Dyrektor ds. zasobów ludzkich (CHRO), analizując zatwierdzenia rekrutacyjne w sierpniu 2026 r., może stwierdzić, że lokalni pracownicy działu kadr i menedżerowie odpowiedzialni za rekrutację nadal nieformalnie uzgadniają przedziały wynagrodzeń. Pracownicy mogą również zwracać się o informacje dotyczące wynagrodzeń porównawczych. Tymczasem dział finansowy może mieć trudności z uzgodnieniem decyzji dotyczących wynagrodzeń, wynagrodzeń zmiennych i awansów w poszczególnych zakładach. Zgodność z dyrektywą UE w sprawie przejrzystości wynagrodzeń przeszło z etapu przyszłego projektu prawnego do etapu wymogu operacyjnego, choć wdrażanie na szczeblu krajowym nadal przebiega nierównomiernie.

Artykuł 34 Dyrektywa (UE) 2023/970 nałożyła na państwa członkowskie obowiązek wprowadzenia niezbędnych przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych do dnia 7 czerwca 2026 r.. Termin dotyczący przejrzystości wynagrodzeń wyznaczony na rok 2026 nie był pierwszym terminem sprawozdawczym dla pracodawców. Była to data, do której krajowe systemy prawne powinny były rozpocząć stosowanie dyrektywy.

Pracodawcy z sektora przemysłowego mają teraz niewiele czasu. Przepisy dotyczące rekrutacji już teraz wpływają na proces zatrudniania. Prawa pracowników do informacji mogą ujawnić słabe punkty w klasyfikacji stanowisk. Firmy zatrudniające co najmniej 150 pracowników muszą również przygotować się do złożenia sprawozdań w 2027 roku.

Termin wyznaczony na 7 czerwca 2026 r. minął, zanim wielu pracodawców zdążyło wdrożyć niezbędny system

Dyrektywa (UE) 2023/970 ma zastosowanie do pracodawców zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego. Zapewnia ochronę pracownikom, których stosunki pracy podlegają prawu krajowemu, układom zbiorowym lub praktyce krajowej. Przepisy dotyczące rekrutacji obejmują również osoby ubiegające się o pracę.

Podstawa prawna ma dłuższą historię. Artykuł 157 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej ustanawia zasadę równego wynagrodzenia. Dyrektywa 2006/54/WE wspiera tę zasadę. Parlament Europejski i Rada Unii Europejskiej przyjęły nowszą dyrektywę w celu dodania praktycznych obowiązków dotyczących ujawniania informacji, dostępu do informacji, sprawozdawczości oraz oceny działań naprawczych.

Komisja Europejska nadzoruje stosowanie prawa UE. Krajowe organy ds. równości, inspektoraty pracy i sądy krajowe dbają o egzekwowanie przepisów krajowych. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wytycza kierunki interpretacji, a Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn zapewnia wsparcie merytoryczne. W ten sposób powstają jednolite ramy unijne, w ramach których procedury krajowe mogą się różnić.

Jakie wymagania operacyjne wiązały się z tym terminem

Sprawnie działający system zapewnienia zgodności wymaga trzech powiązanych ze sobą elementów:

• Uzasadniony system oceny stanowisk pracy które grupują pracę o takim samym charakterze lub pracę o takiej samej wartości.
• Spójna dokumentacja wynagrodzeń w obszarach kadr, płac, finansów oraz systemów zakładowych.
• Wyraźna odpowiedzialność kierownictwa w celu uzyskania wyjaśnień, wprowadzenia poprawek oraz przekazywania sprawozdań krajowych.

Przedsiębiorstwa, które przed upływem terminu wprowadzenia przejrzystości wynagrodzeń w 2026 r. nie dysponowały tymi elementami, muszą je teraz odtworzyć, podczas gdy prawa pracowników wchodzą w życie. Szczególne trudności napotykają koncerny przemysłowe. Ich struktury wynagrodzeń często odzwierciedlają wieloletnie decyzje podejmowane na poziomie zakładów, przejęcia, porozumienia zbiorowe, systemy zmianowe oraz premie za pozostanie w firmie.

Zasady rekrutacji zwiększają widoczność jeszcze przed opublikowaniem oficjalnych raportów dotyczących różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn

Artykuł 5 Dyrektywa (UE) 2023/970 daje kandydatom prawo do uzyskania informacji o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale. Pracodawcy muszą stosować obiektywne, neutralne pod względem płci kryteria. Muszą podać te informacje w ogłoszeniu o naborze, przed rozmową kwalifikacyjną lub z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić kandydatom prowadzenie negocjacji w oparciu o pełną wiedzę.

Proces rekrutacji stanowi zatem wczesny test wewnętrznej struktury wynagrodzeń. Osoba odpowiedzialna za rekrutację nie może bez ryzyka ustalać przedziału wynagrodzenia na podstawie spotkania z preferowanym kandydatem. Przedział ten musi być powiązany z ustalonymi stopniami zaszeregowania i porównywalnymi stanowiskami. W przypadku Zgodność z dyrektywą UE w sprawie przejrzystości wynagrodzeń, musi on również spełniać kryteria stosowane w odniesieniu do obecnych pracowników.

Określenie przedziału wynagrodzeń wymaga sprawnych ram oceny stanowisk pracy

Dwóch kierowników produkcji może mieć bardzo różne obowiązki pod względem liczby pracowników, złożoności procesów, kontaktu z klientami czy odpowiedzialności regulacyjnej. Stanowiska o różnych nazwach mogą również wiązać się z pracą o takiej samej wartości. System oceny stanowisk musi rozróżniać zadania na podstawie obiektywnych kryteriów, a nie wyłącznie na podstawie nazw stanowisk.

Artykuł 6 nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia pracownikom łatwego dostępu do kryteriów określających wynagrodzenie, jego wysokość oraz zasady awansu płacowego. Państwa członkowskie mogą zwolnić pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników z obowiązku dotyczącego kryteriów awansu płacowego. To ewentualne zwolnienie nie znosi jednak ogólnej konieczności podejmowania obiektywnych i neutralnych pod względem płci decyzji dotyczących wynagrodzeń.

Ten sam problem związany z zarządzaniem pojawia się podczas restrukturyzacji. Kierownictwo musi koordynować definiowanie ról, decyzje dotyczące wynagrodzeń oraz komunikację z pracownikami w ramach kilku systemów prawnych. Firma CE Interim analizuje tę kwestię w swojej analizie dotyczącej tymczasowe wsparcie kadrowe w związku z redukcją zatrudnienia w Europie.

Wnioski o udzielenie informacji dotyczących pracowników posłużą do weryfikacji kategorii stanowisk przed cyklem sprawozdawczym w 2027 roku

Artykuł 7 Dyrektywa (UE) 2023/970 daje pracownikom prawo do uzyskania informacji o wysokości ich indywidualnego wynagrodzenia. Mogą oni również zwrócić się o dane dotyczące średnich wynagrodzeń w podziale na płeć w kategoriach osób wykonujących tę samą pracę lub pracę o równej wartości. Pracodawcy muszą zatem przedstawiać informacje zarówno na poziomie indywidualnym, jak i porównawczym w podziale na kategorie.

Wniosek pracownika może wpłynąć jeszcze przed sporządzeniem pierwszego formalnego raportu. Może to zmusić firmę do określenia grupy porównawczej i przygotowania danych bazowych. Zbyt szerokie kategorie łączą ze sobą nierównoważne stanowiska. Z kolei zbyt wąskie kategorie mogą stworzyć sztuczną strukturę, której kierownictwo nie będzie w stanie uzasadnić.

Jak wniosek pracownika przekształca się w test operacyjny

1. Należy sprawdzić, jaki podmiot prawny jest pracodawcą oraz jakie przepisy krajowe mają zastosowanie.
2. Należy określić kategorię pracy równoważnej lub pracy o równej wartości na podstawie udokumentowanych kryteriów.
3. Należy porównać indywidualne wynagrodzenia z odpowiednimi średnimi poziomami wynagrodzeń w podziale na płeć.
4. Przed opublikowaniem należy omówić wyjaśnienie z działem kadr, działem prawnym, działem finansowym oraz kierownictwem operacyjnym.

Przedstawiciele pracowników przeanalizują zarówno średnie wartości, jak i logikę podziału na grupy. Pierwsze dane mają charakter wewnętrzny. Obejmują one opisy stanowisk, kryteria oceny, decyzje dotyczące wynagrodzeń, zasady awansu oraz udokumentowane uzasadnienia różnic.

Przepisy UE dotyczące sprawozdawczości w zakresie różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn przekształcają dane wewnętrzne w oświadczenie kierownictwa

Artykuł 9 Dyrektywa (UE) 2023/970 nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników obowiązek złożenia pierwszego sprawozdania do dnia 7 czerwca 2027 r., a następnie składania sprawozdań co roku. Pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników mają ten sam termin na złożenie pierwszego sprawozdania, a następnie składają sprawozdania co trzy lata. Obie grupy składają sprawozdania dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego.

Pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników dołączają do systemu w późniejszym terminie. Pierwsze sprawozdanie muszą złożyć najpóźniej do 7 czerwca 2031 r., a kolejne będą składane w cyklach trzyletnich. Późniejszy termin nie zwalnia z obowiązku ustalenia kategorii i zapewnienia rzetelnej dokumentacji przed rozpoczęciem składania sprawozdań.

Łańcuch raportowania składa się z czterech punktów kontrolnych

1. Określ kategorię. Kierownictwo musi określić, co stanowi pracę równorzędną lub pracę o równej wartości, w oparciu o udokumentowane kryteria.

2. Oblicz wynagrodzenie całkowite. Działy kadr, płac i finansów muszą uzgodnić składniki wynagrodzeń przechowywane w odrębnych systemach.

3. Sprawdź, czy wyjaśnienie jest poprawne. Pracodawca musi powiązać każdą istotną różnicę z obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami.

4. Zatwierdzić wynik. Przed złożeniem dokumentu jeden z członków kierownictwa odpowiedzialny za tę sprawę musi zatwierdzić dane, założenia i działania naprawcze.

Ostateczne obliczenia nie stanowią głównej trudności związanej z wymogami UE dotyczącymi sprawozdawczości w zakresie różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Ryzyko tkwi w całym łańcuchu procesów, które je poprzedzają. Skonsolidowane sprawozdanie może ujawnić istnienie kilku niezgodnych ze sobą struktur wynagrodzeń w ramach jednego podmiotu prawnego, zwłaszcza po przejęciach lub w przypadku wyjątków dotyczących poszczególnych zakładów.

Niewyjaśniona luka typu 5% uruchamia sześciomiesięczny termin na podjęcie działań naprawczych

Artykuł 10 Dyrektywa (UE) 2023/970 Wymaga to przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń, gdy spełnione są trzy warunki. Zgłoszenie wskazuje na średnią różnicę wynoszącą co najmniej 5% w ramach danej kategorii pracowników. Pracodawca nie jest w stanie uzasadnić tej różnicy obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami i nie koryguje tej różnicy w ciągu sześciu miesięcy.

Jakie zmiany w zakresie działań naprawczych wprowadzono w praktyce

Sam fakt, że wynik wynosi 5%, nie stanowi automatycznego dowodu na bezprawną dyskryminację. Problem pojawia się wtedy, gdy kierownictwo uważa, że istnieje uzasadnienie, ale nie jest w stanie tego udokumentować. Premia za pozostanie w firmie, rozszerzony zakres obowiązków produkcyjnych lub przyspieszony awans mogą wyjaśniać tę różnicę, jednak firma musi dysponować dowodami powiązanymi z ustalonymi kryteriami.

• Konieczne może być skorygowanie struktur wynagrodzeń oraz przyszłych przedziałów płacowych przy rekrutacji.
• Dział finansowy musi oszacować powtarzające się koszty wynagrodzeń oraz ich wpływ na budżet.
• Dział kadr musi przeanalizować stanowiska pokrewne, aby uniknąć kompresji poziomów zaszeregowania.
• Przedstawiciele pracowników mogą zakwestionować zarówno korektę, jak i pierwotną logikę grupowania.

Korekta w jednej kategorii może zatem wpłynąć na kilka innych. Sześciomiesięczny termin wymaga skoordynowanego działania działów kadr, finansów, prawnego i operacyjnego. Rozpatrywanie poszczególnych przypadków w oderwaniu od całości może rozwiązać jedną rozbieżność, ale jednocześnie spowodować powstanie kolejnej.

Dwie sprawy o zasięgu ogólnokrajowym wymagają obecnie różnych działań ze strony kierownictwa

Kontrast między Słowacją a Polską pokazuje, dlaczego nie da się zarządzać wdrażaniem za pomocą jednej, ogólnej polityki UE. Wspólne ramy oceny stanowisk mogą pozostać niezmienne, ale status prawny, harmonogram sprawozdawczości oraz bieżące zadania zarządcze różnią się w zależności od kraju.

1. Przejrzystość wynagrodzeń na Słowacji: okres sprawozdawczy już trwa

Słowacja uchwaliła Słowacka ustawa nr 76/2026 Zb. w sprawie równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 pracowników muszą złożyć pierwsze sprawozdanie dotyczące wynagrodzeń do dnia 7 czerwca 2027 r. Okres sprawozdawczy obejmuje okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2026 r.

To sprawia, że kwestia przejrzystości wynagrodzeń na Słowacji staje się pilnym problemem związanym z zarządzaniem danymi. Pracodawca, który poczeka do 2027 roku, będzie analizował okres sprawozdawczy, który już się zakończył. Kierownictwo musi określić kategorie, składniki wynagrodzenia oraz struktury własnościowe, póki okres objęty sprawozdaniem jeszcze trwa.

2. Przejrzystość wynagrodzeń w Polsce: przygotujcie się, nie traktując projektu jako ustawy

W Polsce głównym wnioskiem pozostaje Polski projekt ustawy UC127. Rząd zainicjował ten projekt 16 grudnia 2025 r. W dniu 30 lipca 2026 r. Centrum Legislacji Rządu Polskiego nadal wymieniało go jako projekt otwarty, znajdujący się w trakcie konsultacji i procedur opiniowania. Projekt Strona projektu Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zawiera dokumentację rządu równoległego.

Przejrzystość wynagrodzeń w Polsce wymaga zatem zachowania ostrożności. Pracodawcy powinni przygotować wspólne elementy operacyjne, w tym ocenę stanowisk i uzgodnienie danych. Nie powinni oni przedstawiać projektów sankcji, procedur ani wyłączeń jako ostatecznych przepisów prawnych.

Niedawny Tymczasowe stanowisko kierownika ds. kadr w słowackiej firmie produkcyjnej ilustruje potrzebę międzyfunkcjonalnej odpowiedzialności, gdy konieczne jest wspólne ustabilizowanie procesów kadrowych, sprawozdawczości i odpowiedzialności operacyjnej. Istotne nie jest tutaj nazwa stanowiska, lecz konieczność posiadania jednego mandatu obejmującego różne działy, które zazwyczaj zarządzają odrębnymi elementami dokumentacji.

Pracodawcy, którzy spóźnili się z podjęciem działań, potrzebują kontrolowanej sekwencji działań

Zgodność z dyrektywą UE w sprawie przejrzystości wynagrodzeń zależy obecnie od tego, czy firma potrafi spójnie wyjaśnić swoją strukturę wynagrodzeń. Dział prawny może interpretować przepisy, ale nie jest w stanie stworzyć trafnych kategorii stanowisk bez wkładu ze strony działu operacyjnego. Dział kadr może opracować kryteria, ale nie jest w stanie poświadczyć poprawności danych dotyczących wynagrodzeń przechowywanych w systemach płacowych, finansowych i zakładowych.

Zarząd musi podjąć trzy decyzje

1. Własność. Proszę podać nazwisko członka kierownictwa, który może nakazać podjęcie działań przez działy kadr, finansów, prawny oraz kierownictwo zakładu.

2. Sekwencja. Przed sporządzeniem raportów lub udzieleniem odpowiedzi na złożone zapytania należy przeprowadzić pełne przyporządkowanie podmiotów i ocenę stanowisk.

3. Poprawka. Zdecyduj, które niewyjaśnione rozbieżności wymagają podjęcia natychmiastowych działań, a które mają uzasadnione wyjaśnienie.

Program, w którym czas ma kluczowe znaczenie, może wymagać powołania tymczasowego kierownictwa wykonawczego w sytuacji, gdy żaden stały członek kierownictwa nie sprawuje uprawnień we wszystkich czterech obszarach. Rola ta nie zastępuje doradztwa prawnego. Tworzy ona jeden punkt odpowiedzialności za decyzje, terminy i korygowanie błędów.

Pozostaje jeszcze kwestia operacyjna. Zarząd może potraktować przejrzystość wynagrodzeń jako zadanie sprawozdawcze i wykrywać wady strukturalne dopiero w momencie otrzymania wniosków, raportów lub ocen. Może natomiast potraktować tę kwestię jako element kontroli niezbędnej przed restrukturyzacją, sprzedażą lub zamknięciem działalności, kiedy niejasny podział ról i niewiarygodne dane dotyczące wynagrodzeń mają bezpośredni wpływ na realizację zadań.