V skratke

Transformáciu nie je možné riadiť, ak ústredie a miestne prevádzky vychádzajú z odlišných definícií, predpokladov a číselných údajov. Ešte pred stanovením cieľov alebo spustením iniciatív je prvou úlohou vedenia vytvoriť jednotný a overený pohľad na podnik: aké finančné prostriedky sú skutočne k dispozícii, aké záväzky vyplývajú z aktuálneho portfólia objednávok a čo skutočne umožňujú kvalita a kapacity. Všetko, čo z toho vyplýva, vrátane dôveryhodnosti samotného plánu, závisí od tejto zhody. Ak sú fakty sporné, rozhodovanie sa zastaví alebo sa rozhodnutia prijímajú dvakrát.

Prečo sa výsledky dcérskych spoločností a centrály líšia: prevádzkové vs. finančné výkazníctvo

Nikto nemá v úmysle prevádzkovať dve verzie jedného podniku. Stáva sa to preto, že skupina potrebuje porovnateľnosť a závod musí fungovať.

Finančné oddelenie skupiny vykazuje tržby na konsolidovanej báze, zaúčtováva ich v súlade s politikou skupiny a každý mesiac podáva správy o celom portfóliu akcií podľa kalendárneho roka. Miestna prevádzka meria to, čo vidí a na čo môže reagovať: čo bolo odoslané, čo zákazník prevzal, čo čaká na dvore na dodanie súčiastky. Obe sú presné vo svojom vlastnom kontexte. Ani jedna z nich však nie je úplná.

Po uplynutí osemnástich mesiacov sa tieto dva rámce od seba natoľko vzdialia, že už ani jedno slovo nie je spoľahlivé. Pojem “nevybavené objednávky” v jednom kontexte znamená potvrdené objednávky, zatiaľ čo v inom kontexte označuje všetko, čo je v procese spracovania. “Dodanie v termíne” sa meria voči pôvodnému sľubu na úrovni skupiny a voči poslednému revidovanému sľubu na miestnej úrovni. Tento rozdiel nie je zámerným zatajovaním. Je to samotná definícia.

Riešenie nezrovnalostí vo výkazoch: Prečo predstavenstvá váhajú spochybňovať čísla

Práve v tomto bode predstavenstvá váhajú, a toto váhanie stojí za zmienku.

Spochybňovanie čísel pôsobí ako spochybňovanie ľudí. Generálny riaditeľ skupiny, ktorý opäť otvára otázku faktického základu, tým implicitne vyjadruje svoj postoj k generálnemu riaditeľovi, ktorého vymenoval, k finančnému riaditeľovi, ktorý podpisuje finančnú správu, a k svojmu vlastnému úsudku, keď oboch prijal za posledných šesť kvartálov. Existuje tu aj menej zreteľný problém: ak boli definície nesprávne, potom rozhodnutia založené na nich boli prijaté na nesprávnom základe a niektoré z týchto rozhodnutí prijala práve správna rada.

Faktická situácia tak zostáva dlhšie, než by mala, bez dôkladnej analýzy, zatiaľ čo sa namiesto toho opakuje operačné vysvetlenie. Bol to len časový posun. Bol to jeden zlý mesiac. Zákazník posunul harmonogram.

Medzitým miestny tím zvyčajne pracuje v podmienkach, na ktoré nebol priamo opýtaný. Očakávania skupiny stanovené na úrovni portfólia nemusia odrážať to, čo daná prevádzka dokáže vyprodukovať s nástrojmi, počtom zamestnancov a podmienkami dodávateľov, ktoré má k dispozícii. Eskalácia tohto problému má určitú politickú cenu. Tiché absorbovanie nákladov je lacnejšie, pokiaľ to ešte ide.

Dvaja ľudia, ktorí si vedú domáce účty v samostatných zošitoch, budú síce obaja čestní, ale nikdy sa nezhodnú, a keď dôjde k hádke, bude sa týkať skôr peňazí ako tých zošitov.

Zložitosť riadenia cezhraničných priemyselných činností

Vzdialenosť mení nielen atmosféru, ale aj samotný priebeh udalostí.

Informácie prichádzajú do centrály v súhrnnej podobe a s oneskorením, keďže prešli miestnou účtovnou knihou, zákonným rámcom a konsolidačnou vrstvou, z ktorých každá je legitímna, ale každá z nich odstraňuje podrobnosti. Finančný riaditeľ skupiny v Mníchove, ktorý číta podklady maďarskej dcérskej spoločnosti, číta vlastne interpretáciu interpretácie, pričom prevádzkové fakty, ktoré by vysvetlili odchýlku, sú skryté za dvoma prekladmi.

Tento podiel nie je zanedbateľný. V rámci EÚ tvoria podniky pod zahraničnou kontrolou približne 1% výrobných podnikov na trhu, vytvárajú však zhruba štvrtinu celkovej pridanej hodnoty, pričom v niekoľkých stredoeurópskych ekonomikách je táto koncentrácia oveľa vyššia. Podniky pod zahraničnou kontrolou tvorili 50% pridanej hodnoty na Slovensku a 28% pracovných miest na Slovensku aj v Českej republike v 2023. Veľká časť európskej priemyselnej výroby je riadená z inej krajiny, ako je tá, v ktorej sa vyrába.

Pridajte k tomu zákonné výkazníctvo, ktoré sa líši od politiky skupiny, inštancie ERP, ktoré boli pri implementácii lokalizované a nikdy neboli zosúladené, a riadiacu vrstvu, ktorá každý mesiac prekladá medzi dvoma účtovnými logikami, a táto divergencia sa stáva štrukturálnou. Nie je to jazykový ani kultúrny problém. Je to otázka toho, ktoré čísla majú autoritu, kto smie zmeniť definíciu a ako dlho trvá, kým sa prevádzková skutočnosť dostane k osobe, ktorá za ňu nesie zodpovednosť.

Rozpoznávanie príznakov spochybnenia faktickej základne v oblasti správy a riadenia

Túto situáciu neriešim. Už som v nej.

• Mesačná zásielka prichádza načas, avšak stav hotovosti s ňou nesúhlasí.
• Dve inštitúcie uvádzajú odlišné údaje za ten istý mesiac a obe dokážu obhájiť svoju metódu.
• Na otázky položené na zasadnutí predstavenstva sa odpovie o tri týždne neskôr, až po vykonaní zosúlaďovania, s ktorým nikto nerátal.
• Presnosť predpovedí sa z kvartálu na kvartál zhoršuje, pričom to nie je možné vysvetliť žiadnou konkrétnou udalosťou.
• Skupina začala požadovať surové údaje namiesto správ.
• Rozhodnutie bolo odložené najmenej dvakrát, pretože údaje, na ktorých sa zakladalo, boli sporné.

Ten posledný je spoľahlivý signál. Akonáhle sa pri rozhodovaní začne čakať na dosiahnutie zhody ohľadom faktov, stáva sa táto faktická základňa prekážkou pre podnikanie.

Šesť kľúčových ukazovateľov na overenie jednotnej podnikovej pravdy

Takmer celé riziko spočíva v šiestich oblastiach. Každá z nich si vyžaduje jednotnú dohodnutú definíciu, zodpovednú osobu a zdokumentovaný zdrojový systém.

• Hotovosť. Skutočná disponibilná hotovosť, nie stav v účtovnej evidencii. Záväzky, ktoré sú potvrdené, ale ešte neuhradené, faktúry, ktoré sú sporné, a vnútropodnikové zostatky sú na oboch stranách zaúčtované jednotne.
• Doručenie. V porovnaní s akým sľubom a potvrdené kým. Jediným opodstatneným kritériom je spokojnosť zákazníka.
• Kvalita. Vnútropodnikový šrot a opravy, reklamácie zákazníkov a záručné riziká sa započítavajú na jednom základe, a to vrátane položiek, ktoré boli opravené a expedované, a nie tých, ktoré boli zaevidované ako poruchy.
• Nevybavené objednávky. Potvrdené a zmluvne záväzné, jasne oddelené od očakávaných a prognózovaných údajov.
• Náklady. Štandardné hodnoty verzus skutočné hodnoty, pričom odchýlky sa pripisujú, a nie absorbujú, a rozdelenie režijných nákladov sa dohodne skôr, než sa stane predmetom sporu.
• Kapacita. Preukázaný výkon za súčasných podmienok, nie menovitý výkon a nie údaj z obdobia pred odchodom posledných troch zamestnancov.

Tento proces síce nie je nijako atraktívny, práve v ňom sa však rozhoduje o hodnote. Výskum spoločnosti McKinsey, ktorý sa zameriaval na transformácie v priebehu 15 rokov, zistil, že vykonanie komplexného, na faktoch založeného posúdenia podniku patrí medzi tri opatrenia, ktoré najviac predurčujú, či transformácia dosiahne svoju plnú hodnotu, a že takmer štvrtina všetkých strát hodnoty vyskytuje sa pri stanovovaní cieľov, ešte pred začatím ich realizácie. Ciele stanovené na základe sporných faktov sú ohrozené už v deň, keď sa na nich dohodnú.

Rozsah bežných chýb sa ľahko podceňuje. V štúdii časopisu Harvard Business Review, v rámci ktorej 75 vedúcich pracovníkov posudzovalo 100 záznamov zo svojich vlastných oddelení, obsahovalo 47% novo vytvorených záznamov aspoň jednu kritickú chybu a iba 3% výsledných hodnotení kvality údajov bolo prijateľných aj pri najvoľnejších kritériách štandardný. Vzorka je malá a založená na vlastnom hodnotení a štúdia je už niekoľko rokov stará, avšak jej závery sú v súlade s tým, čo sa zistí vždy, keď sa nejaká skupina touto problematikou dôkladne zaoberá.

Zavedenie rámca pre rozhodovanie založené na faktoch

Overenie nie je audit. Audit zisťuje, čo sa stalo. Toto zisťuje, aká je súčasná situácia, aby sa mohlo prijať rozhodnutie ešte tento týždeň.

Postup, ktorý funguje, je krátky. Písomne sa dohodnite na definíciách. Určite jedného zodpovedného za každý ukazovateľ. Pre každý ukazovateľ nastavte zdrojový systém tak, aby sa rovnaké číslo nemohlo vypočítať dvoma rôznymi spôsobmi. Prepočítajte výsledky za posledné dva štvrťroky na nový základ, čo je síce nepríjemné, ale nevyhnutné, pretože nový základ bez historických údajov nedáva predstavenstvu žiadny referenčný bod, voči ktorému by mohlo posudzovať vývoj. Potom stanovte ciele.

Prepracovanie účtovnej závierky prináša jeden predvídateľný moment: zdá sa, že sa zhoršili výsledky. V prevádzke sa však nič nezmenilo. Predstavenstvo to po prvýkrát vidí tak, ako to skutočne je. Pripravte si rozhovor s akcionármi alebo veriteľmi skôr, než sa prepracovaná účtovná závierka zverejní, a nie až potom.

Vymedzenie výkonnej moci a rozhodovacích práv pri transformáciách

Vytvorenie novej faktickej základne znamená prekonať odpor ľudí, ktorí sú verní tej súčasnej. To si vyžaduje autoritu, nie presviedčanie.

Dočasný finančný riaditeľ sa zameriava na oblasti, v ktorých dochádza k rozdielom vo finančnom výkazníctve: účtovanie, vnútropodnikové vzťahy, prevádzkový kapitál, konsolidácia. An Interim COO alebo dočasný riaditeľ závodu zasahuje v prípadoch, keď sa nezhody týkajú prevádzkových aspektov: dodávky, kvalita, kapacita, náklady. Dočasný generálny riaditeľ alebo výkonný riaditeľ zasahuje v prípadoch, keď sú sporné obidve oblasti a miestny manažérsky tím už nemá dôveru skupiny.

Rozhodujúce je právo rozhodovať. Poradcu, ktorý odporúča určitú definíciu, možno zdvorilo ignorovať. To však neplatí pre vedúceho pracovníka, ktorý bol vymenovaný s právomocou túto definíciu stanoviť a ktorý je následne zodpovedný za dosiahnuté výsledky. V okamihu, keď sa skutočne spochybnia fakty, prechádza rozhodovacia právomoc na toho, kto dokáže predložiť číslo, ktoré nikto v miestnosti nespochybní.

Zároveň by sa mala dohodnúť nasledujúca štruktúra podávania správ: čo má centrála dostávať, v akej frekvencii, v akej podobe a o čom môže miestna prevádzka rozhodovať bez toho, aby sa musela pýtať. Databáza faktov bez riadenia sa do dvoch štvrťrokov rozpadne na dve verzie.

Obnovenie dôvery v miestne finančné a prevádzkové výkazníctvo

Niekedy sa predstavenstvo dostane do tejto situácie už po tom, čo stratilo dôveru. Inštinktívne sa potom snaží zvýšiť frekvenciu podávania správ a požadovať podrobnejšie informácie.

To situáciu zvyčajne ešte zhorší. Častejšie podávanie správ na základe nedohodnutých definícií vedie k väčšiemu počtu sporov, ktoré vznikajú rýchlejšie, a zaťažuje miestne kapacity, ktoré by sa mali venovať náprave prevádzky.

Alternatívou je dočasne obmedziť podávanie správ na malý počet overených údajov, vymenovať osobu s právomocou tieto údaje stanoviť a odtiaľ začať znovu budovať. Je to v rozpore so zdravým rozumom žiadať menej informácií práve vtedy, keď im najmenej dôverujete. Je to však jediný spôsob, ako získať informácie, na základe ktorých môžete konať. Obnovenie dôvery v miestnu organizáciu je súčasťou práce, nie jej dôsledkom: tím, ktorý doteraz fungoval bez právomocí alebo bez podložených faktov, je zvyčajne rád, keď mu oboje poskytnete.

Prípadová štúdia

Vlastník z oblasti súkromného kapitálu vlastnil poľskú výrobnú spoločnosť, ktorú nadobudol pred dvoma rokmi. Mesačná správa dorazila včas a naznačovala, že plán sa vo všeobecnosti dodržiava. Oddelenie cash flow s tým však už dve štvrťroky nesúhlasilo. Finančné oddelenie skupiny sa domnievalo, že závod vykazuje tržby predčasne. Závod sa zase domnieval, že skupina ignoruje podmienky prijatia zo strany zákazníkov, ktoré boli po akvizícii nanovo dohodnuté. Obidve strany mali čiastočne pravdu.

Spoločnosť CE Interim oslovil partner zodpovedný za túto transakciu. Najskôr prišiel popis zadania. Nešlo o požiadavku na finančného riaditeľa, ale o rozhodnutie o tom, čo musí majiteľ zaviesť, v akom časovom horizonte a s akými právomocami, aby sa vyriešilo, čo platí v prípade, že sa dve funkcie nezhodujú. Spoločnosť CE Interim vymenovala Interim CFO so skúsenosťami v oblasti povinného výkazníctva v strednej Európe a v oblasti zodpovednosti voči vlastníkom.

Úvodná práca mala skôr definíciový charakter než forenzný. Pre každý z nasledujúcich prvkov – vykazovanie výnosov, vnútropodnikové zostatky, záväzné objednávky a disponibilné hotovostné prostriedky – bola stanovená jedna písomná definícia, určený jeden zodpovedný pracovník a uvedený jeden zdokumentovaný zdrojový systém. V prípadoch, keď sa skupinová politika a miestne zákonné úpravy skutočne líšili, bol tento rozdiel zdokumentovaný, a nie vyriešený na základe preferencií.

Výsledky za predchádzajúce dva štvrťroky boli následne prepočítané na základe dohodnutých zásad. Výkonnosť sa potom javila horšie. V prevádzke sa však nič nezmenilo. Majiteľ si to po prvýkrát uvedomil v plnej miere a rokovanie s veriteľom bolo pripravené ešte pred prepočítaním, a nie až po ňom, vďaka čomu to zostalo udalosťou v rámci správy a riadenia spoločnosti.

Spolu s číslami sa dohodli aj pravidlá podávania správ: čo majiteľ dostane, ako často, v akom rozsahu a o čom môže miestny tím rozhodovať bez toho, aby sa musel pýtať. Práve táto časť mala zostať v platnosti aj po skončení mandátu.

Partner spoločnosti CE Interim bol počas celého procesu v neustálom kontakte s majiteľom a vedením spoločnosti a sledoval pokrok v porovnaní s pôvodným zadávacím listom. Keď sa ešte pred dokončením prepracovania účtovnej závierky objavil tlak na stanovenie cieľov, práve táto spolupráca zabezpečila dodržanie postupnosti krokov.

Miestny finančný tím zostal na svojich miestach. Chýbala mu však nie schopnosť, ale dohodnutý rámec, na základe ktorého by podával správy, a právomoc trvať na jeho dodržiavaní.

Najčastejšie kladené otázky v oblasti cezhraničného riadenia

Nie je to len audit?

Nie. Audit sa zameriava na prehľad historických údajov, zatiaľ čo tento nástroj stanovuje aktuálnu prevádzkovú situáciu pre okamžité rozhodovanie. CE Interim poskytuje túto prakticky využiteľnú prehľadnosť tým, že v reálnom čase vytvára jednotnú a overenú základňu faktov, a nie len kontroluje dodržiavanie predpisov v minulosti.

Koľko času trvá vytvorenie overenej faktickej základne?

Závisí to od systémov, ktorých sa spor týka, avšak správny postup je dôležitejší ako samotná rýchlosť. CE Interim zaručuje trvalé riešenie tým, že na prvom mieste kladie dôraz na definície a vlastníctvo, čím zabraňuje vzniku druhého sporného východiskového stavu.

Prečo by to nemohlo urobiť oddelenie skupinových financií na diaľku?

Tímy pracujúce na diaľku môžu odhaliť nezrovnalosti, ale zavedenie prečo Ich existencia si vyžaduje prítomnosť na mieste. Spoločnosť CE Interim rieši tieto konflikty vysielaním manažérov, ktorí majú priamu právomoc preskúmať miestne systémy a ujasniť definície v prípadoch, keď sa funkčné útvary nezhodujú.

Mal by sa súčasný miestny manažérsky tím vymeniť?

Zvyčajne to nie je prvý krok. Spoločnosť CE Interim objektívne hodnotí existujúce tímy, pričom si uvedomuje, že miestnym manažérom často chýba skôr výslovné oprávnenie eskalovať problémy, než kompetencia na ich skutočné riešenie.

Aké miesto zaujíma CE Interim vo vzťahu k výkonnému vedeniu?

Spoločnosť CE Interim zabezpečuje celú transformáciu tým, že stanovuje mandát, do 72 hodín nasadí dôkladne prevereného manažéra a zabezpečuje nepretržitý dohľad, aby sa zaručilo, že prevádzkové zmeny pretrvajú aj dlho po odchode tohto manažéra.

Čo ak sa ukáže, že čísla sú podstatne horšie, než sa uvádzalo?

Pred zverejnením akýchkoľvek opravných výkazov je potrebné naplánovať komunikáciu so zainteresovanými stranami. Riešenie CE Interim chráni reputáciu vášho predstavenstva tým, že proaktívne riadi tento proces zverejňovania informácií a premieňa potenciálnu krízu na kontrolovanú udalosť v rámci správy a riadenia spoločnosti.

Súvisiace poznatky

Možno by vás zaujalo aj nasledujúce:

• Prevádzkový turnaround
• Interim Plant Manager
• Prevádzková dokonalosť

Porozprávajte sa s partnerom

Ak sa údaje, ktoré dostávate do správnej rady, už nezhodujú s tým, čo vidíte v prevádzke, stojí za to to prebrať ešte pred nasledujúcim vykazovacím cyklom, a nie až po ňom. Ozvi sa Obráťte sa ešte dnes na CE Interim a náš tím odborníkov situáciu dôverne a bez akýchkoľvek záväzkov preberie.