V skratke

Rumunská dcérska spoločnosť švajčiarskej skupiny, ktorá sa ocitla pod tlakom, vykazuje známy vývoj. Na papieri vyzerajú marže solídne. Neustále však prichádzajú požiadavky na hotovosť, ktoré by sa týmito maržami nedali vysvetliť. Švajčiarsky občiansky zákonník ukladá predstavenstvu povinnosť, ktorú nemožno delegovať. Musí dohliadať na firemné financie, nech sa už nachádzajú kdekoľvek. Obnovenie kontroly začína tým, že dočasný finančný riaditeľ prevezme priamu autoritu priamo na mieste nad bankovými operáciami, obstarávaním a vykazovaním. Ďalším krokom je vytvorenie jednotnej faktickej základne, ktorej dôveruje predstavenstvo aj miestne vedenie.

Ako sa rumunská dcérska spoločnosť švajčiarskej skupiny dostala do tejto situácie

V prípade švajčiarskej priemyselnej skupiny alebo rodinného výrobcu presných zariadení sa finančná prehľadnosť málokedy zrúti naraz. Postupne sa zhoršuje podľa vzorca, ktorý sa mesiac po mesiaci javí ako zvládnuteľný.

Mesačná správa o hospodárení dcérskej spoločnosti vykazuje stabilné hrubé marže. Výroba prebieha podľa plánu. V tom istom období miestne vedenie požiada o neplánovanú finančnú zálohu zo centrály v Zürichu alebo v Zugu. Táto záloha slúži na pokrytie mzdových nákladov alebo dane z pridanej hodnoty. Každá z týchto skutočností sama osebe vyzerá normálne. Spolu však v priebehu viacerých účtovných období svedčia o stave podniku, ktorý predstavenstvo už nedokáže jasne posúdiť.

Švajčiarske predstavenstvá v takýchto prípadoch zvyčajne dávajú veciam výhodu pochybnosti a tento prístup je rozumný. Predĺžené platobné podmienky dodávateľov, oneskorená platba zo strany zákazníka, problém s načasovaním daní: každé z týchto vysvetlení znie samo osebe vierohodne. Švajčiarska kultúra riadenia tiež uprednostňuje delegovanie pred zásahom na diaľku. Predstavenstvo čaká na jasnejší obraz situácie, než začne konať.

Článok 716a ponecháva konečné riadenie a dohľad nad vedením v rukách predstavenstva. Predstavenstvo nemôže túto povinnosť delegovať. V praxi ju predstavenstvá zvyčajne plnia prostredníctvom dôvery v miestne vedenie, a nie každodenným zasahovaním do financií dcérskej spoločnosti. Predĺženie tejto dôvery o ďalšie štvrťročné obdobie je primeranou reakciou na situáciu, ktorej závažnosť zatiaľ nikto nepreukázal.

Skutočné riziko spočíva v tom, čo sa deje, kým predstavenstvo čaká. Bez fungujúcich finančných kontrolných mechanizmov na mieste sa závod môže dostať na scestie. Objavujú sa neformálne dohody s dodávateľmi a výdavky na údržbu sa odkladajú. Hodnoty zásob môžu nenápadne absorbovať výrobný odpad namiesto toho, aby sa o ňom podávala správa. Za tým všetkým nemusí byť zlý úmysel. Takto to dopadne, keď dcérska spoločnosť príliš dlho riadi svoju vlastnú finančnú disciplínu. Jej systémy a právomoci to nedokážu zvládnuť.

Orientácia v dvoch systémoch správy a riadenia: Švajčiarsky občiansky zákonník vs. rumunské zákonné požiadavky na vykazovanie

Švajčiarska materská spoločnosť a jej rumunská dcérska spoločnosť spadajú do dvoch odlišných rámcov riadenia. Práve tam zvyčajne vzniká medzera v prehľade o dianí. To je jeden z hlavných dôvodov, prečo je rumunskú dcérsku spoločnosť švajčiarskej skupiny ťažké riadiť na diaľku.

Článok 716a Podľa švajčiarskeho občianskeho zákonníka o záväzkoch nemôže predstavenstvo delegovať svoje povinnosti. Konečné riadenie spoločnosti a dohľad nad vedením zostávajú v kompetencii predstavenstva. Platí to bez ohľadu na to, aká je pod ním organizačná štruktúra. Rumunská dcérska spoločnosť pôsobí v rámci samostatného, prísneho zákonného režimu. Právo Nariadenie č. 31/1990 a účtovné pravidlá uvedené v OMFP 1802/2014 stanovujú povinný účtovný rozvrh. Stanovujú tiež prísne požiadavky na archiváciu faktúr.

Miestne finančné tímy venujú veľkú časť svojho času tomu, aby spoločnosť spĺňala požiadavky Národná agentúra pre daňovú správu. Dodržiavanie zákonných predpisov a riadiaci kontroling sú súvisiace zručnosti. Nie sú to však rovnaké zručnosti. Tím, ktorý zvládne prvú z nich, nemusí automaticky zvládnuť aj druhú.

Hlavné príčiny medzier vo vykazovaní: systémy ERP, kolísanie kurzov a neformálna autorita

Technológia pridáva ďalšiu úroveň. Švajčiarske ústredie zvyčajne konsoliduje údaje prostredníctvom platformy, ako je napríklad SAP S/4HANA. Rumunský závod často vedie svoje zákonné účtovné knihy v miestnom softvéri. Tieto dva systémy sa prepojujú pomocou ručne aktualizovaných tabuliek.

Ďalším zdrojom skreslenia sú menové kurzové rozdiely. Transakcie prebiehajú v rumunských leu, eurách a švajčiarskych frankoch. Ak finančný tím dôsledne nezabezpečuje menové zaistenie a nevykazuje vnútropodnikové vyúčtovania, môže sa marža v miestnej účtovnej evidencii javiť ako správna. Napriek tomu môže zavádzať predstavenstvo, pokiaľ ide o menu, ktorú skutočne spravuje.

Medzery v právomociach sa zvyčajne neformálne vyplnia samy od seba, čo je pochopiteľné. Niekto musí zabezpečovať každodenný chod závodu. Bez jasne definovanej schvaľovacej štruktúry si miestne vedenie vytvorí vlastnú. Často sa stáva, že riaditeľ závodu preberá osobnú kontrolu nad rozhodnutiami v oblasti nákupu. Výsledkom je zriedka utajovanie. Miestny tím zvyčajne rieši svoje vlastné problémy pomocou nástrojov a právomocí, ktoré skutočne má. Centrála medzitým pokračuje v riadení prostredníctvom formátu podávania správ, ktorý bol vytvorený pre úroveň prehľadu v reálnom čase, ktorú už nemá.

Varovné signály, že zahraničný výrobný závod stratil prehľad o svojich financiách

Niekoľko opakujúcich sa vzorov naznačuje švajčiarskemu majiteľovi, že problém sa posunul z oblasti trenia do oblasti riadenia. Teraz je potrebný priamy zásah.

Najjasnejším signálom je dcérska spoločnosť, ktorá vykazuje prijateľnú hodnotu EBITDA. Zároveň však prevádzkový peňažný tok zostáva trvalo záporný. Spoločnosť opakovane potrebuje neplánované finančné prostriedky od materskej spoločnosti. Druhým signálom je medzi spoločnosťami vykonávané zúčtovanie, ktoré sa v priebehu viacerých období nedá bezchybne uzavrieť. Zostatky sa hromadia na prechodných účtoch namiesto toho, aby sa vyrovnali. Tretím signálom je, že miestne finančné oddelenie odpovedá na konkrétne otázky slovnými vysvetleniami namiesto zosúladených údajov z hlavnej knihy. To zvyčajne znamená, že samotné údaje ešte neexistujú v dôveryhodnej podobe.

Zásoby hotových výrobkov alebo surovín, ktoré sa javia ako neprimerané voči skutočnej produkcii, môžu skrývať zastaraný tovar alebo nezaznamenaný odpad. Najjednoznačnejší test finančnej kontroly je jednoduchý: dokáže dcérska spoločnosť vypracovať spoľahlivú 13-týždňovú priebežnú prognózu hotovosti? Tá by mala odrážať skutočné zmluvné záväzky. Ak to nedokáže, centrála riadi podnik na základe dôvery, nie na základe faktov, bez ohľadu na to, čo uvádza mesačná správa.

Obnovenie finančnej kontroly: Vymenovanie dočasného finančného riaditeľa na obnovenie prevádzkového dohľadu

Trojdňová kontrola vykonaná vnútorným auditom spoločnosti poskytuje iba momentálny obraz situácie v minulosti. Nezistí, kto má dnes na starosti bankové prevody. Ani nezostáva na mieste dostatočne dlho na to, aby zmenila spôsob fungovania dcérskej spoločnosti.

Obnovenie kontroly si vyžaduje vedúceho pracovníka s právomocou konať, nie tím s právomocou podávať správy. Dočasný finančný riaditeľ s cezhraničnými skúsenosťami v oblasti európskeho výrobného priemyslu preberá priame vedenie miestnych financií, pokladnice a nákupu. Predstavenstvo definuje tento mandát ešte pred začiatkom poverenia. Nižšie uvedený postup je dôležitejší ako akákoľvek jednotlivá akcia. Práve tento postup opakovane obnovuje kontrolu v rumunskej dcérskej spoločnosti švajčiarskej skupiny a každá fáza závisí od toho, či bola predchádzajúca fáza úspešne dokončená.

Dni 1 až 10: Vyčlenenie hotovosti, bankových účtov a kontroly pokladničných prostriedkov

Dočasný výkonný riaditeľ preberá právomoc na spoločné alebo výhradné podpisovanie bankových transakcií. Schvaľovanie dvojitým podpisom sa teraz vzťahuje na každú platbu presahujúcu stanovený limit. Nepodstatné platby, diskrečné kapitálové výdavky a neschválené záväzky voči dodávateľom sa okamžite zastavia. Tento krok je prvoradý. Ak by sa hotovosť naďalej pohybovala bez dohľadu, akákoľvek faktická analýza by stratila aktuálnosť skôr, než by ju niekto stihol dokončiť.

Dni 11 až 30: Obnovenie správnosti súvahy a ocenenia zásob

Komplexná fyzická inventúra odhalí zastaraný materiál a nezaznamenaný šrot. Tím porovná záväzky voči dodávateľom s otvorenými objednávkami a fyzickými príjmami tovaru. Vďaka tomu sú záväzky, ktoré vidí predstavenstvo, skutočne existujúcimi záväzkami.

Dni 31 až 60: Vytvorenie matíc štandardných nákladov a oprávnení na obstarávanie

Štandardné kalkulácie nákladov teraz zohľadňujú skutočnú spotrebu vo výrobe, mzdové sadzby a cykly strojov. Dočasný finančný riaditeľ ruší „tieňové“ tabuľky, ktoré si miestne tímy vytvorili, aby si poradili s touto situáciou. Nahradila ich formálna matica oprávnení na obstarávanie. Zamestnanci závodu už nemôžu čerpať finančné prostriedky bez predchádzajúceho finančného schválenia.

Dni 61 až 90: Zavedenie procesov finančného výkazníctva do bežnej praxe a odovzdanie vedenia

Štandardné postupy uzávierky na konci mesiaca sa teraz vykonávajú v každom cykle. Lokálne transakčné údaje sa priamo prenášajú do švajčiarskej konsolidačnej platformy. Dočasný finančný riaditeľ spolupracuje s predstavenstvom a personálnym oddelením skupiny na výbere trvalého lokálneho finančného riaditeľa. Spoločnosť bude túto pozíciu potrebovať po skončení mandátu.

Riadenie cezhraničných dcérskych spoločností: Zosúladenie dohľadu švajčiarskej správnej rady s vedením miestnych závodov

Obnovenie prehľadnosti znamená viac než len zasielanie kvalitnejších informácií do Švajčiarska. Znamená to vedome sa rozhodnúť, ktoré rozhodnutia patria na úroveň predstavenstva. Ostatné rozhodnutia si vyžadujú rýchlu reakciu na miestnej úrovni, ak sa má dcérska spoločnosť dostať z krízy.

Kapitálové záväzky presahujúce stanovený prah zostávajú v kompetencii predstavenstva počas celého funkčného obdobia. To isté platí aj pre všetky záležitosti týkajúce sa rizika platobnej neschopnosti a menovania stálych miestnych vedúcich pracovníkov. Bežné obstarávanie, plánovanie výroby a riadenie dodávateľov patria do pôsobnosti dočasného finančného riaditeľa a miestneho prevádzkového vedenia. Schválená matica právomocí stanovuje hranice. Bežné rozhodnutia už nemusia čakať na schválenie v Curychu. Predstavenstvo už má opäť jasný prehľad o tomto podnikaní.

Riešenie kompromisu medzi centralizovaným švajčiarskym dohľadom a miestnou prevádzkovou flexibilitou

Väčšia centralizácia riadenia znižuje riziko ďalších neoprávnených záväzkov. Môže však zároveň spomaliť oživenie, ktoré by mala chrániť. K tomu dochádza vždy, keď sa každé prevádzkové rozhodnutie musí schvaľovať na ústredí. Tento problém rieši dočasný finančný riaditeľ s jasnými právomocami schválenými predstavenstvom. Tento manažér pôsobí počas vymedzeného obdobia ako zodpovedný miestny rozhodovateľ. Podáva správy v pevne stanovených intervaloch a na vyššiu úroveň eskaluje len tie rozhodnutia, ktoré skutočne patria na úroveň predstavenstva.

Ide o praktickú formu cezhraničného prepojenia medzi švajčiarskym vlastníkom a rumunskou prevádzkou. Tento mandát sa opiera o tri piliere: overenú faktickú základňu, zodpovedného vedúceho pracovníka na mieste a riadiacu štruktúru, ktorej dôverujú obe strany. Spoločne zabezpečujú chod podniku. Následne môže prevziať vedenie stála manažérska štruktúra.

Prípadová štúdia: Reštrukturalizácia švajčiarskeho závodu na výrobu priemyselných komponentov v Transylvánii v Rumunsku

Stredne veľká švajčiarska skupina pôsobiaca v oblasti priemyselných zariadení so sídlom vo Winterthure prevádzkovala výrobnú dcérsku spoločnosť v Transylvánii v Rumunsku. Závod vyrábal presne opracované súčiastky určené na export do Európy. Po dobu viac ako osemnástich mesiacov predkladal miestny manažérsky tím finančné výkazy, ktoré vykazovali stabilnú prevádzkovú maržu na úrovni 11%.

Počas ročných revízií rozpočtu požiadal miestny výkonný riaditeľ o kapitálovú injekciu vo výške 2,2 milióna CHF. Keď finančný riaditeľ švajčiarskej skupiny požiadal o správy o starnutí zásob a pohľadávok voči dodávateľom na úrovni jednotlivých transakcií, miestny finančný kontrolór náhle podal výpoveď. Zostávajúce vedenie závodu tvrdilo, že údaje sú uzamknuté v miestnych účtovných databázach.

Vzhľadom na akútnu krízu v riadení spoločnosti sa švajčiarska správna rada obrátila na spoločnosť CE Interim. Do Rumunska pricestoval osvedčený manažér, ktorý spĺňal požiadavky mandátu a bol pripravený nastúpiť do 72 hodín od doručenia kompletného zadania. Dočasný manažér okamžite získal mandáty od miestnych bánk a zaviedol povinné kontroly s dvojitým schvaľovaním pre všetky výplaty.

V priebehu dvadsiatich dní sa v rámci vyšetrovania zistilo, že skutočné hrubé marže závodu boli záporné 4%. Táto skutočnosť bola zamaskovaná kapitalizáciou výrobného odpadu a nepriradených výrobných režijných nákladov priamo do zásob nedokončenej výroby. Okrem toho boli zásoby komponentov v hodnote približne 1,8 milióna EUR zastarané, pričom boli v účtovných záznamoch vedené v plnej historickej cene.

Stránka dočasný finančný riaditeľ prijali rozhodné opatrenia, keď ukončili neautorizované zmluvy s dodávateľmi a prerokovali podmienky s dodávateľmi. Po konzultácii s audítormi skupiny vykonali transparentnú úpravu súvahy vo výške 2,4 milióna EUR. Tým sa stanovila overená základná úroveň podnikových aktív a prebudovali sa interné procesy finančného výkazníctva.

V 80. deň mandátu dosiahla rumunská prevádzka svoje prvé transparentné a úplne zosúladené mesačné uzávierkové výsledky. Dočasný výkonný riaditeľ zorganizoval proces trvalého náboru nového dvojjazyčného finančného riaditeľa. Zabezpečil odborné zaškolenie nových zamestnancov a odovzdal švajčiarskemu predstavenstvu stabilnú a úplne prehľadnú dcérsku spoločnosť.

Často kladené otázky týkajúce sa riadenia rumunskej dcérskej spoločnosti švajčiarskej skupiny

Prečo dochádza k strate finančnej prehľadnosti v prípade mandátov rumunských dcérskych spoločností švajčiarskych koncernov?

Švajčiarske ústredie sa zameriava na konsolidované hospodárske výsledky, zatiaľ čo rumunské tímy uprednostňujú prísne dodržiavanie zákonných požiadaviek podľa zákona č. 31/1990. Bez zámerného prepojenia to vedie k vzniku paralelných systémov vykazovania, ktoré zakrývajú skutočnú prevádzkovú situáciu. Spoločnosť CE Interim zosúlaďuje tieto dve priority tým, že do tímov začleňuje vedúcich pracovníkov, ktorí budujú spoľahlivé prepojenia medzi systémami vykazovania, čím zabezpečuje, že vaše konsolidované čísla odrážajú skutočný stav miestneho závodu.

Vyrieši vyslanie vnútorných audítorov do skupiny problém s prehľadnosťou?

Nie. Interný audit len posudzuje minulé transakcie z hľadiska súladu s politikou a nemá prevádzkové ani bankové oprávnenia na to, aby skutočne napravil nefunkčné systémy. Spoločnosť CE Interim rieši základnú príčinu nasadením manažéra s jasne stanovenými rozhodovacími právomocami priamo na mieste, čím ide nad rámec čistej kontroly a aktívne obnovuje vašu každodennú disciplínu a štruktúry autority.

Aké právomoci potrebuje dočasný finančný riaditeľ priamo na mieste v Rumunsku?

Vyžadujú si oprávnenia na podpis bankových dokumentov a priame operatívne riadenie finančnej funkcie, čo sa niekedy rozširuje až na formálne vymenovanie za registrovaného správcu podľa rumunského zákona č. 31/1990. Spoločnosť CE Interim koordinuje tento kľúčový prevod právomocí v spolupráci s vaším právnym poradcom a zabezpečuje, aby výkonný manažér disponoval presne takým zákonným postavením, aké je potrebné na prevzatie kontroly.

Koľko času trvá obnovenie finančnej transparentnosti?

Kontrola hotovosti a oddelenie platobných tokov prebiehajú v priebehu desiatich dní, po čom nasleduje dôkladná revízia súvahy trvajúca tri až štyri týždne. Spoločnosť CE Interim riadi tento urýchlený 90-dňový harmonogram ozdravenia a v plnej miere zavádza robustné finančné systémy ešte pred tým, ako dôjde k bezpečnému odovzdaniu funkcie stálemu miestnemu finančnému riaditeľovi.

Čo by mala rada ponechať a čo by sa malo presunúť do Rumunska?

Predstavenstvo si zachováva kontrolu nad dôležitými investičnými rozhodnutiami, otázkami platobnej neschopnosti a trvalými menovaniami, zatiaľ čo rozhodnutia týkajúce sa každodenného prevádzkového chodu a obstarávania musia prebiehať na miestnej úrovni. Dočasný generálny riaditeľ presadzuje túto jasnú štruktúru právomocí a zabezpečuje, aby schvaľovacie cykly vzdialeného ústredia nikdy nespomalili naliehavé sanačné opatrenia potrebné priamo na mieste.

Znamená táto situácia, že miestne vedenie konalo v zlej viere?

Zvyčajne nie. Miestne tímy, ktoré sú zahltené povinnosťami vyplývajúcimi zo zákonov, často vytvárajú neformálne riešenia jednoducho preto, že neexistuje žiadna formálna štruktúra. Spoločnosť CE Interim vytvára jednotnú, overenú faktickú základňu a jasné rámce právomocí, pričom uprednostňuje úplnú prevádzkovú transparentnosť a nápravu pred hľadaním vinníkov za minulosť.

Obnovenie finančného dohľadu: Súvisiace zdroje a ďalšie kroky pre švajčiarske predstavenstvá

Finančná prehľadnosť je základom vlastníctva. Ak sa predstavenstvo už nemôže spoliehať na údaje pochádzajúce zo zahraničnej dcérskej spoločnosti, nejde len o prevádzkové riziko. Ide o riziko v oblasti správy a riadenia a potenciálne aj o právne riziko.

Ďalšie články na túto tému:

• Kríza a reštrukturalizácia
• Prevádzkový turnaround
• Integrácia po zlúčení

Ak vaše predstavenstvo alebo skupina akcionárov potrebuje obnoviť finančnú kontrolu nad rumunskou alebo akoukoľvek medzinárodnou výrobnou dcérskou spoločnosťou, a Dočasný partner spoločnosti CE môže pomôcť vymedziť výkonné právomoci, ktoré si súčasná situácia vyžaduje.