Kurz gesagt

Die Abnahme der ERP-Leistungen bestätigt, dass ein Arbeitspaket dem Vertrag entspricht und dass das Unternehmen damit arbeiten kann. Wenn der Integrator einen Meilenstein als abgeschlossen meldet, handelt es sich dabei um einen Statusbericht, nicht um diese Bestätigung. Bevor jemand unterschreibt, sollten Sie den vereinbarten Umfang, die Abnahmekriterien und die Ergebnisse der Geschäftstests miteinander abgleichen. Legen Sie anschließend fest, wer für die Unterzeichnung der einzelnen Teile befugt ist. Die technische Fertigstellung, die geschäftliche Abnahme, die kaufmännische Genehmigung und die Freigabe für den Produktivbetrieb sind vier getrennte Entscheidungen.

Verwaltung von ERP-Meilensteinbescheinigungen und Rechnungen

Ein Implementierungspartner sendet eine Bescheinigung über den Abschluss eines Meilensteins zur Unterzeichnung. Diese betrifft Ihr ERP-System, das Geschäftssystem, das Aufträge, Einkauf, Produktion, Lager und Finanzen miteinander verknüpft. Das Status-Dashboard zeigt an, dass die Entwicklungsphase zu hundert Prozent abgeschlossen ist. Gleichzeitig trifft eine mit dieser Phase verknüpfte Rechnung ein. Der Kundenbetreuer des Partners bittet um eine umgehende Unterzeichnung, da die nächste Phase vom Abschluss dieser Phase abhängt. Hinter dieser Phase stehen das Go-Live-Fenster, Lieferverpflichtungen gegenüber dem Kunden und der Abschluss der Konzernberichterstattung.

Die Forderung ist angemessen. Der Partner hat die vertraglich vereinbarten Leistungen erbracht und plant sein Team im Hinblick auf die nächste Phase. Die Konzernfinanzabteilung und der Auftraggeber wünschen sich Dynamik und eine konstruktive Zusammenarbeit. Eine Weigerung, zu unterzeichnen, könnte als konfrontativ empfunden werden.

Unter dem gemeldeten Status verbergen sich jedoch noch ungelöste Probleme. Wichtige Anwender aus dem Unternehmen berichten, dass kritische EDI-Transaktionen (Electronic Data Interchange) aufgrund des hohen Datenvolumens vorzeitig abgebrochen werden. Bei der Bestandsbewertung treten nicht abgeglichene Unstimmigkeiten im Hauptbuch auf. Die Bildschirme zur Nachverfolgung von Ausschuss in der Fertigung sind nach wie vor nicht konfiguriert.

Eine uneingeschränkte Unterschrift ist mit Kosten verbunden. Dem Unternehmen könnte später vorgeworfen werden, dass seine Unterschrift als Zustimmung zu Arbeiten gewertet wird, die niemand überprüft hat. Dies kann zudem seine Verhandlungsposition schwächen und die Kosten für Nachbesserungen auf interne Teams abwälzen. Da der Wortlaut des Vertrags darüber entscheidet, wozu eine Unterschrift verpflichtet, prüft der Rechtsbeistand das Zertifikat und etwaige Haftungsausschlussklauseln, bevor die erste Unterzeichnung erfolgt.

Herausforderungen bei der grenzüberschreitenden Abnahme von ERP-Leistungen

Wenn der Vertrag in einem Land geschlossen wird und das Risiko in einem anderen besteht, entscheidet eine Frage über den Ausgang. Wer kann die Bescheinigung ablehnen?

Die Zentrale schließt in der Regel den Vertrag über die Leistungen des Systemintegrators ab – in der Sprache des Konzerns und zu dessen Bedingungen. Der Lenkungsausschuss erhält dann Einblicke in Budgetmeilensteine, Einführungszeitpläne und Statusberichte der Anbieter. Das sind für einen Konzern sinnvolle Instrumente. Sie geben jedoch keinen Aufschluss darüber, was ein Werk in der nächsten Schicht produzieren kann.

Das Werk unterliegt lokalen Gegebenheiten, die der Vertrag nur teilweise abdeckt. Dazu gehören gesetzlich vorgeschriebene Meldeformate, Schichtpläne, Anforderungen der Spediteure und Liefertermine der Kunden. Ein Produktionsmodul kann in der Testumgebung funktionieren. Es kann jedoch dennoch zu Fehlern bei der lokalen Barcode-Hardware oder bei der automatisierten Erstellung von Speditionsbelegen kommen. In diesem Fall kann das Werk keine Lieferungen versenden.

Diese Diskrepanz führt zu einer Meinungsverschiedenheit hinsichtlich der Einstufung. Das Anlagen-Team geht davon aus, dass diese Anforderung bereits in der Leistungsbeschreibung abgedeckt ist. Der Integrator interpretiert denselben Punkt hingegen als neue Anforderung, die außerhalb des vereinbarten Umfangs liegt. Beide Sichtweisen können aufrichtig sein, da jede Seite dieselben Dokumente für einen anderen Zweck auswertet.

Die Entscheidungsbefugnis sollte sich nach der Art der jeweiligen Entscheidung richten. Die Gruppe ist für den Vertrag, die Zahlungsbedingungen und die Beziehung zum Systemintegrator zuständig. Der Prozessverantwortliche des Werks ist für die betriebliche Abnahme zuständig, einschließlich des Rechts, Leistungen abzulehnen, die das Werk nicht umsetzen kann. Fehlt ein Verantwortlicher auf Kundenseite, der beide Perspektiven im Blick hat, kommt es zu Stillstand im Streitfall und zu Zahlungsverzögerungen.

Ermittlung von nicht abgestimmten Verfahren zur Abnahme von ERP-Meilensteinen

Die Einträge erscheinen zuerst im Kalender und erst danach im System. Die Abnahmen richten sich nach Quartalszeiträumen oder Abrechnungszyklen, nicht nach abgeschlossenen Protokollen aus Nutzertests. Änderungsanträge gehen ein, um Funktionen zu beheben, die die Prozessverantwortlichen im Basisvertrag erwartet hatten. Der Lenkungsausschuss gibt eine mündliche Zusage, dass der Partner offene Mängel in einer späteren Phase beheben wird. Die Beschaffungsabteilung oder die IT-Abteilung unterzeichnet die Bescheinigung ohne Zustimmung der Führungskräfte, die das Geschäft leiten.

Ein Anzeichen allein rechtfertigt bereits eine Überprüfung der Nachweise. Mehrere Anzeichen zusammen rechtfertigen es, die Freigabe des ERP-Meilensteins so lange auszusetzen, bis die Prozessverantwortlichen ihn geprüft haben.

Unterscheidung zwischen wichtigen Entscheidungen in der ERP-Governance

Microsofts Leitfaden zur Implementierung von Dynamics 365 empfiehlt dass im Vertrag Rollen, Verantwortlichkeiten und nicht zum Leistungsumfang gehörende Punkte festgelegt werden sollten. Es wird darauf hingewiesen, dass ein Kunde davon ausgehen kann, dass der Partner eine bestimmte Aufgabe übernimmt, während der Partner davon ausgeht, dass der Kunde dies tut. Die Leitlinien beziehen sich auf eine Plattform. Die Frage, wem was zusteht, ist der Kern der Partner-Governance bei jedem ERP-Projekt.

In der Praxis sind in einem Zertifikat vier Entscheidungen enthalten. Trennen Sie diese voneinander und weisen Sie jeder einzelnen einen Inhaber zu.

• Technische Fertigstellung. Die Lösungsarchitekten bestätigen, dass Code, Konfiguration und Schnittstellen mit dem technischen Entwurf übereinstimmen.
• Geschäftliche Abnahme. Die Prozessverantwortlichen stellen durch Anwendertests sicher, dass das Ergebnis den täglichen Geschäftsabläufen gerecht wird.
• Genehmigung eines kommerziellen Meilensteins. Der zuständige kaufmännische Sachbearbeiter genehmigt den Meilenstein gemäß den Zahlungsbedingungen des Vertrags.
• Freigabe für die Produktion. Der Auftraggeber entscheidet, wann die geprüfte Funktion in die Serienfertigung übergeht.

Ein Paket kann technisch fertiggestellt sein, aber noch nicht von der Geschäftsseite akzeptiert und noch nicht freigegeben worden sein.

Microsofts Testrichtlinien Bundesstaaten dass die Stakeholder und Nutzer aus dem Unternehmen die Lösung abnehmen und genehmigen sollten. Es wird hinzugefügt, dass die Abnahme nicht bedeutet, dass die Lösung perfekt ist. Es bedeutet vielmehr, dass die Lösung "gut genug ist, um Ihr Unternehmen sicher und effizient zu betreiben". Das ist ein praktikabler Maßstab für einen Sponsor: sicherer Betrieb mit benannten offenen Punkten, nicht Perfektion.

Klassifizierung von ERP-Problemen: Fehler vs. Anträge auf Leistungsumfangänderungen

Eine Frage entscheidet darüber, wie mit einem strittigen Posten verfahren wird: Handelt es sich bei dem Posten um eine unvollständige vereinbarte Lieferung oder um eine neue Anforderung? Klären Sie dies anhand der Leistungsbeschreibungen und der vereinbarten Abnahmekriterien – und nicht durch Verhandlungen unter dem Druck der Rechnungsstellung.

Arbeiten Sie die Punkte in dieser Reihenfolge durch.

1. Ermitteln Sie die Funktionen anhand des unterzeichneten Leistungsumfangs, des funktionalen Entwurfsdokuments (FDD) und der vereinbarten Prozessabläufe.
2. Wenn dies in einem Dokument festgelegt ist und das Lieferergebnis dies nicht erfüllt, ist eine unvollständige vereinbarte Lieferung zu vermerken. Der Partner behebt den Mangel gemäß den Vertragsbedingungen.
3. Falls dies in keinem Basisdokument geregelt ist, erfassen Sie eine neue Anforderung. Diese wird dann an die Kontrolle für Umfangsänderungen weitergeleitet.
4. Sollten die Unterlagen mehrdeutig sein, leiten Sie die Angelegenheit an den benannten Entscheidungsträger weiter. Lassen Sie den Vertragswortlaut von einem Fachmann prüfen, bevor jemand unterschreibt.

Die Einstufung ist kein Urteil über den Integrator. Ein Paket kann sowohl einen Fehler als auch eine berechtigte neue Anforderung enthalten. Halten Sie die Position des Integrators neben der des Kunden fest und lassen Sie beide sichtbar.

Abwägung der Risiken einer Genehmigung gegenüber der Verweigerung der ERP-Freigabe

Ein offener Punkt blockiert einen Meilenstein nicht automatisch. Ausschlaggebend ist seine Auswirkung auf geschäftskritische Aktivitäten. Der Auftraggeber kann den Meilenstein akzeptieren, wenn kein offener Punkt Aufträge, Produktion, Lieferung oder Rechnungsstellung betrifft. Er kann ihn unter bestimmten Bedingungen akzeptieren. Für jeden offenen Mangel werden ein Verantwortlicher für die Behebung und ein Termin für die Behebung festgelegt; sofern der Vertrag dies zulässt, erfolgt die Freigabe nach Überprüfung der Korrektur. Wenn eine kritische Funktion ausfällt, sendet der Auftraggeber das Lieferergebnis mit einem dokumentierten Mängelprotokoll zurück. Bleibt die Einstufung umstritten, wird die Angelegenheit an den leitenden Auftraggeber des Integrators eskaliert.

Jeder Weg birgt Risiken. Eine Unterzeichnung sorgt dafür, dass das Team des Integrators am Projekt bleibt und der Plan eingehalten wird. Ein Aufschub schützt die Anlage und den Prüfpfad, ist jedoch mit eigenen Kosten verbunden. Die Berater des Integrators könnten zu anderen Aufgaben wechseln. Ihre erneute Mobilisierung kann Zeit in Anspruch nehmen, die im Zeitfenster für die Inbetriebnahme nicht zur Verfügung steht. Ein Aufschub kann zudem mit Verpflichtungen gegenüber dem Kunden und dem nächsten Abrechnungszeitraum kollidieren. Bei nicht kritischen Punkten begrenzt eine bedingte Abnahme mit terminierten Korrekturen diese Kosten, da sich der Aufschub auf den offenen Punkt bezieht, nicht auf das Team. Bei einem kritischen Fehler bleibt der Aufschub bestehen. Der Auftraggeber kann dann einen Abhilfemaßnahmenplan vereinbaren, der das Team des Integrators auf den zu behebenden Punkt fokussiert.

Für den Finanzvorstand des Konzerns und den Vorstand hat eine falsche Unterschrift drei negative Folgen: vorzeitige Freigabe der Rückstellung, Konzernberichterstattung über nicht abgestimmte Bestandswerte und ein Werk, das keine Lieferungen ausführen kann. Der Vorstand benötigt das Fehlerprotokoll nicht. Er muss wissen, welches Risiko der Sponsor trägt und wer dies genehmigt hat.

Festlegung von Entscheidungsbefugnissen zur ERP-Akzeptanz und von Governance-Regeln

Vereinbaren Sie diese Regeln im Voraus mit dem CFO der Gruppe. Sie gelten für denjenigen, der für die Abnahme verantwortlich ist, unabhängig davon, ob es sich um einen internen Programmleiter oder eine vorübergehend eingesetzte Führungskraft handelt.

• Überschreiben. Nur ein namentlich genannter Konzernleiter kann die Ablehnung eines Prozessverantwortlichen im Werk überschreiben. Das Überschreiben wird zusammen mit dem Grund dafür in das unten beschriebene Genehmigungsregister eingetragen.
• Grenzwert. Der Sponsor entscheidet innerhalb der vereinbarten Grenzwerte. Der CFO der Gruppe entscheidet bei Überschreitung dieser Grenzwerte oder wenn einer der folgenden Auslöser eintritt. Der Sponsor entscheidet über die Freigabe für die Produktion innerhalb des vereinbarten Go-Live-Termins.
• Schwellenwerte. Legen Sie einen Einbehaltungsbetrag in Euro und eine Vorlaufzeit in Tagen fest. Beides wird vom CFO der Gruppe festgelegt.
• Eskalationsreihenfolge. Der für die Abnahme zuständige Verantwortliche informiert zunächst den Sponsor. Der Verantwortliche eskaliert den Fall dann an den Group CFO – wobei der Sponsor darüber informiert wird –, wenn einer der unten aufgeführten Auslöser eintritt oder die beiden sich nicht einigen können. Die Uneinigkeit wird im Protokoll vermerkt.
• Vorstand. Die Befugnisübertragung des Konzerns legt die Obergrenze für den Konzern-Finanzvorstand fest. Der Vorstand erhält eine einseitige Zusammenfassung der Buchhaltungsdaten und entscheidet nur in Fällen, die diese Obergrenze überschreiten.

Vier Auslöser lösen eine Bestätigung an den Finanzvorstand der Gruppe aus.

• Eine Annahme würde die Einbehaltung über den vereinbarten Betrag hinaus aufheben.
• Eine Abnahme würde dazu führen, dass eine entscheidende Funktion unberücksichtigt bliebe oder die Inbetriebnahme über den vereinbarten Termin hinaus verschoben würde.
• Ein offener Posten hält Aufträge, die Produktion, die Lieferung oder die Rechnungsstellung auf.
• Wer einen Prozess nicht ausführt, unterschreibt dafür.

Bewertung von ERP-Ergebnissen mithilfe eines Abnahme-Ledgers

Das folgende Abnahme-Protokoll bietet den verantwortlichen Führungskräften eine strukturierte Methode zur Bewertung der Arbeitspakete der Partner: eine Zeile pro Arbeitspaket und eine Entscheidung pro Zeile. Es hilft zudem dabei, Streitigkeiten hinsichtlich der Einstufung beizulegen und verbindliche Abnahmen sicherzustellen. Das Szenario dient der Veranschaulichung und stellt keinen konkreten Fall eines CE-Interim-Kunden dar. Die tschechische Tochtergesellschaft eines französischen Konzerns erhält vier Arbeitspaket-Zertifikate auf einmal.

Der Programmleiter erstellt jede Zeile auf der Grundlage der vereinbarten Kriterien, der Nachweise, des offenen Punktes, der Klassifizierung und der formellen Entscheidung. Der Auftraggeber berücksichtigt dabei auch, wer die einzelnen Tests durchgeführt hat. Nachweise von Anwendern aus dem Unternehmen oder einem unabhängigen Berater haben mehr Gewicht als ein Protokoll, das der Integrator allein erstellt hat.

Arbeitspaket 1: Abnahme des Moduls „Materialverbrauch“

Der Partner meldet dieses Modul als abgeschlossen. In der Hauptbuchzeile wird festgehalten, was das Unternehmen festgestellt hat.

• Vereinbartes Kriterium: 100 % automatisierte Rückmeldung der Rohstoffe nach Bestätigung der Fertigwaren.
• Nachweis: Das Protokoll der Integrationstests bestätigt, dass 20 Fertigungsaufträge abgeschlossen wurden; die Rückmeldung funktioniert.
• Offener Punkt und Verantwortlicher: Fehler Nr. 104: Die Logik zur Chargenaufteilung funktioniert bei Teilpaletten nicht; dem Lieferanten-Verantwortlichen zugewiesen.
• Klassifizierung: Unvollständige Lieferung (Mangel): Anforderung gemäß Abschnitt 3.2 des FDD.
• Entscheidung: Bedingte Abnahme: Abgenommen unter der Voraussetzung, dass der Hotfix für Fehler Nr. 104 bis zum 15. November erfolgt; Einbehalt von 25.000 €.

Eine einfache Unterschrift hätte eine Rückbuchungsroutine akzeptiert, die bei Teilpaletten fehlschlägt. Die Bestandsdaten können dann von der tatsächlichen Zählung abweichen. Die bedingte Annahme sorgt dafür, dass der Meilenstein weiterverfolgt wird und der Partner an einen Termin gebunden bleibt.

Arbeitspaket 2: Bewertung der EDI-Rechnungsstellungsschnittstelle für das Lieferantenportal

Der Partner meldet, dass die Schnittstelle fertiggestellt ist, und das Unternehmen hat sie mit echten Lieferanten getestet.

• Vereinbartes Kriterium: Erfolgreiche Übermittlung und automatisierte Erfassung elektronischer Rechnungen gemäß VDA 4938.
• Nachweis: End-to-End-Schnittstellentestprotokoll mit drei aktiven Automobilzulieferern, das erfolgreich durchgeführt wurde.
• Offener Punkt und Verantwortlicher: Offener Punkt: Automatische Benachrichtigungs-E-Mails werden auf Französisch nicht korrekt formatiert.
• Klassifizierung: Neue Anforderung (Änderung): Das mehrsprachige E-Mail-Layout war nicht im Basisumfang enthalten.
• Entscheidung: Genehmigt (an die Änderungskontrolle weitergeleitet): Meilenstein akzeptiert; E-Mail-Anfrage an das Änderungsgremium weitergeleitet.

Diese Zeile schützt den Integrator. Die Schnittstelle arbeitet mit drei aktiven Anbietern zusammen, sodass das französische E-Mail-Layout den Meilenstein nicht behindert. Es wird der Änderungsweg eingeschlagen, der zudem ein grenzüberschreitendes Muster aufweist. Eine sprachliche Anforderung lässt sich in der Zentrale leicht annehmen und ebenso leicht aus einer Scope-Baseline ausklammern. Der Änderungsweg ermöglicht es dem Konzern, die Anforderung zu definieren und zu bewerten, während das Werk weiterhin über eine funktionsfähige Schnittstelle verfügt.

Arbeitspaket 3: Test des Lagerkommissionier- und Verpackungssystems

Das Unternehmen hat dieses Paket mit seinen eigenen Mitarbeitern getestet.

• Vereinbartes Kriterium: Direkte Integration der RF-Terminals in die Regeln für die automatische Regalauffüllung.
• Nachweis: Von 8 Lagerarbeitern durchgeführte Benutzerakzeptanztests (UAT); Erfolgsquote von 98 %.
• Offener Punkt und Verantwortlicher: Fehler Nr. 112: Die Scanner-Schnittstelle verliert während Schichten mit hoher Parallelität die Verbindung.
• Klassifizierung: Unvollständige Bereitstellung (Fehler): Verletzung der zentralen Leistungskriterien unter normaler Auslastung.
• Entscheidung: Abgelehnt (Nachbearbeitung erforderlich): Zertifikat an den Partner zurückgesendet; Netzwerkstresstest erforderlich.

Bei einer Erfolgsquote von 98 % bleibt dennoch der entscheidende Fehler bestehen. Die Scanner-Schnittstelle verliert während Schichten mit hoher Auslastung die Verbindung – gerade dann, wenn die Kommissionierer am dringendsten auf ihre Terminals angewiesen sind. Das Paket wird für einen Netzwerk-Belastungstest zurückgeschickt.

Arbeitspaket 4: Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur lokalen Mehrwertsteuer und zur Berichterstattung

Ein externer Berater hat dieses Paket überprüft, sodass die Nachweise unabhängig sind.

• Vereinbartes Kriterium: Vollständige Übereinstimmung mit den elektronischen Einreichungsformaten der tschechischen Steuerbehörde.
• Nachweis: Von einem externen, vor Ort zugelassenen Steuerberater anhand der offiziellen Steuervorschriften überprüft.
• Offener Punkt und Verantwortlicher: Offener Punkt: Die Formatierung der Dokumentation zur Benutzeranleitung ist in geringem Umfang unvollständig.
• Klassifizierung: Nicht kritisch Dokumentation: Die Kernfunktionalität der Software ist voll funktionsfähig und konform.
• Entscheidung: Genehmigt: Vollständige Meilensteinabnahme erfolgt; endgültige Dokumentation muss innerhalb von 5 Tagen vorliegen.

Nicht jeder offene Punkt rechtfertigt eine Aussetzung der Genehmigung. Die Kernfunktionalität funktioniert, und ein unabhängiger Berater hat dies bestätigt. Für die Lücke in der Dokumentation wird stattdessen ein Termin festgelegt. Der Konzern verfügt möglicherweise nicht über die Mittel, um die tschechischen Einreichungsformate von der Zentrale aus zu überprüfen, und stützt sich daher auf einen Berater, der dazu in der Lage ist. Das Werk behält sich das Recht vor, zu entscheiden, was es einreichen kann.

Durchführung des Überprüfungsprozesses für ERP-Ergebnisse auf Führungsebene

Vor der Überprüfungssitzung sammelte der Programmleiter die unterzeichnete Leistungsbeschreibung, die FDD und die Testprotokolle ein. Anschließend prüfte jeder Prozessverantwortliche die Nachweise für sein eigenes Paket und unterzeichnete die geschäftliche Abnahme oder lehnte diese ab. Erst dann führte der Programmleiter mit dem Lieferverantwortlichen des Integrators eine Einstufungssitzung durch, wobei der Vertrag zur Hand war. Beide Positionen wurden in das Hauptbuch eingetragen.

Der Sponsor unterzeichnete vier separate Beschlüsse, nicht nur einen. Der Programmplan wurde noch am selben Tag geändert. Er enthält nun den Hotfix vom 15. November, den Stresstest, den Antrag an das Change Board und das Dokumentationsdatum.

Wenn kein Verantwortlicher angegeben ist, gilt das Rechnungsdatum als Prüfdatum. Die vier Pakete werden in der Regel von einer Person unterzeichnet. Für das Hotfix-Datum, den Stresstest und die Einbehaltung kann es vorkommen, dass kein Verantwortlicher benannt wird.

Die Entscheidung über die Inbetriebnahme wird separat geprüft, da die Abnahme von vier Paketen noch nicht bedeutet, dass das System für den Produktivbetrieb freigegeben ist. Das Szenario endet mit diesen Entscheidungen. Der Hotfix und der Stresstest sind die nächsten Prüfschritte.

Verantwortlichkeiten zuweisen und die Führung durch Interimsmanager nutzen, um die Akzeptanz des ERP-Systems zu fördern

Ein kompetentes internes Programm- und Beschaffungsteam kann die Abnahme der ERP-Leistungen übernehmen. Dazu benötigt es die Befugnis über das Hauptbuch, die richtigen Zeichnungsberechtigten im Raum und Zeit, die vom Tagesgeschäft freigehalten ist.

Ein Interim-Manager kommt dann ins Spiel, wenn niemand die Gesamtverantwortung über die kaufmännischen, geschäftlichen und technischen Teams hinweg übernimmt. Der Auftraggeber verfügt zwar über das Budget, aber nicht über die Anlage. Die Beschaffungsabteilung hat zwar den Vertrag in der Hand, während die Anlagenbetreiber den Prozess steuern. Der Grund dafür ist der fehlende Verantwortliche, nicht die Rechnung.

Aufgaben eines Interim-Programmleiters bei ERP-Abnahmeaufträgen

Eine Interimsleiter für Transformation und Programme schließt diese Lücke innerhalb der vom Auftraggeber übertragenen Befugnisse. Die Führungskraft ist dem Auftraggeber gegenüber rechenschaftspflichtig und trägt die Verantwortung für das Hauptbuch. Die Führungskraft empfiehlt jede Unterschrift und unterzeichnet nur dort, wo diese Rolle im Vertrag namentlich genannt ist. Die Ernennung führt weder zu einer Änderung des Vertrags noch zu einem Verzicht auf ein Abnahmekriterium oder zur Genehmigung einer Markteinführung.

Ein interner Programmleiter hat möglicherweise nur über eines der drei Teams die Weisungsbefugnis. Der Mehrwert der Führungskraft liegt in ihrer Weisungsbefugnis über alle drei Teams hinweg. In den ersten Tagen entscheidet die Führungskraft anhand der im Szenario dargestellten Gewichtung, welchen Informationen sie Glauben schenkt. Anschließend bestätigt die Führungskraft die zeichnungsberechtigten Personen und vereinbart den Termin für die Klassifizierungssitzung noch vor dem Roll-off-Termin des Partners.

Die Führungsrolle hängt davon ab, wo der Schwerpunkt liegt. Handelt es sich um finanzielle Aspekte (Bestandsabstimmung, Kundenbindung, Konzernberichterstattung), übernimmt ein Interim-CFO die Leitung und der Programmdirektor unterstützt ihn. Steht die Kontinuität des Versandbetriebs auf dem Spiel, übernimmt ein Interim-COO die Leitung. Benötigt der Technologiebereich selbst Führung, übernimmt ein Interim CIO hat die Entscheidungsgewalt in Bezug auf Lieferanten, Umfang und Abnahme.

Ein CE-Interim-Partner regelt das Mandat: die vereinbarten Befugnisse, die Berichtswege zum Auftraggeber und die Eskalationswege nach oben. Bei der Übergabe werden das Hauptbuch, das Klassifizierungsprotokoll und die Liste der Zeichnungsberechtigten an das feste Programmteam übergeben.

Bei einem Hauptsitz in Frankreich oder der Schweiz hat die Führungskraft beide Seiten der Brücke in der Hand. Der Hauptsitz benötigt Zahlungskontrolle und zuverlässige Berichterstattung. Das Werk benötigt die Befugnis, Aufträge abzulehnen, die es nicht ausführen kann. Die Führungskraft übermittelt dem Lenkungsausschuss ein geprüftes Abnahmebild und trägt die Vertragsdisziplin des Ausschusses zurück ins Werk.

Häufig gestellte Fragen zur Abnahme von ERP-Leistungen

Bedeutet der Abschluss eines ERP-Meilensteins auch die Abnahme durch das Unternehmen?

Der Abschluss eines Meilensteins ist die Meldung des Integrators, dass er die vertraglich vereinbarten Leistungen erbracht hat. Die Abnahme der ERP-Leistung ist die Bestätigung des Kunden, dass das System für den operativen Geschäftsbetrieb geeignet ist. Sie basiert auf vereinbarten ERP-Abnahmekriterien und Testnachweisen. Beide müssen vor der Unterzeichnung vorliegen.

Wie man einen ERP-Fehler von einer Anforderung zur Änderung des Leistungsumfangs unterscheidet

Ein Fehler liegt vor, wenn etwas nicht erfüllt wird, was in der Leistungsbeschreibung, im funktionalen Entwurf oder in den vereinbarten Prozessabläufen festgelegt ist. Eine neue Anforderung fügt etwas hinzu, das in der genehmigten Basisversion nicht enthalten ist. Maßgeblich sind die Umfangsdokumente, nicht das Rechnungsdatum. Unklare Formulierungen werden zur Begutachtung an einen Fachsachverständigen weitergeleitet.

Wer ist befugt, ERP-Ergebnisse abzunehmen?

Der zuständige Prozessverantwortliche unterzeichnet nach Abschluss der Tests die Geschäftsabnahme. Der benannte kaufmännische Verantwortliche unterzeichnet den kaufmännischen Meilenstein, und der Auftraggeber entscheidet über die Freigabe für den Produktivbetrieb. Die Unterschriftsbefugnis richtet sich nach der Prozessverantwortung.

Umgang mit nicht kritischen offenen Punkten nach der ERP-Abnahme

Ja, sofern es sich um nicht wesentliche Mängel handelt und der Vertrag eine bedingte Abnahme zulässt. In der Bescheinigung sollten alle noch bestehenden Mängel, der jeweils Verantwortliche und das Datum aufgeführt sein. Außerdem sollten darin etwaige Rechtsbehelfe vermerkt sein, die sich der Vertragspartner vorbehält, falls der Partner diesen Termin versäumt.

Löst die Annahme durch den Auftraggeber automatisch eine Meilensteinzahlung aus?

Die Abnahme durch den Auftraggeber bestätigt die ordnungsgemäße Lieferung. Die Zahlung erfolgt gemäß den Vertragsbedingungen, einschließlich etwaiger Einbehalte und des Status bedingter Posten. Die kaufmännische Genehmigung erfolgt durch eine gesonderte Unterschrift einer anderen Stelle.

Weiterführende Informationen und nächster Schritt

Bei der Abnahme von ERP-Leistungen trifft der Plan des Partners auf die tatsächlichen Betriebsmöglichkeiten des Werks. Drei kürzlich erschienene Artikel in der Zeitschrift „CE Interim“ befassen sich mit damit zusammenhängenden Fragen zu Plänen, Status und Betriebsbereitschaft. Ohne ein unterzeichnetes Protokoll kann der Auftraggeber dem Vorstand nicht mitteilen, was das Unternehmen akzeptiert hat, was noch offen ist oder wer für die einzelnen Punkte verantwortlich ist.

Weiterführende Literatur:

• Warum ein Ziel für die Herstellungskosten keine Neugestaltung des Betriebsmodells darstellt
• Notbeschaffung für ein Werk in Serbien: Der verfügbare Lagerbestand ist kein Lieferplan
• SAP S/4HANA-Migration: Greenfield oder Brownfield?

Wenn niemand die Verantwortung übernimmt, stellt CE Interim eine bereits geprüfte, auf das Mandat abgestimmte und an eine Vertraulichkeitsvereinbarung gebundene Führungskraft zur Verfügung, die nach Abschluss der Mandatsbesprechung sofort einsatzbereit ist.

Sprechen Sie mit einem CE-Interimspartner wenn das Programm den vom Integrator gemeldeten Abschluss nicht mit Ihrer Abnahmeentscheidung in Verbindung bringen kann.