W skrócie

Kluczowy dostawca wstrzymał dostawy, a alternatywne źródło spoza Serbii potwierdza, że dysponuje zapasami. W sytuacjach związanych z awaryjnym zaopatrzeniem w Serbii potwierdza to jedynie dostępność towaru i nic więcej. Pomiędzy dostępnymi zapasami a częścią gotową do użycia leżą takie etapy jak zwolnienie towaru, wysyłka, formalności eksportowe, transport, odprawa celna i zatwierdzenie techniczne – a za każdy z nich odpowiada inny podmiot. Pierwszą decyzją jest ustalenie, kto odpowiada za trasę transportu, a nie to, który dostawca realizuje wysyłkę.

Podpisanie zamówienia nie powoduje utworzenia trasy

W przypadku niewywiązania się dostawcy z zobowiązań dział zakupów grupowych znajduje zamienny materiał w Austrii lub Niemczech, a nowy dostawca potwierdza dostępność towaru. Następnie dział sprzedaży zwraca się do zakład produkcyjny w Serbii w celu ustalenia nowej daty. Zakład udziela odpowiedzi na podstawie prognozy wysyłkowej, a realizacja zlecenia spoczywa teraz na trasie, której nikt jeszcze nie opisał.

Na początek warto zwrócić uwagę na stanowisko samego alternatywnego dostawcy. Instytut Badań Gospodarczych IWH w Halle w trzecim kwartale 2026 r. odnotowano 4 880 przypadków upadłości niemieckich spółek osobowych i kapitałowych. Jest to drugi najwyższy wynik kwartalny od 2005 r., przy czym w statystyce tej nie uwzględniono mikroprzedsiębiorstw uwzględnianych w oficjalnych statystykach. W Austrii, KSV1870 odnotowano 5 139 przypadków niewypłacalności przedsiębiorstw w pierwszych trzech kwartałach 2026 r. i przewiduje się, że w całym roku liczba ta wyniesie około 6 800. Niskie marże wśród europejskich dostawców z branży motoryzacyjnej stworzyć ten sam obraz.

Jakie działania w zakresie pozyskiwania zasobów w sytuacjach kryzysowych musi podjąć Serbia, zanim grupa potwierdzi termin

Zanim data opuści budynek, nabywca musi otrzymać opis trasy z podaniem poszczególnych etapów, nazwiska osoby odpowiedzialnej za każdy z nich oraz pisemną listę niepotwierdzonych zależności. Zamówienie zakupu i szacunkowy harmonogram wysyłki obejmują pierwsze dwa z siedmiu etapów każdego planu awaryjnego zaopatrzenia w Serbii. Pozostałe pięć etapów leży w gestii przewoźników, przedstawicieli celnych, władz serbskich oraz zakładowych działów przyjmowania towarów i kontroli jakości.

Zapewnienie gotowości wysyłkowej przed rozpoczęciem transgranicznych dostaw w ramach produkcji

Kto może dokonać emisji akcji

Towar może fizycznie znajdować się w magazynie, a mimo to być niedostępny. Przydział może być zarezerwowany dla innego klienta, niezapłacone faktury mogą blokować wydanie towaru lub osoba odpowiedzialna za sprzedaż może nie posiadać odpowiednich uprawnień. Warunki Incoterms 2020 określają zatem, kto rezerwuje transport i kto załatwia formalności: warunki EXW i FCA w dużej mierze pozostawiają te obowiązki kupującemu, natomiast warunki DAP i DDP przenoszą je w większym stopniu na sprzedającego. Należy ustalić, jakie warunki obowiązują w przypadku tego zamówienia, zamiast zakładać, że są to te same, które stosował dostawca, z którym nie doszło do realizacji transakcji.

Czego wymaga sam ruch

Towary opuszczające Unię Europejską w kierunku Serbii wymagają zgłoszenia wywozowego w ramach Zautomatyzowanego Systemu Wywozowego. Wymagane są również informacje przedwyjazdowe zgodnie z art. 263 Unijnego Kodeksu Celnego, rozporządzenia (UE) nr 952/2013, przekazane w ramach tego systemu lub w skróconej deklaracji wywozowej. Przemieszczanie pod nadzorem celnym wymaga następnie zgłoszenia tranzytowego w Nowym Skomputeryzowanym Systemie Tranzytowym. System ten przeszedł już fazy 5 i 6 wdrożenia. Ktoś musi pełnić rolę posiadacza procedury tranzytowej, a ktoś inny musi przedstawić gwarancję pokrywającą cła narażone na ryzyko.

Ustalanie trasy we współpracy ze specjalistami, a nie w oparciu o domysły

Co regulacja w zakresie wspólnego transportu określa, a czego nie określa

Serbia uczestniczy w procedurze wspólnego tranzytu ustanowionej na mocy konwencji z dnia 20 maja 1987 r. Jest stroną tej konwencji od 1 lutego 2016 r., jako Komisja Europejska dokumenty. W ramach tranzytu zwykłego towary są przewożone pod nadzorem celnym z urzędu wyjścia do urzędu przeznaczenia, przy czym cła są zabezpieczone, a nie uiszczone. Procedura ta nie obejmuje odprawy celnej towarów, nie udziela zezwolenia na ich wykorzystanie ani nie określa terminu odprawy dla żadnej przesyłki.

Cło, pochodzenie i serbskie formalności

Wymiana handlowa między Unią Europejską a Serbią odbywa się w ramach Umowa o stabilizacji i stowarzyszeniu, podpisanej 29 kwietnia 2008 r. i obowiązującej od 1 września 2013 r. Traktowanie preferencyjne zależy od tego, czy towary spełniają zasady pochodzenia. Dostawca musi również przedstawić świadectwo przewozowe EUR.1 lub deklarację pochodzenia zgodnie ze zmienioną Konwencją paneurośródziemnomorską, obowiązującą od 1 stycznia 2025 r. Dostawca awaryjny spoza normalnego łańcucha dostaw może nie posiadać tego dokumentu, a cło staje się wówczas należne z budżetu danej jednostki.

Urząd Celny Republiki Serbii stosuje ustawę celną i przechodzi proces modernizacji poprzez Program eCarina. The Społeczność transportowa rozszerzyła program „Green Lanes” w ramach CEFTA 2006 oraz Rady Współpracy Regionalnej, wykorzystując elektroniczną wymianę danych przed przybyciem za pośrednictwem systemu CEFTA SEED. Wybór przejścia granicznego – Horgoš–Röszke, Kelebija–Tompa, Batrovci–Bajakovo lub Šid–Tovarnik – to decyzja dotycząca trasy, która będzie miała wpływ na zakład. Żadna z tych opcji nie zapewnia przesyłce pierwszeństwa, a żadna z nich nie zastępuje przedstawiciela celnego potwierdzającego wymagania dotyczące danego produktu i trasy. Przed wprowadzeniem zmian w obietnicach składanych klientom należy uzyskać pisemne potwierdzenie w pięciu następujących kwestiach:

• przedstawiciel celny w Serbii oraz czy ma zastosowanie status upoważnionego podmiotu gospodarczego (AEO-C lub AEO-S)
• urząd przeznaczenia, miejsce rozładunku oraz osoba przedstawiająca towary
• wymogi dotyczące dokumentacji i produktu dla tego towaru i trasy
• dokument potwierdzający pochodzenie, który wystawi dostawca, oraz klasyfikacja celna w przypadku jego braku
• kto uiszcza cło importowe i podatki oraz z jakiego budżetu

Zapasy zastępcze z Serbii stają się dostępne w momencie przyjęcia towaru i zatwierdzenia technicznego

Sam fakt dostarczenia przesyłki do bramy nie oznacza jeszcze, że jest ona dostępna w zakładzie. Aby dostawa zastępcza do Serbii mogła zostać zrealizowana, potrzebny jest termin przyjęcia, odbiorca zdolny do przyjęcia ładunku, zarejestrowany w systemie ERP dokument przyjęcia towaru oraz zapasy widoczne w planowaniu. Przesyłka dostarczona poza godzinami przyjęć lub dotycząca nieistniejącej pozycji zamówienia czeka na placu.

Kontrola techniczna stanowi trudniejszy etap. Materiał pochodzący ze źródła, z którego zakład dotychczas nie korzystał, wymaga kontroli przychodzącej oraz udokumentowanej decyzji o dopuszczeniu go do produkcji. W branży motoryzacyjnej zatwierdzenie zmiany dostawcy do celów produkcyjnych stanowi odrębny proces, za który odpowiadają wyznaczeni osoby. Plan przyjęcia towaru kończy się zatem na etapie „zatwierdzono do użytku”, a nie na etapie „odebrano”.

Szczere okazywanie pewności siebie, zanim zmienią się obietnice złożone klientom

Większość problemów wynika z podawania pojedynczej daty zamiast określenia etapu. Lepszą praktyką jest przyporządkowanie przesyłki do krótkiej sekwencji etapów oraz wskazanie, które z nich opierają się na dowodach, a które na oczekiwaniach. Poniższa sekwencja stanowi narzędzie planistyczne, a nie procedurę celną, i nie zawiera żadnych wartości czasowych.

1. Dostępne: towar znajduje się na stanie, a dostawca go zidentyfikował
2. Wypuszczono: zezwolono na opuszczenie, zarówno pod względem handlowym, jak i fizycznym
3. Wysłano: odebrano na podstawie potwierdzonej rezerwacji i zgłoszenia
4. W tranzycie: przemieszczanie zgodnie z uzgodnioną procedurą
5. Zaznaczono tam, gdzie miało to zastosowanie: formalności w miejscu przeznaczenia dopełnione
6. Otrzymano: zarejestrowano i widoczne w planowaniu
7. Zatwierdzone do użytku: dopuszczone przez dział jakości do produkcji

Dzięki takiemu sposobowi przedstawiania danych centrala widzi, które etapy mają potwierdzenie w danych, a które opierają się na szacunkach. Zakład nigdy nie musi uzasadniać terminu, za który nie ponosi odpowiedzialności. Zobowiązania wobec klientów są następnie dostosowywane w oparciu o potwierdzony stan rzeczy, a nie o pierwszy optymistyczny wpis w planie zaopatrzenia. Raport wskazuje wszystkie elementy tymczasowe lub zablokowane, podając jednocześnie osobę, która może je rozwiązać.

Jeden plan przylotu, jeden właściciel o podanym imieniu i nazwisku

Wewnętrzny zespół ds. łańcucha dostaw i logistyki może przejąć odpowiedzialność za te zadania, o ile dysponuje odpowiednimi zasobami i wsparciem. Nie chodzi tu o zdolność, ale o to, czy ktoś odpowiada za trasę od początku do końca, wykonując jednocześnie swoje codzienne obowiązki. Gdy dział zakupów odpowiada za zamówienie, spedytor za ciężarówkę, doradca za zgłoszenie celne, a zakład za konsekwencje, trasa nie ma właściciela. Ta luka ma charakter kierowniczy, a nie administracyjny.

W przypadku, gdy nikt nie jest w stanie pogodzić tej roli z dotychczasowymi obowiązkami, Tymczasowy dyrektor ds. łańcucha dostaw może zarządzać przebiegiem procesu i eskalacją. Każdy specjalista zachowuje własny zakres odpowiedzialności. Przedstawiciel celny nadal składa zgłoszenia, organy nadal decydują o zgodności z przepisami, a dział jakości nadal decyduje o tym, co trafia do produkcji. CE Interim, część Valtus Alliance, działa na obu końcach takiego korytarza w ramach zarządzania kierowanego przez partnerów. Żadne upoważnienie nie gwarantuje przejścia i nikt nie powinien go w ten sposób opisywać.

Decyzja dotycząca awaryjnego zaopatrzenia w Serbii ma węższy zakres, niż się wydaje. Grupa zazwyczaj rozstrzygała już, czy należy zakupić materiał zastępczy. Pozostaje kwestia, czy potwierdzić termin dostawy już teraz, potwierdzić węższe zobowiązanie obejmujące wyłącznie udokumentowane etapy realizacji, czy też wstrzymać się z podaniem terminu do czasu wyznaczenia odpowiedzialnej osoby za realizację trasy. Dwa z tych rozwiązań można uzasadnić przed klientem, natomiast termin podany w prognozie wysyłkowej nie podlega uzasadnieniu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dostępność towaru to to samo, co potwierdzona dostawa?

Nie. Dostępność oznacza, że towar istnieje, a dostawca go zidentyfikował. Potwierdzone dostarczenie wymaga wydania towaru, zarejestrowanego transportu, dopełnienia formalności eksportowych i tranzytowych, dopełnienia formalności w miejscu przeznaczenia oraz sporządzenia potwierdzenia odbioru towaru. W przypadku pilnych zamówień w Serbii to właśnie w rozbieżności między tymi dwoma stanami najczęściej dochodzi do przekroczenia terminów.

Co obejmuje wspólny transport, a czego nie obejmuje?

W ramach tranzytu zwykłego towary są przewożone pod nadzorem celnym między urzędami wyjścia a urzędami przeznaczenia, przy czym istnieje gwarancja pokrywająca należności celne, na które towary są narażone. Serbia jest stroną Konwencji z 1987 r. od lutego 2016 r. Nie dokonuje ona odprawy celnej towarów po ich przybyciu, nie potwierdza, że zakład może z nich korzystać, ani nie wyznacza terminu odprawy.

Kto powinien koordynować działania dyspozytorni i gotowość zakładów w ramach zakupów w sytuacjach nadzwyczajnych w Serbii?

Jedna osoba na stanowisku kierowniczym po stronie kupującego, posiadająca uprawnienia do podejmowania zobowiązań w imieniu grupy oraz pozycję pozwalającą na uzyskanie rzetelnych informacji od wszystkich stron. Oznacza to, że jeden właściciel koordynuje działania dostawcy, przewoźnika, przedstawiciela celnego, działu przyjęć towarów i kontroli jakości, a także przekazuje spójne informacje do centrali. Decyzje dotyczące awaryjnych zakupów w Serbii angażują trzy lub cztery organizacje oraz dwa kraje, więc koordynacja jest podstawowym zadaniem, a nie tylko dodatkowym obowiązkiem.

Jakie założenia musi wyjaśnić zespół, zanim zmienią się obietnice złożone klientom?

Warunki dotyczące zwolnienia, podmiotu odpowiedzialnego za procedurę tranzytową i gwarancję, dowodu pochodzenia oraz statusu celnego, formalności związanych z miejscem przeznaczenia na tej trasie, a także zdolności zakładu w zakresie odbioru i technicznego zwolnienia towarów. Każda z tych pozycji powinna figurować w ewidencji jako potwierdzona, tymczasowa lub zablokowana, z przypisanym do niej właścicielem. Transgraniczne dostawy w ramach produkcji stają się przewidywalne, gdy lista ta przestaje przynosić niespodzianki.