Stručně řečeno

Zajištění dočasného vedoucího pracovníka v zahraničí do 72 hodin není náborový sprint. Jedná se o disciplinovaný institucionální postup, který začíná teprve po dokončení zadání: definování problému transformace, jeho porovnání s předem prověřenou sítí osvědčených lídrů a potvrzení rozhodovacích pravomocí ještě před odjezdem.

Prověřený manažer, jehož profil odpovídá zadání a který je připraven nastoupit do 72 hodin po dokončení zadávací dokumentace, obnoví provozní kontrolu dříve, než dojde k dalšímu poklesu hodnoty podniku. Rychlost je výsledkem tohoto procesu, nikoli zkratkou, jak jej obejít.

Finanční a provozní náklady spojené s odkládáním rozhodnutí představenstva v období změn ve vedení společnosti

Žádné představenstvo se jednoho rána neprobudí a nerozhodne se, že se zbaví závodu. Skutečnost je mnohem skromnější a lidštější. Ředitel závodu podá výpověď. Provozní ředitel ujistí představenstvo, že je vše “pod kontrolou”. Všichni se shodnou, že si nejprve počkají na další výsledky, než podniknou nějaké drastické kroky.

Výměna vedoucího pracovníka uprostřed krize působí jako přiznání, že situace je horší, než se uvádí. Přiznat to před akcionáři, věřiteli nebo mateřskou společností se v daném okamžiku jeví jako riskantnější než počkat ještě jeden vykazovací cyklus a sledovat, zda se místní vedení samo napraví. Takový úsudek není hloupost. Je to averze ke ztrátě a každé představenstvo se jí dopouští.

Problém spočívá v tom, že tento proces nepočká, až bude představenstvo připraveno. Tradiční výběr vedoucích pracovníků trvá tři až šest měsíců od zadání zadání až po datum nástupu, a každý týden v tomto období funguje podnik sám o sobě, bez dohledu, směrem, kterým se již ubíral.

Dodavatel nenápadně přejde z 60denní splatnosti na platbu při dodání. Nákupní tým zákazníka zahájí paralelní kvalifikační řízení s konkurentem, a to nikoli proto, že by chtěl změnit dodavatele, ale protože jeho vlastní řídící zásady vyžadují, aby byl v okamžiku, kdy se klíčový dodavatel jeví jako nestabilní, k dispozici pohotovostní plán. Ani jedno z těchto rozhodnutí není po třech měsících, kdy se vykáže dobrý čtvrtletní výsledek, zvráceno. Dodavatelé i zákazníci vyhodnocují chování, nikoli záměry, a než si toho představenstvo všimne, chování se již změnilo.

Náklady spojené s touto mezerou nejsou abstraktní. Ukázalo se, že neúspěšné změny ve vedení stojí společnost více než dvojnásobek roční odměny odcházejícího manažera, pokud se započítá ztráta produktivity, fluktuace zaměstnanců a promarněné obchodní příležitosti. V době, kdy představenstvo formálně schválí počet zaměstnanců pro trvalé obsazení pozice, již obvykle došlo ke škodám, kterým by rychlé dočasné řešení zabránilo. Jen se to ještě neprojevilo v účetnictví vedení.

Jak se vypořádat s přeshraničními právními a provozními složitostmi v rámci dočasného vedení

Vyslání výkonné moci do jiné země je něco jiného než výměna manažera v tuzemsku, a pokud se k tomu přistupuje stejně, mandáty selhávají ještě předtím, než výkonná moc dorazí na místo.

Zaslání životopisu neznamená, že se jedná o povinné porovnání. Personální agentura, která zasílá personálnímu oddělení celé skupiny hromadu životopisů, tím zabírá celé dny, aniž by odpověděla na jedinou otázku, na které záleží: má některý z těchto lidí dostatečnou znalost odvětví, chuť pracovat v prostředí pod tlakem a mezinárodní důvěryhodnost, které tento úkol vyžaduje – právě teď, v tomto závodě, pod dohledem těchto zákazníků?.

Právní mobilita je nezbytnou podmínkou, nikoli pouhou formalitou. V Německu musí jednatel řídit záležitosti společnosti s náležitou péčí, jakou by vynaložil obezřetný podnikatel, a podle § 43 zákona o společnostech s ručením omezeným (Hamburská obchodní komora). Odpovídající norma pro akciové společnosti je obsažena v § 93 zákona o akciových společnostech, který vyžaduje náležitou péči obezřetného manažera a stanoví, že členové představenstva nesou za porušení této povinnosti společnou a nerozdílnou odpovědnost (Spolkové ministerstvo spravedlnosti).

Tato povinnost vzniká okamžikem jmenování. Německá judikatura jde ještě dále a uznává takzvaného faktického jednatele: osoba, která v praxi vykonává funkci vedení, aniž by byla zapsána v obchodním rejstříku, může být stejným způsobem odpovědná podle § 43 (Kunz Advokátní kancelář). Právě proto nemůže vedoucí pracovník neformálně vypomáhat přímo na místě, zatímco se za jeho zády ještě vyřizují smlouvy a registrace. Jednání bez jmenování riziko neodstraňuje. Vytváří riziko, aniž by k tomu měl oprávnění vyplývající z jeho funkce. Mobilizace potvrzuje právní připravenost před cestou, nikdy až po ní.

Důvěrnost rozhoduje o tom, zda rostlina přežije tuto změnu bez úhony. Přemýšlejte o tom tak, jak rodina vnímá závažnou diagnózu: lidé, kteří jsou situaci nejblíže, to musí slyšet přímo, klidně a v logickém pořadí, jinak si ticho vyplní svými nejhoršími domněnkami. Zahraniční dceřiná společnost pod tlakem, z níž uniknou informace o příchodu prozatímního vedoucího ještě před potvrzením jeho jmenování, riskuje, že ztratí právě ty lidi, které nový vedoucí bude potřebovat hned od prvního dne. Místní finanční a provozní zaměstnanci, kteří vycítí nestabilitu, aktualizují své životopisy ještě dříve, než představenstvo aktualizuje zápis ze zasedání.

Pravomoci v oblasti rozhodování musí být vymezeny ještě před nástupem výkonného ředitele, a nejde přitom o pouhou procedurální formalitu. V rámci průzkumu byli osloveni vedoucí pracovníci z 350 globálních společností a zjistilo se, že pouze 15% věřil se Jejich organizace přijímala rozhodnutí natolik dobře, že dokázala překonat konkurenty. Od ostatních se odlišovala kvalitou, rychlostí a provedením rozhodování, přičemž čtyři oblasti, v nichž docházelo k zablokování rozhodování, přímo odpovídají přeshraničním kompetencím: globální versus lokální, centrála versus obchodní jednotka, funkce versus funkce a interní versus externí partneři.

Druhým z nich je případ, který se týká skupiny a její zahraniční pobočky. Studie poukázala na to, že tento problém postihuje zejména mateřské společnosti a jejich dceřiné společnosti, protože obchodní jednotka je blízko zákazníkovi, zatímco centrála stanovuje cíle, a ani jedna z těchto stran neurčuje, kdo má rozhodovací pravomoc. Jejich závěr je jednoznačný: nejednoznačnost je nepřítelem a tam, kde není jasně stanovena odpovědnost, jsou pravděpodobnými důsledky patová situace a zpoždění.

Řešením je písemné rozdělení rolí, které se provede ještě před přijetím rozhodnutí, nikoli až v jeho průběhu. Rozhodnutí má na starosti jedna osoba. Právo veta má pouze malý počet osob. Všichni ostatní poskytují podněty nebo provádějí rozhodnutí. V případě přeshraničního mandátu se na tomto rozdělení rolí skupina a nastupující výkonný ředitel dohodnou během prvního týdne, písemně jej zaznamenají a předají oběma stranám.

Vedoucí pracovník, který nastoupí do funkce bez písemně stanovených hranic své jednostranné pravomoci, neztrácí důvěryhodnost postupně. První týden ztratí vnitřními vyjednáváními, a to je obvykle právě ten týden, který si firma může nejméně dovolit ztratit.

Klíčové ukazatele, které naznačují, že vaše představenstvo potřebuje rychle zajistit dočasné vedení

Většina představenstev si uvědomí nutnost rychlé reakce později, než by měla, protože každý signál sám o sobě vypadá jako zvládnutelný. Tři signály dohromady už však zvládnutelné nejsou.

• Zákazník kategorie 1 podá formální stížnost. Významný zákazník nebo výrobce originálního vybavení (OEM) pohrozí ukončením smlouvy nebo začne uplatňovat sankční ustanovení za nesplnění dodávek. Nejedná se o varovný signál. Jde o spuštění vlastního řídicího procesu zákazníka, a to podle časového harmonogramu, který určuje zákazník, nikoli představenstvo.
• Místní generální ředitel odejde nebo je odvolán. Ať už jde o rezignaci či propuštění, vakuum ve vedení se začíná prohlubovat již od prvního nevyřízeného rozhodnutí a každý den, kdy na místě chybí osoba s rozhodovací pravomocí, ho ještě více zvětšuje.
• Porušení smluvních podmínek se projeví v číslech. Jakmile prognózy pro aktuální čtvrtletí naznačují, že dojde k porušení bankovní smluvní podmínky, začne běžet lhůta pro eskalaci stanovená věřitelem souběžně s lhůtou stanovenou představenstvem, a tato lhůta se nezastaví ani kvůli interním jednáním.

Už kterýkoli z těchto důvodů sám o sobě ospravedlňuje tuto diskusi. Všechny tři dohromady znamenají, že diskuse by už měla být u konce, a jedinou otevřenou otázkou je, jak rychle se nyní může představenstvo pohnout.

Pětistupňový protokol rychlé reakce pro přeshraniční vysílání vedoucích pracovníků

Jakmile se představenstvo rozhodne pro rychlou mobilizaci, společnost CE Interim uplatňuje pevně stanovený pětistupňový postup.

• Stručné vyplnění pověření. Vedení skupiny a dočasný partner společnosti CE definují konkrétní obchodní problém, rozhodovací pravomoci, které dočasný výkonný ředitel bude platit, a cíle pro prvních 100 dnů. Právě tuto fázi většina představenstev podceňuje. Nejasný zadávací list vede k nejasnému mandátu a právě nejasný mandát je přesným vzorem selhání, který stojí za výše uvedenými zjištěními časopisu HBR.
• Přiřazování podle konkrétních úkolů. Zadání se porovnává s předem prověřenou sítí vedoucích pracovníků, kteří mají přímé zkušenosti s podobnými restrukturalizacemi v srovnatelných provozních podmínkách, nikoli s obecnou skupinou “dostupných manažerů”.”
• Rychlé posouzení a uzavření smlouvy o mlčenlivosti (NDA). Uchazeči, kteří postoupili do užšího výběru, absolvují pohovor v rámci dohody o mlčenlivosti, aby se ověřilo, zda chápou konkrétní situaci, s níž se setkávají, a ne pouze její obecnou verzi.
• Ověření mobility a dostupnosti. Fyzická dostupnost, smluvní nezávislost a připravenost k přeshraničním cestám jsou před naplánováním nasazení písemně potvrzeny, nikoli pouze předpokládány.
• Připravenost k nasazení. Prověřený manažer, který splňuje požadavky daného úkolu a je připraven nastoupit do 72 hodin po dokončení zadání úkolu.

Čas se počítá vždy až od první fáze. Společnosti, které počítají 72 hodin od prvního telefonátu, a nikoli od dokončení zadání, mají největší sklon mít pocit, že se proces zpozdil, i když ve skutečnosti nikdy nezačal v den, který považovaly za počátek.

Případová studie: Jak společnost CE Interim pomohla rychle obnovit provozní kontrolu ve středoevropském závodě

Středoevropský závod mezinárodního průmyslového výrobce přišel bez varování o svého ředitele závodu. Dodávky se během několika dní zastavily, objem nevyřízených objednávek prudce vzrostl a dva významní evropští zákazníci požadovali od vedení skupiny přímé ujištění, že výroba bude obnovena v stanoveném časovém horizontu.

Vedení skupiny pověřilo společnost CE Interim a během jediného dne vypracovalo zadání, v němž jako bezprostřední prioritu stanovilo stabilizaci výroby a posílení důvěry zákazníků, přičemž dočasnému vedoucímu byla od prvního dne svěřena plná pravomoc nad provozem závodu a jednáním s dodavateli.

Do 24 hodin od dokončení zadání byli vybráni dva předem prověření manažeři s přímými zkušenostmi s ozdravováním podniků v daném odvětví a regionu. Po pohovorech zaměřených na konkrétní výzvy, které proběhly v rámci dohody o mlčenlivosti, byl Prozatímní provozní ředitel byla vybrána a dostavila se na místo do 72 hodin od dokončení zadání.

Prvním krokem nového vedoucího nebyl strategický dokument. Jednalo se o desetidenní stabilizační plán, který byl během prvních 48 hodin přímo sdělen zaměstnancům závodu a dvěma nespokojeným zákazníkům přímo na místě, čímž se během tří týdnů podařilo obnovit funkční výrobní rytmus a stabilizovat vztahy s klíčovými zákazníky.

Často kladené otázky týkající se přeshraničního dočasného vysílání vedoucích pracovníků

Kdy vlastně začíná běžet 72hodinová lhůta pro mobilizaci?

Lhůta začíná běžet teprve tehdy, když je formální zadání plně schváleno a provozní problém je jasně definován. CE Interim počítá 72hodinovou lhůtu právě od tohoto konkrétního okamžiku, nikoli od počátečních předběžných jednání představenstva.

Jak se společnosti CE Interim daří v tomto časovém rámci zachovat kvalitu vedoucích pracovníků? 

Působíme výhradně v rámci předem prověřené sítě zkušených vedoucích pracovníků. Společnost CE Interim zaručuje tento vysoký standard tím, že důkladně posuzuje dosavadní výsledky a schopnosti působit v mezinárodním prostředí již dlouho předtím, než krize vůbec nastane.

Ohrožuje rychlá mobilizace přeshraniční důvěrnost? 

Společnost No. CE Interim chrání vaši organizaci tím, že od prvního dne provádí veškerá předběžná hodnocení, přezkoumání profilů a strategické diskuse v rámci přísných dohod o mlčenlivosti.

Jak rychle se může manažer, jehož profil odpovídá dané pozici, skutečně dostavit na místo? 

Společnost CE Interim nasazuje důkladně prověřeného manažera, který odpovídá požadavkům zakázky a je připraven převzít vedení na místě do 72 hodin od dokončení a schválení zadání zakázky.

Co se stane, pokud je samotný zadávací list nejasný nebo neúplný?

Nejasný zadávací dokument způsobuje zpoždění nasazení, protože 72hodinová lhůta nemůže začít běžet, dokud není zadávací dokument dokončen. CE Interim tomuto zpoždění předchází tím, že naši partneři s vámi aktivně vypracovávají zadávací dokument jako klíčovou první fázi spolupráce, nikoli jako pouhou administrativní záležitost.

Prohlédněte si další články o dočasném řízení

Pro správní rady, které se připravují na svůj první přeshraniční mandát, stojí za to si kromě tohoto článku přečíst také dva související články: 

• Jak by personální oddělení na úrovni koncernu mělo připravit dočasný projekt, který má reálnou šanci na úspěch
• Prvních 100 dní transformace výroby v Maďarsku

Promluvte si s partnerem

Pokud se vaše organizace potýká s přeshraniční situací, která již nemůže čekat na standardní lhůty pro vyhledávání, je na čase, abyste se obrátili na partnera společnosti CE Interim. Vyplňte náš Kontaktní formulář a naši odborníci se o to postarají.