Wie lange dauert es wirklich, eine Führungskraft zu ersetzen?

Kurz gesagt

Die Neubesetzung einer Führungsposition in Europa dauert selten nur wenige Wochen. Meistens dauert es Monate, oft sogar fast ein Jahr. Dabei laufen zwei separate Zeiträume nacheinander ab, anstatt gleichzeitig. Der erste Zeitraum ist die Suche: drei bis acht Monate, um die richtige Person zu finden, Vorstellungsgespräche zu führen und einen Vertrag abzuschließen. Der zweite Zeitfaktor ist die Kündigungsfrist, die die neue Führungskraft noch bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber einhalten muss. In Deutschland, der Schweiz und Frankreich kann allein dieser zweite Zeitfaktor weitere Monate in Anspruch nehmen. Rechnet man beide Zeitfaktoren zusammen, kann eine Führungsposition fast ein ganzes Jahr lang unbesetzt bleiben, bevor jemand Neues den Posten antritt. Die meisten Vorstände werden sich des zweiten Zeitfaktors erst bewusst, wenn der Prozess zur Besetzung der Führungsposition bereits im Gange ist.

Der Auslöser: Ein Rücktritt, dann ein leises Gefühl der Erleichterung

Im März tritt ein Geschäftsführer zurück. Der Vorsitzende beruft eine Vorstandssitzung ein und unterzeichnet einen Vertrag mit einer renommierten Personalberatungsfirma. Der Vorsitzende ist der Ansicht, dass das Problem nun in professionellen Händen liegt. Jemand anderes kümmert sich um die Auswahlliste.

Diese Erleichterung ist nachvollziehbar. Eine kompetente Personalberatungsfirma tut genau das, wofür sie vom Vorstand beauftragt wurde. Der Vorstand hat den richtigen ersten Schritt getan.

Die Komplikation tritt erst später zutage, oft bei der nächsten Quartalsbesprechung. Schließlich stellt jemand die ganz einfache Frage: Wann fängt der neue Mitarbeiter eigentlich an? Mit dieser Frage kommt die eigentliche Führungsvakanze erst richtig zum Vorschein.

Zwei Uhren, und fast niemand addiert ihre Zeiten

Die ehrliche Antwort besteht aus zwei Teilen. Zwei unterschiedliche Fristen bestimmen, wie lange eine Führungsposition unbesetzt bleibt, bevor sie neu besetzt wird.

Erste Runde: Die Suche. Dies umfasst die Suche nach geeigneten Kandidaten, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und die Vereinbarung der Konditionen mit dem passenden Kandidaten.

Punkt zwei: die Kündigungsfrist. Dies ist die Zeit, die der ausgewählte Kandidat noch bei seinem derzeitigen Arbeitgeber tätig sein muss, bevor er seine neue Stelle antreten kann.

Vorstände planen sorgfältig das Budget für die erste Suchphase ein. Nur wenige planen für die zweite Suchphase. Diese wird erst sichtbar, wenn jemand ein Angebot annimmt – und das erst Monate nach Beginn des Prozesses. Genau dieser blinde Fleck ist es, der eine kurze Suche zu einer langen Vakanz in der Führungsetage ausdehnt.

Uhr 1: Zeitplan für die Suche nach Absolventen

Personalberater geben eher einheitliche Spannen als eine feste Zahl an. Dabei handelt es sich um Richtwerte der Berater, nicht um einen geprüften Datensatz. Die Besetzung einer leitenden Fachposition, wie beispielsweise eines Finanzvorstands, eines Betriebsleiters oder eines Werksleiters, dauert in der Regel drei bis sechs Monate. Die Suche nach einem Vorstandsvorsitzenden oder Geschäftsführer dauert in der Regel vier bis acht Monate.

Eine Verengung dieses Zeitraums bringt selten etwas. Meistens wird dadurch eine langsamere Besetzung gegen eine weniger geeignete eingetauscht, und eine Fehlbesetzung kostet das Unternehmen weitaus mehr, als die fehlenden Monate gekostet hätten. Der nützlichere Hebel liegt bei der zweiten Uhr – jener, die eine überschaubare Suche still und leise in eine langwierige Vakanze für Führungskräfte verwandelt.

Teil 2: Die Kündigungsfrist für Führungskräfte in Deutschland, der Schweiz und Frankreich

Sobald der bevorzugte Kandidat ein Angebot annimmt, beginnt die zweite Frist. Arbeitsverträge für Führungskräfte in den DACH-Märkten bieten dem derzeitigen Arbeitgeber echten Schutz. Die Kündigungsfrist für Führungskräfte variiert je nach Land erheblich. Drei Beispiele veranschaulichen die Bandbreite.

Deutschland. Verträge für Führungskräfte sehen in der Regel eine Kündigungsfrist von drei bis sechs Monaten vor. Verträge auf Vorstandsebene haben oft eine Laufzeit von neun oder zwölf Monaten. Diese längeren Laufzeiten sind häufig an das Ende eines Kalenderquartals gebunden.

Schweiz. Gesetzlicher Hinweis gemäß Artikel 335c des Schweizerischen Obligationenrechts dauert je nach Dienstalter ein bis drei Monate. In der Praxis verlängern Führungskräfte diese Frist routinemäßig auf sechs Monate.

Frankreich. Führungskräfte in leitenden Positionen halten in der Regel eine Kündigungsfrist von drei Monaten ein. Eine Wettbewerbsklausel verlängert diese Frist oft noch weiter, sodass eine formelle Verzichtserklärung erforderlich ist, bevor die Führungskraft zu einem Wettbewerber wechseln kann.

Addieren Sie die Kündigungsfrist eins und die Kündigungsfrist zwei. Die Gesamtdauer reicht von sechs Monaten im schnellsten Fall bis zu weit über einem Jahr im langsamsten Fall. Fast niemand rechnet diese Fristen zusammen, bevor die Suche beginnt. Jede der oben genannten Kündigungsfristen verlängert die Dauer der Vakanze in der Führungsposition direkt.

Warum der Zeitplan für die Besetzung von Führungspositionen in Europa nicht eingehalten wird

In Mittel- und Osteuropa können Aktionäre ein Vorstandsmitglied mit sofortiger Wirkung abberufen. Ein Geschäftsführer in Polen, Tschechien oder Ungarn kann nach dem jeweiligen Gesellschaftsrecht von heute auf morgen aus dem Amt ausscheiden. In Rumänien, § 81 des Arbeitsgesetzbuchs begrenzt die Kündigungsfrist für Mitarbeiter in Führungspositionen auf 45 Arbeitstage.

Dies führt zu einer echten Asymmetrie, und genau das ist der Grund, warum die Besetzung einer grenzüberschreitenden Führungsposition länger dauert als die einer inländischen. Vorstände auf dem Quellmarkt erkennen dies selten, bis sie direkt damit konfrontiert werden. Auf der Abgangsseite des Zeitplans für die Führungskräftevermittlung geht es schnell. Eine Tochtergesellschaft kann ihren eingetragenen Geschäftsführer innerhalb weniger Tage verlieren. Auf der Ankunftsseite verläuft der Prozess langsam. Der Nachfolger ist in der Regel an eine deutsche oder schweizerische Kündigungsfrist gebunden, die sich in Monaten und nicht in Tagen bemisst.

Eine Tochtergesellschaft ohne eingetragenen Vertreter verliert mehr als nur eine Führungskraft. Sie kann die Rechtsfähigkeit verlieren, Verträge abzuschließen, Steuererklärungen einzureichen oder eine Bankvollmacht zu aktualisieren. Diese Rechtsfähigkeit kehrt erst dann zurück, wenn jemand Neues das Amt übernimmt. Die Asymmetrie zwischen einem schnellen Ausscheiden und einem langsamen Amtsantritt ist es, die eine gewöhnliche Amtsübergabe zu einer langen Führungsvakanz macht.

Was geht schief, wenn eine Führungsposition lange unbesetzt bleibt?

Die meisten Unternehmen überstehen eine kurze Führungslücke ohne bleibende Schäden. Je länger eine Führungsposition unbesetzt bleibt, desto größer wird das Risiko. Die Warnzeichen treten in der Regel in einer ziemlich einheitlichen Reihenfolge auf.

Investitionen stagnieren. Die Abteilungsleiter sind nicht mehr befugt, Mittel über ihr reguläres Budget hinaus zu verpflichten.

Die Kunden werden vorsichtiger. Sobald sie feststellen, dass das Unternehmen keinen festen Geschäftsführer hat, verzögern sie mehrjährige Verträge oder drängen auf Preisnachlässe.

Kreditgeber werden vorsichtiger. Die Prüfung von Kreditverträgen und die Verlängerung von Kreditfazilitäten verzögern sich, wenn ein Kreditnehmer keine registrierte Führungsspitze vorweisen kann.

Erfolgreiche Unternehmen beginnen, auf ihre Konkurrenten zu hören. Ein Team ohne erkennbare Ausrichtung lässt sich leichter verlassen.

Untersuchungen zu dänischen Unternehmen vermitteln hier einen Eindruck vom Ausmaß. A Studie Eine von Bennedsen, Pérez-González und Wolfenzon durchgeführte Untersuchung von fast 13.000 dänischen Unternehmen, die im „Journal of Finance“ veröffentlicht wurde, ergab, dass ein fünf- bis siebentägiger Krankenhausaufenthalt des Geschäftsführers die Rentabilität des Unternehmens im Jahr der Erkrankung um 7 Prozent senkte. Ein längerer Krankenhausaufenthalt von zehn Tagen oder mehr senkte die operative Gesamtkapitalrendite um etwa einen weiteren Prozentpunkt. Selbst eine kurze Abwesenheit an der Unternehmensspitze hinterlässt messbare Spuren im Geschäftsbetrieb. Eine Vakanze in der Führungsetage hat echte finanzielle Auswirkungen und ist nicht nur eine organisatorische Unannehmlichkeit.

Die Entscheidung, vor der der Vorstand tatsächlich steht

Sobald der tatsächliche Zeitplan feststeht, ändert sich die Entscheidung bezüglich der Führungsvakanz. Die Frage lautet nicht mehr, wie man die Suche verkürzen kann. Die Frage ist vielmehr, ob das Unternehmen die Führungsvakanz verkraften kann oder ob sie überbrückt werden muss.

Ein stabiles Unternehmen in einem reifen Markt kann manchmal mehrere Quartale mit verlangsamten Entscheidungsprozessen verkraften. Die bestehende Geschäftsleitung kann diese Belastung eine Zeit lang tragen. Ein Unternehmen, das vor einer Kundenprüfung, einer Prüfung der Kreditauflagen, einer saisonalen Spitzenauslastung oder einer komplexen Lieferkettenverpflichtung steht, ist dazu in der Regel nicht in der Lage. Die Kosten des Abwartens sinken nicht, solange die Suche läuft. Sie werden erst sichtbar, sobald das Unternehmen eine Frist versäumt.

Was ein ordnungsgemäß genehmigtes Interimsmandat erfordert

Eine Führungsposition vorübergehend zu besetzen bedeutet, eine Interimsführungskraft zu ernennen, und nicht einfach nur die Lücke zu füllen. Die Ausgestaltung des Mandats ist ebenso wichtig wie die Ernennung selbst. Eine Untersuchung der Yale School of Management, die sich auf die Studie von Ballinger und Marcel aus dem Jahr 2010 im „Strategic Management Journal“ stützt, wirft hier eine berechtigte Frage auf. Interimsleiter, die mit begrenzten Entscheidungsbefugnissen eingesetzt werden, können Entscheidungen eher verlangsamen als beschleunigen.

Diese Feststellung verdient eine direkte Antwort und keine Abweisung. Das darin beschriebene Versagen ist real. Es deutet auf ein Problem bei der Ausgestaltung des Mandats hin, nicht auf einen Grund, eine vorläufige Ernennung zu vermeiden. Damit das Mandat funktioniert, sind drei Dinge erforderlich.

Vollständige gesetzliche Ernennung, sodass der Geschäftsführer ein echtes Amt bekleidet und nicht nur eine beratende Beobachterrolle innehat.

Klare Schwellenwerte für gewerbliche Beschilderung, das vor dem ersten Tag mit dem Vorstand vereinbart worden war.

Eindeutige Unterstützung durch den Vorstand, vor allem, wenn sich eine Entscheidung vor Ort als unpopulär erweist.

Ein CE-Interim-Partner begleitet ein auf diese Weise aufgebautes Mandat nicht, um das Unternehmen zu leiten, sondern um sicherzustellen, dass die dahinterstehende Autorität nicht still und leise untergraben wird. Geben Sie einer Interim-Führungskraft echte Entscheidungsbefugnisse. So treibt sie das Unternehmen voran, anstatt es lediglich über die Zeit bis zur Einstellung einer festen Führungskraft zu halten. Ein gut konzipiertes Mandat füllt eine Führungsposition. Ein unklares Mandat verlängert die Vakanz nur.

Fallstudie: Was eine zehnmonatige Vakanz einen österreichischen Zulieferer tatsächlich gekostet hat

Ein mittelständischer österreichischer Hersteller von Industrieanlagen betrieb einen Produktionsstandort in der Nähe von Győr in Ungarn. Dessen Geschäftsführer trat im September überraschend zurück.

Der österreichische Vorstand handelte zügig und beauftragte eine Personalberatungsfirma in Wien. Die Agentur legte den Zeitplan klar dar: vier Monate für die Suche nach einem festen Nachfolger, zuzüglich einer sechsmonatigen vertraglichen Kündigungsfrist, die der bevorzugte Kandidat noch einhalten müsste. Zusammen ergab sich daraus als frühestmöglicher realistischer Arbeitsbeginn der folgende Juli. Das bedeutet eine Vakanze in der Führungsetage von ganzen zehn Monaten ab dem Ausscheiden im September.

Es stand unmittelbar etwas auf dem Spiel, nicht nur abstrakt. Das ungarische Werk befand sich mitten in der Inbetriebnahme einer acht Millionen Euro teuren Roboterschweißzelle für einen deutschen Kunden aus der Automobilbranche. Zehn Monate ohne einen vor Ort anwesenden Geschäftsführer stellten die Einhaltung der Liefermeilensteine direkt in Frage. Damit waren auch die mit diesen Meilensteinen verbundenen vertraglichen Verzugsstrafen gefährdet.

Die Lücke schließen: Wie das vorläufige Mandat funktionierte

Der österreichische Aufsichtsrat beauftragte CE Interim. CE Interim entsandte innerhalb von 72 Stunden nach Fertigstellung des Auftragsprofils einen erfahrenen Geschäftsführer aus der Fertigungsbranche vor Ort.

Das Mandat enthielt dieselben drei Elemente, die eine ordnungsgemäß genehmigte Interimsernennung erfordert. Es verlieh der Geschäftsführung vom ersten Tag an die volle gesetzliche Amtsbefugnis. Es legte eine klare Zeichnungsbefugnis fest. Es beinhaltete die ausdrückliche Unterstützung des Vorstands, bei Bedarf auch unpopuläre Entscheidungen in der Belegschaft zu treffen.

Nachdem diese Befugnisse festgelegt waren, verliefen die Arbeiten in einer klaren Reihenfolge. Zunächst wurde das formelle gesetzliche Amt eingerichtet, damit das Unternehmen unverzüglich unterzeichnen, Zahlungen vornehmen und Anweisungen erteilen konnte. Als Nächstes folgte die robotergestützte Schweißzelle. Der Interimsmanager schloss die Inbetriebnahme ab, anstatt die Angelegenheit auf die lange Bank zu schieben, während die Personalberatung noch an der Besetzung der Festanstellung arbeitete. Dann waren die Engpässe in der Fertigung an der Reihe, die sich seit September angestaut hatten. Der Interimsmanager löste diese, ohne auf eine umfassendere strategische Überprüfung zu warten.

Die Lieferquote an Kunden blieb durchgehend bei 99,4 Prozent. Diese Zahl war für den Automobilkunden, der auf die Schweißzelle wartete, von größter Bedeutung. Der festangestellte Geschäftsführer trat im folgenden Juli sein Amt an, genau wie von der Personalberatung prognostiziert. Der Interimsgeschäftsführer führte anschließend eine dreiwöchige operative Übergabe durch. Der neue Leiter übernahm ein Werk ohne Kundenreklamationen und mit positivem Cashflow – und nicht einen noch im Umbau befindlichen Betrieb. Dank eines ordnungsgemäß genehmigten Mandats konnte die Führungsposition besetzt werden, ohne dass das Unternehmen jemals die Kontrolle über die Produktion verloren hätte.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, eine Führungskraft in Europa zu ersetzen?

In der Regel sechs Monate im schnellsten Fall, deutlich über ein Jahr im langsamsten Fall. Eine funktionsbezogene Suche dauert drei bis sechs Monate. Die Suche nach einem Vorstandsvorsitzenden dauert vier bis acht Monate. Hinzu kommt die Kündigungsfrist, die in Deutschland, der Schweiz und Frankreich oft drei bis zwölf Monate beträgt. Die tatsächliche Dauer der Vakanz liegt dann zwischen sechs und vierzehn Monaten – dabei handelt es sich um die tatsächliche Dauer der Führungsvakanze, nicht nur um die Dauer der Suche. Nur wenige Vorstände berücksichtigen beides bereits vor Beginn der Suche.

Kann ein Unternehmen die Kündigungsfrist eines leitenden Angestellten abkaufen?

Nur wenn der derzeitige Arbeitgeber einer vorzeitigen Freistellung zustimmt – was in wettbewerbsintensiven Branchen meist nicht der Fall ist. Arbeitgeber halten Bewerber routinemäßig an die volle Kündigungsfrist fest und setzen Wettbewerbsverbotsklauseln durch, anstatt einen leistungsstarken Mitarbeiter an einen Konkurrenten abzugeben. Ein Abfindungsangebot kann wirtschaftlich oder rechtlich unmöglich sein, unabhängig davon, was der aufnehmende Vorstand anbietet. Gehen Sie davon aus, dass die volle Kündigungsfrist gilt, es sei denn, der bisherige Arbeitgeber hat eine Freistellung bereits schriftlich bestätigt.

Verhindert ein interner Kandidat die Vakanzen in der Führungsetage gänzlich?

Nicht automatisch. Ein interner Kandidat kann nur dann schneller durchstarten, wenn er bereits über echte Autorität, Ansehen bei den Kunden und das Vertrauen der Belegschaft verfügt. Ein fähiger Stellvertreter ohne gesetzliche Erfahrung benötigt dennoch ein klar definiertes, zeitlich begrenztes Mandat und keine unbefristete Vertretungsfunktion. Eine nicht klar definierte Ernennung dauert in der Regel länger als die Führungsposition, die sie eigentlich hätte besetzen sollen.

Warum ist die Kluft bei einer Tochtergesellschaft in Mittel- und Osteuropa größer als in der Zentrale?

Denn auf beiden Seiten der Grenze laufen die beiden Uhren mit unterschiedlicher Geschwindigkeit. Aktionäre in Polen, Tschechien oder Ungarn können ein gesetzlich bestelltes Vorstandsmitglied mit sofortiger Wirkung abberufen, sodass der Abgang schnell erfolgt. Der Nachfolger ist hingegen an eine deutsche oder schweizerische Kündigungsfrist gebunden, die sich in Monaten bemisst. Die Tochtergesellschaft verliert über Nacht ihre Führungskraft und wartet auf den Zeitplan der Zentrale, wodurch sich die Vakanz oft bis zum Ende des Jahres hinzieht.

Was sollte der Vorstand tun, während sowohl die Suche als auch die Kündigungsfrist laufen?

Entscheiden Sie frühzeitig, ob das Unternehmen die Vakanze in der Führungsetage auffangen kann oder ob diese überbrückt werden muss. Gehen Sie diese Frage nicht bei jeder Vorstandssitzung erneut durch. Eine Kundenprüfung, eine Vertragsprüfung oder eine saisonale Spitzenauslastung innerhalb des prognostizierten Zeitraums sind gängige Gründe. Eine Interimsführungskraft kann das Unternehmen stabil halten, während die Suche weitergeht. Vollständige gesetzliche Befugnisse und klare Unterschriftsrechte machen dies möglich.

Weiterführende Informationen und nächster Schritt

Eine grenzüberschreitende Führungsposition wird selten isoliert besetzt. In der Regel geht dies einher mit einer Entscheidung über die interne Nachfolge, den Maßnahmen der Unternehmensführung in der ersten Woche sowie der Frage, wie ein Unternehmen, gegen das ermittelt wird, weitergeführt werden kann, während das Vertrauen wiederhergestellt wird. Auf den folgenden Seiten werden diese Fragen näher beleuchtet.

Weiterführende Literatur:

Warum eine französische Zentrale die Kontrolle über eine übernommene rumänische Tochtergesellschaft verliert

Interimsgeschäftsführer einer ausländischen Tochtergesellschaft: Sicherung der Kundenbelieferung in einem ungarischen Werk

Interim-CRO für die Umstrukturierung vs. Interim-Geschäftsführer: Die Wahl der Führungskraft für eine defizitäre tschechische Tochtergesellschaft

Die Zahlen hinter einer Führungsvakanz verbessern sich nicht mit der Zeit. Sie werden erst später sichtbar, wenn das Unternehmen eine Frist bereits versäumt hat. CE Interim stellt grenzüberschreitende Führungskräfte für kritische Unternehmensumgestaltungen zur Verfügung.

Eine bereits geprüfte, auf das Mandat abgestimmte und an eine Vertraulichkeitsvereinbarung gebundene Führungskraft steht bereit, um nach Fertigstellung des Mandatsbriefings ihre Tätigkeit aufzunehmen und das Unternehmen stabil zu halten, während die Suche nach einer festen Besetzung ihren Lauf nimmt. Sprechen Sie mit einem CE-Interimspartner über die Überbrückung einer Führungsvakanz.