Kto kieruje firmą po zwolnieniu z ważnej przyczyny?

Independent interim executive running a CEE business while forensic investigators continue a dismissal-for-cause inquiry on a separate track.

Kto kieruje firmą po zwolnieniu z ważnej przyczyny?

W skrócie

Zwolnienie z ważnej przyczyny rodzi od razu dwa odrębne problemy. Pierwszy ma charakter dochodzeniowy: ustalenie, co się wydarzyło, przy jednoczesnej ochronie firmy przed odpowiedzialnością. Drugi ma charakter operacyjny: firma musi nadal funkcjonować. Większość zarządów skupia się na dochodzeniu i traktuje działalność operacyjną jako szczegół, który sam się rozwiąże. Podczas gdy zewnętrzny doradca prawny gromadzi fakty, klienci nadal potrzebują dostaw. Dostawcy oczekują pewności płatności, a kredytodawcy wypatrują oznak niestabilności. Zwolnienie z ważnych powodów wymaga powołania członka kadry kierowniczej, który nie ma historii zatrudnienia w organizacji. Osoba ta musi mieć jasno określone uprawnienia i podlegać bezpośrednio zarządowi, a nie zespołowi, który jest przedmiotem postępowania wyjaśniającego.

W jaki sposób zwolnienie z ważnej przyczyny powoduje natychmiastowe zwolnienie stanowiska

Rada zwołuje nadzwyczajne posiedzenie. Eksperci ds. rachunkowości śledczej oraz zewnętrzni doradcy prawni przedstawiają ustalenia. Nieprawidłowości finansowe, ukryty konflikt interesów lub naruszenie zasad zgodności na tyle poważne, że wymagają podjęcia natychmiastowych działań.

Tego samego wieczoru zarząd odwołuje dyrektora generalnego. Służby ochrony cofają mu dostęp do budynku, a zespół IT blokuje jego uprawnienia sieciowe. Do północy zarząd zneutralizował wszystkie widoczne zagrożenia.

I tak nadchodzi kolejny poranek. Pracownicy zaczynają zmiany w fabryce, a rampy załadunkowe zostają otwarte. Znalezienie stałego następcy zajmie od sześciu do dziewięciu miesięcy, ale decyzje biznesowe nie mogą czekać tak długo.

Zewnętrzny doradca prawny nie może kierować firmą w sytuacji, gdy toczy się postępowanie o zwolnienie z ważnej przyczyny. Śledczy dokumentują dotychczasowe zachowania; nie negocjują umów z dostawcami ani nie zarządzają kryzysami związanymi z dostawami. Ktoś musi zasiadać za biurkiem i dysponować uprawnieniami do kierowania firmą. Organizacja musi również mieć zaufanie do tej osoby w trakcie trwania postępowania.

Dlaczego nie można obsadzić tego stanowiska pracownikiem z wewnątrz firmy

Zwolnienie z ważnej przyczyny nie jest zwykłym zwolnieniem stanowiska. W większości przypadków sukcesji zarząd już wie, kto może przejąć obowiązki, a kompetencje tej osoby nie budzą wątpliwości. W tym przypadku często jest odwrotnie. Odchodzący dyrektor osobiście zatrudnił, przeszkolił i kierował pozostałym zespołem kierowniczym.

Powoduje to powstanie dwóch odrębnych zagrożeń. Pierwszym z nich jest konflikt interesów. Zastępca, który zawdzięcza swoją karierę odchodzącemu dyrektorowi, może mieć trudności z podjęciem działań sprzecznych z interesami tej osoby. Osobista uczciwość nie eliminuje tego konfliktu. Drugie zagrożenie dotyczy dowodów. Zastępca dowódcy, w sytuacji konfliktu interesów, mógłby zmienić dokumentację lub wywrzeć wpływ na świadków, zanim adwokat zdąży ich przesłuchać.

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku, gdy odchodzący członek kierownictwa przez lata kierował organizacją i osobiście ustanowił w niej struktury podległości służbowej. Zwolnienie z ważnej przyczyny rzadko pozostawia wówczas realną możliwość ukrycia sprawy wewnątrz organizacji, nawet jeśli firma szybko opanowała sam przypadek niewłaściwego postępowania. Ukrycie sprawy wewnątrz organizacji może jednak zadziałać w jednej sytuacji: gdy niewłaściwe postępowanie pozostało rzeczywiście odosobnionym przypadkiem, a reszta zespołu wyraźnie się od niego odcięła.

Wyzwania transgraniczne związane ze zwolnieniem z ważnej przyczyny

Zwolnienie z ważnej przyczyny wiąże się z dodatkowym ryzykiem operacyjnym w grupie transgranicznej: odległość utrudnia wgląd w sytuację. Spółka dominująca w Niemczech, Szwajcarii lub Austrii może wykryć nieprawidłowości w spółce zależnej zajmującej się produkcją w Polsce, Czechach lub Rumunii. Centrala działa wówczas w oparciu o zgłoszone informacje, a nie bezpośrednią obserwację. Lokalny dyrektor zarządzający, który sfałszował dokumentację, uniemożliwia centrali zweryfikowanie zdarzeń z odległości kilkuset kilometrów.

Prawo spółek nakłada dodatkowo sztywny termin, który należy uwzględnić przy ustalaniu tego okresu. Sytuacja różni się w zależności od jurysdykcji, a zarząd rozważający zwolnienie z ważnych powodów musi wiedzieć, jaki termin obowiązuje.

Niemcy. Odwołanie dyrektora zarządzającego ze stanowiska w spółce (Abberufung zgodnie z § 38 GmbHG) może nastąpić z dniem podjęcia uchwały przez wspólników. Rozwiązanie umowy o świadczenie usług z ważnej przyczyny (ausserordentliche Kündigung aus wichtigem Grund zgodnie z Artykuł 626 BGB) jest inna. Wymaga ona złożenia pisemnego zawiadomienia w ciągu dwóch tygodni od ustalenia stanu faktycznego przez osoby podejmujące decyzję.
Szwajcaria. Odwołanie z pracy bez wypowiedzenia z ważnej przyczyny na podstawie Artykuł 337 szwajcarskiego kodeksu zobowiązań wymaga poważnego naruszenia zasad dobrej wiary. Firma musi doręczyć zawiadomienie w ciągu dwóch do trzech dni roboczych.
Zdolność produkcyjna spółek zależnych. Odwołanie jedynego dyrektora powołanego na mocy ustawy może pozbawić zagraniczną spółkę zależną reprezentacji rejestrowej. Luka ta utrzymuje się do momentu, gdy zarząd formalnie zgłosi osobę zastępczą, niezależnie od przyczyny odwołania.

Zwolnienie z ważnej przyczyny wymaga, aby przedsiębiorstwo od samego początku zachowało zdolność prawną i kontrolę operacyjną. Dotyczy to wszystkich jurysdykcji, w których prowadzi działalność, a nie tylko siedziby głównej.

Wczesne sygnały ostrzegawcze wskazujące, że firma już boryka się z problemem

Zwolnienie z ważnej przyczyny bez wyznaczenia wiarygodnego następcy zazwyczaj prowadzi do powstania rozpoznawalnego schematu w firmie. Zazwyczaj pojawiają się cztery oznaki jednocześnie.

Niepewne zarządzanie. Kierownicy działów unikają wszelkich decyzji, które mogłyby później wyglądać na współudział. Nie wiedzą jeszcze, jak daleko sięgnie dochodzenie. Rutynowe procesy zatwierdzania ulegają spowolnieniu właśnie w momencie, gdy firma potrzebuje, by wszystko szło pełną parą.
Frakcjonizm i plotki. Wobec braku wyznaczonego przywódcy załoga dzieli się na rywalizujące ze sobą obozy. Jedni stają w obronie odchodzącego kierownika, a inni zaczynają nieoficjalnie szukać winnych. Plotki odwracają uwagę, a wraz z nimi spada wydajność.
Niepokój interesariuszy. Kredytodawcy i kluczowi klienci bacznie śledzą odejścia członków kierownictwa. Ta obserwacja staje się jeszcze bardziej wnikliwa w przypadku zwolnienia z ważnych powodów, gdy zarząd nie wyjaśnił przyczyny. Gdy członek kierownictwa znika bez wyjaśnienia, kontrahenci podejrzewają trudności finansowe i w odpowiedzi mogą zaostrzyć warunki kredytowe lub dostaw.
Ryzyko związane z dochodzeniem. Zastępca z wewnątrz firmy, powiązany z odchodzącym członkiem kierownictwa, może chcieć przejąć dowodzenie. Taka nominacja naraża samo dochodzenie na ryzyko. Zastępca, który ma w tej sprawie interes osobisty, mógłby zmienić dokumentację lub wywrzeć wpływ na świadków, zanim zewnętrzny doradca prawny zakończy swoją analizę.

Podstawowe wymagania dotyczące wiarygodnego mandatu tymczasowego

Zwolnienie z ważnych powodów wymaga powołania tymczasowego dyrektora wykonawczego, który spełnia trzy warunki.

Niepodległość. Nie mam żadnych wcześniejszych powiązań biznesowych ani osobistych z tą organizacją, dzięki czemu ocena osób i mechanizmów kontroli pozostaje obiektywna.
Określony zakres zadań operacyjnych. Odpowiedzialność za prowadzenie działalności operacyjnej, zabezpieczanie środków pieniężnych i zapewnianie klientom poczucia bezpieczeństwa, podczas gdy doradca kryminalistyczny prowadzi dochodzenie w sprawie ustalenia faktów.
Bezpośrednia linia podległości służbowej. Do zarządu lub komisji rewizyjnej, z pominięciem szczebla kierowniczego, który jest przedmiotem kontroli.

Partner pozostaje zaangażowany przez cały okres trwania zlecenia w ramach tymczasowego rozwiązania CE w odpowiedzi na zwolnienie z ważnej przyczyny. Daje to zarządowi drugą, niezależną perspektywę na działalność firmy, wykraczającą poza samą osobę tymczasowego dyrektora wykonawczego, bez dodawania kolejnego szczebla, którym dyrektor musiałby się zajmować.

Autorytet ma równie duże znaczenie jak niezależność. Badania przeprowadzone przez Gary’ego Ballingera i Jerry’ego Marcela, opublikowane w Czasopismo „Strategic Management Journal” Badanie to, podsumowane przez Yale Insights, wskazuje, że menedżerowie tymczasowi powodują dysfunkcję, gdy organizacja traktuje ich jako osoby pełniące funkcję tymczasową z ograniczonymi uprawnieniami. Zwolnienie z ważnych powodów zwiększa to ryzyko. Lider tymczasowy traktowany jako obserwator, a nie osoba podejmująca decyzje, napotka opór ze strony osób, których współpraca ma największe znaczenie. Zarząd musi od samego początku przyznać mu ustawowe uprawnienia decyzyjne, uprawnienia do podpisywania umów handlowych oraz publiczne poparcie. Czekanie, aż sytuacja już wystawi to zaufanie na próbę, jest zbyt późne.

Dane branżowe dotyczące zarządzania i władzy tymczasowej

Doradcy korporacyjni są zgodni co do jednej kwestii. Zarządy powinny zatrudnić niezależnego zewnętrznego doradcę prawnego w celu ustalenia stanu faktycznego przed zakwalifikowaniem odejścia pracownika lub uzgodnieniem warunków odprawy. Pośpieszne działanie w celu rozwiązania sprawy naraża spółkę na ryzyko pozwu ze strony akcjonariuszy. To samo dotyczy opisywania zwolnienia w sposób, którego fakty jeszcze nie potwierdzają. Każdy z tych błędów może skutkować utratą prawa do późniejszego odzyskania wynagrodzenia.

Znaczenie tej dyscypliny widać na przykładzie zakończonych spraw, które są przedmiotem publicznego rejestru. Firma McDonald’s wznowiła dochodzenie w sprawie zwolnienia byłego dyrektora generalnego i w sierpniu 2020 r. wniosła pozew do Sądu Kanclerskiego stanu Delaware, w McDonald's Corporation przeciwko Easterbrookowi. W grudniu 2021 roku firma odzyskała środki pieniężne i udziały o wartości ponad 105 milionów dolarów. Było to wynagrodzenie, które ten dyrektor straciłby, gdyby w momencie odejścia z firmy szczerze poinformował o swoim postępowaniu.

Powiązane powództwo pochodne akcjonariuszy, W sprawie powództwa pochodnego akcjonariuszy przeciwko McDonald's Corporation, posunął się jeszcze dalej w styczniu 2023 r. Sąd Kanclerski stanu Delaware orzekł, że nie tylko członkowie zarządu, ale także osoby pełniące funkcje kierownicze w spółce mają wobec niej obowiązek aktywnego obowiązek nadzoru. Obowiązek ten pociąga za sobą osobistą odpowiedzialność za zignorowanie sygnałów ostrzegawczych lub zatajenie niewłaściwego postępowania.

Żadna z tych spraw nie stanowi typowego przypadku zwolnienia z ważnej przyczyny, a firma CE Interim nie twierdzi, że tak jest. Razem pokazują one, o co toczy się gra, gdy zarząd stawia na dochodzenie, zamiast spieszyć się z zawarciem ugody, oraz dlaczego dział operacyjny firmy potrzebuje lidera, który potrafi kompetentnie nią kierować, podczas gdy dochodzenie trwa tak długo, jak tego wymaga.

Uwaga: poniższy scenariusz stanowi poglądowy, złożony przykład ilustrujący, jak zazwyczaj przebiega takie zwolnienie z ważnej przyczyny. Nie odnosi się on do żadnego konkretnego klienta CE Interim ani do konkretnego zlecenia.

Studium przypadku: Realizacja na poziomie 99,2% w ramach ośmiomiesięcznego zlecenia

Zlecenie: szwajcarska fabryka opakowań na Śląsku

Szwajcarska grupa zajmująca się opakowaniami prowadzi zakład przetwórczy na Śląsku w Polsce, zatrudniający 280 pracowników. W październiku zgłoszenie od sygnalisty potwierdziło istnienie systemu łapówek przy zamówieniach. Dyrektor zarządzający zakładem organizował ten proceder we współpracy z lokalnymi dostawcami przez trzy lata.

Wakatu, którego żaden z zastępców nie jest w stanie obsadzić

Zarząd szwajcarskiej spółki macierzystej podejmuje zdecydowane działania. Na mocy uchwały akcjonariuszy odwołuje dyrektora zarządzającego oraz zatrudnia biegłych księgowych w celu zabezpieczenia serwerów i przeprowadzenia rozmów z pracownikami.

Szwajcarska grupa staje się wówczas w obliczu sytuacji kryzysowej. Zakład dostarcza opakowania międzynarodowym klientom zgodnie z rygorystycznymi harmonogramami dostaw. Dyrektor operacyjny i dyrektor handlowy pracowali pod kierownictwem odchodzącego dyrektora przez sześć lat. Żaden z nich nie ma wystarczającego autorytetu, by wiarygodnie kierować firmą w czasie trwania dochodzenia.

W ciągu 72 godzin pojawia się tymczasowy dyrektor zarządzający

Szwajcarska rada nadzorcza zatrudnia firmę CE Interim, która angażuje doświadczonego specjalistę z branży produkcyjnej dyrektor zarządzający na Śląsk w ciągu siedemdziesięciu dwóch godzin od zakończenia realizacji zlecenia. W ciągu kolejnych tygodni tymczasowy dyrektor zarządzający podejmuje kolejno następujące działania.

Przedstawicielstwo ustawowe. Zapewnia formalną reprezentację prawną w polskim rejestrze handlowym, przywracając zdolność prawną do podpisywania umów handlowych i zleceń bankowych.
Komunikacja w miejscu pracy. Zwołuje zebranie wszystkich pracowników zakładu, potwierdza zmianę na stanowisku kierowniczym i jasno oświadcza, że centrala w pełni wspiera bieżącą działalność zakładu.
Ciągłość obsługi klienta. Odwiedza osobiście trzech największych międzynarodowych klientów grupy z branży opakowań, analizuje wskaźniki jakości i upewnia się, że dostawy przebiegają bez zakłóceń.
Dostęp do materiałów śledztwa. Ustanawia procedury umożliwiające ekspertom kryminalistycznym analizowanie umów zakupowych bez wstrzymywania produkcji.

Wynik: ustabilizowana instalacja z przywróconymi układami sterowania

W ciągu ośmiomiesięcznego okresu sprawowania funkcji tymczasowy kierownik utrzymał poziom realizacji zadań zakładu na poziomie 99,2%, przeprowadził ponowne przetargi na umowy, osiągając oszczędności rzędu 8%, oraz zapewnił uporządkowane przekazanie obowiązków stałemu następcy. W rezultacie zakład funkcjonuje w sposób ustabilizowany, z przywróconymi mechanizmami kontroli, co znacznie wykracza poza zakres uzasadnionego zwolnienia, które zapoczątkowało tę sytuację.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zwolnienia z uzasadnionych przyczyn

Czy zarząd powinien ujawniać wewnątrz firmy konkretny powód zwolnienia z ważnej przyczyny?

Nie. Zwolnienie z uzasadnionych przyczyn, wyjaśnione w szczegółach popartych dowodami, naraża firmę na ryzyko zniesławienia i może utrudnić przebieg postępowania prawnego. Zarząd powinien wydać neutralne oświadczenie potwierdzające odejście danej osoby oraz informujące, że trwa przegląd działalności operacyjnej. Powinien również przedstawić tymczasowego kierownika, który obecnie kieruje działalnością operacyjną.

Czy zastępca dyrektora ds. wewnętrznych może kierować firmą w trakcie trwania dochodzenia?

Czasami, ale tylko wtedy, gdy wykroczenie miało charakter rzeczywiście odosobniony, a reszta zespołu wyraźnie się od niego odcięła. W przypadku gdy odchodzący członek kierownictwa dysponował szerokimi uprawnieniami, to właśnie on osobiście zatrudniał podwładnych i kierował nimi. Powierzenie kierownictwa zastępcy powoduje konflikt interesów, podważa zaufanie pracowników i zagraża integralności dowodów. Zewnętrzny dyrektor tymczasowy zapewnia niezależność niezbędną w przypadku zwolnienia z ważnej przyczyny.

Jak długo powinien pełnić swoje obowiązki tymczasowy dyrektor po zwolnieniu z ważnej przyczyny?

Okres obowiązywania upoważnienia do zwolnienia z ważnej przyczyny wynosi zazwyczaj od sześciu do dwunastu miesięcy. Poszukiwanie kadry kierowniczej wymaga czasu, a na rynkach regionu DACH dochodzi do tego jeszcze ustawowy okres wypowiedzenia. Tymczasowy dyrektor pozostaje na stanowisku do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego, wprowadzenia przez organizację odpowiednich środków naprawczych oraz powołania stałego następcy.

Co kredytodawcy i kluczowi klienci powinni usłyszeć po zwolnieniu w trybie pilnym z ważnej przyczyny?

Ciągłość. Zwolnienie z ważnych powodów natychmiast podważa zaufanie, a kredytodawcy i klienci muszą mieć pewność, że firma pozostaje wypłacalna i że ktoś posiada wyraźne uprawnienia do podpisywania dokumentów. Muszą również wiedzieć, że działalnością kieruje doświadczony menedżer. Informacja przekazana przez niezależnego lidera tymczasowego szybko przywraca zaufanie.

Co się stanie, jeśli w wyniku dochodzenia zwolniony dyrektor zostanie później oczyszczony z zarzutów?

Zarząd powinien dokonać doraźnego odwołania dopiero po ustaleniu wiarygodnych dowodów potwierdzających stan faktyczny. Dowody te muszą wskazywać na poważne naruszenie obowiązków lub rzeczywistą utratę zaufania. Jeśli w wyniku późniejszego postępowania wyjaśniającego zarzuty okażą się bezpodstawne, sprawa staje się przedmiotem negocjacji dotyczących odprawy finansowej prowadzonych przez pełnomocników prawnych. Rada nadzorcza nie może po prostu przywrócić danej osoby na stanowisko, gdy wydarzenia podważyły już jej autorytet. Firma musi nadal działać pod kierownictwem osób już sprawujących tę funkcję.

Zwolnienie z ważnej przyczyny bez wskazania konkretnego organu operacyjnego zwiększa ryzyko niedotrzymania terminu złożenia wymaganych przepisami dokumentów, opóźnienia dostawy do kluczowego klienta lub zaostrzenia warunków przez kredytodawcę w trakcie trwania postępowania wyjaśniającego.

Warto przeczytać:

Zwolnienie z ważnej przyczyny stanowi podwójny sprawdzian dyscypliny zarządu. Po pierwsze podczas postępowania wyjaśniającego, a po drugie w zakresie zapewnienia ciągłości działalności firmy w trakcie trwania tego postępowania. CE Interim zapewnia transgraniczne kierownictwo wyższego szczebla na potrzeby kluczowych transformacji biznesowych. Firma ta zapewnia sprawdzonego menedżera, którego profil odpowiada zleceniu i który jest gotowy do podjęcia pracy w ciągu 72 godzin od zakończenia opracowywania briefu zlecenia. Porozmawiaj z Tymczasowy partner CE o autorytecie przywódczym, którego Twoja firma potrzebuje właśnie teraz.