W skrócie

Pierwsze uruchomienie systemu stanowi istotne doświadczenie, a nie zgodę na wdrożenie w kolejnym podmiocie. Zarządzanie stopniowym wdrażaniem systemu ERP pozwala oddzielić to, co zostało już sprawdzone w projekcie, od tego, co kolejny kraj musi jeszcze ustalić. Oznacza to własne dane, własny system i własny harmonogram. Przed uruchomieniem kolejnej fali sponsor musi upewnić się, że wszystkie zaległości zostały rozwiązane, wyznaczyć konkretnych specjalistów oraz sporządzić pisemny wykaz nierozwiązanych kwestii. Decyzja polega na wyborze między uruchomieniem, zmianą kolejności lub odroczeniem, a jej podstawą jest gotowość kolejnego oddziału.

Pierwsze uruchomienie systemu dowodzi, że projekt sprawdza się gdzieś, ale nie wszędzie

Pierwsza jednostka zakończyła swój pierwszy okres pracy w nowym systemie trzy tygodnie temu. Zespół przeszedł z etapu wdrożenia do etapu wsparcia. Zgodnie z planem grupowym w przyszłym miesiącu rozpocznie się wdrażanie w drugim kraju, przy zachowaniu tej samej koncepcji i z udziałem tych samych osób.

Wersja serwisu uruchomiona na żywo udowodniła, że ten projekt może służyć do prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej. Nie udowodniła jednak, że projekt ten sprawdzi się w innym systemie podatkowym lub w przypadku innej grupy klientów. Firma Tennant wyniki za czwarty kwartał 2025 r. Oszacujmy tę różnicę w liczbach. Samo wdrożenie systemu ERP w Ameryce Północnej spowodowało spadek sprzedaży netto o około $30 mln. Skorygowana EBITDA spadła o około $22 mln, a sprzedaż organiczna w regionie Ameryk spadła o 22,3%.

Szybkie działanie po udanym uruchomieniu jest uzasadnionym odruchem. Ryzyko pojawia się, gdy pewność wynikająca z doświadczeń z jednej lokalizacji przenosi się na lokalizację o innych uwarunkowaniach. System zarządzania stopniowym wdrażaniem systemu ERP ma na celu oddzielenie tych dwóch kwestii.

Odróżnienie elementów, które można przenieść, od tych, których nie da się przenieść, podczas wdrażania systemu ERP w wielu krajach

Warstwa, która faktycznie przenosi

Wspólny projekt zostaje przeniesiony. Struktura planu kont, typy dokumentów, reguły dotyczące danych podstawowych oraz instrukcja przeprowadzenia migracji są przenoszone. Przenoszone są również wnioski wyciągnięte z doświadczeń, pod warunkiem, że ktoś je zapisał, gdy sytuacja była jeszcze trudna. Grupa SPAR pokazuje, jak daleko może sięgać ta wiedza.

W lutym 2023 r. centrum dystrybucyjne firmy w prowincji KwaZulu-Natal rozpoczęło pracę w systemie SAP. Serwis ITWeb podał, że 1,6 mld randów utraconego obrotu grupy w roku zakończonym 30 września 2023 r. Utracony zysk regionalny wyniósł około 720 mln randów, a SPAR odpisał 94 mln randów z tytułu aktywów SAP w trakcie realizacji. A komunikat dotyczący wyników handlowych z dnia 23 lutego 2026 r. Następnie przedstawiono zmodyfikowany plan wdrożenia. Firma SPAR skupiła się na zapewnieniu odpowiednich możliwości zamiast na integracji centrów dystrybucyjnych, co zmieniło charakter tej fali.

Warstwa, która pozostaje lokalna

Druga warstwa nie podlega przeniesieniu i to od niej zależy, czy kolejny kraj będzie mógł prowadzić handel od pierwszego dnia. SAP stwierdza że obejmuje ponad 130 krajów i zawiera ponad 1 000 lokalnych wersji. Każda wersja ma swój własny kalendarz terminów składania dokumentów.

Przykładem jest Rumunia, gdzie dwa systemy funkcjonują według odrębnych harmonogramów. Raporty VATCalc że od lipca 2024 r. system RO e-Factura obejmuje większość krajowych faktur między przedsiębiorstwami. Rumunia odroczyła pełne wdrożenie tego rozwiązania dla małych podatników o obrotach poniżej 500 000 EUR do 1 lipca 2026 r. System Numer referencyjny ANAF D406 wskazuje, że system SAF-T zacznie obowiązywać dla dużych podatników od 1 stycznia 2022 r., a dla małych podatników – w 2025 r.

W związku z tym cztery warunki lokalne wymagają własnych dowodów na następnym poziomie:

• Rozliczenia i sprawozdawczość wymagane przepisami prawa, w tym polska platforma KSeF, plik księgowy JPK_CIT oraz węgierska platforma NAV Online Számla.

• Reprezentacja pracowników, w tym niemiecki system współdecydowania zgodnie z § 87 ust. 1 pkt 6 ustawy o organizacji zakładowej (Betriebsverfassungsgesetz), zgodnie z interpretacją Federalnego Sądu Pracy (Bundesarbeitsgericht).

• Wciąż wprowadzane są nowe przepisy podatkowe, takie jak ustawa o szansach na wzrost gospodarczy (Wachstumschancengesetz) oraz rozporządzenie niemieckiego Federalnego Ministerstwa Finansów w sprawie faktur elektronicznych.

• Jakość lokalnych danych podstawowych, warunki umów z klientami oraz własny kalendarz zamknięcia okresu sprawozdawczego danego podmiotu.

Odroczenie wiąże się z pewnymi kosztami. To Komisja Europejska W dniu 11 marca 2025 r. przyjęto pakiet dotyczący podatku VAT w erze cyfrowej. Jednolita rejestracja w zakresie podatku VAT zacznie obowiązywać od 1 lipca 2028 r., a transgraniczna sprawozdawczość cyfrowa – od 2030 r. Zmiany dotyczące punktu kompleksowej obsługi (One-Stop-Shop) oraz punktu kompleksowej obsługi w zakresie importu (Import One-Stop-Shop) wpisują się w ten harmonogram.

Z dotychczasowej wersji serwisu przeniesiono ekspozycję grupową, a nie lokalne ustawienia administracyjne

Nierozliczone pozycje z pierwszej fazy nie pozostają w pierwszej lokalizacji. Ręczne rozwiązania tymczasowe, niezgodności sald i nieprzypisane zadania związane z obsługą techniczną są przenoszone do zamknięcia grupowego. Nie chodzi o to, czy takie pozycje istnieją, ponieważ zawsze pojawiają się one po uruchomieniu systemu. Chodzi o to, czy każda z nich ma wyznaczonego właściciela i termin zamknięcia. Przeniesienie tych pozycji na kolejny etap to moment, w którym zarządzanie wdrożeniem ERP w fazach nabiera znaczenia.

Rada Miasta Birmingham pokazuje, jakie są koszty pozostawienia nierozwiązanej kwestii przeniesienia środków. W styczniu 2026 r. serwis „The Register” poinformował, że w ramach programu Oracle realizowanego przez radę. Wstępny kosztorys w wysokości 19 milionów funtów wzrósł do zatwierdzonego budżetu wynoszącego 131 milionów funtów w 2024 roku. Obecna prognoza na lata do 2027/28 wynosi 144,4 miliona funtów, a rada przebudowuje system od podstaw.

Cicha pierwsza strona niekoniecznie oznacza stabilną stronę. Różnica zazwyczaj ujawnia się raczej przy zamknięciu drugiego okresu niż pierwszego. Obowiązki związane ze wsparciem między programem a lokalnymi finansami często pozostają nieprzydzielone. Kolejna fala dziedziczy zatem raczej nierozstrzygniętą kwestię niż sprawnie działającą usługę. Nasza notatka na temat naprawa nieudanej implementacji systemu ERP określa sekwencję, która go zamyka.

Testowanie wspólnych specjalistów w kolejnych etapach wdrażania systemu ERP

Te same osoby nie są w stanie jednocześnie ustabilizować sytuacji w jednym kraju i w pełni przygotować się do działania w innym. Przywrócenie normalnego funkcjonowania firmy Tennant wymagało zaangażowania zespołów międzyfunkcyjnych oraz dodatkowego wsparcia na miejscu. Konieczne było również dwutygodniowe wstrzymanie produkcji na początku stycznia 2026 r. w celu przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji fizycznej. Czas ten zostanie odjęty od czasu przeznaczonego na przygotowania w kolejnym kraju, chyba że zostanie on zarezerwowany w planie.

Firma Clorox odnotowała podobną tendencję w segmencie komercyjnym. W swoim wyniki za pierwszy kwartał roku obrotowego 2026, przychody netto spadły o 191 TP3T do 1 TP4T1,43 mld. Firma oszacowała, że wpływ wdrożenia systemu ERP na wzrost przychodów netto wyniósł około minus 14 punktów procentowych. Zrealizowano dwie z trzech faz w ramach inwestycji w technologie cyfrowe o wartości około 1 TP4T580 mln.

Presja związana z wydajnością nie dotyczy wyłącznie jednej firmy. Ta Raport inwestycyjny DSAG za rok 2026 W okresie od grudnia 2025 r. do stycznia 2026 r. przeprowadzono ankietę wśród 198 firm członkowskich. Okazało się, że 63% uznało zakończenie okresu konserwacji za największe wyzwanie. Prezes DSAG przypisał opóźnienia w harmonogramach niedoborom wykwalifikowanej kadry, równoległym projektom transformacyjnym oraz ograniczonym budżetom.

Zegar zewnętrzny jako czynnik decydujący o pojemności

Firma SAP ogłosiła 4 lutego 2020 r. że standardowa obsługa techniczna pakietu Business Suite 7 kończy się w 2027 r. Opcjonalna przedłużona obsługa techniczna trwa do 2030 r., a w przypadku S/4HANA zobowiązanie obejmuje okres do 2040 r. Sam czas trwania stanowi mierzalne ryzyko.

Budzier i Flyvbjerg Przeanalizowano 1 355 projektów informatycznych w sektorze publicznym. Stwierdzono, że średnie przekroczenie harmonogramu wyniosło 24%, a w przypadku 18% budżet został przekroczony o ponad 25%. Każdy dodatkowy rok trwania projektu zwiększał średnie ryzyko kosztowe o 4,2 punktu procentowego. Przedłużanie harmonogramu w celu zabezpieczenia jednej z fal wdrożenia systemu ERP zwiększa związane z tym ryzyko.

Zarządzanie stopniowym wdrażaniem systemu ERP sprowadza się do jednej udokumentowanej decyzji

Problem leży zazwyczaj w procesie zatwierdzania, a nie w samym projekcie. Komitet sterujący przegląda raport o stanie projektu i dowiaduje się, że pierwsza witryna została uruchomiona. Następnie ustala kolejny termin, nie odnotowując jednak, jakie założenia przyjęto przy ustalaniu tego terminu. Sześć miesięcy później nikt nie jest w stanie odtworzyć, na jakich podstawach podjęto tę decyzję.

Notatka dotycząca wydania wersji „wave” rozwiązuje ten problem i mieści się na jednej stronie. Zawiera sześć pozycji, z których każda ma wyznaczonego odpowiedzialnego. Brakująca pozycja to zazwyczaj ta, która później okazuje się istotna.

1. Lekcja wielokrotnego użytku została przeniesiona i przetestowana w innym miejscu.

2. Warunek lokalny dotyczący kolejnego elementu, którego pierwsza lokalizacja nie przetestowała.

3. Zależność między falami, w tym przeniesienie, nadal występuje w serwisie na żywo.

4. Współwłaściciel oraz zadeklarowana przepustowość przypisana do każdej z fal wdrożenia systemu ERP.

5. Wybrana opcja zwolnienia: zwolnienie, zmiana kolejności lub odroczenie.

6. Podmiot udzielający zezwolenia, warunki otwarte oraz dokumentacja wymagana podczas kolejnego przeglądu.

Ocena ta stanowi zapis, a nie model punktacji, i nie jest wyrażona liczbowo. Określa ona, którą opcję wybrała dana osoba oraz na podstawie jakich dowodów. Na tym polega praktyczna strona zarządzania stopniowym wdrażaniem systemu ERP.

Dlaczego gotowość w kolejnej lokalizacji nie jest równoznaczna z gotowością na poziomie danej lokalizacji

Gotowość na poziomie ośrodka dotyczy tego, czy dany podmiot może funkcjonować w ramach systemu. Gotowość na poziomie kolejnych ośrodków dotyczy tego, czy grupa jest w stanie utrzymać dwa ośrodki jednocześnie. Jeden ośrodek stabilizuje się, podczas gdy drugi się przygotowuje, korzystając z pomocy tych samych specjalistów i tego samego sponsora. Ośrodek może być gotowy, podczas gdy grupa jeszcze nie. Jest to warunek, który najczęściej jest błędnie oceniany podczas wdrażania systemu ERP w wielu krajach.

Decyzja, którą musi podjąć sponsor

Istnieją trzy opcje i żadna z nich nie jest neutralna. Opcja „Release” zakłada, że działania stabilizacyjne i przygotowawcze będą konkurować o tych samych pracowników. Opcja „Resequence” oznacza, że projekt zostaje przeniesiony, ale lokalne warunki jeszcze nie. Opcja „Defer” oznacza, że przeniesienie do środowiska produkcyjnego nadal nie ma właściciela.

Każda opcja ma innego odpowiedzialnego. Dyrektor ds. informatyki grupy odpowiada za kwestie związane z projektem, a dyrektor finansowy grupy – za kwestie prawne i związane z zamknięciem okresu rozliczeniowego. Dyrektor operacyjny odpowiada za wpływ na działalność handlową w momencie przejścia na nowy system. Dyrektor zarządzający w danym kraju odpowiada za to, czy podmiot nadal będzie w stanie obsługiwać swoich klientów. W podmiotach w Polsce, Czechach, Słowacji, na Węgrzech i w Rumunii te cztery podpisy oznaczają cztery różne rzeczy. Odpowiedzialność w Niemczech, Austrii lub Szwajcarii dodaje piątą perspektywę.

Kompetentny wewnętrzny zespół programowy jest w stanie samodzielnie zarządzać kolejnymi etapami programu bez pomocy z zewnątrz. Konieczność zatrudnienia tymczasowego dyrektora programu ERP pojawia się w bardziej ograniczonych okolicznościach. Ma to miejsce wtedy, gdy decyzje lokalne i wspólne wykraczają poza poziom, na którym program może je koordynować. CE Interim, część Valtus Alliance, obsadza to stanowisko kadrą kierowniczą w Europie Środkowej i Wschodniej, regionie DACH oraz krajach Rady Współpracy Zatoki Perskiej (GCC). Jej przewodnik po Migracja systemu ERP w branży produkcyjnej pokrywa otaczający teren.

Kolejna data premiery jest już uwzględniona w planie. Zazwyczaj brakuje jednak pisemnego oświadczenia, które opcję ta data dotyczy oraz kto ją zatwierdził. Bez takiego zapisu grupa zatwierdza drugi kraj, ponieważ pierwszy przetrwał.

Pytania, które zadają sponsorzy grup przed zatwierdzeniem kolejnej tury

Czy udany pierwszy start stanowi potwierdzenie, że projekt sprawdzi się w kolejnym kraju?

Nie, potwierdza to poprawność ogólnego projektu w jednym zestawie warunków. Kolejny podmiot ma własną jakość danych, system regulacyjny, klientów i harmonogram zamknięcia. Pierwsze wdrożenie zapewnia sprawdzony plan działania oraz określony okres stabilizacji. Stanowi to dowód dotyczący samego programu, a nie kolejnego kraju.

Które lekcje można wykorzystać ponownie?

Elementy projektowe, wzorce integracji, skrypty testowe, sekwencje przełączeń oraz narzędzia migracyjne nadają się do ponownego wykorzystania. Definicje ról i model wsparcia można ponownie wykorzystać po odpowiednim dostosowaniu. Nie dotyczy to natomiast elementów opartych na lokalnym prawie, lokalnych danych podstawowych lub lokalnych zachowaniach klientów. Praktycznym sprawdzianem jest to, czy dana lekcja dotyczyła systemu, czy konkretnej lokalizacji.

A co, jeśli do stabilizacji i kolejnego startu potrzebni będą ci sami ludzie?

W takim razie plan przewiduje dwa zadania dla jednego zespołu, a sponsor powinien najpierw ustalić cenę za to pierwsze. Tennant’s sprawozdanie z wyników W dokumentacji uwzględniono wsparcie na miejscu oraz dwutygodniowe wstrzymanie produkcji w styczniu 2026 r. Możliwe opcje to: zwiększenie odstępu między kolejnymi falami, dodanie niezależnych mocy produkcyjnych lub ograniczenie zakresu projektu. Wybór jednej z tych opcji stanowi część procesu zarządzania stopniowym wdrażaniem systemu ERP.

Kto powinien zatwierdzić zmianę kolejności fal?

Sponsor programu grupowego, a nie dyrektor programu ERP. Zmiana kolejności działań to decyzja o charakterze operacyjnym i biznesowym, która ma wpływ na więcej niż jeden podmiot. Powoduje ona przesunięcie harmonogramu grupy względem ustalonych terminów zewnętrznych, takich jak harmonogramy konserwacji systemu SAP i ViDA. W tym momencie wdrożenie systemu ERP w wielu krajach przestaje być planem, a staje się decyzją.