1) Situácia klienta (anonymizovaná):

Rodinná európska skupina zaoberajúca sa výrobou automatizačných produktov prevádzkovala veľký výrobný závod v Rumunsku.

Závod bol súčasťou komplexnej medzinárodnej skupiny s desiatkami právnických osôb, viacerými ERP systémami a francúzskym ústredím.

Počas rozsiahlej transformácie finančného oddelenia, ktorá zahŕňala systém SAP S/4HANA, elektronickú fakturáciu a nové centrum zdieľaných služieb v Poľsku, podalo výpoveď niekoľko členov účtovného tímu.

Najdôležitejšou prioritou bola zabezpečenie plynulosti pri zmene vo vedení pred uzávierkou na konci roka, pred uplynutím zákonných lehôt a pred prechodom na nový systém.

2) Výzva:

• Vedúci účtovníctva a niekoľko účtovníkov sa chystali odísť / už odišli.
• Počet členov tímu zodpovedného za financovanie závodu sa znížil na tri alebo štyri osoby.
• Závierka roka, podpora pri audite, podávanie daňových priznaní a povinné výkazníctvo museli prebiehať bez prerušenia.
• SAP S/4HANA a elektronická fakturácia sa blížili ku kľúčovým fázam implementácie.
• Účtovníctvo a oddelenie finančného plánovania a analýzy (FP&A) boli nedávno oddelené, čím vznikli nové zodpovednosti a podriadenostné vzťahy.
• Miestne finančné tímy sa prispôsobovali centralizovanému riadeniu zo strany finančného oddelenia skupiny.
• Odpor voči modelu zdieľaných služieb negatívne vplýval na morálku a zvyšoval riziko fluktuácie zamestnancov.
• Centrála, vedenie závodu, externí poradcovia a realizačné tímy museli prijímať koordinované rozhodnutia.

3) Dočasná úloha (rýchlosť a vhodnosť):

Spoločnosť CE Interim podporila rýchle nasadenie dočasného manažéra pre transformáciu v oblasti financií závodu, ktorý pôsobil ako dočasný finančný riaditeľ.

Táto zdokumentovaná úloha bola koncipovaná ako prechodný mandát v trvaní štyroch až šiestich mesiacov, čo odráža výslovnú požiadavku na preklenutie medzery vo vedení.

Vybraný kandidát spájal znalosti miestnych zákonných účtovných predpisov, skúsenosti s vykazovaním podľa IFRS, odbornú dôveryhodnosť v oblasti financií vo výrobnom sektore a praktické skúsenosti s vedením tímu.

Medzi predchádzajúce skúsenosti patrili práce v prostredí SAP, vypracovávanie správ v systéme Hyperion, príprava na audity, reorganizácia tímu a koordinácia medzi ústredím a miestnymi prevádzkami.

Miestne pôsobenie a znalosť rumunského podnikateľského prostredia prispeli k zníženiu rizík súvisiacich s dodržiavaním predpisov a kultúrnych odlišností.

Hybridný model zahŕňal aspoň tri dni týždenne strávené v závode, pričom počas období uzatvorenia a prechodných činností bola prítomnosť na mieste zvýšená.

4) Čo sa stalo počas mandátu:

Prvých 30 dní

Pôvodný prepis sa týka skôr výberu a mobilizácie než samotného uskutočnenia dodávky. Prvých 30 dní bolo rozdelených tak, aby zahŕňali:

• Zabezpečte riadne odovzdanie povinností s odchádzajúcim vedúcim účtovníctva.
• Potvrďte zodpovednosť za mesačné uzávierky, vykazovanie štvrťročných súvah, podávanie daňových priznaní a zákonné hlásenia.
• Posúďte kapacity, zodpovednosti a riziko odchodu zostávajúcich členov účtovného tímu.
• Nadviazať priamu spoluprácu s riaditeľom závodu, vedúcim oddelenia FP&A, regionálnym finančným oddelením a globálnym účtovníctvom.
• Preskúmajte otvorené otázky týkajúce sa systému SAP S/4HANA a elektronickej fakturácie, ktoré majú vplyv na účtovníctvo a dodržiavanie miestnych predpisov.
• Stanovte si denný pracovný rytmus pre prípravu na koniec roka, zosúlaďovanie účtovných záznamov a požiadavky audítorov.

Prvých 6 mesiacov

Počas plánovaného prechodného obdobia trvajúceho štyri až šesť mesiacov mal mandát nasledujúce ciele:

• Zachovať rýchlejšie tempo mesačných a štvrťročných uzávierok, ktoré už skupina zaviedla.
• Riadiť miestnu účtovnú činnosť v rámci systému SAP S/4HANA a prípravu elektronickej fakturácie.
• Koordinovať externých poradcov, centrálne IT oddelenie, konzultantov SAP a miestnych špecialistov na dodržiavanie predpisov.
• Prebudovať účtovnícky tím, pričom sa súbežne pokračovalo v nábore zamestnancov na trvalý pracovný pomer.
• Zabezpečovať vykazovanie konsolidovaných účtovných výkazov podľa IFRS a plniť miestne zákonné povinnosti.
• Zabezpečte jasné rozdelenie zodpovednosti za procesy medzi závodom, finančným oddelením skupiny a novým centrom zdieľaných služieb.

6 a viac mesiacov

• Dodávka po uplynutí šiestich mesiacov nebola súčasťou zdokumentovaného poverenia.
• Akékoľvek predĺženie by záviselo od načasovania trvalého náboru a stabilizácie systému.
• Cieľom bolo vytvorenie stáleho miestneho účtovného tímu, ktorý by efektívne spolupracoval s regionálnym finančným oddelením a centrom zdieľaných služieb.

Odovzdanie a odchod

• Preneste kalendáre uzávierok, súbory na zosúlaďovanie, pokyny na vykazovanie a povinnosti v oblasti dodržiavania predpisov na stálych zamestnancov.
• Zaznamenajte zostávajúce úlohy v systéme SAP, v oblasti elektronickej fakturácie, auditu a zdieľaných služieb.
• Zabezpečte jasné rozdelenie zodpovednosti medzi miestne účtovníctvo, oddelenie finančného plánovania a analýzy (FP&A), regionálne finančné oddelenie a centrum zdieľaných služieb.
• Odstúpiť po tom, čo vedenie prevzalo riadenie a kľúčové úlohy mali spoľahlivého zodpovedného.

5) Prijaté opatrenia (zameranie na realizáciu):

• Pred odchodom doterajšieho vedúceho účtovníctva stanovil postup štruktúrovaného odovzdania funkcie.
• Bola spresnená zodpovednosť za mesačné uzávierky ziskov a strát a za štvrťročné vykazovanie súvah.
• Zaviedol dohľad nad miestnymi daňami, elektronickou fakturáciou a zákonnými povinnosťami v oblasti podávania hlásení.
• Prepojili sme miestne účtovníctvo s konsolidačným výkazníctvom podľa IFRS prostredníctvom systému skupinového výkazníctva.
• Uprednostňovanie zosúlaďovania vnútropodnikových transakcií a súvahy pred termínmi uzávierky a auditu.
• Nastavte pracovný rytmus vedenia na pracovisku pre obdobia uzávierok, koniec roka a prechody na nové systémy.
• Koordinácia medzi vedením závodu, oddelením FP&A, regionálnym finančným oddelením, ústredím a externými poradcami.
• Priamo reagoval na obavy tímu týkajúce sa centralizácie a prechodu na zdieľané služby.
• Podporili sme trvalé obsadzovanie pracovných miest bez toho, aby sme presadzovali unáhlené dlhodobé menovanie.
• Pripravili sme účtovné procesy a rozdelenie zodpovedností s ohľadom na prípadný prechod na model zdieľaných služieb.

6) Dosiahnuté výsledky (merateľný dôkaz):

Zápisnica dokumentuje fázu mobilizácie a výberu, nie overené výsledky po skončení mandátu. Potvrdené výsledky v tejto fáze boli:

• Kandidát na pozíciu dočasného vedúceho účtovníctva s príslušnými skúsenosťami v oblasti výroby a zákonnej povinnosti bol postúpený na záverečné miestne overenie.
• Dostupnosť kandidáta zodpovedala požadovanej lehote na odovzdanie funkcie pred odchodom doterajšieho zamestnanca.
• V navrhovanom dočasnom riešení bol prijatý požadovaný hybridný model práce kombinujúci prácu v kancelárii a prácu z domova.
• Klient si vyhradil čas na dôkladné a dôkladné hľadanie kandidáta namiesto toho, aby uskutočnil naliehavé dlhodobé prijatie do zamestnania.
• Zachovanie doterajšej výkonnosti bolo stanovené ako priorita v rámci mandátu.
• Skupina už skrátiť cykly mesačného a štvrťročného uzávierky približne o polovicu ešte predtým, ako sa objavila medzera vo vedení.
• Miera včasného podávania správ v rámci celej skupiny sa zvýšila z nízkej počiatočnej úrovne na viac ako štyri pätiny, čím sa vytvorila jasná referenčná úroveň výkonnosti, ktorú je potrebné udržať.
• Trvalý nábor a externé poradenské služby boli zosúladené ako paralelné pracovné toky.
• Pred nasadením boli jasne definované otázky týkajúce sa dodržiavania miestnych predpisov, pripravenosti na audit a rizík spojených s prechodom na systém SAP.

7) Prečo CE Interim:

Spoločnosť CE Interim rýchlo našla kandidáta s profilom na vyššiu pozíciu, ktorý spĺňal požiadavky v oblasti financovania závodu, implementácie systému SAP, prestavby tímu a prechodu na nový systém.

Pri výbere sa vychádzalo skôr z miestnych znalostí v oblasti dodržiavania predpisov, skúseností s výrobou, vykazovania podľa IFRS a riadenia vzťahov so zainteresovanými stranami v medzinárodnom meradle než len z funkčného označenia.

V rámci procesu zavádzania sa podarilo dosiahnuť rovnováhu medzi rýchlosťou a nevyhnutným overením zo strany vedenia závodu, oddelenia ľudských zdrojov a miestnych finančných zainteresovaných strán.

Tým sa veliteľstvu otvorila dôveryhodná cesta k obnoveniu kontroly bez toho, aby sa obišli osoby zodpovedné za vykonávanie operácií priamo v teréne.

8) Výzva na akciu:

Ak potrebujete dočasného finančného riaditeľa (CFO) alebo dočasného finančného manažéra, ktorý zabezpečí závierku, dodržiavanie predpisov a implementáciu systému SAP počas cezhraničného prechodu vo vedení finančného oddelenia, spoločnosť CE Interim vám rýchlo a bezpečne poskytne presne vybraného manažéra.

CE Interim poskytuje osvedčených dočasných vedúcich pracovníkov do 72 hodín v rôznych krajinách, kultúrach a odvetviach. Špecializujeme sa na dočasný manažment s vysokým dopadom pre súkromné kapitálové spoločnosti, rodinné kancelárie a globálne korporácie, ktoré čelia momentom transformácie: digitálna transformácia, vstup na trh, prevádzkový obrat, integrácia po fúzii alebo kríza.

To, čo nás odlišuje, nie je len rýchlosť alebo hĺbka našej siete, ale aj to, ako vedieme. Každú zákazku osobne vedie vedúci partner CE Interim: bývalí generálni riaditelia, finanční riaditelia alebo prevádzkoví riaditelia, ktorí stáli na vašej strane stola a riadili organizácie pri rozhodovaní o vysokých cieľoch.

Vďaka globálnemu zdroju talentov a operačnému dosahu v Európe, USA a na Blízkom východe neobsadzujeme pozície, ale budujeme dôveru, vedieme zmeny a dosahujeme výsledky.

Ako súčasť Valtus Alliance, najväčšej svetovej aliancie spoločností Executive Interim Management, zabezpečujeme bezproblémovú medzinárodnú realizáciu prostredníctvom viac ako 25 kancelárií a viac ako 80 seniorných partnerov vo viac ako 50 krajinách.

Výkonné vedenie prelomenie hraníc. Výsledky bez kompromisov.