W skrócie

Rejestry finansowe, ewidencje złomu i wyceny zapasów w czeskim zakładzie przestają się zgadzać. Niemieckie zarządy stają wówczas przed prawdziwym wyborem dotyczącym zarządzania. Nieformalny telefon do dyrektora zakładu lub kontrolera finansowego daje skompromitowanemu menedżerowi czas na dostosowanie dokumentacji. Formalne dochodzenie traci element zaskoczenia. Oczekiwanie zwiększa również ryzyko oszustwa oraz odpowiedzialność ustawową członków zarządu zgodnie z prawem czeskim. Skuteczne podejście jest inne: dyskretne, dwutorowe dochodzenie. Tymczasowy menedżer wykonawczy, dysponujący rzeczywistymi uprawnieniami operacyjnymi, w ciągu kilku dni ustala stan faktyczny na miejscu. Produkcja, dostawy do klientów i płatności na rzecz dostawców przebiegają bez zakłóceń.

Czynniki wywołujące audyt: dlaczego niemieckie zarządy wahają się przed wszczęciem dochodzeń

W każdej chwili może pojawić się zgłoszenie od sygnalisty lub anonimowa informacja. Podobnie jak rozbieżność w stanach magazynowych, której nie da się uzgodnić, pochodząca z czeskiego zakładu w Pilźnie, Libercu lub Brnie. Komitety wykonawcze w Monachium, Stuttgarcie lub Frankfurcie stają wówczas przed prawdziwym dylematem. Formalne dochodzenie kryminalistyczne prowadzone w sposób widoczny z centrali wiąże się z realnym ryzykiem. Może ono nie tylko zakłócić realizację dostaw do klientów, ale także zrazić zaufanego lokalnego dyrektora zarządzającego, tzw. jednatel. Może również wyjść na jaw w sposób, który zaszkodzi reputacji spółki macierzystej.

W tej sytuacji nieformalny telefon do lokalnego kierownika zakładu wydaje się ostrożnym pierwszym krokiem. Jest to zrozumiałe: nikt nie chce eskalować rozbieżności, która może okazać się błędem biurowym. Problem leży gdzie indziej: nawet telefon w dobrej wierze daje kierownikowi, którego pozycja jest zagrożona, czas na podjęcie działań. Kierownik może zmienić zapisy produkcyjne, skorygować stany magazynowe lub usunąć korespondencję elektroniczną, zanim pojawią się śledczy.

Niezgodności w stanach magazynowych, niewyjaśnione straty produkcyjne oraz nieautoryzowana sprzedaż odpadów rzadko mają charakter przypadkowy. Zazwyczaj kryją one za sobą problem z wydajnością produkcji, nieautoryzowane porozumienia handlowe lub sprzeniewierzenie marży. Badania firmy McKinsey & Company dotyczące analiz jakości danych w sektorze produkcyjnym potwierdzają tę tezę. Zarządy muszą identyfikować i eliminować rozbieżności operacyjne za pomocą ustrukturyzowanych procedur ustalania przyczyn źródłowych, a nie poprzez rozmowy telefoniczne. Z każdym tygodniem, w którym anomalia pozostaje niezbadana, ryzyko finansowe narasta, a ślad dowodowy ulega osłabieniu.

Zarządzanie produkcją transgraniczną: ryzyka związane z łańcuchem dostaw między Niemcami a Czechami

Sieci produkcyjne między Niemcami a Czechami działają w oparciu o wysoce zintegrowany model, często oparty na zasadzie „just-in-time”. Organizacje takie jak niemiecko-czeski Izba Przemysłowo-Handlowa (DTIHK) popiera tę integrację. Nawet pojedyncze zakłócenie w pracy zakładu może wpłynąć na niemieckie linie montażowe w ciągu czterdziestu ośmiu godzin. Przeprowadzenie dochodzenia wewnątrz tej sieci wiąże się z czterema wyraźnymi komplikacjami.

4 wyzwania operacyjne związane z transgranicznymi audytami zakładów

Polityka lokalna może wpłynąć na przebieg śledztwa. Niespodziewane przybycie zespołu audytowego z wyraźnie widocznymi uprawnieniami kontrolnymi zmienia sposób, w jaki zakład postrzega to dochodzenie. Lokalne kierownictwo może przedstawić to jako działanie centrali skierowane przeciwko lokalnym pracownikom, a nie jako konkretną kwestię finansową. Takie ujęcie sprawy może wywołać opór ze strony związków zawodowych, stosowanie zasady „pracy zgodnie z regulaminem” oraz utratę trudnej do zastąpienia kadry technicznej. Ryzyko jest realne, ale można go uniknąć. Do przeprowadzenia dochodzenia potrzebne jest takie podejście na miejscu, które nie będzie postrzegane jako atak z daleka.

Oszustwa w produkcji mają charakter fizyczny, a nie tylko cyfrowy. Sfałszowane rejestry złomu mogą służyć do ukrycia nieautoryzowanych nadgodzin lub nielegalnej sprzedaży metalu lokalnym firmom zajmującym się recyklingiem. Niezarejestrowane produkty w toku mogą zawyżać bilans spółki zależnej, aby osiągnąć progi wymagane do wypłaty premii. Ustalenie, co faktycznie miało miejsce, wymaga znajomości realiów panujących na hali produkcyjnej, a nie jedynie analizy arkuszy kalkulacyjnych.

Obowiązki ustawowe wynikają z prawa czeskiego, a nie z prawa niemieckiego. Zgodnie z Ustawa czeska Zgodnie z ustawą o spółkach handlowych (ustawa nr 90/2012 Zb.) dyrektor zarządzający, tzw. jednatel, ma ustawowy obowiązek staranności i lojalności. Czeski prawo określa ten obowiązek jako „péče řádného hospodáře”. Jeśli dochodzenie potwierdzi naruszenie przepisów, zespół musi starannie zebrać dowody. Muszą one być dopuszczalne w ramach czeskiego postępowania cywilnego od samego początku, a nie uzupełniane z mocą wsteczną.

Produkcja nie może zostać wstrzymana na czas ustalania stanu faktycznego przez śledczych. W trakcie trwania dochodzenia nadal trzeba realizować zamówienia klientów, przyjmować surowce i regulować płatności wobec dostawców. Księgowi nie mogą po prostu zajmować się przeglądaniem faktur z Niemiec z ostatnich pięciu lat, podczas gdy zakład jest wstrzymany. Nie jest to realistyczne w przypadku zakładu zaopatrującego linie montażowe producentów OEM.

Równowaga między zasadami ładu korporacyjnego a realiami operacyjnymi spółek zależnych

Nie chodzi tu o opowieść o niewiarygodnym oddziale lokalnym w przeciwieństwie do czujnej centrali. Kierownictwo lokalnego zakładu zazwyczaj działa pod presją własnych wyzwań. Centrala centralnie wyznacza cele produkcyjne, a marże pozostają niewielkie. Zakład często nie ma jasnej ścieżki zgłaszania problemów, zanim staną się one widoczną rozbieżnością. Większość kierowników i pracowników produkcyjnych nie bierze udziału w systemie raportowania. Nikt nie powinien traktować ich jako podejrzanych tylko z powodu przynależności do danej organizacji. Obie strony potrzebują tego samego: jednego zweryfikowanego zestawu faktów, potwierdzonego, zanim ktokolwiek zdąży je zmienić.

Wykrywanie nieprawidłowości finansowych: sygnały ostrzegawcze w sprawozdaniach dotyczących zapasów i odpadów

Trzy lub więcej takich wzorców, występujących jednocześnie, wskazują na celowe zniekształcenie w sposób wyraźniejszy niż jakakolwiek pojedyncza anomalia.

• Ilość przyjmowanych surowców nie odpowiada ilości gotowej produkcji. Zakład zużywa o piętnaście do dwudziestu procent więcej metalu, żywicy lub części elektronicznych niż przewiduje standardowa lista materiałów. Zgłaszana ilość odpadów utrzymuje się na niskim poziomie.
• Złom omija wagę pomostową. Złom fizyczny i wióry po obróbce skrawaniem są wywożone z zakładu przez lokalnych dostawców usług w zakresie gospodarki odpadami lub recyklingu. Ładunek nie jest poparty żadnym certyfikowanym dowodem z wagi pomostowej ani odpowiadającym mu wpisem do ewidencji złomu w systemie ERP.
• Zamknięcie księgowe na koniec miesiąca opiera się na ręcznych korektach. Lokalny kontroler finansowy regularnie księguje ręcznie duże, niezweryfikowane zapisy księgowe w celu zbilansowania stanów surowców, produkcji w toku i produktów gotowych.
• W przypadku wydatków pośrednich o dużej wartości istnieje jeden lokalny dostawca. Zlecenia dotyczące konserwacji, materiałów eksploatacyjnych do narzędzi oraz umów o pracę tymczasową są konsekwentnie przyznawane jednemu lokalnemu dostawcy. Nikt nie organizuje przetargu ani nie zwraca się do działu zakupów grupowych o zatwierdzenie.
• Kierownictwo zakładu ogranicza dostęp do hali produkcyjnej. Lokalne kierownictwo odradza niemieckim inżynierom i kontrolerom odwiedzanie zakładu bez eskorty. W przypadku pytań dotyczących działalności zakładu kieruje je do biura dyrektora zakładu, zamiast odpowiadać na nie bezpośrednio.

Gdy kilka takich przypadków pojawia się jednocześnie, sytuacja wykracza już poza zwykłe zgłoszenie. Wymaga to podjęcia działań operacyjnych na miejscu, a nie kolejnej serii e-maili.

Interwencja w ramach zarządzania tymczasowego: przeprowadzenie dwutorowego audytu śledczego

Kolejność ma większe znaczenie niż poszczególne etapy. Tymczasowy dyrektor wykonawczy musi dysponować rzeczywistymi uprawnieniami ustawowymi od pierwszego dnia. Uprawnienia te nie powinny być przyznawane stopniowo, dopiero po zdobyciu zaufania.

Zabezpieczenie dowodów z zakładu oraz ustanowienie uprawnień wykonawczych

Pierwszym krokiem jest powołanie tymczasowego dyrektora zarządzającego lub tymczasowy dyrektor finansowy na miejscu, w ramach rzeczywistego mandatu operacyjnego. Najbardziej wiarygodny mandat wiąże się z rzeczywistym priorytetem biznesowym, takim jak diagnoza wydajności lub planowany przegląd zdolności produkcyjnych. Kierownictwo faktycznie kieruje wydajnością zakładu i zapewnia ciągłość działania od pierwszego dnia. Gromadzenie faktów odbywa się wówczas w naturalny sposób w ramach tych uprawnień. Ogłoszenie tego jako odrębnego działania dałoby jedynie menedżerowi, którego pozycja jest zagrożona, czas na zafałszowanie danych.

W ciągu pierwszych dwudziestu czterech do czterdziestu ośmiu godzin priorytetem jest zabezpieczenie dowodów. Oznacza to zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej, danych z systemu ERP, serwerów poczty elektronicznej oraz fizycznych rejestrów produkcji – a wszystko to bez wywoływania niepokoju na hali produkcyjnej. Oznacza to również przeprowadzenie niezapowiedzianej inwentaryzacji fizycznej surowców, produkcji w toku i gotowych wyrobów, zweryfikowanej na podstawie księgi głównej. Inwentaryzacja zazwyczaj odbywa się w weekend, kiedy nie zakłóca to produkcji.

Uzgodnienie stanu magazynowego z danymi produkcyjnymi w systemie ERP

Uzgodnienie danych rozpoczyna się dopiero po upewnieniu się co do wiarygodności danych. Zespół porównuje dane dotyczące czasu pracy maszyn i zużycia energii z zgłoszonymi wynikami produkcji. Dzięki temu można ustalić, czy sprzęt realizował partie nieujęte w ewidencji, czy też ktoś sfałszował dane dotyczące odpadów. Fakty operacyjne i dane finansowe albo się potwierdzają, albo są ze sobą sprzeczne.

Przez cały okres trwania zlecenia partner tymczasowy CE pozostaje zaangażowany w procesy zarządzania i eskalacji spraw. Dzięki temu zarząd ma możliwość niezależnej weryfikacji ustaleń tymczasowego dyrektora wykonawczego przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji personalnej. To rozdzielenie ról ma znaczenie. Dyrektor wykonawczy na miejscu kieruje zakładem i gromadzi fakty. Nie podejmuje on samodzielnie decyzji dotyczących losu dyrektora powołanego zgodnie z przepisami.

Zwolnienie dyrektora generalnego a zgodność z czeskim prawem pracy

Decyzje kadrowe podejmuje się na końcu, a nie na początku. Jeśli dowody potwierdzą popełnienie przestępstwa lub rażące zaniedbanie, zmiany na stanowiskach kierowniczych muszą być dokonywane zgodnie z czeskim prawem pracy i statutem spółki. Zarząd powinien odebrać uprawnienia do podpisywania dokumentów w rejestrze handlowym oraz dostęp do rachunków bankowych w momencie odwołania dyrektora. Zapobiega to roztrwonieniu aktywów w okresie między podjęciem decyzji a jej wykonaniem.

Tymczasowy kierownik już pełni swoją funkcję i dysponuje pełnymi uprawnieniami operacyjnymi. Dzięki temu w momencie odwołania dotychczasowego kierownictwa w zakładzie nie dochodzi do próżni przywódczej. To właśnie daje pracownikom, lokalnym bankom i klientom OEM pewność, że działalność firmy pozostaje stabilna.

Studium przypadku: wykrycie oszustwa związanego z zapasami u morawskiego dostawcy części samochodowych

Oto historia niemieckiego dostawcy usług obróbki skrawaniem dla przemysłu motoryzacyjnego z segmentu Tier 1, który posiada zautomatyzowany zakład w Morawach w Czechach.

Anomalia. Przez trzy kwartały czeska spółka zależna odnotowywała stabilne marże EBITDA na poziomie 12% oraz wielkości produkcji zgodne z planem. Jednocześnie zakład wielokrotnie zwracał się do niemieckiej spółki macierzystej z prośbą o nadzwyczajne przedłużenie kredytu w rachunku bieżącym na łączną kwotę 1,8 mln EUR. W wyniku zgłoszenia od sygnalisty do niemieckiej komisji rewizyjnej pojawiło się konkretne zarzuty. Lokalny dyrektor zarządzający rzekomo sprzedawał poza księgami złom stopowy wysokiej jakości, a koszty tej sprzedaży ujmował jako zapasy.

Dylemat. Obawy zarządu miały konkretny charakter. Wysłanie zewnętrznych audytorów kryminalistycznych groziło tym, że lokalny dyrektor zarządzający złoży rezygnację. Rezygnacja ta mogłaby wywołać masowe odejścia operatorów maszyn CNC, od których zależało funkcjonowanie zakładu. Mogłoby to również spowodować przestoje na liniach produkcyjnych trzech niemieckich producentów OEM z branży motoryzacyjnej.

Interwencja. Firma CE Interim zatrudniła tymczasowy kierownik zakładu oraz specjalista ds. restrukturyzacji przedsiębiorstw, który pojawił się na miejscu w ciągu 72 godzin. Prawdziwe, publiczne zlecenie brzmiało: przygotować zakład do planowanego zwiększenia mocy produkcyjnych. Pełniąc tę funkcję, specjalista zapewnił w pierwszy weekend wykonanie kopii zapasowych serwerów systemu ERP. Następnie dyrektor przeprowadził fizyczne uzgodnienie stanów magazynowych z danymi księgowymi. Ujawniło to 1,4 mln EUR fikcyjnych zapasów produkcji w toku oraz niezatwierdzoną umowę dotyczącą złomu.

Wynik. Zarząd odwołał lokalnego dyrektora zgodnie z czeskim prawem spółek, nie zakłócając przy tym pracy na hali produkcyjnej. Tymczasowy dyrektor przejął bezpośrednio ustawowe kierownictwo operacyjne. Dyrektor w przejrzysty sposób poinformował klientów OEM i uspokoił kierowników hali produkcyjnej, którzy nie mieli udziału w tym spisku. Kierownik wdrożył również zautomatyzowany system ważenia odpadów w ramach systemu ERP. Zakład utrzymał wskaźnik terminowości dostaw na poziomie 100% przez cały okres transformacji i wyeliminował kwartalne straty gotówkowe w wysokości 400 000 EUR.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące audytów czeskich zakładów produkcyjnych

Jak zapobiegać strajkom na hali produkcyjnej podczas kontroli kierownictwa lokalnego zakładu?

Pracownicy pierwszej linii rzadko biorą udział w manipulacjach na szczeblu kierowniczym. Program CE Interim zapobiega strajkom na hali produkcyjnej poprzez wysyłanie kadry kierowniczej, która w przejrzysty sposób informuje o działaniach mających na celu ochronę miejsc pracy, zapewniając w ten sposób, że lojalność pracowników pozostaje skierowana ku samemu zakładowi, a nie ku kierownikowi objętemu dochodzeniem.

Dlaczego wewnętrzny audyt korporacyjny nie miałby kierować dochodzeniem na miejscu? 

Audytorzy wewnętrzni działają wyłącznie z perspektywy czasu i nie dysponują uprawnieniami wykonawczymi niezbędnymi do kierowania bieżącą działalnością, zarządzania dostawcami OEM ani podejmowania decyzji w sytuacjach kryzysowych. CE Interim zapewnia bezpieczeństwo Twojej firmie, udostępniając kadrę kierowniczą, która aktywnie zarządza produkcją i zmianami, podczas gdy dochodzenie toczy się bezpiecznie w tle.

Jakie środki ostrożności o charakterze prawnym musi podjąć niemiecki zarząd przed zwolnieniem czeskiego dyrektora statutowego (jednatel)? 

Zwolnienie wymaga formalnego walne zgromadzenie (walne zgromadzenie) wraz z natychmiastowym cofnięciem uprawnień bankowych i uprawnień do podpisywania dokumentów, aby zapobiec rozpraszaniu aktywów. Usługa CE Interim chroni Państwa działalność, wkraczając z natychmiastowymi uprawnieniami ustawowymi w momencie cofnięcia tych uprawnień, zapewniając płynne i bezpieczne przejście.

Co stanie się z lokalną drużyną, gdy śledczy ustalą stan faktyczny? 

Większość pracowników rzadko angażuje się w zgłaszanie problemów, dlatego głównym priorytetem jest zapewnienie ciągłości działania. CE Interim stabilizuje lokalny zespół poprzez ustanowienie jasnej struktury dowodzenia i przejrzystej komunikacji, chroniąc niewinnych pracowników, podczas gdy zarząd osobno zajmuje się ukierunkowanymi zmianami kadrowymi.

Jak szybko firma CE Interim jest w stanie zapewnić kadrę kierowniczą do przeprowadzenia delikatnego dochodzenia?

CE Interim zapewnia sprawdzonego menedżera wyższego szczebla, którego profil odpowiada wymaganiom zlecenia i który jest gotowy do podjęcia pracy w ciągu 72 godzin od otrzymania kompletnego briefu. Takie szybkie wdrożenie gwarantuje natychmiastową stabilizację operacyjną oraz poufne zebranie informacji na miejscu już od pierwszego dnia.

Materiały do dalszej lektury i zasoby dotyczące ładu korporacyjnego

• Jak należy regulować kwestie związane z transgranicznym tymczasowym mandatem kierowniczym?
• Dlaczego transformacja transgraniczna zaczyna się od jednej zweryfikowanej bazy faktów
• Zarządzanie zadaniami w kontekście międzykulturowym: jak menedżer wyższego szczebla buduje autorytet po obu stronach

Jeśli dane finansowe Twojej czeskiej spółki zależnej nie są już zgodne, nieoficjalny telefon do zakładu wiąże się z realnym ryzykiem. Może to wpłynąć na obiektywność ustaleń, zanim ktokolwiek zdąży je potwierdzić. A Tymczasowy partner CE może pomóc w określeniu zakresu działań, jakie obecnie wymaga dyskretne dochodzenie prowadzone na miejscu.