Zmiana sytuacji operacyjnej: tymczasowy kierownik ds. dostaw zapewnia 30-dniową ciągłość dostaw na Słowacji

1) Sytuacja klienta (zanonimizowana):

Francuska grupa produkująca części samochodowe prowadziła średniej wielkości zakłady produkcyjne w Czechach i na Słowacji. Zakłady te zatrudniały około 500 osób i obsługiwały klientów na kilku rynkach europejskich.

Odejście kierownika ds. łańcucha dostaw spowodowało natychmiastową lukę w kierownictwie w obszarach planowania, zaopatrzenia, magazynowania i dystrybucji posprzedażowej. Jednocześnie zakład musiał wznowić opóźniony projekt automatyzacji magazynu zgodnie z korporacyjnymi standardami SAP.

2) Wyzwanie:

Odchodzący kierownik ds. łańcucha dostaw miał opuścić stanowisko, zanim udałoby się zatrudnić i wdrożyć na stanowisku stałego następcę.
Żaden z wewnętrznych kierowników nie był w stanie przejąć pełnej odpowiedzialności za funkcjonowanie łańcucha dostaw.
Ciągłość produkcji zależała od codziennego monitorowania materiałów pozyskiwanych od odległych dostawców zagranicznych.
Lokalizacje magazynowe były zarządzane za pomocą zewnętrznej aplikacji magazynowej, co ograniczało zintegrowaną widoczność stanów magazynowych w systemie SAP.
Postępy we wdrażaniu rozwiązania SAP Extended Warehouse Management zostały spowolnione przez konieczność uzyskania zgód na szczeblu korporacyjnym oraz ograniczony dostęp do systemu.
Procesy magazynowe nadal wymagały dużego nakładu pracy i konieczna była szczegółowa analiza obciążenia pracą oraz przepływu materiałów.
Dotychczasowe kierownictwo magazynu dbało o codzienną dyscyplinę, ale brakowało mu doświadczenia niezbędnego do przeprowadzenia gruntownej reorganizacji procesów.
Kierownictwo zakładu musiało potwierdzić wykonalność operacyjną i finansową automatyzacji przed złożeniem wniosku o środki na inwestycje kapitałowe.

3) Dostarczona rola tymczasowa (szybkość i dopasowanie):

Firma CE Interim zorganizowała szybkie oddelegowanie tymczasowego kierownika ds. łańcucha dostaw, który przejął pełną odpowiedzialność za działalność magazynową, planowanie produkcji i zapotrzebowania materiałowego, koordynację zaopatrzenia, obsługę klienta oraz dystrybucję w ramach rynku posprzedażowego.

Zadanie zostało zaplanowane jako sześciomiesięczny projekt, zgodnie z terminem uzgodnionym z klientem. Obejmowało ono zapewnienie ciągłości w procesie zmiany kierownictwa oraz realizację określonego programu naprawy operacyjnej i usprawnienia magazynu.

Wymagany profil obejmował doświadczenie w łańcuchu dostaw branży motoryzacyjnej, znajomość systemu SAP i procesów magazynowych oraz uprawnienia do zarządzania codziennymi ryzykami produkcyjnymi. Osoba pełniąca tę funkcję tymczasowo musiała również dostosować lokalne wymagania operacyjne do zasad zarządzania IT obowiązujących na poziomie grupy.

Firma CE Interim zaproponowała proces selekcji przeprowadzany etapami: wstępną selekcję kandydatów, rozmowy kwalifikacyjne z kierownictwem oraz płatną ocenę wykonalności na miejscu przed podjęciem ostatecznej decyzji.

4) Co wydarzyło się podczas mandatu:

Pierwsze 30 dni

W ramach projektu współpracy priorytetem było zapewnienie ciągłości kierownictwa we wszystkich trzech filarach łańcucha dostaw.
Od wybranego tymczasowego kierownika ds. łańcucha dostaw wymagano przeanalizowania dostępności materiałów, ekspozycji dostawców, ryzyka związanego z zapasami oraz pokrycia produkcyjnego.
Jako główny mechanizm kontroli służący ochronie produkcji wprowadzono codzienne identyfikowanie zagrożeń i eskalację problemów.
W ramach wstępnej oceny zakładu sprawdzono, czy proponowany cel dotyczący wydajności magazynu jest możliwy do osiągnięcia z operacyjnego punktu widzenia.
Zakres obowiązków, uprawnienia decyzyjne, struktura podległości służbowej oraz wyniki, jakie miały zostać osiągnięte w ramach transformacji, zostały wyjaśnione przed rozpoczęciem realizacji pełnego mandatu.
Zakres automatyzacji magazynu podzielono na następujące obszary: wdrożenie systemu SAP, przeprojektowanie procesów, przepływ materiałów oraz wymagania sprzętowe.

Pierwsze 6 miesięcy

Zakres zlecenia obejmował dalsze zarządzanie magazynem, planowaniem, zaopatrzeniem, obsługą klienta oraz dystrybucją w ramach serwisu posprzedażowego.
Od tymczasowego kierownika oczekiwano, że przeprowadzi mapowanie strumienia wartości oraz analizę obciążenia pracą w zakresie operacji magazynowych.
Realizacja dotychczasowego projektu „SAP Extended Warehouse Management” miała zostać przyspieszona dzięki ustrukturyzowanej koordynacji z interesariuszami z działu IT firmy.
Opcje automatyzacji miały zostać poddane ocenie pod kątem dostępności materiałów, dokładności stanów magazynowych, zapotrzebowania na siłę roboczą oraz przewidywanych nakładów inwestycyjnych.
Tymczasowy kierownik otrzymał zadanie przełożenia wyników analizy na plan wdrożenia oraz uzasadnienie inwestycyjne.
Ryzyka związane z łańcuchem dostaw miały być przedmiotem codziennej analizy do czasu zatrudnienia stałego kierownika ds. łańcucha dostaw i przejęcia przez niego obowiązków.

6+ miesięcy

W dokumencie źródłowym określono czas trwania mandatu na maksymalnie sześć miesięcy i nie potwierdzono przedłużenia go poza ten okres.
Dalsze zaangażowanie będzie zależało od postępów w zakresie automatyzacji, zgód ze strony kierownictwa oraz harmonogramu wdrożenia stałego kierownika.
W związku z tym wdrożenie w dłuższej perspektywie potraktowano jako decyzję podejmowaną etapowo, a nie jako domniemane przedłużenie.
W materiałach źródłowych nie znaleziono danych dotyczących wyników operacyjnych po wygaśnięciu mandatu.

Przekazanie i wyjście

Planowanym warunkiem zakończenia projektu było kontrolowane przekazanie kierownictwa nad łańcuchem dostaw stałemu kierownikowi ds. łańcucha dostaw.
Zakres przekazania obejmował jawne ryzyka związane z materiałami, eskalacje od dostawców, odpowiedzialność za wskaźniki KPI oraz rytm działania wszystkich zespołów zajmujących się łańcuchem dostaw.
Mapy procesów magazynowych, wyniki analizy obciążenia pracą, wymagania dotyczące automatyzacji oraz uzasadnienie nakładów inwestycyjnych miały zostać przekazane stałej strukturze organizacyjnej.
Ostateczny termin zakończenia miał zależeć od gotowości kierownictwa oraz uzgodnienia co do kolejnego etapu wdrażania systemu magazynowego.

5) Podjęte działania (koncentracja na wykonaniu):

Określono jedną stanowisko tymczasowe z zakresu odpowiedzialności obejmujące operacje magazynowe, planowanie, zaopatrzenie, obsługę klienta oraz dystrybucję części zamiennych.
W okresie zmiany kierownictwa należy ustalić ciągłość produkcji jako główny wskaźnik efektywności operacyjnej (KPI).
Wprowadzono wymóg codziennego identyfikowania, ustalania priorytetów i eskalowania ryzyk związanych z zaopatrzeniem.
Zorganizowano płatną ocenę na miejscu w celu weryfikacji celu dotyczącego usprawnienia magazynu przed rozpoczęciem pełnych prac.
Wymagane jest sporządzenie mapy strumienia wartości obejmującej czynności magazynowe, przepływ materiałów, czas oczekiwania oraz operacje ręczne.
Oddzielono kwestię natychmiastowej stabilizacji operacyjnej od decyzji dotyczącej długoterminowych inwestycji w automatyzację.
Opracowano analizę obciążenia pracą w celu powiązania zmian procesowych z długoterminowym wzrostem wydajności.
W planie wykonania uwzględniono korporacyjne procedury zatwierdzania w systemie SAP oraz zależności dotyczące dostępu do danych.
Opracowano wieloetapowy proces obejmujący selekcję kandydatów, ocenę zakładu, uzyskanie pełnego upoważnienia oraz przekazanie stanowiska kierowniczego na stałe.
Wyjaśniono, że zmiany w zatrudnieniu powinny wynikać z przeprojektowania procesów i naturalnej fluktuacji kadr, a nie poprzedzać analizę operacyjną.

6) Osiągnięte wyniki (wymierny dowód):

Klient otrzymał jasno określone zlecenie na stanowisko tymczasowego kierownika ds. łańcucha dostaw, łączące zadania operacyjne z transformacją magazynu.
Trzy filary łańcucha dostaw zostały podporządkowane jednej proponowanej strukturze odpowiedzialności na okres przejściowy.
Jako wyraźne wskaźniki sukcesu określono ciągłość produkcji, codzienne zarządzanie ryzykiem związanym z materiałami oraz dyscyplinę w zakresie eskalacji problemów.
Inicjatywa dotycząca magazynu została przekształcona z ogólnej koncepcji automatyzacji w konkretne obszary działań obejmujące przebieg procesów, system SAP, kontrolę zapasów, obciążenie pracą oraz nakłady inwestycyjne.
Płatna ocena wykonalności pozwoliła zmniejszyć ryzyko przyjęcia nierealistycznego celu w zakresie wydajności.
Zarządzanie systemem SAP w skali przedsiębiorstwa uznano za kluczowy czynnik wpływający na realizację projektu, a nie traktowano go jako kwestię czysto lokalną o charakterze technicznym.
Harmonogram rekrutacji na stanowiska stałe został oddzielony od pilnej potrzeby zakładu w zakresie doświadczonej kadry kierowniczej ds. operacyjnych.
Proponowany model zaangażowania zapewnił kontrolowaną ścieżkę zapewniającą ciągłość procesu przekazywania stanowisk kierowniczych, nie sprowadzając tej roli jedynie do obsadzania wolnych stanowisk.
W materiałach źródłowych nie podano ostatecznych wyników dotyczących dostaw, wydajności, zapasów i automatyzacji, dlatego nie przedstawiono żadnych twierdzeń na ten temat.

7) Dlaczego CE Interim:

Firma CE Interim zdawała sobie sprawę, że zakład potrzebował czegoś więcej niż tylko tymczasowego zastępstwa. Potrzebował starszego kierownika ds. łańcucha dostaw na zasadzie tymczasowego zatrudnienia, który mógłby zapewnić ciągłość produkcji, jednocześnie kierując praktycznym programem usprawnienia magazynu.

Proces wdrażania, realizowany etapami, łączył szybką identyfikację potencjalnych kandydatów z rozmowami z kadrą kierowniczą oraz weryfikacją wykonalności na miejscu. Dotychczasowe doświadczenie w ramach całej organizacji pozwoliło lepiej zrozumieć kontekst, a ustrukturyzowany system zarządzania zapewnił spójność między priorytetami zakładu a wymaganiami dostawców zagranicznych oraz korporacyjnymi wymogami systemu SAP.

8) Wezwanie do działania:

Jeśli potrzebujesz tymczasowego kierownika ds. łańcucha dostaw, który zapewni ciągłość produkcji, przywróci kontrolę nad codziennym funkcjonowaniem łańcucha dostaw oraz poprowadzi proces usprawniania magazynu w okresie zmiany kierownictwa, firma CE Interim może szybko i bezpiecznie opracować odpowiedni zakres obowiązków oraz zapewnić obsadę stanowiska w Czechach lub na Słowacji.

CE Interim dostarcza sprawdzonych tymczasowych liderów wykonawczych w ciągu 72 godzin ponad granicami, kulturami i branżami. Specjalizujemy się w zarządzaniu tymczasowym o dużym wpływie na firmy private equity, biura rodzinne i globalne korporacje stojące w obliczu momentów transformacji: transformacji cyfrowej, wejścia na rynek, zmian operacyjnych, integracji po fuzji lub kryzysu.

To, co nas wyróżnia, to nie tylko szybkość czy głębokość naszej sieci, ale także sposób, w jaki przewodzimy. Każde zaangażowanie jest osobiście prowadzone przez partnera zarządzającego CE Interim: byłych dyrektorów generalnych, dyrektorów finansowych lub dyrektorów operacyjnych, którzy byli po Twojej stronie stołu, kierując organizacjami przy podejmowaniu decyzji o wysokiej stawce.

Dzięki globalnej puli talentów i zasięgowi operacyjnemu obejmującemu Europę, USA i Bliski Wschód, nie obsadzamy stanowisk, budujemy zaufanie, prowadzimy transformacje i dostarczamy wyniki.

Jako część Valtus Alliance, największego na świecie sojuszu firm Executive Interim Management, zapewniamy płynną międzynarodową realizację poprzez ponad 25 biur i ponad 80 starszych partnerów w ponad 50 krajach.