Kurz gesagt

Finanzunterlagen, Schrottprotokolle und Bestandsbewertungen in einem tschechischen Werk stimmen nicht mehr überein. Die deutschen Vorstände stehen nun vor einer echten Entscheidung hinsichtlich der Unternehmensführung. Ein informeller Anruf beim Werksleiter oder Finanzcontroller gibt einem kompromittierten Manager Zeit, die Unterlagen anzupassen. Eine formelle Überprüfung verliert ihren Überraschungseffekt. Das Abwarten erhöht zudem das Betrugsrisiko und die gesetzliche Haftung der Vorstandsmitglieder nach tschechischem Recht. Der Ansatz, der funktioniert, ist ein anderer: eine diskrete, zweigleisige Untersuchung. Ein Interimsmanager mit echter operativer Befugnis ermittelt die Fakten innerhalb weniger Tage vor Ort. Produktion, Kundenlieferungen und Zahlungen an Lieferanten laufen ohne Unterbrechung weiter.

Auslöser für Prüfungen: Warum deutsche Vorstände zögern, Untersuchungen einzuleiten

Jederzeit kann ein Hinweis eines Whistleblowers oder ein anonymer Hinweis auftauchen. Ebenso wie eine Bestandsabweichung, die sich nicht aufklären lässt, aus einem tschechischen Werk in Pilsen, Liberec oder Brünn. Die Vorstände in München, Stuttgart oder Frankfurt stehen dann vor einem echten Dilemma. Eine formelle forensische Untersuchung, die sichtbar von der Zentrale aus durchgeführt wird, birgt echte Risiken. Sie kann nicht nur die Lieferungen an Kunden beeinträchtigen, sondern auch einen vertrauenswürdigen lokalen Geschäftsführer, den „jednatel“, verärgern. Außerdem kann sie in einer Weise an die Öffentlichkeit gelangen, die dem Ruf der Muttergesellschaft schadet.

Angesichts dieses Drucks erscheint ein informeller Anruf beim örtlichen Werksleiter wie ein vorsichtiger erster Schritt. Das ist verständlich: Niemand möchte eine Unstimmigkeit eskalieren, die sich möglicherweise als Schreibfehler herausstellt. Das Problem liegt jedoch woanders: Selbst ein gut gemeinter Anruf verschafft einem kompromittierten Manager Zeit zum Handeln. Der Leiter kann Produktionsprotokolle anpassen, Bestandszahlen korrigieren oder elektronische Korrespondenz löschen, bevor die Ermittler eintreffen.

Nicht abgeglichene Bestände, ungeklärte Ausschussmengen und nicht genehmigte Ausschussverkäufe sind selten zufällig. In der Regel verbergen sie ein Problem mit der Produktionsausbeute, eine nicht genehmigte geschäftliche Vereinbarung oder eine Umleitung von Margen. Die Untersuchung von McKinsey & Company zu Datenqualitätsprüfungen in der Fertigungsindustrie kommt zu demselben Ergebnis. Vorstände müssen operative Unstimmigkeiten durch strukturierte Protokolle zur Ursachenermittlung isolieren und beheben – nicht durch einen Telefonanruf. Mit jeder Woche, in der eine Anomalie ununtersucht bleibt, steigt das finanzielle Risiko und die Beweislage verschlechtert sich.

Grenzüberschreitende Produktionssteuerung: Risiken in der deutsch-tschechischen Lieferkette

Die Produktionsnetzwerke zwischen Deutschland und Tschechien arbeiten auf einer stark integrierten Basis, oft nach dem Just-in-Time-Prinzip. Organisationen wie die Deutsch-Tschechisch Die Industrie- und Handelskammer (DTIHK) unterstützt diese Integration. Eine einzige Betriebsstörung kann sich innerhalb von achtundvierzig Stunden auf deutsche Fertigungsstraßen auswirken. Die Untersuchung innerhalb dieses Netzwerks birgt vier konkrete Schwierigkeiten.

4 operative Herausforderungen bei grenzüberschreitenden Werksaudits

Die Lokalpolitik kann die Ermittlungen in ein neues Licht rücken. Ein unangekündigtes Unternehmensprüfungsteam, das unter offensichtlicher rechtlicher Kontrolle eintrifft, verändert die Art und Weise, wie das Werk die Untersuchung wahrnimmt. Die lokale Geschäftsleitung kann dies so darstellen, als würde die Zentrale gegen die lokalen Mitarbeiter vorgehen, und nicht als spezifisches finanzielles Problem. Diese Darstellung kann gewerkschaftlichen Widerstand, Dienst nach Vorschrift und den Verlust von schwer zu ersetzendem technischem Personal auslösen. Das Risiko ist real, aber vermeidbar. Die Untersuchung erfordert vor Ort eine Haltung, die nicht als Angriff aus der Ferne wahrgenommen wird.

Betrug in der Fertigung findet nicht nur digital, sondern auch physisch statt. Gefälschte Schrottprotokolle können nicht genehmigte Überstunden oder nicht in den Büchern erfasste Metallverkäufe an lokale Recyclingunternehmen verschleiern. Nicht erfasste unfertige Erzeugnisse können die Bilanz einer Tochtergesellschaft aufblähen, um Bonusvorgaben zu erreichen. Um festzustellen, was tatsächlich geschehen ist, sind Kenntnisse aus der Produktion erforderlich – eine Überprüfung der Tabellenkalkulation allein reicht nicht aus.

Gesetzliche Pflichten unterliegen dem tschechischen Recht, nicht dem deutschen Recht. Gemäß der Tschechisches Gesetz Nach dem Gesetz über Kapitalgesellschaften (Gesetz Nr. 90/2012 Slg.) unterliegt ein Geschäftsführer, der „jednatel“, einer gesetzlichen Sorgfalts- und Treuepflicht. Tschechisch Recht bezeichnet diese Pflicht als „péče řádného hospodáře“. Bestätigt die Untersuchung einen Gesetzesverstoß, muss das Team die Beweise sorgfältig sichern. Diese müssen von vornherein nach tschechischem Zivilprozessrecht zulässig sein und dürfen nicht nachträglich angepasst werden.

Die Produktion darf nicht unterbrochen werden, während die Ermittler den Sachverhalt klären. Kundenaufträge müssen weiterhin bearbeitet, Rohstoffe weiterhin angenommen und Lieferanten weiterhin bezahlt werden, während die Untersuchung läuft. Die Buchhalter können nicht einfach fünf Jahre lang Rechnungen aus Deutschland prüfen, während der Betrieb stillsteht. Das ist für einen Betrieb, der OEM-Montagelinien beliefert, nicht realistisch.

Die Unternehmensführung mit den betrieblichen Gegebenheiten der Tochtergesellschaften in Einklang bringen

Hier geht es keineswegs um eine Geschichte über einen unzuverlässigen Standort im Gegensatz zu einer wachsamen Zentrale. Die Werksleitung vor Ort arbeitet in der Regel unter eigenem Druck. Die Zentrale legt die Produktionsziele zentral fest, und die Margen bleiben knapp. Das Werk hat oft keine klare Möglichkeit, ein Problem anzusprechen, bevor es zu einer sichtbaren Diskrepanz wird. Die meisten Vorgesetzten und Mitarbeiter in der Produktion sind nicht in ein Meldesystem eingebunden. Niemand sollte sie pauschal als Verdächtige behandeln. Beide Seiten brauchen dasselbe: einen einzigen, verifizierten Sachverhalt, der bestätigt ist, bevor irgendjemand ihn verändern kann.

Erkennung finanzieller Unregelmäßigkeiten: Warnsignale in der Bestands- und Ausschussberichterstattung

Treten drei oder mehr dieser Muster gemeinsam auf, deuten sie stärker auf eine absichtliche Verfälschung hin als jede einzelne Anomalie für sich genommen.

• Der Rohstoffverbrauch stimmt nicht mit der Fertigproduktmenge überein. Das Werk verbraucht fünfzehn bis zwanzig Prozent mehr Metall, Harz oder Elektronikbauteile als in der Standardstückliste vorgesehen. Die gemeldeten Ausschussmengen bleiben gering.
• Schrott wird nicht über die Waage abgewogen. Metallschrott und Zerspanungsabfälle werden über lokale Abfallentsorgungs- oder Recyclingunternehmen abtransportiert. Es liegt weder ein zertifizierter Wiegeschein noch ein entsprechender ERP-Schrottbeleg vor, der die Ladung belegt.
• Der Monatsabschluss erfolgt auf der Grundlage manueller Korrekturen. Der lokale Finanzcontroller verbucht regelmäßig umfangreiche, ungeprüfte manuelle Buchungen, um den Bestand an Rohstoffen, unfertigen Erzeugnissen und Fertigerzeugnissen auszugleichen.
• Für indirekte Ausgaben mit hohem Volumen gibt es einen lokalen Lieferanten. Aufträge für Wartungsarbeiten, Werkzeug-Verbrauchsmaterialien und Zeitarbeitsverträge werden durchweg an einen lokalen Anbieter vergeben. Niemand führt eine Ausschreibung durch oder bittet die Konzernbeschaffung um Genehmigung.
• Die örtliche Geschäftsleitung beschränkt den Zugang zum Produktionsbereich. Die vor Ort zuständige Geschäftsleitung rät von unbeaufsichtigten Besuchen deutscher Ingenieure oder Kontrolleure ab. Sie leitet betriebliche Fragen an das Büro des Werksleiters weiter, anstatt sie direkt zu beantworten.

Wenn mehrere solcher Fälle gleichzeitig auftreten, geht es nicht mehr nur um eine Meldefrage. In diesem Fall ist operative Entscheidungsbefugnis vor Ort erforderlich – und nicht noch eine weitere Runde E-Mails.

Interim-Management-Maßnahme: Durchführung einer zweigleisigen forensischen Prüfung

Die Abfolge ist wichtiger als die einzelnen Schritte. Ein Interimsmanager benötigt vom ersten Tag an echte gesetzliche Befugnisse. Diese Befugnisse sollten nicht erst nach und nach gewährt werden, sobald Vertrauen aufgebaut wurde.

Sicherung von Beweismitteln am Tatort und Feststellung der Befehlsgewalt

Der erste Schritt besteht darin, einen Interimsgeschäftsführer zu ernennen oder Interim-CFO vor Ort im Rahmen eines echten operativen Mandats. Das glaubwürdigste Mandat steht im Zusammenhang mit einer tatsächlichen geschäftlichen Priorität, wie beispielsweise einer Leistungsdiagnose oder einer geplanten Kapazitätsüberprüfung. Die Führungskraft ist vom ersten Tag an tatsächlich für die Leistung und Kontinuität des Werks verantwortlich. Die Ermittlung der Fakten erfolgt dann ganz natürlich im Rahmen dieser Befugnisse. Würde man dies als separates Vorhaben ankündigen, hätte ein kompromittierter Manager lediglich Zeit, die Aufzeichnungen zu manipulieren.

In den ersten vierundzwanzig bis achtundvierzig Stunden liegt der Schwerpunkt auf der Sicherung der Beweismittel. Dazu gehören elektronische Aufzeichnungen, ERP-Daten, E-Mail-Server und physische Produktionsprotokolle – und das alles, ohne Unruhe in der Produktion zu verursachen. Dazu gehört auch eine unangekündigte physische Bestandsaufnahme von Rohstoffen, unfertigen Erzeugnissen und Fertigwaren, die mit dem Hauptbuch abgeglichen wird. Die Bestandsaufnahme findet in der Regel über ein Wochenende statt, um die Produktion nicht zu unterbrechen.

Abgleich der physischen Bestandsaufnahme mit den ERP-Produktionsdaten

Die Abstimmung beginnt erst, wenn diese Faktengrundlage gesichert ist. Das Team gleicht die Daten zu Maschinenlaufzeit und Energieverbrauch mit den gemeldeten Produktionsmengen ab. So lässt sich feststellen, ob Anlagen Chargen außerhalb der Buchführung abgewickelt haben oder ob jemand die Ausschusszahlen gefälscht hat. Die betrieblichen Fakten und die Finanzunterlagen bestätigen sich entweder gegenseitig oder stehen im Widerspruch zueinander.

Während der gesamten Laufzeit des Mandats ist ein Interim-Partner von CE weiterhin in die Unternehmensführung und die Eskalationsprozesse eingebunden. Dies ermöglicht dem Vorstand eine unabhängige Überprüfung der Erkenntnisse des Interim-Managers, bevor er Personalentscheidungen trifft. Diese Trennung ist wichtig. Der Manager vor Ort leitet das Werk und sammelt die Fakten. Er entscheidet nicht allein darüber, was mit einem gesetzlich bestellten Vorstandsmitglied geschieht.

Entlassung eines Geschäftsführers und Einhaltung des tschechischen Arbeitsrechts

Personalentscheidungen stehen an letzter Stelle, nicht an erster. Wenn die Beweislage ein Fehlverhalten oder grobe Fahrlässigkeit bestätigt, müssen Führungswechsel genau nach dem tschechischen Arbeitsrecht und der Satzung des Unternehmens erfolgen. Der Vorstand sollte die Zeichnungsbefugnis für das Handelsregister und den Zugang zu Bankkonten sofort entziehen, sobald er den Geschäftsführer abberuft. Dadurch wird verhindert, dass in der Zeitspanne zwischen Beschluss und Umsetzung Vermögenswerte verschleudert werden.

Die Interimsleitung hat ihre Arbeit bereits aufgenommen und verfügt über die volle operative Entscheidungsbefugnis. Somit entsteht im Werk zum Zeitpunkt der Ablösung kein Führungsvakuum. Dies gibt den Mitarbeitern, den lokalen Banken und den OEM-Kunden die Gewissheit, dass das Unternehmen stabil bleibt.

Fallstudie: Bekämpfung von Bestandsbetrug bei einem mährischen Automobilzulieferer

Hier ist die Geschichte eines deutschen Tier-1-Zulieferers für die Automobilindustrie mit einem automatisierten Werk in Mähren, Tschechien.

Die Anomalie. In drei Quartalen verzeichnete die tschechische Tochtergesellschaft stabile EBITDA-Margen von 12% und Produktionsmengen im Plan. Gleichzeitig beantragte das Werk wiederholt die Verlängerung von Notfall-Kontokorrentkrediten bei der deutschen Muttergesellschaft in Höhe von insgesamt 1,8 Millionen Euro. Ein Hinweis eines Whistleblowers an den deutschen Prüfungsausschuss führte zu einer konkreten Anschuldigung. Der örtliche Geschäftsführer soll angeblich hochwertigen Legierungsschrott unter der Hand verkauft und die Kosten als Lagerbestand verbucht haben.

Das Dilemma. Die Bedenken des Vorstands waren konkret. Die Entsendung externer Wirtschaftsprüfer hätte das Risiko birgt, den örtlichen Geschäftsführer zum Rücktritt zu bewegen. Ein Rücktritt hätte zu Arbeitsniederlegungen unter den CNC-Bedienern führen können, auf die das Werk angewiesen war. Außerdem hätte dies Produktionsausfälle bei drei deutschen Automobilherstellern zur Folge gehabt.

Die Intervention. CE Interim hat eine Interims-Betriebsleiter und einen Sanierungsmanager, der innerhalb von 72 Stunden vor Ort war. Der offizielle Auftrag lautete: das Werk auf eine geplante Kapazitätserweiterung vorzubereiten. In dieser Funktion sorgte der Manager bereits am ersten Wochenende für die Sicherung der ERP-Server. Anschließend führte der Manager einen physischen Abgleich zwischen Lagerbestand und Buchbestand durch. Dabei wurden 1,4 Millionen Euro an fiktiven unfertigen Erzeugnissen sowie eine nicht genehmigte Schrottvereinbarung aufgedeckt.

Das Ergebnis. Der Vorstand entließ den lokalen Geschäftsführer rechtmäßig gemäß dem tschechischen Gesellschaftsrecht, ohne dass es zu Störungen im Produktionsbetrieb kam. Der Interimsgeschäftsführer übernahm unmittelbar die gesetzlich vorgeschriebene operative Leitung. Er informierte die OEM-Kunden transparent und beruhigte die Vorgesetzten in der Produktion, die an dem Komplott nicht beteiligt waren. Der Geschäftsführer führte zudem eine automatisierte ERP-basierte Schrottwägung ein. Das Werk hielt während der gesamten Übergangsphase die Termintreue von 100% ein und vermied so einen vierteljährlichen Liquiditätsverlust in Höhe von 400.000 EUR.

Häufig gestellte Fragen zu Audits tschechischer Produktionsstätten

Wie verhindert man Arbeitsniederlegungen in der Produktion, wenn man die Leitung eines lokalen Werks überprüft?

Mitarbeiter an vorderster Front sind selten an Manipulationen auf Führungsebene beteiligt. CE Interim verhindert Arbeitsniederlegungen in der Produktion, indem Führungskräfte eingesetzt werden, die transparent über den Erhalt von Arbeitsplätzen kommunizieren und so sicherstellen, dass die Loyalität der Belegschaft dem Werk selbst gilt und nicht dem unter Untersuchung stehenden Manager.

Warum sollte die interne Revision des Unternehmens die Untersuchung vor Ort nicht leiten? 

Interne Auditoren arbeiten ausschließlich nachträglich und verfügen nicht über die erforderlichen Befugnisse, um den täglichen Betrieb zu leiten, OEMs zu verwalten oder Notfallentscheidungen zu treffen. CE Interim sichert Ihr Unternehmen ab, indem es Führungskräfte bereitstellt, die die Produktion und Schichtübergaben aktiv leiten, während die Untersuchung sicher im Hintergrund abläuft.

Welche rechtlichen Vorkehrungen muss ein deutscher Vorstand treffen, bevor er einen tschechischen Geschäftsführer (jednatel) entlassen kann? 

Eine Entlassung erfordert ein formelles Hauptversammlung (Hauptversammlung) sowie den sofortigen Entzug der Bank- und Unterschriftsbefugnisse, um eine Vermögensverschleuderung zu verhindern. CE Interim schützt Ihren Geschäftsbetrieb, indem es in dem Moment, in dem diese Befugnisse entzogen werden, mit sofortiger gesetzlicher Befugnis einspringt und so einen reibungslosen und sicheren Übergang gewährleistet.

Was passiert mit der örtlichen Mannschaft, sobald die Ermittler den Sachverhalt geklärt haben? 

Der Großteil der Belegschaft ist nur selten in die Meldung von Problemen involviert, sodass die Aufrechterhaltung des Betriebs oberste Priorität hat. CE Interim sorgt für Stabilität in Ihrem lokalen Team, indem es eine klare Befehlskette und transparente Kommunikation etabliert und unschuldige Mitarbeiter schützt, während der Vorstand gezielte personelle Veränderungen separat regelt.

Wie schnell kann CE Interim eine Führungskraft für einen heiklen Untersuchungsauftrag bereitstellen?

CE Interim vermittelt eine bewährte, auf das Mandat zugeschnittene Führungskraft, die innerhalb von 72 Stunden nach Erhalt eines vollständigen Auftragsbeschreibungsdokuments einsatzbereit ist. Dieser schnelle Einsatz gewährleistet eine sofortige Stabilisierung des Betriebs sowie eine vertrauliche Bestandsaufnahme vor Ort vom ersten Tag an.

Weiterführende Literatur und Ressourcen zum Thema Corporate Governance

• Wie sollte ein grenzüberschreitendes Interim-Führungsmandat geregelt werden?
• Warum grenzüberschreitende Transformation mit einer einzigen verifizierten Faktengrundlage beginnt
• Interkulturelles Mandatsmanagement: Wie eine Führungskraft auf beiden Seiten Autorität aufbaut

Wenn die Zahlen Ihrer tschechischen Tochtergesellschaft nicht mehr übereinstimmen, birgt ein informeller Anruf im Werk ein echtes Risiko. Er kann die Fakten verfälschen, bevor sie überhaupt geklärt sind. A CE-Interimspartner kann dabei helfen, den Umfang der Aufgaben festzulegen, die eine diskrete Untersuchung vor Ort nun erfordert.