Na kratko

Obravnava lokalnih zahtev v okviru globalne predloge ERP se začne z razvrstitvijo. Vsaka zahteva je zakonska obveznost, pogodba s stranko, fizična omejitev delovanja ali želja. Prve tri upravičujejo izjemo le na podlagi dveh dokazov: imenovani preveritelj potrdi potrebo, preizkušena standardna zasnova pa te potrebe ne izpolnjuje. Za željo se zagotovi usposabljanje in podpora pri spremembah. Sledi določitev, kdo nosi posledice: projektant za splošni model, vodja obrata za konfiguracijo na ravni obrata ter sponzor za zastarele primere in nerešena nesoglasja.

Prilagajanje globalne predloge ERP lokalnim zahtevam češkega obrata

Upravni odbor je odobril globalno predlogo, skupni postopek in zasnovo sistema, ki jih bo uporabljalo več družb v skupini. Ta določa skupni podatkovni model, kontni načrt in standardne poteke postopkov.

Nato prvi češki obrat skupine s sedežem v Nemčiji predloži dolg seznam zahtevanih sprememb. Odgovornost za načrtovanje je v rokah sedeža skupine, obrat pa je samostojna pravna oseba z lastnimi pogodbami s strankami.

Sponzor ima dva utemeljena pomisleka. Če se zavrne vsaka zahteva, lahko to povzroči, da obrat ne bo mogel odpremiti naročila ali predložiti zakonsko predpisanega poročila. Če se sprejme vsaka zahteva, se vsaka sprememba spremeni v stalni strošek na področju podatkov, podpore in nadgradenj. Pri uvedbi ERP-sistema v večnacionalnem okolju prvi obrat določi vzorec za vse poznejše lokacije, zakonski roki in roki strank pa se ne spreminjajo. Nepotrjene zahteve med testiranjem sprejemljivosti pomenijo zamudo pri zagonu sistema ali nedokumentirano uvedbo. Konsolidirana glavna knjiga nato ne prikazuje več, kako obrat deluje.

Usklajevanje standardizacije skupine in operativnih potreb obrata

Sedež je oblikoval predlogo za konsolidirano poročanje in enoten pregled nad denarnimi sredstvi, zato je skupina upravičeno skrbna pri njenem varovanju. Obrat deluje na podlagi razpoložljivosti proizvodnih linij. Potrditveni korak, ki vsakemu strojnemu ciklu doda 20 sekund, zmanjšuje proizvodnjo, za kar je odgovoren direktor obrata.

Težave se začnejo, ko vsaka stran razume zaskrbljenost druge strani kot odpor in nihče ne prevzame odgovornosti za usklajevanje. To je vrzel v upravljanju lokalizacije ERP, ne pa kulturni konflikt.

Ključni kazalniki slabšanja upravljanja predlog ERP-sistemov

Usmerjevalni odbor lahko iz lastnih evidenc programa prebere štiri kazalnike:

• Nerazvrščene zahteve. Zakonske obveznosti in prednostne izbire so navedene na enem seznamu.
• Dvostranska srečanja. Mnenja postanejo avtoriteta skupine v nasprotju z lokalnimi razmerami.
• Zaobiti težave s sencami. Ključni uporabniki vodijo preglednice v načinu brez povezave, da se izognejo standardnim knjiženjem.
• Preskočena pregled zasnove. Lokalne ekipe naročajo spremembe brez pregleda arhitekture.

Katera koli od teh možnosti kaže, da skupina nima zanesljivih podatkov o tej rastlini.

Razvrstitev lokalnih zahtev globalne predloge ERP v štiri skupine

Vsako zahtevo razvrstite v eno od štirih skupin, preden se o njej sploh začne razprava. Prva razvrstitev je začasna, dokazi preveritelja pa jo potrdijo ali spremenijo.

• Zakonita obveznost. Pravna obveznost, na primer davčno poročanje. To preverijo lokalni strokovnjaki s področja prava, davkov ali plačil.
• Pogodbena obveznost ali obveznost do stranke. Oblika sporočila, etiketa ali pravilo o pakiranju. To potrjuje pogodba ali priročnik za stranke.
• Fizična meja delovanja. Omejitev, ki izhaja iz zgradbe, opreme ali časa cikla. Inženirji v obratu to preverijo s podatki s proizvodne linije.
• Prednost. Seznanjenost z dosedanjim zaslonom ali navado. Rešitev za to ponujata usposabljanje ključnih uporabnikov in podpora pri uvajanju sprememb.

Zakonita obveznost velja za obrat, ne pa nujno za celotno skupino, da se prilagodi. To obveznost je mogoče izpolniti s standardno lokalizacijo ali s poročevalsko plastjo.

Pomembne informacije v zvezi z zahtevki za izjeme pri globalnih predlogah ERP

Zahteva postane preverljiva, ko navaja pet dejstev:

• Zadevna transakcija ali postopek, na primer prejem blaga.
• Dokaz o potrebi in ime lastnika, ki ga ima v lasti.
• Standardna možnost, ki jo je preizkusila projektna skupina, in rezultat.
• Posledice za obrat, če se ohrani standardna zasnova.
• Predvideni vpliv na podatke, vmesnike, podporo in prihodnje spletne strani.

Zahtevek, v katerem ni navedeno tretje dejstvo, nima podlage v rezultatih preskusa, ne glede na svojo kategorijo.

Razvrščanje zahtevkov za izjeme v sistemu ERP po časovnem razporedu in vplivu

Izkušen sponzor pregleda seznam zahtev in ugotovi, kaj manjka. Tri pomanjkljivosti zahtevajo previdnost: zakonsko predpisana oznaka brez imenovanega strokovnjaka, zahteva stranke, navedena iz spomina, in fizična omejitev brez podatkov o merilih. Vsaka od njih je nedokazana, ni pa napačna, zato zahteva ostane odprta.

Zaporedje sledi datumom. Rok za klasifikacijo določite nazaj od datuma sprejemnega testiranja, pri čemer upoštevajte en celoten cikel ponovnega testiranja in čas, ki ga strokovnjaki potrebujejo za obdelavo. Datirana zahteva, ki še ni potrjena, se nato posreduje sponzorju. Nedatirana zahteva, v kateri manjka pet podatkov, se vrne vlagatelju. Nastavitve se aktivirajo v standardnem načrtu z zabeleženim datumom pregleda.

Vloge in odgovornosti pri potrjevanju zahtevkov lokalnih obratov

Lokalni strokovnjaki v obratu hranijo dokazno gradivo, pogosto v češčini: davčno mnenje, klavzulo o stranki. Arhitekti skupine skrbijo za konsolidacijo, osnovne podatke in pot nadgradnje, vendar ne morejo preizkušati tistega, česar ne razumejo. Imenovani validator, ki deluje na lokaciji, kjer se nahaja dokazno gradivo, najprej potrdi vsak posamezen del.

Vodja programa usklajuje pregled in zabeleži vsako mnenje, ne da bi katero koli potrdil. Microsoftova navodila za izvedbo ugotavlja, da lahko stranka in njen partner za izvedbo vsak domnevata, da je za določeno dejavnost odgovoren drugi. Pred začetkom pregleda je treba pisno imenovati enega validatorja za vsako zahtevo.

Okvir za odločanje v upravljanju večnacionalnih sistemov ERP

Organ za načrtovanje upravlja štiri zaščitene elemente: konsolidacijo in kontni načrt, standarde za osnovne podatke, potek nadgradnje ter obseg podpore. Standardi za osnovne podatke in potek nadgradnje se lahko za omejeno obdobje prilagodijo, če je izjema osamljen primer in je določen datum ponovnega pregleda. Pri kontnem načrtu in pravilih konsolidacije je to redko mogoče.

Vodja obrata nosi lokalno odgovornost za proizvodnjo in skladnost. V okviru omejitev, določenih v statutu, vodja obrata odloča o vsem, kar ne vpliva na druge zaščitene elemente, na primer o postavitvi etikete. Statut programa določa štiri nastavitve sponzorja:

• Omejitev za konfiguracijo na ravni objekta, ki jo lahko arhitekti preverijo, na primer nosilnost.
• Omejitev za evidentirane začasne rešitve, kot so na primer prizadevanja za spremembo in ponovno testiranje.
• Eno okno za oddajo odgovorov na natečaje in priporočila.
• Delež spornih vrst prednostnih razvrstitev ali potrjenih zakonskih izjem, ki sproži pregled predloge pred naslednjo lokacijo.

Vodja obrata sopodpiše vsako zavrnjeno zahtevo iz prvih treh skupin in lahko pred iztekom roka za razvrstitev izpodbija razvrstitev po prednostnih merilih. Sponzor odloča v okviru roka za odgovor ter sprejme tudi datirano zahtevo, ki je pregled ne more pravočasno izpolniti, in nesoglasje, ki ostane tudi po pregledu vseh dokazov. V takem primeru je običajno boljša tista možnost, ki jo je najlažje preklicati.

Kdaj najeti začasnega direktorja programa ERP

Če imajo vodja programa, lastnik procesa in pristojni za načrtovanje na voljo čas ter postopek za eskalacijo, lahko težavo rešijo sami, pri čemer lokalno nesoglasje samo po sebi ne zahteva imenovanja začasnega izvršnega vodje. Odločitev, za katero nihče ni odgovoren, pa ne more čakati na drugi usmerjevalni cikel. Nihče ni odgovoren zanjo, če velja katerakoli od naslednjih treh okoliščin:

• Zgoraj navedeni znaki ostajajo tudi po naslednjem sestanku vodstva.
• Pravni datum ali datum stranke nima imenovanega preveritelja.
• Ko je dokazovanje zaključeno, se isti spor vrne k sponzorju.

V tem primeru je Začasni direktor programa ERP prevzame vlogo vodje programa. CE Interim opredeli mandat, preden predlaga kandidate: pooblastila za odločanje, hierarhično poročanje in pot za eskalacijo. Izvršni direktor poroča sponzorju, direktor obrata in projektni vodja pa ohranjata svojo odgovornost. CE Interim nato oceni vsakega izvršnega direktorja glede na konkretno situacijo, na primer pri prvem zagonu obrata v dveh državah.

Obseg pooblastila za sprejemanje odločitev v zvezi z začasnim upravljanjem ERP-sistema

Sponzor prenese pravice, ki jih mesto vodje programa nima. Izvršni direktor odloča samostojno:

• Rok za razvrstitev, začasno razvrščanje in en imenovani preveritelj na zahtevek.
• Potrjena skupina za vsako zahtevo, ko je validator predložil dokazila.
• Kateri zahtevki brez datuma ne vsebujejo vseh petih podatkov in se vrnejo vlagatelju.
• Evidentirane začasne rešitve za zapadle obveznosti, do višine omejitve, določene v listini.

Glede zaščitenih elementov in primerov sponzorjev izvršni organ v predpisanem roku poda priporočilo, vendar ne sprejme odločitve. Izvršni organ ne odstopa od meril sprejemljivosti, ne potrjuje zakonskih zahtev in ne odobri uvedbe na trg.

Izvršni direktor je odgovoren za potek postopka, ne pa za končno odločitev: vsaka zahteva je obravnavana pred določenim rokom. Začasni partner CE skupaj s sponzorjem pregleda dnevnik odločitev in išče prezrta priporočila, zamujene odgovore sponzorja ter začasne rešitve, katerih rok za pregled je že potekel. Ob predaji se register izjem in postopek pregleda preneseta na stalnega odgovornega za načrtovanje.

Primer zapisa izjeme v sistemu Plant ERP in študija primera

Primer iz prakse: Obvladovanje neskladij v sistemu ERP na ravni obrata

Spodnji scenarij je hipotetičen. Ne temelji na nobenem sodelovanju s stranko.

Stranka potrebuje lastno obliko etikete do določenega datuma znotraj testnega obdobja. Globalni lastnik procesa želi standardno etiketo, da bi ohranil enotno obliko na vseh lokacijah. Strankin priročnik, katerega veljavnost je potrdila njena kontaktna oseba, in zavrnitev s strani skenerja predstavljata dokazno gradivo. Obseg podpore ostaja omejen na eno konfiguracijo tiskanja, zato je vodja obrata sprejel odločitev v okviru pooblastil. Če bi postavitev vplivala na glavne podatke, bi o tem odločal pristojni za oblikovanje.

Primer revidljivega registra izjem v sistemu ERP

Izjeme v globalnih predlogah je najbolje obravnavati kot odločitve, ki jih je mogoče preveriti. Sledijo štirje primeri.

Ta spor glede zakonskih določb ponazarja pot do potrditve. Vsaka dejanska češka zahteva potrebuje svoj aktualen vir in strokovno lokalno mnenje.

Vključevanje odobrenih izjem v sistemu ERP v nadzor sprememb

Sprejeta izjema ne spremeni predloge. Vstopi v postopek nadzora sprememb, v okviru katerega se odloči, ali se odobrena izhodiščna različica spremeni ter kdo nosi odgovornost za posledice na stroške in časovni načrt. Zavrnjene zahteve ostanejo v evidenci skupaj z utemeljitvami, tako da se na naslednji lokaciji razprava ne ponovi.

Pogosta vprašanja: globalna uvedba sistemov ERP in lokalne zahteve

Ali morajo vsa proizvodna območja uporabljati enake ERP-procese?

Ne. Podatkovni model, kontni načrt in pravila konsolidacije ostajajo enotni. Operativni tokovi se lahko razlikujejo, kadar dokazi kažejo na zakonsko, pogodbeno ali fizično potrebo, ki je standardni postopek ne more izpolniti. Za vsako razliko je določen odgovorni, v primeru odstopanja od standardov za osnovne podatke ali poteka nadgradnje pa je določen tudi datum pregleda. Enak potek lahko ustvari drugačen lokalni izhod, na primer etiketo, medtem ko podatki ostanejo enaki.

Kateri dokazi potrjujejo verodostojno lokalno izjemo v sistemu ERP?

Dokaz, ki ga lahko preveri neznanec in ga hrani imenovani lastnik. To pomeni zakonsko določen vir, ki ga potrdi usposobljen strokovnjak, pogodbena klavzula ali, v primeru fizične omejitve, podatki o izmerjeni liniji in praktična predstavitev. Izjava na podlagi izkušenj je uvod v pregled, vendar ga ne more zaključiti. Projektna skupina mora prav tako preizkusiti standardno možnost in zabeležiti rezultat.

Kdo je odgovoren za preverjanje skladnosti z zakonskimi zahtevami glede ERP-sistemov?

Usposobljen lokalni strokovnjak za zadevno področje: davčni svetovalec za davčno poročanje, strokovnjak za obračun plač za obračun plač. Nekatere naloge se spreminjajo v skladu z zakonodajo, zato je mnenje opremljeno z datumom. Isti strokovnjak ga ponovno potrdi pred končnim ponovnim preverjanjem. Če mnenje prispe po roku za razvrstitev, zahtevek prevzame sponzor. Naloga z določenim rokom se lahko izvaja na podlagi zabeležene začasne rešitve, dokler ne prispe zamujeno mnenje.

Kako se v okviru nadzora sprememb obravnavajo odobrene izjeme v sistemu ERP?

Organ za načrtovanje to zabeleži in predloži zahtevek za spremembo, ki zajema načrtovanje, konfiguracijo, stroške, testiranje in podporo. Vsak učinek ima imenovanega lastnika. Odbor za nadzor sprememb pregleda celotne stroške, preden se odloči, ali se bo osnovna različica spremenila. Do takrat se predloga in njena koda lokalno ne spremenita. Edina izjema je začasna rešitev z določenim rokom veljavnosti, ki se evidentira v povezavi z datirano obveznostjo.

Povezano znanje in naslednji korak

Nerešene lokalne zahteve v zvezi z globalno predlogo ERP se spremenijo v lokalne zaobitne rešitve, zaradi česar skupina izgubi zanesljive podatke o obratih. Vzpostavitev strukturiranega postopka ocenjevanja zagotavlja, da se izpolnijo upravičene lokalne potrebe, hkrati pa se ohrani celovitost in doslednost osnovne globalne predloge.

Priporočena literatura:

• Nemški sedež je odobril prestrukturiranje češkega obrata. Koliko bo stala ta prihranek?
• Kdaj se več obratov v srednji in vzhodni Evropi hkrati prilagaja velikosti, kdo določa vrstni red sprememb?
• Nemški sedež ocenjuje, da češka tovarna izpolnjuje načrt. Število ur popravljalnih del kaže, da je zmogljivost že izčrpana.

CE Interim zagotovi že preverjenega vodstvenega kadra, ki ustreza zahtevam naročila in je zavezan k spoštovanju pogodbe o zaupnosti ter je pripravljen začeti delo takoj po zaključku predstavitve naročila. Če nihče v skupini ali tovarni ne prevzame odgovornosti za odločitev, se posvetujte z Začasni partner CE.