Kontinuität im Finanzbereich: Interims-CFO sorgt in Rumänien innerhalb von 60 Tagen für die Bereitschaft zur Übergabe

1) Kundensituation (anonymisiert):

Ein in Familienbesitz befindlicher europäischer Konzern für Automatisierungsprodukte betrieb ein großes Produktionswerk in Rumänien.

Das Werk war Teil eines komplexen internationalen Konzerns mit Dutzenden von juristischen Personen, mehreren ERP-Systemen und einem Hauptsitz in Frankreich.

Im Zuge einer umfassenden Umstrukturierung des Finanzbereichs, die SAP S/4HANA, die elektronische Rechnungsstellung und ein neues Shared-Service-Center in Polen umfasste, haben mehrere Mitarbeiter des Rechnungswesens gekündigt.

Oberste Priorität hatte die Gewährleistung der Kontinuität beim Führungswechsel vor dem Jahresabschluss, den gesetzlichen Fristen und der Systemumstellung.

2) Die Herausforderung:

Der Leiter der Buchhaltung und mehrere Buchhalter waren gerade dabei, zu gehen / waren bereits gegangen.
Das verbleibende Team für die Anlagenfinanzierung war auf drei oder vier Mitarbeiter geschrumpft.
Der Jahresabschluss, die Unterstützung bei der Wirtschaftsprüfung, die Steuererklärungen und die gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung mussten ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.
SAP S/4HANA und die elektronische Rechnungsstellung näherten sich entscheidenden Phasen der Umsetzung.
Die Bereiche Rechnungswesen und FP&A waren kürzlich voneinander getrennt worden, wodurch neue Zuständigkeiten und Berichtswege entstanden sind.
Die lokalen Finanzteams mussten sich an die zentralisierte Steuerung durch die Konzernfinanzabteilung anpassen.
Der Widerstand gegen das Shared-Service-Modell wirkte sich negativ auf die Arbeitsmoral aus und erhöhte das Risiko der Mitarbeiterfluktuation.
Die Zentrale, die Werksleitung, externe Berater und die Umsetzungsteams mussten abgestimmte Entscheidungen treffen.

3) Vorläufige Rolle (Geschwindigkeit und Passgenauigkeit):

CE Interim unterstützte die rasche Entsendung eines Interim-Transformationsmanagers für den Bereich Werksfinanzwesen, der als Interim-CFO fungierte.

Der dokumentierte Auftrag war als vier- bis sechsmonatiges Übergangsmandat konzipiert und spiegelte damit die ausdrückliche Vorgabe wider, die Führungslücke zu schließen.

Das ausgewählte Profil vereinte Kenntnisse der lokalen Rechnungslegungsvorschriften, Erfahrung in der IFRS-Berichterstattung, Fachkompetenz im Bereich Fertigungsfinanzwesen sowie praktische Erfahrung in der Teamführung.

Zu den bisherigen Erfahrungen zählten SAP-Umgebungen, Hyperion-Berichterstattung, die Vorbereitung von Wirtschaftsprüfungen, der Wiederaufbau von Teams sowie die Koordination zwischen der Zentrale und den lokalen Niederlassungen.

Die Präsenz vor Ort und die Vertrautheit mit dem rumänischen Geschäftsumfeld trugen dazu bei, Compliance- und kulturelle Risiken zu verringern.

Das Hybridmodell sah mindestens drei Tage pro Woche im Werk vor, wobei die Präsenz vor Ort während der Stillstandszeiten und bei Umstellungsarbeiten erhöht war.

4) Was geschah während des Mandats?

Erste 30 Tage

Das Transkript der Quelle befasst sich eher mit der Auswahl und Mobilisierung als mit der abgeschlossenen Lieferung. Die ersten 30 Tage waren wie folgt strukturiert:

Führen Sie eine ordnungsgemäße Übergabe mit dem scheidenden Leiter der Buchhaltung durch.
Übernehmen Sie die Verantwortung für den Monatsabschluss, die vierteljährliche Bilanzierung, die Steuererklärungen und die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen.
Bewerten Sie die Kapazitäten, Zuständigkeiten und das Fluktuationsrisiko des verbleibenden Buchhaltungsteams.
Bauen Sie direkte Arbeitsabläufe mit dem Werksleiter, dem FP&A-Leiter, der regionalen Finanzabteilung und der globalen Buchhaltung auf.
Prüfen Sie offene Probleme im Zusammenhang mit SAP S/4HANA und der elektronischen Rechnungsstellung, die sich auf die Buchhaltung und die Einhaltung lokaler Vorschriften auswirken.
Legen Sie einen täglichen Kontrollrhythmus für die Jahresabschlussvorbereitung, Kontenabstimmungen und Prüfungsanfragen fest.

Erste 6 Monate

Für den geplanten Übergangszeitraum von vier bis sechs Monaten sah das Mandat Folgendes vor:

Behalten Sie den bereits von der Gruppe etablierten schnelleren Rhythmus bei den Monats- und Quartalsabschlüssen bei.
Leitung des Arbeitsbereichs „Lokale Buchhaltung“ im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4HANA und der Vorbereitung auf die elektronische Rechnungsstellung.
Koordination von externen Beratern, der zentralen IT-Abteilung, SAP-Beratern und lokalen Compliance-Spezialisten.
Das Buchhaltungsteam neu aufbauen, während parallel dazu die Einstellung von Festangestellten fortgesetzt wurde.
Die IFRS-Konzernberichterstattung sicherstellen und die lokalen gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen.
Legen Sie klare Zuständigkeiten zwischen dem Werk, der Konzernfinanzabteilung und dem neuen Shared-Service-Center fest.

6+ Monate

Eine Lieferung nach mehr als sechs Monaten war nicht Teil des dokumentierten Auftrags.
Eine etwaige Verlängerung würde vom Zeitpunkt der Festanstellung und der Stabilisierung des Systems abhängen.
Das angestrebte Endziel war ein festes lokales Buchhaltungsteam, das effektiv mit der regionalen Finanzabteilung und dem Shared-Service-Center zusammenarbeitet.

Übergabe und Ausstieg

Übergeben Sie die Kalender für den Jahresabschluss, die Abstimmungsdateien, die Anweisungen zur Berichterstattung und die Compliance-Verantwortlichkeiten an die festangestellten Mitarbeiter.
Dokumentieren Sie die verbleibenden Maßnahmen in den Bereichen SAP, elektronische Rechnungsstellung, Revision und Shared Services.
Stellen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten in den Bereichen lokale Buchhaltung, FP&A, regionale Finanzabteilung und Shared Service Center klar festgelegt sind.
Ausstieg, nachdem die feste Führungsriege die Leitung übernommen hatte und für wichtige Meilensteine ein zuverlässiger Verantwortlicher feststand.

5) Ergriffene Maßnahmen (Ausführungsschwerpunkt):

Vor dem Ausscheiden des bisherigen Leiters der Buchhaltung wurde eine strukturierte Übergabe festgelegt.
Die Zuständigkeiten für den monatlichen Gewinn- und Verlustabschluss sowie die vierteljährliche Bilanzberichterstattung wurden klarer geregelt.
Einführung einer Überwachung der lokalen Steuerpflichten, der elektronischen Rechnungsstellung und der gesetzlichen Meldepflichten.
Die lokalen Buchhaltungsvorgänge wurden über das Konzernberichtssystem mit der IFRS-Konzernberichterstattung verknüpft.
Priorisierung der konzerninternen und bilanziellen Abstimmungen im Vorfeld der Abschluss- und Prüfungsfristen.
Legen Sie einen Rhythmus für die Führungsarbeit vor Ort während der Abschlussphasen, zum Jahresende und bei Systemumstellungen fest.
Koordination zwischen Werksleitung, FP&A, regionaler Finanzabteilung, Zentrale und externen Beratern.
Ging direkt auf die Bedenken des Teams hinsichtlich der Zentralisierung und der Umstellung auf Shared Services ein.
Die dauerhafte Personalbesetzung wurde unterstützt, ohne eine übereilte langfristige Einstellung zu erzwingen.
Die Buchhaltungsprozesse und Zuständigkeiten wurden im Hinblick auf eine spätere Umstellung auf das Shared-Service-Modell vorbereitet.

6) Erzielte Ergebnisse (messbarer Nachweis):

Das Protokoll dokumentiert die Mobilisierungs- und Auswahlphase, nicht die nach Ablauf des Mandats überprüften Ergebnisse. Die zu diesem Zeitpunkt bestätigten Ergebnisse waren:

Ein vor Ort ansässiger Leiter der Interimsbuchhaltung mit einschlägiger Erfahrung in der Fertigungsindustrie und im Bereich der gesetzlichen Rechnungslegung wurde zur abschließenden lokalen Validierung vorgeschlagen.
Die Verfügbarkeit des Bewerbers entsprach dem erforderlichen Übergangszeitraum vor dem Ausscheiden des bisherigen Stelleninhabers.
Der vorgeschlagene Interimsplan sah das geforderte hybride und standortübergreifende Arbeitsmodell vor.
Der Kunde nahm sich Zeit für eine sorgfältige, langfristige Suche, anstatt eine dringende Langzeitanstellung vorzunehmen.
Die bisherige Leistungsqualität wurde als festgelegte Priorität des Mandats gewahrt.
Die Gruppe hatte die Dauer der Monats- und Quartalsabschlüsse bereits um etwa die Hälfte verkürzt, bevor die Führungslücke entstand.
Die konzernweite Pünktlichkeitsquote war von einem niedrigen Ausgangsniveau auf über vier Fünftel gestiegen, wodurch eine klare Leistungsbasis geschaffen wurde, die es aufrechtzuerhalten gilt.
Die Festanstellung und die externe Beratung wurden als parallele Arbeitsstränge aufeinander abgestimmt.
Die Einhaltung lokaler Vorschriften, die Prüfungsbereitschaft und die Risiken im Zusammenhang mit der SAP-Umstellung wurden vor der Einführung ausdrücklich dargelegt.

7) Warum CE Interim:

CE Interim handelte zügig und stellte ein Profil für eine Führungskraft vor, das für die Bereiche Werksfinanzierung, SAP-Einführung, Teamaufbau und Systemumstellung geeignet war.

Die Eignung wurde anhand von Kenntnissen über die lokalen Compliance-Vorgaben, Fertigungserfahrung, IFRS-Berichterstattung und dem grenzüberschreitenden Stakeholder-Management beurteilt und nicht allein anhand der Berufsbezeichnung.

Im Rahmen des Einführungsprozesses wurde ein Gleichgewicht zwischen Tempo und den notwendigen Überprüfungen durch die Werksleitung, die Personalabteilung und die lokalen Finanzverantwortlichen hergestellt.

Dies bot dem Hauptquartier eine glaubwürdige Möglichkeit, die Kontrolle wiederherzustellen, ohne die vor Ort für die Umsetzung Verantwortlichen zu umgehen.

8) Aufruf zum Handeln:

Wenn Sie einen Interim-CFO oder Interim-Finanzmanager benötigen, um den Jahresabschluss, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die SAP-Implementierung während eines grenzüberschreitenden Führungswechsels im Finanzbereich sicherzustellen, kann CE Interim schnell und sicher eine genau auf Ihre Anforderungen abgestimmte Führungskraft bereitstellen.

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Was uns von anderen unterscheidet, ist nicht nur die Geschwindigkeit oder Tiefe unseres Netzwerks, sondern auch die Art und Weise, wie wir führen. Jeder Auftrag wird persönlich von einem CE Interim Managing Partner geleitet: ehemalige CEOs, CFOs oder COOs, die bereits auf Ihrer Seite des Tisches saßen und Unternehmen durch wichtige Entscheidungen geführt haben.

Mit einem globalen Talentpool und einer operativen Reichweite, die sich über Europa, die USA und den Nahen Osten erstreckt, besetzen wir keine Stellen, sondern bauen Vertrauen auf, führen Übergänge herbei und liefern Ergebnisse.

Als Teil der Valtus-Allianz, der weltweit größten Allianz von Executive Interim Management-Unternehmen, gewährleisten wir eine nahtlose internationale Durchführung durch mehr als 25 Niederlassungen und mehr als 80 Seniorpartner in über 50 Ländern.