W skrócie. Gdy centrala koryguje prognozę popytu po złożeniu zamówień przez zakład, nie chodzi o dokładność prognozy. Chodzi raczej o to, kto ma uprawnienia do zmiany zobowiązań zakupowych w przypadku zmiany popytu oraz na jakiej podstawie. Skorygowana prognoza stanowi wytyczną planistyczną, podczas gdy przyjęte zamówienie wiąże stronę trzecią. Dlatego przed podjęciem przez grupę jakichkolwiek decyzji o anulowaniu zamówień należy najpierw oddzielić te dwie kwestie.

Zaktualizowana prognoza pojawia się po podjęciu zobowiązania przez zakład

Grupa ma siedzibę główną w Austrii i zakład produkcyjny na Słowacji. W jednym kwartale zakład zrealizował zamówienia zgodnie z planem ustalonym przez siedzibę główną; w kolejnym kwartale siedziba główna zmniejszyła wielkość zamówień. W rezultacie plan przestał obowiązywać, a zamówienia nadal pozostają aktualne. Poniższy podział kompetencji decyzyjnych ma jednak charakter hipotetyczny i nie stanowi stwierdzenia dotyczącego prawa słowackiego.

ZAP SR, Stowarzyszenie Przemysłu Motoryzacyjnego Republiki Słowackiej, szacuje, że produkcja pojazdów na Słowacji wyniesie w 2025 r. około 1,07 mln sztuk, co stanowi wzrost o 7,7% w porównaniu z 993 583 sztukami w 2024 r., a na rok 2026 prognozuje 1,02 mln sztuk, czyli o około 5% mniej. Ponadto obniżono prognozę na rok 2027 z 1,27 mln do 1,08 mln pojazdów. Dane Germany Trade & Invest z października 2026 r. Dane wskazują, że liczba nowych zamówień w słowackim sektorze motoryzacyjnym spadła o ponad 5 procent w pierwszej połowie 2026 roku.

Jednak kierunek zmian nie jest jednolity. Eurostat w sierpniu 2026 r. odnotowano spadek produkcji przemysłowej w strefie euro o 1,1% w ujęciu rok do roku, podczas gdy Wskaźnik PMI dla sektora produkcyjnego strefy euro według S&P Global we wrześniu 2026 r. wskaźnik ten osiągnął poziom 52,9, a tempo zakupów surowców i materiałów było drugim najwyższym od maja 2022 r. Innymi słowy, zakłady produkcyjne inwestowały w ożywienie gospodarcze, podczas gdy klienci ograniczali swoje zamówienia. CLEPA W marcu 2026 r. podano również, że 24 procent europejskich dostawców spodziewa się w tym roku ujemnej rentowności, co stanowi wzrost w porównaniu z 15 procentami.

Oddzielenie materiałów własnych od nadmiernych zobowiązań zakupowych

Pierwszy błąd ma charakter arytmetyczny. Nadwyżkowe zobowiązania zakupowe trafiają do centrali jako jedna wartość ekspozycji, co sugeruje jedną kwotę do odzyskania. W rzeczywistości są to trzy pozycje o różnych uprawnieniach, a nasza analiza dni zalegania zapasów dotyczy pomiaru zapasów.

Materiał już znajdujący się na miejscu

Zakład jest właścicielem tych materiałów znajdujących się na terenie zakładu. Kierownictwo może zatem wykorzystywać je, przenosić, sprzedawać lub dokonywać odpisów aktualizujących, ale nie może ich modyfikować, ponieważ nie istnieje już żadna decyzja strony przeciwnej. Zgodnie z MSR 2 „Zapasy” są one wyceniane według niższej z dwóch wartości: kosztu nabycia lub wartości netto możliwej do uzyskania, więc pozostaje jedynie kwestia wyceny.

Niespłacone zobowiązania z tytułu zakupów

Zamówienia złożone w zakładzie i zaakceptowane przez dostawcę, a także zamówienia częściowe, których termin realizacji już upłynął, są wiążące dla osób trzecich. Zmieniona prognoza nie miała na nie wpływu. Są to zatem jedyne pozycje, których może dotyczyć zmiana, i właśnie te osoby z grupy nazywają „anulowanymi”.

Zamówienia, których zakład jeszcze nie złożył

Jedyne zlecenia, które zakład nie zrealizował jeszcze, to te, które może wstrzymać samodzielnie. Wstrzymanie ich następuje natychmiastowo i nie wiąże się z żadnymi kosztami. Jest to jednak również najmniejsza pozycja, więc zlecenie wstrzymania rzadko przynosi wynik, jakiego oczekuje centrala.

Przed zmianą instrukcji należy sprawdzić, czy istnieje taki obowiązek

Zmieniona prognoza sama w sobie nie stanowi podstawy do unieważnienia umowy ani do uzyskania odszkodowania. Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG) z 1980 r., obowiązująca w Austrii od 1 stycznia 1989 r., a na Słowacji od 1 stycznia 1993 r., wśród 97 państw-sygnatariuszy wymienionych przez UNCITRAL, podaje na stronie Artykuł 29 ust. 1 że strony mogą zmienić lub rozwiązać umowę na mocy zwykłego porozumienia. Artykuł 29 ust. 2 dodaje następnie, że jeżeli umowa wymaga, by zmiany były dokonywane na piśmie, strony nie mogą jej zmienić w inny sposób. To, czy kwestia ta zostanie rozstrzygnięta w danym orzeczeniu, pozostaje sprawą dla specjalistów z dziedziny prawa.

Zasady UNIDROIT dotyczące międzynarodowych umów handlowych przedstawiają tę kwestię z innej perspektywy. Artykuł 6.2.1 nakłada na stronę obowiązek wywiązania się ze swoich zobowiązań nawet w przypadku, gdy ich wykonanie staje się bardziej uciążliwe, natomiast artykuł 6.2.3 traktuje wniosek o renegocjację jako prośbę, a nie prawo do wstrzymania wykonania umowy. Podobnie zalecane przez Verband der Automobilindustrie (VDA) warunki zakupu pozwalają nabywcy wnioskować o zmiany w zakresie, który jest uzasadniony z punktu widzenia dostawcy. Żadne z tych rozwiązań nie reguluje zobowiązań zakupowych po zmianie popytu, dlatego w pierwszej kolejności należy rozważyć cztery kwestie:

• warunki zamówienia, w tym wszelkie pisemne zmiany oraz klauzule dotyczące zamówień na żądanie
• zobowiązania grupy wobec klienta w ramach tego programu
• stanowisko dostawcy w sprawie oprzyrządowania, zarezerwowanych materiałów i wielkości partii
• terminy: co znajduje się w fazie przygotowania, w transporcie lub co można jeszcze zatrzymać

Zatwierdzanie zmian w zamówieniach: dostępne opcje i osoba odpowiedzialna

Utrzymać, odroczyć lub dążyć do uzgodnionej zmiany

Utrzymanie zobowiązania pozwala uniknąć poniesienia kosztów, choć wiąże się to z koniecznością przechowywania zbędnych materiałów, co zgodnie z MSR 37 „Rezerwy, zobowiązania warunkowe i aktywa warunkowe” rodzi kwestię ewentualnej umowy uciążliwej. Odroczenie dostawy powoduje przepływ środków pieniężnych bez zmniejszenia zobowiązania i wymaga zgody dostawcy. Natomiast dążenie do uzgodnionej zmiany umowy jest jedyną drogą, która zmniejsza zobowiązanie, i jedyną, która wymaga zgody kontrahenta. Każde z tych rozwiązań wiąże się z innym obciążeniem, więc porównanie tych opcji należy przedstawić osobie uprawnionej do podejmowania decyzji.

Rejestr zmian w umowach kupna

Decyzja powinna zostać zapisana w jednym dokumencie, aby przetrwała dłużej niż osoby, które ją podjęły. Zatwierdzenie zmiany zamówienia zakupowego wytrzyma kontrolę tylko wtedy, gdy ktoś odnotuje uzasadnienie tej decyzji. W dokumencie tym należy zatem podać, w następującej kolejności:

1. zmiana popytu wraz z datą i źródłem
2. zobowiązanie, według zamówienia i ilości
3. warunki i dowody, na których się opiera
4. możliwości dostępne w tym stanie
5. wymagana umowa z kontrahentem
6. osoba zatwierdzająca, która składa podpis
7. poprawka, na którą wyrażają zgodę
8. przyjęte zarzuty
9. etap wdrożenia i data
10. wpływ na stan środków pieniężnych, poparty dowodami

Powiązanie prognozy centrali z uprawnieniami zakładu w zakresie zakupów

Rozbieżność między prognozą centrali a zakupami w zakładzie nie wynika z braku komunikacji. Jest to raczej podział uprawnień decyzyjnych, którego nikt nie zdefiniował. Trzy odrębne uprawnienia regulują zobowiązania zakupowe w przypadku zmian popytu, a zazwyczaj należą one do trzech różnych osób.

Tylko osoba odpowiedzialna za relacje z klientem – zazwyczaj menedżer ds. kluczowych klientów – może zmienić to zobowiązanie. Podobnie tylko osoba posiadająca umowę dostawy może negocjować zmianę warunków z dostawcą, a może to być menedżer kategorii w grupie, a nie kierownik ds. zakupów w zakładzie, który złożył zamówienie. Zatwierdzenie zmienionej instrukcji zakładu należy następnie do osoby wskazanej w matrycy uprawnień lub zatwierdzeń, często jest to regionalny dyrektor finansowy (CFO), podczas gdy konsekwencje ponosi dyrektor operacyjny grupy (COO) lub dyrektor ds. łańcucha dostaw.

Żadna ze stron nie postępuje nierozsądnie. Centrala dostrzega najpierw zmianę założeń dotyczących klienta i oczekuje, że dział zakupów pójdzie w jej ślady, podczas gdy zakład odmawia podjęcia działań wykraczających poza zakres swoich uprawnień. Oba punkty widzenia są słuszne, a brakuje rozwiązania, które łączyłoby je ze sobą.

Wdrożenie i wykazanie wpływu na przepływy pieniężne

Jeśli decyzja nie spowodowała zmian w dokumencie, oznacza to, że nikt jej nie wdrożył. Ktoś musi wprowadzić poprawki do zamówienia zgodnie z postanowieniami umowy, poinformować o tym dostawcę na piśmie oraz zaktualizować system planowania, tak aby zastąpione zlecenie nie generowało już zamówień częściowych. Do tego czasu nadwyżkowe zobowiązania zakupowe pozostają bez zmian.

Dział finansowy musi zatem dokładnie określić kwotę należności gotówkowej, ponieważ wartość księgowa często przewyższa saldo na koncie bankowym. Zgodnie z MSR 2 odpis do wartości netto możliwej do uzyskania stanowi koszt w danym okresie i nie powoduje przepływu środków pieniężnych, podczas gdy uniknięte przyszłe wydatki zmniejszają płatność, której nikt jeszcze nie dokonał. MSR 7 „Rachunek przepływów pieniężnych” zapewnia widoczność tej pozycji, ograniczając się do rzeczywistych przepływów środków pieniężnych, a standardy Fundacji MSSF ustanawiają to rozróżnienie. W ramach weryfikacji sprawdza się następnie, czy płatności, które powinny opuścić rachunek, zostały wstrzymane.

Decyzja dotycząca zobowiązań zakupowych w związku ze zmianami popytu

Grupa stoi przed wyborem między trzema opcjami, z których każda wiąże się z kosztami. Może utrzymać dotychczasowe zobowiązania i sfinansować zakup materiałów, wykorzystując w ten sposób środki pieniężne, których spółka zależna potrzebuje w innych celach, albo starać się o zmiany w umowach i uiścić opłaty, przekształcając w ten sposób niepewne zobowiązanie w znany koszt. Alternatywnie może odroczyć decyzję i pozostawić obie sprawy otwarte – co wybiera większość grup – ponieważ nikt nie bierze na siebie odpowiedzialności za różnicę między prognozą centrali a zakupami zakładu.

W przypadkach, gdy obecni odpowiedzialni za finanse, zakupy i księgowość dysponują odpowiednimi uprawnieniami, możliwościami i czasem, powinni doprowadzić tę sprawę do końca, a nasza notatka dotycząca tymczasowy dyrektor finansowy ds. stabilizacji kapitału obrotowego przedstawia ten kontekst. Jednak w sytuacji, gdy ryzyko jest istotne, a żaden z właścicieli nie jest w stanie samodzielnie podjąć decyzji, wyspecjalizowany zespół ds. finansów tymczasowych lub kierownictwo łańcucha dostaw może koordynować działania w ramach uprawnień już przekazanych grupie, składając sprawozdania w obu kierunkach, zgodnie z opisem zawartym w Kodeksie postępowania Instytutu Zarządzania Tymczasowego. Firma CE Interim, należąca do Valtus Alliance, pełni właśnie taką rolę pośredniczącą między centralą a oddziałem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy skorygowana prognoza powoduje anulowanie zamówienia?

Nie. Zmieniona prognoza stanowi wytyczną planistyczną i nie powoduje żadnych zmian w umowie z dostawcą. Ponieważ art. 29 ust. 1 CISG stanowi, że strony mogą zmienić lub rozwiązać umowę na mocy zwykłego porozumienia, kontrahent musi wyrazić na to zgodę, a wszelkie uprawnienia zależą wówczas od warunków zamówienia.

Kto może zatwierdzić zmienione zobowiązanie zakupowe?

Osoba upoważniona wskazana w delegacji uprawnień, zazwyczaj regionalny dyrektor finansowy, podejmuje działania dopiero po potwierdzeniu zmiany zapotrzebowania przez osobę odpowiedzialną po stronie klienta oraz po potwierdzeniu stanowiska dostawcy przez posiadacza umowy dostawy. Zatwierdzenie zmiany zamówienia nie stanowi polecenia wstrzymania składania nowych zamówień, które zakład może wydać samodzielnie. Traktowanie tych dwóch kwestii jako jednej decyzji jest zatem najczęstszym błędem popełnianym przy obsłudze zobowiązań zakupowych po zmianach popytu.

W jaki sposób grupa powinna oceniać opłaty i konsekwencje związane z dostawą?

W odniesieniu do zobowiązania, a nie całkowitej wartości ekspozycji. Materiały już znajdujące się w zakładzie nie wiążą się z żadnymi opłatami, złożone zamówienia wiążą się z opłatą zależną od zobowiązań dostawcy, natomiast niezłożone zapotrzebowania nie wiążą się z żadnymi opłatami. Osoba zatwierdzająca musi zatem uwzględnić opłaty związane z każdą opcją w kontekście kosztów magazynowania oraz ryzyka dostawy w przypadku ożywienia popytu.

Czy uniknięte przyszłe wydatki można uznać za środki pieniężne?

Nie. Uniknięcie przyszłych zakupów zmniejsza kwotę płatności, której nikt jeszcze nie uiścił, a zgodnie z MSR 2 odpis aktualizujący wartość zapasów stanowi koszt w danym okresie, a nie przychód. Grupa może wykazać obie te pozycje jako poprawę wyników, jednak żadna z nich nie powoduje wpływu środków pieniężnych na konto, dlatego należy je traktować oddzielnie od wpływów.