V skratke

Nespoľahlivé manažérske výkazníctvo v poľskej výrobnej dcérskej spoločnosti je zriedka ojedinelou chybou. Ide o vzorec, ktorý sa nenápadne vyvíja štvrťrok za štvrťrokom. Nakoniec predstavenstvo už nemôže dôverovať číslam, ktoré závod vykazuje. Úlohou v tomto bode nie je prerokovať ciele ani požiadať o ďalšie zosúladenie. Je ňou vytvorenie jednej overenej faktickej základne. To znamená jednotný, zosúladený prehľad o hotovosti, zásobách a marži, ktorý ako fakt akceptuje aj centrála, aj miestny finančný tím. Dočasný finančný riaditeľ s oprávneniami v oblasti bankovníctva a ERP od prvého dňa dokáže rýchlo zabezpečiť hotovosť. Zvyčajne do dvoch týždňov tento finančný riaditeľ tiež zastaví neformálne prepojenia vo vykazovaní. Nasleduje zosúladenie medzi zákonnými a manažérskymi výkazmi, ešte predtým, ako predstavenstvo prijme akékoľvek štrukturálne rozhodnutie.

Keď problémy so spoľahlivosťou manažérskych správ v zahraničnej dcérskej spoločnosti odhalia nepresné manažérske údaje

Finančné tímy v rámci koncernu zriedka odhalia jediný, katastrofálny nesprávny údaj. Nespoľahlivé manažérske výkazníctvo sa zvyčajne zhoršuje postupne a každá zmena sa sama osebe zdá byť vysvetliteľná. Závierka na konci mesiaca mešká o pár dní. Miestne finančné oddelenie to pripisuje manuálnej úprave kurzov alebo náhlemu nárastu cien surovín. Hodnoty nedokončenej výroby sa menia. Marža klesá, potom klesá znova.

Centrála to zvyčajne toleruje počas dvoch alebo troch štvrťrokov. Takáto trpezlivosť je pochopiteľná a nejde o zlyhanie dohľadu. Priamo konfrontovať miestny finančný tím uprostred výrobného cyklu je rozumný inštinkt. Odchýlka môže mať stále nevinné vysvetlenie a narušenie prevádzky závodu, ktorý stále dodáva tovar zákazníkom, so sebou nesie vlastné riziko. Problémom je, že tá istá trpezlivosť dáva nevyriešenej odchýlke čas na to, aby sa zhoršila.

Pod neustálym tlakom na dosiahnutie rozpočtovanej marže môže miestny finančný tím začať vytvárať neformálne „mostíky“ na zosúladenie údajov. Tie sa nachádzajú mimo hlavnej účtovnej knihy: ide o tabuľky, ktoré odkladajú zaúčtovanie odpadu, zjemňujú zníženie hodnoty zásob alebo kapitalizujú odchýlky, ktoré mal tím zaúčtovať ako náklady. Nikto to nutne nerobí s úmyslom skresliť hospodárske výsledky. Tieto mostíky zvyčajne začínajú ako spôsob, ako vysvetliť rozdiel ústrediu, a neskôr sa stávajú mechanizmom, ktorý ho skrýva.

Spúšťačom zásahu je málokedy diskusia o účtovníctve. Je to moment, keď si finančný riaditeľ skupiny uvedomí, že konsolidovaná marža a skutočná tvorba hotovosti už nie sú v súlade. Táto medzera sa stáva príliš veľkou na to, aby bolo možné s istotou podporiť externé prognózy, rokovania o bankových podmienkach alebo rozhodnutia o alokácii kapitálu.

Prečo sa v poľskej výrobnej dcérskej spoločnosti udomácňuje nespoľahlivé manažérske výkazníctvo

Poľské zákonné výkazníctvo a výkazníctvo pre riadenie skupiny sú často dva oddelené systémy, medzi ktorými sa údaje prenášajú ručne. Nejde o jeden systém s dvoma názvami. Subjekt musí viesť oficiálne zákonníky (účtovné knihy) v porovnaní so štandardizovaným účtovným rozvrhom (plán kont). Článok 4 ods. 5 poľského zákona o účtovníctve Zákon pripisuje priamu právnu zodpovednosť za tieto knihy vedúcemu daného subjektu, vedúci útvaru. Táto zodpovednosť je osobná a jej delegovanie na hlavného účtovníka ju nezbavuje. To vedie k prirodzenému zameraniu na dodržiavanie predpisov poľských zákonných a daňových orgánov, a nie na šablónu konsolidácie skupiny.

V praxi vedú miestne finančné tímy zákonné účtovné knihy v miestnom softvéri, zvyčajne v systémoch Symfonia, Comarch Optima alebo v miestnej konfigurácii SAP. Ručná mapovacia vrstva potom prepojí tieto údaje s konsolidačnou platformou skupiny, či už ide o OneStream, Tagetik alebo Hyperion. Každé ručné prepojenie predstavuje miesto, kde sa môžu bez povšimnutia vkradnúť chyby, pretože nikto nezodpovedá za zosúladenie v celom procese od začiatku do konca.

Keď skreslenie vo výrobe vedie k nepresným správam vedenia

Vo výrobnom procese sa táto odchýlka sústreďuje na štyri oblasti. Jedným z nich sú rozpracované výrobky a zmetok. Pod tlakom na výnosnosť môže závod odložiť zaúčtovanie zmetku namiesto toho, aby ho zaúčtoval do nákladov na predané výrobky. Ďalším je štandardné kalkulovanie nákladov. Keď klesne efektívnosť výrobnej linky, finančné oddelenie môže záporné absorpčné odchýlky kapitalizovať do hotových výrobkov namiesto toho, aby ich zaúčtovalo do nákladov, čím nenápadne nafúkne účtovnú maržu. Tretím miestom je načasovanie uzávierky a časového rozlíšenia. Kontrolóri niekedy na konci mesiaca zadržia faktúry mimo systému, aby ochránili rozpočtovanú položku prevádzkových nákladov. Štvrtým miestom sú vnútropodnikové transferové ceny. Keď tímy nekonzistentne zaúčtovávajú prirážky medzi centrálou a poľskou pobočkou, nezrovnalosti pri zosúlaďovaní sa nikdy úplne nevyriešia.

Na to nie je potrebná zlá viera ani na jednej strane. Je na to potrebný systém, v ktorom existujú dve sústavy účtovných záznamov. Len jedna z nich podlieha povinnému auditu, pričom obe sú prepojené neviditeľným mostom.

Ako predstavenstvá odhaľujú protichodné správy vedenia a problémy s podávaním správ

Audítorský výrok s výhradou je oneskoreným ukazovateľom. V čase, keď sa objaví, predstavenstvo sa zvyčajne už niekoľko kvartálov nachádza v situácii, keď dochádza k zlyhaniam vo vykazovaní. Prvé náznaky sa objavujú v rámci bežných pracovných postupov na konci mesiaca a žiadny z nich sám osebe nevyzerá alarmujúco.

Najjasnejším signálom sú neustále ručné úpravy v konsolidačnom nástroji. To je dôležité najmä vtedy, keď sa nedajú vysledovať späť do hlavnej knihy ERP: finančné oddelenie si vytvára čísla tak, aby splnilo cieľ, namiesto toho, aby ich čerpalo zo systému, v ktorom sa vedú záznamy. Ďalším signálom je zväčšujúci sa rozdiel medzi vykazovanou EBITDA a skutočným stavom hotovosti. Hotovosť neklame tak, ako to môže robiť časové rozlíšenie. Starnutie zásob, ktoré predbieha objem výroby, často poukazuje na zastarané zásoby alebo nezaznamenaný šrot. Miestny kontrolór by mal do niekoľkých dní vypracovať zosúladený prechod medzi zákonným výkazom a správou skupiny. Ak tak neurobí, nikto v súčasnosti nemá k dispozícii oba obrazy naraz. Vysoká fluktuácia účtovníkov v závode je menej zreteľným, ale reálnym signálom, najmä v kombinácii s kontrolórom, ktorý neobvykle stráži prístup k transakciám. Zosúlaďovanie sa stalo súkromnou zodpovednosťou jednej osoby, nie spoločnou disciplínou organizácie.

Každý z týchto príznakov môže mať nevinné vysvetlenie. Ak sa však dva alebo tri z nich vyskytnú súčasne v priebehu po sebe idúcich štvrťrokov, znamená to, že predstavenstvo sa už nachádza uprostred problému, a nie že sa k nemu len blíži.

Ako dočasný finančný riaditeľ obnoví kontrolu nad výkazníctvom a vybuduje jednotnú overenú faktickú základňu

Externý audit málokedy vyrieši problém s nedôveryhodným manažérskym výkazníctvom. Audítori na konci roka na základe vzorky overujú súlad s predpismi. Neprebudujú však proces každodenného rozdeľovania nákladov. Obnovenie kontroly si vyžaduje prítomnosť vedúceho pracovníka priamo na mieste. Tento vedúci pracovník potrebuje právomoc zmeniť spôsob, akým závod vykazuje svoje výsledky, a nie len ich následne kontrolovať.

1.–2. týždeň: Dočasný finančný riaditeľ podáva správu o oživení, zabezpečuje hotovosť a zmrazuje preklenovacie úvery

Dočasný finančný riaditeľ preberá priamu kontrolu nad bankovými povereniami, schvaľovaním platieb s dvojitým podpisom a právami na účtovanie v systéme ERP. Finančný riaditeľ zmrazí – namiesto toho, aby vymazal – offline tabuľky, ktoré prepojením zákonných údajov do nástroja skupiny. Priebežná 13-týždňová prognóza hotovosti, zostavená výlučne na základe overených bankových transakcií, poskytuje predstavenstvu jedno nesporné číslo: hotovosť.

3.–4. týždeň: Zosúladenie údajov v súvahe s cieľom odstrániť skreslenia vo výkazoch

Fyzická inventúra a revízia ocenenia sa vzťahujú na suroviny, nedokončenú výrobu a hotové výrobky. Tím zníži hodnotu zastaraných zásob a nadhodnotených položiek nedokončenej výroby na základe fyzických dôkazov, nie na základe cieľových hodnôt. Následne zosúladí zákonnú účtovnú knihu s účtovnou osnovou skupiny, riadok po riadku. Tým sa odhalia nezaznamenané záväzky a rozdiely v transferovom oceňovaní.

Dni 31–60: Prepracovanie modelov kalkulácie nákladov na prevádzku s cieľom zabezpečiť presné finančné údaje

Tím upravuje náklady v kusovníkoch a časy spracovania v systéme ERP, aby štandardné náklady odzrkadľovali aktuálnu situáciu vo výrobe. Absorpčné odchýlky sa následne premietajú do výkazu ziskov a strát v období, v ktorom vznikli, namiesto toho, aby zostali v zásobách. Finančný riaditeľ tiež prispôsobuje nákladové strediská dispozícii závodu. Vďaka tomu môžu pracovníci zodpovední za kontrolu zmetkov, nadčasov a spotreby materiálu tieto údaje sledovať priamo vo výrobných priestoroch.

Dni 61–90: Zavedenie trvalého systému riadenia na účely spoľahlivého vykazovania výsledkov riadenia

Štandardizované kontrolné zoznamy na konci obdobia a automatizované výpisy z ERP systému nahrádzajú neformálny prechod. Rovnako tak aj jasná dohoda o úrovni služieb medzi miestnym účtovníctvom a kontrolingom skupiny. Dočasný výkonný riaditeľ pred odchodom vykoná štruktúrované odovzdanie povinností.

Hotovosť má prednosť, pretože ju nikto nemôže upraviť. Tím najprv vyčistí súvahu a až potom prebuduje model kalkulácie nákladov. Oprava kalkulácie nákladov založená na neoverených údajoch vedie len k presnejšiemu nesprávnemu výsledku. Riadenie prichádza na posledné miesto – až vtedy, keď to údaje umožňujú.

Výkonná moc a angažovanosť predstavenstva pri náprave situácie v oblasti priebežného vykazovania finančného riaditeľa

Dočasný výkonný riaditeľ potrebuje od prvého dňa prevádzkovú kontrolu nad miestnymi financiami. To zahŕňa priamy prístup k bankovým účtom a plné oprávnenia na účtovanie v systéme ERP. V závislosti od oprávnenia na podpis môže predstavenstvo tiež potrebovať formálne menovanie do predstavenstva výkonného riaditeľa (člen predstavenstva), rozhodnutie konzultovať každý jednotlivý prípad so svojimi právnymi poradcami.

Predstavenstvo by sa nemalo pokúšať vykonávať toto zosúladenie samo z ústredia prostredníctvom telefonátov a žiadostí o dokumenty. Práve vzdialenosť umožnila, aby sa vôbec vytvorili neformálne mosty. Predstavenstvo by malo prijímať tri rozhodnutia: o trvalom vedení, o schválení akéhokoľvek významného zníženia hodnoty po jej kvantifikácii a o tom, či je potrebné zmeniť prevádzkový model závodu. Toto posledné rozhodnutie môže prijať, akonáhle bude môcť dôverovať číslam. Najjasnejším spúšťačom eskalácie je akákoľvek nezrovnalosť spojená so skutočným rizikom, banková zmluva, predchádzajúce vyhlásenie z auditu alebo stanovisko k transferovému oceňovaniu s daňovými dôsledkami. Tieto zistenia menia to, čo môže centrála oznámiť svojim vlastným zainteresovaným stranám, a preto patria na úroveň predstavenstva hneď, ako ich tím identifikuje.

Počas celého trvania mandátu dočasný partner spoločnosti CE spolupracuje s dočasným výkonným riaditeľom. Partner hodnotí pokrok v súlade s harmonogramom a vykonáva dohľad nad kvalitou až do odovzdania funkcie. Ak je potrebné, aby sa zistenia dostali k predstavenstvu rýchlejšie, než to umožňuje štandardný rytmus, partner zároveň poskytuje nezávislý kanál na eskaláciu. Tým sa zabezpečuje, že za zásah nesie zodpovednosť predstavenstvo, a nie len výkonný riaditeľ, ktorý ho vykonáva.

Riešenie problémov spojených s podávaním správ cezhraničných dcérskych spoločností v strednej Európe

Centrála nemá neprávom, keď požaduje spoľahlivé údaje, kontrolu nad kapitálom a možnosť rýchlo eskalovať situáciu. Ide o legitímne požiadavky na riadenie, nie o zasahovanie. Ani miestny finančný tím nemusí nutne niečo zámerne skrývať. Často pracuje pod protichodným tlakom. Riaditeľ závodu chce zabezpečiť kontinuitu výroby. Šablóna skupiny nezodpovedá poľským zákonným požiadavkám. A nikto z nadriadených nemá právomoc rozhodnúť, ktorý tlak by mal prevážiť.

Úlohou spoločnosti CE Interim je zaujať strednú pozíciu medzi týmito dvoma stanoviskami, a nie stavať sa na stranu jednej z nich. Táto Interim CFO súčasne oznamuje tie isté overené fakty finančnému riaditeľovi skupiny a vedeniu miestneho závodu. Obidve strany vidia ten istý zosúladený základ. Práve tento jednotný základ faktov umožňuje centrále obnoviť bežné riadenie. Zároveň to umožňuje miestnemu tímu prestať budovať mosty, ktoré nikto mimo závodu nevidí. Ak si zadanie vyžaduje dodávaciu kapacitu presahujúcu rámec jedného závodu, členstvo spoločnosti CE Interim v aliancii Valtus Alliance rozširuje ten istý model vedený partnermi aj na ďalšie trhy. Nespoľahlivé manažérske výkazníctvo na jednom mieste sa tak nestane vzorom pre ďalšie.

Prípadová štúdia: Riešenie problémov s vykazovaním zahraničnej dcérskej spoločnosti v nemeckom automobilovom závode

Nemecký výrobca automobilových komponentov prvého stupňa prevádzkoval montážny závod s 450 zamestnancami neďaleko Katovíc v Poľsku. Počas troch po sebe idúcich štvrťrokov vykazoval poľský finančný riaditeľ závodu hrubé marže v rozmedzí 14% až 16%, čo bolo v súlade s rozpočtom skupiny. Závod však naďalej potreboval neustále finančné injekcie z mníchovského ústredia, aby mohol pokryť mzdy dodávateľov a záväzky voči dodávateľom surovín.

Finančné oddelenie skupiny požiadalo o zosúladenie účtovných výkazov. Miestny finančný tím reagoval komplexnými ručnými úpravami, ktoré sa odvolávali na miestne poľské zákonné ustanovenia a ťažkosti spojené s migráciou systému ERP. Keď kontrolóri skupiny navštívili prevádzku, zistili, že miestny systém ERP má trojmesačné meškanie v zaúčtovaní zásob. Závod smeroval výrobný odpad na fiktívny súvahový prechodný účet namiesto toho, aby ho zaúčtoval do nákladov.

Spoločnosť CE Interim vyslala do Poľska skúseného dočasného finančného riaditeľa (CFO) s dvojjazyčnou znalosťou a dvadsaťročnou praxou v oblasti reštrukturalizácie automobilového priemyslu. Išlo o osvedčeného manažéra, ktorý spĺňal požiadavky zadania a bol pripravený nastúpiť do 72 hodín od finalizácie zadávacieho listu. Manažér nastúpil na pracovisko v Katowiciach s plnými zákonnými a prevádzkovými právomocami.

Dočasný výkonný manažér vykonal mimoriadnu fyzickú inventúru počas plánovaného víkendového odstavenia zariadenia z dôvodu údržby. Pri inventúre sa zistili nezaznamenané zásoby šrotu a zastaraných nedokončených výrobkov v hodnote 3,4 milióna EUR. Závod tieto zásoby deväť mesiacov účtoval podľa štandardných nákladov. Pri inventúre sa tiež zistili nezaznamenané faktúry od dodávateľov v celkovej výške 1,1 milióna EUR, ktoré neboli zaradené do nákupného procesu.

Ako dočasný finančný riaditeľ vyriešil problém s nepresným vykazovaním a obnovil finančnú kontrolu

Dočasný finančný riaditeľ, ktorý spolupracuje priamo s finančným riaditeľom v Mníchove a miestnymi zamestnancami závodu:

• Prostredníctvom jednorazovej reštrukturalizačnej úpravy bola vyúčtovaná suma 4,5 milióna EUR v podobe odložených prevádzkových nákladov, čím sa účtovná hodnota zosúladila so skutočným stavom aktív.
• Zrušili sme offline konsolidačné tabuľky a integrovali sme poľskú zákonnú hlavnú knihu priamo do procesu vykazovania v rámci ERP systému skupiny.
• Zaviedli sme týždenné porady zamerané na analýzu odchýlok medzi vedúcimi výroby v závode a finančnými kontrolórmi, vďaka čomu bolo možné okamžite zistiť straty spôsobené zmetkom a poklesom výťažnosti.
• Prepracovali sme 13-týždňovú priebežnú prognózu hotovosti, čím sme odstránili potrebu neplánovaných núdzových prevodov hotovosti z materskej spoločnosti v priebehu 60 dní.

Do 75. dňa dcérska spoločnosť vypracovala svoje prvé úplne zosúladené a včasné mesačné uzávierky priamo zo systému. Dočasný manažér stanovil profil trvalého vedúceho finančného oddelenia pre nového finančného riaditeľa. Pred odchodom zo závodu tiež riadil komplexné 14-dňové odovzdávanie povinností.

Často kladené otázky týkajúce sa nedôveryhodného manažérskeho výkazníctva v zahraničných dcérskych spoločnostiach

Prečo nemôžu riadiaci pracovníci skupiny na diaľku opravovať výkazníctvo dcérskych spoločností?

Diaľkoví kontrolóri síce dokážu zistiť nezrovnalosti, nemôžu však skontrolovať fyzické zásoby ani overiť faktúry, ktoré nie sú v systéme. Spoločnosť CE Interim túto medzeru rieši nasadením manažéra priamo na mieste, ktorý porovnáva údaje z ERP so skutočným stavom a má právomoc vyžadovať priame a pravdivé odpovede.

Ako poľské zákonné účtovníctvo komplikuje vykazovanie v rámci skupiny?

Poľský zákon o účtovníctve stanovuje prísny zákonný účtovný rozvrh, čo núti miestne tímy vytvárať ručné prepojenia na zoskupenie nástrojov IFRS, v ktorých sa ľahko skrývajú skreslenia. CE Interim odstraňuje túto zložitosť tým, že sa okamžite zameriava na tieto ručné prepojenia vo výkazníctve, čím obnovuje prehľadnosť v súlade s oboma normami.

Aké právomoci potrebuje dočasný finančný riaditeľ na vyriešenie poruchy vo vykazovaní?

Vyžadujú si priamu kontrolu nad miestnymi financiami, bankovými účtami, plnými právami na účtovanie v systéme ERP a priamy kontakt s finančným riaditeľom skupiny bez akýchkoľvek prekážok. Spoločnosť CE Interim zabezpečuje túto kľúčovú prevádzkovú právomoc už od prvého dňa a mandát postupne prispôsobuje na základe nových skutočností, aby bola zachovaná prísna správa a riadenie.

Ako rýchlo je možné na mieste vytvoriť overenú faktografickú základňu?

Hotovostné pozície a účtovné knihy sa zvyčajne dajú zmraziť do dvoch týždňov, pričom úplné vyčistenie súvahy trvá ďalších 30 až 45 dní. Spoločnosť CE Interim riadi celý tento 90-dňový proces, pričom rýchlo prechádza od počiatočnej stabilizácie k trvalému riadeniu a bezpečnému odovzdaniu.

Znamená to, že miestny finančný tím konal v zlej viere?

Nie nevyhnutne; neformálne manuálne provizórne riešenia sa často začínajú nevinným zámerom vysvetliť drobné medzery, než sa situácia vymkne spod kontroly. CE Interim objektívne zistí holú pravdu bez toho, aby sa zaplietalo do hľadania vinníkov, a sústredí sa výlučne na opravu nefunkčných mechanizmov.

Malo by vedenie počkať na záverečný audit, než zasiahne?

Nie. Čakanie núti predstavenstvo, aby celé mesiace prijímalo kľúčové rozhodnutia o kapitále na základe nespoľahlivých údajov, keďže audity overujú súlad s predpismi len retrospektívne. Služba CE Interim urýchľuje vaše zotavenie tým, že okamžite zistí skutočný stav, čo vám umožní konať ešte skôr, ako audit len potvrdí hodnotu, ktorú ste už stratili.

Ďalšie kroky na vyriešenie nepresného vykazovania dcérskych spoločností

Vyriešenie problému s nedôveryhodnými manažérskymi správami je predpokladom takmer každého ďalšieho rozhodnutia, ktoré má predstavenstvo v pláne prijať. Znižovanie nákladov, rokovania o cenách so zákazníkmi aj rozhodnutia o kapacitách závisia od jednej veci: od číselných údajov, ktoré centrála aj závod považujú za reálne.

Ďalšie články:

• Ako reštrukturalizovať poľský výrobný závod bez straty jeho technických kapacít
• Prečo sa integrácia po fúzii v poľských závodoch v nemeckom vlastníctve spomaľuje
• Poskytovatelia obchodných účtov pre podniky s vysokým rizikom: Kontrolný zoznam pre finančného riaditeľa

Ak vaše predstavenstvo alebo finančný výbor pracuje s údajmi, ktorým už nemôže plne dôverovať v stredoeurópskej dcérskej spoločnosti, rozhovor s Dočasný partner spoločnosti CE je to rozumný ďalší krok.