Die Verträge, die nicht zum Unternehmen gehören

Beispiel für eine Ausnahmeregelung bei der Vertragsnovation, bei der Kunden-, Lieferanten-, Dienstleistungs-, Software- und Logistikverträge der Muttergesellschaft nur mit Zustimmung oder durch Novation auf ein neues Unternehmen übertragen werden.

Die Verträge, die nicht zum Unternehmen gehören

Kurz gesagt

Bei einem Verkauf werden selten alle Verträge mitverkauft. Dies ist das Problem der Vertragsnovation. Eine Abtretungsbeschränkung oder eine Klausel zum Kontrollwechsel kann eine Gegenpartei dazu zwingen, zunächst ihre Zustimmung zu erteilen. Die Transaktionsstruktur entscheidet darüber, ob diese Zustimmung erforderlich ist – nicht darüber, wer nun die Anteile besitzt. Wenn ein Vertrag eine Zustimmung oder Novation erfordert, muss ein leitender Angestellter die Verantwortung für dieses Programm übernehmen. Wird dies allein der juristischen Korrespondenz überlassen, wird es Monate nach Abschluss der Transaktion zum Problem des Verkäufers.

Ein Aktienverkauf und eine Vermögensübertragung werfen zwei unterschiedliche vertragliche Probleme auf. Bei der Entscheidung über eine Ausnahmeregelung im Rahmen einer Vertragsnovation muss zunächst geklärt werden, welches der beiden Probleme vorliegt.

Bei einem Aktienverkauf bleibt der Vertragspartner derselbe. Seine Vereinbarungen bleiben in der Regel bestehen. Eine Klausel über den Kontrollwechsel kann der Gegenpartei dennoch ein Handlungsrecht einräumen.

Bei einer Vermögensübertragung führt ein anderes Unternehmen die Geschäftstätigkeit fort. Rechte können unter Umständen durch Abtretung übertragen werden. Laufende Verpflichtungen, wie beispielsweise die Begleichung von Rechnungen, können in der Regel nicht ohne die Zustimmung der Gegenpartei übertragen werden. Wenn sowohl Rechte als auch Verpflichtungen übertragen werden müssen, ist stattdessen eine Novation erforderlich. Eine Novation ist eine dreiseitige Vereinbarung zwischen Verkäufer, Käufer und Gegenpartei.

Vorstände, die diese beiden Strukturen als ein einziges Problem betrachten, verlieren Wochen damit, herauszufinden, welche Verträge überhaupt einer Überprüfung bedürfen. Indem man die Struktur zunächst benennt, wird aus einer rechtlichen Frage ein überschaubares Programm zur Ausgliederung im Rahmen einer Vertragsnovation. Das ist die Disziplin, die hinter jeder Ausgliederung im Rahmen einer Vertragsnovation steht, unabhängig von der Branche oder dem Land.

Auslöser und Risiken: Erkennung von Problemen bei der Vertragsnovation nach Vertragsabschluss

Der Abschluss erfolgt, und das neue Unternehmen nimmt den Geschäftsbetrieb auf. Innerhalb weniger Wochen sendet ein Lieferant oder Softwareanbieter eine Mitteilung. Darin wird unmissverständlich darauf hingewiesen, dass mit dem Unternehmen in seiner jetzigen Form kein Vertrag besteht.

Die Rechtsberater haben dies in der Regel bereits während der Due Diligence vorausgesehen. Der Vorstand hingegen oft nicht, da er davon ausging, dass betriebliche Kontinuität auch vertragliche Kontinuität bedeute. Dies ist der Moment, in dem eine Ausnahmeregelung zur Vertragsnovation nicht mehr nur theoretischer Natur ist, sondern tatsächlich Kosten verursacht.

Ein Vertragspartner, der diese Lücke erkennt, erkennt auch seine Verhandlungsmacht. Er hat es nicht eilig, etwas zu unterzeichnen, bevor er entschieden hat, was er dafür haben möchte.

Ausnahmen bei der grenzüberschreitenden Vertragsnovation und komplexe Rechtslagen in mehreren Rechtsordnungen

Eine Ausnahmeregelung zur Vertragsnovation, die sich auf ein einziges Land beschränkt, ist bereits anspruchsvoll. Kommen noch Aktivitäten in mehreren Ländern hinzu, wird die Aufgabe noch komplexer. Verträge unterliegen unterschiedlichen Rechtsordnungen und unterschiedlichen lokalen Vorschriften hinsichtlich der gültigen Einwilligung. Nichts davon gilt nur für eine bestimmte Grenze; dieselben Regeln für Ausnahmeregelungen zur Vertragsnovation gelten überall dort, wo die Grenze auf einer Karte überschritten wird.

Eine Muttergesellschaft in Deutschland, Frankreich, der Schweiz oder Österreich handelte häufig zentral einen Rahmenvertrag aus. Ein Werk in Polen, Tschechien, Ungarn oder Rumänien agierte dann unter diesem Dach als Lieferstelle. Wenn sich das Werk verselbstständigt, stellt es oft fest, dass es den Vertrag nie in eigenem Namen abgeschlossen hat. Die Vertragsbeziehung und die Preisgestaltung lagen bei der Muttergesellschaft, nicht beim Werk.

Die lokale Bonität erschwert dies zusätzlich. Ein Werk, das sich auf eine Bürgschaft der Muttergesellschaft stützte, verfügt nach Ablauf dieser Bürgschaft über keine eigenständige Bonitätshistorie mehr. Eine Gegenpartei um die Novation des Vertrags zu bitten, bedeutet oft, sie im selben Gespräch dazu aufzufordern, ein anderes Kreditrisiko zu übernehmen. Das ist eine geschäftliche Entscheidung, für die jemand mit der Befugnis benötigt wird, geschäftliche Verpflichtungen einzugehen. Genau das macht eine Vertragsnovation zu einer Verhandlungssache und nicht zu einer reinen Formalität.

Frühe Warnzeichen für ungelöste Beschränkungen bei der Vertragsübertragung

Sobald einige Muster gemeinsam auftreten, befindet sich ein Brett in der Regel bereits in dieser Problemstellung und nähert sich ihr nicht erst an.

Die Lieferanten halten die Lieferungen zurück, bis das Unternehmen die neuen Zahlungsbedingungen erfüllt.
Ein Geschäftspartner wendet sich nicht mehr an das übliche Betreuerteam und fragt nach jemandem, der die Geschäftsbedingungen ändern kann.
Die juristische Korrespondenz stapelt sich schneller, als das Team sie bearbeiten kann, da eine Flut nahezu identischer Anträge auf Vertragsübertragung auf einmal eingegangen ist und noch niemand dafür zuständig ist, diese abzuschließen.
Software-Lizenzen geben Warnungen zum Ablauf aus, da der Vertrag auf Konzernebene abgeschlossen wurde und nie auf den Namen der lokalen Gesellschaft lautete.

Nichts davon deutet auf böswilliges Handeln auf einer der beiden Seiten hin. Eine Vertragspartei schützt lediglich eine wirtschaftliche Position, die ihr der Vertrag bereits einräumt. Das eigene Team des Verkäufers verfügt in der Regel über die Ressourcen, um das Geschäft zu führen, nicht aber, um unter Zeitdruck Hunderte von Vertragsnovationen auszuhandeln. Wird eine Ausnahmeregelung zur Vertragsnovation frühzeitig erkannt, bleibt es ein Projekt und wird nicht zur Krise. Jedes dieser Anzeichen deutet auf dasselbe hin: eine Ausnahmeregelung zur Vertragsnovation, für die noch niemand die Verantwortung übernommen hat.

Wesentliche Elemente eines erfolgreichen Programms zur Ausgliederung im Rahmen einer Vertragsnovation

Ein glaubwürdiges Programm zur Vertragsnovation beginnt mit einer Triage und nicht mit juristischen Schreiben. Jede Geschäftsbeziehung muss in Stufen unterteilt werden: an erster Stelle stehen Vereinbarungen mit einem einzigen Anbieter und sicherheitskritische Vereinbarungen, an zweiter Stelle strategische, aber ersetzbare Vereinbarungen und an letzter Stelle Standard- und indirekte Vereinbarungen. Diese Einstufung entscheidet darüber, womit sich die Führungskraft in den ersten Wochen beschäftigt.

Das eigenständige Unternehmen muss frühzeitig seine eigene Bonität unter Beweis stellen. Wenn ein Werk bisher auf eine Bürgschaft der Muttergesellschaft angewiesen war, benötigt es zunächst eine eigene Kreditlinie, eine Bankbürgschaft oder ein Akkreditiv. Wenn man zu diesem Gespräch mit einer bereits paraten Antwort erscheint, verändert sich dessen Tonfall völlig.

Die Verhandlung selbst ist geschäftlicher Natur und keine reine Verwaltungsangelegenheit. Eine rechtliche Prüfung bestätigt lediglich, was ein Vertrag zulässt. Sie führt selten dazu, dass eine Gegenpartei von sich aus bereit ist, Preise beizubehalten oder Laufzeiten zu verlängern. Dazu bedarf es eines namentlich genannten Führungskräften mit tatsächlicher Entscheidungsbefugnis, der – sofern es die Geschäftsbeziehung rechtfertigt – persönlich vor Ort ist.

Der richtige Zeitpunkt ist genauso wichtig wie die Reihenfolge. Durch die Novation von Verträgen noch vor Ablauf der Übergangsvereinbarung bleibt dies ein systematisches Programm zur Vertragsnovation und wird nicht zu einem hektischen Vorgehen in letzter Minute. Eine solche Abfolge unterscheidet ein echtes Programm von einer Anhäufung unbeantworteter juristischer Schreiben.

Interim-Führung bei der Durchführung von Vertragsübertragungen und Ausgliederungen

Rechts- und Beschaffungsabteilungen können diese Verhandlungen führen – und tun dies oft auch. Die Position von CE Interim ist eindeutig: Ein Interim-Manager arbeitet bei einem Programm zur Vertragsübertragung und Ausgliederung eng mit den Abteilungen Recht, Beschaffung und Konzernvertrieb zusammen und nicht an ihnen vorbei.

Das Volumen spricht für zusätzliche Kapazitäten. Hunderte von Verträgen, die innerhalb eines festgelegten Zeitfensters eingehen, unterscheiden sich von der Handvoll, die ein Vertriebsteam in einem normalen Jahr bearbeitet. Jemand muss in diesem Zeitraum eine Aufgabe übernehmen: das Programm leiten und die wichtigsten Beziehungen pflegen. Wenn eine Vertragspartnerin von juristischen Formulierungen zu geschäftlichen Bedingungen wechselt, muss diese Person die Befugnis haben, vor Ort gemeinsam mit dem Konzernvertrieb zu verhandeln.

Ein CE-Interim-Partner legt dieses Mandat von vornherein fest. Er bestimmt, welche Vereinbarungen am wichtigsten sind, welche Befugnisse die Führungskraft in die einzelnen Gespräche einbringt und wann der Auftrag endet. Die Führungskraft ist für die Verhandlungen verantwortlich. Der Partner ist für die damit verbundene Steuerung zuständig sowie für die Übergabe, sobald das eigenständige Unternehmen seine Lieferantenbeziehungen selbstständig führen kann.

Bei diesen Gesprächen sitzt man oft dem kaufmännischen Leiter eines Lieferanten in einem anderen Land gegenüber. Kapazität und geografische Lage gehen meist Hand in Hand. Die Partner von CE Interim nutzen das internationale Netzwerk der Valtus Alliance, um diese Kapazitäten dort bereitzustellen, wo sich die Vertragspartner tatsächlich befinden – und nicht nur dort, wo der Auftrag unterzeichnet wurde. So sieht ein gut geführtes Mandat zur Vertragsübertragung und Ausgliederung aus.

Wo das Versprechen gilt, gilt es auch genau so. Eine bewährte, auf das Mandat zugeschnittene Führungskraft ist innerhalb von 72 Stunden nach Fertigstellung der Mandatsbeschreibung einsatzbereit.

Rechtsprechung und Präzedenzfälle: Erkenntnisse aus der Ausgliederung komplexer Vermögenswerte

Die Unterscheidung zwischen einem Aktienverkauf und einer Vermögensübertragung ist keine theoretische Frage. PwC beriet Tata Autocomp bei der Übernahme der Geschäftsaktivitäten von IAC Sweden, die als Vermögensübertragung strukturiert war. Nach eigenen Angaben der Kanzlei handelte es sich dabei um "eine Vermögensübertragung, bei der alle Verträge neu verhandelt werden mussten"."

Die Beratungsleistungen umfassten die finanzielle Due Diligence, die technische Bewertung und Mietvertragsverhandlungen für drei Werke. Das Ziel dabei war stets, die Produktion und die Lieferungen für Großkunden wie Volvo und Scania aufrechtzuerhalten. Hier handelt es sich um eine Vertragsübertragung in echtem Maßstab, nicht um eine theoretische Überlegung. Das Wesentliche dabei ist nicht der Umfang der Aufgabe. Selbst bei einem gut beratenen Geschäft, bei dem beide Seiten erfahrene Rechtsberater hatten, musste jede Vereinbarung neu ausgearbeitet werden – sie konnte nicht einfach übertragen werden. Die Transaktionsstruktur bestimmte dieses Ergebnis, nicht das gute Verhältnis zwischen den Parteien. Der Fall IAC Sweden zeigt, wie eine Vertragsnovation in Form eines Carve-outs aussieht, wenn niemand sie umgehen kann.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Beschaffungsforschung zur Vertragsnovation

Der Fall „IAC Sweden“ ist kein Einzelfall. Dies wird sowohl durch die Rechtslage als auch durch Forschungsergebnisse zur Unternehmensführung und durch Kostendaten unabhängig voneinander bestätigt.

Gemäß der Deutsches Bürgerliches Gesetzbuch, §§ 414 und 415: Eine Verpflichtung geht nur mit Zustimmung des Gläubigers auf einen neuen Vertragspartner über. Ist dies nicht der Fall, bedarf es stattdessen der ausdrücklichen Zustimmung des Vertragspartners.

Das Forum für Unternehmensführung der Harvard Law School kommt zu demselben Fazit aus einem anderen Blickwinkel. Die Forscher nennen die Zustimmungsrechte der Gegenpartei als eine der Hauptursachen für Reibungspunkte nach Abschluss eines Geschäfts.

McKinsey & Company's Forschung verweist in Bezug auf den Wert in dieselbe Richtung. Die Entflechtung der Beschaffung wird darin als einer der wichtigsten Faktoren für die Wertschöpfung bei einem Carve-out eingestuft.

Boston Consulting Group setzt eine Zahl, die die Kosten des Nichttätigwerdens verdeutlicht. Der Verlust des Einkaufsvolumens der Muttergesellschaft führt regelmäßig zu einem Anstieg der direkten Materialkosten um drei bis acht Prozent. Um genau dieses Kostenrisiko einzudämmen, gibt es ein Programm zur Vertragsübertragung.

Fallstudie: Sicherung von 140 Lieferantenverträgen im Rahmen einer Ausgliederung eines polnischen Fertigungsunternehmens

Das Ausgliederungsmandat und dessen Hintergrund

Ein deutscher Hersteller von Industrieausrüstung verkaufte seinen Geschäftsbereich für Hydraulikzylinder für 52 Millionen Euro an einen mittelständischen Private-Equity-Investor. Dabei handelte es sich von Anfang an um eine Vertragsnovation in Form eines Carve-outs und nicht um einen Nebenaspekt der Transaktion. Das Hauptwerk befindet sich in Schlesien, Polen. Mit achtzig Prozent seiner Hauptlieferanten bestanden keine direkten Verträge. Diese Beziehungen unterlagen den Rahmenverträgen der deutschen Muttergesellschaft und nicht dem Namen des polnischen Unternehmens selbst.

Innerhalb von zwanzig Tagen nach Fertigstellung stellten deutsche und italienische Stahl- und Zulieferer ihre Lieferungen ein. Sie forderten eine Preiserhöhung um vierzehn Prozent und eine Vorauszahlung in Höhe von 100 Prozent in bar, bevor der Versand wieder aufgenommen werden sollte. Polnische regionale Versorgungsunternehmen gingen noch weiter. Sie drohten mit der Abschaltung, sofern das Unternehmen nicht eine Barsicherheit in Höhe von 450.000 Euro hinterlege. Diese Sicherheit sollte die gerade ausgelaufene Bürgschaft der Muttergesellschaft ersetzen.

Interim-CPO-Maßnahmen und schrittweise Umsetzung

Ein kommissarischer Einkaufsleiter übernahm das Amt innerhalb von 72 Stunden. Die Arbeiten verliefen in vier Phasen.

Zunächst zur Vertragsprüfung: Eine polnische Bank vereinbarte innerhalb von sieben Tagen eine Lieferantenbürgschaft in Höhe von 2,5 Millionen Euro. Damit erhielt das Unternehmen eine glaubwürdige Antwort, noch bevor die Vertragspartner überhaupt die Frage gestellt hatten.

Zweitens: direkte Verhandlungen: Der Geschäftsführer reiste zu den Hauptsitzen der Lieferanten in München, Mailand und Katowice, um die einzelnen Konditionen persönlich zu vereinbaren.

Drittens: Logistik: Das Team sicherte sich regionale Transportverträge nach dem polnischen Bürgerlichen Gesetzbuch zu wettbewerbsfähigen Konditionen.

Viertens: Governance: Die Geschäftsleitung hat eine eigenständige Beschaffungsfunktion sowie einen Prozess zur Verwaltung der Lieferantenstammdaten aufgebaut. Dadurch konnte die Einrichtung nach Abschluss des Programms eigenständig weiterarbeiten.

Messbare Ergebnisse und Kosteneinsparungen

Innerhalb von neunzig Tagen hatte das Unternehmen alle 140 kritischen Lieferantenverträge neu abgeschlossen. Das Werk verzeichnete während der Umstellung keinerlei ungeplante Ausfallzeiten. Durch diese Maßnahme konnten geschätzte 1,8 Millionen Euro an nicht im Budget vorgesehenen Kostensteigerungen im Beschaffungsbereich vermieden werden. So konnte die operative EBITDA-Marge des Unternehmens von 8,4 Prozent in einer Phase gesichert werden, in der beide Faktoren tatsächlich gefährdet waren. Das Programm wurde als erfolgreicher Fall einer Vertragsübertragung abgeschlossen und war damit mehr als nur eine Rettungsmaßnahme im Beschaffungsbereich.

Häufig gestellte Fragen zu Ausnahmen bei der Vertragsnovation

Werden Verträge automatisch übertragen, wenn ein Unternehmen verkauft wird?

Das hängt ganz von der Struktur der Transaktion ab. Bei einem Aktienverkauf bleibt die vertragsschließende Einheit unverändert. Verträge bleiben in der Regel bestehen, es sei denn, eine Kontrollwechselklausel räumt der Gegenpartei ein Handlungsrecht ein. Bei einer Vermögensübertragung führt ein anderes Unternehmen das Geschäft fort. Rechte und Pflichten können dann in der Regel nur mit Zustimmung der Gegenpartei durch Abtretung oder Novation übertragen werden. Die Annahme einer automatischen Übertragung bei einer Vermögensübertragung ist einer der kostspieligsten Fehler, die ein Vorstand begehen kann. Das ist der Kern jeder Entscheidung über eine Ausklammerung bei der Vertragsnovation.

Was ist der Unterschied zwischen einer Vertragsabtretung und einer Novation?

Durch eine Abtretung wird der Nutzen eines Vertrags, wie beispielsweise das Recht auf den Erhalt von Waren, übertragen. Laufende Verpflichtungen wie die Begleichung von Rechnungen können dadurch allein jedoch nicht übertragen werden. Dem muss die Gegenpartei gesondert zustimmen. Eine Novation ist etwas anderes und bildet den Kern der meisten Arbeiten im Zusammenhang mit Vertragsnovationen. Es handelt sich um eine dreiseitige Vereinbarung zwischen Verkäufer, Käufer und Vertragspartner. Dabei werden sowohl Rechte als auch Pflichten gemeinsam übertragen, und der Verkäufer wird von weiterer Haftung befreit. Wenn ein Vertragspartner weiterhin einen zuverlässigen Partner sowohl für die Zahlung als auch für die Aufträge benötigt, ist in der Regel eine Novation und nicht eine Abtretung die richtige Lösung für das Geschäft.

Eine Vertragspartei ist nicht verpflichtet, den Vertrag zu den alten Bedingungen zu novieren. Manche werden diesen Moment nutzen, um Preis, Zahlungsbedingungen oder Umfang neu zu verhandeln. Eine realistische Vorgehensweise beginnt bereits vor diesem Gespräch. Machen Sie sich im Voraus klar, welche Vereinbarungen am wichtigsten sind. Halten Sie einen Plan B bereit, beispielsweise eine kurzfristige Beschaffung oder eine Übergangsvereinbarung, um die Lücke zu überbrücken. Setzen Sie dann einen namentlich benannten Führungskräfte gegenüber der Gegenpartei ein, der tatsächlich verhandeln kann und nicht nur Standpunkte hin und her vermittelt.

Wer sollte ein Programm zur Ausgliederung von Vertragsnovationen leiten?

Rechts- und Beschaffungsabteilungen können dies gut bewältigen und tun dies oft auch. Die Notwendigkeit zusätzlicher Kapazitäten hängt letztlich vom Umfang und vom Mandat ab. Hunderte von Verträgen innerhalb eines festgelegten Zeitraums erfordern einen namentlich benannten Verantwortlichen. Diese Person verhandelt die wirtschaftlichen Bedingungen gemeinsam mit dem Konzernvertrieb – und nicht ein Rechtsteam, das sich allein um die Einholungen von Zustimmungen kümmert. Die Verantwortung für ein Mandat zur Vertragsübertragung ist es, die tatsächlich den Ausgang bestimmt.

Kann eine Vertragsnovation nach der Fertigstellung erfolgen, oder muss sie bereits am ersten Tag abgeschlossen sein?

Das ist möglich, und in der Praxis läuft der Prozess meist noch lange nach der Fertigstellung weiter. Eine Vereinbarung über Übergangsdienstleistungen überbrückt häufig die Lücke, während das Team die Vertragspartner in der Reihenfolge ihrer Priorität abarbeitet. Wichtig ist, dass der Prozess abgeschlossen ist, bevor diese Überbrückungsphase endet. Behandeln Sie die Novation als einen Arbeitsstrang nach Abschluss mit einer eigenen Frist. So bleibt es ein kontrolliertes Programm und wird nicht in den letzten Wochen der Übergangsvereinbarung zu einem hektischen Unterfangen.

Die eigentliche Entscheidung des Vorstands besteht nicht darin, ob Verträge nach einer Ausgliederung noch von Bedeutung sind. Es geht vielmehr darum, ob ein verantwortlicher Geschäftsführer das Programm zur Vertragsübertragung im Rahmen der Ausgliederung leitet. Bleibt dies unberücksichtigt, stapeln sich die unbeantworteten Schreiben, bis ein Lieferant die Frage zwingend aufwirft.

Sobald die Verträge vorliegen, stellt sich als Nächstes die Frage, wer für das neue Unternehmen handeln darf. Eine gründliche Überprüfung des Anwendungsbereichs deckt diese Abhängigkeiten auf, noch bevor jemand den Umfang der Übergangsvereinbarung festlegt. Fragen zu den Kosten tauchen oft im Zusammenhang mit Vertragsneuverhandlungen auf.

Weiterführende Literatur:

Ein Gespräch mit einem CE-Interimspartner kann dabei helfen, festzustellen, welche Vereinbarungen vorrangig behandelt werden müssen. Es kann auch dabei helfen, zu entscheiden, welchen Handlungsrahmen die Reaktion tatsächlich erfordert.