V skratke

Cezhraničný dočasný mandát sa riadi písomným zadávacím listom dohodnutým pred nasadením, nie popisom pracovnej náplne vydaným po príchode. Zadávací list stanovuje cieľ a to, čo do neho nepatrí, merateľné ciele, delegované podpisové limity a rozhodovacie právomoci, ako aj formálne termíny hodnotenia po 30, 60 a 90 dňoch. Zodpovednosť zaň nesie jeden menovaný sponzor na úrovni výkonného vedenia skupiny alebo predstavenstva. Tento vedúci pracovník má na mieste plnú prevádzkovú právomoc, všetky požiadavky z centrály prechádzajú cez neho a podávanie správ prebieha v týždenných, dvojtýždňových a mesačných intervaloch. Predstavenstvá zriedka schvaľujú cezhraničné dočasné nasadenie počas pokojného štvrťroka. Robia tak vtedy, keď už došlo k nejakému zlyhaniu. Možno závod nesplnil svoj výrobný plán tri po sebe idúce štvrťroky, nadobudnutá dcérska spoločnosť nedosiahla plánovanú hodnotu EBITDA alebo zákazník z radov výrobcov originálneho vybavenia (OEM) eskaloval zlyhanie kvality, ktoré ohrozuje obchodný vzťah.

Než niekto začne konať, predstavenstvo váha. Vyslanie manažéra zvonku ohrozuje morálku miestnych zamestnancov a signalizuje nedôveru voči súčasnému tímu. Nečinnosť zase zaručuje ďalšie zhoršovanie ziskovosti. Väčšina predstavenstiev znáša túto nepríjemnú situáciu dlhšie, než to čísla odôvodňujú, pretože negatívne dôsledky konania sa javia ako viditeľnejšie než negatívne dôsledky čakania.

Keď už sa rozhodnutie prijme, je často nesprávne. Vedenie skupiny prezentuje nasadenie skôr ako prieskumnú návštevu alebo výpravu s cieľom “zistiť fakty” než ako riadený mandát. Bez jasne definovaného sponzora, explicitných hraníc a rozhodovacích práv sa vedúci ocitne v krížovej paľbe medzi očakávaniami ústredia a miestnymi obrannými postupmi, pričom čas krízy medzitým neúprosne plynie.

Vysoké náklady na diaľkové riadenie: Prečo zlyhávajú cezhraničné dcérske spoločnosti

Vzdialenosť, časové pásma, jazyk a odlišné regulačné rámce menia bežné problémy s výkonnosťou na skutočný informačné vákuum. Centrála aj miestna pobočka túto medzeru zapĺňajú svojím vlastným príbehom, pričom sa tieto dva príbehy zriedka zhodujú.

Centrála dospeje k záveru, že miestny tím pracuje pomaly alebo nedodržiava predpisy, a reaguje na to zvýšením požiadaviek na podávanie správ, dodatočnými telefonátmi a priamymi pokynmi pre jednotlivých vedúcich oddelení. Miestny tím dospeje k záveru, že centrála je odtrhnutá od reality v teréne a stanovuje ciele bez toho, aby poskytla zdroje potrebné na ich dosiahnutie, a reaguje na to tým, že filtruje zlé správy a predkladá správy, ktoré vyzerajú lepšie, než si daná operácia zaslúži.

Skutočná škoda vyplýva z toho, čo nasleduje. Namiesto toho, aby sa na mieste zaviedla jedna jasná výkonná autorita, centrála sa snaží túto medzeru riadiť na diaľku. Finančné oddelenie, personálne oddelenie a oddelenie dodávateľského reťazca začnú vydávať pokyny priamo svojim miestnym náprotivkom. Táto paralelná riadiaca štruktúra obchádza miestneho výkonného riaditeľa, paralyzuje rozhodovací proces a nenápadne oslabuje zodpovednosť, keďže za rozhodnutie, na ktoré vydali pokyn tri rôzne osoby, nemožno zodpovedať ani jednu konkrétnu osobu. Nezosúladené riadenie medzi ústredím a zahraničnými dcérskymi spoločnosťami je veľmi identifikované ako hlavný faktor medzinárodného operačného zlyhania, čo je jav, ktorému má zabrániť rámec tohto článku.

Je riadenie vašej dcérskej spoločnosti už narušené? Dávajte pozor na tieto varovné signály

Predstavenstvo zvyčajne dokáže zistiť, či sa dcérska spoločnosť už nachádza v stave porušenia zásad riadenia, ak zistí splnenie dvoch alebo viacerých z nasledujúcich kritérií:

• Problém s dvojitým prístrojovým panelom. V centrále sa objavujú pozitívne správy, zatiaľ čo počet sťažností zákazníkov a meškaní dodávok neustále stúpa.
• Paralelné podriadenosť. Miestni funkční vedúci prijímajú každodenné pokyny od funkčných vedúcich skupiny, pričom úplne obchádzajú miestneho generálneho riaditeľa.
• Neschopnosť rozhodnúť sa priamo na mieste. Miestne vedenie sa nezaviaže k investíciám, zmene dodávateľov ani k zmenám v počte zamestnancov bez písomného súhlasu skupiny, a to ani v prípade bežných rozhodnutí.
• Odchýlka od rozsahu mandátu. Priority dočasného výkonného riaditeľa sa v priebehu niekoľkých týždňov presúvajú z obnovy marže na zvyšovanie objemu predaja, a to bez formálnej úpravy rozsahu pôsobnosti.
• Pasívne dodržiavanie predpisov. Miestne tímy počas telefonátu súhlasia s iniciatívami, ale hneď po jeho skončení ich potichu odložia na vedľajšiu koľaj.

Vyslanie vedúceho pracovníka do tohto prostredia bez toho, aby sa najskôr prehodnotil rámec riadenia, situáciu nevyrieši. Jediné, čo to spôsobí, je, že sa zdroj napätia presunie na novú osobu.

4 piliere úspešnej reštrukturalizácie

Stručný popis zadania. Ide o záväznú dohodu o riadení medzi vedením skupiny, dočasným výkonným riaditeľom a spoločnosťou CE Interim, nie o popis pracovnej náplne. Predtým, ako ktokoľvek nastúpi do lietadla, musí dohoda stanoviť štyri veci: hlavný cieľ a to, čo do neho nespadá; merateľné ciele v oblasti generovania hotovosti, odpadu, včasných a úplných dodávok a nákladov; delegované limity na podpisovanie a rozhodovacie právomoci; a formálne body hodnotenia po 30, 60 a 90 dňoch.

Jeden menovaný sponzor. Každý mandát vyžaduje presne jedného sponzora na úrovni výkonného výboru skupiny alebo predstavenstva, napríklad generálneho riaditeľa skupiny, prevádzkového riaditeľa skupiny alebo prevádzkového partnera v oblasti súkromného kapitálu. Funkčný riaditeľ strednej úrovne nemôže sponzorovať cezhraničný mandát; nemá totiž dostatočné postavenie na to, aby v prípade potreby vyriešil patovú situáciu medzi ústredím a pobočkou.

Plná právomoc na mieste. Dočasný výkonný riaditeľ, prevádzkový riaditeľ (COO) alebo finančný riaditeľ (CFO) má počas trvania mandátu prevádzkové vedenie miestnej pobočky. Miestni funkční manažéri podávajú správy tomuto vedúcemu pracovníkovi, nie obchádzajú ho. Funkční vedúci na úrovni skupiny môžu poskytovať poradenstvo v oblasti technického zosúladenia, nemôžu však zrušiť rozhodnutie v rámci dohodnutého rozsahu mandátu a pri delegovaní tejto právomoci je stále potrebné rešpektovať miestne zákonné povinnosti, ako sú napríklad povinnosti stanovené v nemeckom Občianskom zákonníku (BGB § 611a) alebo v britskom zákone o spoločnostiach z roku 2006 (Companies Act 2006).

Prehľadný prehľad rozhodovacích právomocí, dohodnuté pred nasadením:

• Prevádzkové výdavky: Dočasný manažér má rozhodovaciu právomoc do dohodnutého limitu (napr. 250 000 €), pričom akékoľvek výdavky presahujúce tento limit sa postúpia sponzorovi.
• Organizačné zmeny: Vedenie môže prerozdeliť úlohy a nahradiť zamestnancov s nedostatočným výkonom, avšak zmeny v zložení správnej rady alebo medzi priamo podriadenými zamestnancami si vyžadujú schválenie na vyššej úrovni.
• Zmluvy s dodávateľmi: Dočasný výkonný riaditeľ je oprávnený opätovne prerokovať prevádzkové a logistické podmienky, zatiaľ čo dlhodobé globálne dohody sa posúvajú na úroveň sponzora.
• Plánovanie výroby: Toto oprávnenie zahŕňa prerozdelenie výrobných liniek, pracovných zmien a kapacity; neplánované odstávky, ktoré majú vplyv na kľúčových výrobcov originálnych dielov (OEM), sa však musia eskalovať.

Jasné rozhodovacie právomoci sú zobrazené približne zdvojnásobiť rýchlosť realizácie cezhraničných reštrukturalizácií spoločností, čo je hlavný dôvod, prečo je lepšie vypracovať plán ešte pred začiatkom projektu, ako o ňom rokovať pod tlakom.

Opatrenia proti obchádzaniu ústredia. Funkčné tímy skupiny nevydávajú neformálne pokyny priamo miestnym zamestnancom. Žiadosti prechádzajú cez dočasného výkonného riaditeľa. Práve toto jediné pravidlo zabraňuje tomu, aby sa vyššie opísaná paralelná veliteľská štruktúra opäť vytvorila tri týždne po začatí mandátu.

Úlohou spoločnosti CE Interim je riadiť túto štruktúru, nie len ju personálne obsadiť. Partner pred nasadením vykoná diagnostiku danej oblasti, pomáha pri vypracovaní zadávacieho listu a počas celého trvania zadania potom každé dva týždne vykonáva kontrolné stretnutia so sponzorom a výkonným riaditeľom, pričom chráni hranice mandátu, nezávisle overuje pokrok a pomáha odstraňovať prekážky pri eskalácii. Po dokončení zadávacieho listu sa spoločnosť CE Interim zaväzuje poskytnúť dôkladne prevereného vedúceho pracovníka, ktorý spĺňa požiadavky mandátu a je pripravený nastúpiť do 72 hodín od dokončenia zadávacieho listu.

Podávanie správ prebieha na troch úrovniach: jednostránková týždenná stručná správa od výkonného riaditeľa pre sponzora, ktorá zahŕňa tri ukazovatele, tri riziká a akékoľvek rozhodnutia, ktoré je potrebné prijať do 48 hodín; 45-minútové dvojtýždňové hodnotenie riadenia s dočasným partnerom CE; a mesačná informácia pre predstavenstvo o overených výsledkoch a pláne na nasledujúcich 30 dní.

Obrat za 60 dní: Ako jeden dodávateľ vyriešil krízu v hodnote 18 miliónov eur

Dodávateľ prvého stupňa so sídlom v Nemecku čelil chronickým problémom s dodávkami vo svojom závode v západnom Maďarsku: množstvo šrotu presahovalo 8%, náklady na prémiovú prepravu stúpali a zákazníci z radov výrobcov originálnych dielov (OEM) hrozili sankciami za zastavenie výrobnej linky. Centrála krízu riešila na diaľku, pričom riaditelia technického oddelenia a dodávateľského reťazca skupiny posielali denné, často protichodné pokyny priamo vedúcim na výrobnej linke. Miestne vedenie reagovalo optimistickými správami, zatiaľ čo skutočné čísla naďalej klesali.

V rámci riadeného poverenia došlo k prehodnoteniu štruktúry: diagnostický rozhovor s prevádzkovým riaditeľom skupiny, písomný popis poverenia a udelenie plnej prevádzkovej právomoci osobe, ktorá dočasný prevádzkový riaditeľ, pričom jediným sponzorom bol prevádzkový riaditeľ skupiny. Do 72 hodín od dokončenia zadania bol tento manažér na mieste, kde riadil prevádzku jedného overeného riadiaceho panela a trojstupňového cyklu podávania správ, pričom všetky pokyny z ústredia prechádzali cez jeho kanceláriu.

V priebehu 60 dní sa včasnosť dodávok zvýšila z 68% na 99,2%, množstvo zmetkov kleslo z 8,2% na 1,9% a podarilo sa eliminovať náklady na prémiovú prepravu, čím sa podarilo ochrániť hodnotu zmluvy s OEM v odhadovanej výške 18 miliónov eur. Z dlhodobého hľadiska závod ukončil mandát s neporušenou jednotnou štruktúrou riadenia, pripravený na hladké odovzdanie vedenia stálemu vedeniu.

Za hranicami krízy: Ako zvládnuť odovzdanie vedenia do rúk trvalého vedenia

Mandát je zámerne časovo ohraničený. Jeho účelom je stabilizácia a riadenie, nie dlhodobá náhrada za trvalé vedenie. Plánovanie nástupníctva začína hneď na začiatku, nie na konci: v miere dosahovania míľnikov výkonný manažér spolupracuje so sponzorom, personálnym oddelením skupiny a spoločnosťou CE Interim na definovaní profilu trvalého vedúceho na základe stabilizovaného a transparentného fungovania, a nie na základe krízového zadania. Po vymenovaní prejde nový líder štruktúrovaným dvoj- až štvor-týždňovým procesom odovzdávania funkcie, pričom dočasný výkonný riaditeľ prejde do poradenskej úlohy, aby odovzdal vzťahy so zainteresovanými stranami a systémy podávania správ, než sa stiahne z funkcie.

Odpovede odborníkov na vaše najčastejšie otázky (FAQ)

Kto by mal podpísať poverovaciu listinu? 

Vysokopostavený člen vedenia skupiny s právomocami na podnikovej úrovni, napríklad generálny riaditeľ skupiny, prevádzkový riaditeľ skupiny alebo člen predstavenstva. V prípade dočasného generálneho riaditeľa (CE Interim) je potrebné schválenie na tejto úrovni, aby sa zabezpečilo, že dočasný riaditeľ má nesporné cezhraničné postavenie a právomoci potrebné na rozhodné konanie.

Čo sa stane, ak ústredie nesúhlasí so zisteniami vedúceho pracovníka priamo v teréne? 

Spoločnosť CE Interim rieši tieto konflikty prostredníctvom objektívneho posúdenia riadenia, ktoré zabezpečujú naši partneri, pričom využíva jednotnú overenú faktickú základňu, ktorú vytvorilo vedenie s cieľom zosúladiť postoje vedúcich pracovníkov so skutočným dianím na mieste.

Ako spoločnosť CE Interim zabraňuje rozširovaniu rozsahu projektu počas trvania mandátu? 

Spoločnosť CE Interim riadi mandát prostredníctvom aktívneho riadenia: naši partneri každé dva týždne posudzujú pokrok v porovnaní s pôvodným zadávacím listom a zabezpečujú, aby bolo každé navrhované rozšírenie rozsahu projektu starostlivo zosúladené s upravenými harmonogramami, zdrojmi a právomocami ešte predtým, ako sa vôbec začne realizovať.

V čom sa cezhraničný dočasný manažér líši od konzultanta v oblasti riadenia? 

Konzultant vykonáva analýzu a poskytuje odporúčania bez toho, aby niesol operatívnu zodpovednosť. Spoločnosť CE Interim vysiela vedúcich pracovníkov, ktorí preberajú priamu operatívnu právomoc, prijímajú záväzné rozhodnutia a osobne realizujú transformáciu priamo na mieste s plnou zodpovednosťou.

Ako sú rozdelené rozhodovacie právomoci medzi predstavenstvo a dočasného výkonného riaditeľa? 

Predstavenstvo si vždy vyhradzuje právomoc schvaľovať záležitosti vyplývajúce zo zákona, významné investície presahujúce dohodnuté limity a dlhodobé strategické rozhodnutia. Spoločnosť CE Interim organizuje spoluprácu tak, aby výkonný riaditeľ mal v rámci dohodnutého rámca plnú prevádzkovú právomoc nad každodennou realizáciou, miestnou organizáciou, podmienkami s dodávateľmi a dodržaním termínov.

Ďalšie postrehy

Prečítajte si nasledujúce:

• Executive Interim Management
• Kríza a reštrukturalizácia
• Prevádzkový turnaround

Odstráňte prekážky v prevádzke: Porozprávajte sa s partnerom spoločnosti CE Interim

Ak v zahraničnej dcérskej spoločnosti, v zahraničnom závode alebo pri medzinárodnej akvizícii dochádza k prevádzkovým nezhodám alebo k napätiu v oblasti riadenia, dočasný partner spoločnosti CE môže situáciu podrobne prebrať a pomôcť s vypracovaním mandátu skôr, než sa problém stane ťažšie riešiteľným. Kontaktujte nás a naši zástupcovia sú pripravení pomôcť vám dosiahnuť požadovaný výsledok.