Český závod potrebuje nového dodávateľa. O tomto rozhodnutí rozhoduje nemecké ústredie.

V skratke

Keď prestane prúdiť kritický vstup, závod často dokáže nájsť funkčnú alternatívu už v priebehu niekoľkých dní. Následné núdzové rozhodnutie o zabezpečení dodávok sa netýka toho, či túto alternatívu využiť. Ide o to, kto sa k nej môže zaviazať, v akom finančnom limite a na ako dlho. Centrála si naďalej zachováva dohľad nad obchodnými záležitosťami a dodržiavaním predpisov, za ktorý nesie zodpovednosť. Ohraničené a časovo obmedzené delegovanie to vyrieši rýchlejšie, ako keby sa musela eskalovať celá nákupná politika. Určite konkrétnu schvaľovaciu osobu a pevný termín preskúmania. Technické prijatie a schválenie zo strany zákazníka zostávajú samostatnými, neprijateľnými krokmi.

Spúšťací faktor: Vyhľadávanie alternatívnych dodávateľov verzus oprávnenie na zmenu dodávateľa

K narušeniu dodávok zriedka dochádza kvôli nedostatku alternatív. Jediný dodávateľ zlyhá, stratí výrobnú kapacitu alebo dôjde k výraznému zhoršeniu kvality. V priebehu niekoľkých dní inžinieri a nákupcovia daného závodu často nájdu vhodného regionálneho náhradného dodávateľa s dostupnou kapacitou.

Problémy začínajú v okamihu, keď sa niekto pokúsi zadať objednávku. Štandardný proces prijímania dodávateľov v materskej spoločnosti slúži na riadenie rizík v stabilnej situácii. Zahŕňa kontrolu bonity, audity súladu s predpismi, podmienky rámcových zmlúv a niekoľko úrovní schvaľovania. Tento proces vyhovuje plánovanému rozhodnutiu o nákupe, ktoré sa prijíma s niekoľkomesačným predstihom. Nepočíta však s tým, že závod odpočítava zostávajúce dni svojich rezervných zásob.

Toto nie je príbeh o tom, že by jedna strana konala nedbanlivo. Centrála z oprávnených dôvodov chráni nákupné podmienky platné pre celú skupinu, povinnosti v oblasti dodržiavania predpisov a obchodnú zodpovednosť. Závod zase chráni termín dodávky zákazníkovi, ktorý nemôže posunúť. Obe stanoviská sú oprávnené. Chýba však postup, ako realizovať obmedzený záväzok týkajúci sa núdzového zásobovania pre výrobu. Prvá séria ochranných opatrení zostáva počas celého procesu zachovaná.

Kľúčové kontrolné body pri núdzovom zásobovaní vo výrobe

K cezhraničným sporom v oblasti obstarávania často dochádza preto, že tímy spájajú dve odlišné fázy do jednej diskusie. Obchodná objednávka a technické povolenie na výrobu riešia odlišné otázky. Ich zmiešanie vedie k patovej situácii. Dodávateľ bez objednávky nezabezpečí suroviny. Odberateľ ju však nevydá, kým nebudú kompletné technické a regulačné dokumenty, čo môže trvať týždne.

Účinná reakcia rozlišuje štyri rozhodnutia, ktoré nemusia mať toho istého zodpovedného ani rovnaký časový harmonogram:

• Obchodný záväzok: oprávnenie vystaviť objednávku a dohodnúť obchodné podmienky s novým dodávateľom.
• Finančné riziko: horná hranica kumulatívnych výdavkov, ktorú je spoločnosť ochotná znášať, kým opäť neprehodnotí situáciu.
• Technické prevzatie: potvrdenie, prostredníctvom príslušných kontrolných a kvalifikačných krokov, že výstup spĺňa špecifikácie.
• Súhlas zákazníka: schválenie, ktoré musí udeliť vlastné oddelenie kvality zákazníka predtým, ako sa diel dostane do jeho dodávateľského reťazca.

Schválenie prvého neznamená schválenie druhého. Objednávka umožňuje dodávateľovi začať s výrobou vzoriek. Neznamená to však, že sa do výrobku zákazníka dostane ani jeden kus.

Stanovenie výnimky v rámci skupinového nákupu na účely rýchleho zaradenia dodávateľov

Udelenie neobmedzenej slobody pri nákupoch nie je riešením a nie je to niečo, čo by mala akceptovať dobre fungujúca funkcia skupinového nákupu. Lepším riešením je formálna, časovo obmedzená výnimka týkajúca sa núdzového obstarávania výrobkov pre konkrétnu aktuálnu krízu. Dobre riadená výnimka v rámci skupinového nákupu zostáva po celý čas konkrétna, ohraničená a časovo obmedzená.

Než sa spoločnosť v rámci tejto výnimky k niečomu zaviaže, poverený schvaľovateľ by mal písomne uviesť nasledujúce:

• Presné čísla dielov alebo kategórie materiálov, na ktoré sa výnimka vzťahuje, a nič nad rámec toho.
• Pevne stanovený finančný strop pre kumulatívnu hodnotu nákupu.
• Objemový limit, stanovený presne podľa potrieb zákazníka. Platí dovtedy, kým sa hlavný dodávateľ nezotaví alebo kým spoločnosť nenájde trvalý zdroj.
• Doba platnosti, zvyčajne tridsať až šesťdesiat dní, po uplynutí ktorej sa právomoc automaticky vráti späť štandardným nákupným kanálom.

Pri každom záväzku v rámci tejto výnimky by mal byť vyhotovený aj stručný záznam o rozhodnutí. Mal by uvádzať, prečo hlavný dodávateľ nemohol dodať tovar a prečo sa podnik rozhodol pre alternatívu. Mal by tiež obsahovať dohodnuté ceny a kritériá ukončenia zmluvy. Nejde tu o byrokraciu len pre byrokraciu.

Tento záznam umožňuje vnútornému auditu, oddeleniu kvality zákazníka a prípadne aj daňovým orgánom zistiť, čo sa stalo. Až po prekonaní krízy môžu zistiť, čo spoločnosť schválila, kto to schválil a prečo.

Zosúladenie harmonogramov obstarávania medzi ústredím a miestnymi prevádzkami

Centrála a dotknutý závod zvyčajne fungujú podľa odlišných časových harmonogramov a obidve strany majú zo svojho pohľadu pravdu. Pre oddelenie skupinového nákupu je núdzové určenie dodávateľa len jednou z položiek na dlhom týždennom programe. Pre závod však každá zmena spotrebúva obmedzené zásoby súčiastky, ktorú nemôže nahradiť.

Čakať týždeň, aby sa vyjednala lepšia cena, je za bežných okolností rozumný postup. Tento postup však prestáva byť racionálny, akonáhle hrozí, že nedostatok zásob môže ohroziť vlastnú výrobnú linku zákazníka. V tom momente sa náklady na čakanie zriedka dajú porovnať s očakávanou úsporou.

Riešením nie je vylúčiť ústredie z rozhodovacieho procesu. Riešením je poskytnúť závodu krátky a vecný postup eskalácie. Uveďte, čo zlyhalo a čo alternatíva môže a zatiaľ nemôže potvrdiť. Doplňte, aké oprávnenie závod požaduje a do kedy potrebuje rozhodnutie. Funkčný núdzový postup zabezpečenia dodávok závisí od toho, či sa táto eskalácia rýchlo dostane k správnej osobe, a nie od úplného odstránenia dohľadu.

Schéma rozhodovacích právomocí pre núdzové obstarávanie a zásobovanie

Mapa rozhodovacích práv jasne definuje delegovanie právomocí, namiesto toho, aby sa o ňom pri každej kríze znovu rokovalo od začiatku. Ide o model na organizovanie diskusie, nie o tvrdenie o tom, ako konkrétna spoločnosť už v súčasnosti funguje.

Pri každom príslušnom rozhodnutí o výbere dodávateľa zaznamenajte aspoň nasledujúce údaje:

• Predbežná kvalifikácia alternatívneho dodávateľa: Tento krok iniciuje oddelenie prevádzkovej techniky alebo oddelenie kvality a odporúča ho vedúci oddelenia nákupu závodu. V tejto fáze nevzniká žiadny finančný záväzok. Spor týkajúci sa vhodnosti sa eskaluje na úroveň oddelenia kvality na úrovni spoločnosti.
• Záväzok týkajúci sa výrobných nástrojov alebo prototypov: Odporúča to oddelenie prevádzky a schvaľuje to poverený dočasný riaditeľ alebo riaditeľ závodu. Rozhodnutie neprekračuje finančný limit pre výnimky. Ak náklady presiahnu tento limit, záležitosť sa postúpi na skupové oddelenie nákupu.
• Počiatočná objednávka na prechodnú sériu: Odporúča to oddelenie plánovania materiálov. Poverený vlastník a manažér komodít skupiny to spoločne schvaľujú, a to v rámci limitu objemu výnimky. Najskôr je potrebné úspešne absolvovať kontrolu počiatočnej vzorky.
• Uvedenie do sériovej výroby: Odporúča to oddelenie kvality závodu. Schváliť to môže iba vlastný zástupca zákazníka pre kvalitu, a to v súlade s vlastnými schvaľovacími požiadavkami zákazníka. Žiaden interný podpis nemôže nahradiť tento podpis.

V každom riadku musí byť uvedený konkrétny schvaľovateľ a stanovený limit. Schéma, v ktorej chýba jedno z týchto dvoch, je len diagramom, nie delegáciou.

Prípadová štúdia: Prechod českého dodávateľa pre automobilový priemysel a núdzové zabezpečenie dodávok

Významný nemecký dodávateľ pohonných jednotiek a systémov riadenia teploty pre automobilový priemysel (Tier 1) prevádzkuje v Plzeňskom kraji v Českej republike závod na presné obrábanie a montáž s 850 zamestnancami, ktorý dodáva kľúčové moduly motorov do hlavných nemeckých montážnych závodov v Bádensku-Württembersku a Bavorsku.

U jeho jediného nemeckého dodávateľa vysoko presných hliníkových tlakovo liatych skríň došlo k výbuchu pece. Dodávateľ oznámil prerušenie prevádzky z dôvodu vyššej moci na dobu najmenej dvanástich týždňov.

Český závod disponuje päťdňovou rezervou zásob. Jeho českí inžinieri rýchlo našli vhodného výrobcu hliníkových odliatkov, ktorý sídli šesťdesiat kilometrov ďaleko v severných Čechách. Tento výrobca má voľné kapacity a je schopný prispôsobiť výrobné nástroje do desiatich dní.

Oddelenie podnikového obstarávania so sídlom v Štutgarte zvyčajne vyžaduje, aby každé zaradenie nového dodávateľa schválil Centrálny výbor pre obstarávanie, ktorý zasadá dvakrát týždenne. Štandardné overenie dodávateľa trvá osem týždňov. Vedenie závodu varuje, že výroba sa zastaví do týždňa. Zmluvné náklady predstavujú 50 000 € za zmenu vo forme sankcií zo strany zákazníka.

Úzke miesta v štandardných procesoch zapájania dodávateľov

Závod sa ocitol v slepej uličke hneď z troch dôvodov, čo odrážalo skôr širšie a pochopiteľné napätie medzi nákupným oddelením centrály a prevádzkovým tímom závodu než zlyhanie ktorejkoľvek zo strán. Korporátne nákupné oddelenie odmietlo prideliť dodávateľské číslo, kým nebol dokončený dvanásťtýždňový audit v oblasti udržateľnosti a financií.

Inžinieri závodu už overili technické kapacity nového dodávateľa. Nový dodávateľ zase nebol ochotný nakúpiť špecializované hliníkové ingoty ani začať s nastavením strojov bez podpísanej objednávky. Oddelenie skupinového nákupu by bez podpísanej viacročnej rámcovej zmluvy o poskytovaní služieb nevytvorilo v systéme SAP číslo núdzového dodávateľa.

Po tom, čo tím vylúčil materiál v karanténe a už pridelený materiál, čistá zásoba vyhovujúceho tovaru pokrývala iba 3,5 výrobného dňa. Tím preskúmal alternatívu 2. úrovne v Španielsku a vylúčil ju. Dvadsaťdňová doba prepravy a čas potrebný na prispôsobenie nástrojov boli nezlučiteľné s dostupným časom.

Uplatňovanie schválení núdzových obstarávaní s časovým obmedzením

Vzhľadom na hroziace zastavenie výroby spoločnosť povolala dočasného riaditeľa pre obstarávanie, ktorý mal viesť riešenie tejto situácie a ktorý dorazil na miesto do 48 hodín. Tento riaditeľ podliehal priamo prevádzkovému riaditeľovi skupiny. Predstavenstvo skupiny mu delegovalo právomoc priamo schvaľovať mimoriadne záväzky do výšky 350 000 eur.

Táto jediná zmena prelomila patovú situáciu v Štutgarte. Do šiestich hodín bola odoslaná objednávka na núdzové výrobné nástroje a pilotnú šaržu.

Tento desaťtýždňový projekt sa následne realizoval v dvoch fázach. V prvej fáze bola na základe obmedzenej šesťdesiatdňovej kúpnej zmluvy schválená komerčná výroba prototypových a predsériových dielov. To umožnilo novému českému dodávateľovi nakúpiť materiál a začať s výrobou nástrojov.

Druhá fáza bola vyhradená výlučne pre uvoľnenie do výrobnej linky. V rámci nej sa samostatne sledovali rozmerové kontroly vykonávané na súradnicovom meracom stroji (CMM) a urýchlené predloženie dokumentácie PPAP úrovne 3 v spolupráci s inžiniermi kvality u zákazníka z radov výrobcov originálnych dielov (OEM). Ide o dve potvrdenia, ktoré boli nevyhnutné predtým, ako sa akýkoľvek diel mohol dostať do výroby vozidla.

Každodenná pätnásťminútová porada spojila vedúceho kvality v závode s technickým riaditeľom nového dodávateľa. Spojila tiež vedúceho oddelenia komodít v nemeckej skupine s kontaktnou osobou zákazníka pre kvalitu. Vďaka tomu skupina vyriešila zmeny v nástrojoch a obchodné otázky ešte v ten istý deň. Nič nemuselo čakať na týždennú poradu.

Výsledky: Nepretržitá výroba a dlhodobé úspory nákladov

Počas desiatich týždňov od prvého narušenia až po potvrdenú stabilizáciu český závod po celý čas zabezpečoval nepretržitú sériovú výrobu, čím sa vyhol reklamáciám zo strany zákazníkov v súvislosti so zastavením výroby, ktoré by mohli presiahnuť 2,5 milióna eur. Náhradný český dodávateľ dokončil prispôsobenie nástrojov, overenie vzoriek a prvú dodávku v priebehu jedenástich kalendárnych dní.

Cenový príplatok za núdzovú dodávku bol o menej ako štyri percentá vyšší ako v predchádzajúcej zmluve. Následné prispôsobenie objemu potom prinieslo čistú ročnú úsporu vo výške 320 000 €.

Nemecká materská spoločnosť neskôr prijala chartu o právomociach pri rozhodovaní v núdzových situáciách, ktorá sa použila v tomto scenári. Stala sa štandardným postupom pre núdzové obstarávanie vo všetkých jej európskych dcérskych spoločnostiach.

Zrušenie výnimky týkajúcej sa skupinových nákupov s cieľom zachovať súlad s predpismi

Výnimka týkajúca sa obmedzeného núdzového zásobovania vo výrobe zostane obmedzená len vtedy, ak je niekto zodpovedný za jej ukončenie. Zakotvite túto kontrolu priamo do samotnej charty. V deň uplynutia platnosti, alebo skôr, ak sa primárny dodávateľ zotaví, vedenie oddelenia nákupu a závodu spoločne posúdia výkonnosť náhradného dodávateľa. Následne písomne rozhodnú, či ho trvalo kvalifikujú, predĺžia výnimku na určité obdobie alebo ju ukončia.

Bez tohto kroku sa dočasné delegovanie nenápadne stane spôsobom, akým spoločnosť vždy zabezpečuje dodávky v danej kategórii. Nachádza sa mimo rámca riadenia, ktorý by mohol niekto vidieť alebo kontrolovať. Zvyčajne práve tento zvyk, a nie pôvodné rozhodnutie, vytvára riziko porušenia predpisov, ktoré odhalí budúce preskúmanie.

Práve v tomto spočíva aj autorita skupiny. Mandát umožňuje koordinovať reakciu na mimoriadnu situáciu a udržať proces v chode. Nenahrádza však schválenie zo strany predstavenstva, zákazníka alebo odborného poradcu, ktoré si títo skutočne vyhradzujú pre seba.

Vedúce pozície: Dočasný riaditeľ oddelenia nákupu vs. riaditeľ dodávateľského reťazca

Nie každé rozhodnutie o núdzovom zabezpečení výroby si vyžaduje pomoc zvonku. Ak vedenie oddelenia nákupu a závodu už úzko spolupracuje, tento tím by mal mať zodpovednosť za riešenie situácie. To platí v prípade, ak má interný vedúci pre danú komoditu dostatočnú pozíciu, čas a jasné poverenie konať. Títo ľudia už poznajú ERP systémy, rozpočtové kódy a vzťahy s príslušnými dodávateľmi. Zapojenie externého vedenia by len zvýšilo náklady na odovzdanie zodpovednosti bez akéhokoľvek kompenzačného prínosu.

Problém spočíva v tom, že k akútnemu nedostatku často dochádza práve vtedy, keď sú vnútorné kapacity už na hranici svojich možností. Tí istí manažéri zodpovední za obstarávanie majú na starosti aj ročné úsporné ciele a obnovovanie zmlúv. Tí istí vedúci závodov zase riešia prevádzkové dôsledky samotného narušenia. Žiadna z týchto funkcií nemá dostatočnú autoritu na to, aby sama o sebe prevládla nad druhou. Rozhodnutie, ktoré by malo trvať niekoľko hodín, sa tak môže ťahať celé týždne.

Dočasný riaditeľ oddelenia verejného obstarávania môže prevziať zodpovednosť za takéto ohraničené rozhodnutie o nákupe. A Riaditeľ dodávateľského reťazca je vhodnejším zodpovedným za širšiu reakciu zahŕňajúcu viacero rozhodnutí. V každom prípade získa podnik jedného zodpovedného, ktorý bude mať jasné oprávnenie na zmenu dodávateľa a nebude viazaný históriou oddelení na žiadnej strane. Akonáhle závod identifikuje realizovateľnú alternatívu, stojí za to poradiť sa s dočasným partnerom spoločnosti CE. Možno zatiaľ neexistuje spôsob, ako to rýchlo schváliť.

Najčastejšie otázky týkajúce sa núdzového obstarávania vo výrobe

Kto by mal schvaľovať rozhodnutia o núdzovom obstarávaní?

Schvaľovací proces by mal prebiehať prostredníctvom špeciálneho postupu s presne dvoma podpismi. Jedným z nich je prevádzkový vedúci na mieste, napríklad dočasný riaditeľ oddelenia nákupu alebo riaditeľ závodu. Druhým je riaditeľ oddelenia nákupu skupiny alebo rovnocenný oprávnený vedúci pracovník spoločnosti. Tejto trase stanovte lehotu na vybavenie meranú v hodinách, nie v týždňoch. Tým sa odstránia zdržania spôsobené viacúrovňovými výbormi, ktoré zvyčajne brzdia schvaľovanie núdzových nákupov. Korporátny dohľad a auditová stopa, ktorú vytvára, zostávajú v plnej miere zachované.

Môžu miestne nákupné oddelenia uprednostniť dodávateľov pred tými, ktorých navrhla skupina?

V prípade skutočnej krízy v dodávkach áno, avšak v obmedzenom rozsahu. Skupina môže udeliť miestnemu nákupnému oddeleniu dočasné oprávnenie na uzavretie zmluvy s alternatívnym dodávateľom, ak dodávateľ určený skupinou nedokáže splniť svoje záväzky. Toto oprávnenie musí mať stanovený výdavkový strop, obmedzenie objemu viazané na skutočné požiadavky zákazníkov a pevne stanovený dátum ukončenia platnosti. Táto výnimka zo štandardnej politiky je úzko vymedzená a dôkladne zdokumentovaná. Nikdy sa nestáva neobmedzeným oprávnením obchádzať skupinové obstarávanie vždy, keď to miestne tímy považujú za rýchlejšie riešenie.

Umožňuje schválenie obstarania okamžité použitie vo výrobe?

Nie. Obchodná objednávka oprávňuje na nákup materiálu, nástrojov a výrobných kapacít od alternatívneho dodávateľa. Neuvádza však, či daný výstup patrí do výrobku zákazníka. Jeho použitie v aktívnej výrobe si aj naďalej vyžaduje samostatné technické prijatie a schválenie zo strany zákazníka. Súčiastka musí aj naďalej prejsť všetkými príslušnými kvalifikačnými a kontrolnými krokmi. Obchodná naliehavosť nikdy nie je dôvodom na skrátenie tohto procesu.

Ako by sa malo prehodnotiť dočasné oprávnenie na zmenu dodávateľa?

Hneď od začiatku je potrebné do samotnej výnimky zahrnúť termín prehodnotenia, zvyčajne tridsať až šesťdesiat dní dopredu. V tom čase by mali vedúci oddelenia nákupu a vedenie závodu spoločne posúdiť, či sa hlavný dodávateľ už zotavil. Mali by tiež posúdiť, či doterajší výkon alternatívneho dodávateľa oprávňuje uzavretie trvalej zmluvy. Dočasné poverenie sa potom môže ukončiť, predĺžiť na ďalšie obdobie alebo premeniť na štandardný dodávateľský vzťah.

Súvisiace poznatky a ďalší krok

Rozhodnutie, ktorému sa tento článok venuje, sa týka iba obchodného povolenia. Nevzťahuje sa na samostatnú otázku, kedy môže kvalifikovaná náhrada skutočne vstúpiť do výroby. To závisí od technického schválenia a súhlasu zákazníka, nie od schválenia nákupu.

Ďalšie články na túto tému:

• Prestaňte riadiť závod z Francúzska: Ako „tieňové riadenie“ ničí miestnu zodpovednosť v poľských závodoch
• Ako by sa malo upravovať cezhraničné dočasné poverenie výkonného riaditeľa?
• Nedostatočná prevádzková výkonnosť alebo štrukturálna kríza? Diagnostika na úrovni predstavenstva pre maďarský výrobný priemysel

Spoločnosť CE Interim poskytuje cezhraničné dočasné riadenie práve pre takéto situácie. Závod môže mať k dispozícii funkčnú alternatívu núdzového zásobovania surovinami, ale napriek tomu nemá k dispozícii rýchly a zodpovedný postup na jej schválenie. Keď podnik potrebuje poverenie, CE Interim môže pomôcť. Zabezpečí už prevereného manažéra, ktorý spĺňa požiadavky poverenia a je viazaný dohodou o mlčanlivosti (NDA), pripraveného nastúpiť do 72 hodín od dokončenia zadávacieho listu.

Ak chcete dôverne prebrať aktuálne rozhodnutie týkajúce sa výberu dodávateľa, kontaktujte dočasného partnera spoločnosti CE.