Český závod potřebuje nového dodavatele. O tom rozhoduje německá centrála.

Stručně řečeno

Když přestane přicházet zásadní vstup, může závod často během několika dní najít schůdnou alternativu. Následné rozhodnutí o nouzovém zajištění dodávek se netýká toho, zda tuto alternativu použít. Týká se toho, kdo se k ní může zavázat, v jakém finančním rámci a na jak dlouho. Centrála si i nadále zachovává dohled nad obchodními záležitostmi a dodržováním předpisů, za který nese odpovědnost. Omezené a časově vymezené přenesení pravomocí vyřeší tuto situaci rychleji než eskalace celé nákupní politiky. Určete konkrétního schvalovatele a pevný termín přezkumu. Technické přijetí a schválení zákazníkem zůstávají samostatnými, nevyhnutelnými kroky.

Spouštěcí faktor: Vyhledávání alternativních dodavatelů vs. oprávnění ke změně dodavatele

K narušení dodávek málokdy dochází kvůli nedostatku alternativ. Jediný dodavatel zkrachuje, ztratí kapacitu nebo dojde k výraznému poklesu kvality. Během několika dní často inženýři a nákupčí daného závodu najdou vhodného regionálního náhradního dodavatele s volnou kapacitou.

Potíže nastanou, jakmile se někdo pokusí zadat objednávku. Standardní proces zařazování dodavatelů mateřské společnosti slouží k řízení rizik v běžném provozu. Zahrnuje prověřování bonity, audity dodržování předpisů, podmínky rámcových smluv a několik úrovní schvalování. Tento proces vyhovuje plánovanému rozhodnutí o nákupu, které se přijímá s několikaměsíčním předstihem. Nepočítají se v něm však situace, kdy závod odpočítává zbývající dny svých rezervních zásob.

Toto není příběh o nedbalosti jedné ze stran. Centrála z oprávněných důvodů chrání celoskupinové nákupní podmínky, povinnosti v oblasti dodržování předpisů a obchodní odpovědnost. Závod zase chrání termín dodávky zákazníkovi, který nelze posunout. Oba postoje jsou oprávněné. Chybí však postup, jak realizovat omezený závazek k nouzovému zajištění dodávek pro výrobu. První soubor ochranných opatření zůstává po celou dobu nedotčen.

Klíčové kontrolní body při nouzovém zásobování ve výrobě

K přeshraničním sporům v oblasti zadávání veřejných zakázek často dochází proto, že týmy spojují dvě odlišné fáze do jedné diskuse. Obchodní objednávka a technické schválení výroby řeší různé otázky. Jejich smíchání vede k patové situaci. Dodavatel bez objednávky nezajistí suroviny. Odběratel ji však nevydá, dokud nebudou vyřízeny technické a regulační formality, což může trvat týdny.

Účinná reakce rozlišuje čtyři rozhodnutí, která nevyžadují stejného odpovědného pracovníka ani stejný časový rámec:

• Obchodní závazek: oprávnění zadat objednávku a sjednat obchodní podmínky s novým dodavatelem.
• Finanční riziko: horní hranice celkových výdajů, kterou je společnost ochotna akceptovat, než situaci znovu přehodnotí.
• Technické převzetí: potvrzení, že výstup splňuje specifikaci, a to prostřednictvím příslušných kontrolních a kvalifikačních kroků.
• Souhlas zákazníka: schválení, které musí vydat vlastní oddělení kvality zákazníka předtím, než se díl dostane do jeho dodavatelského řetězce.

Schválení prvního neznamená schválení druhého. Objednávka umožňuje dodavateli zahájit výrobu vzorků. Neznamená však, že se byť jen jeden kus dostane do výrobku zákazníka.

Zavedení výjimky v rámci skupinového nákupu pro rychlé zapojení dodavatelů

Poskytnutí neomezené svobody při nákupu není řešením a není to něco, co by dobře fungující systém skupinového nákupu měl akceptovat. Lepším řešením je formální, časově omezená výjimka pro nouzové zajištění dodávek výrobků v souvislosti s konkrétní aktuální krizí. Dobře fungující výjimka v rámci skupinového nákupu zůstává po celou dobu konkrétní, ohraničená a časově omezená.

Než se společnost v rámci této výjimky k něčemu zaváže, měl by pověřený schvalovatel písemně uvést následující:

• Přesná čísla dílů nebo kategorie materiálů, na které se výjimka vztahuje, a nic nad rámec toho.
• Pevně stanovený finanční strop pro celkovou hodnotu nákupů.
• Objemový limit, stanovený přesně podle potřeb zákazníka. Platí do doby, než se hlavní dodavatel zotaví nebo než společnost najde trvalého dodavatele.
• Datum platnosti, obvykle třicet až šedesát dní, po jehož uplynutí se pravomoc automaticky vrací zpět ke standardním nákupním kanálům.

Ke každému závazku v rámci této výjimky by měl být rovněž vyhotoven stručný záznam o rozhodnutí. V něm by mělo být uvedeno, proč primární dodavatel nemohl dodávku realizovat a proč se podnik rozhodl pro alternativní řešení. Dále by měl obsahovat dohodnuté ceny a kritéria pro ukončení smlouvy. Nejedná se o byrokracii jen pro samotnou byrokracii.

Tento záznam umožňuje internímu auditu, oddělení kvality zákazníka a případně i daňovým úřadům zjistit, co se stalo. Jakmile krize pomine, mohou si ověřit, co společnost schválila, kdo to schválil a z jakého důvodu.

Sladění harmonogramů zadávání veřejných zakázek mezi ústředím a místními provozovnami

Centrála a dotčený závod obvykle fungují podle odlišných časových harmonogramů a oba mají z vlastního hlediska své opodstatnění. Pro oddělení skupinového nákupu je nouzové určení dodavatele pouze jedním z bodů na rozsáhlém týdenním programu. Pro závod však každá směna spotřebovává omezené zásoby součástky, kterou nelze nahradit.

Za normálních okolností je rozumné počkat týden, než se vyjedná lepší cena. Tento instinkt však přestává být racionální, jakmile hrozí vyprodání zásob natolik, že by to mohlo ohrozit vlastní výrobní linku zákazníka. V takovém případě se náklady na čekání jen zřídka vyrovnají očekávané úspoře.

Řešením není vyloučit ústředí z rozhodovacího procesu. Jde o to poskytnout závodu krátkou a věcnou eskalační cestu. Uveďte, co selhalo a co alternativa zatím může a nemůže potvrdit. Uveďte, o jaké oprávnění závod žádá a do kdy potřebuje rozhodnutí. Funkční nouzová cesta pro zajištění dodávek závisí na tom, aby se tato eskalace rychle dostala ke správné osobě, nikoli na úplném odstranění dohledu.

Schéma rozhodovacích pravomocí pro nouzové zadávání veřejných zakázek a zajišťování dodávek

Mapa rozhodovacích pravomocí jasně vymezuje rozdělení pravomocí, namísto toho, aby se o něm při každé krizi znovu vyjednávalo od nuly. Jedná se o model pro uspořádání diskuse, nikoli o tvrzení o tom, jak již konkrétní společnost funguje.

U každého aktuálního rozhodnutí o výběru dodavatele zaznamenejte alespoň následující údaje:

• Předběžná kvalifikace alternativního dodavatele: Tento krok iniciuje oddělení provozního inženýrství nebo oddělení kvality a doporučuje jej vedoucí nákupu závodu. V této fázi z toho nevyplývá žádný finanční závazek. Spor ohledně vhodnosti se eskaluje na úroveň oddělení kvality na úrovni celé společnosti.
• Závazek k výrobě nástrojů nebo prototypů: Doporučuje to technické oddělení závodu a schvaluje to pověřený prozatímní ředitel nebo ředitel závodu. Rozhodnutí nepřekračuje finanční limit stanovený pro danou výjimku. Náklady přesahující tento limit se předávají k posouzení skupinovému oddělení nákupu.
• Počáteční objednávka v rámci přechodné výroby: Doporučuje to oddělení plánování materiálů. Pověřený vlastník a skupinový manažer pro komodity to společně schvalují, a to v rámci objemového limitu výjimky. Nejprve je nutné, aby vzorek prošel vstupní kontrolou.
• Zahájení sériové výroby: Doporučuje to oddělení kvality závodu. Schválit jej smí pouze vlastní zástupce zákazníka pro kvalitu, a to v souladu s vlastními schvalovacími požadavky zákazníka. Žádný interní podpis tento podpis nenahrazuje.

Každý řádek musí obsahovat jméno schvalovatele a stanovený limit. Schéma, které neobsahuje obojí, je pouze diagramem, nikoli delegací.

Případová studie: Český dodavatel pro automobilový průmysl – změna dodavatele a nouzové zajištění dodávek

Významný německý dodavatel pohonných jednotek a systémů řízení teploty pro automobilový průmysl (Tier 1) provozuje v Plzeňském kraji v České republice závod na přesné obrábění a montáž s 850 zaměstnanci, který dodává klíčové moduly motorů do hlavních německých montážních závodů v Bádensku-Württembersku a Bavorsku.

U jeho jediného německého dodavatele vysoce přesných hliníkových tlakově litých skříní došlo k výbuchu pece. Dodavatel oznámil přerušení výroby z důvodu vyšší moci na dobu nejméně dvanácti týdnů.

Český závod disponuje zásobami na pět dní. Čeští inženýři rychle vyhledají vhodného výrobce hliníkových tlakových odlitků, který se nachází šedesát kilometrů daleko v severních Čechách. Ten má volné kapacity a je schopen přizpůsobit výrobní nástroje do deseti dnů.

Oddělení firemního nákupu se sídlem ve Stuttgartu obvykle vyžaduje, aby každé zařazení nového dodavatele schválila Centrální nákupní komise, která zasedá každé dva týdny. Standardní prověření dodavatele trvá osm týdnů. Vedení závodu varuje, že výroba se zastaví do týdne. Smluvní náklady představují 50 000 eur za směnu v podobě sankcí ze strany zákazníka.

Úzká místa ve standardních procesech zapojení dodavatelů

Provoz závodu se zastavil kvůli třem faktorům najednou, což odráželo spíše širší a pochopitelné napětí mezi nákupním oddělením centrály a provozním týmem závodu než selhání kterékoli ze stran. Korporátní nákupní oddělení nechtělo přidělit dodavatelské číslo, dokud nebude dokončen dvanáctitýdenní audit udržitelnosti a finanční audit.

Provozní inženýři již ověřili technickou způsobilost nového dodavatele. Nový dodavatel zase nechtěl nakupovat speciální hliníkové ingoty ani zahájit nastavení strojů bez podepsané objednávky. Skupina zodpovědná za nákup nechtěla v systému SAP vytvořit nouzové číslo dodavatele bez podepsané víceleté rámcové smlouvy o poskytování služeb.

Poté, co tým vyloučil materiál v karanténě a již přidělený materiál, činila čistá zásoba vyhovujícího materiálu pouze 3,5 výrobního dne. Tým prozkoumal alternativu 2. úrovně ve Španělsku a tuto možnost vyloučil. Dvacetidenní doba přepravy a zpoždění spojené s přizpůsobením nástrojů byly neslučitelné s dostupným časem.

Zavedení časově omezených schválení nouzových zakázek

Vzhledem k hrozícímu zastavení výroby společnost povolala dočasného ředitele pro nákup, který měl řídit řešení této situace a který dorazil na místo do čtyřiceti osmi hodin. Tento ředitel podléhal přímo provoznímu řediteli skupiny. Výkonná rada skupiny mu svěřila pravomoc přímo schvalovat nouzové závazky až do výše 350 000 eur.

Právě tato jediná změna prolomila patovou situaci ve Stuttgartu. Do šesti hodin byla odeslána objednávka na nouzové nástroje a zkušební šarži.

Tento desetitýdenní projekt pak probíhal ve dvou fázích. V první fázi byla na základě časově omezené šedesátidenní kupní smlouvy schválena komerční výroba prototypových a předsériových dílů. To umožnilo novému českému dodavateli nakoupit materiál a zahájit výrobu nástrojů.

Druhá fáze byla vyhrazena výhradně pro uvolnění do výrobní linky. Samostatně sledovala rozměrové kontroly prováděné na souřadnicovém měřicím stroji (CMM) a zrychlené předložení PPAP úrovně 3 ve spolupráci s inženýry kvality u zákazníků z řad výrobců originálního vybavení (OEM). Jednalo se o dvě potvrzení, která byla nutná předtím, než mohl jakýkoli díl vstoupit do výroby vozidla.

Díky každodenní patnáctiminutové poradě se navázalo spojení mezi vedoucím kvality v závodě a technickým ředitelem nového dodavatele. Proběhlo také propojení mezi vedoucím skupiny pro danou komoditu v německé centrále a kontaktní osobou pro kvalitu na straně zákazníka. Díky tomu se skupině podařilo vyřešit změny v nástrojovém vybavení i obchodní dotazy ještě týž den. Nic nemuselo čekat na týdenní poradu.

Výsledky: Nepřerušovaná výroba a dlouhodobé úspory nákladů

Během deseti týdnů od prvního výpadku až po potvrzení stabilizace udržela česká továrna nepřetržitou sériovou výrobu, čímž se vyhnula reklamacím ze strany zákazníků za zastavení výroby, které by mohly přesáhnout 2,5 milionu eur. Náhradní český dodavatel dokončil úpravu nástrojů, ověření vzorků a první dodávku během jedenácti kalendářních dnů.

Cenová přirážka z důvodu mimořádné situace činila méně než čtyři procenta oproti předchozí smlouvě. Následné úpravy objemu pak přinesly čistou anualizovanou úsporu ve výši 320 000 €.

Německá mateřská společnost později přijala chartu o pravomocích k přijímání rozhodnutí v nouzových situacích, která byla použita v tomto scénáři. Stala se standardním postupem pro nouzové zadávání zakázek ve všech jejích evropských dceřiných společnostech.

Zrušení výjimky týkající se skupinových nákupů za účelem zachování souladu s předpisy

Výjimka pro nouzové zajištění výroby s časovým omezením zůstane v platnosti pouze tehdy, pokud je někdo zodpovědný za její ukončení. Začleňte tuto kontrolu přímo do samotného statutu. V den uplynutí platnosti, nebo dříve, pokud se hlavní dodavatel zotaví, vedení oddělení nákupu a závodu společně vyhodnotí výkonnost náhradního dodavatele. Poté písemně rozhodnou, zda jej trvale schválí, prodlouží výjimku na stanovené období, nebo ji ukončí.

Bez tohoto kroku se dočasné pověření nenápadně stane běžným způsobem, jakým společnost v dané kategorii nakupuje. Nachází se mimo rámec řízení, který by kdokoli mohl vidět nebo zkontrolovat. Právě tento zvyk, nikoli původní rozhodnutí, obvykle představuje riziko nesouladu s předpisy, které odhalí budoucí kontrola.

Právě v tomto ohledu si skupina zachovává svou autoritu. Mandát umožňuje koordinovat reakci na mimořádnou situaci a zajistit plynulý průběh. Nenahrazuje však schválení ze strany představenstva, zákazníka nebo odborného poradce, které si tito skutečně vyhrazují pro sebe.

Vedoucí pozice: Prozatímní ředitel pro nákup vs. ředitel dodavatelského řetězce

Ne každé rozhodnutí o nouzovém zajištění výroby vyžaduje pomoc zvenčí. Tam, kde vedení oddělení nákupu a výroby již úzce spolupracuje, by měl reakci řídit právě tento tým. To platí v případě, že interní vedoucí dané komodity má dostatečnou pozici, čas a jasné pověření k jednání. Již zná ERP systémy, rozpočtové kódy i vztahy s příslušnými dodavateli. Zapojení externího vedení by pouze zvýšilo náklady na předání úkolů, aniž by to přineslo kompenzační výhody.

Problém spočívá v tom, že k akutnímu nedostatku často dochází právě v okamžiku, kdy jsou interní kapacity již na hranici svých možností. Ti samí manažeři nákupu mají na starosti plnění ročních úsporných cílů a obnovování smluv. Ti samí vedoucí závodů řeší provozní dopady samotného narušení. Ani jedna z těchto funkcí nemá dostatečnou autoritu, aby sama o sobě mohla přehlasovat druhou. Rozhodnutí, které by mělo trvat několik hodin, se tak může protáhnout na celé týdny.

Prozatímní ředitel pro nákup může převzít odpovědnost za konkrétní nákupní rozhodnutí, jako je toto. A Ředitel dodavatelského řetězce je vhodnějším odpovědným subjektem pro širší řešení zahrnující několik rozhodnutí. V každém případě tak podnik získá jednoho odpovědného subjektu, který má jasnou pravomoc ke změně dodavatele a není svázán historickými vazbami mezi jednotlivými odděleními na obou stranách. Jakmile závod identifikuje proveditelnou alternativu, vyplatí se o tom pohovořit s partnerem společnosti CE Interim. Možná zatím neexistuje způsob, jak to rychle schválit.

Často kladené otázky týkající se nouzového zajišťování výroby

Kdo by měl schvalovat rozhodnutí o nouzovém zásobování?

Schvalovací proces by měl probíhat prostřednictvím vyhrazené trasy s přesně dvěma podpisy. Jedním z nich je provozní vedoucí na místě, například prozatímní ředitel pro nákup nebo ředitel závodu. Druhým je ředitel skupiny pro nákup nebo jemu rovnocenný oprávněný vedoucí pracovník společnosti. Této cestě stanovte lhůtu pro vyřízení měřenou v hodinách, nikoli v týdnech. Tím se odstraní zpoždění způsobené víceúrovňovými výbory, které obvykle brzdí schvalování nouzových nákupů. Korporátní dohled a auditní stopa, kterou vytváří, zůstávají plně zachovány.

Může místní nákup upřednostnit dodavatele před těmi, které navrhla skupina?

V případě skutečné krize v dodávkách ano, avšak v omezeném rozsahu. Skupina může udělit místnímu nákupnímu oddělení dočasné oprávnění k uzavření smlouvy s alternativním dodavatelem, pokud dodavatel určený skupinou není schopen splnit své závazky. Toto oprávnění musí mít stanovený výdajový strop, objemový limit vázaný na skutečné požadavky zákazníků a pevně stanovené datum vypršení platnosti. Tato výjimka ze standardních zásad je úzce vymezená a plně zdokumentovaná. Nikdy se nestává neomezeným oprávněním obcházet skupinové zadávání zakázek, kdykoli to místní týmy považují za rychlejší řešení.

Umožňuje schválení nákupu okamžité nasazení do výroby?

Ne. Obchodní objednávka opravňuje k nákupu materiálu, nástrojů a výrobní kapacity od alternativního dodavatele. Neuvádí však, zda je daný výstup určen pro výrobek zákazníka. Jeho použití v běžné výrobě stále vyžaduje samostatné technické převzetí a schválení ze strany zákazníka. Součástka musí i nadále projít všemi příslušnými kvalifikačními a kontrolními kroky. Obchodní naléhavost nikdy není důvodem ke zkrácení tohoto procesu.

Jak by mělo být přezkoumáváno dočasné oprávnění ke změně dodavatele?

Do samotné výjimky je třeba od samého počátku zahrnout termín přezkumu, obvykle třicet až šedesát dní předem. V tomto okamžiku by vedení oddělení nákupu a závodu mělo společně posoudit, zda se hlavní dodavatel již zotavil. Mělo by také posoudit, zda dosavadní výkon alternativního dodavatele odůvodňuje uzavření trvalé smlouvy. Dočasné zmocnění lze poté ukončit, prodloužit na další období nebo převést na standardní dodavatelský vztah.

Související informace a další postup

Rozhodnutí, o kterém tento článek pojednává, se týká pouze obchodního povolení. Nevztahuje se na samostatnou otázku, kdy může kvalifikovaná náhrada skutečně vstoupit do výroby. To závisí na technickém schválení a souhlasu zákazníka, nikoli na schválení nákupu.

Další články na toto téma:

• Přestaňte řídit závod z Francie: Jak stínové řízení ničí místní odpovědnost v polských závodech
• Jak by se mělo upravovat přeshraniční dočasné pověření výkonného ředitele?
• Provozní neúspěch, nebo strukturální krize? Analýza maďarského zpracovatelského průmyslu z pohledu představenstva

Společnost CE Interim poskytuje přeshraniční dočasné vedení na nejvyšší úrovni právě pro tento typ situací. Závod může mít sice funkční nouzovou variantu zajištění výroby, ale přesto nemá k dispozici rychlý a odpovědný postup pro její schválení. Pokud podnik potřebuje pověření, může mu pomoci společnost CE Interim. Ta zajistí již prověřeného vedoucího pracovníka, který splňuje požadavky pověření a je vázán smlouvou o mlčenlivosti, a který je připraven nastoupit do 72 hodin od dokončení zadání pověření.

Chcete-li důvěrně prodiskutovat aktuální rozhodnutí týkající se výběru dodavatele, obrátit se na prozatímního partnera CE.