Pokud vaše firma spadá do kategorie, kterou akceptanti považují za vysoce rizikovou, obchodní účet není položkou v rozpočtu. Jedná se o položku týkající se likvidity a o faktor zajišťující kontinuitu provozu. Poskytovatelé se liší méně v měsíčních poplatcích než ve struktuře rezerv, podmínkách vypořádání, právech na ukončení smlouvy a v tom, kdo je skutečným držitelem akceptační licence.

Tato příručka porovnává šest specializovaných poskytovatelů, uvádí, jaké smlouvy může evropská společnost nebo společnost ze střední a východní Evropy reálně uzavřít, a poskytuje představenstvům hodnotící kritéria a přehledy, díky nimž lze přijímání plateb udržet pod kontrolou.

Proč se přijímání plateb dostává na program zasedání představenstva

Většina představenstev se s tímto tématem setkává v souvislosti s jednou ze tří událostí.

1. Pokles. Přijímání karet se zastaví, nebo akceptant stanoví podmínky, které nebyly součástí původní obchodní dohody.

2. Rezerva. Hotovost, jejíž inkaso společnost předpovídala, se nakonec ukazuje jako zadržovaná nabyvatelem pro případ budoucích sporů.

3. Dopis. Poskytovatel o tom informuje a společnost zjišťuje, jak dlouho trvá obnovení možnosti přijímání plateb kartou poté, co byla tato služba již zrušena.

Žádný z těchto případů není v první řadě problémem souvisejícím s platbami. V každém z nich jde o problém s hotovostí, jehož příčinou jsou platby, a právě proto se tyto záležitosti dostávají na stůl finančního ředitele, a nikoli k týmu pro elektronický obchod.

Je vhodné tento pojem přesně definovat. Pojem “vysoké riziko” představuje klasifikaci z hlediska upisování rizika, kterou obchodníkovi přiřazuje akceptující banka nebo zpracovatel plateb. Popisuje míru rizika, kterému je akceptant vystaven, nikoli kvalitu daného podniku.

Ziskové a dobře řízené společnosti jsou běžně takto označovány kvůli způsobu fakturace, místu prodeje nebo lhůtě dodání po uhrazení platby. Ve veřejné správě má tentýž výraz zase jiný význam: Úřad pro vládní odpovědnost (Government Accountability Office) ve Spojených státech vede vysoce rizikové seznam federálních programů, u nichž hrozí plýtvání a špatné hospodaření. Komerční využití je užší a spíše mechanické.

Co vlastně zařazuje podnik do kategorie s vysokým rizikem

Rozhodnutí o poskytnutí úvěru závisí na několika málo faktorech a jejich pochopení dává představenstvu představu o tom, jak velký prostor má k vyjednávání.

Riziko sporů. Míra zpětných plateb je klíčovou proměnnou. Platební sítě provozují monitorovací programy s definovanými prahovými hodnotami a akceptant, jehož obchodník tyto hodnoty překročí, nese s tím spojené sankce.

Obě hlavní platební sítě v posledních letech zpřísnily a sjednotily tyto programy. Pro představenstvo není praktickou otázkou, jaká je abstraktní prahová hodnota pro dané odvětví, ale jakou prahovou hodnotu váš akceptant uplatňuje na váš účet a kolik volného prostoru vůči ní v současné době máte. Váš akceptant vám na požádání potvrdí obojí.

Zpoždění dodávky. Pokud zákazník zaplatí hned a zboží obdrží až později, akceptant má až do dodání podmíněný závazek. Patří sem cestovní služby, akce, předobjednávky a roční předplatné. Právě tento jediný faktor vysvětluje většinu nejvýznamnějších požadavků na rezervy na trhu.

Model fakturace. Opakované fakturace, bezplatné zkušební verze i jednorázové transakce s vysokou hodnotou zvyšují míru sporných transakcí, a to bez ohledu na dané odvětví.

Kategorie a geografické rozložení. Určité kódy kategorií obchodníků jsou předem označeny. Objem přeshraničních transakcí a transakcí bez fyzické přítomnosti karty zvyšuje riziko podvodů a komplikuje dodržování předpisů.

Rozvaha. Délka působení na trhu, předchozí výpovědi a finanční síla určují, jak velkou část rizika je nabyvatel ochoten ponechat nezajištěnou.

Z toho v praxi vyplývá, že klasifikaci může vedení do jisté míry ovlivnit. Míra sporných případů, podmínky vrácení peněz, srozumitelnost popisů a postupy při zrušení objednávek jsou provozní proměnné, nikoli neměnné charakteristiky daného odvětví.

Proč je to složitější, když se vlastnictví a provoz nacházejí v různých zemích

U skupiny, jejíž vlastník sídlí v jedné zemi a obchodní činnost probíhá v jiné, se objevují tři komplikace, s nimiž se podnik působící pouze v jedné zemi nemusí potýkat.

1. Nesoulad mezi subjektem a licencí. Přijímání platebních karet podléhá povolení vydávanému na úrovni jednotlivých jurisdikcí. Poskytovatel, který působí na domácím trhu vlastníka, nemusí být schopen uzavřít smlouvu s provozovatelem, který má se zákazníkem skutečně navázaný vztah.

Skupina se tak v jednotlivých zemích ocitá v situaci, kdy má různé nabyvatele, různé podmínky týkající se rezerv a různé výsledky při řešení sporů, přičemž o tom všem neexistuje žádný konsolidovaný přehled.

2. Vzdálenost pro hlášení. Míra zpětných plateb, zůstatky rezerv a míra autorizací jsou obvykle k dispozici na portálu poskytovatele, který sleduje místní finanční tým, zatímco ústředí má k dispozici pouze souhrnné údaje. V době, kdy se zhoršení situace projeví na úrovni skupiny, trvá tento stav často již dva či tři měsíční cykly.

Nejde o selhání při podávání zpráv ze strany konkrétní osoby. Souhrnné informace pro vedení jsou koncipovány tak, aby zjednodušovaly detaily, a v tomto případě se jedná o detaily, které mají význam pouze v blízkosti prahové hodnoty.

3. Pravomoc. Rozhodnutí o přidání druhého zpracovatele plateb, přijetí vyšší rezervy nebo změně pravidel pro vrácení peněz se dotýká najednou finančního, provozního, právního i obchodního oddělení. Pokud tyto útvary spadají pod různé země, rozhodnutí se často odkládá na další cyklus rozhodování, což si však nemůže dovolit.

Jak si představenstvo uvědomí, že se již nachází uprostřed dané situace

Z čísel, která již byla předložena představenstvu, lze vyčíst některé signály:

• Zůstatek rezerv roste rychleji než objem, nebo není v prognóze peněžních toků zohledněn harmonogram jejich uvolňování
• Většinu tržeb skupiny z karet zajišťuje jediný akceptant, přičemž neexistuje žádná prověřená alternativa
• Míra zpětných plateb se uvádí jako průměr skupiny, nikoli podle jednotlivých subjektů, akceptantů a kódů kategorií obchodníků
• Míra schvalování se v jednotlivých zemích výrazně liší a nikdo za to nenese odpovědnost
• Smlouva se prodloužila automaticky a od jejího podpisu si nikdo nepřečetl ustanovení o výpovědi, rezervaci a přenositelnosti.
• Přijímání plateb se v registru rizik neobjevuje, ačkoli představuje zdroj většiny tržeb skupiny

Obvykle stačí, aby se vyskytly libovolné dvě z těchto okolností, a je tak opodstatněné provést přezkum ještě před dalším datem prodloužení.

Obchodní podmínky, které určují vaši likviditu

Měsíční poplatek je v rámcové smlouvě pro obchodníky s vysokým rizikem nejméně podstatným údajem. Důležitější jsou čtyři další podmínky.

1. Struktura rezerv. V rámci průběžné rezervy se po stanovenou dobu zadržuje určité procento z vypořádané částky, které se postupně uvolňuje. Z ekonomického hlediska se jedná o bezúročnou půjčku od obchodníka akceptantovi, jejíž výše se odvíjí od procenta z tržeb.

Prodlužuje to cyklus přeměny tržeb na hotovost a pokud se to nezohlední v modelu, může to vyvolat tlak na minimální likviditní podmínky právě v době, kdy podnik roste nejrychleji. Procento rezervy a doba držení patří do 13týdenní prognózy cash flow společně s dodavateli platební podmínky, nikoli v poznámce pod čarou ke smlouvě o platbách.

2. Četnost vypořádání. Denní, týdenní a měsíční vyúčtování vedou při stejných tržbách k podstatně odlišnému stavu provozního kapitálu.

3. Ukončení a přenositelnost. Výpovědní lhůty, poplatky za předčasné ukončení smlouvy a to, zda lze uložené platební údaje a tokeny převést k jinému poskytovateli. Vázanost na platební bránu je mechanismus, díky němuž se neuspokojivý obchodní vztah stává provozní závislostí.

4. Důsledky po ukončení pracovního poměru. Je-li účet zrušen z vážného důvodu, může být obchodník zapsán do odvětvové databáze, kterou akceptanti konzultují při posuzování nových žadatelů. Tento záznam výrazně ztěžuje získání možnosti přijímání plateb kartou jinde.

Tento pojem se správní rady dozvídají většinou až dodatečně, a právě proto je třeba věnovat pozornost zhoršujícímu se poměru sporů již dlouho předtím, než se přiblíží k určité prahové hodnotě. Ještě před podpisem smlouvy se zeptejte svého poskytovatele, za jakých konkrétních okolností by k takovému zařazení došlo.

Šest specializovaných poskytovatelů a k čemu se každý z nich hodí

Níže uvedení poskytovatelé jsou zavedenými jmény v oblasti zpracování plateb s vysokým rizikem. Tabulku berte spíše jako výchozí bod pro vyžádání nabídky než jako žebříček a než budete předpokládat, že některý z nich může uzavřít smlouvu s vaším provozním subjektem, prostudujte si následující část věnovanou jurisdikci.

* v závislosti na volitelném balíčku

Žádná z nich nedosahuje plného počtu bodů, protože každá pokrývá pouze některé z oblastí, které podnik s vysokým rizikem potřebuje, nikoli však všechny. Ceny jsou ve většině případů stanoveny na základě nabídky a je třeba je považovat za orientační, dokud nebudou písemně potvrzeny.

Adaptiv Payments

Zpracování transakcí s vysokým rizikem společností Adaptiv Payments zahrnuje obchodní účty téměř ve všech kategoriích s vysokým rizikem, včetně platebních bran, ochrany proti podvodům, prevence zpětných plateb, služeb ACH a integrace do e-shopů.

Jde právě o tu šíři: pokrývá širokou škálu vysoce rizikových modelů, včetně online hazardních her a produktů s CBD, u nichž jsou omezení zpracování běžná.

Silné stránky

• Zahrnuje většinu odvětví s vysokým rizikem
• Zahrnuty jsou nástroje pro prevenci podvodů a zpětných plateb
• Podpora integrace systému ACH a elektronického obchodování

Úvaha: Ceny závisí na smlouvě s obchodníkem, proto je třeba obchodní podmínky porovnávat bod po bodu, nikoli pouze na základě základní sazby.

Globální platby pro malé a střední podniky

Společnost SMB Global Payments je známá svým flexibilním schvalovacím procesem a tím, že pomáhá firmám, které mají potíže se získáním schválení prostřednictvím běžných kanálů. Působí v celé řadě vysoce rizikových kategorií a zaměřuje se zejména na zahraniční a mezinárodní obchod.

Silné stránky

• Specializuje se na zahraniční a mezinárodní obchod
• Zahrnuje řadu odvětví s vysokým rizikem
• Flexibilní posuzování rizik

Úvaha: Měsíční náklady se liší v závislosti na dohodnutých možnostech.

Služby pro obchodníky

Společnost Host Merchant Services kombinuje služby pro obchodníky s vysokým rizikem se zpracováním plateb a širší podporou v oblasti elektronického obchodování a představuje rozumnou volbu pro podniky kteří kromě samotného přijetí platby požadují také kvalitní služby a transparentní komunikaci ohledně cen. Podporuje bezpečné přijímání plateb pomocí nástrojů pro prevenci podvodů a zpětných plateb.

Silné stránky

• Specializace na CBD, konopí a vymáhání pohledávek
• Prevence podvodů a správa zpětných plateb
• Integrovaná řešení pro zpracování dat a elektronický obchod

Úvaha: Sazby se stanovují individuálně, nikoli veřejně.

Easy Pay Direct

Některé podniky jsou zařazeny do kategorie vysoce rizikových spíše kvůli způsobu fakturace než kvůli tomu, co prodávají. Opakovaná fakturace, zkušební verze, transakce s vysokou hodnotou a plnění s budoucím datem dodání – to vše zvyšuje riziko sporů.

Služba Easy Pay Direct je postavena na těchto modelech, včetně informačních produktů a budoucích výstupů.

Silné stránky

• Modely s opakovanou fakturací a modely založené na zkušebních obdobích
• Transakce s vysokou hodnotou
• Podniky prodávající produkty nebo služby s budoucím datem splatnosti

Úvaha: online brána za $36 měsíčně.

Durango Merchant Services

Společnost Durango Merchant Services se specializuje na účty, u nichž je obtížné zajistit schválení, a je často zmiňována mezi poskytovateli služeb pro obchodníky, kteří potřebují specializovanější posouzení rizika, než jaké nabízejí běžní zpracovatelé plateb.

Silné stránky

• Zabývá se účty, které je obtížné zařadit
• Doplňky, předplatné, telemedicína a SaaS
• Specializované upisování pojistných smluv

Úvaha: Měsíční náklady na služby rostou s náklady na zpracování, což je méně efektivní v případě transakcí s vysokou hodnotou nebo velkým objemem.

PayKings

Společnost PayKings se zaměřuje na zpracování transakcí s vysokým rizikem v oblastech finančních služeb, hazardních her, zdraví a wellness, cestovního ruchu, elektronického obchodování a profesionálních služeb. Nabízí obchodní účty, platební brány, správu zpětných plateb, prevenci podvodů a opakované fakturace.

Udržuje vztahy s více akceptujícími bankami, což je důležité pro obchodníky, u nichž by vzhledem k jejich rizikovému profilu byl vztah s jedinou bankou příliš nejistý.

Silné stránky

• Prevence podvodů a správa zpětných plateb
• Vztahy s více akceptujícími bankami
• Zkušenosti v oblasti cestovního ruchu, pohostinství, seznamování a dropshippingu

Úvaha: Výše měsíčního poplatku se v závislosti na požadavcích značně liší.

Co je vlastně předmětem smlouvy s evropskou nebo středoevropskou společností

Jedna důležitá skutečnost mění způsob, jakým by představenstvo mělo posuzovat jakýkoli užší výběr dodavatelů, včetně toho výše uvedeného. Ne každá společnost, která nabízí vysoce rizikové Provozovatelem obchodních účtů je akceptující banka.

Mnohé z nich jsou nezávislé prodejní organizace nebo přeprodejci, kteří zřizují a spravují účty vedené u akceptujícího partnera, přičemž podmínky, které mají vliv na vaši rozvahu, stanovuje právě tento partner, nikoli společnost, se kterou jednáte.

Než sestavíte užší výběr, ověřte si u každého poskytovatele tři věci:

1. Jste akceptant, nebo zprostředkovatel, který zřizuje účet u akceptačního partnera?
2. Který regulovaný subjekt je držitelem licence k provádění akvizic a v jaké jurisdikci?
3. Můžete uzavřít smlouvu s naším provozním subjektem, který je registrován v naší zemi, s vypořádáním v naší měně?

Tato třetí otázka vylučuje více poskytovatelů, než většina představenstev očekává. Přijímání platebních karet podléhá jurisdikčnímu povolení, takže skupina se sídlem v Německu, Polsku, České republice, na Slovensku nebo v Maďarsku, která prodává v Evropském hospodářském prostoru, obvykle potřebuje akvizitory nebo platební instituce s licencí v EHP nebo ve Velké Británii, bez ohledu na to, co dalšího se před nimi ještě objeví.

Skupina, která obchoduje jak v Evropě, tak ve Spojených státech, často potřebuje spíše paralelní řešení než jednoho globálního poskytovatele. Jedná se o zvládnutelnou strukturu, ale vyžaduje jediného vlastníka a jednu konsolidovanou zprávu; jinak skupina skončí s několika částečnými pohledy, ale bez uceleného přehledu.

Kritéria, která by měla správní rada zohledňovat kromě odměn a ratingu

Právě tento poslední bod je tím, který správní rady nejčastěji opomíjejí. Záložní nabyvatel, který nikdy nezpracoval skutečnou transakci, představuje pouze plán, nikoli kontrolní mechanismus.

Co je pro věrohodný zásah zapotřebí, a to v daném pořadí

V situacích, kdy se již zhoršuje přijímání plateb, je pořadí jednotlivých kroků důležitější než úplnost každého z nich.

Krok 1. Zjistěte fakta. Zůstatek rezerv a harmonogram uvolňování prostředků, podíl sporných transakcí podle subjektu, akceptanta a kódu kategorie obchodníka, míra autorizací, míra vrácení plateb a zpoždění vypořádání. Dokud tyto údaje nebudou spolehlivé, bude každé následné rozhodnutí pouze odhadem.

Krok 2. Zajistěte likviditu. Vytvořte model tvorby a čerpání rezerv v rámci 13týdenní prognózy a porovnejte jej s prostorem pro splnění smluvních podmínek. Právě tento krok určuje, kolik času má podnik ve skutečnosti k dispozici.

Krok 3. Snížit počet sporů. Jasnost popisu služeb, postupy při zrušení a vrácení peněz, potvrzení doručení a upozornění před vznikem sporu obvykle vedou k rychlejšímu zlepšení poměru než přejednávání sazeb a zároveň posilují vyjednávací pozici.

Krok 4. Řešení problému s koncentrací. Přidejte druhého zprostředkovatele plateb a otestujte ho v reálném provozu s takovým směrováním, které umožní přesunout objem transakcí bez nutnosti technického projektu. Sem patří i renegociace smlouvy, jakmile se vyřeší sporné záležitosti a objeví se věrohodná alternativa.

Krok 5. Opravte výkaznictví. Sada metrik na stálé tabuli s určeným správcem a definovanými prahovými hodnotami pro eskalaci, díky čemuž bude příští zhoršení situace patrné již v řádu týdnů, nikoli čtvrtletí.

Dvě rozhodnutí mohou počkat: sjednocení služeb u jediného globálního poskytovatele a přechod na novou platformu pro proces platby. Obě opatření stojí za to provést, ale ani jedno z nich nepatří do stabilizační fáze.

Jedna z těchto hrozeb však nemůže počkat, protože může bez varování znemožnit přijímání plateb kartou. Napadená platební stránka nebo útok ransomwarem představují jak porušení předpisů, tak incident v oblasti akceptace plateb, a patří do stejné kybernetická mimořádná situace plán reakce, který pokrývá zbývající kritické systémy skupiny.

Přeshraniční rozměr v praxi

Ve většině skupin nemá tato práce jediného odpovědného pracovníka. Finanční ředitel má na starosti hotovost a smluvní podmínky, provozní ředitel zajišťuje kontinuitu a vedoucí obchodního oddělení nebo oddělení e-commerce odpovídá za vztahy s dodavateli. Tam, kde jsou tyto role v jednotlivých zemích rozděleny, právě v mezeře mezi nimi se hromadí rizika.

Jeho uzavření je spíše výkonnou než poradní úlohou. Někdo musí mít pravomoc:

• Vytvořit jednotnou základnu faktů napříč subjekty
• Stanovte podmínky rezervace a poskytovatele
• Provést provozní změny v procesech vrácení peněz a zrušení rezervací
• Sdělte stejná čísla majiteli i místnímu vedení

Pokud skupina nedisponuje takovými interními kapacitami nebo pokud je v okamžiku, kdy se objeví tlak, pozice finančního ředitele neobsazena, může dočasný finanční ředitel (CFO) nebo ředitel pro restrukturalizaci (Chief Restructuring Officer) vést proces až do stabilizace situace a předat stálému vedení funkční strukturu řízení.

Společnost CE Interim poskytuje přeshraniční vedení právě pro tento typ situací: majitel nebo ústředí v jedné zemi, provoz a vztahy se zákazníky v jiné zemi a problém s řízením, který se nachází mezi nimi.

Jako člen aliance Valtus Alliance může společnost CE Interim umisťovat vedoucí pracovníky na různých trzích, což je důležité v případech, kdy je třeba řešit stejnou situaci najednou ve více než jedné zemi, kde skupina působí, a nikoli pouze na domácím trhu skupiny. V naléhavých situacích se jedná o osvědčeného manažera, který odpovídá požadavkům mandátu a je připraven nastoupit do 72 hodin od dokončení zadání mandátu.

Tento postoj je záměrně vyvážený. Centrála obvykle potřebuje spolehlivé údaje a rychlejší eskalaci. Místní vedení obvykle potřebuje jasnější pravomoci a ochranu před protichůdnými pokyny. Obojí jsou rozumné požadavky a zásah zavádí jeden soubor čísel a jednu rozhodovací strukturu, která slouží oběma stranám současně.

Co by představenstvo mělo každý čtvrtletí sledovat

Stačí krátká zpráva o aktuálním stavu:

• Míra zpětných plateb podle subjektu, akceptanta a kódu kategorie obchodníka v porovnání s prahovou hodnotou, kterou uplatňuje váš akceptant
• Míra podvodů v bazických bodech
• Míra udělení povolení a schválení podle trhu
• Zůstatek rezervy a plánované uvolnění
• Počet dnů, po které jsou tržby závislé na jediném odběrateli
• Míra vrácení peněz a úspěšnost při řešení sporů
• Zpoždění vypořádání podle trhu
• Jmenovaný vlastník a prahová hodnota, která spouští eskalaci

Často kladené otázky

Je zařazení do kategorie vysokého rizika hodnocením naší firmy?

Ne. Jedná se o popis rizika, kterému je nabyvatel vystaven v souvislosti s vaším účtem, a které je ovlivněno mírou sporů, zpožděním doručení, fakturačním modelem, kódem kategorie a objemem přeshraničních transakcí. Ziskové a dobře řízené společnosti s tímto rizikem běžně počítají. Některé z těchto faktorů, zejména míra sporů a proces vrácení peněz, jsou pod kontrolou vedení a mohou ovlivnit podmínky, které budou k dispozici při prodloužení smlouvy.

Jak velkou rezervu bychom měli počítat?

Závisí to na zpoždění dodávek, historii sporů a finanční síle a lze o tom vyjednávat jak z hlediska procentního podílu, tak z hlediska trvání. Pro představenstvo je důležitější než procentní sazba samotný dopad na hotovostní tok. Před podpisem smlouvy vytvořte model nárůstu a uvolnění prostředků v rámci 13týdenní prognózy a porovnejte jej s disponibilním prostorem pro splnění smluvních podmínek, protože právě to určuje, zda jsou podmínky nejen přijatelné, ale i finančně únosné.

Potřebujeme více než jednoho poskytovatele?

Pokud jsou tržby z plateb kartou pro podnikání podstatné, pak ano. Jeden akceptant představuje pro většinu vašich tržeb jediný bod selhání a navázání spolupráce s druhým akceptantem také posílí vaši vyjednávací pozici. Rozhodující je, zda daný alternativní partner již zpracovává reálný objem transakcí, nikoli to, zda s ním máte uzavřenou smlouvu.

Náš poskytovatel podal výpověď. Co je třeba udělat jako první?

Stanovte podmínky vypořádání a rezervní pozici, včetně toho, co bude zadrženo a na jak dlouho, poté zajistěte dočasnou schopnost převzetí a následně řešte příčinu problému. Než s čímkoli souhlasíte, seznamte se s důsledky po ukončení smlouvy, protože ukončení zaznamenané z vážného důvodu může omezit vaši schopnost zajistit převzetí jinde.

Může poskytovatel se sídlem v USA poskytovat služby naší evropské provozní společnosti?

Často ne přímo. Přijímání platebních karet podléhá licenci vydávané na úrovni jednotlivých jurisdikcí, takže subjekt působící v Evropě nebo ve střední a východní Evropě obvykle potřebuje akceptanta nebo platební instituci s licencí v EHP nebo ve Velké Británii. Skupiny podnikající v obou regionech obvykle využívají paralelní uspořádání, které funguje za předpokladu, že za konsolidované výkaznictví odpovídá jedna osoba.

Kdy se jedná spíše o otázku prozatímního vedení než o otázku zadávání veřejných zakázek?

Když se riziko týká více útvarů a funkcí, když má dopad na peněžní toky významný vliv na plnění smluvních podmínek, nebo když je pozice vedoucího finančního oddělení neobsazena a tlak je na vrcholu. V takovém okamžiku je zapotřebí výkonná pravomoc k objasnění skutečností a řízení reakce, nikoli lepší cenová nabídka.