske pristojnosti v hčerinski družbi v Zürichu
Naloga: nezastopana podružnica v Zürichu
Skupina za industrijsko precizno proizvodnjo s sedežem v Stuttgartu je v Zürichu upravljala specializirano proizvodno hčerinsko družbo, v kateri je bilo zaposlenih petinštirideset delavcev.
Februarja je izvršni direktor, ki je prebival v Švici, doživel zdravstveno nujno stanje in odstopil. Preostali člani upravnega odbora so delovali iz nemškega sedeža. Ker je bil sedež zaposlen z notranjimi težavami, je odložil imenovanje nadomestnega direktorja, saj je predvideval, da bo tovarna lahko delovala na podlagi dosedanjega zagona.
Kriza na področju skladnosti in bančništva
Šest tednov kasneje sta se hkrati razvneli dve krizi.
-
Obvestilo o vpisu v register: Trgovinski register v Zürichu je izdal uradno obvestilo v skladu s členom 731b Trgovinskega zakonika. V njem je določil tridesetdnevni rok za vpis direktorja s stalnim prebivališčem, sicer grozi sodna razpustitev družbe.
-
Zamrznitev bančnih sredstev: Švicarska banka je začasno ustavila odobritve elektronskih nakazil, ki presegajo petdeset tisoč frankov. Za plačila v tujino je zdaj potrebno sopodpisovanje s strani pooblaščenega uslužbenca s stalnim prebivališčem v državi. Dobave surovin so bile začasno ustavljene, kar ogroža proizvodne linije.
Nemški upravni odbor je najel podjetje CE Interim, ki je v sedemdesetih dveh urah po prejemu podrobnega opisa naloge v Zürich napotilo izkušenega izvršnega direktorja s stalnim prebivališčem v Švici. Začasni izvršni direktor je izvedel štiri ukrepe za stabilizacijo.
-
Vpis v trgovinski register: Vložil sem predloge delničarjev v trgovinski register v Zürichu in se vpisal kot rezidenčni direktor s pooblastilom za samostojno podpisovanje (Einzelunterschrift). S tem je bil postopek v skladu s členom 731b CO zaključen v desetih delovnih dneh.
-
Ponovna vzpostavitev bančnega pooblastila: Udeležil sem se osebnega sestanka o skladnosti z visokimi bančnimi uradniki, posodobil sem register podpisnikov in ponovno vzpostavil elektronski dostop.
-
Zagotavljanje zaupanja dobaviteljem in strankam: Stopili smo v stik z glavnimi dobavitelji surovin, s čimer smo zagotovili izvedbo plačil in odpravo kreditnih zadržkov, da bi omogočili nemoteno delovanje obdelovalnih izmen.
-
Revizija upravljanja in priprava na nasledstvo: Izvedli smo temeljit pregled zakonsko predpisanih dokumentacij, ureditev pokojninskega sklada (BVG) in davčne skladnosti. S tem smo odpravili tri manjše neskladnosti, preden smo začeli iskati stalnega naslednika.
Rezultat: stabilnost, ki se je ohranila vse do dokončne predaje
V devetmesečnem mandatu je začasni izvršni direktor ohranil stopnjo dobave iz tovarne na 99,4 odstotka in zaščitil odnose s strankami. Ko je sedež podjetja zaključil iskanje kandidata, je začasni izvršni direktor izvedel urejeno predajo dolžnosti stalnemu švicarskemu direktorju.
Pogosta vprašanja o zahtevi glede direktorja s stalnim prebivališčem v Švici
Ali se lahko švicarsko podjetje namesto direktorja s stalnim prebivališčem zanaša na lokalno pooblastilo?
Ne. Poslovni pooblaščenec s stalnim prebivališčem v Švici, t. i. »prokurist«, sam po sebi ne izpolnjuje zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici. Upravni odbor mora še vedno imeti člana ali izvršnega direktorja s stalnim prebivališčem v Švici.
V kakšnem roku mora podjetje odpraviti pomanjkljivost v skladu s členom 731b CO?
Kantonski trgovinski registri običajno določijo rok za popravek v dolžini približno 30 dni od uradnega obvestila. Družba do takrat morda še ni vložila veljavnega, notarsko overjenega imenovanja. V tem primeru registrator zadevo predloži civilnemu sodišču.
Ali se državljan EU, ki živi tik za mejo, šteje za stalnega zastopnika?
Ne. Zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici pomeni dejansko stalno prebivališče v Švici, registrirano pri švicarski občini. Dnevno vožnjo iz Nemčije, Francije ali Italije ta pogoj ne izpolnjuje, ne glede na državljanstvo.
Zakaj je imenovani direktor tvegan za operativno hčerinsko družbo?
Člena 716a in 754 Švicarskega civilnega zakonika (CO) določata, da so dolžnosti članov upravnega odbora neprenosljive, člani upravnega odbora pa so za kršitve osebno odgovorni. Pasivni pooblaščenec se tej odgovornosti ne more izogniti. Prav tako ne more opravljati operativnega dela, kot so pogovori z bankami, dobavitelji in davčnimi organi, ki so v dani situaciji dejansko potrebni.
Kako hitro je mogoče vložiti vlogo za imenovanje nadomestnega direktorja po njegovem imenovanju?
Ko delničarji podpišejo notarsko overjen sklep, večina kantonskih registrov vlogo obdela v roku od dveh do petih delovnih dni. Postopek lahko še dodatno pospešijo, če zaradi zamrznitve sredstev s strani banke ali zadržanja plačila s strani dobavitelja nastane resnična operativna nujnost. Na ta način se zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici hitro ponovno vzpostavi.
Neizpolnjena zahteva glede direktorja s stalnim prebivališčem v Švici ne ostane le težava pri vlaganju dokumentov. Banke zamrznejo odobritve plačil, poslovni partnerji dvomijo v pooblastilo za podpisovanje, v trgovinskem registru pa teče določen rok do predložitve zadeve sodišču in morebitne razpustitve družbe.
Priporočena literatura:
Prosta delovna mesta direktorja s stalnim sedežem prenehajo biti zgolj administrativna zadeva v trenutku, ko to opazita tako banka kot register. Do takrat kandidat, ki nastopa v imenu drugega, ni več resnična možnost. Kar upravni odbor v tem trenutku potrebuje, je izkušen vodstveni kadrovski član, ki ustreza zahtevam mandata in je pripravljen začeti delati v 72 urah po dokončanju navodil za mandat, ne pa še en začasni podpisnik. A Začasni partner CE lahko skupaj pregledamo, kako bi takšen sestanek potekal v primeru konkretne strukture.
EN 
DE 
FR 
IT 
PL 
RO 
CS 
SK 
HU 
ES 
RU 
AR 
SL
Ali vaše švicarsko podjetje potrebuje direktorja s stalnim prebivališčem v Švici?
Ali vaše švicarsko podjetje potrebuje direktorja s stalnim prebivališčem v Švici?
Na kratko
Da. Švicarska zakonodaja zahteva, da vsaka družba AG ali GmbH v svojem upravnem odboru ali med direktorji ima vsaj enega člana, ki je rezident Švice. Ta oseba zastopa družbo znotraj države. Potrebna je pooblastilo za samostojno podpisovanje ali pa morata dva pooblaščenca, ki sta rezidenta Švice, podpisati skupaj. To je zahteva glede direktorja, ki je rezident Švice. Ta zahteva velja ne glede na upokojitev, selitev ali tiho predajo funkcije v tujini. Ko odide zadnji vodstveni delavec s stalnim prebivališčem v Švici, družba pade v organizacijsko pomanjkljivost v skladu s členom 731b švicarskega trgovinskega zakonika (CO). Trgovinski register nato določi kratek rok za popravek. Banke pogosto reagirajo prej kot upravni odbor. Za ponovno vzpostavitev položaja je potreben vodstveni delavec s pravim stalnim prebivališčem v Švici in dejansko operativno pooblastilo, ne le pasivno podpisno pooblastilo.
Povod: Pismo iz trgovinskega registra
Direktor švicarske hčerinske družbe, ki ima stalno prebivališče v Švici, se upokoji. Ali pa se direktor, ki je deloval v tujini, vrne na sedež družbe v Münchnu, na Dunaju, v Parizu ali Chicagu. V obeh primerih so vsi preostali člani upravnega odbora zdaj izven Švice. Zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici je že prenehala veljati.
Na sedežu družbe sprva nihče ne obravnava te zadeve kot nujno. Skupina je edina lastnica tega subjekta. Sestanki upravnega odbora potekajo prek videoklica, plačila pa se izvršujejo digitalno. Pravni svetovalec skupine obravnava švicarsko rezidenco kot administrativno podrobnost in ne kot pravno vprašanje.
Nato prispe priporočeno pismo iz kantonskega trgovinskega registra. V njem je naveden člen 731b Švicarskega obvezniškega zakonika. V obvestilu je jasno navedeno, da družba ne izpolnjuje več zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici. V nekaj dneh švicarska banka, ki spremlja isti javni register, zamrzne odobritve plačil.
Čezmejni izzivi pri izpolnjevanju zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici
Zakaj popolno lastništvo ni enako pravnemu nadzoru
Mednarodni lastniki pogosto domnevajo, da popolno lastništvo delnic pomeni tudi pravni nadzor. To pa ni res, in zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici je najbolj jasen primer, zakaj. Švicarsko gospodarsko pravo ne dopušča, da bi upravni odbor deloval izključno na podlagi navodil, poslanih na daljavo.
Ta domneva je razumljiva. Hčerinska družba v 100-odstotni lasti se zdi kot podaljšek sedeža družbe. Večina dejavnosti na področju upravljanja, priprave proračuna, poročanja in strateškega odobravanja se resnično lahko izvaja iz tujine. Vendar pa zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici ne sodi v to logiko. Obstaja zato, da ima švicarski organ, banka ali pogodbena stranka vedno eno odgovorno in dosegljivo osebo znotraj države.
Pravni okvir: člena 718 in 814 CO
Člen 718(4) Švicarskega obvezniškega zakonika določa pravilo za delniško družbo (Aktiengesellschaft). Švicarska zakonodaja zahteva, da ima družba vsaj eno osebo s stalnim prebivališčem v Švici, ki jo lahko zastopa. Ta oseba mora biti član upravnega odbora ali opravljati funkcijo direktorja. Člen 814(3) Švicarskega obvezniškega zakonika določa enako pravilo za družbo z omejeno odgovornostjo (GmbH) ali Sàrl. Zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici velja enako za obe vrsti pravnih oseb.
V praksi upravni odbori to zahtevo izpolnjujejo na enega od dveh načinov. Bodisi ima en član upravnega odbora s stalnim prebivališčem v Švici samostojno podpisno pooblastilo, bodisi imata dva člana upravnega odbora s stalnim prebivališčem v Švici skupno podpisno pooblastilo. Prebivališče pomeni dejansko stalno prebivališče v švicarski občini z dejanskim dostopom do delniškega registra. Oseba, ki se vsak dan vozi na delo iz Lörracha ali Annemasseja, ne izpolnjuje te zahteve. Prav tako ne izpolnjuje zahteve poslovni pooblaščenec (prokurist) s stalnim prebivališčem v Švici, ki ni član upravnega odbora ali uprave.
Ena hierarhična linija, ne dva sistema avtoritete
Pri vsem tem sploh ne gre za to, da bi bila Švica nenavadno stroga. To le kaže, zakaj sploh obstaja zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici.
Lastnik ali sedež v tujini potrebuje zanesljive podatke in izvršilno pooblastilo v državi, kjer poteka poslovanje. Poslovanje pa potrebuje dejanskega, prisotnega nosilca odločanja, ne pa verige odobritev, ki poteka prek drugega časovnega pasu. Začasni izvršni direktor, ki ima stalno prebivališče v Švici in ustrezno pooblastilo, to vrzel neposredno zapolni.
Poročanje poteka nato v eno smer, in sicer k matičnemu upravnemu odboru. Sedež ohranja pregled nad dogajanjem, švicarska družba pa ponovno pridobi dejansko in odgovorno prisotnost na terenu. Zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici ni več le formalnost za izpolnjevanje predpisov. Začne delovati tako, kot je bilo predvideno: ena odgovorna oseba v državi z dejansko pristojnostjo.
Zgodnji opozorilni znaki, da ni več izpolnjena zahteva glede rezidenčnega direktorja v Švici
Prosta delovna mesta redko ostanejo dolgo zgolj administrativna zadeva. Takoj ko register ali pogodbena stranka opazi to vrzel, se posledice hitro pokažejo. To se zgodi, ko preneha veljati zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici.
Bančništvo in plačila. Švicarske banke pozorno spremljajo vpise v poslovni register. Če se zdi, da je pooblastilo za podpisovanje nepopolno, običajno začasno prekinejo digitalni dostop in odobritve večjih plačil.
Poslovne pogodbe. Švicarske pogodbene stranke redno preverjajo pooblastilo za podpisovanje prek centralnega poslovnega registra, znanega kot Zefix. Če ni aktivnega podpisnika s stalnim prebivališčem, lahko zavrnejo podpis novih pogodb.
Davčna vsebina. Če vsi člani upravnega odbora prebivajo v tujini, lahko tuji davčni organi trdijo, da se je dejansko vodenje preselilo izven Švice. Ta trditev lahko ogrozi lokalni davčni status in davčne olajšave na podlagi mednarodnih sporazumov.
Finančni in pravni stroški zaradi zamude roka iz člena 731b CO
Trgovinski registri ne dopuščajo, da bi organizacijska pomanjkljivost ostala odprta za nedoločen čas. Ko preneha veljati zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici, postopek poteka po fiksnem časovnem razporedu in ne po dogovorjenem.
Uradno obvestilo. Kantonski trgovinski register objavi obvestilo v skladu s členom 731b Trgovinskega zakonika. V njem določi fiksni rok za popravek, ki običajno znaša okoli 30 dni.
Javno razkritje. Registrski urad objavi prosto delovno mesto v Švicarskem uradnem listu za gospodarstvo. To je javni register, ki ga dejansko spremlja večina bank in poslovnih partnerjev.
Napotitev na sodišče. Če rok poteče, ne da bi bil sklenjen veljaven dogovor, register zadevo posreduje pristojnemu civilnemu sodišču.
Sodno posredovanje. Sodišče lahko na stroške družbe imenuje »Sachwalterja«, tj. sodnega upravitelja. V resnih ali ponavljajočih se primerih pa lahko namesto tega odredi razpustitev in likvidacijo družbe.
Osnovne zahteve za ponovno uvedbo zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici
Zakaj imenovani direktor ni bližnjica
Ko se soočijo z obvestilom 731b, se številne skupine odločijo za najhitrejšo rešitev, ki je na voljo. Uporaba imenovanega direktorja se zdi hitrejša in cenejša od dejanskega imenovanja. Mnoge skupine najamejo imenovanega direktorja lokalnega fiduciarja zgolj zato, da ta zaseda mesto. S tem se sicer uredi administrativna dokumentacija, vendar ne izpolni zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici, prihranek pa je običajno kratkotrajen.
Člen 716a CO določa, da ključnih dolžnosti upravnega odbora ni mogoče prenesti. Splošno vodenje, finančno načrtovanje in nadzor morajo ostati v pristojnosti dejanskega upravnega odbora. Člen 754 CO nato določa, da je vsak član upravnega odbora osebno in solidarno odgovoren za malomarno ali namerno kršitev teh dolžnosti. V vodilni odločba Glede osebne odgovornosti člana upravnega odbora je švicarsko zvezno vrhovno sodišče odločilo, da se oseba ne more izogniti odgovornosti s trditvijo, da je za ta položaj zgolj posodila svoje ime. Pasivni »Strohmann« ni izhod v sili za izogibanje osebni odgovornosti.
Pooblaščenec tudi ne more verodostojno pogajati se z dobavitelji ali obveščati banke. Prav tako ne more zastopati podjetja pred davčnim organom. To operativno delo je ravno tisto, kar podjetje potrebuje, ko ga je register že vpisal.
Kaj je potrebno za verodostojno začasno imenovanje
Ponovna uvedba zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici se na papirju zdi preprosta. V praksi pa je to težje. Imenovani direktor mora opravljati dejansko delo, ne pa le zasedati mesto v registru.
Dejanski prebivališče in pravni status. S sedežem v Švici, z dolgoletnimi izkušnjami, ki jih banke, davčni organi in poslovni partnerji jemljejo resno že od prvega srečanja.
Določen operativni mandat. Dejanski pragi za sklepanje poslovnih pogodb in pravice do vsakodnevnega odločanja v skladu s členom 718 švicarskega civilnega zakonika (CO). S tem je zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici izpolnjena v vsebinskem smislu, ne le na papirju.
Neposredna povezava z glavno ploščo. Enotni kanal poročanja nazaj v sedež zagotavlja, da imajo švicarska podružnica in lastnik na voljo enake podatke.
Bančni mandat in vpis v register ne moreta počakati. Šele nato lahko sledi celovit pregled upravljanja ter iskanje stalnega lokalnega vodstva. Oboje se lahko izvede, ko podjetje ponovno izpolni zahtevo po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici. Začasni partner CE običajno sodeluje skozi celoten postopek. Partner preveri, ali imenovanje zdrži pregled s strani banke, registra in upravnega odbora matične družbe.
Podatki iz industrije o začasnih imenovanjih na vodstvene položaje
Ballinger in Marcelov raziskave V reviji Strategic Management Journal so ugotovili, da je imenovanje začasnih izvršnih direktorjev povezano s slabšimi poslovnimi rezultati podjetja v času njihovega mandata. Ta učinek se zmanjša, če ima začasni izvršni direktor dejansko, koncentrirano pooblastilo in ne le ozko, formalno vlogo. Enako tveganje predstavlja tudi rezidenčni direktor, ki je imenovan zgolj zato, da se izpolni zahteva po švicarskem rezidenčnem direktorju. To tveganje se pojavi, če se mandat omeji zgolj na podpisovanje dokumentov.
Primer iz prakse: Ponovna vzpostavitev zakonske pristojnosti v hčerinski družbi v Zürichu
Naloga: nezastopana podružnica v Zürichu
Skupina za industrijsko precizno proizvodnjo s sedežem v Stuttgartu je v Zürichu upravljala specializirano proizvodno hčerinsko družbo, v kateri je bilo zaposlenih petinštirideset delavcev.
Februarja je izvršni direktor, ki je prebival v Švici, doživel zdravstveno nujno stanje in odstopil. Preostali člani upravnega odbora so delovali iz nemškega sedeža. Ker je bil sedež zaposlen z notranjimi težavami, je odložil imenovanje nadomestnega direktorja, saj je predvideval, da bo tovarna lahko delovala na podlagi dosedanjega zagona.
Kriza na področju skladnosti in bančništva
Šest tednov kasneje sta se hkrati razvneli dve krizi.
Obvestilo o vpisu v register: Trgovinski register v Zürichu je izdal uradno obvestilo v skladu s členom 731b Trgovinskega zakonika. V njem je določil tridesetdnevni rok za vpis direktorja s stalnim prebivališčem, sicer grozi sodna razpustitev družbe.
Zamrznitev bančnih sredstev: Švicarska banka je začasno ustavila odobritve elektronskih nakazil, ki presegajo petdeset tisoč frankov. Za plačila v tujino je zdaj potrebno sopodpisovanje s strani pooblaščenega uslužbenca s stalnim prebivališčem v državi. Dobave surovin so bile začasno ustavljene, kar ogroža proizvodne linije.
Izvršni direktor s stalnim prebivališčem v Švici je bil takoj napoten na delo
Nemški upravni odbor je najel podjetje CE Interim, ki je v sedemdesetih dveh urah po prejemu podrobnega opisa naloge v Zürich napotilo izkušenega izvršnega direktorja s stalnim prebivališčem v Švici. Začasni izvršni direktor je izvedel štiri ukrepe za stabilizacijo.
Vpis v trgovinski register: Vložil sem predloge delničarjev v trgovinski register v Zürichu in se vpisal kot rezidenčni direktor s pooblastilom za samostojno podpisovanje (Einzelunterschrift). S tem je bil postopek v skladu s členom 731b CO zaključen v desetih delovnih dneh.
Ponovna vzpostavitev bančnega pooblastila: Udeležil sem se osebnega sestanka o skladnosti z visokimi bančnimi uradniki, posodobil sem register podpisnikov in ponovno vzpostavil elektronski dostop.
Zagotavljanje zaupanja dobaviteljem in strankam: Stopili smo v stik z glavnimi dobavitelji surovin, s čimer smo zagotovili izvedbo plačil in odpravo kreditnih zadržkov, da bi omogočili nemoteno delovanje obdelovalnih izmen.
Revizija upravljanja in priprava na nasledstvo: Izvedli smo temeljit pregled zakonsko predpisanih dokumentacij, ureditev pokojninskega sklada (BVG) in davčne skladnosti. S tem smo odpravili tri manjše neskladnosti, preden smo začeli iskati stalnega naslednika.
Rezultat: stabilnost, ki se je ohranila vse do dokončne predaje
V devetmesečnem mandatu je začasni izvršni direktor ohranil stopnjo dobave iz tovarne na 99,4 odstotka in zaščitil odnose s strankami. Ko je sedež podjetja zaključil iskanje kandidata, je začasni izvršni direktor izvedel urejeno predajo dolžnosti stalnemu švicarskemu direktorju.
Pogosta vprašanja o zahtevi glede direktorja s stalnim prebivališčem v Švici
Ali se lahko švicarsko podjetje namesto direktorja s stalnim prebivališčem zanaša na lokalno pooblastilo?
Ne. Poslovni pooblaščenec s stalnim prebivališčem v Švici, t. i. »prokurist«, sam po sebi ne izpolnjuje zahteve po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici. Upravni odbor mora še vedno imeti člana ali izvršnega direktorja s stalnim prebivališčem v Švici.
V kakšnem roku mora podjetje odpraviti pomanjkljivost v skladu s členom 731b CO?
Kantonski trgovinski registri običajno določijo rok za popravek v dolžini približno 30 dni od uradnega obvestila. Družba do takrat morda še ni vložila veljavnega, notarsko overjenega imenovanja. V tem primeru registrator zadevo predloži civilnemu sodišču.
Ali se državljan EU, ki živi tik za mejo, šteje za stalnega zastopnika?
Ne. Zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici pomeni dejansko stalno prebivališče v Švici, registrirano pri švicarski občini. Dnevno vožnjo iz Nemčije, Francije ali Italije ta pogoj ne izpolnjuje, ne glede na državljanstvo.
Zakaj je imenovani direktor tvegan za operativno hčerinsko družbo?
Člena 716a in 754 Švicarskega civilnega zakonika (CO) določata, da so dolžnosti članov upravnega odbora neprenosljive, člani upravnega odbora pa so za kršitve osebno odgovorni. Pasivni pooblaščenec se tej odgovornosti ne more izogniti. Prav tako ne more opravljati operativnega dela, kot so pogovori z bankami, dobavitelji in davčnimi organi, ki so v dani situaciji dejansko potrebni.
Kako hitro je mogoče vložiti vlogo za imenovanje nadomestnega direktorja po njegovem imenovanju?
Ko delničarji podpišejo notarsko overjen sklep, večina kantonskih registrov vlogo obdela v roku od dveh do petih delovnih dni. Postopek lahko še dodatno pospešijo, če zaradi zamrznitve sredstev s strani banke ali zadržanja plačila s strani dobavitelja nastane resnična operativna nujnost. Na ta način se zahteva po direktorju s stalnim prebivališčem v Švici hitro ponovno vzpostavi.
Povezano znanje in naslednji korak
Neizpolnjena zahteva glede direktorja s stalnim prebivališčem v Švici ne ostane le težava pri vlaganju dokumentov. Banke zamrznejo odobritve plačil, poslovni partnerji dvomijo v pooblastilo za podpisovanje, v trgovinskem registru pa teče določen rok do predložitve zadeve sodišču in morebitne razpustitve družbe.
Priporočena literatura:
Zakaj francoski sedež izgubi nadzor nad prevzeto romunsko hčerinsko družbo
Začasni direktor tuje hčerinske družbe: zagotavljanje dobave strankam v madžarskem obratu
Začasna prestrukturiranja prek zunanjega izvajalca (CRO) v primerjavi z začasnim izvršnim direktorjem: izbira vodstva za češko hčerinsko družbo, ki posluje z izgubo
Prosta delovna mesta direktorja s stalnim sedežem prenehajo biti zgolj administrativna zadeva v trenutku, ko to opazita tako banka kot register. Do takrat kandidat, ki nastopa v imenu drugega, ni več resnična možnost. Kar upravni odbor v tem trenutku potrebuje, je izkušen vodstveni kadrovski član, ki ustreza zahtevam mandata in je pripravljen začeti delati v 72 urah po dokončanju navodil za mandat, ne pa še en začasni podpisnik. A Začasni partner CE lahko skupaj pregledamo, kako bi takšen sestanek potekal v primeru konkretne strukture.
Potrebujete začasnega vodjo? Pogovorimo se
Nedavna objava
Ali naj napredujete namestnika ali imenujete začasnega vodjo?