Potřebuje vaše švýcarská společnost rezidentního ředitele?

Stručně řečeno

Ano. Švýcarské právo vyžaduje, aby každá společnost typu AG nebo GmbH měla ve svém představenstvu alespoň jednoho člena nebo jednatele s bydlištěm ve Švýcarsku. Tato osoba zastupuje společnost na území země. Je vyžadováno individuální podpisové oprávnění, případně musí podepsat společně dva členové vedení s bydlištěm ve Švýcarsku. To je požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku. Tento požadavek nepozastavuje ani odchod do důchodu, přestěhování ani tiché předání funkce v zahraničí. Jakmile odejde poslední člen vedení s bydlištěm ve Švýcarsku, společnost se dostává do stavu organizační vady podle článku 731b obchodního zákoníku (CO). Obchodní rejstřík poté stanoví krátkou lhůtu na nápravu. Banky často reagují dříve než představenstvo. Obnovení této pozice vyžaduje vedoucího pracovníka s skutečným bydlištěm ve Švýcarsku a reálnou provozní pravomocí, nikoli pouze pasivní podpisovou pravomocí.

Spouštěč: Dopis z obchodního rejstříku

Ředitel švýcarské dceřiné společnosti s trvalým pobytem ve Švýcarsku odchází do důchodu. Nebo se ředitel působící v zahraničí vrací do centrály v Mnichově, Vídni, Paříži či Chicagu. Ať už je to jakkoli, zbývající členové představenstva nyní sídlí výhradně mimo Švýcarsko. Požadavek na ředitele s trvalým pobytem ve Švýcarsku již pozbyl platnosti.

V centrále to zpočátku nikdo nepovažuje za naléhavé. Skupina je výhradním vlastníkem této společnosti. Zasedání představenstva se konají prostřednictvím videohovorů a platby se vyřizují digitálně. Právní poradce skupiny považuje švýcarské bydliště spíše za administrativní detail než za právní záležitost.

Poté dorazí doporučený dopis z kantonálního obchodního rejstříku. Odvolává se v něm na článek 731b Švýcarského občanského zákoníku. V oznámení se jasně uvádí, že společnost již nesplňuje požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku. Během několika dní švýcarská banka, která sleduje tentýž veřejný rejstřík, pozastaví schvalování plateb.

Přeshraniční problémy při plnění požadavku na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku

Proč plné vlastnictví neznamená právní kontrolu

Zahraniční vlastníci často předpokládají, že plné vlastnictví akcií znamená i právní kontrolu. Není tomu tak, a požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku je nejjasnějším příkladem toho, proč tomu tak je. Švýcarské obchodní právo neumožňuje, aby představenstvo řídilo společnost výhradně na základě pokynů zasílaných na dálku.

Tento předpoklad je pochopitelný. Stoprocentní dceřiná společnost působí jako prodloužená ruka centrály. Většinu činností v oblasti správy a řízení, sestavování rozpočtu, podávání zpráv i schvalování strategických rozhodnutí lze skutečně řídit ze zahraničí. Požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku však z této logiky vybočuje. Jeho smyslem je zajistit, aby švýcarský úřad, banka nebo smluvní strana měla v zemi vždy k dispozici jednu odpovědnou a dostupnou osobu.

Právní rámec: články 718 a 814 Občanského zákoníku

Článek 718 odstavec 4 Švýcarského občanského zákoníku stanoví pravidlo pro akciovou společnost (Aktiengesellschaft). Švýcarské právo vyžaduje, aby společnost měla alespoň jednu osobu s bydlištěm ve Švýcarsku, která je oprávněna ji zastupovat. Tato osoba musí být členem představenstva nebo vykonávat funkci jednatele. Článek 814 odstavec 3 švýcarského občanského zákoníku (CO) stanoví obdobné pravidlo pro společnosti typu GmbH nebo Sàrl. Požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku se vztahuje na oba typy právnických osob stejně.

V praxi představenstva splňují tento požadavek jedním ze dvou způsobů. Buď má jeden člen představenstva s bydlištěm ve Švýcarsku individuální podpisové oprávnění, nebo mají dva členové představenstva s bydlištěm ve Švýcarsku společné podpisové oprávnění. Bydlištěm se rozumí skutečné trvalé bydliště v některé ze švýcarských obcí s reálným přístupem k rejstříku akcionářů. Dojíždějící osoba, která denně přejíždí z Lörrachu nebo Annemasse, tuto podmínku nesplňuje. Stejně tak ji nesplňuje obchodní zmocněnec (prokurista) s bydlištěm ve Švýcarsku, který není členem představenstva ani vedení společnosti.

Jedna podřízenost, nikoli dva systémy velení

V tom všem vlastně nejde o to, že by Švýcarsko bylo neobvykle přísné. Ukazuje to spíše, proč vlastně požadavek na ředitele s trvalým pobytem ve Švýcarsku vůbec existuje.

Majitel nebo centrála v zahraničí potřebují spolehlivé informace a vymahatelnou pravomoc v zemi, kde se daná provozovna nachází. Provozovna zase potřebuje skutečného, přímo přítomného rozhodovatele, nikoli řetězec schvalovacích procesů procházejících jiným časovým pásmem. Dočasný vedoucí pracovník, který má trvalé bydliště ve Švýcarsku a je řádně zmocněn, tuto mezeru přímo vyplňuje.

Podávání zpráv pak probíhá jednosměrně, a to směrem k mateřské společnosti. Centrála si zachovává přehled a švýcarská pobočka znovu získává skutečnou a odpovědnou přítomnost v dané zemi. Požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku přestává být pouhým formálním splněním předpisů. Začíná fungovat tak, jak bylo zamýšleno: jedna odpovědná osoba v dané zemi, která disponuje skutečnou pravomocí.

Včasné varovné signály, že došlo k porušení požadavku na rezidentního ředitele ve Švýcarsku

Volné místo málokdy zůstává dlouho jen administrativní záležitostí. Jakmile si registr nebo protistrana této mezery všimnou, následky na sebe nenechají dlouho čekat. Právě to se stane, jakmile přestane platit požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku.

• Bankovnictví a platby. Švýcarské banky pečlivě sledují záznamy v obchodním rejstříku. Jakmile se podpisové oprávnění jeví jako neúplné, obvykle pozastaví digitální přístup a schvalování větších plateb.

• Obchodní smlouvy. Švýcarské smluvní strany běžně ověřují podpisové oprávnění prostřednictvím centrálního obchodního rejstříku známého jako Zefix. Pokud není k dispozici aktivní oprávněná osoba s trvalým pobytem, mohou odmítnout podepsat nové smlouvy.

• Daňová podstata. Pokud všichni členové představenstva sídlí v zahraničí, mohou zahraniční daňové úřady namítat, že faktické vedení společnosti se přesunulo mimo Švýcarsko. Taková námitka může ohrozit místní daňový status a úlevy vyplývající z mezinárodních smluv.

Finanční a právní náklady spojené s nedodržením lhůty stanovené v § 731b obchodního zákoníku

Obchodní rejstříky nenechávají organizační vadu otevřenou na neurčito. Jakmile pozbude platnost požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku, postup se řídí pevným časovým harmonogramem, nikoli harmonogramem, o kterém lze jednat.

• Formální výzva. Kantonální obchodní rejstřík vydá oznámení podle § 731b obchodního zákoníku. V něm stanoví pevnou lhůtu pro opravu, která obvykle činí přibližně 30 dnů.

• Zveřejnění informací. Registr zveřejňuje volné místo ve Švýcarském úředním obchodním věstníku. Jedná se o veřejný rejstřík, který většina bank a protistran skutečně sleduje.

• Postoupení soudu. Pokud uplyne lhůta, aniž by byla sjednána platná schůzka, rejstřík postoupí spis příslušnému občanskému soudu.

• Soudní zásah. Soud může na náklady společnosti jmenovat „Sachwaltera“, tedy soudního správce. V závažných nebo opakovaných případech může místo toho nařídit zrušení společnosti a její likvidaci.

Základní požadavky na obnovení povinnosti mít ředitele s trvalým pobytem ve Švýcarsku

Proč není jmenovaný člen představenstva zkratkou

Když se skupiny potýkají s oznámením podle § 731b, často sahají po nejrychlejším dostupném řešení. Nominační ředitel se jeví jako rychlejší a levnější varianta než skutečné jmenování. Mnohé skupiny najímají nominačního ředitele od místního správce majetku pouze za účelem obsazení této funkce. To sice vyřeší administrativní záležitosti, ale ne samotný požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku, a úspora je obvykle jen krátkodobá.

Článek 716a Občanského zákoníku stanoví, že základní povinnosti představenstva nelze převést. Celkové řízení, finanční strukturování a dohled musí zůstat v kompetenci stávajícího představenstva. Článek 754 Občanského zákoníku pak stanoví, že každý člen představenstva nese osobní a společnou odpovědnost za nedbalostní nebo úmyslné porušení těchto povinností. V jednom z předních rozhodnutí Pokud jde o osobní odpovědnost člena představenstva, švýcarský Spolkový nejvyšší soud rozhodl, že se osoba nemůže vyhnout odpovědnosti tím, že tvrdí, že pouze propůjčila své jméno pro tuto funkci. Pasivní „Strohmann“ není zkratkou k obejití osobní odpovědnosti.

Jmenovaný zástupce také nemůže věrohodně jednat s dodavateli ani informovat banku. Stejně tak nemůže zastupovat společnost před daňovým úřadem. Právě tato operativní činnost je však pro podnik nezbytná, jakmile jej rejstřík již zaregistroval.

Co je zapotřebí pro důvěryhodné jmenování do prozatímní funkce

Obnovení požadavku na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku vypadá na papíře jednoduše. V praxi je to však složitější. Jmenovaná osoba musí vykonávat skutečnou práci, nestačí, aby pouze figurovala v rejstříku.

• Skutečné bydliště a postavení. Sídlíme ve Švýcarsku a disponujeme takovou reputací, kterou banky, daňové úřady i obchodní partneři berou vážně již od prvního setkání.

• Jasně vymezený operační mandát. Skutečné limity pro uzavírání obchodních smluv a práva k přijímání každodenních rozhodnutí podle článku 718 Občanského zákoníku. Tím je splněn požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku v podstatě, nikoli pouze formálně.

• Přímé propojení s hlavní deskou. Díky jednotnému kanálu pro podávání zpráv do ústředí mají švýcarská pobočka i majitel k dispozici stejné informace.

Bankovní pověření a zápis do rejstříku nelze odkládat. Poté může následovat komplexní přezkum správy a řízení společnosti spolu s hledáním stálého místního vedení. K oběma krokům dojde, jakmile společnost opět splní požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku. Prozatímní partner CE se obvykle podílí na celém tomto procesu. Partner ověřuje, zda jmenování obstojí při přezkoumání ze strany banky, rejstříku i představenstva mateřské společnosti.

Důkazy z praxe týkající se dočasných jmenování do řídících funkcí

Ballinger a Marcelovi výzkum Studie zveřejněná v časopise Strategic Management Journal dospěla k závěru, že jmenování prozatímních generálních ředitelů je spojeno se slabšími výsledky společnosti v období jejich působení. Tento efekt se zmírňuje, pokud má prozatímní generální ředitel skutečnou a soustředěnou pravomoc, nikoli pouze úzkou formální roli. Stejné riziko představuje i rezidentní ředitel jmenovaný pouze za účelem splnění požadavku na rezidentního ředitele ve Švýcarsku. Toto riziko se projeví, pokud se jeho mandát omezuje pouze na podpis.

Případová studie: Obnovení zákonné pravomoci v curyšské dceřiné společnosti

Zadání: curyšská dceřiná společnost bez právního zástupce

Skupina zabývající se průmyslovou přesnou výrobou se sídlem ve Stuttgartu provozovala ve Curychu specializovanou výrobní dceřinou společnost, která zaměstnávala čtyřicet pět zaměstnanců.

V únoru se generální ředitel s bydlištěm ve Švýcarsku dostal do zdravotních potíží a podal výpověď. Zbývající členové představenstva působili v německé centrále. Centrála, zaneprázdněná vnitřními problémy, odložila hledání náhrady v domnění, že továrna bude schopna fungovat na základě dosavadního rozběhu.

Krize v oblasti dodržování předpisů a bankovnictví

O šest týdnů později propukly současně dvě krize.

• Oznámení v rejstříku: Obchodní rejstřík v Curychu vydal formální výzvu podle článku 731b obchodního zákoníku. Stanovil třicetidenní lhůtu pro zápis ředitele s trvalým bydlištěm, přičemž v opačném případě hrozí soudní zrušení společnosti.

• Zmrazení bankovních účtů: Švýcarská domácí banka pozastavila schvalování elektronických převodů přesahujících padesát tisíc franků. Zahraniční platby nyní vyžadovaly spolupodpis úředníka s trvalým pobytem. Dodávky surovin byly pozastaveny z důvodu úvěrových omezení, což ohrožovalo výrobní linky.

Vedení společnosti s bydlištěm ve Švýcarsku bylo okamžitě nasazeno

Německá správní rada pověřila společnost CE Interim, která do 72 hodin od dokončení zadání vyslala do Curychu zkušeného švýcarského manažera působícího v této zemi. Tento dočasný manažer provedl čtyři stabilizační zásahy.

• Zápis do obchodního rejstříku: Podali jsme návrhy akcionářů k zápisu do curyšského obchodního rejstříku a zaregistrovali jsme se jako jednatel s trvalým sídlem a individuálním podpisovým právem (Einzelunterschrift). Tím bylo řízení podle § 731b obchodního zákoníku (CO) vyřízeno do deseti pracovních dnů.

• Obnovení bankovního zmocnění: Zúčastnil jsem se osobní schůzky ohledně dodržování předpisů s vedoucími pracovníky banky, při které jsem aktualizoval seznam oprávněných osob k podpisu a obnovil elektronický přístup.

• Ujištění dodavatelů a zákazníků: Kontaktovali jsme dodavatele primních surovin, zajistili jsme provedení plateb a zrušení blokování úvěrů, aby mohly pokračovat směny v obrábění.

• Audit správy a řízení a příprava nástupnictví: Provedli jsme důkladnou kontrolu zákonných dokumentů, ujednání týkajících se penzijního fondu (BVG) a dodržování daňových předpisů. Tím se podařilo odstranit tři drobné nesrovnalosti ještě před zahájením výběru stálého nástupce.

Výsledek: stabilita byla zachována až do definitivního předání

Během devítiměsíčního působení se prozatímnímu výkonnému řediteli podařilo udržet dodávky z továrny na úrovni 99,4 procenta a ochránit zákaznické účty. Poté, co ústředí dokončilo výběrové řízení, provedl prozatímní výkonný ředitel řádné předání funkce stálému švýcarskému generálnímu řediteli.

Často kladené otázky týkající se požadavku na švýcarského rezidentního ředitele

Může se švýcarská společnost spolehnout na místní plnou moc namísto ředitele s trvalým pobytem?

Ne. Obchodní zmocněnec (prokurista) s bydlištěm ve Švýcarsku sám o sobě nesplňuje požadavek na člena představenstva s bydlištěm ve Švýcarsku. Představenstvo samo o sobě stále potřebuje člena nebo výkonného ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku.

Jak dlouho má společnost na to, aby odstranila nedostatek podle § 731b obchodního zákoníku?

Kantonální obchodní rejstříky obvykle stanovují lhůtu pro nápravu ve výši přibližně 30 dnů od doručení formálního oznámení. Je možné, že společnost do té doby nepředložila platné, notářsky ověřené jmenování. V takovém případě rejstříkový úředník postoupí věc občanskému soudu.

Může být občan EU, který žije hned za hranicí, považován za stálého zástupce?

Ne. Požadavek na ředitele s trvalým pobytem ve Švýcarsku znamená skutečné bydliště na území Švýcarska, zapsané u některé švýcarské obce. Každodenní dojíždění z Německa, Francie nebo Itálie tuto podmínku nesplňuje, a to bez ohledu na státní příslušnost.

Proč je jmenování nominovaného člena představenstva pro provozní dceřinou společnost rizikové?

Články 716a a 754 obchodního zákoníku stanoví, že povinnosti členů představenstva jsou nepřenositelné a že členové představenstva nesou za jejich porušení osobní odpovědnost. Pasivní nominovaný člen představenstva se této odpovědnosti nemůže zbavit. Stejně tak nemůže vykonávat operativní činnost, jako je jednání s bankami, dodavateli a daňovými úřady, kterou daná situace ve skutečnosti vyžaduje.

Jak rychle lze po jmenování podat žádost o jmenování nového ředitele rezidence?

Jakmile akcionáři podepíší notářsky ověřené usnesení, většina kantonálních rejstříků vyřídí podání do dvou až pěti pracovních dnů. V případě, že bankovní blokace nebo pozastavení plateb dodavatelem vyvolá skutečnou provozní naléhavost, mohou tento proces ještě urychlit. Takto se rychle obnoví požadavek na ředitele s bydlištěm ve Švýcarsku.

Související informace a další postup

Nesplnění požadavku na rezidentního ředitele ve Švýcarsku nepředstavuje pouze problém s podáním. Banky pozastavují schvalování plateb, obchodní partneři zpochybňují podpisové oprávnění a obchodní rejstřík odpočítává čas do postoupení věci soudu a případného zrušení společnosti.

Další články na toto téma:

• Proč francouzská centrála ztratila kontrolu nad získanou rumunskou dceřinou společností

• Prozatímní výkonný ředitel zahraniční dceřiné společnosti: zajištění dodávek zákazníkům v maďarském závodě

• Dočasná restrukturalizace CRO vs. dočasný generální ředitel: Výběr vedení pro ztrátovou českou dceřinou společnost

Volné místo ředitele s trvalým pobytem přestává být pouhou administrativní záležitostí v okamžiku, kdy si toho všimnou jak banka, tak rejstřík. V tu chvíli již není nominovaný kandidát reálnou možností. Představenstvo v tomto okamžiku potřebuje osvědčeného manažera, který splňuje požadavky mandátu a je připraven nastoupit do 72 hodin od dokončení zadání mandátu, nikoli dalšího dočasného zástupce, který pouze podepíše dokument. A Prozatímní partner CE můžeme probrat, jak by taková schůzka v případě konkrétní struktury vypadala.