Stručně řečeno

Nespolehlivé manažerské výkaznictví v polské výrobní dceřiné společnosti je málokdy ojedinělou chybou. Jedná se o vzorec, který se tiše vyvíjí čtvrtletí za čtvrtletím. Nakonec představenstvo již nemůže důvěřovat číslům, která závod vykazuje. Úkolem v tomto okamžiku není znovu vyjednávat cíle ani požadovat další sesouhlasení. Jde o vytvoření jedné ověřené faktické základny. To znamená jednotný, sesouhlasený přehled o hotovosti, zásobách a marži, který centrála i místní finanční tým přijímají jako fakt. Dočasný finanční ředitel s oprávněním k bankovním operacím a k práci v systému ERP od prvního dne dokáže rychle zajistit hotovost. Během dvou týdnů tento finanční ředitel obvykle také zastaví neformální překlenovací výkaznictví. Následuje sesouhlasení mezi účetnictvím podle zákona a manažerským výkaznictvím, a teprve poté představenstvo přijme jakékoli strukturální rozhodnutí.

Když problémy se nespolehlivým výkaznictvím v zahraniční dceřiné společnosti odhalí nepřesné údaje pro vedení

Finanční týmy v rámci skupiny málokdy odhalí jedinou katastrofální chybu v číslech. Nespolehlivé manažerské výkaznictví se obvykle zhoršuje postupně a každá jednotlivá změna se sama o sobě jeví jako vysvětlitelná. Uzávěrka měsíce se o několik dní opozdí. Místní finanční oddělení to připisuje ruční úpravě směnných kurzů nebo náhlému nárůstu cen surovin. Hodnoty nedokončené výroby se postupně mění. Marže klesá, a pak klesá znovu.

Centrála to obvykle toleruje po dobu dvou či tří čtvrtletí. Tato trpělivost je pochopitelná a nejde o selhání dohledu. Přímé konfrontování místního finančního týmu uprostřed výrobního cyklu je rozumný instinkt. Odchylka může mít stále nevinné vysvětlení a narušení chodu závodu, který stále dodává zboží zákazníkům, s sebou nese vlastní riziko. Potíž spočívá v tom, že právě tato trpělivost dává nevyřešené odchylce čas na to, aby se prohloubila.

Pod neustálým tlakem na splnění rozpočtované marže může místní finanční tým začít vytvářet neformální „mosty“ pro odsouhlasení. Ty se nacházejí mimo hlavní účetní knihu: jedná se o tabulky, které odkládají zaúčtování zmetků, vyrovnávají odpisy zásob nebo kapitalizují odchylky, které měl tým zaúčtovat jako náklady. Nikdo se nutně nesnaží záměrně zkreslovat účetní výkazy. Tyto „mosty“ obvykle vznikají jako způsob, jak vysvětlit nesrovnalost ústředí, a poté se stávají mechanismem, který ji skrývá.

Impulsem k zásahu je málokdy diskuse o účetnictví. Je jím okamžik, kdy si finanční ředitel skupiny uvědomí, že konsolidovaná marže a skutečná tvorba hotovosti již nejsou v souladu. Tento rozpor se stává příliš velkým na to, aby bylo možné s jistotou podpořit externí prognózy, jednání o bankovních smluvních podmínkách nebo rozhodnutí o alokaci kapitálu.

Proč se v polské výrobní dceřiné společnosti ujímá nespolehlivé manažerské výkaznictví

Polské zákonem předepsané výkaznictví a skupinové výkaznictví jsou často dva samostatné systémy, mezi nimiž se údaje přenášejí ručně. Nejedná se o jeden systém s dvěma názvy. Účetní jednotka musí vést oficiální sbírky zákonů (účetní knihy) podle standardizované účtové osnovy (plán účtu). Článek 4 odst. 5 polského zákona o účetnictví Zákon přisuzuje přímou právní odpovědnost za tyto knihy vedoucímu daného subjektu, tedy vedoucí útvaru. Tato odpovědnost je osobní a její přenesení na hlavního účetního ji nezbavuje. To vede k přirozenému zaměření na dodržování předpisů polských zákonných a daňových orgánů, nikoli na šablonu konsolidace skupiny.

V praxi vedou místní finanční týmy účetnictví podle zákonů v místním softwaru, obvykle v Symfonii, Comarch Optima nebo v místní konfiguraci SAP. Ručně vytvořená mapovací vrstva pak tyto údaje propojuje s konsolidační platformou skupiny, ať už jde o OneStream, Tagetik nebo Hyperion. Každé ruční propojení představuje místo, kde se mohou nepozorovaně vkrádat nesrovnalosti, protože nikdo nenese odpovědnost za celý proces odsouhlasení od začátku do konce.

V případech, kdy k nesprávným údajům ve výkazech vedení dochází v důsledku zkreslení ve výrobě

Ve výrobním procesu se tato odchylka soustřeďuje na čtyři oblasti. Jedním z nich je nedokončená výroba a zmetky. Pod tlakem na výtěžnost může závod odložit zaúčtování zmetků, místo aby je zaúčtoval jako náklady na prodané zboží. Dalším je standardní kalkulace nákladů. Když klesne efektivita výrobní linky, může finanční oddělení kapitalizovat záporné absorpční odchylky do hotových výrobků, místo aby je zaúčtovalo jako náklady, což nenápadně navyšuje účetní marži. Třetím místem je načasování uzávěrky a časového rozlišení. Kontroloři někdy na konci měsíce zadržují faktury mimo systém, aby ochránili rozpočtovanou položku provozních nákladů. Čtvrtým místem jsou vnitropodnikové převodní ceny. Když týmy zaúčtovávají přirážky mezi centrálou a polskou pobočkou nejednotně, rozdíly v odsouhlasení se nikdy zcela nevyřeší.

K tomu není zapotřebí, aby některá ze stran jednala ve zlém úmyslu. Je k tomu zapotřebí systém, v němž existují dvě sady účetních záznamů. Pouze jedna z nich podléhá povinnému auditu, přičemž obě sady jsou propojeny neviditelným mostem.

Jak představenstva odhalují rozporné zprávy vedení a problémy s podáváním zpráv

Auditorský výrok s výhradou je zpožděným ukazatelem. V době, kdy je vydán, se představenstvo obvykle již několik čtvrtletí potýká s problémy ve vykazování. První náznaky se objevují v rámci běžných pracovních postupů na konci měsíce a žádný z nich sám o sobě nevypadá alarmující.

Nejjasnějším signálem jsou neustálé ruční úpravy v konsolidačním nástroji. To je důležité zejména tehdy, když se nedají vysledovat zpět do účetní knihy ERP: finanční oddělení si čísla vymýšlí, aby splnilo cíl, místo aby je čerpalo z hlavního účetního systému. Dalším signálem je rostoucí rozdíl mezi vykazovanou EBITDA a skutečným stavem hotovosti. Hotovost nelže tak, jak to může udělat časové rozlišení. Stárnutí zásob, které předstihuje objem výroby, často poukazuje na zastaralé zásoby nebo nezaúčtovaný šrot. Místní kontrolor by měl během několika dní vypracovat sesouhlasený přechodový výkaz mezi zákonným výkazem a konsolidovanou zprávou. Pokud tak neučiní, nikdo v danou chvíli nemá k dispozici oba pohledy najednou. Vysoká fluktuace účetních v závodech je méně zřetelným, ale reálným signálem, zejména v kombinaci s kontrolorem, který neobvykle stráží přístup k transakcím. Sladění se stalo soukromou odpovědností jedné osoby, nikoli společnou disciplínou organizace.

Každý z těchto příznaků může mít nevinné vysvětlení. Pokud se však dva nebo tři z nich objeví současně v několika po sobě jdoucích čtvrtletích, znamená to, že představenstvo již v tomto problému uvízlo, a nikoli že se k němu teprve blíží.

Jak dočasný finanční ředitel obnovuje kontrolu nad výkaznictvím a buduje jednotnou ověřenou základnu faktů

Externí audit málokdy vyřeší problém nespolehlivého manažerského výkaznictví. Auditoři na konci roku prověřují dodržování předpisů na základě výběru vzorků. Nepřestavují však proces každodenního rozčlenění nákladů. Obnovení kontroly vyžaduje přítomnost vedoucího pracovníka přímo na místě. Tento vedoucí pracovník musí mít pravomoc změnit způsob, jakým závod sestavuje své výsledky, a ne jen je následně kontrolovat.

1.–2. týden: Prozatímní finanční ředitel podává zprávu o oživení, zajišťuje hotovost a zmrazuje překlenovací úvěry

Dočasný finanční ředitel přebírá přímou kontrolu nad bankovními mandáty, schvalováním plateb na základě dvojitého podpisu a oprávněními k zaúčtování v systému ERP. Finanční ředitel zmrazí – nikoli smaže – offline tabulky, které slouží k propojení zákonných údajů s nástrojem skupiny. Průběžná 13týdenní prognóza hotovosti, sestavená výhradně na základě ověřených bankovních transakcí, poskytuje představenstvu jedno nesporné číslo: hotovost.

3.–4. týden: Sladění údajů z rozvahy za účelem odstranění zkreslení ve výkazech

Fyzická inventura a revize ocenění se vztahují na suroviny, nedokončenou výrobu a hotové výrobky. Tým na základě fyzických podkladů, nikoli cílových hodnot, ohodnocuje zastaralé zásoby a nadhodnocenou nedokončenou výrobu. Následně provádí řádek po řádku sesouhlasení zákonné účetní knihy s účtovou osnovou skupiny. Tím se odhalí nezaznamenané závazky a rozdíly v převodních cenách.

Dny 31–60: Přepracování modelů kalkulace nákladů na výrobu za účelem získání přesných finančních údajů

Tým opravuje náklady v kusovnících a časy v technologických postupech v systému ERP, takže standardní náklady odrážejí aktuální výrobní realitu. Absorpční odchylky se pak promítají do výkazu zisku a ztráty v období, ve kterém vzniknou, namísto toho, aby zůstávaly v zásobách. Finanční ředitel také přizpůsobuje nákladová střediska uspořádání závodu. Díky tomu mohou pracovníci, kteří mají na starosti odpad, přesčasy a spotřebu materiálu, tyto údaje sledovat přímo na výrobní ploše.

61.–90. den: Zavedení trvalého systému řízení pro spolehlivé podávání zpráv o hospodaření

Standardizované kontrolní seznamy pro uzavření účetního období a automatizované výpisy z ERP systému nahrazují neformální propojení. Stejně tak i jasná dohoda o úrovni služeb mezi místním účetním oddělením a skupinovým controllingem. Dočasný vedoucí pracovník před svým odchodem provede strukturované předání funkce.

Hotovost má přednost, protože ji nikdo nemůže upravovat. Tým nejprve vyčistí rozvahu a teprve poté přistoupí k přepracování modelu kalkulace nákladů. Oprava kalkulace nákladů založená na neověřených datech vede pouze k přesnějšímu nesprávnému číslu. Správa a řízení přichází na řadu až nakonec, jakmile to data umožní.

Výkonná moc a zapojení představenstva do obnovy předkládání prozatímních zpráv finančního ředitele

Dočasný vedoucí pracovník potřebuje od prvního dne mít operativní kontrolu nad místními financemi. To zahrnuje přímý přístup k bankovním účtům a plná práva k zaúčtování v systému ERP. V závislosti na oprávnění k podpisu může představenstvo rovněž potřebovat formální jmenování člena představenstva pro výkonného ředitele (člen představenstva), rozhodnutí konzultovat jednotlivé případy se svými právními poradci.

Představenstvo by se nemělo pokoušet provádět toto sladění samo z ústředí prostřednictvím telefonátů a žádostí o dokumenty. Právě díky vzdálenosti se totiž mohly vůbec vytvořit neformální vazby. Představenstvo by mělo samo rozhodovat o třech záležitostech: o trvalém vedení, o schválení jakéhokoli významného snížení hodnoty po jeho vyčíslení a o tom, zda je třeba změnit provozní model závodu. Toto poslední rozhodnutí může učinit, jakmile bude moci důvěřovat číslům. Nejjasnějším spouštěčem eskalace je jakýkoli nesoulad spojený se skutečnou expozicí, bankovní smluvní podmínkou, předchozím auditorským prohlášením nebo stanovisko k převodním cenám s daňovými dopady. Tyto nálezy mění to, co může ústředí sdělit svým vlastním zainteresovaným stranám, a proto patří na úroveň představenstva, jakmile je tým identifikuje.

Po celou dobu trvání mandátu spolupracuje s dočasným vedoucím pracovníkem také dočasný partner společnosti CE. Partner vyhodnocuje pokrok v porovnání s plánovaným harmonogramem a zajišťuje dohled nad kvalitou až do předání funkce. V případech, kdy je třeba předložit zjištění představenstvu rychleji, než to standardní rytmus umožňuje, poskytuje partner také nezávislou eskalaci. Tím je zajištěna odpovědnost za zásah vůči představenstvu, nikoli pouze vůči vedoucímu pracovníkovi, který jej provádí.

Řešení problémů spojených s podáváním zpráv o přeshraničních dceřiných společnostech ve střední Evropě

Centrála se nemýlí, když požaduje spolehlivé údaje, kontrolu nad kapitálem a možnost rychlého eskalování. Jedná se o legitimní požadavky na řízení, nikoli o zasahování. Ani místní finanční tým nemusí nutně něco záměrně skrývat. Často totiž pracuje pod protichůdným tlakem. Ředitel továrny chce zajistit plynulost výroby. Šablona skupiny neodpovídá polským zákonným požadavkům. A nikdo z nadřízených nemá pravomoc rozhodnout, který tlak by měl zvítězit.

Úlohou společnosti CE Interim je zaujmout pozici mezi těmito dvěma stanovisky, nikoli se přiklonit na jednu ze stran. Tato Interim CFO podává zprávy o stejných ověřených skutečnostech současně finančnímu řediteli skupiny i vedení místního závodu. Obě strany vidí stejný, vzájemně sladěný podklad. Právě tento jednotný podklad umožňuje ústředí obnovit běžné řízení. Zároveň to umožňuje místnímu týmu přestat budovat mosty, které nikdo mimo závod nevidí. V případech, kdy zadání vyžaduje dodací kapacity přesahující rámec jednoho závodu, členství společnosti CE Interim v alianci Valtus Alliance rozšiřuje tento model vedený partnery i na další trhy. Nespolehlivé manažerské reporty z jednoho místa se tak nestávají vzorem pro další závody.

Případová studie: Řešení problémů s vykazováním zahraničních dceřiných společností v německém automobilovém závodě

Německý výrobce automobilových komponentů první úrovně provozoval montážní závod s 450 zaměstnanci nedaleko Katovic v Polsku. Po tři po sobě jdoucí čtvrtletí vykazoval finanční ředitel polského závodu hrubé marže v rozmezí 14% až 16%, což odpovídalo rozpočtu skupiny. Závod však i nadále potřeboval neustálé finanční injekce z mnichovské centrály, aby mohl plnit závazky vůči dodavatelům a hradit mzdy zaměstnancům.

Finanční oddělení koncernu požádalo o sesouhlasení účtů. Místní finanční tým reagoval složitými ručními úpravami, které odkazovaly na místní polské zákonné předpisy a potíže s migrací systému ERP. Když kontrolní pracovníci koncernu navštívili závod, zjistili, že místní systém ERP má tříměsíční zpoždění v zaúčtování zásob. Závod zaúčtovával výrobní odpad na fiktivní rozvahový účet místo toho, aby jej zaúčtoval jako náklad.

Společnost CE Interim vyslala do Polska zkušeného dočasného finančního ředitele s dvojjazyčnými schopnostmi a dvacetiletou praxí v oblasti restrukturalizace automobilového průmyslu. Jednalo se o osvědčeného manažera, který přesně odpovídal požadavkům zakázky a byl připraven nastoupit do 72 hodin od dokončení zadání. Manažer dorazil na místo v Katovicích s plnou zákonnou a provozní pravomocí.

Dočasný vedoucí provedl během plánované víkendové odstávky z důvodu údržby mimořádnou fyzickou inventuru. Při této inventuře byly odhaleny nezaúčtované zásoby šrotu a zastaralé rozpracované výroby v hodnotě 3,4 milionu EUR. Závod tyto zásoby vedl po dobu devíti měsíců v účetnictví podle standardních nákladů. Při inventuře byly rovněž zjištěny nezaúčtované faktury dodavatelů v celkové výši 1,1 milionu EUR, které nebyly zařazeny do nákupního procesu.

Jak prozatímní finanční ředitel vyřešil problém s nepřesným vykazováním a obnovil finanční kontrolu

Prozatímní finanční ředitel, který úzce spolupracuje s finančním ředitelem v Mnichově a místními zaměstnanci závodu, má za úkol:

• Prostřednictvím jednorázové restrukturalizační úpravy bylo vyúčtováno 4,5 milionu EUR v podobě odložených provozních nákladů, čímž došlo k sladění účetní hodnoty se skutečným stavem aktiv.
• Zrušili jsme offline konsolidační tabulky a integrovali jsme polskou účetní knihu přímo do reportovacího procesu skupinového ERP systému.
• Zavedl týdenní schůzky zaměřené na vyhodnocování odchylek, kterých se účastnili vedoucí výroby v závodech a finanční kontroloři, díky čemuž byly ztráty způsobené zmetky a poklesem výtěžnosti okamžitě viditelné.
• Přepracovali jsme 13týdenní průběžnou prognózu likvidity, čímž jsme odstranili nutnost mimorozpočtových nouzových převodů finančních prostředků od mateřské společnosti v rámci 60 dnů.

Do 75. dne dceřiná společnost vypracovala své první plně zúčtované a včasné měsíční uzávěrky přímo ze systému. Dočasný vedoucí pracovník stanovil profil stálého vedoucího finančního oddělení pro nového finančního ředitele. Před svým odchodem ze závodu také zajistil komplexní 14denní předání agendy.

Často kladené otázky týkající se nespolehlivého manažerského výkaznictví v zahraničních dceřiných společnostech

Proč nemohou vedoucí skupin na dálku opravovat výkazy dceřiných společností?

Vzdálení kontrolní pracovníci mohou odhalit odchylky, ale nemohou provést fyzickou inventuru ani ověřit faktury, které nejsou v systému. Společnost CE Interim tuto mezeru řeší nasazením vedoucího pracovníka přímo na místě, který porovnává údaje z ERP se skutečným stavem a má pravomoc vyžadovat přímé a pravdivé odpovědi.

Jak polské zákonné účetnictví komplikuje konsolidované výkaznictví?

Polský zákon o účetnictví předepisuje přísný zákonný účtový rozvrh, což nutí místní týmy vytvářet ruční propojení s nástroji pro IFRS, v nichž se snadno skrývají nesrovnalosti. CE Interim tyto složitosti odstraňuje tím, že se okamžitě zaměřuje právě na tato ruční propojení ve výkaznictví a obnovuje tak přehled, který splňuje požadavky obou standardů.

Jaké pravomoci potřebuje prozatímní finanční ředitel k vyřešení selhání ve vykazování?

Vyžadují přímou kontrolu nad místními financemi, bankovními účty, plná oprávnění k zaúčtování v ERP systému a přímý kontakt s finančním ředitelem skupiny. Společnost CE Interim zajišťuje tuto klíčovou provozní pravomoc již od prvního dne a v závislosti na vývoji situace postupně upravuje rozsah mandátu, aby byla zachována přísná správa a řízení.

Jak rychle lze na místě vytvořit ověřenou faktografickou základnu?

Hotovostní pozice a účetní knihy lze obvykle zmrazit do dvou týdnů, přičemž úplné vyčištění rozvahy trvá dalších 30 až 45 dní. Společnost CE Interim řídí celý tento 90denní proces a rychle přechází od počáteční stabilizace k trvalému řízení a bezpečnému předání.

Znamená to snad, že místní finanční tým jednal v rozporu s dobrými mravy?

Ne nutně; neformální ruční provizorní řešení často začínají nevinně jako způsob, jak vysvětlit drobné mezery, než se situace vymkne kontrole. CE Interim objektivně zjišťuje nezkreslenou pravdu, aniž by se zabývalo přiřazováním viny, a soustředí se výhradně na opravu nefunkčních mechanismů.

Měla by centrála počkat na závěrečný audit, než zasáhne?

Ne. Čekání nutí představenstvo, aby po celé měsíce přijímalo zásadní rozhodnutí o kapitálu na základě nespolehlivých údajů, protože audity prověřují dodržování předpisů pouze zpětně. Služba CE Interim urychlí vaše zotavení tím, že okamžitě zjistí skutečný stav, což vám umožní jednat ještě předtím, než audit pouze potvrdí hodnotu, o kterou jste již přišli.

Další kroky k nápravě nepřesných výkazů dceřiných společností

Vyřešení problému nespolehlivých manažerských výkazů je předpokladem pro téměř každé další rozhodnutí, které má představenstvo v úmyslu přijmout. Snižování nákladů, jednání o cenách se zákazníky i rozhodnutí ohledně kapacit – to vše závisí na jedné věci: na číselných údajích, které jak centrála, tak závod uznávají za reálné.

Další články:

• Jak provést restrukturalizaci polského výrobního závodu, aniž by došlo ke ztrátě jeho technických kapacit
• Proč se integrace po fúzi v polských závodech v německém vlastnictví zadrhává
• Poskytovatelé platebních účtů pro obchodníky s vysokým rizikem: Kontrolní seznam pro finančního ředitele

Pokud vaše představenstvo nebo finanční výbor vychází z údajů, kterým již nemůže plně důvěřovat u středoevropské dceřiné společnosti, je na místě rozhovor s Prozatímní partner CE je to rozumný další krok.