Kurz gesagt. Wenn die Zentrale den Bedarf nach der Auftragserteilung durch ein Werk revidiert, geht es nicht um die Genauigkeit der Prognose. Vielmehr geht es darum, wer befugt ist, Kaufverpflichtungen nach einer Änderung des Bedarfs anzupassen, und auf welcher Grundlage dies geschieht. Eine revidierte Prognose ist eine Planungsanweisung, während ein angenommener Auftrag für einen Dritten bindend ist. Daher muss zunächst eine Trennung zwischen beiden vorgenommen werden, bevor der Konzern irgendetwas storniert.

Eine überarbeitete Prognose liegt vor, nachdem sich das Werk bereits festgelegt hat

Ein Konzern hat seinen Hauptsitz in Österreich und ein Werk in der Slowakei. In einem Quartal gab der Standort Aufträge entgegen der Planung der Zentrale heraus; im nächsten Quartal kürzte die Zentrale die Mengen. Infolgedessen gilt die Planung nicht mehr, die Aufträge bestehen jedoch weiterhin. Die nachstehende Aufteilung der Entscheidungsbefugnisse ist jedoch hypothetisch und stellt keine Aussage zum slowakischen Recht dar.

ZAP SR, der Verband der Automobilindustrie der Slowakischen Republik, beziffert die slowakische Fahrzeugproduktion für 2025 auf etwa 1,07 Millionen Einheiten, was einem Anstieg von 7,7 Prozent gegenüber den 993.583 Einheiten im Jahr 2024 entspricht, und prognostiziert für 2026 1,02 Millionen Einheiten, was einem Rückgang von etwa 5 Prozent entspricht. Zudem senkte das Institut die Prognose für 2027 von 1,27 Millionen auf 1,08 Millionen Fahrzeuge. Zahlen von Germany Trade & Invest vom Oktober 2026 Demnach sind die Auftragseingänge der slowakischen Automobilindustrie im ersten Halbjahr 2026 um mehr als 5 Prozent zurückgegangen.

Die Entwicklung verläuft jedoch nicht einheitlich. Eurostat Im August 2026 ging die Industrieproduktion im Euroraum im Vergleich zum Vorjahresmonat um 1,1 Prozent zurück, während die S&P Global PMI für das verarbeitende Gewerbe in der Eurozone erreichte im September 2026 einen Wert von 52,9, wobei die Einkaufsaktivitäten bei Vorleistungen so stark zunahmen wie seit Mai 2022 nicht mehr. Mit anderen Worten: Die Betriebe setzten auf eine Erholung, während die Kunden ihre Auftragsbestände reduzierten. CLEPA Im März 2026 wurde zudem berichtet, dass 24 Prozent der europäischen Zulieferer in diesem Jahr mit einer negativen Rentabilität rechnen – ein Anstieg gegenüber 15 Prozent.

Eigenmaterial von übermäßigen Einkaufsverpflichtungen trennen

Der erste Fehler ist arithmetischer Natur. Übermäßige Kaufverpflichtungen werden in der Zentrale als ein einziger Risikowert erfasst, was eine einzige Rückzahlung impliziert. Tatsächlich handelt es sich jedoch um drei Positionen mit unterschiedlichen Rechten, und unsere Analyse von Tage des Lagerbestands befasst sich mit der Bestandsmessung.

Material, das bereits vor Ort ist

Das Material vor Ort ist Eigentum des Werks. Die Geschäftsleitung kann es daher nutzen, umverteilen, verkaufen oder abschreiben, darf es jedoch nicht ändern, da kein Gegenentscheid mehr vorliegt. Gemäß IAS 2 „Vorräte“ wird es zum niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Nettoveräußerungswert bewertet, sodass lediglich die Bewertung verbleibt.

Ausstehende Kaufverpflichtungen

Aufträge, die bereits erteilt und vom Lieferanten angenommen wurden, sowie Abrufe, die sich bereits innerhalb der Vorlaufzeit befinden, sind für Dritte verbindlich. Die überarbeitete Prognose hatte darauf keinen Einfluss. Sie sind daher die einzigen Posten, die von einer Änderung betroffen sein können, und diejenigen, die innerhalb des Konzerns als „storniert“ bezeichnet werden.

Bestellanforderungen, die das Werk noch nicht erteilt hat

Aufträge, die das Werk noch nicht erteilt hat, sind die einzige Tranche, die es eigenständig stoppen kann. Das Stoppen erfolgt sofort und kostenlos. Da es sich jedoch auch um die kleinste Position handelt, führt eine Stoppanweisung selten zu dem Ergebnis, das die Zentrale erwartet.

Überprüfen Sie die Verpflichtung, bevor Sie die Anweisung ändern.

Eine geänderte Prognose begründet für sich genommen noch keinen Anspruch auf Rücktritt oder Entschädigung. Das Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG) von 1980, das für Österreich seit dem 1. Januar 1989 und für die Slowakei seit dem 1. Januar 1993 in Kraft ist, unter den 97 Vertragsstaaten – UNCITRAL-Listen, heißt es unter Artikel 29 Absatz 1 dass die Parteien einen Vertrag durch bloße Vereinbarung ändern oder kündigen können. Artikel 29 Absatz 2 fügt hinzu, dass die Parteien einen Vertrag, der Änderungen in schriftlicher Form vorschreibt, nicht auf andere Weise ändern können. Ob dies zu einer bestimmten Entscheidung führt, bleibt eine Frage für Rechtsexperten.

Die UNIDROIT-Grundsätze für internationale Handelsverträge betrachten die Sache aus einer anderen Perspektive. Artikel 6.2.1 hält eine Partei an ihren Verpflichtungen fest, selbst wenn die Erfüllung beschwerlicher wird, während Artikel 6.2.3 einen Antrag auf Neuverhandlung als bloßen Antrag und nicht als Recht auf Zurückhaltung der Leistung behandelt. In ähnlicher Weise sehen die vom Verband der Automobilindustrie (VDA) empfohlenen Einkaufsbedingungen vor, dass ein Käufer Änderungen verlangen kann, sofern diese für den Lieferanten zumutbar sind. Nichts davon regelt die Einkaufsverpflichtungen nach einer Änderung der Nachfrage, daher müssen zunächst vier Punkte auf den Tisch gebracht werden:

• die Auftragsbedingungen, einschließlich etwaiger schriftlicher Änderungs- und Abrufklauseln
• die eigenen Verpflichtungen der Gruppe gegenüber ihrem Kunden im Rahmen dieses Programms
• die Haltung des Lieferanten in Bezug auf Werkzeuge, bereits bestelltes Material und Losgröße
• Der Zeitplan: Was befindet sich in der Vorlaufzeit, im Transport oder kann noch gestoppt werden?

Genehmigung von Bestelländerungen: die Optionen und der Verantwortliche

Beibehalten, aufschieben oder eine einvernehmliche Änderung anstreben

Die Aufrechterhaltung der Verpflichtung verhindert zwar eine Belastung, bedeutet jedoch, dass unnötiges Material mitgeführt werden muss, was gemäß IAS 37 „Rückstellungen, Eventualverbindlichkeiten und Eventualforderungen“ die Frage nach einem möglicherweise belastenden Vertrag aufwirft. Durch die Verschiebung der Lieferung wird der Zahlungsfluss verlagert, ohne dass sich die Verpflichtung verringert; hierfür ist die Zustimmung des Lieferanten erforderlich. Im Gegensatz dazu ist die Aushandlung einer vereinbarten Vertragsänderung der einzige Weg, der die Verpflichtung verringert, und der einzige, bei dem die Zustimmung der Gegenpartei erforderlich ist. Da jede Option mit unterschiedlichen Kosten verbunden ist, sollte der Vergleich dem Entscheidungsträger vorgelegt werden.

Das Protokoll über den Kauf und die Änderungen

Eine Entscheidung sollte schriftlich festgehalten werden, damit sie auch nach dem Ausscheiden der Entscheidungsträger Bestand hat. Die Genehmigung einer Bestellungsänderung hält einer Prüfung nur dann stand, wenn jemand die Begründung dokumentiert. In der Dokumentation sind daher in folgender Reihenfolge anzugeben:

1. die Nachfrageänderung, mit Datum und Quelle
2. die Verpflichtung, nach Art und Menge
3. die Begriffe und die ihnen zugrunde liegenden Belege
4. die Möglichkeiten, die sich in diesem Zustand bieten
5. die erforderliche Gegenparteivereinbarung
6. der Genehmigende, der unterschreibt
7. die von ihnen genehmigte Änderung
8. die akzeptierten Gebühren
9. Umsetzungsschritt und Datum
10. die Auswirkungen auf den Kassenbestand, belegt durch

Abstimmung der Prognosen der Zentrale mit den Einkaufsbefugnissen der Werke

Die Diskrepanz zwischen der Prognose der Zentrale und dem Einkauf des Werks ist kein Kommunikationsproblem. Vielmehr handelt es sich um eine Verteilung von Entscheidungsbefugnissen, die niemand erfasst hat. Drei separate Entscheidungsinstanzen regeln die Einkaufsverpflichtungen nach Änderungen der Nachfrage, und diese liegen in der Regel bei drei verschiedenen Personen.

Nur derjenige, der für die Kundenbeziehung zuständig ist – in der Regel ein Key-Account-Manager –, kann diese Verpflichtung ändern. Ebenso kann nur derjenige, der den Liefervertrag hält, die Änderung mit dem Lieferanten aushandeln; dies kann ein Konzern-Kategoriemanager sein und nicht unbedingt der Einkaufsleiter des Werks, der den Abruf getätigt hat. Die Genehmigung der überarbeiteten Anweisung des Werks liegt dann bei der Person, die in der Befugnisübertragungs- oder Genehmigungsmatrix genannt ist – häufig ein regionaler CFO –, während der Konzern-COO oder der Supply-Chain-Direktor die Verantwortung trägt.

Keine der beiden Seiten verhält sich unvernünftig. Die Zentrale nimmt die veränderte Kundenannahme als Erste wahr und erwartet, dass der Einkauf entsprechend reagiert, während das Werk sich weigert, über seine Befugnisse hinaus zu handeln. Beide Sichtweisen sind richtig, doch der Weg dazwischen fehlt.

Umsetzung und Nachweis der finanziellen Auswirkungen

Wenn die Entscheidung keine Änderung an einem Dokument bewirkt hat, hat niemand sie umgesetzt. Jemand muss den Auftrag gemäß den Vertragsbedingungen anpassen, den Lieferanten schriftlich darüber informieren und das Planungssystem aktualisieren, damit die ersetzte Freigabe keine Abrufe mehr generiert. Bis dahin bleiben die überhöhten Einkaufsverpflichtungen unverändert bestehen.

Die Finanzabteilung muss den Geldanspruch dann genau angeben, da der Wert auf dem Papier oft den Bankkontostand übersteigt. Nach IAS 2 wird eine Abschreibung auf den Nettoveräußerungswert zu einem Aufwand in der Periode und führt zu keinem Mittelabfluss, während vermiedene zukünftige Ausgaben eine Zahlung reduzieren, die noch niemand geleistet hat. IAS 7, Kapitalflussrechnung, hält diese Grenze sichtbar, indem er sich auf tatsächliche Zahlungsströme beschränkt, und die Standards der IFRS-Stiftung legen diese Unterscheidung fest. Bei der Überprüfung wird dann geprüft, ob die Zahlungen, die das Konto verlassen sollten, eingestellt wurden.

Die Entscheidung über Abnahmeverpflichtungen nach Änderungen der Nachfrage

Der Konzern hat die Wahl zwischen drei Optionen, die jeweils mit Kosten verbunden sind. Er kann die Verpflichtungen beibehalten und das Material finanzieren, wodurch Barmittel verbraucht werden, die die Tochtergesellschaft anderweitig benötigt, oder er kann Änderungen anstreben und die Gebühren zahlen, wodurch eine ungewisse Verpflichtung in bekannte Kosten umgewandelt wird. Alternativ kann er die Entscheidung aufschieben und beides offen lassen – was die meisten Konzerne tun –, da niemand die Verantwortung für die Lücke zwischen der Prognose der Zentrale und den Einkäufen des Werks übernimmt.

Sofern die derzeitigen Verantwortlichen für Finanzen, Einkauf und Buchhaltung über die erforderlichen Befugnisse, Fähigkeiten und die nötige Zeit verfügen, sollten sie dies abschließen, und unser Vermerk zu Interims-CFO zur Stabilisierung des Betriebskapitals liefert diesen Kontext. Ist das Risiko jedoch erheblich und kann kein Eigentümer eine Entscheidung treffen, kann eine spezialisierte Interim-Finanzführung oder eine Führungskraft für die Lieferkette den Weg innerhalb der Befugnisse koordinieren, die der Konzern bereits übertragen hat, und dabei in beide Richtungen Bericht erstatten, wie es im Verhaltenskodex des Institute of Interim Management beschrieben ist. CE Interim, Teil der Valtus Alliance, agiert in dieser Position zwischen der Zentrale und dem Standort.

Häufig gestellte Fragen

Führt eine angepasste Prognose zur Stornierung eines Auftrags?

Nein. Eine überarbeitete Prognose ist eine Planungsanweisung und ändert nichts am Lieferantenvertrag. Da Artikel 29 Absatz 1 des CISG vorsieht, dass die Parteien einen Vertrag durch bloße Vereinbarung ändern oder kündigen können, muss die Gegenpartei zustimmen, und etwaige Ansprüche hängen dann von den Auftragsbedingungen ab.

Wer kann eine geänderte Kaufverpflichtung genehmigen?

Der in der Befugnisübertragung benannte Genehmiger – in der Regel ein regionaler CFO – wird tätig, sobald der kundenseitige Verantwortliche die Bedarfsänderung bestätigt und der Inhaber der Liefervereinbarung die Lieferantenposition bestätigt hat. Die Genehmigung einer Bestellungsänderung ist keine Anweisung, keine neuen Bestellungen mehr aufzugeben; diese kann das Werk selbst erteilen. Beides als eine einzige Entscheidung zu behandeln, ist daher der häufigste Fehler bei der Abwicklung von Einkaufsverpflichtungen nach Bedarfsänderungen.

Wie sollte die Gruppe die Gebühren und die Auswirkungen auf die Lieferung bewerten?

Es geht um die Verbindlichkeiten, nicht um den Gesamtbestand. Material, das sich bereits vor Ort befindet, verursacht keine Kosten; aufgegebene Bestellungen verursachen Kosten entsprechend der vom Lieferanten zugesagten Liefermenge, während noch nicht aufgegebene Bestellanforderungen keine Kosten verursachen. Der Genehmigende muss daher für jede Option die Kosten im Hinblick auf die Lagerhaltungskosten und das Lieferrisiko bei einer Erholung der Nachfrage berücksichtigen.

Gilt ein vermiedener zukünftiger Kauf als Bargeld?

Nein. Durch vermiedene künftige Anschaffungen wird eine Zahlung reduziert, die noch niemand geleistet hat, und gemäß IAS 2 wird eine Wertminderung auf Vorräte als Aufwand in der Periode erfasst und nicht als Einnahme. Ein Konzern kann beides als Verbesserung ausweisen, doch da in keinem der beiden Fälle Geld auf das Konto fließt, sind sie von den Zahlungseingängen zu unterscheiden.